你真的認為億萬富翁們會整天圍著任務清單打轉嗎？

你真的認為比爾 蓋茨、唐納德 特朗普、沃倫 巴菲特會寫一個長長的任務清單，然

后按照輕重緩急列出A1，A2，B1，B2，C1等嗎？

你真的認為史蒂芬 喬布斯會制定一個任務清單，然后每天問自己幾次：“我的下一個行動是什么”嗎？

任務清單存在的問題

任務清單應該被稱作煩人的愿望清單。你寫下一系列你想要完成的任務，但是沒有一個明確的計劃說什么時候要把它們做好。你的任務清單上有多少任務是已經列了好幾天的？好幾周？甚至好幾個月？

將任務記在任務清單上的及時個問題就是它不能將任務進行區分，無論是需要幾個小時的還是只需要花幾分鐘的。所以當你隨意看一眼那個單子，然后問：“嗯……我接下來應該做哪件呢？”你很有可能會去選那些快速、簡單的任務，而不一定是最重要的任務。

第二個問題，和及時個問題相似，任務清單很容易會讓你去做“緊急”的事而不是重要的事。這就是為什么“做一個2013年家庭年度相冊”這個任務現在還在單子上沒有完成(已經寫了兩年了)。你知道有多少人會一年年地把結腸鏡檢查滯留在任務清單

上嗎？

第三個問題，任務清單會造成很多不必要的壓力。事實上，我們帶著列滿待辦事項的清單是為了提醒自己。但是這也是種不斷的提醒，一種不斷的糾纏，告訴我們還有很多事情需要去處理。無疑，這會使我們感到喘不過氣來。在夜晚的時候我們會身心俱疲，但是由于腦子還在想著這些要做的事，就會陷入失眠。無疑，這會使我們因為壓力而崩潰。

過日歷上的生活

頂級成功人士沒有任務清單，但是他們會有一個井井有條的日歷。從我為這本書做的采訪和研究中，我得到的最統一的信息是—如果你真的想完成一件事，為它按排出時間來。這就是為什么極度忙碌的政客、職場人士和名人們都有一個全天的日程表。這就是為什么—聽起來很炫耀—成功的人都傾向于會說：“讓你的手下打電話給我的手下去搞定這件事吧。”令人驚訝的是，將你的任務安排在日程表上這一簡單的行為(而不是寫一個任務清單)會解放你的大腦、減輕壓力，同時增強認知表現。佛羅里達州大學的研究者表明，蔡格尼克記憶效應(緊張的有意識或無意識想法都是由未完成的任務造成的)可以僅僅通過制作一個完成任務的計劃來克服—你并不真的需要完成任務本身。

實現用日程表取代任務清單來管理你的生活，有幾個關鍵的概念需要你理解：首先，安排一大塊的時間對你來說是重要的事；這就是所謂的“封閉時間”或者“封盒時間”。如果你真的很重視身體健康，而且也決定通過每天鍛煉30 分鐘來實現你的目標，那么不要把它放在你的任務清單上—把它放在你的日程表上。將它打造成一個循環的事項。如果你真的很重視將顧客親密度作為一種商業策略，而且也有一個每天至少和兩位顧客談話的目標，那么就每天安排出一個“顧客電話”時間。

第二點，重要的事情應該盡量安排在24小時的早些時候。無論我們怎么嘗試去控制我

們的時間和日程，總會有一些需要我們注意力的事突然出現。這有可能是你老板讓你去

開會；有可能是顧客憤怒的電話；或者是學校護士打電話來讓你去接小約翰回家。很自

然地，每天時間過去越多，一些意想不到的事就越可能發生。

我個人就為這件事做了很多掙扎。如果我計劃了下午晚些時候或者晚上去運動，那么很有可能會有一些突發狀況需要我處理，從而打亂我運動的計劃。我知道我要是早上不去跑步的話，接下來就會有許多其他的事把它擠掉。

第三點，不要廢除你的目標；如果有必要的話，對它們進行重新安排。打個比方，如果你通常每天中午十二點到下午一點進行鍛煉—在你午休的期間—但是你周一中午必須要趕飛機，那么你可以把鍛煉定在那24小時的早一些或晚一些的時候。

第四點，像對待你和醫生的約定一樣對待你的“封閉時間表”；它們就是那樣的重要。我們中的絕大多數人都很容易向自己制定的日程認輸。如果我們將下午4點到5點安排出來，用來在辦公室完成一個重要的報告，突然有一位同事需要15分鐘，因為“發生了一些狀況需要跟你說說明白”，我們會反射性地說“當然”，想著我們可以只用45分鐘就完成報告，或者我們多花15分鐘在辦公室里，又或者以另一種方式來調整日程。

但是想象一下，如果你當時不是在做一個報告，而是和醫生或是牙醫有一個預約。你還會答應給別人那段時間，然后將和醫生的約定推遲15分鐘嗎？當然不會。好的習慣是自動拒絕那些不在規劃內的請求，對你自己的日程相沖突的事情，你可以說：“4點到5 點我有一個很重要的約會。我們可以五點以后再說嗎？或者明天早上再說可以嗎？”

你會驚訝于這些意料之外的事會被安排得多么頻繁。當然有的時候也會有很重要的人—比如你的老板或是伴侶—需要我們去關注，這就肯定比我們日程表上的事情更加緊急。但是我們及時反應應該是找到一些見縫插針的時間來安排他們。

杰夫 威納安排緩沖時間

領英的首席執行官杰夫 威納，寫過一篇博客來描述他是怎樣在自己的日程表里安排“什么都不做”這一事項的。

他寫道：如果你要看我的日程表，你會發現有一些時間是灰色的，也沒有注明這些時間要拿來做什么。我的視線和打印機都沒有出問題，這些灰色的模塊代表著“緩沖時間”，或者是我特意留出來給會議的時間。

總的來說，我每天會給自己安排90分鐘到兩個小時的緩沖時間(以30分鐘到90分鐘這樣的區間存在)。這是我在過去幾年里形成的一個習慣，我會這樣安排是因為每天的日程都太滿了，一個接一個的會議讓我沒有空余的時間去處理發生的事情甚至思考。起先，這些緩沖時間就像是一種放肆。我可以用這些時間來舉行推遲的會議或是那些我之前沒有開的會。但是過了一段時間以后我意識到，這些時間間隔對于做好我的工作來說是非常必要的。

通過時間管理來設計你自己理想的一周

另一種使得你日程表有效指導生活的方式就是通過時間管理來設計出理想的一周。想象一下你理想的一周會是什么樣子的。

如果你是一個自由職業者，或是教練，那么你的時間表就會圍繞客戶的項目展開，同時你也應該花時間去學習新的技能，是從別人的作品中獲得啟發，或者進行你自己的主動市場。

如果你是一名中層執行者，那么你理想的一周應該包括和你組里的成員進行一對一的培訓，同時也需要花點時間獨自想一想接下來幾年的戰略。

無論你專業的角色是什么，你都能找到你自己理想的一周的樣子—甚至是理想的24小時的樣子，做一些重復性的私人的事情：鍛煉，和家人相處，放松以及來追求自己的興趣愛好。

把這些項目都規劃到你的日程表上—使得他們變成規律性事件—這是規劃你生活的正確方式。這也能有效地讓你堅持這些能給你帶來回報和快樂的事情。我自己的日程表反映我自己的價值追求：

我重視健康，所以我每天早上會安排六十分鐘進行鍛煉。

我重視培訓我團隊里的成員，所以我每周一都會以直接匯報的形式進行一對一的會議，從此來開啟新的一周。

我重視團隊協作以及打破孤島現象，所以我每周都會抽時間出來安排一次全體會議。

我重視寫作，所以我每周抽出兩三段時間來進行寫作，而且保障不被打擾。

我重視我孩子們的教育，所以每天晚上晚飯后我都會抽時間輔導他們做家庭作業。

我重視“充電”和新的體驗，所以我會安排一個長長的周末或是整個一周—有時候提前一年安排—來度假，即使我還不知道要去哪里。記住，關鍵在于不要使用任務清單來作為你管理時間的首要方法。任務清單上的事件有可能會一直這樣待在那兒，沒有進展，它會不斷被當下發生的緊急事件所影響。而單子上還沒有做完但是需要去做的事情就是我們壓力的來源。

當你掌握了規劃時間的方法—用你的日程表而不是任務清單，通過看你的每周日程安排，你可以很直白地看到哪些是最重要的事情。

如果你是一名……這要怎么實現呢

企業家：時間管理對于每周安排時間直接和客戶對話、重新審視任務指標，或者是指導直接報告有幫助。

職場人士：安排時間給首要目標。

自由職業者：每周安排時間來閱讀工業博客，或者是學習怎么使用新工具。

學生：安排時間給小組學習或者是去老師辦公室問問題。

家長：通過這種方式來計劃去健身房的時間、每周的安排和繳清賬單。

秘訣三

根據日程表來做事而不要根據任務清單。

如果你可以放棄你的任務清單，轉而投向日程表，你覺得你可以減少多少壓力呢？