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文書檔案論文:自動化文書檔案管理論文
1辦公自動化文書檔案管理的新特點
1.1為實現文檔一體化創造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態的文件按一定邏輯規律整理、集中保存起來，才能形成的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保障文件內容的正確性、完整性和數據結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統設定的環境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優點。工作人員根據不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環境的影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。
2對文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統納入辦公自動化系統
在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門之間的聯系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、性、性和時效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網絡技術的迅猛發展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現電子文件在運行過程中丟失數據，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保障電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保障系統安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統使用者都熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。
2.3文書檔案標準化和規范化管理
傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保障電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質
要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規范；而檔案管理人員在掌握了相關專業知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據具體的操作情況，對系統的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。
3結束語
綜上所述，自動化的辦公環境為做好文書處理和檔案管理工作提供了保障和新方法，而檔案管理工作人員應該把握好這個機會，綜合分析辦公自動化環境下檔案管理工作的特點，研究、分析出文檔一體化管理的有效辦法，從而將文書檔案管理工作做得更好，為企業的發展作出應有的貢獻。
作者：馮靜美 單位：廣東鼎豐紙業有限公司
文書檔案論文:公正文書檔案鑒定工作質量管理論文
一、公正文書檔案鑒定工作概述
公元前六世紀的代書人制度是公證制度的起源，歷經宗教公證的完善，發展到現在的國家公證人的現代公證制度。由于其在社會經濟活動中無可取代的地位，而愈來愈受到人們的重視。公證文書作為公證制度的最終成果體現，具有無可置疑的證據力和執行力，在現代各國都將其作為國家檔案的重要組成部分。因此，對公正文書的鑒定工作是至關重要的。公證檔案是公證人員和當事人在具體時間、具體地點、具體行為記錄，也就是說當事人當時的一舉一動、一言一行都是由公證人員以文字形式記載下來，并確定其真實合法性。文件檔案鑒定是評價主體以一定的評價尺度或標準來衡量被鑒定的文件檔案這一客體價值的活動過程。在檔案鑒定過程中，由于文件檔案自身價值存在多樣性、相對性和潛在性等特點，再加上參與評價的主體在學識水平、分析問題能力等方面的差異，就會出現對同一鑒定客體得出不同鑒定結果或意見的情況。面對此種情況，為了較大限度地實現鑒定工作的科學性及鑒定結果的性，必須確立明確的檔案鑒定標準依據，特設鑒定機構、統一鑒定程序、科學化管理方式，保障檔案鑒定工作的有序進行。
二、公正文書檔案的重要性
公證處存檔的公證檔案，有重要的利用價值，在一定程度上相當于機密檔案，在人們的社會生活中起著重要作用。一方面，在市場經濟活動中，大部分文件檔案的履行都要持續一段時間，有些可長達幾十年，在這期間，人們受客觀外界的影響，以及形勢的變化，可能在主觀上會出現某些偏差，不履行或不能履行自己的義務。公證文書檔案就像一個非常有威信的監督者，默默地約束著當事人要對自己的言行負責。另一方面，在市場經濟活動中，調解和訴訟通常是解決矛盾和糾紛的辦法。因為檔案客觀記錄了以往發生的事情，當時的狀態、當時人的真實意思表示，可以澄清有關事實，所以公證書連同公證檔案的作用非同一般。在大量調解和訴訟實踐中，司法機關和各級行政主管部門對公證檔案一般都給予采納。
三、現行公證文書檔案鑒定工作中存在的問題
1.鑒定理論問題
我國的檔案鑒定理論是結合我國檔案工作實踐，學習原蘇聯檔案學理論的基礎上，吸收民國時期檔案學有關檔案鑒定理論上形成的。建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實踐中證明了其價值，但同時也證明了這些理論自身存在著的不足之處:造成“檔案價值”概念的模糊，鑒定理論的框架構建不完善；對應用技術研究的不足，造成具體操作中的技術、標準、鑒定質量的檢查與控制的方法空白或殘缺，忽略了檔案價值中實際存在著的數量關系，缺乏足夠的定量分析的成分，顯然存在著具體操作上的困難。由于鑒定理論的缺陷使鑒定質量無法得到保障。
2.待鑒定的文書檔案數量繁多
2.1進館問題
檔案界一直把館藏量為檔案館的重點，衡量檔案館的規模以及達標升級評定中，館藏量均為主要硬件之一，使豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標。在增加館藏的片面指標下，一些不具有進館價值的檔案也隨之入館，造成進館檔案質量不高。由于上述原因，檔案館需要鑒定的已不僅僅是有鑒定價值的到期檔案，還有相當一部分冠以長期、長期之名，卻無實際保存價值的檔案。
2.2認識問題
另一方面，檔案館沒有做到有計劃、周期性地開展鑒定工作，導致需要鑒定的檔案日益增多。由于鑒定工作費時費力且見成效，檔案館未將鑒定工作放到應有位置，致使鑒定負擔越來越重。
2.3鑒定程序問題
鑒定程序問題主要體現在兩個方面。及時，鑒定程序復雜。目前，檔案采取的是案卷裝訂法。在具體鑒定過程中，若發現卷中若有不符合保管期限的文件，就必須按照處理手進行處理。首先進行拆卷，將不需繼續留存的文件剔出，并在卷內文件目錄上注明。然后調整檔號，保管期限的調整、案卷的變化，需要重新編排檔號才能保障管理和利用。調整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應調整、更改。這一系列復雜繁瑣的操作工作，令許多鑒定工作人員望而卻步。
2.4鑒定標準問題
我國現行的文書檔案的鑒定標準依據的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案的接收、立卷、鑒定工作中起到了重要作用，但實踐證明，文書檔案內容龐雜，涉及面廣，在鑒定時困難較大，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。其次，文書檔案的珍貴程度鑒定不準。對于同一份文書檔案材料，不同的檔案管理機構的鑒定期限有一定的差異，有的作為長期收藏，而有的可能作長期甚至短期保存，而一份真正的、有價值的文件材料應該從歷史的角度、從社會的角度綜合評定它的價值，這樣才有利于珍貴檔案的保存，才能體現檔案管理機構的作用和地位。
2.5歸檔文書檔案的問題
首先，文書檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄。這在不同時期和不同工作領域都不同程度地存在，檔案工作者不可能、也不允許改正檔案材料原始內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導利用者。其次，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，對于其他部門的文檔往往長時間沒有文件歸檔。個別文件材料還不完整，編號文件本身連接不上，缺附件、少底稿等現象普遍存在。這樣，在不同程度上造成了歸檔文件材料不完整。
2.6管理方式問題
裝訂式案卷是目前檔案保存的一種基本形式。這種形式影響鑒定工作的順利開展，現在對檔案鑒定后，如發現失去保存價值需剔除的檔案，即使僅有一份，也要全卷拆開，頁號重編、目錄索引重新搞，一系列的連鎖反應，工作量十分大。因此，很多情況下，明明知道有些案卷的檔案已失去保存價值，但考慮到牽一發而動全身，即停止剔除工作因而滯后了鑒定工作的經常開展。
2.7期限問題
長期以來，檔案部門一直承襲這樣的理論與辦法，即上級機關下發的文件除對本機關頒發和形成的外，其保管期限為長期或短期，并認為“這樣會減少重復檔案的數量”，但在實際操作過程中上，并沒有達到減少庫存的目的效果。目前檔案室、館中文書檔案中長期卷的比例十分大，有的同一份文件可能會在同一檔案館的多個卷中找到，同一館內重復性就這樣大，加之上一級的檔案館也要長期或長期保存這部分檔案，因此，這也是造成重復性歸檔的現象的重要原因。
3.提高公正文書檔案鑒定工作質量的策略
3.1完善鑒定理論
我國現行的鑒定理論側重于對鑒定的原則、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的基本理論研究和應用技術研究等方面做的不夠深刻，缺乏足夠的實用性，可操作性不強，在實際工作中就顯得空泛。因此，要完善檔案鑒定理論，使其更具有實踐操作性，逐步實現鑒定標準的多元化，更有效地指導實踐。借鑒西方相對成熟的鑒定理論體系時，要加以正確的吸收與借鑒，同時要結合我國檔案工作實際情況加以發展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導鑒定實踐前行。
3.2設立專門鑒定機構
為了確保鑒定工作順利進行，在檔案館內應健全必要的組織機構，專人負責鑒定工作，建立必要的監督機制，嚴格鑒定銷毀制度。對館藏到期檔案進行統計，對館(室)藏的文書檔案的珍貴程度、文書檔案的質量評價和保管期限的鑒定工作，主要是制定鑒定計劃，對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行分析、甄別，提出鑒定意見，確保鑒定工作有條不紊地進行。為當事人保密是公證處的義務和職責，為確保這項職責的正確遵守，公證機構應設專人保管公證檔案材料，防止遺失或泄密。
3.3細化文書檔案保管期限表
各級檔案室可以依據國家關于檔案保管期限的規定，并結合本機關的實際情況及檔案特色細化保管期限表條款，制定出條款清晰、內容豐富精練、層次分明、明確具體、可操作性強，即符合、系統、要求的文書檔案保管期限表。也可以在條款附上詳細說明或舉例，使條款規定更加明確具體、便于操作。特別注意的是，檔案室細化的文書檔案保管期限表，需經本機關領導人審查批準后，要以書面形式上報檔案行政管理機關或檔案價值鑒定工作組織機構，經過審查批準后才可實施。
3.4規范鑒定程序
3.4.1重視進館質量
加強在檔案進館之前的鑒定工作。在立卷、確定保管期的篩選、鑒定，檔案指導部門定期對案卷質量檢查時涉及到的鑒定，檔案館接收之前對案卷進行的檢查這三個環節上加強鑒定力度，確保案卷質量的關鍵，為保障檔案進館質量。
3.4.2完善鑒定程序
改變檔案鑒定工作的一次鑒定制，規范為二次復核制、三次確定制。及時，由文書處理部門在鑒定當中,按照國家檔案局頒發的機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍等規定劃分，剔除無保存價值的文件，劃分檔案的保管期限后將應歸檔文件移交檔案室。第二，由檔案室鑒定人員復核歸檔檔案保管期限劃分的性,對移交進室的檔案進行再鑒定,以提高鑒定的性。三是在檔案局確定進館單位的前提下,由檔案局專門鑒定人員指導、監督、協助機關檔案室人員對應移交進館的到期檔案、銷毀檔案等做的價值審查及保管期限確定。此外，對按手續辦理準備銷毀的文件要堅決銷毀，使其盡量減少差錯,以保障檔案館藏的質量。
3.5加強信息技術在文書檔案鑒定工作中的運用
3.5.1數據庫技術在文書檔案信息化管理中的應用
首先我們要建立檔案數據庫，將所有庫藏的檔案資源按照一定的著錄格式與標準進行計算機存儲。具體來說，文書檔案數據庫一般具備檔案數據的錄入、修改、查詢、刪除、統計顯示和輸出等功能。用戶界面要簡潔直觀，檔案材料的所有著錄項都能在屏上顯示，并且著錄項中的內容和排列順序與紙質檔案排列一致，符合錄入人員的習慣，便于校對鑒定。數據庫應當具有較強的自動糾錯功能，有效地避免數據錄入及人工校改中出現的差錯，確保檔案數據存儲的質量，力求、規范。
3.5.2檢索技術在文書檔案鑒定工作中的應用
在文書檔案鑒定過程中，充分利用檢索技術。傳統的檔案檢索采用人工檢索，有目錄、索引、專題匯編等工具，檢索速度緩慢，不能及時滿足鑒定工作的需求。現代的檢索則已實現計算機檢索，有關鍵詞、條件、邏輯、模糊、組配和屬性檢索等方式可供選擇，用戶只需將查閱信息輸入，計算機就能迅速將符合要求的所有文件調出。用戶可根據需要直接通過屏幕閱讀文件內容，也可以采用打印輸出。如果需要檔案原件，則可以根據屏幕上顯示的文件編號從庫房卷盒中調出文件，這樣就大大提高了鑒定工作的效率。
文書檔案論文:醫院文書檔案管理論文
1取得院領導重視
文書檔案管理工作離不開院領導的大力支持，文書檔案管理人員需向領導闡述自己的工作性質，證明這項工作的重要性，及時向領導匯報工作情況，取得領導重視。
2完善文書檔案管理基礎設施
文書檔案管理離不開打印機、復印機和掃描儀等基礎設施，醫院應加大對文書檔案管理工作的資金投入，完善管理設施，提高辦公自動化水平，進而提高員工工作效率。
3創新管理理念
信息化發展迅猛，具有便于信息檢索、更新、維護的優勢，醫院應建立自己的網絡信息管理系統，并將文書檔案信息管理納入其中。把以前紙質的文件都分類錄入到數據庫中，此后的每份文書檔案信息按照規范的分類方式分別存入不同的數據庫。醫院工作人員在借閱檔案資料時，可以先征詢信息管理員的同意，通過網絡快速查找。采用這種管理方式可以節約紙張，防止信息因紙張損毀而丟失，更具安全性。此外它還具有管理方便、查詢快捷的優勢。
4注重文書檔案信息的安全性
對于紙質檔案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，還要預防紙張損壞。可以定期將文書檔案資料裝訂在一起放入保險柜中。如果采用信息化手段管理醫院文書檔案資料，必須重視醫院網絡信息系統的安全性，通過及時更改密碼，設多重密碼，及時更新系統、更新病毒庫等方式保障信息安全。對于十分重要的信息，醫院可以選擇不聯網保存，以防黑客入侵。
5加強文書檔案管理的監督工作
做好文書檔案的監督工作要從兩方面入手：文書檔案管理部門，醫院各科室。
1.監督文書檔案管理部門。建立科學的監管方案，設立獨立的監管人員，督促文書檔案管理工作者及時完成接收到的任務，不得隨意拖延或將任務轉交他人，不得隨意透露醫院文書檔案信息，檔案歸檔要嚴格按照歸檔標準，注意檔案信息錄入的性。
2.監督醫院各科室。文書檔案管理部門要委派專人定期要求各科室匯報檔案信息，不允許各科室出現文件資料大量堆積情況，從源頭掐斷檔案信息遺失的苗頭，確保檔案信息完整無誤，保障文書檔案管理部門年終不會出現工作大量積壓。
6重視文書檔案管理隊伍建設
文書檔案管理工作雖不能為醫院創造直接的經濟利益，但它卻是醫院長遠發展的保障。因此，醫院要提高管理隊伍綜合素質，建設一批思想端正、技術過硬的文書檔案管理工作者。重視對文書檔案管理隊伍的建設，引進專業管理人才，對現有工作者展開培訓，提高管理人員對管理工作的重視程度，傳授專業管理技能。此外還要對文書檔案管理人員定期開展思想政治教育，提高他們的保密意識，確保醫院重要信息不會泄露。鼓勵員工開拓思維，尋求更好的管理手段，提高工作效率和工作質量。
7采用激勵機制
醫院可以在文書檔案管理部門采取激勵機制，對于工作效率高、工作質量高的工作人員給予物質獎勵，以此提高大家的工作熱情，讓管理人員更重視自己的工作。重視文書檔案管理，就是對醫院信息安全的重視，是對醫院長遠發展的重視。我們應積極學習先進技術，創新管理理念，改善管理方式，在發展中不斷彌補不足，適應醫院對文書檔案管理提出的新要求。
作者：王晶選 單位：清遠市中醫院
文書檔案論文:文書檔案職業道德論文
一、強烈的事業心和責任感
文書檔案工作又有高度的政治性，又是一項由許多具體環節組成的事務性的工作。文檔、檔案工作的性質決定了從事這項工作的人，要有強烈的事業心和崇高的責任感。首先，要理解文書、檔案工作的重要性，熱愛自己所從事的文書、檔案工作。其次，對文書、檔案工作在機關工作中的地位和作用要有正確的認識，這樣才能勤勤懇懇、默默無聞地做無名英雄。文書、檔案工作是一項服務性的工作，是為領導機關和領導同志服務，為基層服務的。這種服務體現在每一件公文的辦理中，具體說，黨政機關為了貫徹黨和國家的力針、政策，將要制定、和利用一些公文，而從公文的起草到印刷、發送出機關，都離不開文書、檔案工作。上級機關下達的指示、命令，下級反映情況、匯報工作的公文，也都要經文書、檔案工作人員的手來具體辦理。可以說，黨和國家的各頂事業的成就，中間都包含著文書檔案工作人員的一份辛勤勞動。文書檔案工作人員應當感到光榮和自豪，并以高度的事業心和責任感做好文書、檔案工作。
二、遵守紀律，嚴守秘密
文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經濟、軍事、科學文化等重要秘密，或重大的機密科研成果。如果我們不嚴加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經濟上遭到不可彌補的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴格遵守保密紀律，而且應該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習慣;不該說的，不說，守口如瓶，不該看的，不看;不該記錄的，不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談論機密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀律，同時也要嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機關中經常在領導同志身邊工作的人員，同領導同志接觸機會比較多，了解的機密也比較多，因此，他們在為機關、為領導同志服務的同時，又有假借領導同志名義謀取私利的機會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應嚴格遵守紀律，清正廉潔，嚴守黨和國家的機密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應當嚴格遵守黨和國家制定的一系列有關保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。
三、精明干練、主動負責
文書檔案工作是一項服務性的工作，要嚴格按照領導機關和領導同志的意圖辦事，同時還要處理許多事務性的工作。因此，文書檔案工作人員應當頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務性和事務性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負責的工作態度。文書檔案工作人員應當腿勤、手勤、腦勤。在一些規模較小的單位，文書檔案工作人員同時兼任秘書工作，工作任務里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負責精神。
四、埋頭苦干、嚴謹精細
埋頭苦干和嚴謹精細，是文書、檔案工作人員應有的工作態度和工作精神，也是職業的行為準則。文書檔案工作是屬于事務性、服務性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業業、勤勤懇懇、積極奉獻的精神。文書、檔案工作又是十分細致的工作，有許多相當細小、零碎的環節，稍一馬虎，就會出現這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴謹精細的工作精神，才能做到周到、圓滿。
五、謙虛謹慎
平等待人謙虛謹慎，平等待人，是高尚的品德，也是從事文書、檔案工作的人員必須具備的工作作風。文書、檔案工作的重要性和服務性，要求我們待人接物、處理問題都必須謙虛謹慎，有禮貌，平等待人。對上級要用尊敬、求教、商量的態度，對下級尤其應注意要有禮貌、平易近人。文書、檔案工作人員要四忌:一忌命令口氣、居高臨下;二忌急躁情緒，心不在焉;三忌冷言冷語，語調生硬;四忌指手畫腳，以勢壓人。總之，文書檔案工作人員要加強自身的品德修養，這既是文書、檔案工作人員應遵守的職業道德，也是為自己樹立了良好的形象，有利于工作的開展。
作者：白玉單位：雞東縣安全生產監督和煤炭管理局
文書檔案論文:文書檔案管理制度論文
一、秦漢簡牘官文書檔案的收藏與管理
1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機構和管理人員。秦漢時期是我國封建制度的初創期，從中央到地方政府各項管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機構，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負責官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關所得秦之圖籍。”蘭臺隸屬于御史府，由御史中丞負責管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計考核集簿檔案等。東觀是東漢時國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書?安帝紀》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載：“四方鴻生巨儒，負褒自遠而至者，不可勝算。石室，蘭臺，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書。”東觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時期用來存放功臣受封時所立丹書鐵券的專用檔案庫房。《史記?太史公自序》記載：“‘小子不敏，請悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書。”《漢書?高帝紀》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級政府和軍事機構也有系統的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房。郡級行政單位設有主簿、主記室史和書佐等官職專門負責相關簡牘官文書檔案工作。《后漢書?百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書。”縣級及縣級以下的行政單位也設有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等。縣丞有兼署文書檔案的職責；令史的主要職責就是掌管收發文書檔案相關事宜；主簿的主要職責是記事和管理文書；戶曹負責管理本縣的戶口名籍檔案等。《后漢書?秦彭傳》“：每于農月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉縣。”睡虎地秦簡《編年記》載，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當時從事官文書管理的小吏。喜還先后擔任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負責掌管文書檔案等工作。秦漢時期的軍事邊塞地區也設有專門的簡牘官文書檔案的管理機構和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規的文書檔案保存機構，烽隧和部收到候官所下的文書都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或為收藏大量文書檔案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發掘一個文書管理室，出土相關官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。
2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經有意識的對簡牘官文書檔案進行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內容、性質、范圍等進行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之。”汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除一種是進行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。
二、秦漢簡牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種?尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風俗通》云‘：二人對校為讎。’《正字通?言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對覆如仇讎。’”
2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災，嚴禁把火種帶進收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經過檢查確認沒有火源以后，才能關閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種?內史雜》中就規定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府。”秦漢時立法對于玩忽職守丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當除不當?不當。“”發偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發偽傳，弗智（知），即復封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關而得，今當獨咸陽坐以貲，且它縣當盡貲？咸陽及它縣發弗智（知）者當皆貲。”秦漢時期的統治者們已經認識到官文書的運作對于保障國家政令正常傳遞，保護國家重大機密的重要性，為此建立了嚴格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負責官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。
綜上所述，秦漢時期簡牘官文書是封建國家體制下各種政令信息傳遞的主要載體，秦漢行政體系能夠正常運行是依托于秦漢官文書傳遞展開的，為保障各級政令傳遞的暢通與行政管理工作的順利開展，秦漢時期確立并完善了相應的簡牘官文書檔案收藏和管理制度，并對日后幾千年的中國文書檔案工作制度產生了重要的影響。
作者：賀科偉單位：河南師范大學圖書館事業與文化研究中心
文書檔案論文:文書檔案管理的水行政執法論文
一、水行政執法檔案管理存在問題的原因
（一）對水行政執法檔案管理工作重視不夠有些領導同志把執法工作的重點放在抓行政執法的過程上和抓行政執法的效果上，他們并不了解水行政執法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執法后的執法檔案資料的收集、整理工作，因此對水行政執法檔案管理工作投入的人力、物力、財力也就不足，從而造成水行政執法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執法人員素質有待提高根據河南省水政監察總隊對河南省24個支隊和154個大隊的調查結果顯示：水政監察大隊的人員（3832人）中，中專以上學歷為2017，占總人數的52.6%；大專以上學歷為1497人，占總人數的39.1%；本科以上學歷為318，占總人數的8.4%。從學歷結構看，本科以上學歷人數較少，大專以上學歷的人數比例也不足50%，學歷結構有待于進一步優化。有的大隊雖然引進了文書檔案管理專業的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓。
（三）經驗交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執法檔案管理工作水平，各個水政監察大隊之間就要不斷地進行經驗交流，只有通過經常性的經驗交流才能找出本單位在水行政執法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結出本單位在水行政執法檔案管理工作方面的經驗。通過經驗交流會促進各個水政監察大隊在水行政執法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執法檔案，才能提高領導同志對水行政執法檔案管理工作重要性的認識，從而加大對水行政執法檔案管理工作的投入力度。
二、加強現代水行政執法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強化責任，提高認識要加大對水行政執法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監察機構要把水行政執法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個水行政監察機構的水行政執法檔案資料管理責任，經常組織檢查組進行檢查通報。對水行政執法檔案資料管理不力、不善的要責令整改，并對整改方案進行監督和指導。
（二）嚴格執行水行政執法檔案資料管理規定要想使水行政執法檔案資料的管理更好地服務于水行政執法工作，就要嚴格執行檔案資料管理規定。根據《關于印發水行政執法文書檔案管理辦法》中對水行政執法文書檔案資料管理的有關規定，要對各種檔案資料立卷歸檔進行嚴格的要求，認真收集、積累、整理水行政執法檔案資料，然后分門別類進行歸檔，使所有的水行政執法資料都達到統一格式、統一標準。
（三）水行政執法檔案資料整理應按章有序進行水行政執法檔案資料整理與分類應按照水行政執法檔案形成規律和特點，將水行政執法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執法檔案資料的有機聯系，使其有系統、有條理地反映執法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標準要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項目分類。
（四）強化水行政監察人員的業務培訓水行政監察執法人員中有些人未經過專項培訓，監察執法隊伍中即懂專業又懂法律的人才比較缺乏，部分執法人員在執法過程中，法律知識掌握不夠，業務不熟悉，造成執法水平較低。一些案例告訴我們，因對執法證據收集程序、步驟的不熟悉，造成執法過程不規范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經常開展執法人員業務培訓，規范執法程序，提高水行政監察執法人員的業務素質和執法水平。
（五）應建立“案件首問負責制”和“案卷檔案調用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經辦人員，經辦人員同時負責案卷、證據的整理，并負責及時將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調用和管理必須明確專人負責，并有專門場所保管案卷，做好調卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結束語
規范水行政執法檔案資料管理工作，是現代水行政執法水平高低的一個重要表現。目前水行政執法檔案資料管理工作存在一些問題，已經對公平、公正執法工作產生了影響。加強水行政執法檔案資料管理工作，必將對現代水行政執法規范化、程序化起到推動作用。
作者：王金蘭單位：河南省周口市川匯區水務局水政監察大隊
文書檔案論文:醫院文書檔案管理論文
1醫院文書檔案管理特點
作為醫院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫院的發展史,是醫院實現良性管理的依據。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性,文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文,醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規范性集中體現在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規定嚴格。其二是服務性,文書檔案作為醫院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務性。只有重視其服務性,才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫院內部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫院的形象與聲譽。可信的文書管理工作,是醫院實現可持續發展的重要保障。
2醫院文書檔案管理對策
2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識
醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。
2.2優化文書檔案管理工作
在科學技術的發展影響下,醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行,在目前形勢下,醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫院應該完善文書檔案信息管理系統,利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節省醫院文書檔案管理資源,節省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保障檢索率,優化醫院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網絡技術優化管理效率,促進文書檔案管理合理化。
2.3以制度保障醫院文書檔案管理質量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化化的重要保障。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發,對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、劃分管理期限,使醫院文書檔案可以地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。加強文書檔案管理的工作執行力,使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監督考核,如果發現了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
2.4提高醫院文書檔案管理者的素質
醫院應該可信運用文書檔案實現經濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫院文書檔案管理者的職業素養提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫院的健康發展有著米奇聯系,醫院需要加強檔案管理者的職業素質,通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提品質案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。
3結語
總的來說,醫院必須要改變文書檔案管理思想,加強檔案制度規范性建設,優化管理模式,提高文書檔案管理者的職業素養,以特色化理念保持醫院文書管理工作活力,既使之為醫院的可持續發展服務,又要求醫院在文書檔案管理工作上需要不斷創新、不斷前進。
作者:李文閣 單位:浙江省人民醫院
文書檔案論文:醫院文書檔案信息化論文
一、醫院文書檔案信息化管理和利用的意義
實現醫院文書檔案信息化管理，醫院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉變，不僅可以實現醫院內部不同科系的資源共享和互補，依托互聯網信息技術條件，還能實現醫院與醫院之間、國內醫院與國外醫院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補，提高文書檔案資源的質量、度和寬泛度，提高資源的利用率。
二、實現醫院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題
（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執行力不夠。當前盡管我國各大醫院基本上都是實現了文書檔案的信息化管理，但在對醫院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統觀念的束縛，當前大部分管理者仍然存在著認為醫院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認識到實現醫院文書檔案管理信息化這項工作的重要意義，進而造成在實現文書檔案信息化管理和推進醫院文書檔案資源信息化共享和互補過程中動力不足，執行力不夠，白白浪費了許多寶貴的醫療文書資源。（二）缺乏專業的人才進行系統的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進慢，當前在實現我國醫院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎設施欠缺，二是缺乏專業、系統的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫院文書檔案信息化管理工作的落實和推進也就更加吃力和緩慢，想要真正實現和發揮醫院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。（三）文書檔案管理質量有待提高。當前醫院文書檔案管理工作仍然處于較低水準，仍然是局限于傳統的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質量相對較一般，沒有實現文書檔案的精細化信息化管理，在文書檔案的精準分門別類、分科保存、時間軸橫縱向對接、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進步空間。這一方面是受制于基礎設施建設、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實不到位有關。
三、實現醫院文書檔案信息化管理和利用的對策建議
（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項管理工作的信息化程度的不斷提升，醫院文書檔案信息化管理工作的發展和推進也具有其歷史必然性。醫院工作者應當認識和理解醫院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴格執行落實醫院文書檔案信息化管理的各項工作的同時，也要學會充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫學資源，提升資源利用率，發揮資源信息化的較大作用，更好地為醫療事業服務。（二）強化信息化管理基礎設施建設，培養文書檔案信息化管理專業化人才。當今時代，信息化技術迅猛發展，日新月異，醫院文書檔案信息化管理工作也應當與時俱進，不斷發展創新。當前我國在檔案信息化建設過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進步發展空間。彌補醫院文書檔案信息化建設短板，要從兩方面入手，一是要不斷強化信息化管理基礎設施建設，加大在信息化建設基礎設施設備方面的投入，完善信息化管理基礎設施配置。二是要努力培養文書檔案信息化管理專業化人才。當前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫學，又懂信息技術，還懂檔案管理的專業化人才有一定的難度，醫院及有關部門應加大培養文書檔案信息化管理專業化人才的力度，以不斷提高醫院文書檔案信息化管理的水平。（三）多項檔案管理措施齊頭并進，確保文書檔案信息化管理工作安全。醫院文書電子檔案作為醫院重要的醫學信息資源，其真實性、性、安全性、有效性，和實際的醫療作業息息相關，因此，保障醫院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全運轉就顯得尤為重要。醫院及文書檔案信息化工作管理者應當通過采取多項檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機專用、專人專房保管；嚴格設定好檔案管理防御系統，建立安全保障體系，及時做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全。
作者:葉曉韻單位:廣東省東莞市第七人民醫院
文書檔案論文:文書檔案管理教學特征論文
摘要：文書工作與檔案管理課程以培養應用性和操作型秘書人才為目標，在教學中如何實現理論教學與實踐教學的有效統一，至關重要。本文從文書工作與檔案管理教學的特征出發，探討在轉變教學觀念，完善課程體系，改革教學方法，加強“雙師型”教師隊伍建設等方面進行改革和創新的情況。
關鍵詞：文書工作檔案管理教學特征教學改革
引言
文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性。現代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。
一、轉變教育觀念，完善課程體系
傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域近期的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。
二、積極探索研究，改革教學方法
文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保障了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。
2.3探索新型教學方法
2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。
2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。
2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。
2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。
三、加強“雙師型”教師隊伍建設
受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作及時線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。公務員之家:
將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。
文書檔案論文:文書檔案工作探討論文
一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。
2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。
二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路
隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質
文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。
1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
2、加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。及時，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。
文書檔案論文:文書檔案案卷價值論文
【內容提要】文書檔案本身的特殊性，決定了案卷具有無可替代的功能和作用。科學技術的發展特別是數字技術的應用又賦予了案卷新的使命。本文認為，不能因為立卷方法存在弊病而否定案卷本身的價值。同時，提出了改革立卷方法的基本思路。
【摘要題】理論探討
【關鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件
【正文】
一、案卷的價值
過去，在文書檔案管理中，案卷發揮了重要的作用。今天，在數字和網絡的世界里，案卷仍然具有自己的價值。
（一）是保持文件之間歷史聯系的重要手段。
文件之間具有內在的歷史聯系，它使文件能夠地再現歷史的真實。對于某些種類的文件而言，這種聯系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關系及其要素與標識。但對機關行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯系是逐步產生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復原。因為相關文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯系的要素與標識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價值才彌足珍貴。計算機的應用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。
1.保持電子文件之間的歷史聯系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計算機數據庫技術，通過賦予并讀取物理標識，使具有同一標識的電子文件的信息構成一個邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標識，它們之間的關系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯系穩定而持久。
2.進行同一記錄兩種版本的統一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價值。但紙質文件仍然具有法律的性，無可替代。同時，紙質檔案也有一個建立數字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關系。當沒有電子文件時，電子案卷是紙質案卷的案卷目錄及其卷內文件目錄；當有電子文件時，就成為電子案卷中相應文件目錄的內容，并由計算機進行有關情況的著錄和統計。這樣，電子版與紙質版文件具有相同的歸屬關系，并作為同一個文件進行管理并發揮各自的優勢：前者通過計算機和網絡系統輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。
3.實現多媒體信息統一管理與載體分類管理的結合。科學技術的發展，使機關文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規律和物理性能，但同樣具有內在的歷史聯系。因此，不僅需要進行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進行內容上的邏輯整理。案卷能夠實現兩者的有機結合。首先將具有歷史聯系的多媒體文件統一立卷，賦予它們相同的案卷標識，構成一個文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標識，作為分類管理的依據。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數字的圖、文、聲、像再現歷史的真實。
（二）是開發利用檔案信息資源的重要基礎。
文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經過檔案人員長期不懈的努力，已經將其建設成為一個可被持續開發利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎。案卷作為全宗內檔案實體分類的結果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區分文件歸屬，反映分類體系的結構和自身的位置；因此是構筑分類體系和信息體系重要的結構要素，也是開發利用信息資源的重要基礎。
1.保護電子文件的利用價值。
眾所周知，一份檔案文件的價值只有在相關文件的整體中才能得到充分的體現，只有密切聯系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實面貌。正如美國檔案學者謝倫伯格所說，“個別文件的主題只有同有關的文件聯系起來才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯系，……文件作為文獻證據的真正意義就會模糊不清，甚至喪失。”（注：謝倫伯格著：《現代檔案——原則與技術》。）
在數字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關聯的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯系。一個電子文件可能因為具有許多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結果，但與其具有歷史聯系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯系，電子文件就會像撕碎的照片一樣，是歷史的真實記錄，但難以再現歷史的真實。案卷正是從保持歷史聯系的角度成為了電子文件利用價值的守護神。
2.提供利用檔案信息的重要途徑。
檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量小；層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內容概括性與問題、事件專指性統一的優勢，是獲得所需信息、解決內容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。
同時，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會有所防礙，而且還可以通過文件進入案卷，了解相關的情況和事件的原委，實現案卷與卷內文件之間的雙向互訪，開辟了一條檔案信息利用的新途徑。
二、改革立卷方法的思考
案卷雖然重要，但傳統的立卷方法繁瑣復雜，改革勢在必行。
（一）改革的基本條件。
近20年來，機關工作水平有了很大的提高。一是機構、職能明確；二是實施規范化、制度化管理；三是人員素質和專業水平提高，使立卷工作的難度系數相對降低；四是計算機的普及和應用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時，《歸檔文件整理規則》開辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經驗。
（二）改革的基本思路。
立卷是文件檔案管理的基礎，影響各環節工作的開展和檔案價值的保護，舉足輕重。應該發揮檔案工作理論研究、行業管理、機關檔案室和檔案館等方面的優勢，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系”（注：《機關檔案工作業務建設規范》。）的基礎上，研究文件在不同生命周期的特點和管理規律，制訂出既簡便易行，又能保持文件之間的歷史聯系；既適應多媒體發展的需要，又能發揮計算機優勢的文書立卷新方法。以下工作不可忽略。
1.明確案卷概念。
過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，要肯定電子案卷特殊的存在形式。
2.明確組卷規則。
案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷卻是“類內文件的系統比”，并且要兼頤文件的聯系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。
目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。因此，在分類方案中，應該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標準；并且通過“職能”類列發揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。
3.簡化立卷方法。
電子文件歸檔并建立管理系統后，紙質檔案的利用價值將長期性地降低。因此，可以參照《歸檔文件整理規則》簡化立卷方法。例如，取消《卷內備考表》，個別需要說明的情況在《交接文據》或電子案卷的“備注”中說明；改硬卷皮為軟卷皮，并取消封底，既便于計算機打印，又便于裝入卷盒內保存。
4.應用汁算機輔助立卷。無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。
文書檔案論文:論企業文書檔案管理的優化措施
1.文書和文書檔案。
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書檔案是辦理完畢，且具有保存價值的文書。其重點在于“具有保存價值”，這就說明，有一部分的文書可以成為文書檔案，而余下的那部分，就只是“文書”。這就存在文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題。企業的實際操作過程中“，有文必檔”的現象普遍存在。“有文必檔”帶來的是人力、物力、財力和時間的浪費。將很多不需要歸檔的文書歸為文書檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學理論一直強調檔案是有價值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業文書檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價值的文書。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則，明確規定了機關文書檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿”也屬不歸檔范圍。很多企業認為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業文書檔案的整理過程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動的反映，真正有價值、促進實踐活動開展的是文件的最終稿。故文書檔案只歸文件的最終稿即可。從文書到文書檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對檔案人員的素質要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的整理規則，認真參照國家和企業的文書檔案整理分類方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書，保留有價值、有參考的文書，保障文書檔案“收集齊全、整理規范、安全保管、合理使用”。
2.文檔一體化。
文檔一體化已不是一個新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實踐卻不盡如人意，往往是文書工作和文書檔案工作脫節。在企業的文書檔案管理中，文檔一體化能起到簡化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應該更加強烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷毀都叫文件，無論是現行文件、半現行文件還是非現行文件。文件所呈現的價值有及時價值和第二價值之分，由于大多數企業檔案不進館，企業的文書檔案就保存在企業的檔案室，因此其呈現的價值就只是及時價值。一份被判定有價值的文書，其成為文書檔案之后，只是在稱呼、保管方式等發生了改變，最重要的是，這份文件的內容并沒有改變。無論其是在文書處理處理系統還是檔案系統中，它的內容始終是一樣的，一樣都具有價值，一樣都是對本企業而言的及時價值。只是其價值的呈現方式不同而已：在文書系統中，它推動的是文件中所指活動的開展；在文書檔案系統中，它的現行價值已經結束，它呈現的是為類似的活動提供參考的價值。為提高文書檔案的整理效率，就要實施文書檔案的“前端控制”，也就是說，把文書檔案的管理要求納入到文書處理程序中，以保障檔案的齊全、完整。文書檔案管理過程中，要重視檔案人員對文書人員監督作用，以明確文書檔案收集范圍；保障文書檔案及時收集、用紙規范、裝訂規范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書檔案的質量關，為文書檔案的整理工作打下堅實的基礎，減少文書檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書檔案的有效管理。
3.電子文件和數字化文件。
計算機的普遍應用，帶來了電子文件的出現。電子文件形成于電腦之中，是以數字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。在文書檔案的整理流程中，要求檔案數字化，掃描成為工序之一。數字化文件是利用掃描儀等設備將文件進行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲于電腦之中而形成的。由于電腦是企業必不可少的辦公設備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質稿進行文書處理的。可見，文書檔案的內容與形成于電腦之中的電子文件是沒有區別，與掃描后形成的數字化文件也沒有區別，那么，數字化是不是一道多余的工序呢？筆者認為，既然企業文書檔案整理的最終目的是為了便于企業的查找、利用，那么，與數字化文件內容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數據進行相應掛接，當然，這需要技術上的可行性。如果這種技術是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡化企業文書檔案的管理流程，提高企業文書檔案的整理效率，更方便了企業文書檔案的有效利用。
4.單機版軟件與網絡版軟件。
企業文書檔案管理軟件有單機版和網絡版之分。目前，大多數企業所使用的是單機版軟件，單機版軟件的優勢在于可以用vfp命令來對掃描后形成的數字化文件與系統中的錄入數據進行掛接。而其缺點也是顯而易見的：單機版軟件容錯能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數據刪除；分錄在幾臺電腦中的數據，需要用命令來合并、排序，稍有不慎，容易引起數據丟失；單機版軟件雖然也有文書處理這一菜單，但企業大多還是采用自己的辦公自動化系統來處理文書。經過對比分析，網絡版軟件具有更大的優勢，尤其是在網絡覆蓋率高的今天，企業應該推崇使用網絡版檔案管理軟件，以便于多人同時查閱文書檔案、提高企業文書檔案的利用效率。
企業文書檔案是企業各項活動的真實歷史記錄，對企業來說，具有重要的憑證和參考作用。筆者從理論上分析其可行性，提出了其在實踐中的合理性，以期能夠推動企業文書檔案管理流程的簡化、管理方式的實用與利用效率的提高。
本文作者：劉靜 單位：阜礦集團五龍煤礦檔案室
文書檔案論文:房產測繪文書檔案管理
摘要:測繪文書檔案管理是測繪單位檔案存在的基礎和重要資源的放出地，是衡量單位水平的標準，也是所有檔案工作中重要的組成部分。本文針對測繪文書的檔案管理現狀進行分析探討，發現問題，并提出相應的解決辦法，加強文書檔案的管理工作。
關鍵詞:測繪文書檔案管理;問題;解決策略
房產測繪文書檔案是測繪工作中重要的組成部分，是對測繪工作的一種真實的工作記錄，是測繪管理和技術發展中記錄的載體，以及促進測繪事業發展進步的重要財富，也是對后人的傳承和借鑒提供了寶貴的資料。測繪檔案在當前國家經濟發展建設中起到了越來越大的作用，從而引起了社會各地區的關注。房產的測繪無疑是和國家的建設工作緊密相連，因此，在管理上的工作更是重中之重。
1測繪文書檔案管理中文在的問題分析
1．1檔案管理崗位職責不夠明確
文書的工作方向是文案工作的基礎，由于測繪單位中，文書管理與檔案管理在工作上一般是按照職責分工，分別管理的。由于人員方面的交替，會出現由于新老員工交替，導致文文書方面的質量參差不齊，甚至在文書交接方面，會出現文書的遺失、脫節等問題。大多數傳統的存儲方法，是依靠人工存貯，在存貯工作中難免出現各種各樣的問題。比如，長時間的工作讓眼睛干澀，造成頁碼標題與卷宗其他文件不符等情況，紙張的大小也沒有正式的統一，傳統的歸檔紙張是16開，現在的是4開，檔案不能整齊裝訂，中間有散落現象也不會馬上察覺。
1．2文書檔案管理不夠現代化
在測繪的文案管理上，沿襲過去到現在常用的做法，除了當前的用計算機對文案進行存檔保存外，其他的存檔水平還是需要人工操作，還沒有的去運用計算機技術去管理和儲存，發揮出檔案現代化的儲存方式［1］。現在網絡的普及可以說到了工作生活的方方面面，大多數房產公司沒有利用好現在網絡流行的這種機會，讓計算機更方便的為我們的工作進行編排，傳統的管理方式，已經不能跟上現在時代的潮流。現在的人們，幾乎每人都有一套房子，那么大的儲存量，還用過去的方式去管理，在遇到問題時，不能及時的找出檔案，影響員工的工作效率。
1．3組織領導的力度不夠，設施也不夠完善
由于房產測繪方面以檢測生產為中心，文書檔案管理方面得不到很好的重視，領導層面也很少去管理或者去了解文書檔案這方面的內容。個別的房產還會認為檔案就是公文，當成公文的方式整理歸檔，對檔案的信息化建設工作沒有一個到位的認識。很多高層人士，領導部門都將房產行業看做掙錢的一種方式，很少去關心房產測繪方面文書檔案的管理，也沒有向這方面進行投資，導致沒有完善的設施，領導對工作也不夠重視，員工積極性不高，反而會阻礙當前經濟的發展。
1．4專職業務的工作人員水平問題
就大多數房產公司而言，文書檔案的管理工作是由人事部門來負責保管，檔案方面的管理者不是兼職就是剛就業的新手，沒有專業的檔案管理者去負責。其中的管理人員也不是專業畢業，有的甚至沒有上崗證書。由于上述的領導不重視的問題，導致在員工聘請方面也沒有太多的要求，只要有人干就好。一般都是剛畢業的學生或者臨時的兼職，很少有人學這方面的專業，更不要說在這方面的工作經驗。這樣就會出現前文寫過的員工流動性大，對檔案的交接工作容易出現問題，導致檔案不全。
2解決問題的措施
2．1解決檔案本身存在的問題
從測繪文案的材料入手，層層遞進，扎實的打好文書檔案形成的基礎。明確做到文書管理與檔案管理的互通和學習，使雙方掌握工作銜接的相關要求，來形成對文書管理工作的重視。文書管理工作還要規范文字的格式、紙張的規格、書寫工具的使用、文章的修改和批閱的程序等，按照規范有規矩的來進行對文案進行及時的整理，保障文案的完整，從而達到文書文案一體化［2］。同時檔案管理者要身體例行，熟練地掌握業務的要求、科學決斷、嚴格把關，實現檔案工作的保值和增值，從而提升檔案的質量，以及文書檔案的管理和利用率。在員工之間轉換的時候，一定要保障檔案的完整性，對有些紙張破損，文字不清晰等問題頁面，可以進行臨摹或者再復印，讓交接工作時，不會出現文件的丟失等情況。
2．2提高文書檔案的現代化管理水平
對管理水平的提高，是個漸進的過程，要根據單位的實際情況，來制定相關的計劃和措施，制定合理的規劃，力所能及的去引進現代化的管理手段來完善自身。還要勇敢的去探尋新的檔案管理方法，逐漸改善當前的管理現狀，使整個檔案管理處于一個規范、有序的范圍中。同時，建設和維護好檔案室和對檔案進行儲存的基礎設施，從而保障檔案保存的質量問題。加強對文案的管理工作，讓文案管理進入現代化水平，傳統的方法已經被當前社會的進程所淘汰，現代化的趨勢將會取代傳統的方法，在管理方面，現在化的管理方法更加具有安全性和性。將現代化水平引入到文案管理中，不僅能保障文案的安全，也會讓管理方面顯得更加的輕松。
2．3加強文書檔案的管理，完善管理設施加強
對文書檔案的管理和宣傳工作，加大在人力、物力和財力方面的投入，教育手下員工對房產測繪檔案管理認識的重要意義，還要把檔案管理的工作納入每次的會議中去，從而解決檔案管理人員的知識結構問題，重視和培養年輕的檔案管理人員，讓他們慢慢的熟悉業務、檔案和計算機，然后將這三點認識的支援配置到崗位上來。建造一支擁有良好的職業道德和較高專業能力的檔案管理隊伍［3］。還要加大資金的投入，定做檔案裝具來滿足測繪方面的需求。在過去的檔案管理中，檔案的擺放好比圖書館，雖然有編號和特定的位置，但是空間有限。當有新的資料時，就會將一些舊的沒有到期限的檔案丟掉，這樣就會對房產的客戶服務方面產生影響。引進現代化的管理技術和完善的管理設施，就會對檔案的管理持續更多的時間進行保存工作，同時，也會使員工在工作中感到輕松，提高整體的工作效率。
2．4提品質案管理人員的整體素質
在合配備專業檔案管理人員的基礎上，有步驟有計劃的進行檔案工作培訓。制定合理的培訓計劃，注重新技術和新知識的相互結合，努力增加新知識注重新的管理方法和技術，努力增加綜合素質，提高管理人員的整體素質。房產部門應該進一步的完善工作上的流程，立于現狀，吸收個借鑒的檔案管理工作，建立全文見歸檔等相關的檔案管理制度［4］。逐步推進辦公室自動化和文檔一體化的建設步伐，實施了電子文件與紙質文件雙向管理，實現完成紙質檔案的數字化工作。當前社會，管理學畢業的人也越來越多，可以在大學、高職等院校進行管理方向人才的招聘，然后在公司進行專業的工作培訓，讓他們更加適合文案管理這個位置，把這份工作做到完善。
3總結
從當前大多數房產測繪文書檔案管理的現狀出發，提出了當前急需解決的問題。客觀的提出了問題出現的原因，探討了解決的方法和措施，給出了可行的建議和意見。在房產行業發展迅速的今天，測繪文檔管理工作對房產的發展也有至關重要的作用，傳統的管理工作已經不適合現在行業內部的發展，必須改進房產測繪文書管理工作，不斷地進步，服務于國家的建設，在知識經濟及信息時代中發揮更大的作用。
作者:袁芳 單位:煙臺市中立房產測繪有限公司
文書檔案論文:文書檔案管理途徑
【摘要】
近年來，隨著信息化進程的不斷加快，機關事業單位文書檔案管理工作也在漸漸創新，創新后的文書檔案管理工作，不僅優化了檔案管理質量，而且還能促進機關事業單位有序運行。本文分析了文書檔案在信息化背景中存在的管理問題，針對問題探究信息化背景下文書檔案管理工作的創新途徑。
【關鍵詞】
信息化；文書檔案；管理；創新
文書檔案管理是機關事業單位經營管理工作的主要內容，做好文書檔案管理工作，有利于優化機關事業單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實際管理中存在一定問題，進而降低了檔案管理效率，影響了機關事業單位持續發展。由此可見，本文探究信息化背景中該工作的創新，具有重要性和迫切性。
一、文書檔案在信息化背景中存在的管理問題
（一）管理觀念淡薄。由于文書檔案是機關事業單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術管理文書檔案，這不僅會提升檔案管理水平，還會提品質案管理效率。但是，機關事業單位的大部分領導者在淡薄文書檔案管理觀念的引導下，經常出現各種工作問題，并且對于發生的工作問題不能合理解決、高效處理，進而浪費了不必要的工作時間，弱化了檔案管理優勢。（二）管理流程復雜。傳統人員參與文書檔案管理的現象較為常見，工作人員操作先進信息設備的過程中，由于自身專業知識不足、設備操作經驗有限，進而造成對信息設備的掌握不熟練和運用率不高，工作人員只能按照傳統流程進行檔案管理，這不僅延長了管理時間，而且還浪費了信息設備資源，導致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機關事業單位管理的整體進程。（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類形式眾多，對多樣性文本資料管理的過程中，存在一定的信息泄露風險，進而降低了管理保密性。與紙質文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動可能，并且改動的文書檔案不易被發現和察覺，這在一定程度上降低了檔案的真實性，如果錯誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質量也會大大降低，導致后續工作出現些許問題。
二、信息化背景下文書檔案管理工作的創新途徑
文書檔案工作具有明顯的服務性，信息化時代中創新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規定時間內的工作效果。（一）強化管理認識。通過加強文書檔案信息化管理認識來開展實際的文書檔案管理工作，即借助信息技術進行檔案管理，并以先進思想指導檔案管理工作，在發揮技術優勢的基礎上，實現文書檔案管理信息化。所以，無論是機關事業單位的領導者還是工作人員首先要強化對該項工作的認識，提高對這項工作的重視程度，將其納入機關事業單位發展戰略的一部分，在先進思想的引導下，促進文書檔案管理工作順利進行、有序開展。在強化認識的同時，還應適當投入文書檔案管理建設資金，加大先進設備的引進和使用，以此實現文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進文書檔案向信息化方向發展。（二）構建科學化管理平臺。之所以要對文書檔案進行科學管理，主要是為了充分發揮檔案資源的利用價值，實現檔案信息的挖掘。爭取在內容上不斷豐富、服務上不斷優化、技術上持續提高，借助網絡優勢以及媒體優勢，進而提品質案信息的利用率。因此，機關事業單位要構建科學化管理平臺，通過平臺對文書檔案規范搜集、整理、分析和應用，此外還能通過平臺實現文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統、存儲系統以及保密系統。加工系統：在結合文書情況的基礎上，優化檔案加工設計，形成完善的加工系統，該系統主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務，合理分配管理時間。存儲系統：信息化設備能夠在文書檔案數據庫建立中發揮積極作用，通過數據庫將文書檔案妥善存儲。同時，還能實現檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統一化、規范化，進而發揮檔案信息利用率。保密系統：專業人員將精心設計后的軟件應用于文書檔案資料分類管理工作中，同時對其進行相應的權限設置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎上進行檔案信息共享和應用。（三）成立高素質管理隊伍。文書檔案管理者是確保管理工作有序進行的主體，為了實現文書檔案的信息化，有必要成立高素質管理隊伍，在這一隊伍的帶動下，提高文書檔案工作的性，促進文書檔案管理工作規范化進行。與此同時，機關事業單位定期對文書檔案管理工作人員進行培訓，聘請專業教師開展具體的培訓工作，使員工在實際檔案管理工作中規范工作行為、端正工作態度，提高工作人員對先進設備的掌握能力和運用能力，提高工作人員對先進設備的應用率。除此之外，有條件的機關事業單位還可以為員工提供外出實踐機會，通過實踐借鑒文書檔案管理的經驗，提高工作人員自身的工作素質和工作能力，開闊工作人員的視野，進而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經驗，增強工作責任感，減少工作失誤。
三、結論
綜上所述，文書檔案管理工作在信息化背景中，通過強化管理認識、構建科學化管理平臺以及成立高素質管理隊伍等措施開展工作內容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數字化水平，而且還會提升檔案信息資源使用率，進而優化檔案信息管理工作效果。這對于檔案管理工作可持續發展具有重要意義。
作者:劉曉艷 單位:煙臺市芝罘區住房和建設局
文書檔案論文:文書檔案計算機管理利弊探討
一、計算機管理在文書檔案管理中的優越性
1.1具有一定的便捷性。
以前的文書檔案管理都是工作人員運用手寫來完成，這樣就要求工作人員的字跡工整清晰，即費時費力又容易出現錯誤，不能保障檔案中資料的性和性，這就大大增加了工作人員的壓力。在計算機信息技術高度發展的今天，文書檔案管理中使用了計算機，這樣在資料的存儲和手機，文件的他類整理都非常地便捷。當我們需要某些檔案資料時，不需要我們去翻厚厚的檔案袋，而是利在計算機相關內容中輸入關鍵詞就可以找到相關的內容。文書檔案管理中運用計算機，可以減少人員的工作量和避免錯誤的出現，對文件的編輯整理以及檔案分類都有了大大的提高，這是手工摘抄不能相比的，與此同時，計算機在文書檔案中的運用又提高了單位的科技含量，對單位的宣傳大有幫助。
1.2文書檔案中的相關內容都可以和其他人相互共享。
在以前企業以及單位中還運用人工操作的時候，好多資源都不能使其有效的得到共享，這樣就造成了資源的浪費和閑置，不僅造成了成本的浪費還給企業得到有效信息增加了一定的難度。在檔案管理中使用了計算機信息技術以后，文書檔案管理已經形成了一套完善有效的管理機制，在一些知名單位中已經有了專門的管理制度，這樣就可以有效地對資源進行管理和利用。隨著我國計算機信息技術的不斷進步和完善，文書檔案管理已經變得原來越簡單了，同時達到了各個科室和部門的資源共享，可以有效地對檔案信息的使用和查詢。
1.3文書檔案中運用計算機信息技術可以有效提高管理質量。
在文書檔案中運用計算機信息技術，可以使檔案管理人員不必去查找厚厚的檔案袋，使用計算機輸入關鍵詞就可以有效地查找到自己想要的檔案資料，提高了工作效率和質量，同時如果需要查閱資料，不必翻找原始紙質資料，可以在計算機上直接閱讀，這樣就避免人與檔案原件的直接接觸，對原件的保護起到了一定的作用。
二、計算機一體化文書檔案管理存在的問題
2.1保密性隱患是文書檔案計算機管理中的一大問題。
自從文書檔案管理中運用計算機信息技術以后，管理工作就發生了很多的變化，從而就使文書檔案的固定管理機制發生了實質性的變化，這樣就使文書檔案管理的保密性受到了很大的沖擊。企業單位的檔案資料就很容易修改，而且在出現改動和變化后不留下任何的痕跡。一些安全軟件就注意到了這一點，在很大程度上避免不相關的人員對文書檔案資料進行修改，但是這種檔案管理中出現的改動機率是比原始的手工檔案管理要多很多，這樣檔案的安全性就不能得到保障。
2.2網絡安全隱患也是計算機一體化文書檔案管理中的又一大問題。
隨著我國計算機網絡用戶的不斷增加，文書檔案管理中的計算機應用就出現了很多的安全隱患，我們普遍的認為，構成對文書檔案管理出現安全隱患的問題一般是計算機感染病毒、黑客對文書檔案資料的惡意修改和刪除等。
三、對計算機一體化文書檔案管理漏洞的一些應對方法
完善計算機信息一體化的管理制度和機制，通過掌握和了解電子文件的具體特點和特征，對各部分的環節進行有效的解析，從檔案資料的管理入手，確保文書檔案資料的性和真實有效性。企業單位要注重計算機信息一體化文書檔案管理的網絡安全問題，在計算機內不設定有效的安全防火墻，增強文書檔案管理的安全性。企業單位要經常對相關的檔案管理人員進行有效科學的相關技能培訓，增強其綜合素質，通過改善管理機制。
四、結語
綜上所述，文書檔案管理中的計算機信息技術的應用還有很長路要走，要根據相關的情況作出有效的判斷，從出發確保計算機網絡安全，使得文書檔案管理的真實性和有效性得到保障，使計算機在文本檔案管理中得到很好的運用，提高工作效率。
作者：羅碧波 單位：陜西省科技資源統籌中心
文書檔案論文:文書檔案管理問題分析及優化措施
文書檔案產生于企事業單位、各類社會團體以及其他各類社會組織的行政活動中，對組織具有一定的重要性。當文書檔案出現問題時，會直接影響到單位檔案的質量以及完整性，關系到單位檔案管理水平。基于此，我們應該更加重視文書檔案的管理，為公司單位保存重要檔案。
1文書檔案管理的特點
1.1文書檔案載體豐富
文書檔案內容是單位工作的真實記錄，內容包括黨群管理、行政管理、會計檔案、科技檔案、特種載體檔案等，涉及的內容多種多樣。文書檔案載體的多樣性，主要體現在文書檔案包含有單位以及上級部門印發的“紅頭文件”，同時還有民主選舉時選民的登記以及選票，各類合同、協議、責任書以及照片、錄音、錄像、電子檔案等。
1.2文書檔案與文書工作聯系非常緊密
文書工作的全程是檔案的形成過程。文書工作主要是進行文件收藏、登記、轉運、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。檔案工作是在文書工作做完之后開始進行的，是在之前的工作上繼續進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研以及提供利用。因此可以說，文書工作是檔案的主要來源，檔案工作的前提和基礎是文書。文書部門與檔案部門的工作有一定的聯系，文書部門定期將本單位形成的具有價值的文件材料整理歸檔到檔案部門。因此，文書檔案的質量一定要好，因為這影響到檔案的質量和檔案工作的進行。
1.3文書檔案管理的重點在于收集文件及完善保存資料
文書檔案多以發生的人、事、物、過程作為管理對象，如對事件中的文件、書報、合同進行管理，管理時主要使用紙質的載體記錄，歸檔到不同的檔案室，有用到相關檔案的時候，就可以進行查閱。檔案管理的較大作用就是記錄歷史，這不僅可以供后人查閱，了解事件發生的緣由結果，同時也可以讓后人在這些記錄中領悟到一些有益的道理，解決實際問題。
2文書檔案中存在的問題
2.1文書工作與檔案工作銜接方面存在問題
文書工作和檔案工作是不同的兩種工作，但文書工作和檔案工作又有一定的相同性，既有區分、又有聯系。既然是文書檔案管理，文書工作和檔案工作就應該在實際運轉中相互配合，形成合理的管理體系。在實際運行中，文書工作與檔案工作實行的是分塊管理，這是一種比較科學、有效的管理方式，但也在無形中拉大了文書管理與檔案管理之間的距離。主要體現在文書的檔案意識淡薄，不能夠及時有效地進行檔案的收集整理，而檔案管理也不能很好地同文書進行檔案的交流。這就導致這兩個管理之間的銜接不夠及時，很多地方未能有效地達到預期的目標；同時在進行交接管理的過程中，還會出現很多的錯誤，不利于文書檔案管理水平的提高。2.2檔案收集工作不到位文書檔案管理工作的檔案收集是一項較難進行的工作，檔案收集工作的進行一般來說遵循先收集重要的再收集次重要的原則。但由于部門與部門之間的聯系不緊密、溝通工作進行的不及時，或者是由于部門的拖延、敷衍情況發生較多，導致檔案在收集的時候遇到難以按時收集的難題。
2.3文書檔案管理人員素質不高
文書檔案管理人員的專業知識是非常重要的，如果專業水平較高，就會提高單位的文書檔案管理水平。但有的單位出于其他原因，沒有雇用具有專業知識和水平的文書檔案管理人員，工作者對文書檔案的管理知識一知半解，不能靈活運用、進行創新，或者是工作者具有文書檔案的上崗資格證，但由于時間久遠，后期也沒有進行相關的學習和培訓，沒有及時地進行知識更新，跟不上時展的腳步，特別是在計算機發展運用如此廣泛的今天。因此，要著重提高文書檔案管理人員的素質水平，這是現今檔案工作發展的重要要求，也是必需條件。
2.4各部門對文書檔案的收集工作配合力度不夠
文書檔案的收集工作主要是收集各個部門重要的文件，由于有的部門為了自己部門的方便，不愿意將部門較為重要的、經常使用的文件上交。雖然責任心較強的文書檔案管理人員會經常催交，但隨著時間的拖延，檔案管理人員也會妥協，進而導致一些重要的文件丟失，影響檔案的后期調用，同時也會拖慢檔案的收集水平。
2.5文書檔案保存方法滯后
隨著經濟的發展，科學技術也在不斷地進步，各個單位的文書檔案管理方法也在不斷地更新。計算機技術在文書檔案管理方面的應用，讓文書檔案管理的效率不斷地提高。計算機辦公無紙化與以往的紙質辦公有很明顯的不同，然而這些差異也會對檔案管理工作造成不便，如計算機保存的電子版文件沒有打印成紙質版并進行適當的保存，易造成保存工作的不完整、不一致，使得文書檔案管理陷入困境。
3提高文書檔案管理水平的方法
3.1搞好文書工作與檔案工作的規范銜接
文件是檔案的基礎，要搞好文書的質量水平，必須建立高質量的檔案。文書部門規范處理文件是建立高水平文件的基礎，因此，文書人員要具有很強的檔案意識，做好自己的本職工作。首先，工作人員在工作中要保障文書的質量，包括將紙張的大小、文件格式、文體做到規范化、標準化。其次就是及時、地處理文件，做到按時收發文件、按時查找文件，將缺失的文件及時地進行查找、補充。
3.2加強文書檔案收集工作的部門協作
文書檔案的主要來源是各部門的重要文件，因此，加強與各部門的協作是必不可少的。檔案管理人員要經常與各個部門進行溝通，及時了解各部門的近期信息，保障檔案收集的完整性。檔案管理人員要充分認識到檔案的重要性，認識到檔案管理能夠揭示一個單位的歷史，具有很大的價值，可以為單位的將來提供很大的指導。
3.3加強文書檔案的收集工作
文書檔案收集工作的加強，需要注意3方面的內容。首先是嚴格把關。統一管理檔案的收集工作，將文件的選用、文號編發、標題制作、標題字形、附件等各方面的細節進行規定，嚴格執行相關規定。其次是明確范圍、分類收集。按照單位文書檔案的類目進行統一分門別類的整理、組卷，保障案卷質量。第三是建立科學的目錄編號、檢索系統。在不斷完善案卷目錄、專題目錄、計算機等檢索外，還要不斷完善光盤等高科技檢索工具，不斷地加強和完善檔案的收集工作，提品質案的收集管理水平。
4結語
綜上所述，文書檔案管理水平的高低體現了一個單位管理水平的高低，而單位管理水平的高低又對檔案資料的安全和完整具有重要的影響性，因此，企業必須提高文書的檔案管理水平。而單位要提高管理水平，就要做好文書收集、檔案管理工作，并制定統一的標準，將檔案利用起來，使檔案發揮其應有的作用。
作者：荊雪飛 單位：呂梁有線電視臺
文書檔案論文:辦公自動化與文書檔案管理
一、辦公自動化技術在文書檔案管理工作中應用必要性分析
1.優化服務功能
傳統的文書檔案管理模式，檔案資料的共享性比較低，在利用的過程中查找具有很大的困難，其所具有的服務功能比較低。利用辦公自動化技術可以將傳統的紙質載體檔案資料，轉變為電子文件數據，通過建立檔案數據庫，使得在應用時可以通過網絡搜索來完成，大大提高其應用效率和服務功能。通過計算機的利用，可以改變傳統檔案粗放式管理，通過精細化管理，將檔案服務功能由單途徑轉變為體系化。另外，通過計算機網絡技術還可以價格檔案信息與載體進行分離并與網路系統進行共聯，擴大了信息的橫向與縱向的深度，實現了檔案信息的共享與在線服務，有效的優化了檔案服務功能。
2.提高存儲質量
隨著辦公自動化技術在文書檔案管理工作中的應用，傳統的紙質檔案逐漸由電子檔案代替，企業在運營過程中生成了越來越多的電子文檔，與傳統文檔資料相比存儲更為方便。同時，還可以根據具體需要將電子文檔與紙質文檔進行轉換。另外，傳統文書檔案在傳遞與應用上具有很強的不方便性，并且在傳遞與存儲的過程中容易出現損壞與丟失現象。通過辦公自動化技術的應用可以將紙質檔案轉變為電子檔案來保存和傳遞，不但保護了文檔的完整性，同時在傳遞與保存上更為方便和安全。
二、辦公自動化技術在文書檔案管理中應用現狀分析
1.專業人員比較少
辦公自動化技術在文書檔案管理工作的應用，將計算機技術與檔案管理專業融為一體，這就對工作人員提出了更高的要求，要求其不但需要具備文書檔案管理的能力，同時還需要具備辦公自動化技術應用的能力。對工作人員逐漸由傳統的單一技能要求轉變為綜合能力要求，要求工作人員為復合型人才。但是就現狀來看，大部分企業文書檔案管理工作崗位上缺少相應的綜合性人才，既掌握傳統檔案管理理論、原則、方法與技術，又能夠熟練掌握計算機技術的人才相對較少，并不能滿足工作開展的要求。
2.檔案保密性較低
辦公自動化技術在文書檔案工作中的應用，主要就是通過計算機來完成，但是計算機網絡具有很大的不安全性，對文檔這種保密性比較強的資料數據來說是一個巨大的挑戰。與傳統紙質檔案相比，電子文檔在修改與傳遞上都更方便，任何人都可以通過計算機對文檔內容進行修改，并且修改的內容與原有內容沒有任何明顯的區別，這樣就不能確定拿到手的檔案是否為源文件，檔案保密性相對較低。紙質文檔在修改后具有明顯的痕跡，在收集到應用整個過程中對文檔內容可以一目了然，如果發現問題可以及時進行解決。而電子文檔這方面卻比較薄弱，降低了文檔的安全性。
三、文書檔案中自動化技術應用實施策略分析
1.加強網絡管理
辦公自動化技術在文書檔案中應用的載體就是計算機網絡，根據電子文檔的特點，為保障檔案數據的安全性和保密性，首先要做的就是要加強對網絡安全的管理。企業可以加強對內、外網的研究管理，在辦公自動化網絡內部與外網之間實現內外網隔離，通過隔離防護措施通過路由器過濾掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允許的地址才可進入到辦公自動化網絡中。同時，具有隔離保護作用的還有防火墻，其防火墻所具有的特點，如對進出網絡數據進行過濾、對進出網行為進行管理以及對存在的網絡攻擊進行檢測和警告，可以在原有程度上提高電子文檔存在的安全性，增強了文檔數據的保密性。
2.加強對電子文檔的技術處理
在文書檔案管理工作中應用辦公自動化技術，為更好的保障文檔內容數據的性，并提高工作效率，還需要加強對電子文檔的技術處理。隨著辦公自化技術在文檔管理工作中的應用，會不斷涌現出更多新型文件材料，而電子文檔的歸檔勢在必行，為提高工作效率，就需要工作人員不斷加深對文件資源的研究。對電子文檔進行技術處理，主要是對其接收、處置、以及存儲等工作進行指導，在保障文檔內容的原始性基礎上，對文檔進行有效管理。通過對電子文檔的技術處理，可以將其轉變為只讀文件，即可以讀但是不能對其進行修改，進而可以確定文件的原始性，提高電子文檔的性和安全性。另外，電子文檔主要存于計算機，為避免計算機出現故障而導致文檔的丟失，必須要對文檔資料進行備份處理，并且對于存儲文檔的計算機必須要進行加密處理，只有通過限制的人員才可使用，避免文檔的流失。
3.提品質案管理人員專業能力
管理人員是檔案管理工作進行的主體，其專業能力如何將直接影響著工作效率。為使辦公自動化技術在文書檔案管理工作中持續有效的進行，必須要提高工作人員的專業能力。首先，企業應加大對檔案管理工作的投入力度，改變工作硬件設施，保障工作人員能夠熟練掌握各種設備的應用技能，進而可以提高其業務水平。其次，加強人員培訓，建立終身教育機制，并制定行政獎懲制度，將工作質量劃分為業績考核內部，促進員工不斷提高自身專業素養。，加大企業內各部門之間的合作力度，不斷擴大檔案管理的影響力。同時，還需要加強與兄弟企業之間的聯系，積極引用學習其他企業成功經驗，并結合自身實際情況，采取網絡現代通訊技術等高科技手段，不斷提品質案管理部門和管理人員的業務能力。四、結語文書檔案管理是企業經營發展過程中的重要組成部分，其管理水平如何將直接影響到檔案資料的完整度、真實度以及安全度。尤其是辦公自動化技術在文書檔案管理工作中的應用，對工作管理提出了更高的要求，企業必須要結合自身實際情況，來確定工作方式，爭取不斷提品質案管理工作質量。
作者：李莉單位：國網四川省電力公司電力科學研究院
文書檔案論文:文書檔案管理工作研究
一、及時做好歸檔文件的收集
檔案的收集是開展檔案管理的物質基礎，在整個檔案業務管理工作中是一個關鍵性的業務工作環節。主要應從以下幾方面做好歸檔文件的收集工作。①建立健全文件歸檔制度，明確檔案管理人員和檔案分管領導的工作職責，在單位各部門中普及檔案法規知識。②確定歸檔文件收集的范圍。本單位制發和上報的各類文件記載了本單位的各種事項，是與工作同步形成、不可再生的原始記錄，反映了本單位的基本面貌，是文書檔案收集的主體和重點。外單位制發的與本單位工作有直接聯系的文件材料，從側面反映了本單位的工作活動，也應作為收集的重點。③針對歸檔文件材料形成的特點，還可采用以下方式開展收集工作：按照“收發文記錄”收集。對照收文薄的記載一一收齊；收集未經收發文登記的文件材料，如會議記錄、活動材料、表冊、大事記等，根據本單位工作活動和文件形成規律進行收集；按“單項活動”收集，逐份收集活動所形成的具體文件材料，確保整個活動所形成的文件材料齊全完整。
二、在文件歸檔時，明確文件的歸檔范圍和保管期限
根據《檔案法》及國家有關規定，各機關、社會團體、企事業單位和其它組織在本單位職能活動中形成的對本單位及國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，均屬于歸檔范圍，必須定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交歸檔，集中統一管理。文書檔案還應結合文件的保存價值劃分保管期限分類整理，文書檔案的保管期限可分為短期（10年）、長期（30年）、長期三類。各單位應結合本單位的職能和工作實際編制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，地劃分歸檔范圍和保管期限。四、做好歸檔文件的整理工作歸檔文件的整理，直接關系到文書檔案的質量的利用，是一個非常關鍵的中間環節。無論采用何種方法對歸檔文件進行整理，都應遵循公文的形成規律，保持公文之間的有機聯系，便于保管和利用。整理歸檔文件主要有以下幾個步驟。①修整。為保障檔案能夠長期保存和有效利用，必須對不符合要求的文件材料進行必要的修整。包括修表破損文件、復制字跡模糊的文件、去除易銹蝕的金屬物等。②裝訂。對修整完畢后的歸檔材料，要使用符合檔案保管要求的裝訂材料進行重新裝訂。③分類。歸檔文件一般可采取年度、組織機構（問題）、保管期限三種方法進行分類。④將歸檔文件進行排列，一般文件可按事由結合時間、重要程度等排列，會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。⑤編號。歸檔文件編號是指用歸檔章在排列好的文件上注明歸檔文件在全宗內的位置，歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、室編件號、管編件號、機構（問題）等六項。⑥編目。編制歸檔文件目錄的項目包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注。⑦裝盒。裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面和盒脊等內容。此外，做好文書檔案工作還須不斷提高文書檔案人員的綜合素質。文書檔案工作人員首先要具有愛崗敬業、樂于奉獻的精神，工作性質和特點決定了我們既要甘于默默無聞、埋頭苦干，又要謙虛熱情、誠懇待人。其次，應積極參加檔案部門組織的業務培訓，不斷提高和更新自身的檔案專業基礎知識，同時還應根據工作需要，不斷學習計算機、寫作等文秘知識，逐步提高自身綜合素質和工作能力，并在工作實際中不斷總結經驗，積極探索，提高文書檔案的現代化管理水平。總之，文書檔案是各個單位管理和發展中不可缺少的信息資源，只有做好文書檔案的規范化、科學化管理，才能確保文件材料的齊全完整，更好地發揮文書檔案的重要作用，才能為單位的各項管理工作做好服務，促進單位事業的發展。
作者：夏娥梅單位：云南省農業科學院農業經濟與信息研究所
