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圖書館檔案工作思考:加強圖書館檔案管理工作的幾點思考
[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，目前已經(jīng)進入信息化時代，給檔案管理工作也帶來了新的變化，傳統(tǒng)實體檔案管理模式已不能適應(yīng)社會的發(fā)展，必須進行檔案信息化建設(shè)，檔案的服務(wù)職能也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，提供多種社會化服務(wù)，檔案信息已逐步實現(xiàn)資源共享。本文在研究當(dāng)前圖書管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了幾點意見和建議，希望能夠?qū)D書館的檔案管理工作有所幫助。
[關(guān)鍵詞]圖書館檔案管理；創(chuàng)新；信息化；措施
隨著社會的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進入信息化時代，傳統(tǒng)實體檔案已不能適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的要求，必須進行信息化建設(shè)，檔案的服務(wù)職能也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，提供多種社會化服務(wù)，檔案信息逐步實現(xiàn)資源共享，圖書館的檔案管理工作也應(yīng)進行信息化建設(shè)。
一、圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀研究
1.缺乏完善的檔案管理制度
在圖書館的檔案管理中，很多圖書館缺乏完善的檔案管理制度。關(guān)于檔案管理也沒有制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。很多檔案材料不能得到及時整理，只是臨時堆放在一起，管理工作不能有序進行。也不能及時進行檔案資料的分類，缺乏完整的標(biāo)注，不利于查找與應(yīng)用；在檔案管理當(dāng)中，辦公室工作人員只重視日常檔案管理，忽視了業(yè)務(wù)檔案的管理工作。致使業(yè)務(wù)檔案不整齊、不統(tǒng)一，有打印的、也有手寫的，使用的紙張大小也不一致，這樣的檔案材料進行裝訂，非常困難，外觀也不整齊，更沒有建設(shè)電子檔案。
2.缺乏認(rèn)真的檔案管理工作
圖書館檔案在圖書館的發(fā)展中具有非常重要的作用，屬于圖書館管理的一項重要工作，應(yīng)該長期保存。但在實際操作中，并沒有重視到圖書館的檔案管理工作，主要表現(xiàn)有：及時，圖書館的檔案管理沒有專職工作人員，大多是由辦公室的工作人員兼職管理，沒有單獨設(shè)置檔案管理人員。而檔案管理工作千頭萬緒，任務(wù)繁重，是一項必須長期堅持的工作，要想短時期內(nèi)完成檔案的整理、入檔，根本不可能，必須經(jīng)過長時間認(rèn)真細(xì)致的工作才能完成。由于檔案管理沒有專人負(fù)責(zé)，所以很多檔案材料都保存在臨時管理人員手中。形成了檔案資料不齊全、不完整的現(xiàn)象。長此以往，檔案工作則不能保障質(zhì)量。第二，沒有單獨設(shè)置檔案室，所以檔案材料不能集中管理。現(xiàn)有的檔案材料都臨時存放在檔案盒當(dāng)中，不利于長期保存。由于長時間內(nèi)不能做到整理歸類，導(dǎo)致大量資料長期堆壓，對于開發(fā)文獻(xiàn)資料非常不利。
3.缺乏合理的檔案結(jié)構(gòu)
分析檔案的類別，在很多圖書館當(dāng)中，文書檔案占有絕大部分，缺少具有特色的業(yè)務(wù)檔案；分析檔案載體，紙質(zhì)檔案較多，運用現(xiàn)代科學(xué)手段存放檔案較少。這種傳統(tǒng)特點的檔案建設(shè)已不能適應(yīng)當(dāng)前時代的發(fā)展，必須進行改革。
二、圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新措施
1.圖書館檔案管理信息化
在圖書館的檔案管理當(dāng)中，實現(xiàn)信息化管理是時展的必然要求。我們現(xiàn)階段工作的主要內(nèi)容是，不但要重視收藏豐富的文獻(xiàn)資料，并且還需及時做好資料的分類入檔工作，大力抓好檔案的信息化建設(shè)，爭取在最短的時間內(nèi)將圖書館資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。工作人員要提高信息服務(wù)水平，加強檔案資源的信息化管理。在檔案管理工作中，運用現(xiàn)代化管理技術(shù)，使圖書館檔案資源發(fā)揮應(yīng)有的作用。
2.創(chuàng)新管理觀念
圖書館檔案管理工作要緊跟時展的腳步，保障檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。首先應(yīng)該樹立新型檔案管理理念，不受舊思想、舊觀念的束縛。假如依然運用傳統(tǒng)管理辦法，片面追求檔案資料的齊全，只重視收藏大量文獻(xiàn)，思想守舊，不對外開放，就會使大量豐富的檔案資源白白擺放在那里，起不到應(yīng)有的作用。管理人員管理觀念的創(chuàng)新可以促進管理手段的創(chuàng)新，所以要求管理人員必須首先改變管理理念，創(chuàng)新發(fā)展。運用現(xiàn)代化管理手段進行檔案資料的整理與歸類，使圖書館資源做到物盡其才。
3.創(chuàng)新管理內(nèi)容
在圖書館的發(fā)展中，應(yīng)緊緊圍繞城市建設(shè)的主題，使圖書館結(jié)構(gòu)更加合理，提供各種專業(yè)知識與文獻(xiàn)資料，打造特色知識服務(wù)，著手創(chuàng)建新型數(shù)據(jù)庫，以滿足日益增多的讀者需求。另外，圖書館還應(yīng)重視開發(fā)各種知識，對各種知識進行二次加工和生產(chǎn)，以新穎形式呈現(xiàn)在廣大讀者面前，工作重點不應(yīng)只是提供圖書的借閱服務(wù)。圖書館工作人員應(yīng)該是“知識傳播員”，加快文獻(xiàn)開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，創(chuàng)造新型服務(wù)項目。
4.開發(fā)檔案信息資源
圖書館檔案建設(shè)的主要目的就是為了方便人們的應(yīng)用，使檔案資源得到廣泛應(yīng)用，才能不斷促進圖書館檔案工作的發(fā)展。在檔案資源的開發(fā)與應(yīng)用方面，要做到下面幾點：及時，必須實現(xiàn)檔案資源的信息化建設(shè)，目前已經(jīng)進入網(wǎng)絡(luò)化時代，讀者要求隨時隨地獲得的信息，所以要求檔案管理人員必須順應(yīng)時代潮流，運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案資料的管理。第二，在圖書館的檔案管理當(dāng)中，為了使領(lǐng)導(dǎo)決策更具前瞻性，工作人員應(yīng)該及時提供近期信息，積極開展各項工作。第三，宣傳當(dāng)前檔案管理的特點，依據(jù)城市發(fā)展目標(biāo)和圖書館檔案建設(shè)特點，不斷推出新型服務(wù)方式，開放檔案內(nèi)容，努力做到檔案資源共享。
三、結(jié)語
總之，在圖書館檔案管理發(fā)展中，隨著時展的要求，必須進行檔案資料的信息化建設(shè)。因此當(dāng)前我們的工作重點是，不但要重視收藏豐富的檔案資料，還應(yīng)及時做好檔案資料的分類整理工作。另外，還應(yīng)不斷開發(fā)檔案信息資源，將現(xiàn)有的文獻(xiàn)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，檔案管理工作也應(yīng)實行信息化管理，在圖書館的檔案管理當(dāng)中應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，大力發(fā)展圖書館檔案信息化建設(shè)，使圖書館檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。
圖書館檔案工作思考:圖書館檔案管理工作探析
1 圖書館檔案及其特點
1.1 概念。檔案是指人們在社會活動中形成并保存下來以備查考的文件。“是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”圖書館檔案就是指圖書館及其工作人員在各項工作活動中產(chǎn)生并歸檔保存下來，且具有查考價值的材料。其內(nèi)容十分豐富，它主要包括文件（上級文件、館內(nèi)文件）、規(guī)劃計劃、報告批復(fù)、工作人員的基本情況、科研成果記載、年度工作總結(jié)、考核評估、業(yè)務(wù)工作、館舍情況，等等，真實地記錄了圖書館每一個時期的基本狀況，揭示圖書館發(fā)展軌跡，所以檔案管理是圖書館管理工作的組成部分，也是社會文化的一部分。它為圖書館向更高層次的發(fā)展，提供真實的依據(jù)。
1.2 圖書館檔案的特點。圖書館檔案除有其他檔案具備的特點外，又具有自身行業(yè)特性。
歸屬性：圖書館檔案一般隸屬于上一級組織，并接受上一級組織工作指導(dǎo)。比如社會圖書館隸屬文化部門，學(xué)校圖書館隸屬學(xué)校。所以，圖書館所保存的檔案大多數(shù)是關(guān)于自身建設(shè)、活動、館員情況等文件資料，一部分是上級部門下發(fā)的文件及檔案復(fù)制品。比如文化部門針對單位頒發(fā)的有關(guān)圖書館的政策性、指導(dǎo)性文件；圖書館移交上級部門的館發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)等文件。
針對性：社會各行政組織都有自己的行政材料、通知、行業(yè)制度等，圖書館不會把所屬行政單位的全部資料作為檔案保存起來。以檔案方式保存下來的，都是涉及圖書館或者與圖書館工作相關(guān)的資料，比如文化建設(shè)、讀書活動等材料。對于一些時效性特別強文件、通知、政治學(xué)習(xí)材料等，因為上級部門保存，圖書館一般不作為檔案重復(fù)保存。但是，對于行業(yè)重要文件，比如《文化部、財政部關(guān)于推進全國美術(shù)館、公共圖書館、文化館（站）免費開放工作的意見》、《全國公共圖書館事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》等綱領(lǐng)性文件，圖書館要倍加關(guān)注，復(fù)制保存。增強針對性才能防止圖書館檔案的龐雜，保障圖書館檔案的行業(yè)特性。
具體性：圖書館檔案有很強的具體性，它不僅是上級部門管理工作的一部分，又是圖書館各項工作的組成部分。圖書館各部門工作細(xì)則、行為規(guī)范、工作流程、業(yè)務(wù)檔案、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表，等等，真實地記錄圖書館各工作崗位狀況，真實反映圖書館每一階段的工作狀態(tài)，這部分資料在圖書館檔案中占了重要部分。
2 圖書館檔案在圖書館發(fā)展過程中的作用
圖書館檔案真實、具體地記錄了圖書館的建立、發(fā)展與演變。社會文化建設(shè)快速發(fā)展，數(shù)據(jù)時代到來，使圖書館不斷涉及新的文化領(lǐng)域，所產(chǎn)生的社會影響也越來越大，檔案管理與挖掘在圖書館發(fā)展過程中顯得尤為重要。
2.1 圖書館檔案為圖書館發(fā)展提供依據(jù)和參考。圖書館檔案是對圖書館各方面最原始記錄，它包含圖書館組織、館舍設(shè)施、人員編制、科研成果以及圖書館開展和參與各項活動詳細(xì)情況，有著很強的真實性與性。通過檔案可以了解圖書館各階段工作環(huán)境，業(yè)務(wù)狀況、讀者服務(wù)以及專業(yè)技術(shù)人員的科研情況；了解圖書館各階段信息資源結(jié)構(gòu)及資源建設(shè)狀態(tài)；在管理決策過程中可以從中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，有的放矢地制定出發(fā)展規(guī)劃。同時，圖書館檔案是行業(yè)評估最有力的佐證，在全國第四次公共圖書館評估定級中，評估標(biāo)準(zhǔn)所涵蓋的六大項工作，需提供相關(guān)檔案材料的項目高達(dá) 60%以上。由此可以看出，豐富翔實的檔案資料是圖書館工作步上新臺階的重要保障。
2.2 圖書館檔案為圖書館人才建設(shè)和情報學(xué)研究提供保障。科研代表著一個圖書館的專業(yè)研究水平和業(yè)務(wù)工作水準(zhǔn)。圖書館檔案真實地記錄著每一個館員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及學(xué)術(shù)情況。這些資料為后人開展理論研究、提升業(yè)務(wù)素質(zhì)打下了基礎(chǔ)。圖書館管理者根據(jù)檔案資料，制定出科學(xué)合理的人才培養(yǎng)與科研規(guī)劃，進行科學(xué)合理的考評與管理，為圖書館人力資源建設(shè)提供真實依據(jù)。檔案更是新人接受業(yè)務(wù)骨干的傳、幫、帶，盡早進入工作狀態(tài)的途徑。系統(tǒng)完整的檔案資料，為圖書館學(xué)、情報學(xué)研究提供現(xiàn)實依據(jù)。
2.3 圖書館檔案是社會、組織文化建設(shè)的一部分。無論是社會圖書館還是高校圖書館，檔案是社會文化建設(shè)的一部分，是文化建設(shè)的歷史記憶。就圖書館本身而言，圖書館是社會文化發(fā)展和文化展示的窗口，社會信息的集散地。因此，圖書館檔案資料有著很高的社會文化價值，對社會文化建設(shè)有著特別的意義。
2.4 圖書館檔案是對讀者進行教育的重要教材。圖書館的服務(wù)職能決定了其檔案資料來源于社會各階層的文化需求，有相當(dāng)一部分檔案資料是讀者與圖書館的聯(lián)系信息。圖書館通過檔案資料了解讀者的需求意向，利用自己的館藏數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)、館員介紹等及時手資料向讀者展示圖書館的發(fā)展情況，教育公眾、引導(dǎo)公眾利用圖書館、熱愛圖書館。
3 圖書館檔案管理存在的問題
3.1 管理意識淡薄，缺乏健全的管理制度。信息數(shù)字化、服務(wù)現(xiàn)代化是展現(xiàn)圖書館工作的亮點，忽略檔案管理是圖書館的共性。計算機技術(shù)的普及，人們對數(shù)字資源的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙本資料。數(shù)字圖書館建設(shè)成為圖書館管理的重中之重，檔案建設(shè)與管理邊緣化已成事實。意識缺乏、認(rèn)知薄弱導(dǎo)致圖書館檔案管理松散，沒有基本的管理制度與搜集整理措施。檔案的管理只是習(xí)慣性無序存放，對大部分圖書館建設(shè)、發(fā)展以及在各項政治、文化活動中相關(guān)資料不做歸整和深度開發(fā)，導(dǎo)致重要檔案信息缺漏項普遍，丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。一旦使用，便出現(xiàn)檢索困難，查準(zhǔn)率低，造成無法彌補的損失與遺憾。
3.2 管理模式落后，檔案利用率低。圖書館檔案管理模式落后，嚴(yán)重脫離新時期的管理方法。一個書柜裝載一個圖書館歷史的檔案管理模式非常普遍，尤其是在數(shù)據(jù)庫、行業(yè)網(wǎng)絡(luò)、資源共享等信息技術(shù)深入社會領(lǐng)域的今天，傳統(tǒng)的檔案形式、落后的管理方法、無序的資料存放都為圖書館檔案利用帶來困難。這種局面且不說為社會文化建設(shè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，就是對圖書館行業(yè)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)也很困難，更談不上行業(yè)檔案共享。在這種條件下，圖書館檔案利用率也只是保留在資料的傳統(tǒng)查驗，起不到應(yīng)有作用。
3.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定檔案管理水平的高低。目前圖書館檔案管理人員大多是辦公室人員兼管，他們?nèi)狈n案管理意識和專業(yè)知識，只做一些日常工作檔案的簡單歸類與存放，不重視檔案歸檔，更談不上挖掘資料科學(xué)建檔的能力。
4 提高圖書館檔案管理水平的對策
4.1 樹立一盤棋思想，健全圖書館檔案管理機制。提高管理意識是做好檔案管理的基礎(chǔ)。圖書、信息資源、檔案對圖書館來說是不可分割的整體。圖書館要發(fā)展，一定要把檔案管理納入圖書館發(fā)展規(guī)劃中來，并把它作為衡量圖書館管理水平的重要標(biāo)志。管理上采取分工不分家的模式，設(shè)置專人管理圖書館檔案。保持檔案管理人員崗位穩(wěn)定性，定期進行專業(yè)培訓(xùn)。制定具體管理制度、規(guī)范工作程序、明確管理職責(zé)，把檔案管理納入圖書館建設(shè)軌道上來；另一方面，通過講座、宣傳等方式提高讀者對圖書館檔案的利用意識。引導(dǎo)讀者從圖書館檔案信息中了解圖書館的人力資源、各項規(guī)章、信息分布及近期信息狀況。實現(xiàn)檔案信息與信息資源價值共存的良性狀態(tài)，使圖書館與讀者相融相得，以此促進圖書館的建設(shè)與發(fā)展。
4.2 科學(xué)鑒定，有序挖掘。圖書館檔案關(guān)系到圖書館方方面面，可納入檔案的信息廣泛而龐雜，檔案鑒定尤為重要。設(shè)立鑒定小組，從實用價值、歷史價值、保存意義等角度對要收集的資料做出科學(xué)鑒定；根據(jù)來源、時間、內(nèi)容等來判斷信息資料對本館的意義，確定保存的長期性或臨時性，并制定相應(yīng)的時間表，對檔案進行上交、復(fù)制和剔除。
有序挖掘是圖書館檔案管理的關(guān)鍵。圖書館在考慮獨立性的同時，要兼顧與檔案部門的橫向聯(lián)系，重視信息共建。把與圖書館相關(guān)的文件、材料吸納到圖書館檔案中來，突出特色，實現(xiàn)獨立完整，又具特色的多方位的圖書館檔案信息系統(tǒng)。
4.3 加快檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)管理“雙軌制”。圖書館檔案管理數(shù)字化，就是利用計算機對檔案信息進行檢索、統(tǒng)計、收集、登記等，減少檔案歸檔的各項手續(xù)與流程。數(shù)字技術(shù)是現(xiàn)代圖書館的核心，利用優(yōu)勢，爭取上級部門的支持，改善管理設(shè)施，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。但是，檔案信息數(shù)字化，并不代表廢除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。數(shù)字化了的檔案講究存放環(huán)境高，又脫離原始載體，其穩(wěn)定性變?nèi)酰谔囟ōh(huán)境下影響信息再現(xiàn)；而紙張的物理性能和固態(tài)特征，決定了它的耐久性和原始性，壽命可達(dá)數(shù)百上千年。因此，數(shù)字化了的檔案與紙質(zhì)檔案存在著緊密的互補關(guān)系，實行電子檔案、紙質(zhì)檔案并存的“雙軌”管理，是提高圖書館檔案管理水平的方案。
4.4 注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高服務(wù)層次。圖書館檔案現(xiàn)代化管理屬于一種人與機的結(jié)合系統(tǒng)，圖書館的檔案管理工作人員是該系統(tǒng)中的一部分，其地位與作用是非常重要的。首先，提高管理人員的檔案意識；其次，注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)，有步驟、有計劃地對管理人員進行在職培訓(xùn)，提高圖書館專業(yè)知識、檔案管理知識。培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心。較強的鉆研能力、良好的專業(yè)素質(zhì)、熟練應(yīng)用計算機、良好的人際交往能力也是不可或缺的。只有這樣才能有效解決檔案信息化過程中所遇到的各種問題，才能依托現(xiàn)代化圖書館這個平臺，建立面向用戶的多方位服務(wù)系統(tǒng)和高效便捷的溝通平臺，提供快、準(zhǔn)、穩(wěn)的信息服務(wù)。
（作者單位：河南省委黨校圖書館 來稿日期：2014-08-18）
圖書館檔案工作思考:對高校圖書館檔案工作的思考
摘要：在分析圖書館檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析了圖書館檔案工作在圖書館工作中的重要作用，并針對存在的問題的提出了相應(yīng)的發(fā)展對策，以促進圖書館檔案工作的完善和發(fā)展。
關(guān)鍵詞：高校；圖書館；檔案管理
檔案是國家機關(guān)、社會組織、公民個人在社會實踐活動中直接形成的、有保存價值的不同載體的原始記錄。圖書館檔案是存儲圖書館各項工作活動原始記錄的載體，主要包括圖書館在各個工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生和直接形成的，是圖書館發(fā)展的歷史見證，它、系統(tǒng)、真實地記載著圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，是不可或缺的信息資源。做好圖書館檔案工作 有利于圖書館各項工作的交流和提高，對于圖書館工作的總結(jié)、計劃的制訂、圖書館工作的良性運作及讀者工作的正常開展等，都具有十分重要的參考價值。因此，加強圖書館檔案的管理和開發(fā)利用顯得十分必要。
1 高校圖書館檔案工作的內(nèi)容
高校圖書館檔案的收集與管理是檔案管理人員一項基本性工作，從圖書館的管理和業(yè)務(wù)流程看，圖書館檔案有兩大類：一是圖書館日常管理檔案：二是圖書館的業(yè)務(wù)流程檔案。高校圖書館的日常管理檔案是圖書館檔案的基礎(chǔ)，它包括圖書館經(jīng)費、預(yù)測、匯報等文書檔案。圖書館業(yè)務(wù)流程檔案，包括文獻(xiàn)采購、讀者登記、圖書借閱、情報交流等形成的檔案。做好流程中的每一項檔案工作，才更有利于開展圖書館工作。對業(yè)務(wù)流程檔案應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門分散管理。文獻(xiàn)資源采購檔案歸采編部：情報交流檔案課題跟蹤服務(wù)檔案歸信息咨收集管理；文獻(xiàn)典藏檔案，借閱檔案歸流通部管理：讀者閱覽檔案歸讀者閱覽部管理。各類檔案資料的管理采用集中與分散相結(jié)合原則，有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進行管理與利用。
2 圖書館檔案管理工作的意義
2.1 為圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)
圖書館領(lǐng)導(dǎo)在工作中需要了解館內(nèi)的歷史數(shù)據(jù)和工作情況時，可參考館內(nèi)保存的檔案材料，不斷健全和完善各項規(guī)章制度、崗位責(zé)任制。新上任的領(lǐng)導(dǎo)可通過檔案資料很快的熟悉本館的基本情況，順利地開展業(yè)務(wù)。由于高校圖書館檔案不斷在工作中得到豐富和充實，這為圖書館領(lǐng)導(dǎo)利用檔案信息進行決策、總結(jié)工作和制定計劃提供了依據(jù)。
2.2 為圖書館的各項工作研究提供重要參考
圖書館檔案中收集歸納了日常管理和業(yè)務(wù)工作過程中各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)和統(tǒng)計報表。如《圖書利用統(tǒng)計表》、《閱覽人次統(tǒng)計表》、《圖書館主頁點擊率統(tǒng)計表》等，以及記錄了不同時期、不同階段的圖書館組織機構(gòu)、人員編制和各時期取得的成績和科研成果。因而，它不僅成為提供圖書館調(diào)查工作思路，保障各項工作的高效率運作的依據(jù)，而且成為圖書館業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)研究的材料。
2.3 檔案工作為圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作奠定了基礎(chǔ)
圖書館各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作，并不是一些數(shù)字的簡單累加匯總，而是一種科學(xué)的方法.通過對一些數(shù)字的計算與以往的工作記錄進行比較、分析。找出工作上的優(yōu)勢與差距，分析原因并加以改善和解決，從中也可以提出新觀點、新思路，引導(dǎo)圖書館服務(wù)工作重點的轉(zhuǎn)移.使圖書館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展。業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作的連續(xù)，是以前面工作為依據(jù)的，以系統(tǒng)完整的記錄作為工作的參考，進行歸納、分析、總結(jié)，得出科學(xué)的理論依據(jù)，用以指導(dǎo)今后的工作更好地向前發(fā)展。
2.4 為圖書館歷史年鑒的編撰提供依據(jù)
圖書館檔案真實地記載著圖書館自創(chuàng)建以來的發(fā)展歷史，系統(tǒng)地、多角度地、多方位地反映了圖書館自建館以來的各項活動的真實情況，成為圖書館編撰歷史年鑒的重要依據(jù)，也是上級領(lǐng)導(dǎo)對圖書館進行評估時可查閱的重要依據(jù)。
3 圖書館檔案管理中存在的問題
3.1 檔案意識淡薄
圖書館只重視保存文獻(xiàn)資料，忽視檔案的自身建設(shè)。檔案在圖書館業(yè)務(wù)工作中處于弱勢地位，圖書館主要工作是圖書的管理、流通、閱覽等服務(wù)讀者的工作，而檔案在圖書館內(nèi)不會引起人們對它的注意，所以利用得較少，加之領(lǐng)導(dǎo)對圖書館檔案重視程度遠(yuǎn)不及對圖書管理的重視，因此，圖書館檔案人員處于被動的工作局面，只限于機械的收集、整理、保管等日常工作。由于思想認(rèn)識偏差，許多圖書館的領(lǐng)導(dǎo)還沒有充分認(rèn)識到圖書館檔案工作的重要性，忽視檔案的自身建設(shè)。
3.2 檔案管理不規(guī)范，檔案工作滯后于圖書館業(yè)務(wù)現(xiàn)代化進程
由于圖書館的檔案管理并沒有規(guī)范的管理機制，這樣就造成了圖書館各項檔案的歸檔范圍界定不明確：如圖書與資料的區(qū)別、資料與檔案的區(qū)別等。加上圖書館的檔案管理一般都是由辦公室兼職，所以工作人員對檔案工作責(zé)任不明確，收集的資料不，不能反映圖書館的工作及發(fā)展。
3.3 電子檔案有待完善
圖書管都配備有電子化管理信息系統(tǒng)，要加強檔案管理，必須同步構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)、提升檔案管理水平。逐步把檔案的保存向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，便于館藏檔案信息的查詢利用，并較大限度地提品質(zhì)案信息的使用頻率。
4 加強圖書館檔案管理工作的有效途徑
4.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是加強圖書館檔案管理工作的關(guān)鍵
圖書館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上高度重視圖書館檔案工作，深刻認(rèn)識到圖書館檔案同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，對圖書館的工作有著非常重要的參考意義。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案工作人員才能引起警覺和重視，真正從思想上、工作中將檔案工作與圖書館工作一樣認(rèn)真對待。
4.2 增強檔案意識是做好檔案工作的前提
加強培訓(xùn)和宣傳，提高全館人員檔案意識，這樣大家才會關(guān)注檔案的收集和利用，檔案作用因此也能得以發(fā)揮。反之，檔案意識薄弱，不了解檔案的用處，即使有檔案也不知道使用。勢必影響檔案作用的發(fā)揮。
4.3 制度建設(shè)是做好檔案工作的保障
規(guī)范圖書館檔案歸檔范圍是做好圖書館檔案工作的前提和基礎(chǔ)，根據(jù)學(xué)院綜合檔案室制訂《檔案分類方案》，結(jié)合圖書館實際情況，制訂適合本館的檔案歸檔范圍、分類依據(jù)、編目標(biāo)準(zhǔn)、保管期限等基本要求。搞好檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作，認(rèn)真抓好每個環(huán)節(jié)，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、為規(guī)范、高效地開展圖書館檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。
4.4 實現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段
在檔案管理工作中，要發(fā)揮人的主觀能動作用，用更新技術(shù)手段促使檔案管理工作上檔次，逐步把檔案的保存向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。這樣才有利于館藏檔案信息的查詢和利用，并較大限度地提品質(zhì)案信息的使用率，由此推動檔案管理工作逐步的提高，更好地為圖書館工作提供高效品質(zhì)的服務(wù)。
圖書館檔案工作思考:對國家圖書館人事檔案庫房管理工作的幾點思考
摘要：人事檔案保管工作是人事檔案管理工作的重要環(huán)節(jié),人事檔案庫房管理工作是人事檔案保管工作的主要內(nèi)容，如何做好人事檔案庫房管理工作，維護檔案的完整和安全，更好地服務(wù)于人事檔案利用工作，是值得深入探究的課題。筆者以國家圖書館人事檔案庫房為例，通過建立健全人事檔案庫房管理規(guī)章制度、明確庫房管理人員的職責(zé)、加強人事檔案庫房的日常管理等方面進行論述。
關(guān)鍵詞：人事檔案；庫房管理
人事檔案庫房管理工作的主要任務(wù)是維護檔案的完整和安全, 防止檔案的丟失與損壞，為檔案的利用工作提供服務(wù)，因此，它在人事工作中占有重要的位置。
中組部《干部檔案工作條例》明確規(guī)定：“干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。”“干部檔案管理部門，要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。”
國家圖書館人事檔案庫房存有在職人員、離退休人員、死亡人員的人事檔案幾千卷，還存有人事處自1949年至今的各類文書卷千余卷，由于各類文書卷是人事檔案內(nèi)容的重要延伸，所以，同人事檔案一樣，具有機密性，屬于人事檔案庫房的管理范圍。人事檔案和各類文書卷的數(shù)量呈逐年遞增的趨勢，舊的國家圖書館人事檔案庫房，因條件有限，面積只有10平方米，無閱檔室，條件簡陋，設(shè)施不全，離《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定相差甚遠(yuǎn)。
隨著我館事業(yè)的發(fā)展和干部人事制度、分配制度改革的不斷深入，每年入庫的人事檔案和各類文書卷數(shù)量不斷增多，其使用率亦逐年遞增，歸檔材料入卷頻繁，庫房管理難度日漸增大，舊庫房已不適應(yīng)新形式下人事工作的需要。國家圖書館領(lǐng)導(dǎo)非常重視人事檔案庫房的建設(shè)，根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)過三年的舊房改造，新的人事檔案庫房于2011年竣工，庫房的建筑設(shè)計及各項硬件條件基本符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，檔案庫房和閱檔室分開，庫房建筑堅固耐用,有安全防護措施，并且為未來幾年人事檔案和各類文書卷的逐年遞增預(yù)留了一定的空間，庫房條件有了很大的改善，人事檔案庫房管理工作逐步走向正軌，但也存在一些問題，如庫房內(nèi)有雜物堆積等安全隱患，筆者認(rèn)為還應(yīng)從以下幾方面加強庫房的管理工作：
一、建立健全人事檔案庫房管理規(guī)章制度
人事檔案屬于黨和國家的重要機密，人事檔案庫房是存放人事檔案的機要重地，因此，庫房管理工作至關(guān)重要。人事檔案庫房管理規(guī)章制度是庫房管理工作的根本保障。國家圖書館人事檔案庫房雖然有管理規(guī)定，但還不夠全，不夠細(xì)。應(yīng)根據(jù)中組部有關(guān)人事檔案庫房的管理規(guī)定，結(jié)合我館實際情況，細(xì)化我館人事檔案庫房管理工作的規(guī)定，使人事檔案庫房管理工作有章可循，有據(jù)可依，其內(nèi)容應(yīng)包括庫房管理工作的原則、目的、范圍、程序、要求、監(jiān)督檢查等。另外，為使人事檔案庫房管理的各項工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，應(yīng)根據(jù)實際情況制定以下人事檔案庫房管理制度：
（一）建立庫房管理責(zé)任制：配備庫房管理專職人員，負(fù)責(zé)庫房管理工作，明確庫房管理職責(zé)，明確規(guī)定非庫房管理人員不得入庫。
（二）建立入庫檔案、材料、文書卷登記制度：詳細(xì)記錄入庫時間、名稱、數(shù)量等內(nèi)容。
（三）建立借閱檔案、文書卷登記制度：詳細(xì)記錄檔案姓名、文書卷名稱、借閱日期、借閱者姓名等內(nèi)容。
（四）建立各類人事檔案、文書卷的統(tǒng)計臺賬和年度庫房盤點制度：建立各類人事檔案、文書卷的接收和出庫等庫房管理統(tǒng)計臺帳，結(jié)合年度庫房盤點工作，做到發(fā)現(xiàn)問題及時解決，使庫房所藏實際檔案和各類文書卷的數(shù)量與年度庫房盤點數(shù)量相等，做到統(tǒng)計臺賬清楚，庫房盤點數(shù)字。
二、重視對人事檔案庫房管理人員的選拔和培訓(xùn) 提高庫房管理人員的綜合素質(zhì)
人事檔案庫房工作的好與壞，庫房管理人員是關(guān)鍵。選用高素質(zhì)人事檔案庫房管理人員是做好庫房管理工作的必要條件，應(yīng)選擇那些政治、作風(fēng)正派、事業(yè)心強、責(zé)任心強、保密意識強、工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓伯a(chǎn)黨員從事人事檔案庫房管理工作，并注重對他們進行專業(yè)知識的教育和保密意識的培養(yǎng)。檔案庫房管理人員也應(yīng)注重對檔案庫房管理工作專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和積累，嚴(yán)格按照庫房管理規(guī)定和制度辦事，牢固樹立保密觀念，不斷探索和改進庫房管理方法。
三、明確庫房管理人員的職責(zé)
維護檔案的完整與安全，是人事檔案庫房管理工作的任務(wù)，也是庫房管理人員的職責(zé)，具體如下：
（一）做好庫房安全保衛(wèi)工作，維護檔案和各類文書卷完好無損，避免因人為或自然因素而造成其損壞、丟失或被竊。
（二）嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)以任何理由私自向任何人提供人事檔案材料或泄漏檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)攜帶人事檔案進入公共場所。
（三）以集中的原則保管檔案，避免因檔案材料的分散保管造成檔案材料的損壞、丟失等情況。
（四）庫房管理工作應(yīng)條理清晰，干凈整潔、排架整齊規(guī)范、松緊適度，各項記錄。
檔案庫房管理人員應(yīng)以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度對待庫房管理工作，時刻保持高度的警惕性，不可有絲毫懈怠。
四、加強人事檔案庫房的日常管理
（一）庫房內(nèi)檔案、文書卷的排列。
將人事檔案柜和各類文書卷柜分成兩個區(qū)域，并預(yù)留相應(yīng)的發(fā)展空間。各類文書卷從上到下、從左到右按年代順序入柜上架，卷柜的左上角用標(biāo)簽注明該柜所存文書卷的起止年代。在人事檔案區(qū)域，將在職人員、離休人員、退休人員、死亡人員的檔案分別排放，從上到下、從左到右按檔案號順序入柜上架，檔案柜的左上角用標(biāo)簽注明該柜所存檔案的類別和起止檔案號。做到柜架排列有序，標(biāo)簽整齊，便于查找，并經(jīng)常順架，避免錯架。
（二）加強庫房的日常巡視工作。
每天巡查庫房并認(rèn)真記錄，巡查工作應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1.保持庫內(nèi)清潔整齊，保持防火通道暢通，禁止堆放雜物。
