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文檔資料管理研究:裝數字化文檔資料管理系統論文
1系統設計思路
裝備機關文檔資料管理系統的建設目標，是采用先進的計算機技術建設基于數據庫的數字化文檔管理系統，將裝備保障系統工作文件及檔案資料進行集中管理，實現各類電子文件及資料接收、整理加工、檢索利用、編研、鑒定等功能。按照應用對象不同，可分為總部級、軍區／軍兵種級和部隊級。各級業務文檔管理信息系統在所管理的文檔資料的種類、數量及內容上有所區別，但從組成上講，各級系統都主要分為兩部分：文檔資料數據庫和文檔資料檢索維護系統。
1．1文檔資料數據庫
裝備保障文檔資料數據庫是以特定方式組織起來的文檔資料數據集合。按照表現形式，可分為一般性文檔資料數據庫和存儲圖片、音像資料等多媒體數據的多媒體資料數據庫；從存儲內容上講，包括以下4類文檔資料。
（1）裝備技術檔案資料數據庫：用于存儲裝備基本技術參數、圖紙、零配件數據及使用和維修手冊等文件資料。
（2）日常工作文件資料數據庫：用于存儲裝備使用管理、維修保障、器材籌供、科研訓練、經費管理等經常性業務工作文件資料。
（3）專項活動工作文件資料數據庫：用于存儲重大專項活動規劃、組織、實施、檢查評估等文件資料。
（4）規范性文件數據庫：已經頒布實施的裝備保障系統相關行政法規、規章制度、標準規范等文件資料。文檔資料數據庫應依據裝備機關職能分工，按照物理上分布，邏輯上集成的形式部署。以總部級通用裝備保障文檔資料管理為例，通用裝備保障部統管車輛、陸軍船艇、工程和防化等6種通用裝備，應按裝備類別，在分管該類裝備的局機關建立相應的裝備文檔資料數據庫，服務于該局文檔資料管理與使用。各類數據庫按統一的技術標準和數據標準設計，面向集成，需要時可集成為通用裝備文檔資料數據庫，供總部機關使用。
1．2文檔資料檢索維護系統
檔案資料檢索維護系統主要由裝備業務工作文檔資料的采集錄入子系統、分類管理子系統、檢索服務子系統和統計分析子系統組成。
（1）文檔資料的采集錄入子系統：主要完成文本文件及多媒體資料的采集，轉換為系統標準格式后錄入和上傳數據庫，并對文檔設定檢索瀏覽權限等基本屬性。
（2）文檔資料分類管理子系統：依據構建的文檔資料分類框架體系，對文檔資料進行分類管理、數據維護和更新。
（3）文檔資料檢索查詢服務子系統：設置多種檢索查詢方式，提供文檔信息查詢服務。支持聯網遠程訪問，較大限度拓寬文檔資料共享空間。
（4）文檔資料統計分析子系統：主要根據發文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統計分析。此外，由于系統集中存放裝備工作文檔資料，系統安全性設計應得到重點關注，應采取權限管理、備份機制等多種技術方法保障系統數據安全及系統安全。
2系統體系結構及配置模式
2．1體系結構
采用B／S運行模式構建文檔資料管理系統，將應用功能分成表現層、邏輯層和數據層3個部分。表現層是應用的用戶接口部分，它擔負著用戶與應用間的對話功能。它用于檢查和接收用戶從鍵盤等設備輸入的數據，顯示應用輸出的數據。在變更用戶接口時，只需改寫顯示控制和數據檢查程序，而不影響其他兩層。邏輯層相當于應用的本體，它是將具體的業務處理邏輯編入程序中，例如，確認用戶對應用和數據庫存取權限的功能以及記錄系統處理日志的功能；以及處理用戶檢索要求和反饋數據檢索結果。數據層主要操作后臺數據庫，響應邏輯層數據存取請求，完成數據的物理存取。
2．2配置模式
裝備機關文檔資料管理系統采用瀏覽器／服務器（Browser／Server，B／S）架構進行建設。B／S結構的系統不需要安裝客戶端軟件，它運行在客戶端的瀏覽器之上，系統升級或維護時只需更新服務器端軟件即可，這樣就大大簡化了客戶端計算機載荷，減輕了系統維護與升級的成本和工作量，降低了用戶的總體成本。在系統性能方面，B／S占有優勢的是其異地瀏覽和信息采集的靈活性。局域網建立B／S架構的網絡應用，能實現不同的人員，從不同的地點，以不同的接入方式訪問和操作共同的數據庫。它能有效地保護數據平臺和管理訪問權限，服務器數據庫也很安全。系統部署在裝備機關局域網中，如果滿足數據安全要求，可以接入軍事綜合信息網，在機關機房部署數據庫服務器和應用服務器，安裝文檔資料管理系統，對于需要錄入數據的終端，配置掃描儀、攝像機、數碼相機等數據采集設備，其他工作人員可通過網絡登錄系統進行各種文檔資料查詢。
3結語
軍隊各級機關實行業務文件和檔案資料的數字化管理，是解決當前業務資料管理維護困難、查詢利用效率低問題的必然要求，也是順應部隊信息化建設發展的必然趨勢。構建裝備機關數字化業務文檔資料管理系統，其困難和關鍵點在于如何科學構建裝備保障文檔資料分類框架體系，如何實現安全高效的數據存儲與檢索，以及如何有效控制和推進數量龐大、種類復雜的裝備業務文檔資料數字化過程，這些問題都需要在系統建設過程中研究解決。
作者：傅鈺 單位：中國人民解放軍軍事交通學院 裝備保障系
文檔資料管理研究:vc++文檔資料管理系統的設計與實現
摘 要
本系統使用mfc提供的文檔視圖結構為主體框架，用xml文擋進行數據的儲存，實現對各種資料的管理。及時部分是實現對用戶界面操作的響應，這部分主要是使用mfc提供的不同的窗口類，即框架窗口，視圖窗口，對話窗口以及控件來實現用戶操作界面的主體框架的實現。第二部分為處理具體事務的模塊，實現用戶對資料的管理和使用。第三部分是用xml編寫儲存結構，這部分主要是設計xml樹和對其存儲和讀取的具體實現。
利用本系統可以管理自己的各種資料（文本的和電子的）， 對每一份資料均有命名，對所有的資料進行歸類，指明各資料的存放位置，可以給每一份資料指明關鍵字，便于用戶查找資料。若是電子資料（如電腦上的文件），可以通過鼠標點擊直接打開文件。整個系統實現了最初設計的各種功能，并能夠快速方便的幫助用戶查找到需要的資料信息，整個操作界面簡潔和實用。 關鍵詞： mfc；xml；框架；窗口
3.2系統開發環境
3.2.1 系統軟件環境
本系統采用的軟件工具有:
操作系統: windows xp
開發環境：vc++6.0
3.2.2工具簡介
vc++6.0在提供可視化的編程方法的同時，也適用于編寫直接對系統進行底層操作的程序，其生成代碼的質量要優于很多其他的開發工具。vc++6.0所提供的基本類庫mfc，對windows所用的win32應用程序接口進行了十分徹底的封裝，這使得開發人員可以使用面向對象的方法來進行windows編程，從而大大節省了應用程序的開發周期，降低了開發成本。而且，其強大的調試功能也為大型復雜軟件的開發提供了有效的排錯手段。
隨著多媒體技術和圖形圖像技術的不斷發展，可視化技術得到了廣泛的重視，愈來愈多的人開始研究并應用可視化技術。所謂可視化技術，一般是指軟件開發階段的可視化和對計算機圖形技術和方法的應用。vc++是一個很好的可視化編程工具，使用vc++環境來開發基于windows的應用程序，其界面更友好，便于程序員操作。開發環境是程序員同vc++的交互界面，通過它程序員可以訪問c++源代碼編輯器、資源編輯器，使用內部調試器，還可以創建項目文件
3.3系統概述
軟件主要提供的功能包括：資源管理方面——添加資源，刪除資源；資源瀏覽——按照目錄，按照搜索。因此把軟件大體分成三個部分進行實現：及時部分: 用戶界面。包括整個程序的框架，以及用戶操作的接口設計等即就是實現用戶界面的部分.第二部分：用于處理事務的模塊.包括用戶添加,刪除，修改資源，用戶通過目錄瀏覽，通過搜索找尋，通過自己的收藏夾進行資源管理等業務邏輯的實現。第三部分: 用于進行數據物理存儲的模塊。使用xml文檔進行數據的存儲，所以在實現的過程中，xml的操作成為了這個模塊的主要工作。
文檔資料管理系統是為個人管理自己的各種資料的軟件,首先將資料分為電子資料和非電子資料；電子資料主要包括自己電腦上面儲存的例如:電子文檔,電子書籍,影像資料等各種電子資料。非電子資料包括書籍，影碟，光碟等實物資料；對每一份資料均有命名,可以使用書名來指代這本書，也對每一份資料加了關鍵字和注釋，便于后面需要時候的找到需要的資料。對所有的資料進行歸類，如劃分為vc++資料，windows類資料，影像類資料等；指明資料的存放位置，若是電子資料（如電腦上的文件），可以通過鼠標點擊直接打開文件，對于非電子資料和非本機子上的資料，在注釋內注明其放置的位子，便于快速找到自己需要的資料；系統也有增加,刪除,修改等工具條：增加是在有新資料需要用本系統管理的時候，可以通過它來增加。刪除是對無用的資料進行刪除。修改是需要對已有的資料增加一些說明的。另外也有目錄，搜索和收藏夾等功能。系統也在最下面的窗口有一個對選中的資料有一個類似統計的顯示，便于使用者，更加方便的使用本系統。
4文檔資料管理系統的設計
4.1系統需求分析及功能設計
隨著信息時代的來臨，電腦用戶的資料日益增多，而這些資料可能有著不同的特點。比如，它可能是一本書，也可能是一張光碟，也可能是個電子文檔。如果稍有疏忽，資料的存放位置失去了某些特征，例如，某些電子文檔你可能放到了一個目錄下，而另外一個文檔你卻放到了其它的目錄下。當你需要的時候，將難于迅速的找到，更談不上有效的查詢和管理了。總之，資料屬性的多元化和數量的增多給管理這些資料帶來了很多不便。
文檔資料管理系統的設計目標正是為了解決這些問題。它將滿足用戶對資源的管理：增加，刪除，修改，搜索及查看資源。具體說來，該系統將具備下面的功能：
（1）增加資源——用戶能夠添加一個資源，該資源可以是電子資源（比如pc上某個目錄下的一張圖片）或者是非電子資源（例如書桌上的本書）。添加該資源后，用戶將可以通過該系統直接管理和使用該資源。
（2）刪除資源——用戶能夠將系統中的某個資源刪除掉，從而放棄系統對該資源的管理。
（3）修改資源——當某個資源的屬性發生變化的時候（例如存放位置發生變化），用戶能夠選中某個資源，對其屬性進行修改，以反映這種變化。
（4）搜索資源——用戶能夠通過提供資源的某個特征屬性進行查找，獲得相關的資源。
（5）查看資源——如果所選擇資源為電子文檔，用戶將能在系統中直接查看該資源。
文檔資料管理研究:文檔資料管理系統的設計實現
摘要：隨著互聯網的不斷發展，信息技術也在不斷革新與進步，積極改進文檔資料數據信息的管理，對于提高工作效率、促進信息化產業建設等具有重要的意義。本文根據三層體系架構的設計思想，設計了一套文檔資料管理系統，通過本文的分析研究，希望能實現文檔資料信息簡便管理及資源共享的目標。
關鍵詞：文檔資料；管理系統；設計與實現
作者簡介：曹力丹（1991-），男（漢族），湖南郴州人，湖南科技學院軟件工程專業2015屆畢業生，本科，研究方向：軟件系統設計與開發應用
互聯網的發展，推動了信息技術的不斷革新與進步，信息化日趨成為社會發展的主要推動力。積極改進文檔資料數據信息的管理，以提高工作效率，實現文檔資料信息資源的共享，促進商務信息化建設，變得很有必要。
一、文檔資料管理系統的設計原則
1.安全性。文檔資料管理系統是一種信息龐大、用戶人數多、使用頻次高的依托互聯網技術的在線服務系統，因而必須通過互聯網對外部提供所需的服務。互聯網自誕生以來，給人們生活帶來了巨大的變化，互聯網作為一個龐大的計算機網絡，其網點遍布全世界。然而，互聯網在為人們提供便捷的通信的同時，也存在著安全隱患。互聯網自身所具有的信息資源的共享性、整體的開放性和分布的廣域性[1]，也為信息系統的破壞、重要信息的盜取及黑客非法操作提供了便利的可乘之機，而信息系統的破壞、重要信息的盜取及黑客非法操作等又很難預防和控制。因而，文檔資料管理系統的建設，首先必須要建立安全的信息安全管理機制，以有效保障文檔資料管理系統在線服務的穩定與安全。
2.靈活便捷性。文檔資料管理系統要求實現的功能很多，其要求滿足的用戶需求也很多，且文檔資料管理系統運行的周期很長，因而，要求文檔資料管理系統具有靈活便捷性，要能夠靈活、便捷和迅速地運轉，同時能夠靈活、便捷和迅速地調整流程，以滿足用戶的需求。
3.擴展延伸性。文檔資料管理系統的基本業務需求，往往會隨時間及用戶等各種因素的變化而變化。因而，文檔資料管理系統還必須具有擴展延伸性。良好的擴展延伸性是文檔資料管理系統得以持續不斷發展的強大動力，文檔資料管理系統從信息管理平臺的角度去定位，能夠在系統使用前期實現文檔資料管理與分析等基礎功能，而且，其擴展延伸性還能夠實現信息門戶、綜合事務、決策分析、知識管理和業務流程等功能，滿足系統用戶后續發展的需求。
二、文檔資料管理系統的結構設計
1.設計思路。該文檔資料管理系統的設計思路，參照了國際咨詢工程師聯合會（FIDIC）、國際信息系統審計與控制協會（ISACA）等機構先進的項目管理經驗和技術標準，此外，還結合了我國目前信息系統工程建設特點與要求，將關系數據庫與文檔服務相結合，由此設計了力求滿足用戶需要的文檔資料管理系統。
2.文檔資料管理系統資源分類。文檔資料管理系統資源可以分為很多類，如標準規范、法律法規、專業技術、電子文獻等。
3.文檔資料管理系統架構。文檔資料管理系統架構一般有三層，分別包括：表現層、服務層和數據訪問層。表現層又稱View模塊，服務層又稱Service模塊，而數據訪問層則稱Data模塊。之所以這樣分層，主要是為了實現“高內聚，低耦合”。
三、文檔資料管理系統主要功能的設計和實現
文檔資料管理系統主要功能的設計是依據文檔部門和廣大用戶的客觀實際需求，一般包含：文檔資料分類管理、文檔資料用戶類型及權限管理、文檔資料功能使用管理、文檔資料檢索與閱覽管理、文檔資料數據統計與分析、文檔資料系統維護管理。
1.文檔資料分類管理。文檔資料分類系統一般為樹形結構，可以分成很多級：及時級、第二級、等三級、第四級……樹形結構對于級別沒有限制，可隨意添加子節點。為了確保該系統的擴展延伸性，文檔資料分類系統的及時級一般代表“家族”。在文檔資料管理系統中與樹形結構及時級相對應的為“文檔資料管理”；從第二級開始，定義文檔資料的分類[2]。（1）列表格。文檔資料管理系統中的列表是根據級別、名稱以及上級名稱進行查詢、檢索等，并且根據文檔資料分類全稱予以排序。（2）資料信息的添加與修改。文檔資料需要添加新的分類時，要先建立相應的文件夾；文檔內資料需要對分類進行修改時，不用修改相應的文件夾。按照文檔資料分類代碼、文檔資料分類名稱以及文檔資料排列順序號碼建立相應的文件夾，存儲不同分類的文檔資料。（3）資料信息的刪除。文檔資料分類系統中的某個或者某些節點需要刪除時，必須按照下面兩條“刪除約束”來進行：及時，在進行刪除操作時，只能刪去葉子節點，不可對有子節點的部分進行刪除操作。第二，對于已用過的文檔資料分類節點，也不可刪去。如何判斷一個或多個節點是否使用，則要看在文檔資料表中進行查詢時是否有對應的資料分類分檔。進行刪除操作時，將是否有效狀態改成“無效”，在進行文檔資料上傳時，不可選取“無效”的分類。
2.文檔資料用戶類型及權限管理。文檔資料管理系統的用戶主要有三大類，包含文檔資料管理系統管理員、高級用戶和普通用戶。其中，文檔資料管理系統管理員主要負責對系統日常的管理和維護；高級用戶一般為內部管理層領導，是參與此項工作的領導人，通過系統提供的平臺去了解下屬員工對工作的進展狀況及查閱有關資料；普通用戶可通過系統提供的平臺查閱與工作相關的資料，共享工作中積累的經驗與成果。基于開發框架的權限管理，基于角色管理，與文檔資料分類系統管理相結合，實現不同角色可以更新維護不同分類的文檔資料的功能，相當于數據權限管理。文檔資料的管理，即文檔資料的上傳、文檔資料的更新，與文檔資料的檢索分屬于兩個不同的模塊，二者相互獨立。而文檔資料權限控制均使用其定制的角色與文檔資料分類系統對應關系。其中，文檔資料管理模塊使用“寫權限”，主要用于更新和維護各類文檔資料；而文檔資料檢索模塊則使用“讀權限”，僅用于檢索和瀏覽文檔資料。
3.文檔資料功能使用管理。文檔資料管理模塊的主要功能有：文檔資料的上傳、文檔資料的查看、文檔資料的修改、文檔資料的更新、文檔資料的刪除以及文檔資料的存儲類型與文件路徑等。文檔資料上傳類型一般有：word格式、txt格式、pdf格式、ppt格式、gif格式、jpg格式以及excel格式等等。文檔資料上傳的步驟：首先，點擊進入上傳頁面，然后選擇添加新的文檔資料文件。在文檔資料上傳的過程中，需要先對文檔資料文件實施分類管理操作，確認其資料分類，另外還要制定相應的屬性分類，一般屬性分類有三個。待文檔資料上傳成功以后，資料狀態會默認為“新增”，其版本數字會默認為一。新上傳成功的文檔資料可進行屬性分類，該系統支持其分類，為了方便查找，和對文檔資料進行進一步細致分類，一份文檔可以分到三個文檔資料分類當中去。
4.文檔資料檢索與閱覽管理。文檔資料管理系統通過對文檔資料的檢索，能夠閱覽近期版本的資料文件。當文檔資料在文檔資料管理系統中被檢索到之后，系統會自動記錄資料被檢索的次數，這些會被作為統計分析的數據來源之一，而且當點擊打開了文檔資料管理系統中的資料文件的詳細頁面時，檢索記錄都能夠清楚顯示。
5.文檔資料數據統計與分析。文檔資料管理系統統計與分析模塊的主要功能為：文檔資料數據點擊率排名統計與分析、相關文檔資料分類統計與分析、文檔資料貢獻情況統計與分析以及屬性分類統計與分析等。其中，屬性分類統計與分析可參照相關文檔資料分類統計與分析來進行，而文檔資料貢獻情況則可依據責任人統計、單位統計或者以年為單位進行具體分析。
6.文檔資料系統維護管理。在文檔資料管理系統正常運行前，首先要對文檔資料管理系統執行日常維護與管理操作，文檔資料管理系統維護一般分成六個部分，分別是文檔資料管理系統設置、角色權限維護、文檔資料數據字典維護、文檔資料數據備份、文檔資料數據恢復以及文檔資料系統用戶設置。
四、結束語
文檔資料管理系統的設計與開發應用，對信息化的進一步發展具有重要的意義。筆者希望有更多的有志之士，能夠投身到這個課題的研究之中，并指出筆者在文中的不足之處，同時也為文檔資料管理系統的設計與實現這一課題的研究，做出自己應有的一份貢獻。
作者：曹力丹 單位：湖南科技學院