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檔案資料管理研究:電力工程監(jiān)理檔案資料管理問題及措施
摘要：由于信息時代的不斷發(fā)展，知識經(jīng)濟時代下，企業(yè)內(nèi)部也逐漸朝向數(shù)字化環(huán)境建設(shè)，然而傳統(tǒng)的電力行業(yè)在發(fā)展過程中，對于監(jiān)理檔案、資料管理等方面的建設(shè)和發(fā)展也必然受到影響，所以在電力行業(yè)開展檔案資料的管理，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行批判、提出如何創(chuàng)新檔案資料的管理措施，就顯得非常重要。也對電力行業(yè)未來資料檔案的管理情況，以及未來工作過程中的優(yōu)化工作的實施帶來方便。
關(guān)鍵詞：電力工程；監(jiān)理；檔案資料；管理；優(yōu)化
一、電力工程檔案資料管理存在的問題
(一)重視不夠，信息化意識不強
由于電力工程檔案資料在管理中，不太受到企業(yè)的管理人員的重視，在潛意識中弱化了檔案資料管理的重要性，是對于檔案資料管理的質(zhì)量也產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，再加上當(dāng)前各個部門都在構(gòu)建信息化的模式管理，但是檔案管理部門始終缺乏信息化建設(shè)，這也是因為弱化了檔案編制的功能導(dǎo)致的，讓監(jiān)理公司缺乏深入企業(yè)項目開發(fā)環(huán)節(jié)的研究，對于數(shù)字并不敏感，缺乏配套技術(shù)的輔助，信息化建設(shè)就算是實施起來，也是過于表面的而進(jìn)行應(yīng)用，沒有深度挖掘電力工程發(fā)展特點進(jìn)行改進(jìn)。
(二)缺乏實用，未能完善檔案編制成果
企業(yè)由于檔案的編制工作是需要主動的去挖掘資料，開發(fā)資料資源，能夠在未來需要使用時，快速的進(jìn)行查找和確認(rèn)，是一種主動性的工作。但是在實際的工作過程中，電力檔案的編制和研究缺乏實際的而有效轉(zhuǎn)換，無法促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)效率，雖然一些企業(yè)在檔案部門初期也曾經(jīng)撰寫過一些編制研究，但是隨著科技的不斷發(fā)展，市場經(jīng)營中，檔案的管理工作太過于復(fù)雜，資料的收集也非常繁瑣，所以對于編制檔案研究成果，輔助企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的工作就無限期的被耽擱。
二、改善電力工程檔案資料管理的措施
(一)推進(jìn)信息化工作，加強檔案資料管理
推動信息化建設(shè)工作，加強部門檔案的編排管理。首先，制定方案時，需要根據(jù)不同的項目進(jìn)行設(shè)計一套完整的方案，按照工程大類進(jìn)行分類：變電、線路、農(nóng)網(wǎng)、配網(wǎng)等。按照資料的數(shù)量不同進(jìn)行案卷的整理和分裝。其次，組織相應(yīng)的案卷信息化機制，對于企業(yè)的材料收集工作，以及檔案資料的管理部門進(jìn)行監(jiān)督。按照提供的資料和實際部門的工作情況組織信息調(diào)查。由于一些工程技術(shù)材料都是成套的，所以根據(jù)工程檔案的特點對工程技術(shù)文件的數(shù)量進(jìn)行錄入，加強管理時，要具有一定的靈活性，根據(jù)案卷分類進(jìn)行錄入。再者，進(jìn)行案卷機制的組成之后，要按照文件材料的隸屬關(guān)系，在信息系統(tǒng)中編制編目。方便日后資料的查找和材料的使用，先排列文字，隨后排列附表。反映技術(shù)材料的問題，按照目錄的隸屬情況，在原有目錄中進(jìn)行記錄，對案卷進(jìn)行編目工作。
(二)加強制度構(gòu)建，制定檔案管理章程
由于檔案工作，是電力企業(yè)在開展項目工程時的一項基礎(chǔ)工作，也是為了能夠保障未來電力企業(yè)發(fā)展的一項重要工作，加強管理編制工作。電力檔案管理工作是與電力企業(yè)工程項目息息相關(guān)的，需要重視檔案的收集和管理，堅持檔案工作和建設(shè)的開發(fā)。在檔案管理中，按照工程項目的實際情況，充分細(xì)化各個項目環(huán)節(jié)的竣工資料，按照時間和分類的區(qū)別，將資料編制整合，進(jìn)行移交。通過電力工程的檔案管理，應(yīng)該有效的與檔案管理的法律法規(guī)相聯(lián)系，以及與工程中選取的材料標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)，驗收標(biāo)準(zhǔn)的要求相一致才能夠開展驗收工作。在建立檔案管理制度時，需要的一體化的流程操作，從文件資料的采集、到檔案、文件的裝訂成冊，都需要建立相應(yīng)的機制進(jìn)行管理和監(jiān)督，完善工作化流程。
(三)提高專業(yè)技能，提升人員編制水平
電力行業(yè)的檔案資料管理人員，應(yīng)該把將資料編制、整理、歸類、清點、數(shù)據(jù)記錄等知識深度挖掘、整合和理解進(jìn)。這不僅僅需要考驗傳統(tǒng)檔案部門人員的編排、整理、以及工作人員的專業(yè)水平。還需要調(diào)動企業(yè)人力資源的較大化運用，健全電力企業(yè)的內(nèi)部的規(guī)章流程和工作守則，同時加大對檔案資料管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案人員對于檔案資料的責(zé)任感，同時做好分類工作、整理檔案資料、開展立卷管理工作。電力企業(yè)的檔案管理人員還需要充分了解企業(yè)營業(yè)的涉及專業(yè)知識，能夠從企業(yè)施工的各個環(huán)節(jié)，開展文件范圍的選取和清點。加強檔案管理人員的多種形式的培訓(xùn)工作和指導(dǎo)工作，對于單位的文件包進(jìn)行有效的調(diào)查，確保在不同項目在竣工后，仍然能夠?qū)n案牢牢控制。
(四)加強接收，做好檔案歸檔手冊
對于電力行業(yè)的不同類別的檔案資料的進(jìn)行定期清點活動，制定計劃，嚴(yán)查審核各個環(huán)節(jié)的檔案資料是否完整、、具有規(guī)范性的卷案質(zhì)量，逐頁進(jìn)行點查。分批錄入數(shù)據(jù)。對于過程的隱蔽工程資料進(jìn)行跟蹤記錄，不合格的案卷應(yīng)該盡快提出改善建議。編制歸檔手冊的采集和記錄項目施工竣工之前的記錄工作，提供資料的閱覽，并且在相應(yīng)的復(fù)雜文件進(jìn)行收集和備份。在整理系統(tǒng)文件時，最重要的是需要掌握資料的先后邏輯順序，方便日后的查閱情況。對于工作人員在對外借閱和歸還資料檔案的操作上，也應(yīng)該將資料的借出要詳細(xì)的記錄，人員所在部門，借還日期，將逾期未還的情況落實，隨后催促相關(guān)關(guān)聯(lián)方盡快將資料進(jìn)行補齊。
三、結(jié)語
當(dāng)前信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的電力工程監(jiān)理檔案資料的管理模式已經(jīng)逐漸被淘汰，信息化的管理得到了廣泛的應(yīng)用。本文重點研究在電力工程企業(yè)的檔案資料管理中存在的管理問題，針對管理問題，提出相應(yīng)的建議，希望能夠?qū)﹄娏こ唐髽I(yè)的檔案資料管理的研究和創(chuàng)新實施提供一定的參考價值。
作者:陳青云 單位:廣西正遠(yuǎn)電力工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司
檔案資料管理研究:廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度探究
摘要
作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當(dāng)前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，闡述了廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容，論述了加強此項檔案資料管理的重要性，提出了新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的路徑。
關(guān)鍵詞
廣電事業(yè)；檔案資料；管理；制度
隨著我國改革開放進(jìn)程的不斷推進(jìn)和我國經(jīng)濟社會的迅猛發(fā)展，我國廣播電視事業(yè)取得了長足發(fā)展。可以這樣說，人們的生產(chǎn)生活過程中幾乎無時無刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網(wǎng)絡(luò)一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來源渠道，在提供新聞信息服務(wù)和開展輿論監(jiān)督、促進(jìn)社會公平正義方面發(fā)揮了越來越重要的作用。作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當(dāng)前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，只有我們敢于積極面對新形勢對廣播電視節(jié)目檔案資料管理帶來的挑戰(zhàn)，尋求政府及其相關(guān)部門的支持配合，探索管理制度建設(shè)的方法，結(jié)合當(dāng)前廣播電視事業(yè)發(fā)展的實際做好廣播電視節(jié)目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節(jié)目檔案資料在促進(jìn)經(jīng)濟、社會、政治發(fā)展中的巨大潛能價值，實現(xiàn)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理的效益較大化。
一、廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容
新形勢下的廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，其制度建設(shè)的范圍應(yīng)包括廣播電視節(jié)目檔案資料管理工作的流程規(guī)范、管理技術(shù)的提高兩個方面，通過規(guī)范管理流程、提高管理技術(shù)，實現(xiàn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿足廣播電視采編人員的需求，最終達(dá)到促進(jìn)廣播電視事業(yè)更好更快地發(fā)展的目的。因此，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容可概括為如下兩個方面。
1.規(guī)范檔案管理的流程。
規(guī)范檔案管理的流程，是進(jìn)行廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。廣播電視節(jié)目檔案是一種專門檔案，與一般的文書檔案、藝術(shù)檔案有著巨大的區(qū)別，具有自身獨特的特點。比如，廣播電視節(jié)目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點，而廣播電視節(jié)目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內(nèi)容牽涉經(jīng)濟、社會、政治、科教文衛(wèi)體等眾多領(lǐng)域，而如何通過規(guī)范其管理的流程更好地管理此類檔案，也就成為當(dāng)前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問題。實際上，廣播電視節(jié)目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過程中依然必須遵循一般的檔案管理規(guī)律。正因如此，按照廣播電視節(jié)目檔案資料現(xiàn)代化管理的流程，切實強化相關(guān)制度建設(shè)，強化對廣播電視節(jié)目檔案資料的前端控制、過程控制、后續(xù)開發(fā)方面的制度建設(shè)，對廣播電視節(jié)目檔案資料效能的發(fā)揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設(shè)也就成為一項十分重要的事項[1]70。
2.促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建。
除了切實規(guī)范檔案管理流程之外，促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建，同樣是新形勢下推進(jìn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。當(dāng)前，信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)不斷推進(jìn)和發(fā)展，這極大地方便了廣播電視節(jié)目檔案管理技術(shù)的提升。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以提升廣播電視節(jié)目檔案資料管理效能，也就成為管理過程中必須引起高度重視的問題。管理人員由于意識、能力等各方面的限制，廣播電視節(jié)目檔案資料管理人員的管理技術(shù)無法跟上現(xiàn)代信息技術(shù)的情形較為普遍，這就導(dǎo)致管理效能無法提升。因此，通過健全完善制度體系，及時提升管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)能力，通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業(yè)管理者尤其是節(jié)目檔案資料管理者及其主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該具備的重要意識，以此更好地實現(xiàn)節(jié)目檔案資料管理部門和采編部門之間的良性互動，讓各種資料得到高效處理和運用[2]27。
二、新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要性
目前，廣播電視節(jié)目日益豐富。與之相適應(yīng)的是，廣播電視節(jié)目檔案資料的種類也越來越豐富而多樣化，且數(shù)量呈現(xiàn)幾何級的增長，人們對此類資料的利用頻率、利用價值均在不斷增長。在此新的形勢下，人們已經(jīng)充分認(rèn)識到了切實強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的緊迫性、重要性。然而，當(dāng)前我國在此方面的實際情況是，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)在新的形勢下已經(jīng)逐步凸顯出更多的問題，比如內(nèi)容較為滯后、缺乏體系性、執(zhí)行力明顯不足等，部分廣播電視管理機構(gòu)所制定的制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時代的發(fā)展，無法滿足現(xiàn)代化管理的需求，其可操作性、指導(dǎo)性、依據(jù)性嚴(yán)重欠缺的情形較為常見，這些問題如若不加以解決，必將嚴(yán)重影響我國廣播電視事業(yè)的健康、長遠(yuǎn)發(fā)展。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，促使人們將這些新技術(shù)運用到廣播電視節(jié)目檔案資料管理的過程中，我國許多廣播電視專業(yè)機構(gòu)對此問題作出了積極的探索實踐。在實踐中目前已經(jīng)被廣為運用的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)，融合了數(shù)字技術(shù)，有力地促進(jìn)了我國廣播電視節(jié)目檔案資料管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進(jìn)程，極大地提升了節(jié)目檔案資料的使用效益，促進(jìn)了廣播事業(yè)的發(fā)展。但是，目前我國的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)還不夠健全完善，其處于積極的探索過程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費了人力、物力和財力，對于今后我國廣電媒體資產(chǎn)管理統(tǒng)一平臺的建立、廣電事業(yè)的長足發(fā)展帶來了極大的困擾，這些問題亟待通過制度完善予以解決。因此，切實加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度的建設(shè)，系不斷促進(jìn)我國廣電事業(yè)發(fā)展、滿足廣大人民群眾廣電文化需求的現(xiàn)實需要[3]45。
三、新形勢下加強廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的路徑
加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，能夠更加及時地總結(jié)廣電節(jié)目檔案資料管理工作中的經(jīng)驗，通過制度保障更進(jìn)一步地完善和規(guī)范廣電節(jié)目檔案資料管理工作的開展，更好地發(fā)揮廣電節(jié)目在提供信息資訊、服務(wù)社會大眾、滿足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。
1.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理重要性認(rèn)識。
當(dāng)前我國切實加強了廣電管理制度，對廣電節(jié)目的播出實施嚴(yán)格的審查制度，少數(shù)廣電節(jié)目還因未弘揚主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機構(gòu)禁播，廣電節(jié)目管理制度體系逐步規(guī)范化。但是，當(dāng)前廣電節(jié)目的檔案資料管理制度建設(shè)還無法適應(yīng)新形勢下廣電事業(yè)健康長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對廣電事業(yè)發(fā)展、滿足群眾廣電文化需要帶來嚴(yán)重障礙，其根源在于對廣電檔案資料管理重要性的認(rèn)識不足。據(jù)此，當(dāng)前應(yīng)不斷更新觀念、提升意識，充分認(rèn)識到廣電節(jié)目檔案資料管理對廣電事業(yè)發(fā)展的極端重要性，將其作為事關(guān)廣電事業(yè)發(fā)展前途命運的關(guān)鍵性工作狠抓落實，為更加深入推進(jìn)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)提供思想認(rèn)識上的保障，讓廣電節(jié)目檔案資料管理成為廣電經(jīng)營模式、發(fā)展趨勢、改革創(chuàng)新的憑證，同時通過這些節(jié)目檔案資料真實客觀記錄時展的軌跡[4]26。
2.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度。
目前，檔案管理的現(xiàn)代化手段不斷豐富，比如通過光盤、U盤、電子文件、網(wǎng)絡(luò)存儲等現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲方式存在穩(wěn)定性差、容易喪失磁性而丟失數(shù)據(jù)等問題，電子檔案如果保存的磁場、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學(xué)規(guī)范，便容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料的丟失，造成無法挽回的損失。為此，在現(xiàn)代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對廣電節(jié)目檔案資料的管理予以高度重視，嚴(yán)格要求、從嚴(yán)管理，以規(guī)范和嚴(yán)格的條款對此項管理工作進(jìn)行有效約束，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規(guī)定必須予以進(jìn)一步健全完善，同時切實加大監(jiān)督檢查力度，及時發(fā)現(xiàn)、糾正管理中的不規(guī)范行為，避免由于管理不規(guī)范而造成不必要、無法挽回的損失[5]36。
3.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度。
目前，我國廣電節(jié)目檔案資料管理制度存在科學(xué)化程度較低的問題，管理的不科學(xué)導(dǎo)致查找資料較為困難，嚴(yán)重制約了廣電節(jié)目檔案資料的利用效益。同時，因為管理的不科學(xué)容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料的霉變、數(shù)字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當(dāng)前我國廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度較低、系統(tǒng)性較差的弊病，對檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢到有效的開發(fā)利用，均應(yīng)形成科學(xué)、系統(tǒng)管理體系結(jié)構(gòu)，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的科學(xué)化程度，以科學(xué)化的管理提升檔案資料利用質(zhì)效。作為廣電事業(yè)的管理者，必須改變當(dāng)前依然存在的對檔案資料管理投入人、財、物較少的現(xiàn)狀，加大對廣電節(jié)目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個方面的工作環(huán)境，向科學(xué)管理要效益、要回報。
4.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理一體化程度。
廣電節(jié)目檔案資料是廣電人辛勤工作換來的寶貴資料，能夠真實、客觀記錄時代進(jìn)程，這些資料隨著時間的推移而越發(fā)彌足珍貴，如若由于管理不善而導(dǎo)致毀損、喪失，就會造成無法彌補的損失。相反地，通過采取切實有效措施加以妥善管理，這些廣電節(jié)目檔案資料就會在今后的適當(dāng)時間被加以利用，成為廣電部門乃至全社會的巨大精神財富。除此之外，部分廣電節(jié)目資料在今后能夠從其他不同的視角進(jìn)行再開發(fā)，對之前的舊有素材從新的角度進(jìn)行闡述，實現(xiàn)廣電節(jié)目資料的“循環(huán)利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致廣電節(jié)目資源的極大浪費。為此，必須通過加快廣電節(jié)目檔案資料管理一體化進(jìn)程的方法，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用建立不同部門之間溝通協(xié)作和資源共享的平臺，各部門在自有數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上融入跨部門的數(shù)據(jù)總庫，以管理的一體化實現(xiàn)廣電節(jié)目檔案資料的多重備份、循環(huán)利用，避免資料的損毀、喪失，同時提升資料利用效益。
5.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理專業(yè)化程度。
廣電節(jié)目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質(zhì)、專業(yè)化的人員進(jìn)行管理，但由于認(rèn)識上的不到位等諸多綜合因素，導(dǎo)致管理人員專業(yè)化程度明顯欠缺，許多非檔案專業(yè)的人員從事此項工作，甚至部分廣電檔案機構(gòu)沒有專門人員進(jìn)行管理，而是由兼職人員從事節(jié)目檔案資料的管理，嚴(yán)重影響了管理質(zhì)效。基于這樣的現(xiàn)實狀況，必須切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的專業(yè)化程度，打造過硬隊伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的業(yè)務(wù)管理人才，切實提升新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的質(zhì)效，更加充分發(fā)揮其各種效用。要認(rèn)真把好管理人員的“入口”關(guān)，讓更多的專業(yè)人員從事此項管理工作。切實強化對管理人員的在職教育培訓(xùn)，實現(xiàn)管理人員觀念的及時更新、專業(yè)知識技能的及時充實提高。加強職業(yè)認(rèn)同感、責(zé)任感教育，讓管理人員能夠主動適應(yīng)新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的新要求。
作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺
檔案資料管理研究:檔案資料管理中建筑工程論文
1當(dāng)前建筑工程大難資料管理工作存在的問題
1.1相關(guān)人員檔案意識薄弱。
眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時間內(nèi)如果沒有出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結(jié)束工程，但在短時間內(nèi)，沒能收集整理出的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下。
作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準(zhǔn)備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對資料的堅定，嚴(yán)重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進(jìn)而影響對檔案的優(yōu)化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。
因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制，因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任。嚴(yán)把各個環(huán)節(jié)的資料收集、整理與的檔案形成、保管工作，保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識。
當(dāng)前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴(yán)重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識與認(rèn)識，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識的情況下，進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實到部門以及人，從而提品質(zhì)案工作的自覺性與責(zé)任意識，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發(fā)揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機制。
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴(yán)重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負(fù)責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對工程檔案管理工作進(jìn)行多方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實處，還要保障這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機構(gòu)，根據(jù)市場的需求，建立開放、推廣、服務(wù)為一體的機制，進(jìn)一步開拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。
2.3明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)。
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國家頒布的相關(guān)規(guī)定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續(xù)的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團(tuán)隊。
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，成立相關(guān)的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進(jìn)行自我提升的同時制定相關(guān)的行為規(guī)范，對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。
3結(jié)語
總而言之，建筑工程的檔案資料管理對于建筑企業(yè)來講非常重要，因此，通過建立和完善相關(guān)的檔案管理機制，提高管理人員的檔案管理意識，明確好各項分工，聘請專業(yè)的人員進(jìn)行管理，提高建筑工程檔案資料管理的有效性。
作者：劉元元 單位：中鐵一局集團(tuán)建筑安裝工程有限公司
檔案資料管理研究:電力工程檔案資料管理問題及措施
摘要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域都得到了很大的變化，電力行業(yè)也不例外。同時，檔案管理的利用價值也越來越高，日益成為目前電力行業(yè)比較關(guān)注的問題之一。如何更好地管理檔案資料，是電力檔案工作的核心環(huán)節(jié)。
關(guān)鍵詞：電力工程；檔案資料；案卷質(zhì)量；信息化
1電力工程檔案資料管理現(xiàn)存問題
1.1重視度不夠，信息化意識不強
信息化建設(shè)，尤其是電力工程檔案信息化建設(shè)沒有受到足夠的重視，信息化意識不強是影響檔案信息管理的關(guān)鍵因素。一些電力企業(yè)沒有意識到電力工程檔案信息化建設(shè)的重要性，對其信息化建設(shè)以及信息技術(shù)的管理缺乏深入的研究。只注重檔案數(shù)字化，而忽略了相關(guān)發(fā)展配套技術(shù)。這種信息化建設(shè)只是流于形式的存在，不能適應(yīng)電力企業(yè)工程建設(shè)的需要。
1.2缺實用、有價值的電力檔案編研成果
電力檔案的編研工作是主動地、廣泛地、系統(tǒng)地開發(fā)利用電力檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的一種有效方式。就目前情況看，缺少實用、有價值的檔案編研成果。過去，檔案部門也搞過一些初級編研成果，但隨著計算機應(yīng)用于檔案管理，這些編研成果已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上電力檔案資料管理發(fā)展的需要。
2加強電力工程檔案資料管理措施
2.1重視電力工程檔案資料管理
在電力會議上，必須強調(diào)檔案工作的重要性，同時要求各部門及參建單位積極配合檔案工作，并經(jīng)常深入檔案室了解檔案整理情況，對檔案人員的辛勤工作提出表揚和鼓勵。電力工程檔案與項目建設(shè)是緊密相連的，工程形成的檔案隨著項目建設(shè)的推進(jìn)而逐步增加。由于文件形成與收集部門太多，為了保障工程檔案的完整和齊全，檔案人員明確有關(guān)部門人員的職責(zé)，從工程開工就注重收集檔案，堅持檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行，并遵循工程檔案形成的規(guī)律，及時敦促相關(guān)部門移交檔案，確保檔案工作穩(wěn)步有序開展。
2.2構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系
電力檔案工作是電力工程管理的一項基礎(chǔ)工作，是保障該工程一系列生產(chǎn)、經(jīng)營活動的合法權(quán)益，以及見證各階段歷史真實面貌的維護(hù)工作。針對基建期間電力工程檔案資料的要求，為了加強工程竣工文件的管理，確保工程竣工之后能按時、、完整、系統(tǒng)地做好竣工文件的移交、驗收工作，檔案室要求各參建單位按照文件規(guī)定及相關(guān)評價標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范表格，規(guī)范施工過程中形成的文件，并加強與施工、監(jiān)理、設(shè)計、調(diào)試等單位的工作聯(lián)系，對電力工程項目進(jìn)度及時跟蹤，對各單位項目所形成的文件材料隨時抽查，做到心中有數(shù)，同時對各單位工程檔案的收集、整理、歸檔等過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，不合規(guī)范的，及時反饋給各參建單位整改，避免事后不必要的返工。
2.3嚴(yán)格制定并認(rèn)真履行檔案管理制度
要把項目公司的管理方針真正貫徹落實到電力工程的檔案資料管理工作中。在工程一開始，就結(jié)合電力企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及上級有關(guān)項目管理文件，業(yè)主單位檔案部門編制了《項目管理體系文件》等11個檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，收集、整理了主要檔案法律法規(guī)。結(jié)合電力工程的實際情況，實施細(xì)則明確各參建單位在電力工程竣工檔案形成、歸檔、移交等方面的各自職責(zé)及工作要求，規(guī)定了竣工檔案的移交范圍、內(nèi)容、時間、組卷編制規(guī)范等具體要求，并明確提出電力工程的竣工檔案應(yīng)符合有關(guān)檔案法律法規(guī)及基建達(dá)標(biāo)和專項驗收標(biāo)準(zhǔn)的要求。
2.4提高專業(yè)技能，提升業(yè)務(wù)水平
檔案資料管理是一門專業(yè)性較強的工作，同時也是一門藝術(shù)。它不僅僅要求檔案人員確保文件收集的齊全、完整，更要求檔案人員做好檔案的科學(xué)分類、整理和立卷工作。為此，檔案人員除了要熟悉和了解電力工程建設(shè)和生產(chǎn)的流程，還必須了解電力工程所涉及各專業(yè)的部分知識以及各專業(yè)、各單位工程竣工文件形成的過程、內(nèi)容和范圍。檔案人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案工作的優(yōu)劣，特別是各參建單位的檔案人員流動大，業(yè)務(wù)能力參差不齊，大大影響整個工程的檔案資料管理水平。電力工程檔案工作始終堅持全過程的檔案培訓(xùn)教育與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案管理委員會采用多種形式對電力工程檔案網(wǎng)絡(luò)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。在工程檔案管理過程中，檔案管理部門經(jīng)常性地利用各種機會對施工單位資料管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)工作，并組織各施工單位之間進(jìn)行現(xiàn)場交流與互相取經(jīng)活動。根據(jù)工程進(jìn)展情況，配合監(jiān)理方有計劃地組織對各施工單位形成的施工文件包進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保在單位工程竣工驗收后案卷質(zhì)量處于受控狀態(tài)。
2.5做好工程檔案的歸檔工作
嚴(yán)格審查各參建單位的檔案，從其是否完整、齊全、，案卷質(zhì)量及規(guī)范性等方面逐卷、逐頁進(jìn)行。尤其是原材料出廠證件及現(xiàn)場復(fù)試報告，檔案人員要花大量的時間，對原材型號、規(guī)格、復(fù)試報告與跟蹤記錄一一核對，對不合格的案卷提出整改意見并限期完成。在竣工文件正式移交前，執(zhí)行文件編制方（施工單位）、監(jiān)理公司、建設(shè)單位質(zhì)檢部門（工程部、檔案室）三方會審，做好竣工檔案的交接工作。做好施工圖接收和管理。檔案室負(fù)責(zé)接收全部施工圖，了解施工單位所承擔(dān)的施工項目，按照合同要求，分發(fā)給施工單位和相關(guān)部門，并填寫分發(fā)領(lǐng)用記錄，同時也提供施工圖的查、借閱，并對施工圖進(jìn)行整理立卷。設(shè)備文件的收集和整理比較復(fù)雜，檔案人員應(yīng)做大量細(xì)致的工作：①及時掌握設(shè)備到貨和安裝時間，并深入現(xiàn)場了解、核對每一臺設(shè)備的型號、規(guī)格及出廠編號。在盡量將設(shè)備的合格證、出廠試驗報告、說明書、圖紙等收集齊全的前提下，做到與現(xiàn)場標(biāo)識一一對應(yīng)，以便機組投產(chǎn)后開展大小修和技術(shù)改造時設(shè)備文件的查閱。②對不熟悉或分類拿捏不準(zhǔn)的設(shè)備文件，虛心與各專業(yè)專工溝通，廣泛聽取各專工的意見，使設(shè)備檔案分類合理，便于查閱和利用。③對于不符合歸檔要求和缺少的文件材料，與物資部配合，一一催促有關(guān)廠家進(jìn)行整改并補充齊全。
3結(jié)束語
綜上所述，電力工程檔案資料管理工作達(dá)到了齊全、完整、和系統(tǒng)，案卷質(zhì)量符合要求，能夠真實地反映電力工程建設(shè)的全過程和面貌，而且適應(yīng)市場經(jīng)濟需要，能夠利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檢索，并在生產(chǎn)運行、維護(hù)和經(jīng)營管理方面發(fā)揮了比較顯著的作用。
作者：趙鳳環(huán) 單位：國電肇慶熱電有限公司
檔案資料管理研究:檔案資料管理建筑工程論文
1當(dāng)前建筑工程大難資料管理工作存在的問題
1.1相關(guān)人員檔案意識薄弱
眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時間內(nèi)如果沒有出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結(jié)束工程，但在短時間內(nèi)，沒能收集整理出的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下
作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準(zhǔn)備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對資料的堅定，嚴(yán)重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進(jìn)而影響對檔案的優(yōu)化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制
因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制，因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任。嚴(yán)把各個環(huán)節(jié)的資料收集、整理與的檔案形成、保管工作，保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識
當(dāng)前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴(yán)重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識與認(rèn)識，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識的情況下，進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實到部門以及人，從而提品質(zhì)案工作的自覺性與責(zé)任意識，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發(fā)揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機制
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴(yán)重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負(fù)責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對工程檔案管理工作進(jìn)行多方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實處，還要保障這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機構(gòu)，根據(jù)市場的需求，建立開放、推廣、服務(wù)為一體的機制，進(jìn)一步開拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。
2.3明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國家頒布的相關(guān)規(guī)定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續(xù)的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團(tuán)隊
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，成立相關(guān)的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進(jìn)行自我提升的同時制定相關(guān)的行為規(guī)范，對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。
3結(jié)語
總而言之，建筑工程的檔案資料管理對于建筑企業(yè)來講非常重要，因此，通過建立和完善相關(guān)的檔案管理機制，提高管理人員的檔案管理意識，明確好各項分工，聘請專業(yè)的人員進(jìn)行管理，提高建筑工程檔案資料管理的有效性。
作者：劉元元單位：中鐵一局集團(tuán)建筑安裝工程有限公司
檔案資料管理研究:城建檔案資料管理體系分析論文
摘要:本文以對城建檔案工作深入的研究和洞察,從歷史、現(xiàn)實和未來發(fā)展三個方面論述了城建檔案工作應(yīng)保持和鞏固現(xiàn)有管理體制的必要性,提出了“城建檔案工作源自建設(shè)事業(yè)發(fā)展,服務(wù)于建設(shè)事業(yè)發(fā)展,離不開建設(shè)事業(yè)管理體制;建設(shè)事業(yè)得益于城建檔案工作發(fā)展,交融于城建檔案工作發(fā)展,同樣離不開城建檔案工作發(fā)展”的核心觀點,在城建檔案管理體制之爭紛擾中淬取出鮮明深刻和尋根求本的立論依據(jù),有益于厘清爭議的本質(zhì)并采取明確果斷的決策,保持和促進(jìn)城建檔案工作和建設(shè)事業(yè)持續(xù)和諧發(fā)展。
關(guān)鍵詞:城建檔案工作;管理體制;爭議
1引言
目前,關(guān)于城建檔案工作管理體制的爭議比較大,從上到下議論紛紛,人心不穩(wěn),直接影響到了城建檔案日常工作開展和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。而且個別省市還從爭議發(fā)展到了行政操作層面,暴露出一系列現(xiàn)實問題。檔案行政部門提出城建檔案工作應(yīng)該整體劃歸檔案行政部門管理,其理由為:目前城建檔案工作體制是長期計劃經(jīng)濟形成的產(chǎn)物,不利于市場經(jīng)濟管理和依法行政,城建檔案工作始終屬于檔案工作,只能有一個行政執(zhí)法主體,那就是檔案行政部門,不能將執(zhí)法主體分割,從而使城建檔案工作的執(zhí)法主體為建設(shè)行政部門,而且將城建檔案工作整體劃歸檔案行政部門管理有利于整合檔案資源,實行大部門的管理體制。
應(yīng)該承認(rèn),這種觀點是有道理的,而且符合依法治國的基本方略和黨的十七大關(guān)于機構(gòu)改革的精神。問題是我國正處于社會轉(zhuǎn)型時期,這個轉(zhuǎn)型的過程是相當(dāng)長的,不是一蹴而就的;我國城建檔案工作由建設(shè)、規(guī)劃行政部門管理已經(jīng)有半個多世紀(jì)的歷史淵源,不能說存在就合理,但存在自然有其存在的原因和道理,變革則需要變革的準(zhǔn)備和環(huán)境。無數(shù)歷史事實和教訓(xùn)告誡我們,條件不成熟,變革不僅會事與愿違、適得其反,甚至?xí)斐蓢?yán)重的后果,帶來巨大的損失。我們從歷史、現(xiàn)實和未來發(fā)展三個角度對城建檔案工作進(jìn)行研究和論述,有助于我們看清問題的實質(zhì),有助于我們判斷和決策。
2歷史:
我國城建檔案工作管理體制形成和發(fā)展的歷程證明其是適合我國國情的,是有生命力的,是能夠持續(xù)發(fā)展的
2.1我國城建檔案工作管理體制是幾代黨和以及國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)高度重視、親切關(guān)懷、正確領(lǐng)導(dǎo)和大力倡導(dǎo)、積極推進(jìn)的結(jié)果,是在總結(jié)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上得出的共識。
1990年3月,國家檔案局經(jīng)請示總書記同意,印發(fā)了同志視察上海市檔案局工作時的重要講話。同志指出:“我對檔案工作重要性認(rèn)識的加深,是從市政建設(shè)工程中的管道問題開始的。從去年以來,我們在施工的過程中,屢次把管道挖破了,因此我就想到這個問題。……關(guān)于城市基礎(chǔ)設(shè)施竣工圖以及地形圖的完整,包括煤氣管、自來水管這些管道檔案的完整,還是應(yīng)該由建委領(lǐng)導(dǎo)。但是我認(rèn)為,檔案局應(yīng)該加以督促。”
1980年9月,中央書記處書記、國務(wù)院副總理萬里同志在全國科學(xué)技術(shù)檔案工作會議上的講話中指出:“你們提的科技檔案工作要以專業(yè)主管機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為主(曾三①同志插話:科技檔案專業(yè)性強,與生產(chǎn)、建設(shè)、科學(xué)研究聯(lián)系密切),我看可以這樣提吧,好不好!科技檔案以專業(yè)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為主(曾三同志:檔案部門進(jìn)行檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)),你們同意這個方針了吧(曾三同志:這回討論了)?定下來可以吧?這個工作不依靠各個專業(yè)機關(guān)加強不行,應(yīng)當(dāng)以他們?yōu)橹鳌１热缃ㄔO(shè)方面的檔案非以建委系統(tǒng)為主不行(曾三同志:城建檔案不是建委就搞不好),城建檔案歸城市建設(shè)委員會或規(guī)劃局嘛!”
1981年3月,曾三同志在國務(wù)院工業(yè)、交通等專業(yè)主管機關(guān)科技檔案工作情況交流會上的講話指出:“去年全國科技檔案工作會議上又一次肯定了科技檔案工作按專業(yè)統(tǒng)一管理的方針,后來國務(wù)院批準(zhǔn)的三委一局的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中,也做了明確的規(guī)定。”
國家檔案局原局長馮子直同志指出:城市建設(shè)檔案工作,在六十年代是在曾三同志的提議下,得到了、李富春、萬里等老一輩革命家的重視和支持,逐步引起人們的重視。黨的十一屆三中全會以后,隨著城市建設(shè)的發(fā)展,城市建設(shè)檔案工作有了很大的發(fā)展。這對城市的規(guī)劃、管理、建設(shè)起到了積極的作用。建設(shè)部為此做了大量工作。
1981年12月,國家檔案局副局長李鳳樓同志在城建檔案工作長沙座談會上指出:城建檔案管理工作是整個城市管理工作的一項重要內(nèi)容,城建檔案工作是在黨中央和國務(wù)院的重視和關(guān)懷下發(fā)展起來的;城建檔案館的基本任務(wù)是“在建委、城建局,有的是規(guī)劃局的領(lǐng)導(dǎo)下,對向它移交城建檔案的基層單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促和檢查”,城建檔案館“對外是市的城建檔案館,對內(nèi)則是市建委或城建、規(guī)劃部門的一個處(科)”。“確定這么一個工作體制,是為了更好地、更有效地把城建檔案工作開展起來,這并不是降低了對檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)的要求或者減輕了檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)的責(zé)任。相反,在這種新的形勢下,對檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)提出了更高的要求。各級檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān),今后要把城建檔案工作和城建檔案館的工作看作是整個檔案工作的一個組成部分,積極主動地配合各級建委、規(guī)劃部門、城建部門作好業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作。檔案業(yè)務(wù)管理部門還應(yīng)當(dāng)協(xié)助和配合建委和規(guī)劃部門、城建部門抓好城建檔案人員的培訓(xùn)工作。這項工作也是當(dāng)前城建檔案工作中一個迫切需要解決的問題,不把培訓(xùn)工作搞好,工作要開展起來是有許多實際困難的。”②
由此可見,對城建檔案按專業(yè)統(tǒng)一管理,各城市建立城建檔案館,由建設(shè)、規(guī)劃行政部門管理,全國由建設(shè)部統(tǒng)一管理是歷史發(fā)展和積累的結(jié)果,創(chuàng)業(yè)之初和發(fā)展的相當(dāng)長一段時期,不僅沒有管理體制之爭,而且正是因為國家檔案工作主要領(lǐng)導(dǎo)和檔案行政部門的促進(jìn),才逐步建立起各地城建檔案工作管理機構(gòu)和工作網(wǎng)絡(luò),開展城建檔案業(yè)務(wù)工作,并不斷發(fā)展壯大。
2.2多年來,全國人大、國務(wù)院、建設(shè)部、國家檔案局出臺了一系列與城建檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)和政策文件,對目前我國城建檔案工作管理體制進(jìn)行了明確要求和具體規(guī)定。
《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第四十五條、第六十七條和《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》第十七條、第五十九條及《汶川地震災(zāi)后恢復(fù)重建條例》第七十條,都規(guī)定建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門移交工程檔案資料,并賦予建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門對未按規(guī)定移交檔案的單位進(jìn)行處罰的職權(quán)。國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第二十七條規(guī)定:“科技檔案工作必須按專業(yè)實行統(tǒng)一管理。國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關(guān),應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案機構(gòu),加強對所屬企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”;第二十八條規(guī)定:“大中城市應(yīng)當(dāng)建立城市基本建設(shè)檔案館,收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長期和長期保存的基本建設(shè)檔案”;第三十五條規(guī)定:“國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府的各專業(yè)主管機關(guān),可以根據(jù)本條例的精神,結(jié)合本系統(tǒng)、本地區(qū)科技檔案工作情況,制定實施細(xì)則”。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳的《機關(guān)檔案工作條例》第四條規(guī)定:“中央和地方專業(yè)主管機關(guān)的檔案部門,應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制,負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查”。《檔案法》第七條規(guī)定:“機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員,負(fù)責(zé)保管本單位的檔案,并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)”。《檔案法實施辦法》第四條規(guī)定:“國務(wù)院各部門經(jīng)國家檔案局同意,省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意,可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法”。根據(jù)以上法律法規(guī)的精神,城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護(hù)部、國家檔案局1987年1月頒布了《城市建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定》((87)城辦字第585號),建設(shè)部制定頒發(fā)了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(建設(shè)部令第90號)、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》(建設(shè)部令第101號)、《城市地下管線工程檔案管理辦法》(建設(shè)部令第136號)等部門規(guī)章,并設(shè)立了“建設(shè)部城建檔案工作辦公室”,負(fù)責(zé)對各地區(qū)城建檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
2.3在目前我國城建檔案工作管理體制之下,我國城建檔案工作得到了持續(xù)健康發(fā)展,形成了相當(dāng)?shù)囊?guī)模,產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。
自上世紀(jì)六十年代以來,特別是八十年代以來,各省、自治區(qū)、直轄市建設(shè)廳(建委、規(guī)劃局)都建立了城建檔案工作管理機構(gòu),全國有600多個城市建委、規(guī)劃局設(shè)立了城建檔案館,1200多個縣建設(shè)局設(shè)立了城建檔案室(或館),共有從業(yè)人員9萬多人,館藏檔案1.8億余卷,城建檔案利用已累計產(chǎn)生80多億元可測算社會效益。這些城建檔案館(室)或是各城市建委(建設(shè)局)、規(guī)劃委(規(guī)劃局)的直屬事業(yè)單位,或是縣(市)建設(shè)局(規(guī)劃局)的內(nèi)設(shè)機構(gòu),其業(yè)務(wù)均歸口建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門管理。它們在服務(wù)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作,促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟與社會發(fā)展中,發(fā)揮了重要的積極作用,得到了各地區(qū)黨委、政府及社會各界的充分肯定和贊譽。目前,我國城建檔案工作體制從實體規(guī)模上已經(jīng)超過了現(xiàn)有綜合檔案管理體制。在建設(shè)部是一個工作辦公室,但在全國則是一個相當(dāng)龐大的體系,對我國建設(shè)事業(yè)而言,堪稱“牽一發(fā)而動全局”。
3現(xiàn)實:
我國城建檔案工作在建設(shè)事業(yè)現(xiàn)實土壤中的“三大創(chuàng)新”注定目前我國城建檔案工作與建設(shè)事業(yè)管理體制無法剝離
3.1業(yè)務(wù)工作創(chuàng)新
我國城建檔案工作是檔案實體管理與業(yè)務(wù)工作管理并舉,而以業(yè)務(wù)工作管理為重,已與建設(shè)行政程序融合在一起,創(chuàng)新形成了諸如建設(shè)工程檔案編制報送“一書兩證”制度、與工程質(zhì)量和安全監(jiān)督工作融合的工程檔案備案制度、工程檔案編制現(xiàn)場業(yè)務(wù)檢查和監(jiān)督制度等工作制度,通過抓建設(shè)工程檔案的真實性、系統(tǒng)性、完整性,保障了“高水平、可操作”的建設(shè)行政管理,促進(jìn)了建設(shè)工程質(zhì)量,促進(jìn)了建設(shè)工程規(guī)范管理,促進(jìn)了建設(shè)領(lǐng)域反腐敗工作。如建設(shè)工程檔案編制報送“一書兩證”制度就改變了綜合檔案事后管理的工作模式,突出的是“服務(wù)前移,職能前置”:在建設(shè)工程報建之初,建設(shè)單位要簽訂《報送建設(shè)工程檔案責(zé)任書》后才可以辦理規(guī)劃報建和施工報建手續(xù),明確建設(shè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)、主要技術(shù)負(fù)責(zé)人、專職檔案資料人員對建設(shè)工程檔案負(fù)終身責(zé)任,不僅要嚴(yán)格按照工程進(jìn)度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范如實編制工程檔案,還要經(jīng)常性接受檢查督促,按時報送移交,工程竣工移交使用后,發(fā)現(xiàn)檔案有問題,還要追究責(zé)任;在工程竣工驗收前,一定要將工程檔案報城建檔案館初步驗收,驗收合格取得《初驗認(rèn)可證》后才可以召開竣工驗收會;驗收備案后,要向城建檔案館完整移交建設(shè)工程竣工檔案,取得《報送建設(shè)工程竣工檔案合格證》后才可以辦理物業(yè)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。“一書兩證”制度把城建檔案工作與建設(shè)工程管理程序融合在一起,是一種程序性管理,是檔案工作的業(yè)務(wù)創(chuàng)新,管住了檔案的源頭,從真實、系統(tǒng)、完整編制工程檔案的角度出發(fā),促進(jìn)建設(shè)工程管理,實際上行使的是一種建設(shè)行政職能。長沙市城建檔案館最近幾年通過城建檔案業(yè)務(wù)工作創(chuàng)新,做到了建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)率、檔案收集率和檔案合格率都達(dá)到,每年接收檔案30000多卷,長沙市建設(shè)工程質(zhì)量也顯著提升。如果由檔案行政部門來管理城建檔案工作,不僅無法融入建設(shè)行政程序,而且根本無法收到建設(shè)工程檔案。
3.2專業(yè)領(lǐng)域創(chuàng)新
作為建設(shè)事業(yè)內(nèi)在機構(gòu),隨著各地城市建設(shè)迅猛發(fā)展,各市城建檔案工作內(nèi)涵不斷發(fā)掘、外延不斷拓展,城建檔案館的專業(yè)領(lǐng)域已大大超越靜態(tài)紙質(zhì)檔案庫房管理和查閱利用,已涵蓋地下管線GIS、建設(shè)信息中心、聲像多媒體管理、數(shù)字城建檔案館、數(shù)字城市基礎(chǔ)平臺、建設(shè)信息和建設(shè)成就宣傳展示等,這其中許多都是投資上百萬元、甚至是數(shù)千萬元的信息化工程,不僅成功解決了城建檔案信息資源整合和共享的問題,而且把城建檔案的現(xiàn)勢利用信息充分發(fā)掘和提取,極大地服務(wù)了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等工作,使城建檔案工作具有了異地備份、防災(zāi)救災(zāi)減災(zāi)和反恐應(yīng)急等戰(zhàn)略性作用和地位,遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超越了一般意義綜合檔案的查考研究、修史編志的作用。如長沙市城建檔案館由財政投資3370多萬元,開展了數(shù)字城建檔案館的建設(shè)工作,已完成了地下管線GIS的建設(shè),成為了全市建設(shè)信息中心和全市城市應(yīng)急管理決策平臺,從城市建設(shè)和管理的角度,根本離不開這一機構(gòu)和隊伍。
3.3法制建設(shè)創(chuàng)新
除國家法律、法規(guī)外,全國各地還出臺了一系列地方性法律、法規(guī),從機構(gòu)、職能、執(zhí)法主體、法律責(zé)任等方面都對城建檔案工作作為建設(shè)事業(yè)的重要組成部分進(jìn)行了規(guī)范。其中,不僅有城建檔案工作管理立法,還有城建檔案專門工作如地下管線工程檔案工作管理立法,還有大量政府規(guī)范。如西安市通過市人大出臺了《西安市城市建設(shè)檔案管理條例》,長沙市通過省、市人大出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》、懷化市通過市政府令出臺了《懷化市城市地下管線工程檔案管理辦法》、益陽市通過市政府令出臺了《益陽市城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理辦法》等。立法是現(xiàn)實需要的產(chǎn)物,是長期工作經(jīng)驗的總結(jié),是龐大公共資源和智慧的積累,更是對行業(yè)和社會未來發(fā)展的規(guī)范和指引。法不變,體制亦不可能變,變則勢必引起執(zhí)法和行政的混亂。而要變體制,勢必變法,更弦易轍,人為切斷城建檔案工作與建設(shè)事業(yè)管理體制的經(jīng)脈血肉。生剝硬奪,皮之不存,毛將焉附?
4未來:
我國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)工作自身發(fā)展離不開城建檔案工作
4.1我國是較大的發(fā)展中國家,城市化正處于起飛階段,我國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)工作相當(dāng)長時期仍將保持大規(guī)模高速發(fā)展,這種發(fā)展規(guī)模和速度將比城建檔案工作創(chuàng)業(yè)初期和發(fā)展早期還要顯著。城建檔案產(chǎn)生量、建設(shè)工作對城建檔案利用的需求依賴都只會是有增無減。從湖南省來講,以長株潭一體化“兩型”社會建設(shè)為龍頭,湖南“3+5”城市群正在崛起,今后5年城市建設(shè)投資將超過改革開放30年的總和。單單從長沙來講,2008年起就啟動了“大河西”先導(dǎo)區(qū)建設(shè),將在河西1200km2的區(qū)域再造“4個長沙”。在城建檔案工作異常繁重之際,體制爭議實在不是什么錦上添花的事。超級秘書網(wǎng)
4.2離開城建檔案工作,建設(shè)工作跨行業(yè)協(xié)調(diào)的行政成本將顯著增加,工作效能將顯著下降,建設(shè)工作將打亂仗。特別是基層建設(shè)管理工作如建設(shè)工程質(zhì)量和安全監(jiān)督、區(qū)縣建設(shè)管理等工作將無法落實,出了質(zhì)量和安全問題將無據(jù)可查。長沙市對建設(shè)工程的管理,包括工程質(zhì)量、安全檢查,包括對區(qū)縣(市)建設(shè)局的目標(biāo)管理考核,都必須有城建檔案館參加,離開了城建檔案工作,建設(shè)工作精細(xì)化管理就是一句空話,目標(biāo)管理也無從落實。
4.3目前我國建設(shè)事業(yè)不能承受分割城建檔案工作之痛。我國綜合檔案工作體系模型從人才、檔案實體來講,是上大下小,研究和管理力量及檔案實體價值主要集中在上層,特別是中央一級;而我國城建檔案工作體系模型從人才和檔案實體來講是上小下大,業(yè)務(wù)工作人才和檔案實體重點在基層。如果驟然將城建檔案合并到綜合檔案管理,因為專業(yè)隔閡和人才短缺等方面的原因,城建檔案工作從工作隊伍到工作能力、到檔案收集、到開發(fā)利用等方面肯定都會大滑坡,這對建設(shè)事業(yè)中長期以來形成的城建檔案工作和諧發(fā)展局面不啻是災(zāi)難性的后果。
5結(jié)論
我們認(rèn)為:我國城建檔案工作源自建設(shè)事業(yè)發(fā)展,服務(wù)于建設(shè)事業(yè)發(fā)展,離不開建設(shè)事業(yè)管理體制;建設(shè)事業(yè)得益于城建檔案工作發(fā)展,交融于城建檔案工作發(fā)展,同樣離不開城建檔案工作發(fā)展;目前和今后相當(dāng)長一段時期,我國城建檔案工作應(yīng)繼續(xù)保持和鞏固現(xiàn)有管理體制,進(jìn)一步加強城建檔案工作法規(guī)制度建設(shè),健全城建檔案工作機構(gòu),穩(wěn)定城建檔案工作隊伍,充實城建檔案工作專業(yè)技術(shù)力量,努力提高城建檔案工作現(xiàn)代化管理水平,積極為城市建設(shè)和經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。這是對我國建設(shè)事業(yè)的極大貢獻(xiàn),也是對我國檔案事業(yè)的極大貢獻(xiàn)。
