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高校文書檔案管理研究:論高校文書檔案管理專業(yè)化建設
［摘要］文書檔案是高校檔案的重要組成部分，文書檔案管理專業(yè)化程度決定著高校檔案管理的整體水平和質(zhì)量，也影響著文書檔案在促進學校改革發(fā)展中的利用價值。因此，學校檔案管理人員要提高對高校文書檔案管理專業(yè)化認識，堅持以人為本，創(chuàng)建專業(yè)化管理模式，培養(yǎng)職業(yè)化管理隊伍，改進專業(yè)化管理方式，提高文書檔案管理專業(yè)化水平，充分發(fā)揮文書檔案在高校發(fā)展中的服務功能。
［關鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有性和憑證性。學校各部門如何利用檔案為領導當好參謀，為學校事業(yè)發(fā)展提供服務，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標準化、科學化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業(yè)化認識
首先，樹立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認識。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國家對檔案任職既有規(guī)定的學歷標準，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓的專門機構、專門內(nèi)容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構的認定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強專業(yè)化意識。加強檔案文化建設，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂于奉獻、遵守法紀、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務工作“四忌”》一文中認為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務，四忌對查閱檔案的人員不嚴格監(jiān)視，對查閱過的案卷不經(jīng)檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務質(zhì)量專業(yè)化、學習培訓專業(yè)化、業(yè)務技能專業(yè)化。
再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關檔案管理和利用的專業(yè)化構建》一文中指出，檔案管理和開發(fā)專業(yè)化構建的路徑主要有：一是提高認識，轉變工作理念；二是提品質(zhì)案管理人員素質(zhì)，建設專業(yè)化隊伍；三是完善設備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉變，以保管為主向開發(fā)利用為主轉變，以管理型向服務型轉變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務、為人的發(fā)展服務的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業(yè)化過程必須規(guī)范化和標準化。要制定全國統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書檔案標準，克服各自為陣、各自為術、各自為范的局面，積極推進文書檔案建設一體化，充分發(fā)揮檔案服務、、便捷的功能。
二、創(chuàng)建文書檔案管理專業(yè)化模式
要提高高校文書檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設機構獨立、人員獨立、管理獨立、經(jīng)費獨立、業(yè)務獨立的檔案館。《甘肅省檔案管理條例》規(guī)定，機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費；應當重視檔案管理工作，提供必要條件，保障檔案工作的正常開展，設置檔案機構或者配備專（兼）職檔案工作人員負責檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導；檔案館建設應當符合國家和地方制定的檔案館建筑設計規(guī)范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應當具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學院，或者單位內(nèi)部設立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負責，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規(guī)范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進文書檔案管理專業(yè)化方式
文書檔案管理專業(yè)化建設主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標尺》一文中認為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保障、數(shù)據(jù)化為標準、信息化為手段，從管理工作的各項專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務者的工作重點集中到滿足被服務者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過程專業(yè)性、技術專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。
制度建設是文書檔案專業(yè)化建設的前提和基礎。《甘肅省檔案管理條例》規(guī)定，機關、團體、企事業(yè)單位應當建立、健全科學的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標準化，并逐步采用先進技術與設備，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
信息化建設是文書檔案專業(yè)化建設的基本方式。為了提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率，開發(fā)文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，更好地實現(xiàn)“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提品質(zhì)案的使用效率。劉向在《要提品質(zhì)案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認為，要提品質(zhì)案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據(jù)檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應檔案管理的特殊性。還要進一步完善軟件開發(fā)公司的售后服務，對檔案管理人員進行培訓，及時對軟件和系統(tǒng)進行升級。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標準化，助推社會保險業(yè)務檔案管理》一文中認為，要加強信息化硬件設施建設, 實現(xiàn)設備和技術的現(xiàn)代化，提高業(yè)務檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時配備業(yè)務檔案現(xiàn)代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備, 充分利用現(xiàn)代科學技術, 利用縮微技術、光盤技術在業(yè)務檔案管理中的作用。
四、培養(yǎng)文書檔案管理專業(yè)化隊伍
培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊伍是實現(xiàn)高校文書檔案管理專業(yè)化的關鍵。《甘肅省檔案管理條例》規(guī)定，檔案工作人員應當具備檔案專業(yè)及相關知識，做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務。機關、團體、企事業(yè)單位應當重視檔案工作人員的業(yè)務培訓，按照國家規(guī)定進行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。
文書檔案涉及學校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學校發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；，要有較高的業(yè)務能力，掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強的服務意識和良好的服務態(tài)度，為文書檔案充分利用提供快捷、品質(zhì)的服務。賢文在《建設一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊伍》一文中認為：“干部檔案管理隊伍應該懂得電子計算機操作和軟件設計的基本原理，能自如地運用電子計算機進行干部檔案材料的貯存、檢索，應該懂得錄像、復制、縮微等技術的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應該具有基本的化學、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應該懂得中國檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強文書檔案管理專業(yè)化隊伍建設，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發(fā)者和研究者轉變。
其一，加強檔案學學科和專業(yè)建設。完善、發(fā)展檔案學科知識體系，根據(jù)社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學本科和研究生專業(yè)，結合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，加強課程建設和教材開發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學研究人才。
其二，引進檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評定、推優(yōu)評優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學習或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應屆畢業(yè)生中選留檔案學專業(yè)大學生充實到檔案管理隊伍中，改善檔案管理隊伍的學歷、年齡、知識、學緣結構，增強檔案管理隊伍的整體活力。
其四，加強現(xiàn)有檔案管理人員培訓。對現(xiàn)有在職在崗檔案管理人員進行專業(yè)化培訓，建立學習型檔案管理組織，提品質(zhì)案管理業(yè)務素質(zhì)，培養(yǎng)職業(yè)化檔案管理隊伍。徐墨客在《精英成長需要專業(yè)化學生檔案管理》一文中認為，檔案管理工作應該是“潤物細無聲”的過程，要做到寧靜、細密、辛勤。辛勤即勤記，勤整理；細密即仔細、縝密；寧靜即靜下心來，不斷思考、研究、甄別。
其五，加強檔案課題立項和科學研究工作。“檔案館應當根據(jù)經(jīng)濟建設和工作的需要，開展對檔案的研究整理，有計劃地編纂檔案史料。”加強檔案研究基地平臺建設，培養(yǎng)和造就事業(yè)型、職業(yè)化、專業(yè)化的檔案管理隊伍，檔案管理人員除了完成日常檔案管理工作之外，必須開展科學研究工作。各級承擔檔案管理業(yè)務的政府部門和高校要加大投入，啟動檔案研究項目，加大課題規(guī)劃力度，培養(yǎng)科研創(chuàng)新團隊，支持和鼓勵檔案管理網(wǎng)絡化、信息化建設，研發(fā)標準化、規(guī)范化、兼容性、普遍適用性的檔案管理系統(tǒng)。
高校文書檔案管理研究:廣西民辦高校文書檔案管理存在的問題和建議
摘要 廣西民辦高校應當對文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案完整、、安全和有效利用，本文通過分析廣西民辦高校文書檔案管理工作存在的問題，提出了提升廣西民辦高校文書檔案管理工作的幾點建議，最終使民辦高校文書檔案管理實現(xiàn)法制化、制度化、規(guī)范化。
關鍵詞 廣西 民辦 高校 文書檔案
我國“檔案”的歷史可以追溯到公元前的殷商時期，距今已有三千多年，國之精華，國之薈萃，國之痕跡都體現(xiàn)在了檔案里面。自古以來我國就非常重視文書檔案的保管，使中華民族數(shù)千年的歷史得以延綿不斷的記載。而民辦高校的文書檔案是學校發(fā)展的原始記錄，是學校成長中的種種記載，也要受到重視和集中統(tǒng)一管理。
民辦高校大都是自籌資金辦學，沒有公辦學校強大的政府財政補貼做后盾，所以在廣西，很多民辦高校對檔案工作都不重視，出現(xiàn)了責任不明確，檔案管理制度不健全，檔案基礎設施不達標，檔案工作人員素質(zhì)不高等現(xiàn)象，造成了各種珍貴文書檔案散落于各科室，甚至掌握在部分教職員工個人手中。2016年，中共南寧市委員會辦公廳、南寧市人民政府辦公廳于2016年1月25日印發(fā)了《南寧市關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（南辦發(fā)（（2016）號）。《實施意見》是南寧市首次以市委、市政府兩辦文件聯(lián)合印發(fā)的加強檔案工作的重要指導性文件是市委、市政府高度重視檔案及檔案工作的具體體現(xiàn)。政府的硬性條件使得廣西民辦高校的檔案工作得到了高度重視，2016年，廣西民辦高校的檔案事業(yè)邁出了艱難的及時步，不久的將來，將會是一派興興向榮的景象。
1民辦高校文書檔案管理的內(nèi)容
（1）高校文書檔案記錄著高校發(fā)展的各種信息，反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，主要包括學校的教學管理、科研、社會服務、改革創(chuàng)新、重大會議、重要舉措、下發(fā)文件等多方面內(nèi)容，對學校教學、科研、管理、社會發(fā)展、歷史研究等具有利用價值的文件材料；（2）學校在各項活動中形成的對維護國家、學校和教職工權益具有憑證價值的文件材料；（3）學校需要貫徹執(zhí)行的上級機關、主管部門下發(fā)的指示、規(guī)定、辦法、批復等；同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；非隸屬關系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；（4）其他對學校工作具有查考價值的文件材料。
2廣西民辦高校文書檔案管理存在的問題
（1）對檔案工作不夠重視。很多民辦高校的主要領導對文書檔案的地位、作用及其重要性認識不足，領導干部主要注重教學的管理和學生的管理，對于學校的檔案管理工作無暇顧及。對文書檔案管理重視、支持不夠，檔案工作沒有列入年度工作計劃，未成立檔案工作領導小組；同時分管校領導對檔案工作日常檢查督促少，沒有認真解決檔案工作中存在的困難和問題；對檔案法律法規(guī)的學習宣傳重視不夠。
（2）沒有嚴格依法管理文書檔案。廣西很多民辦都沒有按法律要求集中統(tǒng)一保管學校的文書檔案，檔案仍散存在有關科室或經(jīng)辦人手中；檔案安全意識淡薄，全年未開展檔案保管安全檢查工作；未做到整理、閱覽、庫房三分開，有的甚至在檔案室中堆放雜物；部分民辦高校檔案管理制度沒有健全，有的制度沒有上墻。
（3）文件內(nèi)容多而雜，分類管理難度大。由于歸檔文書涉及教學管理、科學研究、黨建、后勤、財務等多個方面，還包括上級和學校內(nèi)部印發(fā)的各類紅頭文件、會議紀要、協(xié)議等重要文件，資料的形式（如：照片、光盤、硬盤、網(wǎng)盤）越來越多元化，對于各種各樣的文件，不能夠做到詳細分類，僅僅做了一些大致分類，在查找某個文件時，需要把整個相關大類的文件翻一遍，浪費了大量的工作時間。
（4）檔案室不符合規(guī)范。廣西民辦高校檔案室設施設備普遍比較簡陋，如沒有配備除濕機、防磁柜、溫濕度記錄儀等檔案管理必需的設施設備；溫濕度無法達到規(guī)定要求，檔案的安全保管和保護存在嚴重隱患。
（5）檔案工作機制落實不到位。主要體現(xiàn)在民辦高校對檔案工作認識不到位，沒有按要求建立健全檔案領導機構及檔案管理網(wǎng)絡，監(jiān)督和指導力度不夠，造成學校檔案工作滯后；檔案人員和檔案實體交接時未能履行好交接手續(xù)，造成檔案積壓，管理混亂，直接影響了學校檔案工作的開展。
（6）檔案隊伍穩(wěn)定性和綜合素質(zhì)不夠。廣西很多民辦高校文書檔案工作人員身兼數(shù)職、變動頻繁，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性；甚至有些學校根本就沒有專業(yè)的文書檔案管理人才，再加上檔案傳閱制度的不健全，一些重要的文書檔案在借閱后不能如期歸還，導致文書檔案流散在個人的手里，甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。
部分民辦高校文書檔案工作人員培訓不足、業(yè)務不精，工作主動性不強，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交等情況時有發(fā)生；個別檔案工作人員責任心不強，存在隨意應付了事思想。不督促借閱人填寫文書借閱登記表，時間一長，文書檔案就容易遺失。就會造成檔案室的文書檔案資料不齊全。
3提升廣西民辦高校文書檔案管理水平的建議
（1）學校領導要重視文書檔案工作。主要領導和分管檔案工作的領導要充分認識文書檔案工作的重要性，切實重視、支持和關心檔案工作，把檔案工作納入學校年度工作計劃和目標考核，建立健全學校檔案管理制度，完善人員選配、設施設備配備、資金保障，確保檔案工作正常開展，完善檔案管理網(wǎng)絡；同時，民辦學校要加大對《中華人民共和國檔案法》、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》以及《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（第30號令）的學習和宣傳力度，可以通過學校微平臺推送專題、開展主題學習會、印發(fā)宣傳資料、宣傳海報以及播放相關視頻等形式，深入開展檔案法律法規(guī)的學習和宣傳，切實增強學校教職工特別是領導干部依法治檔、依法管檔意識，提高執(zhí)行檔案法律法規(guī)的自覺性，提升民辦學校檔案管理的法制化、制度化、規(guī)范化水平。
（2）加大投入，保管條件不斷改善。廣西民辦高校要加大資金投入，成立綜合檔案室，對學校的文書檔案實行統(tǒng)一管理；設立獨立的檔案庫房，實現(xiàn)庫房、查閱和整理室“三分開”；庫房設施配備齊全，管理規(guī)范，檔案整理用具符合國家標準要求，保障檔案集中統(tǒng)一安全保管，為檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。
（3）加強檔案管理網(wǎng)絡信息化建設。隨著科技化、現(xiàn)代化、自動化、信息化的到來，高校應當做好電子文件的歸檔與接收、存儲與備份工作。如文本文件、圖像文件、音視頻文件等采用數(shù)據(jù)庫存儲目錄存儲、光盤存儲等。可以建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡備份到電子原件備份的有效備份，保障檔案管理的完整性。
借助于校園管理平臺搭建一個檔案信息管理系統(tǒng)，對各級訪問權限進行權限設置，不僅可以實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡信息化，還可以提高文件歸檔和查閱的方便快捷性。方便、高效、快捷的信息化文書管理系統(tǒng)，可以更好地解決歸類難的問題。
（4）加強檔案工作隊伍建設。民辦高校要加強文書檔案工作人員的選配和穩(wěn)定性，確保專（兼）職檔案管理人員必要的工作時間和工作條件；注重培養(yǎng)文書檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，因為文書檔案有部分文件屬于機密文件，必須確保文件的機密性，要守得住紀律。又要確保文書檔案管理的性、時效性、應用性。
完善檔案工作組織架構，成立檔案工作領導小組，加強學校檔案工作的業(yè)務監(jiān)督和指導；并積極組織專兼職檔案工作人員參加檔案業(yè)務知識培訓，豐富文書檔案管理人員的專業(yè)知識。到區(qū)內(nèi)外同類高校參觀學習，借鑒先進科學規(guī)范的管理方法，座談研討適合符合現(xiàn)代化檔案管理要求的檔案管理模式，同時可邀請專業(yè)人員來校開展檔案工作管理培訓，提高學校檔案工作隊伍的業(yè)務素質(zhì)和工作能力，確保檔案工作有序開展。
（5）切實開展整改提升工作。廣西民辦高校要認真履行文書檔案管理的各項職責，針對年檢中存在的問題，要認真組織檔案管理人員進行自查，查缺補漏，整改提升，尤其是學校領導要高度重視，制定整改方案，強化工作措施。
（6）建立完善的檔案收集與管理制度。為了保障檔案的整體質(zhì)量，根據(jù)檔案的保存價值與意義進行分類，明確文書檔案收集的范圍、時間及保管期限，嚴格按照公文的行文標準，進行裝訂、收集存檔。
4總結
文書檔案管理在高校中是一項重要的行政辦公工作，要做好文檔的收集、鑒定、統(tǒng)計等工作。隨著時代的發(fā)展，辦公自動化、網(wǎng)絡信息化是未來的發(fā)展趨勢，檔案管理工作人員要與時俱進，開拓思路，學習先進的檔案管理設備，探索適應時展的管理方法與模式，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《高等學校檔案管理辦法》等制度，Y合學校特點，完善健全檔案管理的管理體制，加強文書檔案的管理，積極解決文書檔案管理工作中存在的問題，更好地服務高校教學管理、科學研究、行政管理等部門，促進高校更好地發(fā)展。
高校文書檔案管理研究:高校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及對策研究
摘 要：在當今經(jīng)濟迅速發(fā)展的時代，人們對管理文書檔案的工作頗為重視。本文集中分析了現(xiàn)階段我國高校文書管理工作，討論了怎樣才能更好的完善高校文書檔案管理工作，并提出了最終解決方法。
關鍵詞：高校；文書檔案管理；現(xiàn)狀；對策
引言
文書檔案是非常必要的，它是最原始的信息記錄原件。即便我們已經(jīng)擁有大容量儲存的智能化計算機來作為存儲單位，但是由于文書檔案具有安全性、隱私性和不易管理等諸多因素，使得文書檔案不能夠被計算機所替代，例如在高校的行政管理事務活動中通常是采用文書管理來實現(xiàn)的。文書檔案也就是對通用文書所轉化的一部分檔案的習慣性稱謂，檔案中最重要的一部分便是文書檔案，它即反映了一個事物過去的發(fā)展歷程，又是對現(xiàn)代社會發(fā)展的記錄，因此在整個行政管理工作中的影響不容小覷。
文書檔案的質(zhì)量對文書檔案價值的衡量發(fā)揮著重要作用，尤其是在行政管理工作中離不開文書檔案的。目前高校的文書檔案管理仍然是存在著各種各樣的小問題，不能使文書檔案管理工作在學校中充分發(fā)揮作用，下文便是對現(xiàn)階段的一些高校文書檔案管理的問題進行討論。
一、高校文書檔案管理現(xiàn)狀與問題
1.1 文書檔案管理存在的主要問題
1.1.1 不能收集所需的文件材料，學校的各項工作和活動所產(chǎn)生的許多有價值的文件材料都將被文書檔案所保存，方便后人查看借鑒。高校對文書檔案管理工作一般是比較嚴格的，而且比較齊全的檔案資料保存也是非常不易的，文書檔案通常都是不夠完整的，也不能夠將高校的全部信息有效的體現(xiàn)出來的。對于那些不完整的檔案后續(xù)的編史修志更是難上加難。倘若能更好的完善文書檔案，這樣就能使學校的發(fā)展歷程更加系統(tǒng)和得到展現(xiàn)，同時作為重要的依據(jù)方便學校下一時期的發(fā)展。以下是目前高校文書材料不完整收集幾個重要方面：①較小的文件儲存；②短時間內(nèi)的材料詳細，時間久遠的非常缺乏；③較全的大部門文件，但缺乏小部門的文件；④紅頭文件較全，一般資料不全；⑤歸檔的檔案文件載體較小；⑥保存詳細的行政辦公室材料，但缺少圖書館收集資料；⑦材料的變化記錄不。
1.1.2 公文格式不規(guī)范 文書檔案都需要有一定的格式，與企業(yè)公文不同，需要具備相關的學校管理工作專業(yè)知識。參照《國家行政機關公文格式》撰寫公文才具備相關的格式規(guī)范，而高校公文格式不規(guī)范主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①公文撰寫標題不規(guī)范；②文件用紙不規(guī)范；③撰寫字體不規(guī)范；④公文撰寫復制粘貼嚴重；⑤公文公章不規(guī)范。
1.2 造成高校文書檔案問題的主要原因
1.2.1 一方面是較弱的管理意識和較落后的管理手段，不合理的設置了各部門管理員，從而不能進行文書管理工作，很大程度上影響了檔案的收集率。
1.2.2 另一方面，學校沒有固定的管理隊伍，而且文書管理人員經(jīng)常變動，因此不能連續(xù)的進行文書管理，更無法使學校的歷史全貌得到完整的展現(xiàn)。
1.2.3 由于近年來科技的迅猛發(fā)展，使得學校辦學水平得到提升，加上計算機技術在各個領域的不斷發(fā)展的應用，現(xiàn)在的高校檔案部門大都采用軟件來對檔案進行管理，從而形成了微機化的管理模式。當前在對材料進行入檔時大都采用兩種方式：①只存軟盤，不進行留底保存，但是當前的檔案室時很難將其進行長期保存的，這也就是多媒體資料存儲的缺陷。②將文件資料存入軟盤時，這僅僅由計算機實行打印工作，但是沒有檔案室的蓋章和編號，以至于檔案室不能夠了解資料出入，這樣就造成檔案的入檔毫無秩序。而且，偶爾出現(xiàn)的計算機系統(tǒng)問題也會導致的資料丟失。
1.2.4 文書檔案管理人員素質(zhì)不高 文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，檔案工作質(zhì)量如何取決于檔案管理人員自身的素質(zhì)。部分檔案管理人員不注重提高職業(yè)道德修養(yǎng)，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續(xù)提升。
二、提高高校文書檔案管理工作效率對策
2.1 檔案管理也要不斷的學習向前看 千萬不要被傳統(tǒng)管理方法所束縛，導致高校的檔案管理工作變得簡單而死板。想要突破固有的低效率檔案管理現(xiàn)狀就必須尋求突破創(chuàng)新。首先就應該從普通的管理人員開始，只有創(chuàng)新才可以使得檔案管理方法來適應時代的需求。因此，在新時代的形勢下，高等院校的領導者和文書檔案管理工作人員就必須突破舊觀念。只有這樣，才能夠發(fā)揮其在整個管理工作中應有的作用。
2.2 走創(chuàng)新之路，做好內(nèi)部改革 文書檔案管理的工作人員不能循規(guī)蹈矩，堅持走創(chuàng)新之路就是打破循規(guī)蹈矩找到解決問題的新方法。想要做到檔案管理工作的創(chuàng)新就必須基于內(nèi)部的改革，通過績效考評給予工作人員一定的物質(zhì)獎勵有利于檔案管理人員更好地為高校內(nèi)部檔案管理服務。
管理制度是另一大創(chuàng)新內(nèi)容，通過管理制度的創(chuàng)新推動檔案管理工作的質(zhì)量和效率。西南民族大學便是采取加強檔案規(guī)范化管理地方法從而提高管理工作的效率和質(zhì)量。在2004年建立了集“文書、教學、學生”等檔案管理為一體的綜合檔案館，巨額的資金投入為其準備了更好的條件，學校還成立了專門的檔案管理工作小組，由此可見管理制度的創(chuàng)新對提品質(zhì)案管理效率和質(zhì)量是非常有幫助的。
三、結語
文書檔案管理工作在高校管理工作中是非常重要的。高校文書檔案管理要加強對制度的更新完善，要使檔案管理在有效的制度下進行，以便能在新時期能夠更好迎接新挑戰(zhàn)，取得更大的進步。此外針對檔案管理人員，不要被舊觀念所束縛，要積極探索新的文書檔案管理方法，同時要加強對自身技能的練習，以此來使檔案充分發(fā)揮其作用，更好的完善學校的教學、科研和管理等。
高校文書檔案管理研究:高校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及對策研究
摘要： 隨著社會的發(fā)展，文書檔案管理工作越來越具有挑戰(zhàn)性。本文對高校文書管理工作的現(xiàn)狀和問題進行分析，探討了如何才能做好高校文書檔案管理工作，最終提出解決對策。
0 引言
文書檔案作為信息的最原始記錄，具有重要作用，雖然現(xiàn)代化計算機具有同樣存儲的功能，由于文書檔案本身具有安全性、隱私性和不易管理等因素，因此目前來講計算機存儲不可能替代文書管理，尤其是在高校的行政管理事務活動中文書管理是必不可少的。所謂的文書檔案即由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂，文書檔案是檔案的重要組成部分，它既是對一個單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在建設狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中有著至關重要的作用。
另外，衡量文書檔案價值的關鍵因素是文書檔案的質(zhì)量，文書檔案在行政管理中有著非常重要的作用。在高校機關的文書檔案管理工作中，或多或少地也存在一些問題，影響著文書檔案管理工作的正常進行，接下來將討論高校文書檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題。
1 高校文書檔案管理現(xiàn)狀與問題
1.1 文書檔案管理存在的主要問題
1.1.1 文件材料收集不太齊全 文書檔案是為了保存學校在各項工作與活動中所形成的有價值的文件材料的原始記錄，供后人查閱借鑒。高校對文書檔案管理較為苛刻，但是想保存齊全的檔案資料非常困難，一般的文書檔案都缺乏完整性，很難真實有效的反映出高校的全部信息。一些檔案支離破碎會影響后續(xù)的編史修志工作。如果文書檔案得到了修復，就能系統(tǒng)而地反映學校的發(fā)展歷史和過程，為學校下一時期的發(fā)展提供依據(jù)。而目前高校文書材料收集不齊全體現(xiàn)在以下幾個方面：①文件存儲量小、不完整；②短時間內(nèi)的材料全，距離久遠的少；③大部門文件比較全，小部門的文件較少；④紅頭文件較全，一般資料不全；⑤歸檔的檔案文件載體較小；⑥行政辦公室材料保存齊全，圖書館收集資料樣本少；⑦缺乏有效的變化記錄。
1.1.2 公文格式不規(guī)范 文書檔案都需要有一定的格式，與企業(yè)公文不同，需要具備相關的學校管理工作專業(yè)知識。參照《國家行政機關公文格式》撰寫公文才具備相關的格式規(guī)范，而高校公文格式不規(guī)范主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①公文撰寫標題不規(guī)范；②文件用紙不規(guī)范；③撰寫字體不規(guī)范；④公文撰寫復制粘貼嚴重；⑤公文公章不規(guī)范。
1.2 造成高校文書檔案問題的主要原因
1.2.1 一方面是管理意識薄弱、管理手段落后，部門的管理員崗位設置不合理，使得文書管理并不規(guī)范，檔案收集效率也大大降低。
1.2.2 另一方面，高校檔案管理隊伍不穩(wěn)定，文書管理人員流動性較大，使得文書管理并不連續(xù)，長此以往會使得文件材料的缺失和不完整，不能系統(tǒng)完整地反映單位的歷史全貌。
1.2.3 隨著高校辦學條件的改善和計算機技術在學校各項工作中的廣泛推廣和應用，高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設備，購置了檔案管理軟件，實現(xiàn)了微機化管理。目前，在文件材料的歸檔上往往有兩種傾向：①只存軟盤，不打印文字材料進行留底保存，就某些檔案室目前的保管情況來看，恐怕很難達到長久保存的目的，這就是多媒體資料存儲的缺陷。②有些文件資料存入軟盤，但只是通過計算機打印出來，卻未經(jīng)檔案室登記、蓋章和編號等，因此檔案室就無法掌握資料的進出，使得整個檔案入檔過程變得很不規(guī)范。除此之外，計算機的系統(tǒng)問題也會導致資料的丟失以及無法補回，資料的齊全度也會受到影響。
1.2.4 文書檔案管理人員素質(zhì)不高 文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，檔案工作質(zhì)量如何取決于檔案管理人員自身的素質(zhì)和對工作的責任感。缺乏檔案管理的知識會使得檔案管理不符合原則性，案卷保管期限劃分混亂或者全宗檔案收集不齊全導致文書檔案管理工作不能順利進行。部分檔案管理人員不注重提高職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續(xù)提升。
2 提高高校文書檔案管理工作效率對策
2.1 檔案管理應重視突破 一直以來，傳統(tǒng)管理方法一直束縛著管理，導致高校的檔案管理工作變得簡單而死板。管理人員總是以舊有的意識來看待文書檔案管理工作覺得檔案管理工作即是收發(fā)檔案和存檔保管，只要資料不泄密就算是做好了檔案管理工作。想要突破固有的低效率檔案管理現(xiàn)狀就必須尋求突破創(chuàng)新。首先就應該從普通的管理人員開始，采取科學的管理方法來克服管理中的缺陷，克服傳統(tǒng)的思維。創(chuàng)新才可以使得檔案管理方法來適應時代的需求。只有足夠重視檔案管理以及制度的創(chuàng)新，才能使高校文書檔案管理工作質(zhì)量得到提高。因此，在新時代的形勢下，高等院校的領導者和文書檔案管理工作人員就必須突破舊觀念，創(chuàng)新對文書檔案管理工作的認識。只有這樣，才能提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也才能夠發(fā)揮其在整個管理工作中應有的作用。
2.2 走創(chuàng)新之路，做好內(nèi)部改革 文書檔案管理的工作人員不能循規(guī)蹈矩，堅持走創(chuàng)新之路就是打破循規(guī)蹈矩找到解決問題的新方法。想要做到檔案管理工作的創(chuàng)新就必須基于內(nèi)部的改革，通過績效考評給予工作人員一定的物質(zhì)獎勵有利于檔案管理人員更好地為高校內(nèi)部檔案管理服務。
管理方法的創(chuàng)新，使我國在政治、經(jīng)濟、文化各方面都得到了長期有效的發(fā)展，在這新形式下，高校各學院的領導更需要趁著這股東風在文書檔案工作管理的方式方法上謀求創(chuàng)新，科學的管理方法和創(chuàng)新的管理方式才能提高工作效率，促進文書檔案管理工作的有序進行。比如檔案管理加入現(xiàn)代信息化設備，提高效率的同時降低檔案管理工作的難度。打造一個“文檔一體化”信息化管理系統(tǒng)，通過資料備案和系統(tǒng)管理的方法，把文件資料自動錄入到檔案庫中，從而實現(xiàn)公文處理和檔案歸檔的全程管理。這在保障工作質(zhì)量的前提下有效地提高了工作人員的工作效率，節(jié)約人力資源的同時，文書檔案管理工作人員的素質(zhì)也可以通過培訓得到提高。
管理制度是另一大創(chuàng)新內(nèi)容，通過管理制度的創(chuàng)新推動檔案管理工作的質(zhì)量和效率兩不誤。高等院校要想做好文書檔案工作必須采取科學合理的管理制度，就要嚴格實行部門立卷的歸檔制度。西南民族大學就采取了加強檔案規(guī)范化管理來提高管理工作的效率和質(zhì)量。在2004年建立了集“文書、教學、學生”等檔案管理為一體的綜合檔案館，加大經(jīng)費的投入給辦公條件巨大的支持，學校還成立了專門的檔案管理工作小組，大大提高了工作人員的積極性和管理效率，這證明了管理制度的創(chuàng)新是提品質(zhì)案管理效率和質(zhì)量的保障。
3 結語
文書檔案管理工作是各個高等院校管理工作中不可缺少的一部分。新時期面臨新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，高校文書檔案管理工作應繼續(xù)完善管理制度，為文書檔案管理提供制度保障。檔案管理人員也應突破舊觀念的束縛，尋求文書檔案管理方法的創(chuàng)新，并不斷提高自身的專業(yè)技能水平，這樣才能更好地發(fā)揮檔案的作用，為學校的教學、科研和管理服務。
高校文書檔案管理研究:做好高校文書檔案管理工作的幾點思考
【摘要】當前，高校文書檔案管理中存在認識、重視不夠和立卷質(zhì)量不高等問題。針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，通過分析，本文對高校文書檔案管理提出了制定高校文書檔案管理辦法，建立覆蓋學校的檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)，加強高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接。
【關鍵詞】高校;文書檔案;問題;對策
高校文書檔案真實地反映了學校的教學管理、教學實踐、教學研究、學生管理等全過程,是高校教育管理工作的真實記錄,高校檔案的管理最終是將其再利用于教育管理本身,為高校運行管理與各項改革服務。文書檔案管理是高校管理向制度化、規(guī)范化、科學化方向發(fā)展的重要標志，是不斷提高校管理水平的需要，因此，做好高校文書檔案管理工作具有十分重要的意義。本文將從以下幾個方面就高校文書檔案管理工作談點看法。
1 高校文書檔案管理中存在的問題
1.1 對高校文書檔案管理的作用認識不夠:高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以檔案是否真實、齊全、完整極為重要。絕大多數(shù)人沒有把立卷歸檔工作當回事，對其重要性認識不夠。
1.2 對高校文書檔案管理工作重視不夠:文書檔案管理工作是高校管理中很重要的工作之一，受歷史條件的限制，現(xiàn)行高校文書檔案管理主要針對的是校級檔案管理，對校二級檔案的管理沒有做出明確規(guī)定，致使教學管理和教學評估中所必須的教學計劃、教學日歷、教案試卷、學生平時成績、畢業(yè)實習設計等一系列基本文件和材料，未全納入檔案管理中，或者有些雖然具備，但不完整或不規(guī)范，給后續(xù)工作造成一定的困難。
1.3 文書檔案立卷質(zhì)量不高:凡是反映本單位或者部門，工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等均應立卷歸檔，檔案立卷要與時俱進，檔案收集得齊全，就能、系統(tǒng)地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。
1.4 檔案材料歸檔措施不到位:近年來，高校辦公自動化程度不斷提高，電腦、復印機、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。
1.5 管理工作人員積極性不高:有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏相關方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。
2 解決高校文書檔案管理問題的措施
針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對高校文書檔案管理對策的一些看法。
2.1 制定高校文書檔案管理辦法:單位或者部門要根據(jù)實際情況實際需要出臺相應的高校文書檔案管理制度，由專人、專崗、專室管理文書檔案，使文書檔案管理日常化、制度化。
2.2 建立覆蓋學校的檔案網(wǎng)絡系統(tǒng):隨著計算機的應用，電子檔案發(fā)展迅速，高校作為科教興國戰(zhàn)略的主陣地，在一定程度上代表了我國先進的生產(chǎn)力，理應充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，成為我國檔案系統(tǒng)中新技術和新規(guī)則應用的先導，與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案的管理需要信息、計算機、網(wǎng)絡等多方面知識、技術和相應的硬件做支撐。根據(jù)高校檔案管理實際現(xiàn)有條件，檔案管理的電子化是一個系統(tǒng)、艱難的長期工程，不能一蹴而就。所以，首要任務是規(guī)劃、確定學校電子檔案管理的不同階段的發(fā)展目標，制定切實可行的計劃。檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)健全后也便于大家交納電子檔案材料。
2.3 文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關。小、文體格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的銜接。
2.4 與時俱進，轉變觀念:文書工作人員必須努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，文書檔案管理工作不僅要繼承傳統(tǒng)的做法，而且做到開拓進取，與時俱進，轉變傳統(tǒng)的檔案觀念，借助現(xiàn)代化手段，使得高校文書檔案管理順利的進入到全盤信息管理工作中。
2.5 提高高校文書檔案管理人員的專業(yè)技能:高校文書檔案管理工作人員要不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理業(yè)務和計算機應用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務各種培訓。要自覺學習新知識、新業(yè)務，提高應用計算機、外語、網(wǎng)絡技術的能力和水平，努力打造成為管理型、技術型和復合型的專業(yè)人才。
2.6 提高文書檔案管理工作人員的積極性:學校要從戰(zhàn)略高度重視檔案管理工作，建立健全相關激勵機制，提品質(zhì)案工作人員的積極性，搞好宣傳，讓職工提高認識，促進文件材料的收集工作；其次要增強文書檔案管理工作人員的責任感，把好人員變動關、調(diào)入關。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實地、實事求是的工作作風和工作態(tài)度，把好業(yè)務技能關。
總之，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。
