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高校會計電算化思考分析:當前高校會計電算化存在的問題及對策
【摘 要】 會計電算化的應用是高校會計制度改革和高等教育發展的必然結果。本文探討了當前高校會計電算化工作中存在的一些問題，提出了選擇適用的會計核算軟件、改善會計電算化的運行環境、落實會計電算化檔案管理、完善內部控制制度、加快會計信息化建設的對策建議。
【關鍵詞】 高校； 會計電算化； 問題； 對策
一、引言
會計電算化是信息時代的產物，隨著近年來知識經濟的蓬勃興起，高校會計電算化取得了突破性的進展，形成了政府大力支持、高校積極參與、軟件商競爭有序的格局。我國加入wto后，高校對財務信息的要求越來越高，財務管理從會計電算化的核算型向管理型轉變，對會計電算化提出了更高的要求，標志著會計電算化新的一場革命的到來。與此相應的是，會計電算化系統的安全問題日益突出，制約了會計電算化的進一步發展，在工作實踐中存在著一系列亟待解決的問題。
二、高校會計電算化問題分析
隨著高校會計電算化程度的日益提高，高校會計電算化軟件、基礎、安全和人才都出現了不同程度的滯后現象。
（一）會計電算化軟件開發滯后
市場上的財務軟件可謂百花齊放，各軟件的水平參差不齊。我國高校財務軟件設計思想大多是考慮會計核算，不具有事前預測、事中控制、事后分析決策等管理會計功能，軟件沒有充分發揮電算化對強化財務管理的作用，缺少財務分析功能，使得財務部門不能在資金管理、投資決策、分配政策等方面很好地發揮監督和參謀助手作用。
1.會計電算化系統是對傳統會計處理手段的“模擬”。會計電算化可以說是傳統手工會計信息系統的“計算機復制”，這種電算化僅僅是把計算機當作高速運算的工具，模擬手工會計模式去完成原有的數據處理任務，遵循的仍然是傳統的會計循環理論，忽視了應用現代信息技術去改造傳統會計，從而達到高校財務信息管理的需求。
2.會計電算化程度不深。目前，我國會計電算化僅僅實現了財務會計的電算化，沒有實現管理會計電算化，更不是完整意義上的會計電算化。完整意義的會計電算化應該是財務會計電算化和管理會計電算化的有機結合。既然財務會計與管理會計數據同源，管理會計電算化就可以采用財務會計電算化提供的數據生成管理報表。然而，由于管理會計的規范性和可操作性都不及財務會計，少數軟件開發商雖已涉及到erp，但其技術還不夠成熟，離高校財務信息的實際需要相差甚遠。
3.會計電算化信息共享程度不高，財務軟件局限于財務部門使用，其他部門不能及時查閱和掌握相關的財務信息，財務人員必須對會計電算化系統中的數據輸出后進行整理，提供決策的信息總是滯后于經濟業務的發生，同時也增加了財務部門的管理成本。
作為通用的高校財務軟件，應該既符合高校實際情況，又要滿足各種類型學校的管理工作需求，這就需要軟件功能具有很強的靈活性。隨著高校間的市場競爭日趨激烈，如何加強財務管理、控制費用、增加收入都對高校財務軟件提出了更高的管理要求。
（二）會計電算化基礎工作薄弱
當前，高校電算化管理工作薄弱，新的內部控制制度、會計基礎管理工作存在著很多不足，使得會計電算化不能正常健康地發展。會計電算化基礎管理工作主要包括會計制度是否健全、核算規程是否規范、基礎數據是否完整等，這是搞好電算化工作的重要保障。計算機處理業務，要求會計數據輸入、業務處理及相關制度規范化、標準化，使電算化會計信息系統順利運行。會計電算化的應用和發展把高校財務人員從繁重的手工工作中解脫出來，但高校會計基礎工作的不健全，使得會計信息不能被合理使用，沒有充分發揮會計電算化對高校會計工作的作用。
（三）會計電算化系統脆弱
1.數據安全風險。在手工方式下，財務信息以賬、證、表等形式存儲在紙介質上，修改過的會計憑證或賬簿可以從財務人員筆跡和印章上分清責任，但是電算化系統的會計數據直接存儲在磁盤上，對電子數據的非法修改可以做到不留痕跡，存在著檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的數據風險。利用計算機的舞弊具有很大的隱蔽性，被發現的難度較之手工會計系統更大，其造成的危害和損失也更大。因此，在電算化系統下做好安全保密工作意義重大。
2.管理安全風險。由于相關人員缺乏計算機信息安全基本知識，不遵守本部門的信息安全規則，造成數據損失等，很多財務工作人員普遍對病毒的危害性程度認識不夠，任意從互聯網上下載資料，在計算機間、局域網和互聯網之間交替使用軟盤和可移動硬盤、u盤，將計算機病毒帶入財務系統中。另外，由于一些計算機的配置較低，安裝防病毒軟件后計算機運行速度會受到影響，一些員工對安裝的防病毒軟件私自卸載，造成整體防病毒工作的被動。因此，往往由于某一個人使用過程中的疏忽而給整個會計電算化系統帶來風險。
3.非人為事故風險。如意外事故，包括非預期的、不正常的程序結束操作造成的故障、由于電源故障造成各種設備無法使用、存儲數據的輔助介質部分或全部遭到破壞、已輸入數據的憑證丟失等。如果這些數據已經及時備份尚可恢復，如果未及時備份，則造成財務數據將長期丟失，給高校造成不可估量的損失。
（四）會計電算化人才緊缺
會計電算化方面的專業人才缺乏一直是制約會計電算化發展的“瓶頸”問題。目前，相當一部分高校財務人員的會計實踐工作經驗豐富，但對計算機的軟硬件知識了解甚少，他們只能機械性地使用財務軟件，一旦計算機出現故障，就束手無策。如果出現誤操作，可能就會使自己長時間的工作成果付諸東流，嚴重的可導致財務數據丟失、系統崩潰。人才因素在一定程度上成為制約我國高校會計電算化進程的重要因素。
三、高校會計電算化發展的對策建議
（一）選擇適用的會計核算軟件
在會計電算化實施過程當中，使用的財務軟件必須符合國家統一的會計制度規定，保障會計資料質量和財務工作正常進行。高校要重視財務軟件的選購問題，選擇適用于財務管理需要的會計核算軟件，一方面進行大量的市場調研和測試，選擇能滿足高校內部管理需要的、適合本校的財務軟件；另一方面，高校應將應用商品化財務軟件與自主開發相結合。通常的商品化軟件總是只能反映某一類用戶共同的需求，而不能充分照顧到每一個用戶的具體情況。為了提高財務工作的效率，有實力的高校應將商品化財務軟件和自主開發結合起來，利用本校的計算機技術力量，對商品化財務軟件未能提供的功能加以補充，對其不完善的功能加以完善，服務于高校管理需要。
另外，從網絡技術角度出發，著眼于今后軟件的升級換代和功能的提升，應充分考慮到網絡安全、第三方接口輸入輸出的開放、大型數據庫技術等內容，讓財務系統走上信息系統的高速公路。
（二）改善會計電算化的運行環境
1.加強會計基礎管理工作。
會計電算化要向規范化、標準化的方向發展，就必須加強高校會計電算化的基礎工作，引進先進的電算化管理理念，改進高校會計工作傳統的管理模式。隨著會計電算化工作的進一步深入，與計算機應用相適應的管理制度建設將與軟件的應用并駕齊驅，會計電算化系統必須有一套與之緊密結合的組織措施，形成的會計電算化制度體系，才能充分發揮其效用，為進一步編制財務報告提供的依據。要完善電算化管理制度體系，包括高校會計人員上機操作規定、系統維護規定、檔案管理規定等等，做到有章可循，更好地對會計日常事務進行處理，保障會計信息和財務管理的安全、，為高校的發展提供財務管理保障。
2.重視復合型人才的培養。
高校要加強復合型財務人才的培養，使財務人員既掌握扎實的會計理論知識技能，還對計算機知識有深刻的了解，快速、周到、地掌握會計電算化的系統知識、能處理計算機一般性故障，培養出對會計電算化接受能力強、既懂會計知識又有一定計算機水平的復合型人才。高校應時刻關注會計電算化的發展，培訓會計電算化骨干力量，對在職財務人員進行培訓，更新知識結構，為社會輸送新的血液，提高財務人員的會計電算化管理和應用水平，加快會計電算化進程。
3.做好會計數據的安全保密工作。
高校要加強會計電算化安全防范意識，把數據安全問題放在工作首位，在思想上高度重視，建立多級備份機制。對于財務數據應定期進行備份，要按照“積極預防、及時發現、快速反應、確保恢復”的要求做好數據備份工作，備份數據要保存在安全的多個存儲介質上，必要時使用壓縮軟件、加密軟件對備份數據壓縮、加密。定期將必要的備份數據刻錄到光盤中，重要的數據好制作兩個以上拷貝且存放在不同的地點，保障數據在損壞后可以及時恢復。同時，對計算機操作系統制定合理的數據訪問的用戶賬號、權限設置、密碼，保障數據的安全。提醒用戶不使用簡單的密碼，并定期修改密碼，防止泄漏賬號及密碼。網絡系統軟件、數據庫管理系統軟件、財務軟件本身有安全漏洞，要及時安裝的補丁程序或升級，提高整個系統的安全性，更好地保障數據的安全。
（三）落實會計電算化檔案管理
實現電算化后，對會計檔案管理技術也提出了新的要求，為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，必須建章定制，制訂一系列管理辦法：1.建立完善的會計檔案保存制度。實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存，保存方法按《會計檔案管理辦法》的規定執行。2.妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質或其他介質載體。如規定存有會計數據的磁盤應存放在防潮防磁的房間內等。3.建立完善的會計檔案工作日常檢查制度。高校財務領導應定期地對電算化會計檔案工作進行實地檢查，加大監督力度，促進高校會計檔案管理水平的提高。4.建立完善的電算化會計檔案調閱與使用權限制度。各高校應嚴格會計檔案調閱的審批程序和規章流程，嚴禁隨意拷貝、復制，隨意調閱會計檔案，加強會計檔案的安全性與保密性。5.報廢的計算機應將其硬盤徹底格式化，以防數據泄密。
（四）完善內部控制制度
1.實施組織機構控制。加強高校財務管理內部控制制度建設，將會計系統中不相容的職責進行分離，即在財務人員之間進行分工，并制定相應的制度與之配套，設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來防止舞弊，保障會計信息的真實、。組織機構的設置必須貫徹業務審核與計算機操作相分離、數據輸入輸出與數據審核相分離、系統維護人員與計算機操作人員相分離、系統數據文件的保管與計算機相分離的原則。
2.強化內部財務監督。通過內部監督可以了解現有的一些內控措施是否有效。在會計電算化運行過程中，審計人員對業務處理等進行評價和檢驗，有利于監測財務軟件的性，提高財務核算質量和管理水平，科學規范的管理制度是會計電算化安全之本。重視內部監督，定期進行內部審計是規范和完善會計電算化管理，促進高校自我監控、自我發展和完善的較好措施。
（五）加快會計信息化建設
會計屬于上層建筑，它隨著客觀經濟環境的變化不斷發展和完善。高校會計領域在網絡環境下發生了深刻的變革，會計社會環境和會計信息使用者對信息需求的變化呼吁會計革命，互聯網的快速發展為高校會計電算化向網絡化方向的發展提供了保障。因此，必須重新構建現代會計模型，將現代會計與信息技術相統一，構成未來的會計信息系統。會計信息化更強調會計輸出結果的增值性，在完善財務會計信息化的同時，側重于財務信息使用者的需求。實現會計信息化改革目標，高校將通過互聯網和校內局域網建立一個相對快捷開放、實時方便的信息交流系統，為財務部門和校內其他部門之間，高校與外界之間保障暢通的信息交流提供便利，會計電算化向會計信息化發展將給高校財務工作帶來一次質的飛躍。
高校會計電算化思考分析:關于高校會計電算化、網絡化發展的思考
摘 要:文章分析了我國高校會計電算化、網絡化對傳統財會工作的影響及其發展中存在的問題,提出了發展高校會計電算化、網絡化的途徑和對策。
關鍵詞:會計 電算化 網絡化
隨著高等學校資金籌集渠道的多元化和經濟活動的日趨頻繁,高校會計核算已經進入了電算化、網絡化時代。自20世紀80年代以來高校會計電算化經歷了從無到有、從小到大的發展過程。據估算目前全國大約有90%以上的高校實現了會計電算化并逐步進入網絡化。會計電算化是指以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱,是以電子計算機代替人工,實現記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息(數據)的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程。作為一個以提供綜合經濟信息為主要手段的控制系統,高校電算化會計將會在未來高校經濟發展和財務管理中起到舉足輕重的作用。
一、高校會計電算化、網絡化對高校傳統會計工作的影響
會計電算化、網絡化的推行,是高校會計工作方式的革命,也是高校會計工作的一次飛躍,它給會計工作提出了新的要求,同時也對傳統的高校會計工作產生了較大的影響。
1.傳統的會計工作方式發生了根本變化。會計實行電算化以后,會計核算工作脫離了手工操作狀態,從憑證錄入、賬務處理到報表制作,由計算機完成,這是一次質的飛躍,大大提高了會計工作效率。
2.高校會計網絡化實現了會計信息資源的共享。高校通過校園網和互聯網建立了一個相對開放、實時、快捷方便的雙向多媒體信息交流系統,為高校內部各單位之間、高校與外界之間信息交流提供了便利。校內各單位可以通過網絡查詢部門賬務,實現會計信息資源共享。高校信息網的建設還使會計信息收集、加工處理和綜合利用的手段發生了變化,從廣度和深度上極大地擴展了會計報告的信息內容,會計作為控制系統的本質日益顯現、會計信息的利用效率極大地提高。
3.進一步規范了會計工作程序。推行會計電算化以后,各高校重新制定了會計核算、財務管理的規章制度,進一步對會計人員、財務管理人員的權限以及會計工作程序和會計檔案、資料保管等作出明確規定,比傳統會計工作更加嚴格,標準更高。
4.會計電算化、網絡化改變了傳統的高校內部控制制度和方式。在傳統的會計方式下,由于其數據處理工具主要是算盤或計算器,大部分工作由手工來完成,因此,其內部控制工作主要是放在對人的控制上。如通過定期會計檢查來監督和考核會計人員的工作績效,這些制度和方法對保障會計工作質量起到了一定作用。會計電算化改變了傳統的手工記賬方式下的數據處理手段、數據儲存載體和崗位間的制約方式。手工記賬方式下的各種處理步驟不復存在,審查、復核控制機制隨之削弱,會計電算化使內部控制越來越依賴計算機系統。會計事項處理的無紙化和電腦操作的無形化使會計信息的真實性風險加大,所有這些由于會計實行電算化帶來的影響要求我們必須加強和重視會計電算化系統下的內部控制,除了對人員的控制外,還要對電算化會計核算進行內部控制。
二、高校會計電算化、網絡化發展中存在的一些問題
高校會計電算化的發展是高校管理現代化與高校會計自身改革和發展的客觀需要,是時展的必然。但是我們必須看到,目前我國高校會計電算化、網絡化中尚存在著一些不容忽視的問題,對于這些存在的問題如何認識并逐步解決,直接影響著高校會計電算化、網絡化的進程,需要引起我們的高度重視。
1.會計數據載體的管理與保護問題。網絡時代的高校會計電算化,會計數據的載體由紙張變為磁介質和光電介質載體,毋庸置疑,對于數據的備份和數據存儲載體的保護是我們必須要解決的首要問題。原始憑證的數據轉變成磁性介質后,能否保障數據原件的真實性,法律能否接受計算機記錄的會計數據作為有效證據,以及會計手續中電子簽字如何認證,都是一個不容忽視和需要在實踐中探索和解決的問題。
2.電算化基礎管理工作薄弱、內部控制制度不完善、會計信息質量有待進一步規范與提高。在高校的會計電算化中,存在管理制度的充實和完善慢于會計電算化特別是網絡化發展進程的現象。內部控制制度滯后和不完善導致對會計電算化中問題的發生缺乏預見性和預防性。有的高校在制定管理制度時只重視對計算機硬件或純軟件使用方面的風險,忽視了內部人員對會計數據的非法訪問、篡改、泄密和破壞及外部不法分子惡意入侵等方面的風險,致使會計信息質量下降。隨著網絡時代電算化會計的發展,計算機舞弊手段和犯罪現象與日俱增,會計電算化對會計信息質量的真實性和安全性提出了新的挑戰,如何加強內部管理、建立完善的內部管制制度、防范和制止計算機舞弊、保障會計信息質量的真實、和完整是網絡時代高校會計電算化面臨的重要任務和難題。
3.會計軟件功能的設計與拓展。隨著信息技術的發展和會計電算化、網絡化的深入,會計核算軟件規模也越來越大,內容越來越復雜,要連接的系統越來越多;同時軟件支撐環境,如操作系統、數據庫類型、開發工具、軟件結構、網絡技術等發展很快,而這些新技術應用發展又不平衡,出現了技術應用上的多樣化。目前,我國會計軟件如:科發、用友、安易、浪潮、金蝶、新大中等一大批的會計軟件已經被用戶接納并具有良好的售后服務,我國的商品化軟件市場已初步形成。會計軟件雖然品種眾多,但功能多仍以核算為主,各子系統之間又彼此分隔,缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性和系統性;缺乏一些能滿足市場經濟下高校實行決策分析和會計核算分析需要的、通用性和靈活性強、具有綜合管理功能的會計軟件。
4.會計人員素質的強化與提高。會計電算化、網絡化的發展需要大批復合型的會計人才,既懂會計又懂管理;既熟悉會計電算化知識,又熟悉網絡知識;既懂會計業務操作,又能解決實際工作中存在的問題。而目前相當一部分高校會計人員的專業知識薄弱,計算機技能偏低,常常出現雖然計算機技術不斷升級而會計功能徘徊不前的尷尬局面。人才因素在一定程度上成為制約我國高校會計電算化、網絡化發展進程的重要因素。
5.會計分析、管理電算化差距較大。目前,大多數高校的會計電算化主要局限于會計核算方面,而在會計分析和財務管理電算化方面尚未充分發揮作用,不少會計人員對會計核算和財務管理之間的本質不了解,重會計核算、輕會計分析和財務管理的現象較普遍。高校會計電算化要徹底實現會計工作由“核算型”向“管理型”的轉變,需克服財會人員傳統的理財觀念,對新形勢下的會計工作進行研究和探討,騰出更多的時間和精力進行會計信息分析并針對分析中發現的問題給管理者提出意見和建議,幫助其正確地進行決策、當好領導的參謀。
三、發展我國高校會計電算化、網絡化進程的主要途徑
1.重視組織管理,完善內部管理規章制度建設。隨著我國加入wto,會計制度與國際社會的接軌已成為必然的趨勢,高校的各級領導都要高度重視,這也是實現會計電算化、網絡化的重要前提。高校的管理部門要具有長遠意識和現代管理意識,根據本單位實際情況不斷完善會計電算化的配套法規,建立健全一整套電算化模式下的內部規章控制制度,使高校會計電算化、網絡化工作有章可循,依章辦事,走上規范化的發展道路。其中應包括:(1)建立健全會計電算化人員崗位責任制、明確各崗位的職責范圍,實行不相容崗位分離制度。(2)完善日常操作管理制度、明確各人操作權限,對操作密碼嚴格指定專人管理并定期更換。(3)建立計算機硬件和軟件管理制度,配專人進行軟、硬件管理和維護,制定防病毒措施。(4)建立電算化會計檔案管理制度,存儲在計算機硬盤和磁盤中的會計數據等會計檔案應指定專人負責,謹防外部因素對會計檔案的破壞。(5)建立定期檢查管理制度,檢查會計數據是否按時備份,各種賬簿是否按時打印,明細賬與總賬的各會計賬戶余額是否平衡等。(6)建立會計各崗位的定期輪崗制度,加強各崗位間的制約和監督。
2.加強網絡安全防范,保障系統正常運行。會計核算系統的性、會計信息的安全性及信息處理的正確性均依賴強有力的安全控制。影響系統安全的因素有火災、水災、地震等自然因素,也有利用計算機舞弊或犯罪的人為因素。系統的安全控制就是指防止這些因素危及系統安全,發現影響系統安全的問題,并解決這些問題使系統盡快恢復正常的所有措施。加強對電算化系統數據輸入、處理、輸出的控制,明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍。盡可能地選用安全等級較高的操作系統產品,并經常進行版本升級。同時,必須從計算機資源授權控制、會計數據資源控制、系統開發控制、系統維護控制、防病毒、防“黑客”等多方面入手,設置多級保密措施,提高數據的標準接口技術,加強網絡安全防范。
3.加強“會計—計算機—管理”型復合人才的培養。我國會計軟件開發早期主要以計算機人員為主。由于他們對會計、審計、財務管理等方面知識了解較少,因而開發后期則是以計算機人員和會計人員相結合為主要開發力量。在這種情況下,雖然使會計電算化系統開發人員的知識結構大大改善,但仍不能滿足實際需要。尤其是我國已加入wto后,高校涉外經濟業務也出現并日漸增多,財務信息的報送范圍日益廣泛。這就要求財務會計人員不僅熟悉中國國情、還應了解國際慣例;具有較強的競爭觀念和風險意識,具備豐富的創新精神;精通財會業務,熟練掌握外語和計算機技術。培養一批具有多學科知識,綜合理論功底,精通會計與計算機理論與實務的高素質、復合型人才。各級會計人員管理部門要經常性地對電算化會計管理人員、會計人員、系統維護人員按不同要求、不同內容進行培訓,同時應積極吸納高校會計電算化專業人才進入高校會計行列。高校現有的會計電算化工作者,應努力提高自身素質,學習各項業務知識,積極推進高校會計電算化工作更快更好地向前發展。
4.拓寬視野,進一步擴展會計電算化的網絡功能。目前,許多高校的校園網建設已初具規模,財務系統要充分利用校園網接口,將應收、應付款項的管理信息生成文件、傳送到各院(系)、部門催收或報賬。并將工資、公積金、各單位創收、各單位經費開支狀況、學生交費、欠費情況的查詢系統放于網上,實現無紙化辦公。避免校內各部門間因信息獲取滯后而造成的工作拖延和矛盾沖突,大大減輕財會人員查賬和到各部門傳送信息的工作量,提高工作效率。各高校間、高校主管部門間通過國家教育科研網實現會計電算化聯網,既為校際間協作打好基礎,主管部門也可以隨時掌握所屬高校的經費預算、決算、經費收支、政策執行等情況,高校也可以通過網絡及時請示、匯報工作,真正發揮網絡的信息高速公路的作用。
5.加強高校內部審計監督職能,實行有效監督和指導。內部審計既是內部控制系統的重要組成部分,也是加強單位內部控制的一個有效手段。在會計電算化系統中,由于是“人機”對話的特殊形態,因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為,高校的內部審計必須包括以下幾個方面:(1)對會計資料定期進行審計,檢查電算化會計賬務處理是否正確、真實,審核費用簽字是否符合本單位內控制度要求,憑證附件是否規范完整;(2)審查機內數據與書面資料的一致性,如查看賬冊內容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整;(3)監督數據保存方式的安全、合法性,防止發生非法修改歷史數據的現象;(4)對系統運行各環節進行審查,防止存在漏洞;(5)檢查和監督內部會計控制制度的建立和執行情況。為方便審計人員對財務的監督和指導,可以在財務部門計算機局部網中,為審計部門設置計算機終端,嚴格控制使用權限,使財務和審計相互配合、相互促進,使財務管理工作水平進一步提高。高校會計電算化、網絡化是高等教育發展和會計制度改革的必然要求,高校的領導者應及時轉變觀念積極支持會計電算化的發展;高校的財務管理和從業人員要主動適應新形勢,更新認識、更新知識、積極參與會計電算化工作,充分發揮會計電算化對高校經濟活動的預測、決策、控制功能,迅速、、、綜合地反映學校財務活動狀況,為領導決策提供快捷、的信息反饋、使高校的會計電算化事業蓬勃發展。
高校會計電算化思考分析:高校會計電算化檔案管理的思考
【摘要】 本文根據會計電算化檔案的特點,分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題,提出了加強高校會計電算化檔案管理的對策。
【關鍵詞】 高校;會計電算化;檔案管理
會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業發展規劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源,具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結。
一、高校會計電算化檔案管理存在的問題
(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整
目前大部分高校雖已經實現了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案,而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數據不能被調用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保障。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發展。
(二)會計電算化檔案自身存在的問題
1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內容不完整,責任不明確。
2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統的正常工作。
3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。
(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員
會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識,又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付, 檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。
(四)會計電算化檔案管理制度有待完善
目前,國家關于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內容增多了,對環境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。
二、加強高校會計電算化檔案管理的對策
(一)強化領導會計檔案的管理意識
各類檔案設備的購建,專職檔案管理員崗位的設置以及檔案
管理制度的出臺,都離不開單位領導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領導的重視、關心和支持,強化領導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經費投入,完善硬件環境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。
(二)提高會計檔案管理人員的業務素質
會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作,計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵,針對目前高等學校檔案管理機構中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領導應重視會計檔案管理人才培養,進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設,不斷提高他們的政治素質和業務素質,使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術,不斷提高會計檔案管理水平。
(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系
國家制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保障會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保障會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:
1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環使用,并設立備份登記簿,登記備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據,盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。
3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內,即對所有的會計數據進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案,按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經濟責任,保障檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下,可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。
4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱,必須有檔案管理人員在場監督,根據調閱權限,在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案,應經會計主管人員同意,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經學院領導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。
5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制
度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理,監督操作系統;要有數據存取權限限制,防止越權使用。對于普通數據,可較大范圍共享;涉及單位機密的數據,僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等,則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置,保障電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。
6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷,并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行核對。銷毀后,監銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業務的會計檔案,均不得銷毀。
7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩定性,沒有國家政策的調整,一般不予變更。
8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保障管理的各項工作責任落實到個人。
9.建立會計電算化系統的管理工作規范。系統的管理工作要采取專人負責制;提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。
隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題。可以利用會計電算化檔案的數據信息,設計和建立一套高校管理與決策的支持系統,以充分實現會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保障會計數據安全完整的關鍵環節,也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保障。
高校會計電算化思考分析:我國高校會計電算化思考
1．高校會計電算化應用的缺陷
在我國高校會計電算化的應用非常普及，應該不是一個認識問題也沒有應用障礙，主要缺陷是應用的范圍、深度和廣度，以及對于電算化所需軟件的選擇和研發。
1．1高校會計電算化的應用范圍狹窄。
財會人員真正地脫離算盤而進入電算化階段的歷史并不長，由手工系統到計算機的過度并不困難，兩者之間的簡單“對接”確實提高了工作效率和性。過去財會人員一把算盤，幾個賬本就是全部的家當，記帳、運算、做表、核對、報帳等繁瑣的過程的確費時費力，而且一旦抄寫失誤或者計算錯誤就會產生嚴重的后果。一般說來，傳統會計的數據是滯后的，它無法即時反映財務狀況，存儲和查閱相當麻煩，有些數據出來后對于領導決策來講已經為時已晚。計算機具有強大的存儲記憶功能，海量的會計信息可以隨時篩選和查閱，計算的數據真實、、，可以及時時間為決策者提供參考，工作效率是手工會計系統無法匹及的。但是，許多高校的會計電算化僅僅實現了簡單的替代作用，把手工計算的過程電算化，采用相應的軟件模塊，從記帳憑證輸入開始，模仿人工完成記帳、計算、報帳、形成財務報告等程序。這實際上是會計電算化最基礎的應用，使得帳源、報表數據源、記帳憑證無法通過系統自動生成，存在著人為因素的干擾，與手工記賬沒有本質的區別。
1．2會計電算化所能解決的財務管理問題有限。
在我國高校會計電算化基本解決了財務會計的電算化問題后，能夠用電算化完成管理會計職能的為數不多，把財務會計電算化與財務會計電算化有機結合的更少。比如在高校一般只有一個基本的信息收集、加工系統，它是以財務會計為核心的會計系統，而管理會計并不會同時構建另一個獨立的系統。管理會計是通過財務會計的記帳、算帳獲得所需的數據和資料，同時也從其它渠道獲取有價值的信息，然后按需進行管理上加工處理。從中可以看出，管理會計的信息來源主要是財務會計基本信息系統，再從相關資料中獲得補充，建立起自己的數據庫。但是這種借用、整合、構建并沒有形成完整的體系，管理會計電算化的制度、規范性、可操作性都不強，軟件的開發滯后，使電算化的應用仍然集中在財務會計上，管理會計能夠拓展的空間很大。
1．3軟件開發滯后于會計制度改革的步伐。
計算機會計應用軟件的開發相當迅速，不斷地有升級軟件出現，為高校財務人員的電算化提供了“軟性”武器。但是開發商往往根據軟件使用的頻率和認可度來進行設計和研發，更愿意在會計軟件、使用平臺、開發工具、使用環境等方面下功夫，而對于會計功能的拓展進展遲緩。比如對固定資產折舊方法的處理與選擇、對外幣匯率的選擇、存貨計價的選擇等方面新會計制度有著明確的規定，一旦確定下來無權擅自改動。這對于管理會計來說是硬性規定，但是財務會計軟件設計便沒有該項功能，用戶可以通過改變方法來達到某種目的，所以很難保障新會計制度的貫徹落實。
2．改進和完善高校會計電算化的思路
2．1整合財務會計系統與管理信息系統資源。
高校管理信息系統是由自身的內部信息和外部的信息組成的，據此來實施對高校的管理，并為學校高層實施戰略決策提供依據。這個管理系統包含了電算化會計管理，它在整個系統中占有重要地位，所以要把它作為一個獨立的子系統來開發，并且與財務會計系統整合起來，形成一個有機的完整體系。
2．1．1會計電算化子系統的開發和應用。
會計信息是高校整個財務運作流程的真實反映，貫穿于高校招生、教學、培訓、管理各個節點，與管理系統中的其他子系統的信息緊密相連。所以，在高校整個管理體系中，會計電算化子系統的開發和應用是關鍵，要在會計電算化子系統中增加決策支持系統、預測支持系統等等，把高校的財務管理與行政管理、人事管理、后勤管理等鏈接起來，會計電算化的實用價值才能得到體現。
2．1．2與財務會計軟件的整合。
管理會計軟件開發的不足是一個普遍現象，這與高校領導的認識有關，也與對財務管理重視程度不夠有關，好像一個是必須的，一個處于從屬地位，這種認識有一定的市場。我們要在提高認識的基礎上，開發出與財務會計平行的系統，資源共享，與財務會計軟件整合起來，最終組成一個有機的整體體，實現會計電算化由核算模式向管理模式的實質性轉變。
2．1．3提高會計電算化的應用效能。
顯然，會計電算化只是高校行政管理的一部分，它與高校管理信息系統的目標是統一的，在財務會計和財務管理電算化系統建成后，就要及時并入高校的行政管理的系統中。這樣既有益于高校進行的行政管理，又豐富了會計電算化的內容，既提高了行政管理的效率，降低管理成本，又強化了會計電算化的應用效能。
2．2實行財務會計電算化的智能化管理。
實現智能化管理，就是要借助會計電算化實現人機交互，把電算化會計系統與現代財務審計工作結合起來，這就需要會計軟件融入審計工作的職能要求。會計電算化就是要較大限度地消除人為因素的影響，所有的原始憑證、記帳憑證帳簿、報表都要完整地存儲在計算機磁性介質上，后續的帳務處理都在機器的程序化操作下自動完成，來自領導的、其它部門的、財務內部的人為因素基本消除，給審計工作掃清了障礙。這就需要改進會計電算化的功能，首先是會計軟件的設計，憑證、總帳、報表之間應該具有雙向查詢功能;其次，該軟件要擁有多種會計核算方法以及處理程序，為審計人員多方式、多角度地開展審計工作提供可能。
2．3高校財務會計電算化軟件的選擇。
打仗必須要有好的武器和裝備才能打勝仗，這種“裝備”也有優劣之分。目前我國的財務會計軟件良莠不齊，Microsoft的Excel、Lotusl－2－3等軟件有著良好的口碑，有的軟件卻是問題多多，有必要改進會計軟件設計的規范化，使財務軟件在合法合規的條件下運行。選擇那些嚴格遵循公認的會計原則和國家統一的會計制度設計的軟件，應該具有一定的通用性和專業性，能夠與其他的管理軟件進行無縫連接;軟件的界面要通俗易懂、流暢耐用、可操作性強，使一般的財會人員能夠很快上手操作，利于會計電算化的推廣;比如“自動轉帳憑證生成模塊”，就是設計人員根據收、付、轉和匯總記帳憑證的格式，事先設置好摘要欄、借貸方科目、金額欄(借或貸)以及金額的計算方法，其結果自動生成。會計人員很容易操作，而且可以保障會計報表數據源的真實以及計算的性。
3.綜述
高校財務會計電算化存在的問題不僅如此，需要改進的地方很多，關鍵是財務會計與管理會計系統的結合、與行政管理系統的整合以及在財務會計電算化應用基礎上軟件的選擇和開發。21世紀是以信息技術為中心的財務管理戰略趨勢，會計電算化是一種嶄新會計工作形式，必將在新形勢下繼續快速發展，為我國的高等教育事業的發展作出貢獻。
作者：鄭捷菲 單位：錫林郭勒職業學院
