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物資管理信息系統淺析:煤炭公司物資管理信息系統
摘要：
寶利煤礦物資管理信息系統讓煤礦物資管理工作與時代科學俱進,使申請計劃人員、數據統計員以及倉庫管理員工作更加方便,提高工作效率，從而能夠有充裕的時間放在物資管理工作中。主要介紹了系統總體設計及現場應用效果。
關鍵詞：
物資管理；管理系統；總體設計
煤礦企業不論煤礦在停產維修，還是在生產過程中，煤礦物資管理工作都很重要，所以恰當儲備物資，合理地使用物資意義重大。在各行各業中，計算機技術越來越被廣泛應用在生產、管理等部門的工作中,顯著地提高工作效率。當今煤礦的物資管理工作面臨著諸多問題,如物資管理中消耗物資數量多，品種復雜，管理難度大。隨著世界經濟危機的到來，煤炭市場的日益低迷，物資市場也進入低谷，但原材料價格不斷上升，原煤成本隨之上升，影響著煤炭企業的經濟效益[1]。所以，內蒙古寶利煤炭有限公司（以下簡稱“寶利煤礦”）正在面臨著一個迫切需要解決的現實問題，深入地研究探索合理的電子物資管理方式，從而有效地降低企業物資消耗的成本。“內蒙古寶利煤炭有限公司物資管理信息系統”正是在此之際而開發的。內蒙古寶利煤炭有限公司物資部是寶利煤礦生產、建設用物資的供應部門，擔負著物資的采購、保管、定額發放，合同管理等重要工作。自公司建立以來，寶利煤炭物資部人員自動化水平偏低，所有工作停留在手工報表的水平，不能及時有效對倉儲物資實行實時動態管理控制，造成倉儲物資資源的閑置、浪費等，制約著物資管理工作的有序、有效地進行。自2013年寶利煤礦根據自身物資的計劃、采購、倉儲的特點，與武漢中晟科技有限公司合作，為自己量身打造1套適合自己的“寶利煤礦物資信息管理系統”。
1物資編碼設計
同一種物資在不同地域，不同的領域，會有1個或者幾個物資名稱，在計算機管理工作中，不可能把所有名稱錄入，而是將所有的物資按照一定的分類方式加以管理，也就是給每一種物資1個的代碼構成物資的編碼[2]。寶利煤礦物資部依據公司自身需求，根據寶利煤礦的要求及適應以后聯網需求，采用公司內部統一的物資編碼，由于公司物資種類少，根據實際物資代碼體系為4位。注意識別編碼對標準化產品及非標準化產品的區別，標準化產品其制造、檢驗、包裝、型號規格執行國家或行業標準，不同廠家生產的具有互相性，編碼時嚴禁標識制造商信息，可以招標、詢價采購；非標準化產品其制造、型號編制無國家或行業標準，或不執行國內標準，各制造廠生產的產品都有其獨特使用條件，如安裝、結構、原料、使用條件等，規格型號各制造廠自定義，不同廠家生產的不具備互換性，則編碼時必須標注生產廠家。一般只能采用單一來源采購方式。對服務類產品如修理服務，以后也將采用統一編碼，編碼系統已有常用的代碼，不夠用時各單位可隨時在編碼系統中申請。編碼人員變動時由物資供應部門設專人與物資公司編碼中心聯系，及時進行用戶變更調整。
2功能管理
在對寶利煤礦物資管理工作做大量總結，分析的基礎上，中晟物資科技有限公司根據寶利煤礦的實際需要完成系統功能管理上的設計。系統的主要功能模塊就是界面左邊的系統管理、采購管理、倉儲管理、財務分析[3]。進入系統后，首先看到的界面是管理助手，通過管理助手我們可以快速地了解到物資當日和當月的進出庫數量。
2.1系統管理
系統管理包括公司參數設置、用戶及權限、物資檔案、倉庫定義、數據庫維護等功能模塊。
2.1.1公司參數設置
公司參數設置是指對公司信息、報表打印、數據單位進行設置。系統參數設置，用戶可根據自己的需要完善信息；
1）公司信息設置：主要是對公司基本信息進行完善，包括公司名稱、地址、聯系人、郵政編號、辦公電話、傳真等。
2）報表打印設置：選擇報表打印方式。
3）數據字典：包括單位字典和供應商資質類別，可以對物資單位和供應商資質新增修改或刪除。
2.1.2用戶及權限
用戶及權限主要是對用戶以及用戶信息安全和權限進行設置。用戶可以通過用戶列表增添新的用戶或者刪除用戶；選擇用戶同時勾選右邊權限對應的方塊可以對該用戶的權限進行設置。在物資管理中系統與用戶之間的建立人機的聯系，在客戶端的模式下，管理員，用戶的權限需要明確規范。
2.1.3物資檔案
物資檔案主要是對物資進行詳細信息記錄以便更好地管理；物資類別：單擊“新增類別”可以增加新的物資類別；右鍵單擊物資類別可進行增添、修改、刪除。
1）合并雷同：多次新增物資資料出現雷同物資時可以通過“合并雷同”將這些物資合并成一個物資，之前產生的出入庫單據也會隨之調整過來。
2）批量錄入：可以直接把Excel中的物資資料批量導入物資資料中。
3）新增物資：即增加新的物資。在物資資料類別中選中該物資的類別，然后通過新增物資對該物資資料進行定義。
4）修改物資：即對物資資料修改。選中需要修改的物資，點擊"修改物資"即可對該物資重新定義。
5）刪除物質：選中需要刪除的物資，點擊“刪除物資”即可刪除該物資。
2.1.4數據庫維護
數據庫維護是指對數據信息的維護，客戶可以對重要信息進行備份，防止電腦出現故障導致信息或數據的丟失。數據庫維護主要包括數據庫備份，數據庫恢復，數據庫初始化。
2.2采購管理
2.2.1制定采購計劃
1）依據現代的物資管理理論，并運用科學的計算方法而制定出來的采購計劃；
2）寶利煤炭物資部在物資管理中，對每種物資設立購貨點，即預先確定的庫存量，當物資庫存量實際降到這個購貨點[4]，就要按照既定的批量開始購貨，組織采購；
3）先計算某種物資的經濟采購批量，再將其與讀取的物資需求計劃相比較，確定物資采購量。如果其差額為正值，則按照計算出來的經濟訂購批量進行采購，如果其差額為負值，則按照需求計劃采購[5]。
2.2.2市場信息的體制的建立
在物資管理工作中，物資采購人員應該注重市場信息的建立，因為市場信息反映了物資部采購人員積累的物資供應產地、聯系電話、產品名稱、聯系人、單價等綜合情況，在此系統中建立市場信息收集、查詢、修改、刪除、打印等功能。
2.3倉儲管理
倉儲管理遵循歸口管理與有關部門協同管理相結合的原則，并實行物資到貨驗收、入庫、存儲、出庫及退庫管理。倉庫是為生產提供所需物資的基地，是儲存、保管物資的場所。倉儲管理是物資管理的系統的中心內容，包括出入庫管理，物資匯總，廢舊物資處理，退貨處理等。出入庫管理：入庫單、出庫單填寫，保存，查閱、修改打印等；物資保管：對倉庫內所有物資建立信息系統臺賬，以便于物資的查閱，統計，核對。物資定額：物資的發放寶利煤炭實行定額管理，嚴格把控發物資的定額標準。物資匯總管理：用于1個月，全年內物資消耗，采購的匯總及制作各種報表。廢舊物資，退貨物資：對回收報廢物資進行管理，廢舊物資報告單，廢舊物資賬，退貨處理單。
2.4財務分析
物資財務分析就是運用物資財務分析的基本原理和方法，對物資財務資料進行分析和研究，以揭示出物資的分配，交換，消費和儲備之間的聯系，及時的反應出供需基本情況，為公司年度盈虧提供參考，因此財務分析工作在物資管理工作中是極為重要的，結合寶利煤礦具體實際，主要對物資月度出入庫匯總，月度庫房盤點，年度需用部門物資定額進行財務分析，形成報表，進行自動生成，預覽和打印功能。
3寶利煤礦物資管理信息系統的特性
1）采用服務端與客戶端相結合的模式進行數據庫管理，信息系統可以設置為服務端，也可以設置為客戶端。設置為客戶端的機器只需要連接設置為服務端的機器就能對服務端的數據進行管理[6]。
2）采用更為小巧的數據庫管理大量的數據，數量級可以達到百萬級，安裝方便管理，省去當前流行數據庫需要安裝的麻煩。
3）多種不同計價方式管理模式，系統成功實現不同財務需求，已經實現了加權平均法，先進先出法和個別制定法混合管理的方式。
4）多倉庫管理模式，系統可以設置多個倉庫，對多個倉庫進行分別管理。
5）多帳套管理模式，系統可以設置多個帳套倉庫管理，例如，可以每年都設置一個帳套，各帳套之間數據不影響。
6）強大的報表設計功能，系統能夠提供倉庫管理中的各類報表，以及圖形分析表，并能夠根據寶利煤炭的不同的需求更改報表樣式。
4結語
在企業的生產經營過程中，物資管理工作愈發顯得重要，現有的寶利煤礦物資管理工作的水平，與當今時代物資管理工作水平的發展還有不小的差距，在寶利煤礦物資部工作中，改善現有物資管理體制，應用寶利煤礦物資管理信息系統，提高寶利煤礦物資管理工作的效率。首先，建立寶利煤礦物資管理信息系統，改革寶利煤礦物資管理的工作，原有的工作方式得到了徹底的改變，實現寶利煤礦物資工作的兩化“自動化，信息化”；其次，寶利煤礦日常物資管理工作融合了信息技術和數據庫技術優勢，實現物資管理工作的科學化；寶利煤礦信息管理系統的建立，說明當今管理信息系統的發展的大趨勢。寶利物資管理信息系統軟件設計滿足了寶利煤礦各個部門的實際需求，同時軟件系統的適用性很強，具有擴充性和通用性，該物資系統是一個開放性的系統，發展的系統，隨著工作需要的變化，在今后的工作中，還會不斷完善，增加新功能，以保障其在物資管理工作中充分發揮作用。
作者：龐志強 王男 單位：內蒙古寶利煤炭有限公司
物資管理信息系統淺析:公司物資管理信息系統應用
摘要：
隨著計算機網絡的大面積普及，企業信息化管理也在逐步深入，作為我國重點支柱的煤炭工業的信息化建設正逐步展開，很多大型煤礦和中型煤礦企業都進行了企業內部和外部的業務應用系統的建立，將企業當前擁有的資源很好的整合在了一起，以業務過程為中心進行應用系統的集成，提高資源的利用效益，讓業務環節之間的相應速度更快，不斷的幫助企業降低成本，提高企業的經濟效益，已經逐步的成為了很多企業都非常關注的問題，為了切實將企業物資管理業務理順，提高企業物資管理水平，使數據高度共享，信息及時反饋，便于領導正確的決策，本文簡要概述了煤礦企業物資信息化的必要性，主要介紹了大屯公司物資供應信息化的設計與實現，總結了開發應用物資信息系統為企業所帶來的效益及管理信息系統成功的關鍵。
關鍵詞：
大屯公司信息系統；物資管理；效益
一、大屯公司概述
大屯公司位于江蘇、山東兩省交界的微山湖畔，公司先后榮獲全國五一勞動獎狀、全國守合同重信用企業、全國質量效益型先進企業、煤炭工業質量獎、煤炭行業科技進步十佳企業、煤礦安全質量標準化公司等榮譽稱號；整體通過了質量、環境、職業健康安全管理體系認證，企業技術中心被認定為部級技術中心。煤礦物資管理是煤炭企業產、供、銷三大支柱之一，其主要目標是及時按質按量的提供生產所需的各種物資，通過最少的物資儲備來保障供貨狀態能夠，避免出現缺料和物資擠壓的情況，確保組織供應的合理性，確保企業能夠正常的開展生產經營活動。要確保各廠(礦)生產以及設備維修時需要的相關物質能夠供應正常，必須通過物質信息化管理來嚴格管理采購、供應以及使用的每一個環節，切實降低企業生產的成本，提高資金周轉的速度，并詳細的統計分析獲得的信息，找到生產物質管理過程中可能存在的問題，并找到問題解決的策略，不斷的提高企業物資管理的先進性和科學性，從而幫助公司提高其社會效益和經濟效益。
二、開發大屯公司物資供應信息系統的必要性
現在信息已經成為了資本、土地以及勞動力之后的一個重要資源。誰能夠得到更多的信息，并合理利用這些信息，便能夠在競爭中經驗豐富，從而獲得更多的優勢。在煤礦中，物資供應部門是企業和生產單位的重要紐帶和橋梁，能夠給企業的正常運行提供物質保障。供應部門的作用非常重要，進行物質管理信息系統的建立，能夠給單位生產提供生產資料方面的保障。就微觀而言，進行物資管理信息系統的建立，能夠更好的進行物資的流轉，生產效率也會有明顯的提高，通過信息化手段加強了管理，企業的經濟效益也會有一定的提高。就宏觀而言，其符合社會信息化的發展潮流，社會化生產周期有了明顯的縮短。大屯公司物資供應處作為集團公司物資供應管理的主管部門，這個部門對企業生產經營而言是非常重要的，其實計劃、組織、控制企業生產過程中需要的物質儲備、采購以及使用的部門。切實做好物質供應管理，提高物資采購和使用的科學性，對企業更好的進步發展、產品質量提高、成本降低、更好的周轉資金、幫助企業獲得更多利潤都非常重要。進行大屯公司物資管理信息系統本身便是資本運營管理方面的突破，能夠將優勢資源真正的盤活，這種資源的整合對礦區物資管理水平的貢獻是以往任何一種管理手段的變革所無法比擬的。通過網絡能夠將礦區內部分散以及比較獨立的資源虛擬成為一個比較大的倉庫，能夠通過信息系統來共享相關的資源，這樣能夠改變以前重復儲備的情況，改善物資積壓的情況，可為廣泛物資配送規范管理打下良好的基礎。隨著網絡時代的發展，設備與軟件的更新，我們越來越感覺到原有老系統硬件嚴重老化、存儲容量較小、運算速度較慢、各種軟件、硬件接口復雜，系統功能相對簡單，數據資料共享能力較差。其強大的信息處理功能沒有得到有效的發揮，效率極其低下，不利于今后現代化的物資管理。因此，我們必須要開發具有符合大屯公司自己特色的先進的物資貿易管理信息系統。
三、大屯公司物資信息系統的設計及功能模塊
(一)信息系統設計
1.信息系統設計的主要思想
建立符合礦區物資供應系統的供應鏈信息系統，實現內部業務管理一體化，逐步建立與供應商信息互通的協作關系，整合上下游信息資源，統籌“信息、物資與資金”管理。
2.信息系統設計的目標
信息系統設計的目標是：建立以計劃為龍頭的采購管理體系，導入先進的ERP管理思想，有機的整合從計劃、訂單、收貨驗收、入庫、發票到結算全過程的管理。建立運行高效的業務聯動運行機制，使每個業務流程環環相扣。建立完善的供應商檔案，實時采集供應商的歷史交易記錄，引入供應鏈思想。運用合格供方評定機制，合理的選擇供應商，對技術通用的物資實行網上招標采購、比價采購、定點采購。建立統一垂直的庫存管理體系，使兩級庫存統一調配，通過供應商信息互通的協作關系，實現“物資超市”的管理思路，充分利用經濟批量法采購，優化平衡庫存結構，降低采購費用，加速資金周轉率。依據企業財務管理制度的規范需要，建立物資管理業務數據高度集成系統，做到業務數據和財務工作無縫鏈接。建立管理者通過物資管理信息系統實現整個業務運作狀況的監控，整合業務協調、有序運行。支持集中采購管理模式，強化物資采購的集中管理控制。按照“采購與定價相分離、合同草簽與審簽相分離、進貨與驗收倉儲相分離”的原則，支持采購運作線、價格運作線、合同審簽運作線、質量驗收運作線、財務運作線五線分離原則。支持招標、議價、詢價、內部、定點等采購方式的價格管理，制訂采購基準價格，關聯合格供應商及限價管理，控制采購訂單的執行。規范、協同、優化企業采購業務處理流程，能夠根據企業實際情況，靈活配置適于企業的各種不同業務類型的采購業務流程和審批工作流，支持企業采購業務流程的變化。支持對庫存管理提供相關預警信息和控制。支持各廠礦、公司材料成本分析、單項工程核算。具備完善、嚴密的權限管理體系。支持定制化和開放化的查詢功能及報表功能。
3.信息系統的總體構架
全礦區涉及到物資采購、供應、倉儲及物資監督管理的部門。首先由各物資需用單位的供應(配件、設備)部門分別按車間、區隊向信息系統內錄入物資需用計劃，匯總、平衡利庫后生成本單位物資需求計劃。由供應處專職計劃管理人員匯總需用單位的物資需求計劃，按照供應處采購業務的劃分，向各采購部門發送礦區物資需求計劃(年度、月度、臨時)。各采購部門接到上述信息后，進行庫存平衡，確定采購方式(招標、議價、比價、定點、內部產品)生成采購計劃(包括供應商名稱、物資品種、采購方式等)。供應處分管領導審批采購計劃后，業務部門根據審批的采購計劃，按照年初確定的合格供應商及不同的采購方式(招標、議標、比價、定點、內部市場)確定采購定單。并向供應商發送。物資進入倉庫前，倉庫驗收組及保管員按到貨通知單(或定單)驗收入庫，并在信息系統內確認。采購部門接到由保管員簽字的收貨通知單(含需用單位倉庫)及供貨發票，根據倉庫確認的收貨信息記錄，在信息系統內確認，并同時沖暫估。各需用單位根據物資計劃申請量結合總庫庫存，在信息系統上自動下載提貨清單鎖定庫存，合理安排運輸工具到總庫提貨?？値彀凑仗嶝浨鍐伟l貨后，進行信息系統確認，自動生成隨貨同行清單一式三份(提貨人、出門條、保管員自留各一份)由提貨人簽字。需用單位按隨貨同行清單進入信息系統確認。
(二)信息系統的主要功能模塊
1.信息系統的主要功能模塊
大屯公司物資信息系統主要設置了十個功能模塊。依次是：基礎數據管理、供應商管理、計劃管理、采購管理、采購限價管理、采購定單管理、合同管理、驗收管理、入庫管理。出庫管理基礎數據管理主要提供了：維護物資編碼信息、權限、口令、角色劃分的維護、維護計劃價格、審核計劃價格、設置安全庫存、設置供應單位信息。供應商管理模塊的能夠給供應商的供貨價格、質量、負債能力、按期供貨以及售后服務等一系列的因素的綜合評價打分功能，給采購招標以及供應商思維評價提供統一的標準。通過分析相關的數據，能夠幫助業務人員進行采購策略功能的制定。計劃管理主要分成下面兩種，分別是正常計劃以及臨時計劃。其中前者可以分為：年度物資使用計劃、年度物資需求計劃、月度物資使用計劃及月度物資需求計劃。采購管理按照大屯公司“關于物資集中采購“的文件要求，共設計了五種采購方式，即：招標采購、議價采購、比價采購、定點采購、內部采購。公司物資采購部門依據月度物資采購計劃和年度物資采購計劃。并可對系統自動生成的采購申請進行增加和刪除。采購限價管理主要提供由管理部門制定物資采購較高限價及查詢等功能，本功能控制了整個物資的采購價格，對于招標和議價采購的物資限價，由系統在招標和議價過程完成后，系統自動寫入限價庫，作為采購定制物資采購單價格的依據。對于比價采購、定點采購和內部采購等方式，全部由管理人員按照大屯公司價格管理規定審查后，錄入本系統，作為物資采購的較高限價。本功能能夠提供所有已采購過的物資及供貨價格的歷史記錄，為每年公司物資采購部門對供應廠商的綜合考評提供參考依據。采購定單管理主要是提供從物資采購計劃到物資采購申請，通過各種采購方式的選擇和限價的管理及控制，最終形成的，由供應商供貨的物資明細、供貨價格及供貨時間的一種契約。根據采購定單的自動生成合同文本，并提供合同的變更、撤消、修改、查詢、送審、審批、統計等功能。驗收管理提供了全集團公司物資到貨驗收的方式，入庫管理的主要功能如下：庫存初始化、辦理物資入庫、其他入庫單、庫存月結轉及各種查詢功能。出庫管理功能提供了物資的有計劃領料、無計劃領料等功能。
2.系統的設計實現保障
大屯公司物資供應信息系統應用于物資采購、供應及監督管理等部門，由于各應用單位分布在整個礦區，地理位置相對比較分散，所以在整個系統設計上我們采取了集中式數據管理的方式，利用了整個大屯公司已經建設好的礦區網絡高速信息系統連接至各二級單位，通過各二級單位的局域網連接至各供應部門的用戶，在公司物資管理部門建設整個物資管理系統的數據中心。系統設計充分考慮到物資管理部門的數據流量大，處理事務繁多，而且各個用戶相對比較分散。在應用程序的設計上我們遵循了國際上通用的三層結構系統模型。該結構模型與傳統模型相比，具有軟件更為靈活、程序開發更為高效、重負載下性能更好、系統安全性更強等優點。整個系統從網絡的拓撲結構，軟件的體系結構到具體硬件設備的選型，防火墻的配置，系統軟件的選型及應用軟件的開發等各個方面都充分地考慮了系統的安全，從多方位、多角度保障未來系統是一個可以進行交互式關鍵業務處理的系統。統一接受來自于前臺的實時數據處理請求，并均衡分配給各應用服務器。在本系統的設計上我們采用防火墻方式實現物資系統數據中心的網絡安全。整個物資系統數據中心服務器獨立設計，采用獨立的交換機將整個物資系統服務器組成物資系統數據中心服務器組。與礦區網絡不直接相聯，中間采用高性能防火墻進行隔離。防火墻是一個跨接多個物理網段的報文轉發設備，因此它如同一個關守一樣，可以對所有流經它的流量進行各種各樣最直接的操作處理，如轉發通過、各層報頭檢查修改、各層報文內容檢查修改、鏈路帶寬資源管理、流量統計、訪問日志記錄、協議轉換等，可實現在線網絡管理和監控。
四、信息系統應用達到的效果
這套系統不僅僅優化了業務流程，提高了工作效率，建立了的供應商信息管理體系，還強化了計劃與考核的合理性，關聯性建立了統一垂直的大庫存信息管理體系，統一物料編碼標準化管理，實現了信息共享、關聯控制、強化了管理力度，因此，它帶來的經濟效益是不可估量的：
1.大屯公司物資供應每年平均采購額大，儲備資金占用也較大。使用本信息系統，通過庫存管理的優化，及時分析了庫存的儲備情況，減少了儲備資金的占用。
2.通過信息系統的使用，取消了帳簿、憑證式單據的使用，數據資料得到保管、不易丟失，實現無紙化辦公，在管理費開支上有了一定的節約。信息傳遞方便、快捷，需求單位對總倉庫的物資儲備狀況在網上一目了然，實現了集中安排運輸工具進行配載，在人員和使用車輛往返公司的費用上有了一定的節約。
3.該系統幫助我們建立和儲存大量的基礎信息，如物資檔案、供應商檔案、價格檔案、歷年物資消耗信息等，以提高物資計劃性、及時性，消除物資積壓、減少庫存、降低成本。
4.業務人員不用每天忙于開單事務，可安排主要精力調研市場行情，分析儲備結構，深入一線征求意見和建議，解決具體問題。
5.該信息系統的投入，使礦區物資供應管理工作達到信息流、物流、資金流集成，實現資源的優化配置。通過網絡使全礦區的物資管理工作都在管理中心的適時監控中，對物資管理辦法是否得到很好的執行，礦區的儲備結構是否合理等一系列問題，得到有效的控制。
6.該系統完善了供應商的管理，實現網上價格監督，公正、公平、公開的實施采購，在杜絕腐敗現象的滋生，抑制暗箱操作，消除不正之風上有一定成效。
7.該系統可促進信息化建設進程，為實現企業流程再造創造有利條件。
8.該系統的開發和應用在促進各級管理人員解放思想，樹立先進的管理理念，轉變粗放的經營觀念，為礦區推行信息化管理上打下了良好的基礎。
總之大屯公司物資管理對煤炭企業的生產供應和銷售都是非常重要的，其目標主要是根據需要及時的提供生產需要的相關物質，通過最小物資儲備來滿足供貨的實際需要，避免出現物資積壓以及缺料的情況，對供應進行合理的組織，做好資金周轉工作，從而確保生產活動能夠正常的進行。而想要確保每個廠礦的設備維修以及生產運營的物資能夠滿足需要，便必須將物資信息化運營進去，通過管理來做好物質采購、供應以及使用等每個環節，不斷的降低生產所需要的成本，提高資金周轉的速度，做好信息統計方面的工作，及時的找到生產物資管理過程中存在的問題和隱患，從而給物質供應管理決策更好的進行奠定信息基礎，不斷的提高物資供應管理決策的先進性和科學性，從而提高整個公司的社會效益和經濟效益。
作者：李海燕 單位：大屯煤電公司發電廠
物資管理信息系統淺析:疾控中心物資管理信息系統應用
摘要
文章主要對現代信息化物資管理的應用與效果進行了分析，并對其工作的優點進行了簡明扼要的闡述。
關鍵詞
疾控中心；物資管理系統；效果評價
物資管理系統由固定資產管理、材料管理、查詢統計和系統維護4大模塊組成。江蘇省疾控中心(以下簡稱為中心)物資管理系統于2013年7月1日正式使用。經各級使用者與系統的磨合和適應，反饋出66個問題，研究組及時時間和軟件公司規劃解決方案，修改問題，完善系統功能。成熟運行后，物資管理系統與中心辦公平臺整合，真正實現中心物資申購、管理、統計信息化、規范化［1］。
1物資管理系統的升級和應用
1．1物資管理系統的升級(1)將中心接種疫苗申購流程加入材料管理模塊中，接種疫苗模塊接近于已使用成熟的辦公用品和試劑耗材模塊的功能，只需要在材料管理模塊中從申請—審批—分配—采購—庫房管理到統計分析流程性的植入即可。(2)在整個材料管理模塊中加入經費來源功能，經費來源的貫穿，不僅需要將財務提供的3大類經費表(含450種經費)精準地導入系統，而且在整個操作流程中需要根據實際操作需求適當出現或隱藏，在查詢統計模塊中需要有專門、詳細的表格呈現，設置庫存材料經費查詢和領用材料經費查詢表，包括各種經費使用小計，各科所經費使用小計、合計等，還有相應的經費維護對照碼表，方便經費變更的及時維護、修改。
1．2物資管理系統的具體應用
1．2．1固定資產信息化管理。信息化管理后，設備從申購到安裝驗收單填寫均在系統中完成，并且建立了設備檔案，詳細記錄了每臺設備的購入時間、金額、供貨單位、領用科室。每臺設備設有相應條形碼，設備信息完整、易查，真正實現了固定資產的信息化管理，同時為成本核算提供了的依據。
1．2．2材料信息化管理。材料管理模塊實現了辦公用品、試劑耗材、接種疫苗從申購到出庫的信息化，物資管理部門通過購買記錄查詢到不同的物品及同種物品的不同價格，縮短詢價、比價時間，業務部門可以查詢材料狀態和貨期，方便安排實驗進程。庫存物資實行信息化管理后，通過驗收、核價后由計算機打印入庫單和出庫單，避免了物品不入庫就被領取和領取物品不填出庫單的現象。庫房管理員通過材料管理模塊可以實現庫存物資的賬目同實物核對、物資領取部門的實物核對以及供貨單位的清算結賬，見圖2。
1．2．3查詢統計模塊。通過查詢統計模塊查出耗量大、周轉快的物品，管理部門通過市場調查或直接從廠家獲得信息，以惠的價格，完好的品質購進，既能節省資金，又能更好、更快地為中心其他科所服務。同時，根據具體查詢條件搜索各類事務數據的查詢，自動匯總生成各種報表，、及時取得各科室領取物品的金額，提高了成本核算人員的工作效率和核算的性，見圖3。
2物資管理系統應用前后對比
2．1物資申請、審批階段傳統手工模式(以下簡稱手工組)的物資采購申請采用紙質手寫版，申請需要各級領導手寫簽名審批，花費時間每月平均為4個工作日。使用物資管理系統(以下簡稱系統組)后，只需在系統中輸入申購信息，申請者不用為審批來回奔波，領導通過手機和電腦即可及時時間完成審批，申請花費時間僅需1個工作日。申請—審批階段信息化為領導和申請者節約時間和精力是顯而易見的。
2．2物資分類采購階段手工組紙質申請字跡潦草不清，審批時難以辨認，導致買錯規格、型號。系統組電子化輸入清楚明了，同名物資自動匯總且進行比對提示，便于批量采購。分類詢價環節，以零散試劑采購為例，手工組將手寫訂單匯總成表格，再根據品牌、種類詢價比較，每月平均160條采購記錄，訂購成功需要花費5～6個工作日。系統組可根據不同需求分類導出電子訂單，按照品牌、種類比價，選定供應商，訂購時間比手工組節約60%。
2．3物資庫房管理階段手工組每月需要整理幾百條庫房出入庫記錄，清算單位到分，工作量大，易出錯。系統組由電腦直接計算出、入庫數量，統計核對小計和合計，賬目有序，分毫不差。
2．4物資核算報銷階段手工組核算復雜，發票金額和入庫單、出庫單及報銷黏貼單金額必須一一對應，手工填寫賬目難免手誤，核算不清導致工作重復低效。系統組電子化的單據核算清晰，只需核算總價符合，即使有錯也很容易找出，時效提高50%。
3采用物資管理系統的效果
3．1增強了宏觀調控能力采用一個科所一個系統管理員賬戶的模式，申請物資隨時可查，有效避免了重復申購引起的浪費。各科所對于自己申購的物資情況能實時動態掌握，加急物資可在系統中備注提示，免去了過程中額外的電話追蹤詢問。從物資申請采購到物資流通的各個環節都受到經費來源的制約，把經費與物資有機地結合起來，經費使用部門和財務部門能通過系統實時查詢經費使用情況，較好地發揮了有限經費的整體保障作用。
3．2規范了財物流通秩序改變了傳統物資管理的思維定勢、管理模式和方法。物資管理糾正了采購、管理、供給及核算各環節的不可控性。各部門互相監督，有效地消除弄虛作假、損公肥私的隱患。
3．3降低了物資消耗成本現代信息化物資管理能夠更為清晰地了解每年物資的使用情況，可充分對下一年的物資采購情況進行系統的分析，在有效、科學地避免購買物資的隨意性與盲目性的同時，減少了準備周期和庫存率。
3．4提供了庫存信息常用辦公用品和耗材庫數據實時更新、，既保障了中心各科所的使用，又避免了庫存積壓和資源占用，提高了采購資金的循環利用率。使用現代信息化物資管理方法，不但能夠較大程度地提高物資管理人員的工作效率，還能有效增強物資信息管理的性。
3．5提高了物資管理效率物資管理系統可以進行各種物品消耗分析、采購分析以及打印各種財務報表，中心物資部門實行信息化管理后，每月統計出中心所使用的物資情況，工作效率提高了近1倍。
3．6保障了科室核算的實施經費來源功能加入系統后，各科室在物資部門申購的物品全部計入各自經費核算，杜絕了物資浪費。信息化應用于中心后勤物資管理，提高各類物資管理的科學性和合理性，對減少浪費和庫存占用、優化物資管理流程、加強物資的定額管理均具有較好的應用前景。物資管理信息化是現代化疾控中心發展的必然趨勢，中心順利開展現代信息化物資管理，較大程度減輕了物資管理人員的工作負擔，提高了物資管理工作的質量。信息化使物資管理工作變得更加細致化、規范化，這種信息的網絡共享性與透明性使得中心的員工清楚地了解中心的物資管理現狀，有利于部門間的相互合作，實現信息化物資管理的較高效應［2］。
作者：方蕾 陳智高 單位：江蘇省疾病預防控制中心
物資管理信息系統淺析:電力工程物資管理信息系統設計
摘要：
現今ERP已從初期的工作站與主機構成的簡單系統發展為擁有完整的電子化信息平臺系統。但是隨著企業內外部環境的不斷變化，ERP系統在電力物資管理方面也面臨著巨大挑戰。本文為較大程度滿足電力工程物資管理的新需求，在當前電力企業物流管理系統的基礎上設計出了一套新的基于ERP的電力企業工程物資管理信息系統。
關鍵詞：
ERP；電力工程物資管理；系統設計；系統運用
一、引言
ERP是企業資源計劃（EnterpriseResourcePlanning）的簡稱，該系統在改善企業業務流程及提升企業綜合實力方面發揮著積極作用。作為電力工程專業管理核心之一，物資管理水平的高低直接影響著電力企業的經濟效益，且大電量的需求下勢必是大物資的集成，因此EPR對電力物資管理有極大的支撐作用。但是目前的ERP系統卻因自身的局限性使物資管理在實際運營中沖突不斷，很大程度上影響了工程整體建設及公司效率。鑒于此，本文通過對原來ERP在電力工程物資管理系統方面的研究，設計出了一套新的基于ERP的電力企業工程物資管理信息系統。
二、電力工程物資管理系統設計的思路與原則
本文設計的ERP系統主要以電力工程物資生命周期為設計導向，在運用模塊設計的基礎上充分考慮電力工程物資的需求計算、物資領取、物資使用、物資回收、物資報廢全生命周期，注重新系統的重組與擴充。爭取在進行電力工程物資系統設計時做到“總體規劃、綜合設計、實施”的設計思路。考慮在電力工程物資管理過程中可能會遇到許多突發事件，在進行電力工程物資系統設計時，除了需要完備的設計四輪作為設計導向，還要滿足先進性、實用性、可擴充性、開放性、標注化、安全與保密六個原則。尤其是可擴充性及安全與保密性，可擴充能通過相應模塊補充，使該物資管理系統隨著實際情況模擬，而安全與保密性能夠保障電力物資系統的穩定。
三、電力工程物資管理系統的設計與應用
在本文的電力工程物資管理系統的設計中主要包含構建系統平臺、構建系統技術架構、系統配置的拓補結構三個部分。
1、構建系統平臺電力企業物資管理系統是一個跨部門的系統，該系統需要進行大量的數據計算，所以本文采用大型企業級數據庫，保障企業物資管理平臺規范健壯。同時，本文所構建的物資管理系統平臺是一個開放性較強且標準化較高的管理平臺，是以核心服務器計算為核心的N層企業應用模塊，能在復雜的環境中保障數據運算的高效率、高性。具體的系統平臺如圖1：
2、電力工程物資系統技術構架為充分考慮物資系統設計原則中的可擴展性與適用性，在設計時本文采用技術構架的多層次設計理念，主要包含了客戶端、Web層、業務層、工作引流擎、BI商業智能與數據層六個主要層面組成。
3、系統配置的拓補結構系統配置拓補結構設計的好壞直接關系到整個電力工程物資管理系統的性，所以本文電力工程物資管理系統配置的拓補結構主要由數據庫服務器、javaEE服務器和各部室各施工單位電腦三層次組成。全新的電力工程物資管理系統能夠為電力工程的物資管理提供嚴格的權限管理，各個部門的職能與管理權限明了，增強管理的效率與性。且信息資源共享能力的增強，能夠較大限度的較少數據的重復錄入工作，降低工作人員的工作量，提高數據的性與工作人員的工作效率。綜上所述，在ERP系統的基礎上所設計的電力工程物資管理系統能夠很好的適應電力企業的物資管理需求，提升管理水平和企業的工作效率，在很大程度上促進的電力工程物資管理水平的提高。
4、應用通過ERP系統的運用，業務部門之間實現了信息的傳遞與共享（同一平臺），信息的追蹤和查詢也更加方便。改進后的ERP系統試用于線路排管工程中，信息匯總統計功能和多維度條件選擇功能為用戶提供了多樣的報表分析，與原來的工作進度相比，ERP系統為該公司提升了30%的工作效率。如果能夠全覆蓋于公司系統，預測較以往可以進一步減少損失時間。ERP系統的改進同時能加強企業對概算編制的重視度，在集成系統中時時反映費用指標，能有效的避免了超概和的情況，起到降低運營成本，精細管理使項目目標得以實現。
四、結論
電力工程物資管理系統能夠很好的豐富企業ERP管理系統，還能夠獨立的完成電力企業的物料管理。本文主要結合物資管理系統設計的思路與原則，結合電力工程物資管理的要求設計了一套新的電力工程物資管理系統，旨在為電力企業物資管理提供理論借鑒。
作者：萬靜波 單位：國網上海市電力公司物資公司
