引論：我們為您整理了1篇如何提高文秘人員的現代企業會議效率范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
一、引言
在經濟全球化的背景下，現代企業想要提升整體的競爭力，就必須依靠眾人的智慧和力量，群策群力。而會議，則為企業提供了這樣一個重要的平臺。對于現代企業來說，會議不可或缺，通過會議的召開，企業員工可以對企業的整體發展規劃、當前的生產和經營策略以及企業日常的生產活動進行討論和決策，從而促進企業科學、良性的發展。因此，高效、和諧的會議對于提高員工的參與性和積極性，加強企業的內部凝聚力，積極解決各種問題和矛盾起到非常重要的作用。然而，現實中有很多會議存在“會而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的現象，導致會議效率低下，無法及時解決問題，制定的決策無法貫徹落實，影響了企業工作的正常開展。現代企業會議的組織與開展工作是文秘人員的日常主要工作之一，對于文秘人員來說，充分認識會議及其功能，總結會議存在的問題，分析會議低效的原因，探索出高效辦會的有效措施和手段顯得尤為重要。這樣，不僅可以提升文秘人員的職業技能水平，同時，對于促進企業的長足發展也有著積極的意義。
二、會議及其功能
所謂“會議”，就是指與會者聚集在一起，通過交流和探索，就某件事或某些事集思廣益、達成共識，從而達到統一思想、統一行動的目的。會議是企業開展信息交流、相互協調、制定決策、實現管理的重要手段和渠道。通過會議的召開，可以實現以下幾個功能：
（一）明確目標，落實責任
每個會議都會圍繞一個或幾個主題來討論，通過會議的召開，與會者可以明確當前和長期各階段的工作目標和總體任務，落實各部門的職責和具體任務的分配，從而保障分工明確、責任到人、細化落實，促進工作及時有效的開展。
（二）溝通交流，集思廣益
有許多重要的信息資源可以通過會議的召開，達到有效地共享。與會者通過彼此間地交流與溝通，進行“頭腦風暴”，可以集思廣益，提出一些新想法、新觀點、新創意，達到相互學習、取長補短、共同提高的效果，也給企業的發展注入了新的活力。
（三）分工合作，協調聯動。通過一些工作會、調度會、任務布置會的召開，各部門可以明確分工、通力合作，發揮協調聯動機制，使目標任務得到進一步落實。
（四）評議得失，總結提高
企業通過一些總結會的召開，可以將上一階段工作具體開展的情況進行總結分析、評議得失，從而有助于各部門汲取教訓、借鑒經驗，更好地推動下一階段的工作開展。
（一）會議名目過多，開會頻繁
會議是集思廣益、群體決策的載體和工具。然而，在現代企業的會議開展過程中，存在會議名目繁多，開會頻率過高的現象，造成了“大事、小事、無事均開會”的“會海”現象。這樣，就會造成人力、物力、財力的浪費，導致實際工作效率的低下。
（二）會議目的不明確，內容空泛
在現實中，很多會議往往從頭到尾都是一個領導或者主要領導的長篇大論，內容空洞，有時甚至會偏離主題、不著邊際，并沒有很好地實現會議集思廣益、有效溝通交流的功能。這樣的會議，往往導致與會者注意力不能集中，無法及時獲取到有效信息，影響會后工作的落實。
（三）會議議題過多，信息量過大
有些時候，領導看似“精簡會議”，但往往一開會就會把許多的議題集中在一個會議上進行，這樣就會導致會議沒有重點，層次不清，信息量過大，與會者無法消化。這樣不僅不能把眾多的議題一一解決，同時，還會增加與會者的“厭會”情緒，不便于實際工作的開展。
（四）虎頭蛇尾，落實不利在很多情況下，會議在召開的過程中往往與會者討論非常熱烈，參與度極高。但在會后，對于會上制定的決策卻無人問津，不能很好地貫徹落實。這樣虎頭蛇尾的做法，就背離了當初會議召開的目的，不便于具體工作任務的落實。
四、造成會議低效的原因
（一）會議目標不明確
有些企業認為開會是解決一切問題的靈丹妙藥，往往一遇到問題，甚至領導心血來潮就貿然開會。這種情況下，會議的組織者對于會議的目的、內容、議題等不十分明確，容易在開會的過程中將簡單問題復雜化，對于已經定性的問題還要反復討論、爭辯。這樣不僅浪費時間，同時還容易產生新的不必要的矛盾和爭端。
（二）會前準備不充分
高效的會議必須要有充足的會前準備。很多臨時召集的會議，與會者往往在開會前幾小時才收到會議通知，對于會議的議題、議程、相關背景知識、發言內容準備不充分，不能很好的參與會議的討論和發言。甚至有些會務人員由于準備倉促，導致出現與會人員通知不全、會議材料準備不充分、會議議程設計不合理、會議內容過多或過少等現象，大大影響了會議的效率和質量。
（三）會議管理不科學
很多企業將開會的權限下放到各部門，因而導致各部門大大小小的領導都有權就各自分管的業務召集開會，各自為陣，會議泛濫。同時，再加上會議組織者在會議時間和地點的選擇上考慮不周、主持人對于會場的把控力不強、與會發言者的思路不清等因素，容易導致與會者注意力不集中、會議發言跑題萬里，難以形成共識，無法達到會議的預期目標。
（四）會后跟蹤落實不到位
開會的最終目的是將會中形成的決議、決策等落實到實際工作中。而很多企業沒有專門的部門或人員負責跟蹤落實會議布置的任務和具體工作，沒有定期、不定期地督查、催辦，從而使會議決策無法貫徹落實。
五、文秘人員提高現代企業會議效率的有效手段
（一）做好充足準備
充足的會議準備是有效會議開展的基礎。因此，文秘人員作為現代企業會議的組織者和具體工作的執行者，在會議召開前要做好充分的準備，認真準備好會前、會中、會后涉及到的各類文件和資料，及時通知與會人員，對于會議的目的、具體的內容、討論的議題、設計的議程、預期達到的效果等方面要精細規劃，以便會議目標明確，直奔主題和重點，高質高效地解決實際問題，達到預期目標。
（二）加強科學管理
科學、規范的會議管理有助于高效會議地實現。文秘人員在制定會議策劃方案的過程中，設計會議議題時要科學、合理，不可過多也不可過于空洞；會議議程設計要符合邏輯性，按照先主要后次要、先共性后個性、先緊急后不緊急的議題討論順序來進行；在會議時間、地點的選擇以及會議主持人的各項內容的推進和把控環節方面也要合理化設計，避免會議時間過長、發言局面混亂等現象。
（三）保持信息暢通
保持信息暢通是有效進行溝通和交流的一個重要前提。文秘人員在整個會前準備、會中服務、會后督辦的過程可以借助企業內部的網絡、ＱＱ、微信等平臺做到相關信息的暢通、。同時，可以創新展現形式，適時運用視頻、動畫等形式來展現會議內容，讓與會者在耳目一新的同時加深印象，實現信息的有效捕捉和共享。
（四）重視跟蹤落實
會議的有效性最關鍵的就是體現在會后是否將會中形成的決議、決策能很好地貫徹落實。因此，文秘人員在日常的會務工作中要形成一套行之有效的會后落實跟蹤工作機制。可以通過下發會議紀要、會議簡報，制定并定期檢查填寫會議任務督辦表格等形式加強會后的跟蹤落實工作，確保每次會議能夠做到“會而有議，議而有決，決而有行，行而有果”。
（五）總結借鑒
“它山之石，可以攻玉”。為了更好地保障會議的高質高效，會后的總結和反饋工作必不可少。文秘人員在會后要及時根據會議記錄的內容形成會議紀要和會議簡報，并將會議涉及到的所有文件資料進行整理和歸檔。同時，及時總結整個會議開展過程中的工作得失，分析不足、汲取教訓、借鑒成功經驗，從而可以提高文秘人員的辦會水平，有助于高效會議的實現。