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內部控制是社會經濟發展到一定階段的產物,是現代企業管理的重要手段。建立企業內部控制,并有效執行,可以規范企業管理,提高風險防范能力,促進企業可持續發展,同時,也是貫徹我國《公司法》《證券法》《會計法》《企業內部控制基本規范》以及其他有關法律、法規,滿足國內外資本市場對上市公司的監管要求,下面就內部控制的程序進行實例分析。
1.前期準備階段
1.1搞好學習與培訓
公司內部控制評價有效開展的及時步就是要、清楚地理解內部控制的理念,掌握內部控制流程設計的目的、風險防范和控制程序。學習培訓的內容可以包括以下幾個方面:認真學習內部控制的原理,了解推行《內部控制手冊》的背景和目的;熟悉的具體業務流程,掌握業務控制點,找出《內部控制手冊》和《實施細則及權限指引》中,符合執行范圍的控制點要求,以及涉及權限的控制點;熟悉業務流程運行中留下的相關業務票據、財務憑證、購銷合同等書面資料。
1.2明確抓住評價重點
關注公司的熱點、難點問題,集中力量,一查到底,可以以資金管理、網點投資建設、物資采購、銷售等流程作為重點關注對象,著重檢查關鍵的控制點,如在銷售與收款流程中,關注賒銷信用的確認和銷售貨款回籠責任的確定等關鍵環節;在采購與付款流程中,關注購貨發票、驗收單、入庫單和付款手續等關鍵環節。
1.3掌握收集基礎資料
在確定評價方案前,公司的評審人員要注意收集相關資料。如一段時間內業務流程處理銷售業務量的頻率和總量;公司制定的內部管理制度,特別是與內部控制流程相關的管理制度;業務流程涉及的部門、人員,以及不相容崗位設置的標準,公司編制的內部控制執行情況書。
1.4研究制定評價方案
評價方案由評價組長或副組長負責編制,應重點說明測評業務流程的目標、人員的責任分工和時間要求等內容,并編制標準的調查表格,然后經評價組全體成員與有關專家一起研究、討論后,確定并執行。在評價過程中,若出現重大線索或發現重大漏洞,可對評價方案進行必要的調整。
2.現場檢查階段
2.1召開進點動員會議
由公司派出的評價組全體成員與被評價公司負責人、部門有關人員參加,主要是說明檢查評價的目的,檢查評價的時間和范圍,參加的人員,完成檢查評價任務需要的天數,并融洽雙方關系,取得被評價公司的理解和支持,保障評價工作順利進行。
2.2采用適當評價方法檢查
在實際工作中,公司的評審人員可以根據具體情況選取適當的內部控制評價方法進行檢查,如通過在現場詢問有關部門人員,了解流程涉及人員的內部控制意識,以及對業務流程的熟悉程度,可以以文字或流程圖的方式對業務運作程序進行描述,記錄控制環節和控制資料或文件,關注是否存在未形成文字資料的規定和做法;對固定資產、存貨、貨幣資金等業務流程描述的控制要求進行實地觀察、測試,評價實物資產的內部控制規定是否有效執行,是否存在一定風險;根據前期準備階段收集的業務流程處理頻率和總量,選取適當的評價方法進行檢查,重點關注業務流程控制點及權限指引要求是否得到執行,有無繞過控制點處理業務的情況,檢查有關控制痕跡和證據資料。
2.3編制和確認工作底稿
將通過業務抽樣、穿行測試、書面資料檢查等發現的與內部控制制度的要求不符合的情況記錄下來,公司的評審人員編制評價工作底稿,并專人復核,不明確的地方要再次核實,然后與被評價公司溝通交換意見,被評價公司相關業務流程的經辦人和負責人確認工作底稿,對存在的不足和問題制定相應的整改措施。
3.綜合評價階段
3.1認真編寫評價報告
公司的評審人員按執行、部分執行和未執行的控制點分類匯總,重點關注銷售業務運作是否按照控制點和權限指引要求進行嚴格控制,是否留下足夠的控制痕跡,分析問題存在的原因,提出評價整改要求,同時,針對內部控制制度本身存在成本效益考慮不足而導致客觀上難以、有效執行的情況,要建議完善相關制度,提高控制效率和控制效果。
3.2狠抓整改建議落實
公司派出的評價組要向被評價公司發出整改建議書,要求相關公司、部門結合評價中發現的問題,舉一反三,認真整改、落實,并要求被評價公司提交整改報告,確保內部控制制度有效執行。
3.3詳細報告評價結果
公司派出的評價組要將評價報告和整改建議書,報送公司的內部控制領導小組審閱,內部控制領導小組根據內部控制評價報告,對被評價公司的執行情況提出獎罰意見,年終結合整改落實結果進行考核兌現。
4.結語
內部控制是企業管理的一部分,它是一個動態的管理過程,是不斷發展變化的。目前內部控制評價對我國公司企業來說尚處在初級階段,因此需在實踐中積極借鑒國外先進或成功的經驗與做法,但不能照搬照套,應緊密結合我國國情和公司自身發展特點以及經濟的未來發展變化趨勢,不斷地對其進行研究分析和改進完善,以制定出較為健全有效的內部控制評價規范體系,同時不斷促進我國內部控制工作的制度化和規范化發展。