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自2008年9月1日起正式施行的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱27號令），是當前各高校開展學生檔案工作的法規性文件，符合時代發展規律，規范了高校檔案管理標準，完善了高校檔案管理體系。尤其是27號令首次單獨增設學生類檔案，將其納入高校檔案工作范疇，置于和其他十大類（黨群類、行政類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會）同樣的地位，此舉突出以學生為中心的教育理念，規范各高校學生檔案管理混亂、不到位的情況，有利于高校檔案工作在新的時代發展背景下逐步走上法制化、規范化、制度化的管理道路，保障學生的基本權益[1]。盡管27號令的出臺使高校學生檔案管理工作取得了明顯進步，但由于全國各高校對學生檔案普遍缺乏統一的管理模式，加上高校定位不同和地區差異，對學生檔案的管理方式、方法也大相徑庭，落后于高校教育事業發展的高校檔案工作仍然面臨嚴峻考驗[2]。
二、目前高校學生檔案管理中存在的問題根據當前高校學生檔案管理工作經驗，現總結梳理存在的問題匯總如下。
1.高校及用人單位缺乏統一明確的學生檔案目錄清單，不同學生檔案材料參差不齊。考慮到學生未來的就業發展，也出于簡化檔案管理工作流程，學生日常管理包括學生違紀處分等檔案材料、貸款信用等誠信檔案只停留在文件通知里，實際操作中大多并未存入學生檔案。根據教學司函〔2005〕97號文件規定，《攻讀碩士學位研究生錄取登記表》替代《報考攻讀碩士學位研究生考生登記表》存入學生檔案，但很多用人單位沒有做到與時俱進，仍按照1991年3月29日中共中央組織部發布的《干部檔案整理工作細則》中規定的《報考高等《高等學校檔案管理辦法》是當前各高校開展學生檔案工作的法規性文件。它的出臺使高校學生檔案管理工作取得了明顯進步，但各高校對學生檔案普遍缺乏統一的管理模式，管理水平有待提高，管理方式有待改善。本文梳理總結當前高校學生檔案管理工作中出現的問題，并結合實際提出建設性的思路和辦法。高校學生學生檔案檔案管理高校檔案高校學生檔案管理實踐與思考付曉林王凱谷博余詠梅學校學生登記表》要求畢業生補充早在2005年就已廢止的報考登記表。根據《高等學校檔案實體分類法》，俗稱“招生大表”的錄取花名冊應屬于教學類檔案招生部分，由形成材料的學校招生部門或學校檔案館集中負責管理；研究生學位申請書、評閱書、質量評價表等屬于教學類檔案學位部分，由形成材料的學校學位辦或檔案館集中負責管理。27號令和《高等學校檔案實體分類法》未明確給出學生檔案具體涵蓋范圍，且《干部人事檔案工作條例》中也未詳細列舉人事檔案中求學階段部分所應包含的具體材料，但實踐中，常常有就業單位參照中組發〔2009〕12號《干部人事檔案材料收集歸檔規定》中“入學考試各科成績表”“授予學位的材料”的規定，要求畢業生將本應屬于教學類檔案的錄取花名冊、研究生學位申請書、評閱書、質量評價表等材料補充放入個人檔案。如果僅僅從學生就業角度考慮，為了滿足這些用人單位的“特殊需求”，配合招聘單位的人事部門將關于所有在校學生的教學類檔案按照一人一卷模式存入對應學生的檔案中，不僅增加了學校檔案管理的工作量，也是一種對資源的浪費。但教學類檔案只由學校保管，且原始材料具有不可替代性，在高校普遍未實現電子化檔案線上調閱功能的大背景下，畢業生根據需求進校補齊相關教學類檔案材料時也將面臨由外地返校耗時耗力、申請流程煩瑣、因學生畢業時間久遠出現的調閱材料困難等問題，給學校、畢業生、就業單位都帶來極大困擾。
2.學校對學生檔案管理工作不夠重視。有些學校在達到設立檔案館條件的情況下尚未成立檔案館，或設立了專門負責檔案管理的檔案館、綜合檔案室，但工作人員配備嚴重不足、檔案室庫房數量不足、場地空間狹小、缺少專業的檔案管理人員、檔案管理培訓機會較少?？紤]到以上因素，相當一部分高校內部除沿用一直執行的部門立卷制外，仍維持學生檔案由學院負責、教學類檔案材料形成部門同時承擔檔案保存、開具相關證明的任務，以緩解檔案館或綜合檔案室工作壓力，但各部門、各學院也同樣面臨檔案管理人員不足且缺乏專業檔案管理人員指導的困境，本就人員不足的機關部門工作量變得更為繁重。學生檔案中的各種材料形成后，由于涉及學生眾多，檔案管理人員嚴重不足，不能及時分裝，學生在校期間伴隨個別學院、專業的調整、合并與重組，再加上學院負責學生檔案的管理人員流動性大、學生檔案管理工作銜接不到位等因素，往往只在學生入學、畢業或上級檢查等重要節點時，學院的學生工作部門才緊急召集班級干部、學生黨支部書記或學生助理突擊開展培訓、學習檔案材料的收集整理、分裝工作。檔案管理滯后無序、個別檔案管理人員責任意識不強、學生助管責任心不足，這些問題易造成檔案管理混亂、學生個人檔案信息泄露、檔案袋丟失或檔案材料缺失、紙質材料破損、字跡模糊不清等問題。對大量學生檔案進行統一集中歸檔，也容易造成檔案材料的錯裝、漏裝以及丟失現象，給學生就業政審、日常學生檔案管理工作帶來不便。
3.學生檔案管理機制體制有待健全。學校對檔案管理不嚴格，學院各類檔案共用一間檔案室的現象突出。在部門立卷制的檔案管理體系下，學籍檔案材料形成部門學生工作部、招生辦、學位辦、培養辦等機關與直接負責學生檔案管理的學院存在職責權限劃定不清晰、學籍檔案中各材料的轉接流程尚無明確管理模式，易出現各部門交接溝通不暢導致學生檔案材料丟失的現象。同時因為學生學籍檔案材料種類繁多、來源部門廣泛，在教學類檔案材料由各部門分散管理的模式下，廣大師生不清楚要補充的某種檔案材料由哪些部門直接負責，只能通過咨詢學院或聯系檔案館得到獲取相關檔案材料的渠道。檔案缺失后盡管各部門盡全力補齊相關材料，但很多高校尚無檔案審核監督、整改、問責懲戒制度，最終檔案材料缺失的后果主要還是由檔案主體學生本人來承擔，盡管無法確定檔案材料丟失的原因和責任，但這些問題難免會給畢業生、用人單位留下高校檔案管理不力的印象。
4.學生誠信檔案、心理及身體健康檔案材料形成及收集困難。盡管學生檔案未明確要求包含詳細的誠信、心理、身體檔案，但隨著社會進步，為了緊跟時代快速發展的步伐，滿足用人單位對人才的需求，根據中組部組通字〔2017〕25號《關于完善干部人事檔案材料的通知》，個人誠信材料的收集已是檔案管理發展的必然要求。但由于人員配備不足，學校學生工作部門、心理健康咨詢部門、校醫院、體育教研室忙于日?；竟ぷ?，現有體系、組織模式等客觀因素使學生誠信記錄、心理、生理健康狀況摸排工作覆蓋面尚未涉及全校范圍，且相關零散數據也很難形成書面材料反饋給學生所在學院的檔案管理人員。這都使得學校要想針對每個在校學生實現點對點全覆蓋囊括誠信、心理、生理健康全程跟蹤式的檔案材料，在數據信息形成、收集、整理、反饋等各環節都將面臨重重困難，相關職能部門及工作人員顯得有心無力、束手無策。學校在學生檔案管理過程中沒能真正把反映學生成長的軌跡與社會對人才的衡量指標及關注的側重點結合起來[3]，在學生就業求職中學校及學生無法向招聘單位提供相關誠信、心理、身體健康狀況材料，不利于學校在就業單位中樹立良好的檔案管理形象，更不利于學生的順利就業。
5.人檔分離現象嚴重。學生本人作為檔案的主體責任人，對自己現階段榮譽獎懲情況最為清楚，但由于學生本人不能直接接觸檔案，大部分學生尚未對檔案形成足夠重視，甚至不知道個人檔案存在的學生也大有人在。作為檔案直接的責任主體，學生本人并沒有對自身檔案有足夠的敬畏、監管、保護意識，并不清楚自己檔案大致包含的材料內容，且沒有形成系統的個人檔案體系。本科新生入學時學生自帶的中學檔案出現丟失、拆解、涂改、偽造等亂象，“棄檔”“死檔”現象仍然突出。同時，教學類檔案中一人一卷式存檔的研究生培養計劃、開題、中期考核、社會實踐、學位論文答辯等材料、以班級為單位收集整理的本科生學籍冊、研究生學籍卡等材料也因為學生不夠重視、不配合，經常出現材料缺失、丟失現象。這些檔案工作中出現的漏洞都將成為畢業生在檔案轉接、職稱晉升、政審、辦理各類社會保險等關鍵節點時潛在的隱患，一旦面臨個人檔案材料缺失，會給學校、工作單位尤其是畢業生的未來發展都帶來一定困擾。
6.學校保存學生檔案電子信息化程度低，增加了調閱學生檔案材料的難度。很多畢業生因各種原因需要向學校相關部門申請補齊材料，但由于目前大部分高校尚未真正實現電子化檔案管理系統，只能委托他人或畢業生本人專門趕赴學校，線下申請相關檔案補辦業務。同時根據檔案管理流程，查檔還需要畢業生所在學院、檔案館簽字蓋章。線下申請查檔、多級審批手續等流程無形中增加了畢業生補齊檔案材料的時間、經濟成本，且部分高校檔案館等部門尚未實現檔案信息化檢索功能，調閱相關學生檔案也需要耗費大量時間精力，增加了檔案管理人員的工作量。
三、學生檔案管理工作思路及建議為解決目前高校學生檔案管理工作中存在的問題，結合工作實際提出以下解決思路及建議。
1.高校應制定并出臺最新的教學類檔案和學生類檔案指導清單目錄。在《高等學校檔案實體分類法》的基礎上結合學校自身實際情況，規范學院管理學生檔案材料內容，為確保學生檔案材料做到分類統一、層次分明提供堅實的文件依據和制度保障。同時學校應在網站上匯總發布教育部、國家檔案局等上級部門目前執行生效的高校檔案管理文件標準，以增強學校廣大師生對檔案管理規定的熟悉程度，為在校生、畢業生及用人單位補充“學生類”檔案、教學類檔案材料提供便利化、人性化指導和服務。
2.高校應加大對檔案管理工作的支持力度。高校應增強全校廣大師生檔案理論學習、自主保護檔案、重視檔案價值的意識，營造良好的校園檔案氛圍。通過積極引進檔案管理專業人才、邀請檔案專家或兄弟院校檔案專業人士組織開展檔案業務座談會、培訓會、宣講會等，同步提高檔案管理工作人員數量和質量、培養學校檔案管理人員及學生助管人員的專業素養、思想政治素養、責任心和職業道德情懷。通過引進互聯網時代先進的數字化技術，著力打造一支專業素質過硬的復合型檔案管理人才隊伍。同時在為新生郵寄錄取通知書時加入提醒學生重視個人檔案移交的通知材料，強調檔案的嚴肅性、唯一性，確保檔案移交過程中原始材料保持完整。通過建立學校檔案部門公共郵箱回復師生郵件、開通微信公眾號發布檔案知識或學校檔案新聞推送、設置檔案網站在線客服功能實時解答師生問題等，提高廣大教職員工尤其是全體在校生、畢業生校友們對檔案專業知識的熟悉程度、對學校檔案管理工作的了解，擴大學校檔案管理工作影響力。針對在校生，高校還可以通過定期開展檔案專題座談會、組織檔案主題班會、檔案知識競答活動的方式，或利用校園廣播、宣傳欄等多種渠道和途徑，向學生強調檔案對個人未來發展的重要性和意義，從而加強學生檔案理論知識的學習、引導學生重視檔案價值、提高學生檔案保護意識，使檔案管理工作由檔案主體即學生的被動管理變為主動配合和主觀努力，由檔案管理人員的被動收集變為主動收集與動態收集[4]。高校應進一步加強公有房屋管理，規范公房資源的配置、使用，切實發揮公房資源使用效益，推進公房定額管理實施，針對私占閑置公房現象進行嚴格清查、不定期排查，最大程度滿足教學類檔案、學生類檔案所需要的檔案室數量及庫房面積[5]。
3.高校應建立健全學生檔案管理體制機制。比如，建立檔案收集與整理制度、畢業生檔案傳遞與郵寄登記制度、檔案安全與保密制度等等[6]。制定科學的學生檔案管理工作辦法、完善檔案管理細則，明確學校各部門存儲相關檔案材料職責范圍，重點規范機關單位向學院移交學生學籍檔案的流程步驟，確保學生學籍檔案流轉程序化、規范化。出臺學生檔案管理審查、考核、獎懲制度，如要求檔案管理人員包括學生助管人員在承擔檔案工作前簽署檔案保護、保密責任書；通過設置學生檔案檢查工作專項小組，對學生檔案進行不定期檢查，對發現的檔案問題及時整改、督促，對不認真、不負責的管理人員及部門負責人采取談話、問責、誡勉等懲處措施，規范學校檔案管理工作方式方法，轉變檔案管理人員的工作態度；通過設置校級優秀檔案管理工作者等榮譽稱號，對基層學生檔案管理人員進行表彰獎勵，宣傳他們的優秀事跡和先進做法，以加強全校教職員工尤其是檔案管理相關人員對學生檔案工作的重視度。
4.高校應盡快建立學生檔案信息采集系統數據庫。高校應聯合各學院、教務處、研究生院、學生工作部、校醫院、心理健康咨詢中心、體育部、網絡信息中心等機關部門，聯合開發采集學生在校期間產生的各類獎助貸等誠信信息、心理健康數據、體檢體測等身體狀況數據的電子信息系統，并專門成立機構對數據庫的采集、整理、存儲、分類進行維護，以減輕各部門的工作壓力。同時，在畢業生就業面試時，可根據招聘單位需要，提供畢業生實時數據，以確保用人單位根據畢業生真實數據等情況作出客觀公正的聘用選擇。從而提高檔案信息利用的實效性和可操作性，努力為社會提供最有效、最可信的功能效益，消除社會對大學生就業誠信的質疑，促進人才的開發利用和社會的和諧穩定[7]。
5.高校應盡快著力開發、建設電子化檔案管理系統。在保證檔案信息安全性的前提下，學校應充分借助大數據管理信息系統，整合各部門關于學生的教學類檔案、學籍檔案資源，在網站增設電子檔案下載端口鏈接[8]；將各部門分別管理的檔案材料尤其是已出現褪色、破損、霉變或需要重點保護的紙質版檔案材料轉化為易存儲的電子材料并上傳至學校特定網站，這樣既節省了學校存儲空間，也確保檔案資源免受物理損毀、化學腐蝕、人為破壞等。學校應在遵守國家有關標準的前提下，不斷完善學生電子檔案材料服務功能，簡化補齊、調取檔案材料的流程手續，以方便畢業生、用人單位對學生檔案的日常需求。
四、結語
學生檔案作為畢業生走向社會、進入職場開展社會活動的一張隱形“明信片”，是個人人事檔案的雛形和基礎，事關畢業生前途和發展，對于畢業生個人、學校及用人單位甚至社會，價值不言自明，意義非凡，影響深遠。做好學生檔案工作是高校教育活動的重要組成部分，圍繞立德樹人根本任務和以學生為中心的教育理念，高校各級部門及廣大師生均應予以重視，為高校檔案事業的不斷發展砥礪前行。
參考文獻
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[2]匡定發.內涵與理念的變化是27號令最大的變化———高等學校檔案管理辦法27號令與6號令比較[J].銅陵學院學報，2009，8（3）：87-88.
[3][4][6][7]梁軍，鄭香珍.創新高校學生檔案管理模式為學生就業服務[J].蘭臺世界，2007（19）：47-48.
[5]付曉林.審核評估教學檔案管理實踐與思考[J].內蒙古科技與經濟，2019（8）：25-26+28.[8]趙宇.“985”高校檔案館網站“學生類”檔案服務現狀調查分析[J].檔案管理，2015（6）：62-64.
作者:付曉林 王凱 谷博 余詠梅 單位:中國礦業大學（北京）應急管理與安全工程學院辦公室主任 中國礦業大學（北京）應急管理與安全工程學院黨委書記 中國礦業大學（北京）應急管理與安全工程學院黨委副書記 中國礦業大學（北京）應急管理與安全工程學院專職組織員
