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建筑工程竣工驗收中的檔案整理歸錄環節，通常包括竣工圖紙、工程實體驗收資料、財務決算資料、結算協議、綜合管理文件等資料，屬于工程竣工驗收的重要環節，反映了工程項目運營過程的全局。圖1為建筑工程竣工驗收檔案管理的流程。工程竣工驗收檔案應保證完整性、真實性、準確性，應按標準要求實行標準化、規范化管理，但多數建筑業企業的工程檔案管理過程不規范，增加了后期竣工驗收的難度，影響竣工結算時間甚至結算金額，影響了企業的經濟效益。
一、建筑工程竣工檔案的重要意義
建筑工程竣工驗收是指建筑整體完工后，檢驗和檢查工程質量與品質，保障后期交付與使用的過程。它的過程主要是把控建筑質量與使用功能，包括墻體裂縫、墻面空鼓、現澆板裂縫、重要節點水滲漏、室內標高與平面尺寸控制等建筑體系功能性要求，涉及到較多主體與內容，對建筑管理部門、項目建設單位、工程施工企業、監理單位是個重要考驗。建筑工程竣工驗收環節應落實竣工檔案管理工作，它是一個全面、系統的工程，包含了建筑工程從開始立項到項目竣工投入使用的各個環節，通過檔案能夠完整地反映建筑設計、施工、竣工驗收質量等情況，為業主使用、維修提供重要的支持。因此，提升建筑工程竣工驗收檔案管理水平對建筑業企業有著重要的意義。
二、建筑工程竣工驗收檔案中的常見問題
1.檔案內容不規范
建筑工程竣工檔案歸檔與管理中，應保證檔案內容與信息的規范性。在檔案管理工作中經常存在原始資料未按規范格式書寫、竣工圖不規范、缺失竣工圖章、未完善簽批手續、檢驗記錄簽章不完整、未體現出設計變更內容等問題，不符合歸檔規范與要求，影響建筑工程的項目驗收與交付。2.檔案填寫不真實部分施工企業未建立工程檔案管理制度，將竣工檔案編制委托給“檔案專業戶”，但由于不了解工程施工現場，僅按照施工企業提供的資料編寫竣工檔案，因此無法與工程同步，多采用虛假數據，導致工程竣工檔案與實際情況不相符，竣工圖誤差大，無法全面、真實反映出工程建設情況。
3.檔案歸檔不齊全
建筑工程竣工檔案應保證文件與資料的完整性，全面準確反映出工程項目建設情況。然而在實際管理中，部分建筑工程項目缺乏前期資料與文件，工程文件原件丟失，導致文件批復不到位，設計變更審批手續不完整，文件資料存儲分散，或借閱文件后未及時歸還導致資料丟失，招投標資料信息未及時歸檔，都導致竣工驗收時無法全面地收集檔案信息，影響建筑工程項目驗收。
4.檔案整編不規范
在工程竣工檔案歸檔與管理中，要整理和分析檔案資料與文件信息，科學分類并編寫文件號，才能便于存儲和管理。然而在實際工作中，存在檔案管理人員組卷不合理、資料排序混亂，未按標準要求編寫卷內目錄與36備案表，案卷題名與工程項目名稱不規范等現象，對竣工驗收組卷影響較大。
5.竣工檔案移交不及時
部分項目未執行竣工檔案管理相關要求，未能在施工過程中收集完整的資料信息；部分建設單位、施工企業、建材供應商，存在工程款拖欠問題，延長工程建設工期，導致檔案歸檔停滯；部分項目檔案管理人員流動性較大，導致工程資料分散缺失，工程驗收環節無法收齊相關資料。以上原因均會導致工程竣工后無法及時完成竣工檔案，相應移交也不及時。
6.聲像資料歸檔困難
在建筑工程竣工檔案歸檔與管理中，需要提升檔案的信息資料管理水平，科學管理紙質資料、電子文檔、聲像資料，保證檔案信息完整性。在實際工作中，建筑工程建設項目存在聲像資料缺失、管理不到位等問題，比如文件資料內容不全面，缺乏文字說明；聲像資料保管條件差，防光防丟失管理不到位，增加聲像資料歸檔難度，無法維護檔案信息完整性，影響建筑工程項目驗收工作。
三、建筑工程竣工驗收中檔案管理問題的原因分析
1.施工企業重視度不足
在建筑工程施工期間，施工企業過度關注工程建設進度，將大量人力、物力、財力投入到工程建設中；不太重視檔案管理工作，忽視了工程材料驗收、施工資料收集等工作。工程項目完工后，檔案驗收時才組織人員整理資料，由于資料收集進度與施工進度存在偏差，容易導致資料缺失，對工程資料編制與歸檔造成影響，不利于工程竣工資料驗收。
2.項目資料管理不系統
建筑工程竣工資料歸檔涉及到建筑工程、機電安裝、智能化、消防安全等各個專業，同時糅合了質量、進度、安全、造價、合同管理等方面的內容，具有多專業性和綜合性的特點。但在實際工作中，部分工程項目管理不系統，項目管理團隊不成熟，各部門之間未充分串聯。現場大部分項目經理由現場施工崗晉升，對資料管理概念不清晰，重生產輕檔案管理，導致工程項目管理上相關崗位與資料管理者脫節，比如原材料進場的質保資料和檢驗不同步，現場隱蔽驗收資料不及時編制，過程中分部分項驗收無法及時完成，最終影響工程竣工驗收檔案歸集。
3.檔案管理制度不健全
施工企業檔案管理制度不完善，管理人員未意識到檔案資料編制重要性，管理責任心不足，日常不注重資料管理人員的標準培訓，也會導致資料缺失；再加上工程建設周期長，人員變動等都影響工程竣工檔案編制。
4.日常管理不規范
建筑工程施工期間，建設單位、施工企業為滿足日常工作需求，在資料管理工作中投入大量人力與物力，然而管理人員未從全局角度看待竣工資料整理，不注重竣工檔案管理工作，再加上日常管理不規范，從而導致竣工驗收資料缺失或不規范等。
四、建筑工程竣工驗收檔案管理對策
1.建立健全資料管理制度
制度是各項工作的先行者和依據。要做好工程竣工驗收資料管理，必須要重視建筑工程竣工檔案管理，建立和完善資料管理制度，如資料員必須持證上崗并持續參加繼續教育學習，規定資料員的崗位職責和權限、規定施工人員現場應提供的記錄及標準、時限，建立良好的資料管理協調機制等，以便資料員統一按規范進行資料收集、整理和編制。還比如企業可根據資料員取得的專業證件，獨立完成的工作內容與工作質量，完善資料管理人員的晉升通道，從人事制度上體現出對資料管理人員的重視，提高資料管理人員工作的積極性。
2.增強工程資料管理的意識
工程項目開工建設后，施工單位管理人員除了按照生產計劃組織施工外，還應組織對相應的資料管理規定及資料歸檔的要求進行交底，從項目部層面強化資料管理工作。要對資料管理人員明確提出應掌握建設工程檔案管理的相應規范要求，包括施工資料及簽證的標準格式等。針對企業工程所在地的要求，施工單位要第一時間購買當地城建檔案館關于資料歸檔規范要求的書籍或培訓資料，并組織工程管理人員和資料管理人員共同學習、交底，并定期檢查資料的收集、整理情況，通過多措并舉促進項目資料管理水平提升。
3.注重崗位培訓，提升專業能力
工程施工建設期間，企業要注重檔案管理人員業務能力培訓和檔案知識培訓，使其掌握工程檔案資料編制的最新要求、了解工程竣工資料編制要求，不斷提升專業能力，能夠隨時整理工程資料，避免在工程竣工驗收環節集中趕資料。在培訓過程中，不僅要注重工程技術人員的檔案編制、管理知識的培訓，更要注重對檔案管理人員進行專業施工知識的培訓，使資料管理人員深入到施工現場，隨時掌握施工進度，做到心中有數，也為企業培養一批既懂施工技術、又懂檔案編制與管理的綜合型人才，從而增加施工企業的經濟效益。
4.注重歸檔流程規范化
工程竣工檔案管理工作中，還應高度重視歸檔流程，注重歸檔流程規范化，以提升檔案管理的效率。部分施工企業項目在施工過程中，不太重視工程竣工檔案管理工作，致使檔案資料無法按時提交，對歸檔工作的影響較大。為了杜絕此種現象，施工企業應建立規范化的歸檔流程，明確不同人員的職責，保證竣工檔案管理人員遵循標準規范，全面收集施工檔案信息，確保檔案資料內容的準確性與完整性。以下為竣工檔案的參考歸檔流程：
5.注重過程參與，實行同步管理
工程建設之前，專職檔案管理人員須熟悉檔案管理法規，了解工程相關情況，對工程概況及施工進度做到心中有數。施工過程中，項目在編制施工進度計劃時，應將分項工程竣工文件驗收工作一并納入到工程進度計劃表中，作為施工過程的一部分。資料員在過程中應同步收集項目的立項開工資料、施工過程資料、工程完工驗收保管、竣工資料，而細化工程竣工檔案管理各環節，從源頭上確保資料整理質量，為工程竣工檔案驗收奠定基礎。
6.分類保管資料，完善后期竣工資料整理
竣工文件整理時，應分門別類、做好目錄、標注不同檔案的形成時間，以免文件檔案在移交過程中出現資料丟失。施工完成后，施工單位要及時安排專門的工程技術人員參考變更的文件資料，按照實際施工及時繪制竣工圖。繪圖過程中，施工單位負責繪制竣工圖紙，建設單位、監理單位履行監管職能；施工人員也應參與到竣工圖編制中，保證竣工圖紙與工程實際一致，提升竣工圖紙的質量。繪制竣工圖過程中，應逐個審查變更單，重點核實變更部分與細節，將已執行、未執行章蓋在變更單上，保證竣工圖編制的完整性與真實性。
五、結束
語綜上所述，要保障竣工資料的真實性、有效性及完整性，就要加強各參建單位特別是建設單位的協調與溝通，加強檔案管理的主動性與時效性，加強施工人員的資料管理意識，同時資料員也應主動到現場了解施工進度，這將對建筑工程竣工資料管理工作提升到一個新的高度。各建筑企業應充分認識到建筑工程竣工資料的重要性，在實踐中積極探索適合企業的，標準、高效的管理模式，形成標準化制度后在各項目推廣并不斷完善。只有這樣，才能為工程竣工驗收及業主使用提供重要的信息支持，從而保障建筑工程竣工驗收成效，提升施工單位的經濟效益。
作者:王桂燕 單位:廣州潤城實業集團有限公司