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城建檔案管理是一項系統而復雜的工作，是對紙質檔案和電子檔案實施管理并提供利用服務的工作總稱。海口市城建檔案管理還停留在傳統的觀念上，而現今的城市發展和建設涵蓋了非常多而復雜的內容，同時海南自由貿易港建設總體方案、智慧海南建設總體方案對于海南省信息化建設提出了更高要求，而且在大數據快速發展的時代，促進城建檔案管理的數字化轉型既是外部大環境的客觀要求，也是城建檔案館內部尋求突破的內在要求。海口市城建檔案館信息化建設的目標，以強化條塊結合、用活用好數據為出發點，促進互聯互通、數據開放、信息共享和業務協同，充分利用和整合各種信息網絡資源，支撐城建檔案業務改革和海口市管理的政務信息化項目，實現以服務公眾為目的，有效解決政府工作中的難點以及老百姓關心的熱點問題。
一、海口市城建檔案數字化建設現狀
城建檔案數字化不僅包括存量紙質檔案的數字化，還包括新接收檔案的數字化，以及電子文件按照規范要求直接歸檔，形成電子檔案。海口市城建檔案館信息化建設項目，其中一個重要任務就是將檔案庫房里約17萬卷的紙質檔案通過掃描儀掃描后，生成數字文件存儲到硬盤、光盤等信息化載體中，然后將掃描生成的電子文件集成到城建檔案管理系統中，為檔案利用提供便捷查詢、統計等服務。目前海口市城建檔案館接收的主要還是紙質檔案，與能夠完全移交電子檔案還有差距，紙質檔案和電子檔案同時存在。海口市城建檔案館信息化項目，已經被列入海口市“城市大腦”計劃，隨著智慧城市的發展以及海南自貿港建設要求的提出，電子檔案的移交、管理、利用是適應信息化時代發展的要求。對于城建檔案而言，引入互聯網信息技術和大數據技術，能夠強化檔案管理人員對數字化技術的認知，加大對數字技術運用于城建檔案管理的研發力度。現階段海口市的政務服務工作已經在向智慧政務方向轉變，智慧檔案管理工作也會是其中關鍵的環節，用一臺連接互聯網的電腦就可以直接實現檔案錄入、查詢、保存、調卷以及資源共享等功能，這是有效提高城建檔案管理效率和服務水平的最佳方式，同時電子文件歸檔從雙套制轉到單套制，是信息時代檔案工作的必然方向。
二、海口市城建檔案信息化建設的迫切性
海口市城建檔案信息化建設項目，包括信息基礎設施、信息資源庫、信息應用系統、信息技術服務等的建設。根據海南自由貿易港建設和智慧海南建設總體方案，以及海南省、海口市政府數字化轉型的明確要求，同時依據海南省大數據管理局提出的信息化建設堅持統籌規劃、集約建設、系統整合、信息共享、業務協同、安全可靠的原則，通過海南省構建“大系統、大平臺、大數據”，海口市城建檔案信息化建設項目充分利用和整合各種信息網絡資源，有效支撐城建檔案業務改革和海口市管理的政務信息化項目，實現以服務公眾為目的，有效解決政府工作中的難點以及老百姓關心的熱點問題。
三、城建檔案管理數字化建設的意義
（一）有效提升檔案管理效率利用互聯網信息技術，在檔案的登記錄入環節，就可以將各種類型的文件，比如文本、圖片、圖像、視頻、表單等進行電子轉化，同時系統也對這些電子文件進行分類管理，這樣能夠擺脫傳統紙質檔案管理復雜、查找困難的缺陷。隨著計算機技術和大數據技術的逐漸廣泛應用，檔案管理轉向數字化和信息化的步伐已經勢不可擋，利用現代化的互聯網信息技術，能夠快速實現檔案的查詢、檢索、調閱以及分析等。
（二）實現信息共享和高效檢索傳統的紙質檔案，需要耗費大量的紙張，需要購置打印機等設備，還需要一定的檔案庫房，人工管理耗費巨大。利用數字化技術和互聯網信息技術，可以將紙質文書檔案采用拍照、掃描的方式轉換成數字化電子檔案，這些數字化電子檔案可以上傳到政務服務系統專門的云服務器上，并將電子檔案按照規范分類，組建成一個云端檔案資源庫，人們可以直接上網通過關鍵詞查找、時間篩選等方式隨時隨地搜索調閱相關檔案，大大提升了檔案的管理利用效率。采用數字化檔案管理方式，可以根據檔案的外部類型特征進行分類管理，還可以根據檔案的內容進行分類管理，存儲起來方便快捷，二次利用也非常便利。利用網絡信息技術、移動通信技術、大數據技術、云存儲技術等共享城建檔案資源，會使得城建檔案管理工作越來越高效。
（三）電子檔案更易保存，狀態更加穩定傳統的紙質檔案大多采用物理保存的方式，容易受到外界不良因素的干擾，比如火災、水淹、霉變等都會對檔案文書造成破壞，而且這些檔案要占據一定的場地，容易造成數據丟失和資源的浪費。而數字化檔案的優勢是，只需一臺連接互聯網的電腦，就可以實現大量的檔案文件的云存儲，受不良因素干擾的風險大大降低。現在的云傳輸、云存儲等技術越來越成熟，電子檔案的存儲方式不斷更新，存儲和讀取數字化文件的速度越來越快。人們通過網絡就可以讀取云空間存儲的檔案資源，實現了隨時隨地查找和檢索檔案。
（四）文件安全性大大提升傳統的紙質檔案在存儲、運輸、查閱等過程中存在諸多風險，比如物理存儲環境的溫度高、濕度大、梅雨季節等會讓紙質檔案產生霉變。此外，檔案查閱翻找起來比較困難，需要耗費一定的人力和時間。而數字化電子檔案直接通過互聯網傳輸，很大程度上避免了數據丟失和泄露的風險，且傳輸速度非常快，幾秒鐘就可以送達。隨著保密技術的逐漸成熟，電子文件的保密性能也大大提升，通過設置加密程序可以保護電子檔案的安全。權限管理作為一種安全手段，等于給電子檔案增加了一道安全門，通過設置讀取電子檔案的權限，沒有獲得授權的人員則無權查看相關檔案資料，這樣可以有效提升電子檔案的安全性。
四、當今互聯網、大數據背景下海口市城建檔案管理數字化建設的思考
（一）提高認識，轉變觀念在互聯網時代，思想要緊跟時代潮流，數字化轉型最先要改變的就是思想觀念，這就需要所有檔案工作人員要從自我思想上發生質的轉變，認識到互聯網時代采用數字化信息技術管理城建檔案是大勢所趨，這樣才能更好地指導城建檔案管理工作。正確看待數字化和信息化給城建檔案管理帶來的挑戰，樹立起融合新發展趨勢的觀念，強化自身的學習意識、責任意識以及使命擔當意識，讓海口市城建檔案管理工作逐步融入數字化建設潮流中。
（二）培養“雙專業”高素質的檔案管理人才要實現城建檔案管理的數字化轉型，必須依靠一批既有城建檔案專業知識，同時又兼具數字化和互聯網技術專業知識的人才，使得檔案管理的方法論和技巧，與互聯網信息技術的業務基礎知識和技能達到完美結合。因此，海口市城建檔案館的工作人員需要加強自身數字化技能的培養，通過參加主題培訓、研討會、學習其他城建檔案館先進經驗等方式，逐漸將城建檔案專業知識與現代化信息技術融會貫通。
（三）建立城建檔案信息管理系統平臺海口市城建檔案館信息化建設項目的另一個重要任務，就是開發一套符合自身業務流程與城建檔案管理的系統平臺。作為海口市城建檔案館統一的檔案采集、管理、查詢、統計分析及展現的平臺，主要要實現以下功能：
第一，統一并規范電子檔案上傳入口。城建檔案信息管理的平臺系統需要支持影像拍照、二維碼掃描、版式電子數據文件等技術，進而實現對不同物理介質和不同類型文件的檔案進行電子化和標準化的封裝處理工作，將上傳入口進行規范統一后，能夠對電子檔案進行統一格式的存儲，確保電子檔案不可篡改和可追溯性。
第二，統一管理數字化電子檔案。在城建檔案數據庫或者云存儲空間，設置好查詢、下載、查閱、打印等權限，按設置分配權限，按權限實現電子檔案的各種操作。同時，按照檔案生命周期管理原理，要將檔案的登記、歸檔、整理以及轉移、鑒定銷毀、查閱、備份恢復等功能貫穿整個檔案的生命周期，每個環節要留痕，實現操作記錄可追溯。
第三，建立流程化管理模式。檔案管理平臺系統要實現流程化管理，區分工作流程和業務流程，同時支持流程的可修改性，可以自定義工作流的各個環節和審批人以及操作路徑，如果滿足流程，操作人員可以實現對流程的增刪改查。同時也可以根據業務需求，為每個環節設置不同的角色，方便不同的人對該業務流程發表審批意見。第四，支持新的業務加載。城建檔案管理平臺系統要實現新業務加載功能，方便所有操作人員在同一個平臺系統中實現對不同類別檔案進行管理，比如不同角色的人可以對檔案進行添加、修改以及篩查等。第五，實現權限的靈活、方便管理。隨著保密技術的逐漸成熟，電子文件的保密性能也大大提升，通過設置讀取電子檔案的權限，非相關人員無權查看相關文件，這樣可以有效提升文件的安全性。比如可以引入人臉識別、電子證書技術和數據加密技術，相關人員訪問文件要進行人臉識別或個人信息認證。權限體系可以根據不同組織架構和業務模式，實現權限分級、分組管理，支持權限共享和臨時發放。五、結語隨著城市的快速發展，城建檔案管理在實際工作中會遇到各種困難，工作難度也會逐漸增加。不斷完善城建檔案管理數字化建設，可以提高城建檔案管理工作效率，提高城建檔案管理水平。總而言之，相比較傳統城建檔案管理而言，依托數字化信息技術的城建檔案管理具有保存便捷、資源共享、高效查詢、電子文件安全穩定等優勢，能夠有效提升檔案管理的效率和服務水平。
作者:周德雄 單位:海口市城建檔案館（海口市建設信息中心）
檔案管理研究2
一、智慧城市背景下城建檔案管理的重要意義
隨著我國現階段城市化建設進程的加快，城建檔案管理不能按照傳統的模式進行，應該加強對城建檔案管理工作的創新和優化。在智慧城市背景下，要想保障城建檔案管理工作順利進行，需要城建檔案管理人員按照新的思路和方式管理城建檔案，提升城建檔案管理的成效。并且，城建檔案管理人員還應該充分結合以往工作經驗和智慧城市建設對城建檔案管理工作的要求，更好地開展城建檔案管理工作。第一，在智慧城市建設背景下，城建檔案管理人員應該盡快落實城建檔案管理工作要求，將信息技術與城建檔案管理工作相結合，最大程度提升城建檔案管理工作的效率。例如，智能化檔案儲存模式能夠在城建檔案管理過程中，為信息的輸入和應用提供一定的參考依據，幫助工作人員更好地解決數據查找困難以及信息交互不足的問題。第二，在城建檔案管理工作開展過程中，如果能夠結合實際情況進行管理創新和改善，就能使城建檔案管理工作順利進行。例如，在不同的城市中，城建檔案的內容存在一定的差異，城建檔案管理人員在檔案管理方面應該充分應用自動化和模擬化模式，對城建檔案管理工作進行預判和分析，為各類特殊情況的處理奠定堅實的基礎。
二、智慧城市背景下城建檔案管理工作的創新要求
（一）推動城建檔案管理的信息化在智慧城市背景下，對城建檔案管理工作進行創新和優化，最重要的就是推動城建檔案的信息化管理。要充分利用先進的信息技術構建城建檔案信息化管理平臺，實現城建檔案數字化管理和儲存，通過互聯網技術獲取更加全面和系統的城建工程以及項目信息，實現對城建檔案管理信息和數據的在線查閱，全面顛覆傳統紙質化檔案管理模式，實現智慧城市背景下城建檔案管理的信息化。
（二）推動城建檔案管理的高除了要推動城建檔案管理的信息化，還應該重點關注城建檔案管理的高效化以及便捷化。隨著我國城市化建設的提速，很多城建項目也逐漸投入到建設中，在這個過程中涉及很多的管理和施工部門，從而產生大量的檔案數據和信息。因此，在智慧城市背景下城建檔案管理最困難的地方就在于對檔案信息的收集和整理，城建檔案管理人員應該充分利用信息技術，使各部門之間的信息能夠實現共享，工程檔案資料以及信息可以通過網絡系統及時上傳，這樣不僅可以提高城建檔案管理工作的效率和質量，還能為城建檔案管理工作開展提供便捷性。
三、傳統城建檔案管理工作存在的問題
（一）城建檔案信息收集整理困難隨著我國現代化城市建設的不斷發展，城市建設工作逐漸朝著多樣化的方向發展，再加上城市工程建設項目的快速增長，無形中加大了城建檔案管理的難度。如果工作 人員仍然采用傳統的城建檔案管理模式，不僅會導致我國現階段城建檔案管理工作滯后，還會降低城建檔案管理工作的準確性和有效性。對于數量龐大的城建檔案信息，信息收集和整理的過程更加復雜，傳統的城建檔案管理模式已經無法適應，檔案管理人員難以高質量完成檔案信息收集整理工作。
（二）城建檔案管理模式落后在傳統的城建檔案管理工作中，檔案建檔、移交、歸檔以及利用組成了檔案管理工作的全過程。然而，隨著城市化規模的不斷擴大，城建檔案資源量急速增長，以前的檔案管理流程已經不能適應現代化城建檔案管理工作的需要，城建檔案管理人員應該運用更加先進的管理理念和信息技術，構建新的城建檔案管理模式。但從我國現階段城建檔案管理工作的實際情況來看，城建檔案管理人員對城建檔案信息化管理缺乏足夠的認識和了解，這就導致了城建檔案管理工作中的電子檔案管理存在一定的安全隱患，極易造成建城檔案出現數據丟失或者信息泄露的情況，不利于建城檔案管理工作的順利開展。
四、智慧城市背景下城建檔案管理工作存在的問題
（一）城建檔案管理體系不健全從我國現階段城建檔案管理工作的實際情況來看，城建檔案管理人員對城建檔案管理工作沒有足夠重視，缺乏對城建檔案建設內容的認識和了解。再加上在城建檔案管理工作中，檔案資料較為繁瑣復雜，一旦管理人員出現工作失誤或者管理意識降低，就會導致城建檔案管理工作出現問題，比如城建檔案資料不完整、城建檔案整理不規范、城建檔案保管分散等。在實際的城建檔案管理工作中，由于城建檔案管理人員的管理意識和管理理念不能及時更新，使得智慧城市理念不能夠與城建檔案管理工作相結合。現階段我國大多數城建檔案管理人員缺乏專業技能，綜合素質較低，造成城建檔案管理領域缺乏高水平的管理人才，再加上缺乏科學合理的城建檔案管理制度，檔案的收集、保存等環節沒有明確的執行標準，使得城建檔案管理人員不能及時處理城建檔案管理工作中遇到的問題，直接影響了城建檔案管理的效率和質量。
（二）缺乏城建檔案信息化管理體系的支持在智慧城市背景下對城建檔案進行管理，需要完善城建檔案信息化管理模式。但是，在城建檔案實際管理過程中，面臨著信息化管理體系不完善的問題。第一，一些城建檔案管理機構沒有開展電子檔案建設，也沒有完善城建檔案數據庫建設。第二，城建檔案網站維護工作滯后，在城建檔案網站建設的過程中缺乏專業的信息技術人才，不能根據相應人群的使用需求對城建檔案網站進行優化和維護，造成了城建檔案網站的管理和建設水平滯后。第三，檔案管理人員在對城建檔案進行管理的過程中，缺乏數字化管理意識，不能充分利用現代信息技術對城建檔案進行科學化、規范化管理。在實際的城建檔案管理過程中仍然以實體檔案管理為主，沒有實現城建檔案從實體管理到電子管理的有效轉變。而且，一些城建檔案管理人員缺少服務意識，眼中只有管理沒有服務。而城建檔案管理的最終目的就是提供利用，提供利用離不開服務，服務水平的高低直接體現著檔案管理水平的高低。在城建檔案管理過程中，檔案管理人員沒有對城建檔案信息服務路徑引起足夠的重視，造成很多區域的城建檔案管理和信息服務開發工作仍處在初級階段，不能真正發揮出城建檔案的重要作用。
五、智慧城市背景下創新城建檔案管理模式的措施
（一）建立以公共信息服務平臺為基礎的檔案管理服務模式在智慧城市背景下，城建檔案管理公共信息服務平臺逐漸優化，管理人員在進行城建檔案管理時可以將公共信息服務平臺作為支撐，創新城建檔案管理模式。現階段我國的公共信息服務平臺類型主要包括收集歸納數字資源以及多元化信息數據服務。收集歸納數據資源是公共信息服務平臺中最常見的類型，它將混亂的數據信息進行有效的收集、歸納和整理，使各類數據信息變得井然有序，逐步建立數據信息庫。在我國現階段城建檔案管理工作中，管理人員可以使城建檔案數據與公共信息服務平臺相結合，不僅能提高工作人員對城建檔案的利用率，還能滿足公眾對城建檔案資源的需求。
（二）建立智能化、信息化的城建檔案數據庫在智慧城市的背景下，城建檔案管理信息系統是通過數據處理和交換來完成城建檔案管理各項工作的，因此，為了能夠更加快速科學地進行數據處理工作，就必須將分散的數據進行歸納整合，針對公眾需求建立面向問題的數據模型，使管理人員能夠對用戶需求更加明確。并且，根據數據需求以及目標，信息化的城建檔案數據庫應該通過并行和分布式兩種計算方式，不斷完善相應的數據模型以及分析指標體系。與此同時，還應該對數據進行有效的分析，加強客戶端與城建檔案數據庫之間的聯系，使大數據充分發揮出自身的作用。智能化的城建檔案管理信息系統能夠使城建檔案資源面向更加廣泛的用戶群體，使城建檔案資源更具開放性，為城市的建設和發展提供一定的參考依據，使其在城市建設和管理中充分發揮信息綜合的作用。
（三）加強平臺績效管理，推動智能化評估系統建設對于城建檔案管理工作來說，科學規范的績效管理能夠有效推動城建檔案管理服務平臺的建設。績效管理需要充分檢測用戶、服務以及可見性的質量和效果，從用戶感受以及平臺服務兩個維度綜合評價城建檔案服務平臺的質量和效果。第一，建立科學規范的檔案管理服務平臺評測機制。這一機制主要包括評估指標、過程、方法以及結果四個主要部分，在評估指標中，將供給與用戶充分結合，主要包括內容、功效以及效果三個方面；在評估過程中，主要實施動態化的城建檔案服務績效管理；在評估方法中，通過定性與定量的有效融合，多個角度呈現出管理效果；在評估結果方面，將傳統的信息模式與可視化進行充分地結合，對傳統的信息發布進行優化創新，使其能夠在硬件設備的支持下對平臺績效進行實時地展示。第二，構建管理服務績效智能評估系統。管理服務績效智能評估系統使用了大數據以及云服務的原則，通過對用戶數據信息的匯總和分析，充分運用可視化技術檢測數據信息動態的變化。
（四）推動城建檔案工作的立體化發展對于城建檔案管理工作來說，城建檔案歸檔保存是為了進行有效利用。當前，城建檔案的基礎建設工作已經基本完善，因此，城建檔案管理工作需要重點關注服務方面。而服務是否優化又完全取決于對檔案資源的開發和利用程度。目前為止，在城建檔案管理過程中，檔案的查詢和利用方式是采用關鍵字分類分級查詢檢索方式，但這種方式存在一定的局限性，容易造成因對關鍵字掌握信息不全面，或者存檔錄入的關鍵字與現階段掌握的不一致的情況，導致有檔案卻查不到。因此，為了推動城建檔案管理工作立體化發展，管理人員可以將城市地理信息系統與城建檔案管理工作充分結合，實現城建檔案管理工作中空間關系的可視化，帶領城建檔案管理進入全新的領域。與此同時，還應該給予城市建筑物以及構筑物等所有單位工程身份識別碼，使其與城建檔案的資料編號相關聯。并且對相應的數據進行采集和積累，逐漸完善檔案空間數據庫的建設。通過檔案空間數據庫信息應用服務平臺的建設，能夠推動城建檔案的查詢可視化、信息綜合化以及獲取便利化。只要用戶指定一個區域或者劃定一個區域，城建檔案信息系統就能夠快速將建筑物按照分類、層數、建筑高度、面積、建設年代、有無電梯設施等條件進行篩選，形成各類所需的統計、分析信息表。綜上所述，智慧城市背景下，城建檔案管理工作面臨著更大的挑戰，要想創新城建檔案管理工作，就必須結合城建檔案管理工作的相關特點，深化智慧城市的相關理念。只有不斷強化城建檔案管理人員信息化管理理念，并通過先進的硬件技術和軟件技術，建設更加綜合的信息化城建檔案管理系統，才能夠有效提高現階段我國城建檔案管理工作的水平和創新能力，推動智慧城市建設向更高水平發展。
作者:朱楠楠 單位:臨沂市城鄉規劃編制研究中心
檔案管理研究3
0引言城建檔案是指過去和現在在城鄉規劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。由于它是城市建設過程中直接形成的、真實全面的記錄，所以它既可以科學指導城市建設，又可以成為總結以往城市建設經驗教訓的例證，因此它具有很強的實用價值，而討論它的收集保管（以下統稱歸檔）范圍也就具有現實意義。本文旨在回顧和梳理重慶市城建檔案歸檔范圍、歸檔措施及時間的演變，探討其完善、改革、發展對城市建設的作用與意義，詳細討論了重慶城建檔案歸檔范圍的變革與發展，總結了其歷史動因、進程、成效等，可供相關人員參考[1]。1城建檔案歸檔范圍確定的依據城市的建設管理活動會產生很多的文件資料，大的如設計圖、地質勘察報告、施工組織設計，小的像一張財務發票、一份混凝土抗壓強度檢驗報告等，這些文件資料分布在政府的審核驗收部門、建設單位、施工單位、勘察單位、設計單位、監理單位以及原材料或質量檢測單位手中，具有體量大、分布廣的特點，所以要將這些文件資料全部收歸城建檔案管理部門保管是不現實的。因此，在浩如煙海的信息中，哪些資料必須收歸城建檔案管理部門保管成為城建檔案以備查，哪些資料由各單位自存即可，是個值得探討的話題。對于這個問題，我們仍應該回到城建檔案管理部門收集保管城建檔案的初衷，即城建檔案在管理過程中發揮的作用，具體來說就是四個依據：城建檔案是工程質量終身負責制的依據；是建（構）筑物維修、改建、擴建的依據；是城市防災減災、戰爭破壞后恢復重建和突發事件處理的依據；是土地征用、房地產產權與產籍的依據。按照這四個依據，城建檔案管理部門從本地的實際情況出發，根據自己城市的戰略地位、城市規模、城市特點、城市性質等來確定城建檔案歸檔范圍[2]。
2重慶市城建檔案歸檔范圍的變革
重慶城市建設檔案管理部門成立于1981年。在這四十余年中，根據城市建設發展的需要，管理部門對城建檔案的歸檔范圍不斷進行調整和優化，如對于建設工程項目，初期主要接收施工單位形成的文件材料，現在對建設單位、監理單位、施工單位相關文件材料均要接收；檢驗批資料從接收到由建設單位、施工單位自行保存；建筑材料質量證明與進場檢驗從不接收到要接收，再到現在不收紙質件只收電子件，紙質件自行保存等等不一而足。1999年以前，重慶城建檔案歸檔范圍是參照國家標準執行。1999年重慶市建設委員會（現重慶市住房和城鄉建設委員會，以下簡稱“市建委”）出臺的《重慶市建設工程檔案專項驗收辦法》文后所附的《建設工程竣工技術文件材料一覽表》中，首次形成了重慶房屋建筑工程施工過程文件歸檔范圍基本架構。2000年又出臺了《重慶市市政工程竣工技術文件材料歸檔內容一覽表》，對重慶市政工程施工過程文件歸檔范圍進行了統一規范，再加上1999年印發的《重慶市建設工程檔案進館（室）范圍及歸檔內容》中對建設工程準備階段文件、竣工驗收文件及聲像檔案的歸檔要求，以及1998年印發的《重慶市城市建設檔案案卷質量規定》，至此，重慶房屋建筑工程、市政工程完工后，建設單位需要向城建檔案管理部門移交歸檔的文件資料范圍，包括工程準備階段文件、施工文件、竣工驗收文件及聲像檔案就有了獨立完整的地方標準，同時對歸檔的城建檔案的組卷、排列、編目、卷皮規格及其制成材料的質量要求也有了統一規定[3]。這一系列標準在實行幾年后，2005年市建委又出臺了渝建發［2005］226號文，將監理文件和部分紙質文件掃描形成的電子檔案納入移交歸檔范圍。2008年為了配合建筑節能相關要求，市建委又制定了《建筑節能工程文件歸檔內容一覽表》，后作為一個分部并入《建筑工程文件歸檔內容一覽表》；同時管線工程檔案歸檔內容并入《市政（含管線）工程文件歸檔內容一覽表》。2011年針對房地產市場成品住宅（精裝修住宅）的出現，市建委制定了《重慶市成品住宅裝修工程文件歸檔內容一覽表》。同年，市建委將以上規范標準梳理后，發布了《重慶市建設工程檔案編制驗收標準》,自當年11月1日起實施。至此，重慶建設項目城建檔案歸檔的范圍、案卷質量要求有了全面、詳實、可行的一整套地方標準。2018年對老地標進行修訂完善，發布了新一輪的《建設工程檔案編制驗收標準》，自2019年2月10日起實施至今。
3歸檔的建設項目范圍及歸檔措施的變革
對具體的一個房屋建筑工程或市政工程需要歸檔的文件資料，有了完整的標準，而在實際中，會碰到各種各樣、大大小小的建設項目，到底哪些類型的工程所產生的資料需要交給城建檔案管理部門歸檔，也就是明確的城建檔案管理服務對象，目前還不是很清楚。比如一個農村自建房需要交檔案嗎？一個臨時建筑需要交檔案嗎？根據《重慶市城鄉建設檔案管理辦法》的規定，重慶城建檔案管理部門重點接收以下城建檔案資料：一是各類建設工程檔案，包括工業與民用建筑工程檔案，市政基礎設施工程檔案，交通基礎設施工程檔案，抗震、民防、城市防洪工程檔案，地下管線工程檔案，軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖，國家和本市規定的其它應當歸檔的建設工程檔案；二是業務管理和業務技術檔案，包括城鄉規劃、建設、市政等行政主管部門形成的業務管理和業務技術文件材料；三是基礎資料檔案，包括城鄉規劃、建設、管理的政策、法規、科學研究成果和城市歷史、自然、人文、經濟等方面的基礎資料。對建設工程檔案歸檔措施及時間要求方面，重慶也經歷了一個逐步完善的過程。1998年之前，由于沒有地方標準，而當時參照執行的國家《科學技術檔案工作條例》對歸檔時間也沒有明確要求，所以當時建設工程檔案移交得不是很及時，移交項目的覆蓋量也不理想。直轄以后，重慶市政、房地產建設數量猛增，各方對建筑質量、檔案查閱有了新的要求，在這種大背景下，重慶市人民政府在1998年出臺了市政府38號令《重慶市城市建設檔案管理辦法》，當中對歸檔時間的要求是，建設工程竣工驗收合格后6個月內將資料移交城建檔案管理部門歸檔。政府令的實施，促使建設項目向城建檔案管理部門移交的檔案數量大幅提升。
但實行一段時間后，又出行了新的問題，一是社會法律意識增強，購房者接房后因各種原因第一時間到城建檔案管理部門查閱所購房屋的檔案，但由于38號令要求的是工程竣工驗收合格后6個月內移交，所以會出現服務對象來查時，這個項目的檔案還未交來不能及時查閱的情況；二是個別建設單位對檔案工作不重視，竣工驗收6個月后也未向城建檔案管理部門移交檔案，由于這些項目已竣工驗收備案，城建檔案管理部門無措施強制要求建設單位移交，導致個別項目城建檔案始終未能收歸城建檔案管理部門。因此2010年出臺的新的政府令《重慶市城鄉建設檔案管理辦法》要求建設項目要在竣工驗收備案前移交檔案，將檔案移交作為竣工驗收備案的前置環節，這樣所有的建設項目檔案都能按時移交給城建檔案管理部門。同時市建委下發［2010］590號文要求，凡是在本市行政轄區范圍內報件的建設工程，建設單位在辦理建設工程施工許可證前，要同城建檔案管理部門簽訂建設工程檔案報送責任書，否則不能辦理建設工程施工許可證，進一步確保建設項目完工后檔案能按時移交。近十多年來，重慶城建檔案管理部門接受的檔案數量逐年遞增，2021年市城建檔案館全年接受1229個建設項目的檔案，總卷數為190458卷，建設項目個數和總卷數都創了建館以來的最高值，基本做到了應收盡收，為以后的利用服務奠定了很好的基礎。這些都得益于重慶對城建檔案工作的重視和形成了較完善的歸檔機制。
4城建檔案收集存在的問題及應對措施
4.1提高檔案管理人員素質城市建設的不斷發展對城建檔案管理從業人員提出了更高的要求，但是從目前重慶城建檔案管理工作的實際來看，部分城建檔案管理人員并不具備足夠的管理意識和城建檔案專業知識，長遠來說會阻礙城建檔案事業的發展。要解決這一問題，首先要定期組織城建檔案管理人員學習相關規范標準，熟悉房屋建筑工程、市政工程的各種表格、歸檔范圍及案卷質量要求，對新的規定要求要實時更新，從而打造一支綜合素質高、專業性強的城建檔案管理工作隊伍。其次，要培養城建檔案管理人員的主動意識，鼓勵大家不僅能熟練運用現有的規范標準，還要在城建檔案管理過程中，根據建設形勢的變化，去聽取最基層服務對象的聲音，去主動思考如何調整完善現有的歸檔標準、案卷質量要求等等，然后將這些意見建議反饋給建設管理部門，以便制定出更適合的歸檔規范，使城建檔案歸檔行為始終適應不斷發展變化的城市建設。第三要加強人員交流學習，不定期組織本地城建檔案管理人員到其他省市學習交流，開拓眼界，了解別的城市在歸檔范圍和裝訂整理方面的特點，取其長處用在重慶的相應標準中[4]。
4.2城建檔案收集范圍的取舍由于城建檔案承擔著建設項目質量終身負責制的依據的作用，所以重慶經過二十多年形成的歸檔規范非常龐大，在歸檔要求上比較多而細。但在實踐中，歸檔內容繁雜就會導致體量較大的建設項目歸檔的紙質資料過多，形成檔案的成本增高。同時，大量的紙質檔案交來后也增加了城建檔案管理部門的管理成本。截至去年底，重慶市城建檔案館館藏檔案225萬余卷，是直轄市中館藏量最大的城建檔案館。九十年代修建的庫房早已裝滿，后陸續建立的兩個過渡庫房目前也接近飽和狀態。眼下，保管檔案消耗了大量的人力、物力，如何解決應收盡收和管理成本高的矛盾迫在眉睫。2021年市城鄉建委對建設工程歸檔移交資料進行了調整，即施工組織設計、施工方案、會議紀要、原材料合格證只交電子版，不交紙質版；施工過程資料除涉及結構安全部分的資料按原要求交紙質版外，其他的施工、隱蔽、檢查記錄只交電子版，不交紙質版。這樣既保證了后期查閱的要求，也一定量減少了紙質檔案的數量。今后，隨著城建檔案著錄軟件的優化、掃描文件和電子簽章的法律認可，用電子檔案代替紙質檔案是大勢所趨，而保管體積龐大的紙質檔案所帶來的防火安全隱患、人工成本都將成為歷史[5]。
參考文獻：
[1]劉潔,鄒如萱.城建檔案信息資源開發利用探析[J].重慶建筑，2021(11):34-35+39.
[2]林艷.城建檔案歸檔范圍理論與實踐性關系研究[J].城建檔案，2015(10)：2.
[3]趙立芳.“京、津、滬、渝、穗”五城市城建檔案工作研討會在廣州成功召開[J].城建檔案,2008（7）：1.
[4]重要城建檔案異地備份的必要性與緊迫性[J].城建檔案,2010（6）：8-10.
[5]陳雪燕,于英香.從檔案管理走向檔案數據管理：大數據時代下的檔案管理范式轉型[J].山西檔案,2019（5）：24-32.
作者:劉潔 單位:重慶市城市建設檔案館