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篇1
人事檔案管理系統從技術基礎上來區分，主要有兩種。第一是傳統的檔案管理方式，完全依靠人力進行檔案信息錄入、檔案管理和保存、檔案分類和廢舊檔案的處理等。第二種就是現代化的人事檔案管理系統，是基于電腦軟件和現代化數字技術應用為基礎的一整套人事檔案管理工具。也可以說是傳統的人事檔案管理系統的升級版。
當前國內眾多企事業單位中，有效的人事檔案管理系統尚未普遍建立。而且有很多中小企業覺得人事部門是事業單位、國有企業才需要的，這也是觀念上的誤區。在今天現代化企業建設的需求中，進行人力資源的有效管理已是必然趨勢，通過現代化的人事檔案管理系統來落實有效的人力資源開發和管理，也成為迫切的需要。當前很多專業的程序開發機構已經設計推出了幾款新型的人事檔案管理系統，為企業的現代化人事檔案管理系統建立提供了參考和支持。
二、人事檔案管理系統的功能需求
（一）數字化
數字化是指人事檔案管理系統在系統組建、功能模塊設置、系統信息錄入存儲、內容的隨機調閱、機密內容的加密和調閱權限設置、信息拷貝和安全性保護、系統防火墻設置和漏洞修復、系統數據改動記錄等方面都要實現數字化操控和自動化處理。一方面方便對人事檔案管理進行日常操作和隨機調閱，一方面確保建立在數字信息平臺基礎上的系統安全和智能防護能力經得起考驗，不會造成數據丟失，引發安全風險。
（二）安全性
對于像我們殯葬管理所這樣的事業單位來說，從目前全國各地的就業形勢來說，還是一個很有吸引力的單位，也可以說是眾多人才爭搶的重點。其實不只是事業單位，任何企事業單位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有嚴格的保密措施和安全防護。如果人事檔案管理系統的內容可以隨意更改，不留痕跡，無法修補漏洞，那就會直接影響人力資源管理、崗位升遷調動、職位刪減和機構組合和工資發放、福利待遇發放等很多內容。
出于保護內部人員的檔案信息，避免違規操作、失誤操作和惡意操作引起信息刪減、覆蓋、更改以及系統漏洞、系統升級換代或軟硬件設施病毒侵害、故障侵害造成檔案系統無法正常工作或數據庫損毀，一定要注重人事檔案管理系統的安全防護和保密措施。
（三）現成的模塊化設計和先進人力資源管理理念的融合
企事業單位的人力資源調整和變動有的時候是很頻繁的。就像我們殯葬管理所，也經過了一系列的人動，在人力資源管理的政策、方案等方面也在逐漸向著現代化的方向發展。為了迎合單位的這種需要，就要求人事檔案管理系統能顧在秉承當前和未來人力資源管理發展趨勢的前提下，以更加易于操作和功能組合的模塊化設計來滿足各項功能的需要。
比如檔案錄入模塊中的個人賬目分類管理、個人信息分類管理，按照時間、特定的崗位、職能、部門或工資水準、入職時間和學歷等標準來劃分的信息歸類設計，可直接進行打印填報的表單設計等，包括符合人力資源管理各項需要的各類型數據匯總分析報表，都應該在系統建立的時候就準備好，方便企事業單位更快速的開展人力資源開發管理工作。
換句話說，要將現代企業人力資源管理需要的人事檔案管理系統功能進行靈活、規范、可操作的模塊組合，讓企業在現代人力資源管理理論支持下開展個性化的檔案管理系統設計，滿足企業個性化發展需求。
三、人事檔案管理系統在實踐工作中需要注意的問題
（一）落實人事檔案管理系統的權限分級制度
在事業單位內，人事調動和人事資料的調閱、打印、錄入、存儲、更改等各項內容，事關重大。在一定程度上說，人事檔案管理關系著單位所有人員的切身利益，因此更應該將針對人事檔案管理系統的所有動作納入分級權限管理和監督體系中，避免有、假公濟私和惡意篡改資料等行為。
（二）進行人事檔案管理系統的信息審核
為確保人事檔案管理系統的信息沒有進行違規操作更改，應該以領導責任制和領導帶頭制建立定期和不定期的信息審核制度。通過權限分級，逐級逐層次開展信息審查，對比操作記錄來查看核對，規避信息遺漏和違規操作。
（三）建立人事檔案管理系統和人力資源管理規劃協同機制
人事檔案管理系統除了更加細化各項信息的錄入存儲和分析之外，要充分利用系統建立的各項數據表單來輔助落實人力資源管理的長期規劃和近期調動。切勿將人事檔案管理系統僅當作一個數據存儲系統來應用，而是要憑借其強大的功能和準確的數據分析能力為長遠的人力資源開發和管理服務。
四、結語
人事檔案管理系統是現代化人力資源管理的重要輔助工具，企事業單位要加快落實人事檔案管理系統的應用，盡快實現內部人力資源結構的改良優化，為強化人力資源利用率，降低人力資源消耗和浪費，對動人才計劃，解決人才安置問題和離退休人員的勞保問題等提供有力的輔助。
參考文獻：
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[2]張麗，戴躍洪.基于B/S結構的人力資源管理系統設計與實現[J].成組技術與生產現代化，2005；3
篇2
人事檔案數據庫管理系統是一個為適應當前各個行業對人事信息管理的迫志需求而設計開發的軟件系統。該系統的前臺采用的是VB6.0軟件開發系統，后臺數據庫采用的是Acce20__數據庫。
整個系統有數據庫文件和數據庫管理系統兩大部他構成。后臺的Acce20__數據庫文件是集中存儲并管理分類人事檔案信息的大本營，而前臺的數據庫管理系統是用來為數據庫中的各種資料進行各種基本操作和管理。
一、總體結構和主要功能
人事檔案管理系統主要包含職工個人自然情況，工作情況，簡歷，政治情況等各方面信息，內容比較龐大復雜。同時還綜合考慮檔案管理工作的性質，總結歸納出所需實現的功能。主要是為人事檔案進行服務，對人事的變動、人事資料、以及人事資料的查詢，統計等功能。總體上說具有編輯，查詢，用戶管理，圖表統計等功能。
（一）靈活的數據記錄編輯功能，可以隨時對記錄進行增加，修改，更新，刪除，瀏覽等編輯操作。并將查詢方式有機溶入編輯界面，可以實現對某項記錄定位，再進行編輯，修改，更新。
（二）多個數據庫表的任意組合條件的查詢。便于在實際檔案管理操作中呆對保種情況，多種條件下的人員情況進行統計查看。（三）具備分級用戶權限管理設置，以確保檔案的保密性和安全性。
（四）具有分類統計，使用圖表顯示的功能，該統計圖表可根據數據庫中記錄情況的變化而變化。
（五）具有比較友好的人機界面，各種操作可以在直觀的界面上通過人機交互式進行。
（六）具有輔助表管理功能，主要是對“學歷”表中的字段“學歷”，“部門表”中的字段“部門”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“職稱”表中的字段“職稱”，進行添加，修改，刪除操作。
人事檔案管理系統模型如下：
啟動窗體
口令檢驗
主窗體
二、各模塊功能
1、用戶管理
(1)設置用戶
功能：設置使用人事管理系統的用戶及其使用權限。
整個人事管理系統由多個功能模塊組成，不同的模塊完成不同的功能，所以可以為不同的職工分配不同的功能，使其具有不同的權限，完成其權限所對應的功能，從而很好地管理好整個系統。
操作：選擇該功能后，屏幕上顯示出所有人事管理系統員工的用戶名稱。這時，可進行如下的操作：
1:增加:增加一用戶。按該按鈕后，就可輸入新用戶的內容，如：用戶名稱，密碼和權限。所輸入得登錄名一定不能重復。
2:修改:修改用戶設置。按該按鈕后，就可修改選中用戶的用戶名，密碼和權限，每一權限對應系統菜單上的一項功能，可為該用戶選擇任意的權限。用戶在使用本系統時，要求輸入用戶的口令，為了安全，用戶需建立一個只有自己才知道的特殊口令，
通常，系統的權限分為三大部分，即：
管理權限：設置用戶和系統參數。
輸入權限：檔案卡片生成、個人簡歷輸入和家庭成員輸入。
查詢權限：檔案查詢、檔案統計。
根據需要，可以把這些功能分配給不同的員工。
3:刪除:刪除用戶。按該按鈕后，經確認，則選中的用戶被刪除
(2)用戶登錄
功能：用戶登錄進入人事管理系統。系統啟動后，首先要做的就是用戶登錄。若不登錄系統，所有功能都無法使用。用戶只有登錄系統后，根據其具有的權限，才能執行一定的操作。
操作：進入該功能后，要求輸入用戶的登錄名及其口令，只有其登錄名和口令完全正確，才能進入工資管理系統。系統會根據為用戶分配的權限，設置其對應的功能為有效，用戶就可操作該功能。
2、輔助表管理
輔助表管理功能是高級管理員及中級管理員擁有的權限，它的功能是對數據庫進行新表的添加。主要是對“學歷”表中的字段“學歷”，“部門表”中的字段“部門”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“職稱”表中的字段“職稱”，進行添加，修改，刪除操作。通過它的這個功能可以有效的對本單位人事部門的擴充進行及時的計算機管理。只要管理員進行簡單的數據字段添加即可。
檔案編輯模塊中有4個子模塊。他們是檔案卡片、個人簡歷、家庭成員、歷史檔案等功能。這些功能因管理員的權限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數據修改及刪除的權利。在這些功能里詳細的記錄了所有單位員工的資料。
（1）檔案卡片管理
功能：對全部員工的信息進行瀏覽；添加記錄；對員工的詳細資料進行修改；刪除員工記錄；按編號進行查找，快速查找該員工的詳細資料；按某一字段的內容進行篩選，篩選最后的結果是將和所選內容相同的全部找到。
（2）個人簡歷管理
功能：該模塊與檔案卡片管理類似，但是在界面設計上有一些不同，可以對員工個人簡歷進行全局瀏覽。除了瀏覽信息的功能外，還有一些基本操作的功能：添加記錄；對已有員工的個人簡歷信息進行修改；刪除員工個人簡歷的記錄；可以按編號進行查找，快速查找該員工個人簡歷的資料。
（3）家庭成員管理
功能：對全部員工的家庭成員信息進行編輯，瀏覽；實現方法同個人簡歷功能實現的方法一樣。
（4）歷史檔案管理
功能：對于一些從檔案卡片中刪除的員工信息記錄，需要存下來以供將來進行統計。此模塊的主要功能就是完成對從檔案卡片中刪除的員工信息記錄的保存工作。
4、檔 案查詢
功能:對檔案卡片的查詢功能，包括唯一條件查詢和模糊條件查詢。
該模塊的主要分為兩部分：一是完成選擇要查詢的字段、條件操作符等功能；二是用來顯示用戶進行查詢的完整條件及查詢、退出按鈕。當查詢的條件選擇完畢，點擊確定按鈕，在顯示部分顯示出來后，點擊查詢按鈕才正式完成該模塊的查詢功能。會調出另外一個窗口來顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。根據檔案卡片中的各字段，選擇相應的條件操作符輸入相應的值即可進行檔案查詢。查出的記錄可按兩種形式瀏覽：只有該員工檔案卡片中的資料；綜合該員工檔案卡片、個人簡歷、家庭成員中的所有資料。查詢用戶可以按自己的需要選擇兩種瀏覽方式。在這里可以查到符合程序要求的任何信息。再這里的選項中輸入規定的范圍即可查到相關的人事信息。
5、檔案統計
功能：綜合統計、單項統計和圖表統計。單項統計是輸入規定的要求后進行的統計它可以較詳細直觀的統計出要求的結果。圖表統計可以詳細的按性別、按政治面貌、按職稱級別、按學歷以直方圖和餅型圖進行表示。檔案統計模塊，分三個小模塊：
（1）綜合統計：綜合統計中將單位內所有的人事信息進行全面的統計。該模塊主要是綜合各方面的人數統計；對各部門的人數、符合檔案卡片中各字段條件的員工人數、各年齡段人數以及工齡段人數等的統計。并且本查塊提供重新統計功能，方便在一定時間段內對各項人數的進行更新，保持數據庫中數據的即時性。
（2）單項統計：是按各單項條件對人數的統計功能。分為四部分：在選擇分組統計的字段，一次只可選擇一個字段；可選擇統計條件，包括條件操作符及條件值；可選擇統計是否包括平均工資匯總及工資總額匯總；可顯示要統計的完整條件，包括上述的分組字段、完整的統計條件及是否包括各類工資匯總。每完成一項選擇，要點擊確定按鈕，各條件才能在右下角顯示出來以供統計。可同時選擇分組統計、條件統計、工資匯總，也可只選擇一項來進行統計。。
（3）圖表統計：將各類統計圖表化。用戶可以選擇按性別、政治面貌、職稱級別或學歷進行人數統計。用戶還可以選擇直方圖或餅形圖的圖表顯示方式.
三、功能的實現方法及實現的代碼
1、本系統中VB6與數據庫是如何連接的？寫出簡要代碼？
本系統采用的數據庫是Acce20__數據庫，使用是ADO（ActiveDataObject）代碼訪問方式,它通過在程序中的一段代碼與數據庫建立連接。
代碼如下：
PrivatecAewADODB.Coection
DimStrSqlAtring
c.Provider="Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
c.Coectiotring="d:\VB\Acce20__\rs.mdb"
c.Open
注：在進行ADO方式數據庫的連接時，要先進行類型庫引用：
MicrosoftActivexDataObject2.6library
2、瀏覽、恢復、添加、保存、修改、查找、篩選、解除篩選、排序、恢復排序、退出各功能是如何實現的？寫出簡要代碼。
瀏覽：先將數據庫打開，然后選擇所需的表進行操作。
代碼如下：
Publicrs1AewADODB.Recordset
DimStrSqlAtring
StrSql="select*from檔案卡片orderby職工編號"
rs1.ActiveCoection=c
rs1.CursorType=adOpenKeyset
rs1.CursorLocation=adUseClient
rs1.LockType=adLockOptimistic
rs1.OpetrSql
移動記錄指針有四種方法：（1）記錄首：rs1.MoveFirst（2）前一個：rs1.MovePrevious（3）后一個：rs1.MoveNext（4）記錄尾rs1.MoveLast
恢復：恢復功能是在用戶選擇添加或修改后出現的，是為了使用戶在進行誤操作后能夠恢復數據的一個功能。
代碼為：rs1.CancelUpdate
添加：在編輯窗口中，先將文本框清空，然后進行添加。并且要判斷所輸入的信息與所建的表的格式符合。最后添加到庫中。
代碼為：rs1.AddNew
保存：rs1.Update
修改：修改的的功能是與添加類似的，但是他會更新數據庫中被要求修改的記錄。先將各個字段所對應的控件置為可用，然后進行修改。修改之后保存。
IfAddNewOrModify="Modify"Then
RsMain.rs2.Update
temp=RsMain.rs2.Fields("序號")
RsMain.rs2.Requery
RsMain.rs2.Find"[序號]=’"&amtemam"’",,,adBookmarkFirst
EndIf
查詢：代碼為，
StrSql="select*from個人簡歷orderby職工編號"
RsMain.rs2.ActiveCoection=RsMain.c
RsMain.rs2.CursorType=adOpenKeyset
RsMain.rs2.CursorLocation=adUseClient
RsMain.rs2.LockType=adLockOptimistic
RsMain.rs2.OpetrSql
SetDataGrid1.DataSource=RsMain.rs2
篩選：代碼為，
Fieldame=RsMain.lrs1.Fields("職工編號").Name
IfLen(Trim(Label1.Caption))=0Then
FilterStr=Fieldame&am"=Null"
Else
FilterStr=Fieldame&am"="&am"’"&amLabel1.Captioam"’"
EndIf
RsMain.lrs1.Filter=FilterStr
排序：代碼為，
RsMain.lrs1.Sort=Fieldame’ASCENDINGDESCENDING
刪除：代碼為，
RsMain.rs2.Delete
退出：關閉記錄集操作，代碼為，
RsMain.rs2.close
UnLoadMe
3.本系統瀏覽和修改是兩個界面，是如何實現的？寫出基本思想。
系統中瀏覽和修改的界面不同是因為在點擊相應的按鈕時通過布爾型變量控制不同控件的Enabled屬性為True或False來實現的。
在瀏覽時信息的顯示窗口采用的是Lable控件不能進行修改，并且將他們Enabled設置為True，而將和他們放在一起的其他控件Enabled設置為False，而在進行修改時瀏覽時顯示信息的lable控件的Enabled屬性變為False而和他們重合的其他控件的Enabled屬性變為True，這樣就實現了瀏覽與修改的不同的兩個界面。
4.照片是如何使用的？寫出基本思想。
照片在系統文件的PICTURE文件夾下，照片的文件名與系統中職工編號相對應，當選擇某個職工時，程序讀取他的職工編號與照片文件名一致時就會顯示照片。如果將照片文件名更改，則系統就不能正確的讀取照片的信息了。
代碼為：
DimiAsInteger
DimboolAoolean
DimfnameAtring
DimpicturepathAtring
fname=Trim(Label1.Caption)&am".bmp"
IfDir("f:\VB\Lpicture\"&amfname)=""Then
bool=False
Else
bool=True
EndIf
Ifb ool=TrueThen
picturepath="f:\VB\Lpicture\"&amfname
Else
picturepath=""
EndIf
Image1.Picture=LoadPicture(picturepath)
5.單擊照片可以顯示該記錄的個人簡歷和家庭成員，該功能是如何實現的？寫出基本思想。
單擊照片時激發了Image控件的click事件，程序會按調用同樣職工編號的職工資料顯示窗體（Rs1Rs2Edit）。這樣就實現了單擊照片顯示個人簡歷和家庭成員。
代碼為，
PrivateSubImage1_Click()
IfRs1Edit.Text1.VisibleAndLen(Trim(Rs1Edit.Text1.Text))=0Then
ExitSub
Else
LoadRs1AndRs2Edit
Rs1AndRs2Edit.Show1
EndIf
EndSub
6.本系統中的三個表，檔案卡片表、個人簡歷表和家庭成員表是如何實現數據參數完整性的（連續更新、連鎖刪除）？
在數據庫的關系中右鍵單擊表之間的連線可以彈出編輯關系，選中實施參照完成性，在選中級連更新相關字段、級連刪除相關記錄就可以實現數據的連續更新和連鎖刪除了。
四、在查詢模塊中，下述功能是如何實現的？
1.《請選擇字段》列表框中的內容是從表中取出的字段名，簡述基本方法并寫出簡要代碼。
DimiAsInteger
List1.Clear
Fori=0ToRsMain.rs1.Fields.Count-1
List1.AddItemRsMain.rs1.Fields(i).Name
Nexti
List2.Clear
List2.AddItem"等于"
List2.AddItem"不等"
List2.AddItem"小于"
List2.AddItem"小于等于"
List2.AddItem"大于"
List2.AddItem"大于等于"
List2.AddItem"在...之間"
List2.AddItem"不在...之間"
List2.AddItem"Like操作符"
2.多個條件的組合查詢代碼如下：
PublicQcAewADODB.Coection
PublicQrsAewADODB.Recordset
s1="["&amList1.List(List1.ListIndex)&am"]"
s2=List2.List(List2.ListIndex)
s3=Text1.Text
s=s1&am2&am3
DimStrSqlAtring
Qc.Provider="MSDataShape.1"
Qc.Coectiotring="DataSource=f:\VB\Acce20__\rs.mdb"_
&am";DataProvider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
Qc.Open
StrSql="SHAPE{select*from檔案卡片where"&amam"orderby職工編號}"&am"AEND({select*from個人簡歷}RELATE[職工編號]to[職工編號]),"&am"({select*from家庭成員}RELATE[職工編號]to[職工編號])"
Qrs.ActiveCoection=Qc
Qrs.CursorType=adOpenKeyset
Qrs.CursorLocation=adUseClient
Qrs.LockType=adLockOptimistic
Qrs.OpetrSql
五、統計模塊中的綜合統計中，可實現部門的動態變化，簡述實現的基本思想。
在綜合統計的窗體中有重新統計按鈕，該按鈕的功能就是實現數據的動態統計功能。在重新統計的功能中有實現重新統計的代碼。由于添加數據后數據提交到數據庫，這事重新統計按鈕在打開這個表，所以數據就是新的了。通過設置一個循環變量I,在表里進行循環統計，每經過一個字段，i的值加1，最后在對應響應的項目提交到數據庫中，通過DataGrid控件輸出顯示出來。
篇3
Personnel File Management System Based on Workflow Technology
Wei Wei,Lei Yingjing,Gao Qiang
(Lanzhou Petrochemical Company,Lanzhou730060,China)
Abstract:In this paper,system goals,role analysis,system framework,four aspects of workflow based on workflow technology knowledge of file management system.Involved in all aspects of the system to improve the degree of automation,fundamentally enhance the core competitiveness of enterprises.
Keywords:Workflow technology;Personnel file management system;Role
一、工作流技術簡介
工作流起源于生產企業和辦公自動化領域,它是由英文單詞workflow翻譯過來的。它描述了在不同領域的日常工作中具有固定程序的活動。這些活動可以被分解成預先定義好的子任務,由具有一定權限的角色來執行這些子任務,同時規定這些任務必須按照一定的規則來執行,并且對任務的執行情況進行監控。通過使用工作流描述實際工作的流程,達到提高辦事效率、降低生產成本、提高企業生產經營管理水平和企業競爭力的目的。
二、工作流技術優點
對于引入工作流的組織,能夠在軟件開發和業務兩個層次中受益。
(一)工作流管理系統能夠簡化企業級軟件開發甚至維護。
1.降低開發風險,通過使用狀態和動作這樣的術語,業務操作、開發人員使用同一種語言交談。
2.實現集中統一,業務流程經常變化,使用工作流管理系統的最大好處是:業務流程的實現代碼,不再是散落在各種各樣的系統中。
3.加快應用開發,軟件不用再關注流程的參與者,開發起來更快,代碼更容易維護。
(二)對于業務流程管理帶來極大的好處,在自動化業務流程之前,分析并將業務的規格化是一件較難的事,但會有很高效率的工作。
1.提高效率,許多流程在自動化過程中會去除一些不必要的步驟。
2.較好的流程控制,通過標準的工作方法,提高了業務流程的管理。
3.改進用戶服務,因為流程的一致性,提高了對用戶響應的可預見性。
4.靈活,跨越流程的軟件控制,使流程可以按照業務的需要重新設計。
5.業務流程改進,對流程的關注,使它們趨向于流暢和簡單。
三、基于工作流技術的人事檔案管理系統的設計
人事檔案管理系統一般包括人事檔案、職稱評定、培訓記錄、獎懲記錄、考勤與加班、人員調動、職務調整、離職登記、考核與獎懲、工資管理、辦公管理及輔助信息等多個方面內容。下面,從系統目標、角色分析、系統框架三方面對基于工作流技術的認識當官管理系統剛展開分析。
(一)系統目標
充分利用工作流技術的基礎上,建立一個靈活方便、準確安全的人事檔案管理系統系統,建立B/S模型下實現業務功能的信息處理系統,使得用戶能夠從重復、繁瑣、以人工方式操作或分散的單一系統的工作狀態中解脫出來,從而達到降低成本提高工作效率、增強競爭能力,目的從人事檔案管理的具體需求出發,實現人員調動、人員培訓、人員檔案記錄、人員薪酬計算等的科學高效的工作流流程化管理系統。
(二)角色分析
針對人事檔案管理系統中用戶的特點,我們采取基于角色的權限控制,來確保不同的用戶擁有不同的權限:
1.用戶分為普通用戶(員工)、普通管理者(部門經理級)、決策者、超級管理員。
2.一個用戶屬于一個部門,一個部門下有多個用戶,一個部門只有一個領導。
3.一個用戶可以具有一個或多個功能操作權限。
4.一個用戶可以開始一個或多個流程,一個流程只有一個發起者。
5.一個流程對應一個流程模板,一個流程模板可以通過啟動產生多個流程實例。
6.具有創建流程模板權限的管理員用戶可以創建一個或多個流程模板。
其特點是,由于企業用戶變化較多而角色相對變化較少的實際情況,使角色關系具有相對穩定性和易維護性。企業員工管理經過多年的信息化工作,大部分人員都具備一定的計算機應用能力,并有一些專門的系統維護人員,根據用戶工作的性質系統的用戶分為四類用戶群體:
系統管理員:具備較好的計算機和數據庫知識,能夠對系統進行日常的維護工作。
科級管理人員:根據自己的崗位職能,操作系統的相應模塊,完成自己的范圍工作。
部門主管領導:負責工作流實例的監控、取消、暫停一個實例的執行,并隨時查看實例的運行狀況;
經理:審批所進行的工作。
四、工作流的總體流程
工作流程定義指業務過程從出發點到要達到的目的或最終實現的目標,包含工作流程名稱、過程啟動判斷和終止條件、系統監控信息等屬性。在人事檔案管理系統中,許多業務流程都體現工作流,如職稱評定、人員調動、職務調整等。每一項工作以流程的形式,由發起者(如文件起草人)發起流程,經過本部門以及其他部門的處理,最終到達流程的終點。工作流程可以是互相直接連接的,也可以是交叉或循環進行的。
根據職工的職稱評定管理過程,依據工作流模型的過程定義,人事部門從公司總部得到評定計劃,評定信息,被評定者到人事部門遞交相關資料,人事部門經過商議,決定最終人員,人員信息錄入信息庫。整個流程基本按照職工的職稱評定過程的工作流流程完成,同時也和其它數據庫交叉進行。
五、總結
基于工作流的人事檔案管理系統實現了人事檔案管理業務自動化,實現了業務工作流程的自動化,減少了因為工作交接造成的延誤和誤差,提高了企業對客戶的響應速度。
篇4
一、人事檔案信息化管理系統的應用
（一）人事檔案數據庫管理系統建設
人事檔案數據庫管理系統建設是檔案管理系統的基礎。只有認真建設好人事檔案數據庫才能進行人事檔案信息化建設。檔案數據庫包括檔案材料的發文、收文、統計、刪除、復制、查閱、借用、轉出、接收等活動的登記和執行。人事檔案管理系統的系統管理員可以對檔案數據進行日常的備份、維護、管理工作。人事檔案數據庫管理系統是將業務管理、數據管理融合到一個工作平臺，從而從根本上改變了人才信息資源的服務方式、管理方式、儲存方式。
（二）認真做好人事檔案材料的收集工作
檔案材料的收集工作對于檔案工作是非常重要的，要認真全面地收集需要歸檔的材料。人事檔案室應當建立登記、催要、遞交、聯系制度，并且要認真做好進一步完善工作。將收集到的材料的接收人、送交人、姓名、時間、名稱等項錄入數據庫，做到檔案材料的接收工作更加科學有序、管理規范。為了避免數據的錄入錯誤，在大量錄入數據信息時，應當由專人進行負責。
（三）人事檔案信息分類數據庫的建立
1、建立人事檔案分類數據庫的意義
人事檔案分類信息數據庫的建立是一項非常重要的基礎工作，也是信息化系統的核心部分，數據庫集中了人事、組織部門需要的全部數據。數據庫建立好以后，數據可以重復利用，這樣數據的利用率得到了提高，減少了數據的冗余，避免了重復數據的存儲，是一個功能比較完善，結構更加合理，人才信息可以共享的資源庫。
2、數字化檔案
對于一些個人檔案中比較重要的紙質材料，可以進行數字化處理形成檔案，這樣就有利于材料的完整保存，便于利用計算機進行查閱。實行數字化檔案，很少接觸檔案原件的，只是在信息的錄入時會用到原始檔案，這樣對檔案的壽命有延長作用。檔案的利用者和工作人員可以很方便地通過計算機網絡對檔案信息進行查閱，但是人事檔案也應當注意保密性問題，因此需要對不同分類信息進行相應的密級設置，不同的用戶權限級別可以查看相應的人事檔案信息。
3、電子檔案
近年來，我國已基本全面實施電子政務，這樣在人事檔案中也就形成了各種各樣的多媒體文件、電子文檔、電子表格等電子檔案。
4、檔案室工作人員編制的一些數據
檔案室工作人員編制的一些數據，例如終身碼、養老保險、公積金、醫療保險、年度考核、工資、入黨團、職務、學歷、參加工作時間、出生年月、性別、職工姓名等信息。根據職工的編號錄入人事檔案數據庫系統，利用該數據庫對人事信息的檢索非常方便，為單位的領導層的科學決策和管理提供了確切、快速的信息。
（四）人事檔案信息網絡化安全保密技術
人事檔案信息由于涉及個人一些機密，因此對于安全保密設計工作要做好。數據庫管理系統應當采用數字簽名機制，保證接受信息的確定性和真實性。為了更好地管理用戶訪問數據庫的用戶，可以采用用戶審計和防火墻技術功能。為了保證信息在傳輸的過程中不被修改和竊聽，就需要對信息進行加密處理，從而保證了信息的安全性。
二、人事檔案信息化管理系統的改進
（一） 應當實現人事檔案信息的動態管理
人事檔案信息化管理系統不但要對當前的人事檔案信息進行管理，要對能夠對人員的培訓情況、學歷、工作履歷、職務變動等數據進行動態管理，使人力資源管理更加科學有效，使管理的信息由平面向立體轉變。
（二）應當實現內部與外部的數據共享，做到數據聯動管理
應當通過硬件的支持實現內部和外部的數據的共享，通過職務變動管理、職稱變動管理、學歷變動管理能夠同時將人員檔案卡片的一些個人信息進行自動的更新，做到實時提示，并聯動到相應的卡片中，這樣就有效地避免了重復維護人員數據信息。
（三）實現方便的報表和智能化辦公管理
可以將各種可能用到的統計表格式和各種報表固化到軟件中去，達到一鍵可以生成統計結果，既增加了數據的準確性，同時也對繁瑣的統計過程進行了優化，確保了統計靈活快捷，統計結果可以共享。
人事檔案信息化管理系統不僅是一個很好的工作平臺，而且還是一個方便交流的平臺，從而使人事檔案管理實現了智能化辦公管理。
（四）加強批量數據的處理能力
要加強批量數據的處理能力，例如對于大量數據的備份，大數據量的修改工作目前的人事檔案管理系統還不易實現，還存在網絡速度慢的現象。目前的系統對多斷網、防火墻等問題的解決還不是很方便，對網絡底層協議有較大的依賴性。
參考文獻：
篇5
醫院檔案是醫院在從事各項工作中形成的具有重要價值的文字、圖表、錄音錄像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作正常運行的可靠依據和有效參考。當前，隨著醫療制度改革日益深化，醫院管理現代化的不斷發展，醫院檔案管理工作面臨諸多新的機遇和挑戰。醫院應積極將檔案管理和信息化有機地結合起來,有效地發揮檔案工作在人事管理的重要作用。醫院人事檔案管理傳統手段向信息化處理轉變,這是醫院人事檔案的管理走向現代化是一個必然的趨勢。
一、當前醫院人事檔案管理的現狀
（一）人工操作費時費力
醫院人事檔案主要記載著醫院工作人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。以往人工操作需要轉抄，人為差錯不可避免，一旦轉抄錯誤，就會需要很多繁瑣的人工程序來彌補，既費時又費力。手工操作的材料容易破壞，不利于管理的科學化、標準化、系統化。而數字化醫院的發展為醫院人事檔案管理提供了方便快捷的條件。
（二）人事檔案管理資料利用度不夠
醫院人事檔案管理大多注重保管而不能有效利用，這樣就需要大量的場地和場所，無形中增大了開支，不利于開源節流。加上隔一段時間就會對檔案進行整理或查閱，容易造成磨損。
（三）檔案管理信息化程度較低
醫院人事檔案管理的基礎設施、設備條件和技術手段，相對落后于臨床科室。信息基礎較為薄弱，遠遠跟不上現代技術的發展。手工操作已經成了醫院人事檔案管理的“瓶頸”。
二、健全與完善醫院人事檔案信息管理系統
信息化是當今社會發展的大趨勢,醫院人事檔案部門應該順應潮流,建立和完善信息化人事檔管理系統, 利用計算機技術和網絡信息技術對醫院的各種信息進行存儲、加工、檢索、傳輸，為人事工作提供便利，為醫院各項工作提供有力的保障。筆者認為建立和完善人事檔案管理系統主要從以下幾個方面去思考:
（一）要強化領導的現代化意識
加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。現在大部分人事系統均來源于醫院信息系統的附加功能,功能單一,只對為員工基本檔案信息進行管理,諸如繼續教育等新制度均沒有提供支持,系統沒有及時提供升級,往往對這樣的新制度用手工做處理,日復月累,人事系統變成擺設。很多醫院出于經濟效益的考慮沒有購買專用的軟件系統,更不要說自己開發,這樣耗時耗力。面對人事部門日益膨脹的工作需求,必須自主開發一套系統,為人事部門提供一個高效、可靠、成本低可持續的管理平臺。
（二）要增強安全意識
數字化固然方便快捷，但也有值得注意的地方。由于現代技術的發展，計算機病毒、保密性等因素的困擾影響，檔案管理人員應時時防范，提高警惕，具備較高的業務能力。要加強網路安全性教育，對高度保密的資料不可泄露，必要時加密防護。定期清理計算機，按時殺毒，使數字化信息系統正常運行。要建立有效的管理制度要保障數字化信息的安全、規范，必須在建立規章制度的約束下進行，以此保障網絡的“平靜”。使用安全性技術手段一方面保障基礎的硬件設施建設，以減少硬件故障帶來的損失。另一面，要及時將先進的加密技術、訪問控制技術、防火墻技術等應用于其中，確保數字檔案信息的存儲和傳輸安全，使其有效對抗病毒和黑客的攻擊。
（三）要重視人事檔案信息系統的維護
人事檔案信息系統是一個動態的系統,需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統發揮最大作用,那么對其核心部分的數據庫建設必須做到以下幾點：一是要做到信息錄入完整,只有數據完整,后期維護才能順利進行;二是要做到信息錄入準確,只有準確的數據,數據庫的后期維護才會有意義；三是培養時時更新意識,要派專門管檔人員及時對數據庫進行更新和核準。
（四）要提高檔案人員的業務技能素質
檔案管理是一項具有很強專業性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對檔案分類、甄別、裝訂、檢索等相關專業知識外，同時還應具備計算機操作、信息檢索以及統計分析等方面的知識技能，可以說信息化社會的檔案管理人員是復合型人才，需要在工作中不斷學習、補充，逐步提高檔案管理的業務技能。
三、結語
醫院檔案資料是醫院管理層對醫院發展規劃的重要的信息資源,醫院檔案管理工作對醫院的發展建設有著不可替代的作用。隨著計算機技術的迅猛發展，把信息系統應用到人事檔案管理工作中，使人事檔案管理工作由傳統的人工化向自動化、智能化轉變,大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節省大量人力和時間,更好的為醫院領導科學決策和各項工作的開展及時提供準確數據和信息。因此,建立計算機人事管理信息系統是社會經濟發展必然趨勢。隨著人才開發管理的加強,我們一定要努力創造條件,促進使用計算機信息網絡現代化,使人事檔案為經濟建設做出應有的貢獻。
參考文獻：
篇6
檔案管理工作，是各級黨政機關和企事業單位人事工作的重要組成部分，是做好人事工作的基礎。近年來，隨著經濟體制改革和人事制度改革的不斷深入，檔案管理在人事工作和社會主義現代化建設發揮著越來越重要的作用。然而，當前傳統的檔案管理模式效率低、查詢難度大等一系列弊病也越來越突顯，已不適應現代檔案管理的需求。計算機高級語言作為“第三代”計算機語言，以其良好的交互性、獨立性、通用性和可移植性，廣泛應用于經濟和社會各個領域，其開發的檔案管理系統正成為提高現代檔案管理水平新的應用工具。
一、高級語言開發的檔案管理系統主要特點
高級語言開發的檔案管理系統，是指匯集成功企業先進的人力資源管理理念、人力資源管理實踐、人力資源信息化系統建設的經驗，以信息技術實現對企業人力資源信息的高度集成化管理，為使用的人力資源管理解決方案。核心價值在于將人力資源工作者從繁重的日常瑣碎事務中解放出來，將更多地精力用于人力資源職能管理和管理決策，保持人事檔案工作的持續高效運營。
（一）網絡化
因為檔案管理系統涉及到的數據包括電子文件、多媒體數據，這些數據的管理相對于一般的數據管理要復雜的多。涉及到這些數據的壓縮、保存、顯示，同時這些功能必須在網絡上實現。普遍具有在線升級功能，可以隨時對系統進行升級，保證用戶隨時使用最新版本。同時，能夠進行在線錯誤信息提交，系統的狀態可以隨時提交給軟件技術人員，并且對用戶提供特殊的、細致入微的服務。
（二）模擬化
當前，絕大多數檔案管理系統還受傳統管理模式限制，普遍是手工管理和計算機管理相結合的方式，而這種方式會長期存在，無法改變的。比如檔案組卷，它的難點在于手工組卷可以看作是二維甚至是三維空間的操作過程，而計算機中的組卷一直是一維的數據庫記錄列表方式操作，與手工組卷完全不一樣，計算機與手工的結合就會比較困難。但高級語言開發的虛擬現實的組卷功能，能夠使用戶使用計算機模擬手工組卷過程，并且利用計算機的自動分類及排序的特點，這樣就大幅提高了檔案管理效率。
（三）簡易化
檔案管理系統具有多種功能，操作簡單，檔案管理人員容易上手。當前流行的檔案管理系統界面簡潔，采用單窗口方式，避免用戶糾纏在多窗口；管理權限控制可以精確到每個記錄，直至每個字段，適合不同人員管理需求；按照國家標準進行年報統計，并且可以自動統計，不需手工填寫；具有檔案數字加工能力，并且可以制作光盤，光盤可以獨立瀏覽；具有電子文件管理能力，支持任意格式文件，包括視頻音像文件；具有檔案借閱、銷毀、移交、統計、鑒定等全部檔案專業功能。
二、高級語言開發檔案管理系統的基本框架
（一）系統功能設計
檔案管理系統從工作要求上要求具有人事檔案室基礎設施管理、人員信息管理、組織機構管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統計查詢管理等功能。人事檔案管理系統必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少培訓費用。在信息維護過程中，盡量使用代碼維護，增加智能化操作，減少信息錄入條數，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數據維護速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務只需點一下鼠標即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。人事檔案在系統內部轉遞時，通過秘鑰文件，只有系統能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉入單位，避免了信息的重復錄入，達到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據。人事檔案管理系統的建立，使人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。
（二）基本模塊構建
1、用戶登錄模塊
此登錄模塊主要用于用戶的身份驗證，用戶需要輸入用戶名和密碼，只有合法權限才能登錄，否則不能登錄。檔案部門主管享有最高權限，可以對檔案打信息進行錄入，修改和添加，并可以使用系統中所有的功能。檔案管理人員享有業務權限，可以對檔案進行查詢的功能，但是不可以對檔案信息進行錄入，修改和添加。
2、檔案類別管理模塊
主要是對檔案的類別信息，如檔案的序號，類別名稱，建檔人員等進行搜索，錄入和修改。
3、檔案柜資料管理模塊
這個模塊主要實現的功能是對存放檔案的檔案柜的資料信息，如檔案柜的名稱，檔案柜序號等進行檢索，錄入和修改。
4、檔案信息管理模塊
主要是對檔案的基本及相關的信息如檔案編號，名稱，內容，狀態等進行搜索，錄入和修改。
5、檔案借用管理模塊
主要是對檔案的借用信息如借用編號，檔案編號，借用人員等等進行檢索，錄入和修改。
6、檔案歸還管理模塊
主要是對檔案的歸還信息如歸還編號，檔案編號，歸還人員，歸還日期等進行檢索，錄入和修改。
7、檔案查詢管理模塊
主要是根據不同的查詢條件，對檔案的基本信息及相關的信息，借閱信息，歸還信息等進行查詢。
模塊構建示意圖：
（三）語言編寫與調試運行
高級語言根據功能模塊編寫是檔案管理系統真正發揮作用的關鍵環節。下面以access為例，簡單介紹檔案管理系統的編寫與運行。
個人檔案信息部分源碼：
Option Compare Database
Private Sub Form_Load()
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
End Sub
Private Sub frame1_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
'根據選定值判定顯示的對象
If Me.frame1.Value = 1 Then '選項組的第一個選項
Me.職員家庭成員.Visible = False
Me.教育狀況.Visible = False
Me.工作經歷.Visible = True
ElseIf Me.frame1.Value = 2 Then
Me.工作經歷.Visible = False
Me.職員家庭成員.Visible = False
Me.教育狀況.Visible = True
Else
Me.工作經歷.Visible = False
Me.教育狀況.Visible = False
Me.職員家庭成員.Visible = True
End If
End Sub
Private Sub 命令51_Click()
On Error GoTo Err_命令51_Click
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
Exit_命令51_Click:
Exit Sub
Err_命令51_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_命令51_Click
End Sub
Private Sub 命令53_Click()
On Error GoTo Err_命令53_Click
DoCmd.GoToRecord , , acPrevious
Exit_命令53_Click:
Exit Sub
Err_命令53_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_命令53_Click
End Sub
Private Sub 命令54_Click()
On Error GoTo Err_命令54_Click
DoCmd.GoToRecord , , acNext
Exit_命令54_Click:
Exit Sub
Err_命令54_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_命令54_Click
End Sub
運行效果例圖：
編寫完畢后，需要反復調試運行，直到到達相關要求為止。
三、檔案管理系統應用中應把握的幾個問題
（一）檔案管理人員專業化水平需要提高
隨著計算機技術在檔案管理工作中的應用，對管理人員專業素質要求也在不斷提高。但是現在檔案管理部門并不具備專業的管理人員，存在一人多崗的現象，或者一些管理人員對計算機技術并不了解，并不能完成網絡化、數字化管理工作。針對這一現象，首先可以組織員工培訓，保證其具備一定的邏輯和數字思維能力，能夠熟練使用計算機語言，可以將計算機技術真正應用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語言文字功底，能夠完成檔案主體標引的原則和和方法學習。能夠利用檔案主題標引規則，正確選擇主題標識，準確分析主題內容，學會如何將主題詞進行合理的組配，并且學會對特殊狀況的處理方式等。通過對專業知識的學習，來勝任檔案管理工作。
（二）安全保密措施要更為嚴明
篇7
傳統的干部檔案查閱，基本上都是先根據姓名查看檔案號，再根據檔案號調出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費很長時間。而數字化電子檔案只需要在計算機的人事系統上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內容點擊查閱，只需要幾秒鐘就能調閱一本檔案。實現了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發與利用。
2.節約干部檔案的管理成本
過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現，導致檔案的管理成本大幅增加。而數字化電子檔案管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了紙質檔案信息在保護或修復過程中所需的人力、設備與耗材的費用，避免了人員的浪費，也節省了庫房硬件環境所需的費用，極大地降低了檔案的管理成本。
3.有利于對檔案原件的保護
將紙質檔案轉變為電子檔案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質檔案的傷害，保護了檔案的原件，避免紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。
二、醫院人事檔案數字化管理的途徑
1.通過醫院網上招聘系統，建立完善的干部信息網絡基礎數據收集流程管理。
一是統一字段的設置。求職者在填報求職信息的過程中，通過系統設置的列表框、復選框等方式，對字符類較統一的項目作屬性限制，避免錄入過程中出現差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數據驗證程序，驗證輸入數據的合法性，數據庫表字段的設置也會設置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執行，從而促使求職者檢驗并更正數據。提高數據精確度。
二是細化個人信息模塊。在個人信息模塊設置上，根據干部檔案的十大類的分類要求進行設置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學術論文、在校學生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進行細化填寫，以便于入職后的人事檔案系統的豐富與建立。
三是多媒體技術的運用。計算機的多媒體技術為招聘工作提供了豐富多彩，效用優良的媒質，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優點，成為我院招聘工作中一大亮點，為醫院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質文字記載，利用多媒體信息技術生動全面記錄各專業考生網上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實體情況，制定合適的處理方案，如紙質、照片等材料，通過高速掃描儀進行數據的采集、壓縮、儲存等數字化處理，成為各錄用人員統一的數字化檔案信息，最大限度地將檔案實體上所負載的信息保留下來，準確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。
四是整合人員數據，醫院網上招聘系統與人事檔案管理系統實行無縫對接，建立入職人員電子檔案。
2.建立審查監督機制
在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關”：一是審查關，人事科和人事檔案室嚴格履行審查手續，從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標準。二是程序關，人事電子檔案形成涉及多個部門和環節，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業信用記錄，使之成為個人職業生涯的信用資本。三是處罰關，嚴肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴厲的制裁。
三、醫院人事檔案數字化管理的成效
1.為“知人”“善任”提供全面的材料
由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業技能、專業資格、科研成果、晉升、培訓教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽做出的評估，建立員工翔實的個人職業信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業生涯規劃的設計、穩定干部隊伍提供有效的數據分析。
2.個別材料向個人公開增加透明度
通過人事檔案管理信息服務平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實現人事檔案遠程化查找和利用。把人事檔案信息數據庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權利而沒有修改權利。在一定范圍內開放檔案，保證職工對檔案的知情權，便于檔案的利用，促進檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務。
3.減少對紙質檔案的傷害
通過掃描儀把紙質的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸到計算機中，形成個人檔案信息基礎數據，有效保護紙張載體和字跡，利用部門或上級領導可根據需要進行查閱、打印、摘錄，避免反復調用原件，更好地保護實體檔案。
4.數據共享，達到資源的有效利用
通過建立人事檔案管理信息基礎數據庫，實現多個平臺進行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數據庫的建設，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學的決策提供準確信息，更方便領導調閱，為領導和相關部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實時服務，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。
篇8
一、氣象人事檔案管理存在的問題
1.檔案材料尺寸不統一。從氣象部門建站以來，人事檔案已有60多年的歷史，最初的歸檔材料有白紙、稿紙、16K紙、B5紙、A4紙；不同時間、不同年代、不同單位形成的材料很難保持同一尺寸，而我們現在接收的學生檔案材料以及表彰材料等幾乎都是A4紙標準。因此對小于或大于16K紙的都要進行折疊或剪裁，有時裁剪嚴重損壞了檔案的原貌，造成檔案材料不必要的損失，嚴重破壞了檔案的完整性。2012年開始規定人事檔案使用統一國際標準A4紙，檔案盒尺寸也進行了新的升級，這樣與2010年檔案目標考核中規定的16K存在極大的沖突，由最早稿紙裁剪成B5尺寸，后來放大到16K，直至現在的國際標準A4紙。材料尺寸的不統一，直接影響了檔案材料的整齊、美觀。
2.“三齡一歷”認定標準有待統一。自2002年機構改革后，氣象部門分為公務員、事業二種編制，公務員錄取以及副科級以上干部的選拔任用越來越嚴格。我們在檔案整理中發現，很多同志的出生日期、工齡、黨齡和學歷出現不一致，有的年齡與身份證上的年齡不符，前后混亂，最多的能夠出現5-6個不同的日期，主要出現在入團申請書，接班時的招工登記表或體檢表，義務兵登記表，甚至不同年代的干部履歷表年齡填寫都不一樣。這樣對于領導干部的晉升、選拔、任用、退休時間等的界定就出現了分歧。
3.人事檔案現代化管理技術有待進一步增強。隨著氣象事業的快速發展，軟硬件建設日益提高，中國氣象局統一開發使用人力資源信息管理系統，將每位干部的紙質檔案盡可能詳細地錄入到人力資源數據庫中，但由于最早使用人力資源操作系統人員對新技術掌握不夠，錄入時存在很多的錯誤信息，錄入不完整。人事部門人員少，更新不夠及時，造成我們現在的使用中，不能夠完全脫離紙質檔案。在干部選拔任用等重要事項中要查找紙質檔案進行確定，大大影響了電子檔案的使用效果。
二、氣象人事檔案管理存在問題的解決辦法
1.加強領導，提高對人事檔案材料重要性的認識。領導重視是做好人事檔案工作的保證。氣象系統領導要重視人事檔案工作。一是要加強硬件建設，確保硬件設施符合檔案達標要求，對于檔案資料軟件開發，硬件升級等經費需求，領導要給予大力支持。二是要保證人員到位，挑選具有強烈的責任心和事業心、對工作能忠于職守的人員擔任。二是要加強與上級檔案管理部門的溝通，學習先進的管理技術，及時了解干部人事檔案管理的特殊要求，使檔案管理人員能夠熟練掌握檔案工作的基本要點和知識。
2.嚴格把關，確保進檔材料的真實、準確。對于人事檔案管理人員，提高責任意識，每年進檔的材料，要認真審核，嚴格校對，保證進檔材料的連續。
3.加強人力資源信息系統的開發利用。隨著氣象部門人力資源信息系統的開發利用，將本單位干部信息進行整理、分析，以便于領導和上級干部了解干部隊伍的發展趨勢，為各級領導選拔、任用干部提供準確數字的依據。其工作除涉及到干部的基本情況統計之外，還包括干部的工資統計、獎懲情況、年度考核、教育培訓、歷次工資變更、語言等特長統計，離退休情況、編外人員統計、在職減員、離退減員等方面，其涉及面之廣，數據量之大可想而知，若利用人工進行統計，至少要經過統計、整理、分析三個階段。這種統計過程存在幾個明顯的問題，一是統計資料缺乏準確性、及時性，需要花費大量的人力、物力、財力等。人力資源信息數據庫建立后，我們根據需要篩選干部的個人情況、簡歷、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，極大地提高了人事工作的準確性和工作效率。
綜上所述，人事檔案管理工作是一項具有長期性、復雜性的工作。只有從檔案管理過程中不斷總結，健全機制，并將總結經驗反復運用到管理的實踐中，才能獲取檔案管理最有效的方法，確保干部人事檔案反映干部情況的全面性、真實性和權威性，為干部選拔、人事管理等工作提供決策支持。
篇9
一、人力資源信息系統在人事檔案管理應用中的優點
1.有助于簡化檔案整理程序，提高效率隨著市場經濟的飛速發展，各種公司層出不窮的同時，保障制度也在不斷完善，這些情況的發生導致對人事檔案管理的要求越來越高，越來越嚴密。因此人事檔案需要記錄的內容越來越多。乃至退休之后的情況也要有人事檔案進行整頓、歸檔。人力資源信息系統可以通過預設的流程路徑和接口，讓使用者和管理人員只需利用瀏覽器和互聯網絡即可完成數據的填寫、傳送、追蹤、分析等各項自動化的任務。人力資源信息系統有益于簡化整理程序，促進人事檔案人員的工作效率的提高。2.有助于便利快捷的查詢人事檔案信息現在的人事檔案信息比之從前更加豐富繁雜，如果用傳統的紙質檔案進行查閱，工作量太大，效率太低。應用人力資源信息系統可以將傳統的紙質人事檔案信息輸入計算機，方便記錄的同時，也方便工作人員的查閱，更好的發揮人事檔案的作用。3.有助于檔案信息資源的共享當今時代是信息爆炸的時代，各種信息資源不斷涌現，信息資源作為重要的戰略資源，對推動社會和經濟的發展有其重要意義。在此背景下信息共享已經成為一種趨勢，原先的人事檔案管理模式完全無法滿足信息共享的目的，而人力資源信息系統依托于互聯網的快速成長則可以迅速方便的實現信息共享，從而為市場經濟的成長起到了一個促進作用。4.有助于檔案信息的保存傳統的人事檔案信息管理通過紙質資料進行保存，不斷的翻閱和搬運甚至存放都會有可能導致資料的缺失、遺漏。而人力資源信息系統的應用則將心理存放到網絡和硬盤等存儲工具中，極大地減少了外力破壞的可能性，有益于人事檔案信息的保存。
二、人力資源信息系統在人事檔案管理中呈現的問題
1.資金缺乏，設施配備不完善人力資源信息系統的應用必須依托計算機、掃描儀等基礎電子設施設備，如果缺少基礎設施則無法完成系統的構建。這些基礎設備都需要一定資金的支持，而我國目前仍然存在于社會主義發展的初級階段，雖然經濟發展迅速，但是仍然有很多的落后地區，各地區發展不均衡，財富差劇較大，因此有些地區無法拿出足夠的資金購置計算機等基礎設施，進而無法滿足構建人力資源信息系統的目的。2.人事檔案管理人員水平參差不齊配備人力資源信息系統之后，可以盡可能的解放人力，但是錄入信息仍然要靠人力來完成，因此，“人”在人事檔案管理中擔任著重要的角色，可是“人”又是最難管理最難考核的。人事檔案管理人員的水平有高有低，而我國目前又十分缺乏高水平的人事檔案管理人員，紀錄缺失或者錯誤就無法避免。而某些人事檔案管理人員有意或故意造成的失誤，也會嚴重影響人事檔案的真實性。種種因素導致有些檔案材料的手續不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力。3.檔案信息化缺少統一的規范雖然社會在快速的成長，但是人事檔案信息化并沒有一個統一的標準或者規范來指導各企業事業單位的檔案設立。各個企業和事業單位都是從自身利益出發，在摸索中一點點的找尋適合自己所在機構的人事檔案管理方式。但是這樣的模式導致各自的系統千差萬別，無法統一，也就無法實現人事檔案信息資源的共享，從而大大削減了信息化的益處。綜上所述，社會在不斷的發展，互聯網技術日新月異，波及世界的各個角落，人事檔案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事檔案管理模式受到波及，已經跟不上信息化時代的步伐，可能會逐步的被人力資源信息系統逐步的替代。但是目前為止，人力資源信息系統仍然存在著資金不足而導致基礎設施無法配備、人事檔案管理人員素質不達標、領導不夠重視、系統沒有統一的規范等各種各樣的問題。因此，我們要盡快的完善這些不足，使之跟上時代的步伐，能夠有效的為這個社會服務。
參考文獻
篇10
（二）目前正在實施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統計信息
正在進行中的績效工資改革要求每個單位要制訂符合本單位實際情況的績效工資實施方案。這個方案既不能超出財政部門清理津補貼的標準和人社部門批復的績效工資總額，又要使績效實施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎勵性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準確人事檔案統計信息尤其是收入情況信息。
（三）剛剛完成的教職工基礎信息采集工作對檔案管理
的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會保障信息、專職教師的相關信息。其中對于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個空白。因為這個平臺是一個動態管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進行完善。
（四）住房補貼的摸底調查工作
住房補貼的摸底調查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時間的確認、本人應享受的住房面積，調動工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統計工作來提供大量的資料。
（五）職稱的評定
教職工最為關心的職稱的評定工作由于2011年新職稱評審辦法的實施發生了很大的變化，對教職工原職稱的取得和聘任時間都需要準確的確認，這也需要人事檔案管理和信息統計工作來提供準確的資料。
二、目前高校人事檔案管理和信息統計工作存在的問題
（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統計人員，信息統計和分析工作難于開展
人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個耗時耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統計知識人員都是難得，對人事檔案統計信息進行綜合分析更是無從談起。
（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統計工作難以滿足日常的工作需要
目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經常出現調動人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統計工作無法滿足目前的管理需要。
（三）人事檔案管理和信息統計的規章制度不健全
各高校對人事檔案管理和信息統計工作不夠重視，相應的規章制度建設也得不到應有的重視，對從事此項工作的人員也沒有相應的激勵制度，難以激發工作人員的積極性，這也導致了鮮有人員愿意從事這項寂寞的工作。
（四）人事檔案利用服務的方式還是傳統和被動的
長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個工作，提供服務的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務方式已難以滿足管理的需要。
三、如何做好高校人事檔案管理和信息統計工作
（一）提高對人事檔案管理和信息統計工作重要性的認識
在單位設立專職崗位、專職人員來做此項工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、輕統計分析”的思想。
（二）加大檔案管理和信息統計的投入，提高檔案管理和信息統計的信息化水平
傳統的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機、打眼機等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發展，計算機、打印機、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設施（設備、工具）還是軟件（人員、培訓）等的投入，都難以滿足工作的需要。
（三）建立健全人事檔案管理和信息統計工作制度
完善檔案歸檔整理和信息統計分析的動態管理制度，完善考評機制，調動從事此項工作人員的積極性。
（四）改變人事檔案管理和信息統計服務的方式
提升服務層次改變傳統和被動的服務方式，主動征求各部門對人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發揮人事檔案管理在統計、數據分析和預測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時耗力的工作，而此項工作是一個長期性的工作，需要長效管理，及時更新，為信息統計和分析提供基礎資料。同時，要完善考核制度，以激發檔案管理和信息統計工作人員工作的積極性，變被動的管理為主動的管理，提高檔案利用的效率。
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但傳統的人事檔案管理主要采用手工進行檔案資料的檢索與整理，不僅不能有效地保障檔案資料的準確度與完整性，而且無形中加重了檔案管理人員的工作量。
二、針對計算機系統在人事檔案管理中應用的研究
（一）應用之一——有效提升人事檔案的利用效率
要有效提升人事檔案的利用效率，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統將傳統的手工查閱人事檔案資料方式進行改革，轉換為利用計算機系統查閱檔案資料的模式，并按照檔案資料不同的用途與不同的性質進行分類；二是利用計算機系統對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于快速地調閱職工的檔案信息，了解并掌握職工在簡歷、自然情況以及德行方面的信息，為人員的升職提供專業的信息資料。
（二）應用之二——有效延長人事檔案資料的使用壽命
要有效延長人事檔案資料的使用壽命，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統將原有的人事檔案管理資料輸入計算機的數據庫中并進行分類整理，將人事檔案的原始文件進行科學化保存；二是在檢索人事檔案管理資料的過程中，需要堅持計算機信息查詢為主，人事檔案原始文件查詢為輔的原則，進而降低由于重復的調閱檔案、摘抄檔案資料信息等多項工作而對原始人事檔案文件的磨損，從而有效保障了人事檔案資料的使用壽命。
（三）應用之三——科學任免干部職工
要科學任免干部職工，需要做到以下兩點：一是傳統的人事檔案管理在任免企事業單位的干部時，更多地是采用口頭匯報加文字材料的方式，而利用計算機系統進行人事檔案信息化的管理，可以充分結合干部職工在日常工作與學習過程中的聲像與文字資料進行考核；二是利用計算機系統進行人事檔案信息化管理的操作。
（四）應用之四——有效提升人事檔案管理工作的效率與質量
要有效提升人事檔案管理工作效率與質量，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于豐富人事檔案管理的內容，使其具有極強的分析與統計功能；二是利用計算機系統對人事檔案管理進行改革，使得各種文字、數據資料轉變成各種報表、圖表以及名冊，并可以備份保存，以有效降低人工操作可能會產生的錯誤。
三、針對建立并完善人事檔案信息化管理系統的研究
（一）措施之一 —— 采取措施強化對人事檔案信息化系統的維護
要強化對人事檔案信息化系統的維護，需要做到以下三點：一是要采取措施將人事檔案的資料信息準確地錄入到計算機系統中，這是人事檔案信息化系統進行維護的基礎與前提；二是要將人事檔案的核心信息完整地錄入計算機系統中，這是人事檔案信息化系統進行維護的動力與基礎；三是要充分發揮人事檔案管理工作人員的主觀能動性與創造性，將計算機系統中的人事檔案信息進行實時更新，有效保障計算機系統中人事檔案信息的時效性、準確性與真實性。
（二）措施之二 —— 采取措施增強企事業管理層對人事檔案信息化管理的重視
要增強企事業單位管理層對人事檔案信息化管理的重視，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期組織企事業單位管理層參與計算機系統應用到人事檔案信息化管理中的作用與意義的培訓與教育活動；二是要加大對計算機系統與人事檔案信息化管理有機結合的研發支持力度，為人力資源管理的發展創造良好的外部環境。
（三）措施之三 —— 采取措施增強人事檔案信息的安全性
要增強人事檔案信息的安全性，需要做到以下三點：一是要根據計算機系統在人事檔案管理中的運用狀況，制定嚴格的人事檔案信息化管理制度與工作紀律以及獎優懲劣制度，對于工作態度認真、工作效率高的工作人員要給予精神與物質雙重的獎勵，而對于工作態度懶散、工作效率低下的工作人員，要給予嚴厲的處罰措施；二是要根據職工的工作地位與職權，制定人事檔案檢索信息的范圍與內容，嚴禁外網絡與企事業單位內部管理人事檔案信息的計算機進行連接；三是要采取措施對人事檔案資料管理工作人員進行網絡信息安全與保護等理論的教育與培訓，逐步提升本企事業單位內部人事檔案信息化管理的安全防護水平。
（四）措施之四 —— 采取措施提升人事檔案管理工作人員的專業素質
要提升人事檔案管理工作人員的專業素質，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期對人事檔案管理的相關理論知識與計算機系統相關的技術知識進行培訓與教育，逐步拓寬他們的知識面以增強他們的專業技能；二是要定期邀請計算機系統與人事檔案信息化管理的專業人員在企事業單位開展演講與講座等活動。
（五）措施之五 —— 采取措施加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設
要加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設，首先要充分利用網絡通訊技術與計算機技術推動以多媒體與檔案全文為核心的數據庫建設，逐步推進人事檔案數字化與信息化的發展進程；其次是利用各種宣傳媒介強化對符合國家規范的人事檔案信息化管理軟件的宣傳力度，為人事檔案信息的資源共享與信息交換創造良好的外部條件。
結語
人事檔案管理作為企業事業單位人力資源管理中的重要內容與手段，在提升企事業單位的人事管理水平與用人質量等多個方面發揮著至關重要的促進作用。但傳統的人事檔案管理已經不再適應當前市場經濟的發展。因此，利用計算機系統對人事檔案管理進行信息化改革，有助于降低人事檔案管理工作人員的工作量與時間，提升人事檔案管理的質量與水平。
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不管是在企事業單位還是在政府工作部門，檔案是各個單位都必不可少的信息資源。檔案中包含了與企業發展息息相關的重要信息，企業各項工作的資料管理都是通過檔案的形式來實現的，并以檔案文件的形式進行存儲。傳統的檔案管理工作大多數是依靠工作人員手工地完成檔案的記錄與管理，通常通過紙質媒介進行保存。在對慢性腎臟病人檔案的方式上，本單位工作人員只是機械地將檔案資料的內容整理、錄入到計算機中，從某種程度上說，這一方式并未對檔案管理工作達到明顯的提升效果，整體的管理水平還有待提高。為了便于檔案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同時避免因人為因素所造成的錯誤，因此，開發一套符合單位實際現狀的慢性腎臟病人檔案管理系統有著重要的實際意義和應用價值。
1 系統分析
本單在對慢性腎臟病人的管理過程中，為了確保能夠清楚的掌握每個病人的情況，為每個慢性腎臟病人進行建立檔案，并且不斷的更新檔案，以掌握病人的最新情況。
在β性腎臟病人健康檔案管理工作中，首先需要確定建檔的對象，一般要求對所有的慢性腎臟病人建立檔案，無論他的性別和年齡。本單位會定期對這些慢性腎臟病人進行走訪，到他們的家中了解他們的病情。同時，還會開展定期的免費身體檢查工作，這樣能夠掌握慢性腎臟病人的身體的整體情況。對所開展的這些工作都需要通過系統來進行處理，例如進行體檢之后，需要將體檢的信息錄入到系統中并保存，再由專門的醫生對其身體的健康情況作出一定的判斷。
在確定要建檔的慢性腎臟病人之后，需要對他們進行建立檔案，檔案中需要包括兩大類信息，一類是居民的基本信息，另一類是居民的健康狀況信息包括所患慢性腎臟病的情況。
用戶最主要的業務是對慢性腎臟病人健康檔案進行管理，除此本單位還組織一些針對慢性腎臟病人的健康教育活動，通過這些活動讓他們更加了解自己的病情并更好的配合醫生的治療。
2 系統結構設計
本系統在軟件架構自上而下分為表現層、業務層以及持久層。表現層主要是由HTML、頁面等組成。而業務層主要是由通過接口來完成用戶發送的訪問請求，系統中所有的控制類和實體類都被存儲在該層中。持久層由各種框架以及數據庫等組成，其基本功能是完成對數據庫中的數據進行各種操作。系統的軟件架構如圖1所示。
3 功能設計
本文根據對系統的需求分析，將系統功能劃分為檔案基本信息管理模塊、慢性腎臟病管理，健康教育活動管理模塊、查詢統計分析模塊和系統管理模塊，如圖2所示。
1）檔案基本信息管理，設計對慢性腎臟病人的基本信息和健康基本情況進行管理，掌握每個慢性腎臟病人的具體情況。
2）慢性腎臟病管理，對患慢性腎臟病人的病情建立詳細的檔案信息。包括慢性腎臟病人每次看病的診斷信息、檢查信息和診斷信息。對本單位為病人所開展的病人隨訪情況進行維護管理。
3）體檢管理，登記并維護對慢性腎臟病人開展的定期體檢的基本信息以及每個參加健康體檢的病人的檢查結果。
4）健康教育活動管理，對本單位針對患有慢性腎臟病的并所組織的健康教育活動情況的維護和管理，同時記錄慢性腎臟病人對每次所開展的健康教育活動的滿意程度和建議。
5）查詢統計分析，對慢性腎臟病人的信息及健康信息進行統計查詢和統計分析
6）系統管理，對使用系統的用戶及其角色信息進行管理，對系統數據庫中的數據進行管理。
4 數據庫設計
數據庫設計是整個系統設計中的核心環節，其設計質量將直接對軟件的質量起著重要的影響。在數據庫進行設計的過程中需要將要處理的現實世界與數據庫原理知識相結合完成設計，本系統在數據庫設計的過程中遵循的原則為：
1）處理的原始單據與實體之間的關系。
在為數據庫建立實體聯系模型是，要將現實中處理的實際單據與實體之間進行對應，為系統建立實體并分析實體之間的聯系，實體之間的聯系就是現實中分析出來的聯系。這種聯系可以一對一或一對多或多對多。
2）主鍵與外鍵
對每個實體都必須要有一個實體標識符，該實體標識符又來唯一識別每個實體，不同的實體之間要通過外鍵來發生聯系。不僅如此，主鍵與外鍵還能夠分別保證數據庫中數據的實體完整性和參照完整性。
3）基本表需滿足原子性、原始性、演繹性和穩定性的性質。
4）范式標準
基本表中字段的相互依賴關系，應至少滿足第三范式，最好能達到BCNF。更高一級別的范式可以更好的避免數據庫中數據的冗余、插入異常、刪除異常。
5）正確處理實體之間的多對多的關系
在將實體轉換為表時，要注意必須為其聯系也建立一張獨立的表。該表中的主鍵是由兩個實體的實體標識符共同組成，再加上聯系本身的屬性構成表的所有字段。
6）完整性約束的三個方面
數據庫設計時需要充分考慮數據的完整性約束，分析并設計表之間如何聯系，表中字段需要滿足的條件。
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（一）嚴格執行信息化標準要求。數字化校園建設投入較大，影響較為廣泛，信息化標準要求較高。因此，構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統，必須符合和遵守國家、教育部頒發的各類標準以及高等學校制定的信息化標準要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統計要求，以便規范地進行業務數據的采集、存儲、傳輸、應用。須嚴格參照教育行業數據標準進行規范設計，如《教育管理信息高等學校管理信息》等。采用純B/S模式實現目前主流的技術與開發語言，基于WEB的多層體系結構進行開發，流程化界面和向導式操作應具有良好的可擴展性，依照安全要求設計合理的安全架構。（二）滿足接入高校三大平臺的相關要求。人事檔案管理系統接入數字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數據平臺集成、統一身份認證集成等功能。需要為門戶開發對應的集成表現界面，并提供由該頁面鏈接進入人事檔案管理系統相應框架的功能。可根據高校需要，從系統數據庫中抽取出需要共享的數據到公共數據中心，完成數據層的集成。須為信息門戶單點登錄開發相應的接口程序，支持現有的高校統一身份認證系統。
二、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的應用
（一）人事檔案管理部門應用基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行信息化管理。1.全面、準確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統，人事檔案管理部門原有的人事檔案數據信息可以導入系統之中，后續可單獨及批量追加信息，如教職工的專業技術職務、行政職務等的晉升、變更；并根據需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統，上傳人事檔案相關材料，如各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎證書圖片等數字檔案，經人事部門審核后存入管理系統。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進了人事檔案信息更全面、準確的收集。2.根據人員類別進行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進行分類管理，基于高校數字化校園的人事檔案管理系統可根據教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進行變動，如在職變更為退休，在職變更為調動等，從而實現一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準確、有序規范。3.合同檔案管理。在基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統中，可導入所需的合同內容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續簽、終止和解除等工作；系統可上傳保存合同數字圖片；篩選符合相應條件的人員，批量打印合同、續簽合同、解除合同通知書等等。可在系統中靈活設置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統進行合同基數統計核算，使合同管理高效、完善、及時、準確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數字化校園的人事管理系統與人事檔案管理系統對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數據匯總工作。5.進修培訓檔案管理。教職工培訓信息檔案可批量導入系統，也可單個錄入，可自定義參加培訓人員姓名、編號、培訓內容、培訓單位、培訓起止時間等，教職工可登錄系統上傳培訓結業鑒定表等相關數字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統按年度、項目匯總進修培訓檔案信息，進行統計分析。6.自動生成各類人事檔案相關表格。錄入到系統中的人事檔案數據形成檔案目錄，職務職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉入、轉出，可制作生成名冊表、轉遞通知單等。7.統計分析。可對系統中教職工的相關檔案信息進行統計，如學歷、學位、職稱、年齡、工齡等各種信息結構、變動情況的統計數據、圖表，生成相關報表等。（二）其他教職員工對基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行相關應用。根據不同人員類別，在系統中設置不同的應用權限，設定不同的操作及查閱范圍。1.校領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準確地掌握相關信息，為學校工作決策提供參考。2.部門領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎等數字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關。3.教職工。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、年度考核結果等檔案情況；上傳更新圖文數字檔案材料，如學歷、學位、職稱、進修培訓等。
三、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的維護管理
制定基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的相關維護管理制度，以確保系統安全、高效運行。（一）維護計算機及網絡等硬件設備，保證系統正常運行。定期檢查維護計算機及網絡硬件設備，及時發現、維修處理硬件設備問題。做好設備故障處理預案并有效落實。（二）維護系統數據信息。對基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的運行狀況進行嚴格的管理監控。按不同的人員管理類別，合理設置不同的應用權限。及時更新數據信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴格把關，確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。（三）維護系統安全。加強防火墻保護屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機病毒、木馬等。根據人員類別的變動情況，及時變更系統中的類別管理，確保按人員類別進行使用權限的實時更新。
【參考文獻】
