引論：我們?yōu)槟砹?3篇辦公自動化論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
電子政務(wù)應(yīng)用與一般的辦公自動化系統(tǒng)既緊密相關(guān)，又在應(yīng)用側(cè)重點(diǎn)、用戶群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務(wù)是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。
實(shí)施原則：
實(shí)用性原則；先進(jìn)性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴(kuò)充性原則；可維護(hù)性、可管理性原則；節(jié)約性原則
實(shí)施步驟
首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。
第二，在組織內(nèi)部人員的計算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到跨行業(yè)、跨部委。此時，基本實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)。
在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。
第一部分內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求
在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。
二、處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。
一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲，但是對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達(dá)信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。
辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。
三、包含大量的工作流應(yīng)用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個工作流的終點(diǎn)可能就是另一個工作流的起點(diǎn)，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。
在相當(dāng)程度上工作流自動化有三種實(shí)現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息 技術(shù)工具。
四、支持協(xié)同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。
五、應(yīng)有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
篇2
實(shí)施原則：
實(shí)用性原則；先進(jìn)性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴(kuò)充性原則；可維護(hù)性、可管理性原則；節(jié)約性原則
實(shí)施步驟
首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。
第二，在組織內(nèi)部人員的計算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到跨行業(yè)、跨部委。此時，基本實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)。
在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。
第一部分內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求
在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。
二、處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。
一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲，但是對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達(dá)信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。
辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。
三、包含大量的工作流應(yīng)用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個工作流的終點(diǎn)可能就是另一個工作流的起點(diǎn)，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。
在相當(dāng)程度上工作流自動化有三種實(shí)現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。
四、支持協(xié)同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。
五、應(yīng)有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
篇3
以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實(shí)行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢?，F(xiàn)階段我院只部分使用各主管部門設(shè)計的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，多個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法鏈接，也不能兼容；多數(shù)職能科室只是使用計算機(jī)單機(jī)辦公．對所形成的電子文件未進(jìn)行統(tǒng)一管理，主要存在以下問題。
1對電子文件的重要性認(rèn)識不足，未對電子文件進(jìn)行歸檔及統(tǒng)一管理
電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認(rèn)識，沒能引起足夠的重視。
使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內(nèi)，沒有進(jìn)行規(guī)范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理部門。也只是對全院的局域網(wǎng)進(jìn)行技術(shù)支持和指導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)升級和更新前后的備份電子文件沒進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災(zāi)，無法檢索和利用。
未使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅用計算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理。多數(shù)科室使用計算機(jī)起草文件，一旦打印出紙介質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結(jié)之后，則把相同內(nèi)容的紙介質(zhì)文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費(fèi)。
2辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，給電子文件歸檔造成困難
我院使用的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)多是本單位或上級主管部門設(shè)計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達(dá)到現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案計算機(jī)管理軟件。由于我院計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，難以進(jìn)行電子文件歸檔。
3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存
電子文件具有復(fù)制和傳遞時的高保真性、設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內(nèi)容的易改性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。
如果上述問題得不到解決，電子文件無法進(jìn)行規(guī)范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進(jìn)程。因此，對電子文件進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責(zé)任。
電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)。電子檔案的保管期限是由電子檔案內(nèi)容來定，而實(shí)現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機(jī)的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機(jī)軟研件平臺的一致性等。實(shí)現(xiàn)對電子文件的科學(xué)管理首先要做好以下幾方面工作：
3．1提高電子文件管理意識
電子文件與紙介質(zhì)文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質(zhì)文件具有同等的法律憑證作用。醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項(xiàng)工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。
3．2加強(qiáng)制度建設(shè)
目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關(guān)系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)會同有關(guān)部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。
3．3做好電子文件的收集
電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎(chǔ)。
3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關(guān)
電子文件的鑒定工作除了包括紙介質(zhì)文件的密級、保管期限等內(nèi)容，還應(yīng)包括真實(shí)性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實(shí)性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等是否與其形成的原始狀態(tài)一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等相關(guān)信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。
3．5加強(qiáng)電子文件的管理和安全防護(hù)工作
篇4
隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及現(xiàn)代辦公的需求，計算機(jī)技術(shù)被用到辦公中去，并逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動化，辦公自動化充分的使辦公需求與計算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來，使辦公效率明顯加快。
2.1辦公自動化
我們經(jīng)常說的辦公自動化（OfficeAutomation）指的是辦公的內(nèi)部事務(wù)性工作實(shí)現(xiàn)自動化處理以及辦公信息實(shí)現(xiàn)自動化處理的自動化系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)是計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的衍生物。辦公人員通過辦公自動化系統(tǒng)的硬件、軟件以及各種網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備和辦公所需要的各種必要設(shè)備進(jìn)行信息的收集、信息的傳送、信息的加工、信息的儲存等環(huán)節(jié)，通過這些環(huán)節(jié)。辦公人員就可以根據(jù)需求將個人辦公系統(tǒng)、公務(wù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等集成到指定的統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)中，使之實(shí)現(xiàn)信息的共享提升辦公效率。我國的自動化辦公在電子商務(wù)中的應(yīng)用最為廣泛，辦公自動化極大的提升了辦公效率，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使辦公自動化正在趨向于智能化。
2.2計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用
目前在辦公自動化的過程中，計算機(jī)技術(shù)主要還是體現(xiàn)在圖文的處理方面，我們?nèi)粘Ｌ幚砦淖?、?shù)據(jù)所用的Word、WPS都是用來處理文字、圖畫的軟件，這些軟件對文字進(jìn)行編輯，對文字的版式進(jìn)行處理，并對編輯內(nèi)容進(jìn)行打印等操作，提升了辦公效率。計算機(jī)在辦公方面的應(yīng)用還體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的處理上，例如Exal等軟件可以在很短的時間內(nèi)對目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、排序等，實(shí)現(xiàn)了辦公中數(shù)據(jù)處理的自動化，辦公人員還可以在計算機(jī)上設(shè)計自己所需要的表格、并根據(jù)需求對表格進(jìn)行修改處理和制表等操作。多媒體技術(shù)也在辦公自動化過程中得到了應(yīng)用，多媒體技術(shù)可以再辦公過程中對圖像進(jìn)行有目的的修改，還可以根據(jù)需要發(fā)送語音傳真，多媒體技術(shù)還被應(yīng)用到綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)、多功能多媒體應(yīng)用站中去，使辦公更加現(xiàn)代化、高效化。計算機(jī)技術(shù)在近幾年還被廣泛應(yīng)用到了各種會議中去，視頻會議就是計算機(jī)在辦公自動化中的應(yīng)用，會議的雙方雖然不在同一個地點(diǎn)，但是通過計算機(jī)技術(shù)的處理，可以實(shí)現(xiàn)雙方的面對面的交流，會議的內(nèi)容也能應(yīng)用計算機(jī)軟件進(jìn)行相應(yīng)的匯總、判斷決議以及打印會議總結(jié)報告等，計算機(jī)技術(shù)在視頻會議中的應(yīng)用，節(jié)省了開會的成本和時間，極大的提升了辦公的效率。
2.3如何應(yīng)對辦公自動化過程中的計算機(jī)技術(shù)
計算機(jī)在各個行業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛，各行業(yè)的辦公人員必須不斷地提升使用計算機(jī)技術(shù)的能力以適應(yīng)計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，從業(yè)人員要積極圍繞社會以及行業(yè)的需求，不斷地提升計算機(jī)的理論和實(shí)踐性應(yīng)用，以滿足各行業(yè)的自動化辦公需求。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化過程中，要積極進(jìn)行計算機(jī)辦公設(shè)備的更新?lián)Q代以及注重辦公人員計算機(jī)使用技術(shù)的培訓(xùn)，企業(yè)要加強(qiáng)與高?；蛘咂渌嬎銠C(jī)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的合作，使辦公人員能夠在自動化辦公中游刃有余。辦公人員也要加強(qiáng)自身的自主學(xué)習(xí)意識，積極學(xué)習(xí)一些計算機(jī)技術(shù)，例如常用的辦公軟件以及各種操作系統(tǒng)的使用，軟件的安裝啟動以及使用、電子郵件的接收以及發(fā)送等基本操作。
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上傳下達(dá)科學(xué)化。辦公自動化作為信息處理與管理的數(shù)據(jù)庫。是決策的支持系統(tǒng)和信息工具。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。實(shí)行辦公自動化后。秘書工作的大部分業(yè)務(wù)都可以借助先進(jìn)的辦公設(shè)備進(jìn)行處理，可充分利用積累的文件數(shù)據(jù)，實(shí)行文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現(xiàn)代化管理，大大地提高了工作速度和效率。 左右聯(lián)系標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)院辦公室是學(xué)院工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)做出決策，指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向各基層單位或校級相關(guān)部門。通過應(yīng)用辦公自動化，可以將文檔格式、文檔管理編碼、信息、交換格式、名詞術(shù)語等標(biāo)準(zhǔn)化，有利于實(shí)現(xiàn)信息交換，擴(kuò)大資源共享，提高工作效率。有效地保證信息的完整與安全性。 內(nèi)外溝通窗口化。辦公自動化在高校行政秘書工作中充當(dāng)著窗口的角色，辦公自動化程度的高低反映出行政秘書效率與質(zhì)量的高低。首先，通過辦公自動化。行政秘書不僅能夠及時了解機(jī)關(guān)環(huán)境的變化，而且有利于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其他同事了解自身工作，拓寬對外聯(lián)系面。同時。通過郵件、聊天群等，秘書可以和單位的領(lǐng)導(dǎo)或其他同事進(jìn)行信息傳遞、信息共享。使信息流動速度加快，避免因信息流動不暢而引起的矛盾，從而有效協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系。其次，行政秘書通過互聯(lián)網(wǎng)可以不受時間和空間的限制去瀏覽網(wǎng)站，及時了解校內(nèi)校外各類的相關(guān)信息或變化情況。
二、辦公自動化要求行政秘書必備的素質(zhì)與技能
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2計算機(jī)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建策略
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2.用戶需求分析
辦公自動化系統(tǒng)的建立，需要進(jìn)行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標(biāo)，這是系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。
中小企業(yè)需要規(guī)模相對較小，但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實(shí)現(xiàn)諸如請假申請、物品申領(lǐng)審批過程；員工管理個人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能。即完全采用計算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。
在軟、硬件方面對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實(shí)力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應(yīng)用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學(xué)會使用應(yīng)用系統(tǒng)。
在開發(fā)方式上對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，應(yīng)著重考慮投入/產(chǎn)出比問題。一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎(chǔ)語言開始開發(fā)成本高、周期長，更不現(xiàn)實(shí)；因此利用現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)，即二次開發(fā)，通過對幾個商業(yè)化軟件功能進(jìn)行修改、增刪和開發(fā)來實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個性的辦公自動化系統(tǒng)。即通過系統(tǒng)集成的方法來將各個功能集成為一個整體發(fā)揮作用。即通過兩次開發(fā)的方式來實(shí)現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。
3.系統(tǒng)設(shè)計
3.1系統(tǒng)基本目標(biāo)
3.1.1實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化
絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)和MSOffice系列應(yīng)用軟件來提高個人辦公效率，沒有從根本上改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，中小企業(yè)建立辦公自動化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時又能實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)；從而提高效率，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力，使企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中取勝、不斷發(fā)展壯大。
3.1.2管理多種數(shù)據(jù)類型
中小企業(yè)規(guī)模較小，但其辦公自動化信息系統(tǒng)所包括的范圍應(yīng)該是整個日常辦公和部分企業(yè)業(yè)務(wù)。因此，其數(shù)據(jù)量相對大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，有些中小企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)涉及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，中小企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)就是要科學(xué)地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的"無縫"聯(lián)接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。
3.1.3系統(tǒng)設(shè)計的先進(jìn)性
辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)出來時在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，代表當(dāng)時辦公自動化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時間內(nèi)，不會因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時要求系統(tǒng)對計算機(jī)硬件要求不能太高，運(yùn)行速度要快。因?yàn)橹行∑髽I(yè)從經(jīng)濟(jì)實(shí)力上無法大量投資去購置高檔硬件、軟件，短時間內(nèi)對系統(tǒng)進(jìn)行全面升級；另外，大多數(shù)中小企業(yè)經(jīng)營規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動。系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)企業(yè)的不斷變化，應(yīng)具有可擴(kuò)展性、易升級性和開放性。
3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計
在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中，基于Web技術(shù)的開發(fā)方式正以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c(diǎn)。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)所在。
本實(shí)例以某一地產(chǎn)策劃公司自動化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個方面的內(nèi)容：一是日常事務(wù)管理；二是業(yè)務(wù)事務(wù)管理，針對公司核心業(yè)務(wù)是地產(chǎn)策劃，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行運(yùn)作。而在業(yè)務(wù)事務(wù)中要涉及大量圖形數(shù)據(jù)（如地形圖和規(guī)劃圖等）。因此本系統(tǒng)開發(fā)采用一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠(yuǎn)程通訊的業(yè)務(wù)，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(如圖形數(shù)據(jù))傳輸。
服務(wù)器以WindowsNT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQLServer或MSAccess為數(shù)據(jù)庫，Exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實(shí)現(xiàn)Web。
客戶端以Windows98/95為平臺，用Outlook進(jìn)行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進(jìn)行網(wǎng)頁瀏覽，MSProject進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃，Word進(jìn)行文檔編輯，AutoCAD進(jìn)行地圖編輯瀏覽。
首先，確定以Exchange為基礎(chǔ)建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，并輔以IIS。客戶機(jī)上采用Outlook為基礎(chǔ)平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁瀏覽窗口實(shí)現(xiàn)了二者的無縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎(chǔ)上對其它程序進(jìn)行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各部分?jǐn)?shù)據(jù)盡量存儲在數(shù)據(jù)庫中，用數(shù)據(jù)庫對各種類型數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步集成。如圖1：
圖1系統(tǒng)集成結(jié)構(gòu)圖
圖1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖
①通過VBA6利用OLE、API等技術(shù)對客戶端多個應(yīng)用程序進(jìn)行集成形成自己的系統(tǒng)；
②Outlook通過瀏覽窗口訪問WebServer并通過它訪問數(shù)據(jù)庫；
③Outlook通過ExchangeServer進(jìn)行郵件發(fā)送和接收；
④Word訪問數(shù)據(jù)庫中的文檔；
⑤MSProject通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；
⑥AutoCAD訪問共享圖形數(shù)據(jù)。
3.3系統(tǒng)功能設(shè)計
中小企業(yè)雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時還包括部分業(yè)務(wù)辦公功能。
本實(shí)例在充分進(jìn)行用戶需求分析的基礎(chǔ)上把系統(tǒng)劃分為八個子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業(yè)務(wù)事務(wù)則為項(xiàng)目管理，另外還包括系統(tǒng)維護(hù)。如圖2：
圖2
.行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復(fù)印管理，用車管理等。
.人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動管理、晉升管理、培訓(xùn)管理，客戶信息管理等。
.文檔管理功能。包括各種檔案管理、各種業(yè)務(wù)信息管理和圖書管理等。
.工作管理功能。包括員工個人日志、個人工作報表和員工考核等。
.電子郵箱功能。包括收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵件等。
.公告板功能。企業(yè)內(nèi)部的論壇和通知等。
.項(xiàng)目管理功能。與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的功能。包括項(xiàng)目小組成員選擇，項(xiàng)目情況查詢和項(xiàng)目成果監(jiān)控等。
.系統(tǒng)維護(hù)功能。包括用戶基本信息維護(hù)、權(quán)限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護(hù)。
由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結(jié)合方式開發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務(wù)提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經(jīng)理；客戶信息管理功能則只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理；而項(xiàng)目管理功能則提供給經(jīng)常參與項(xiàng)目運(yùn)作的項(xiàng)目小組成員，而行政經(jīng)理和人事經(jīng)理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應(yīng)用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權(quán)操作。正好適應(yīng)了中小企業(yè)員工流動性大、員工的職位變化快的特點(diǎn)。
本系統(tǒng)在有30多名員工的該地產(chǎn)策劃公司運(yùn)行良好，使公司的運(yùn)作完全規(guī)范化和制度化。簡潔明了的登錄界面增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性；特別是行政管理子系統(tǒng)中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統(tǒng)的個人日志、工作報表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領(lǐng)導(dǎo)對員工進(jìn)行全面而準(zhǔn)確的考核；項(xiàng)目管理子系統(tǒng)則對企業(yè)核心業(yè)務(wù)是以項(xiàng)目以單位的地產(chǎn)策劃進(jìn)行了規(guī)范化管理；而特色功能內(nèi)部電子郵件功能和公告板功能增進(jìn)了員工之間的交流與合作，活躍了企業(yè)的文化氛圍。
5.結(jié)束語
本文通過一個采用Web技術(shù)和C/S結(jié)合方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)實(shí)例分析了中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web技術(shù)的優(yōu)勢，使信息流轉(zhuǎn)、信息、查詢和維護(hù)更加方便；系統(tǒng)的功能擴(kuò)展和規(guī)模擴(kuò)展更加便利；系統(tǒng)開發(fā)速度更快、開發(fā)成本更低；又發(fā)揮了C／S結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量（如圖形數(shù)據(jù)）的傳輸?shù)膬?yōu)點(diǎn)。這種開發(fā)方式更加貼近中小企業(yè)的實(shí)際需求，也符合中小企業(yè)的實(shí)際情況。既滿足中小企業(yè)對日常辦公的需要，又滿足其對業(yè)務(wù)辦公的部分需求。另外，采用這種開發(fā)方式充分考慮了投入／產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開發(fā)方式開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充升級功能，能夠適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展的需要。
參考資料
篇8
2.1系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)
層次結(jié)構(gòu)是一個物理模型，它體現(xiàn)實(shí)際機(jī)構(gòu)設(shè)置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統(tǒng)，整個層次結(jié)構(gòu)共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機(jī)構(gòu)設(shè)置是一個單位工作的基礎(chǔ)。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負(fù)責(zé)并管理下級。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進(jìn)行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。
工作部門負(fù)責(zé)具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息點(diǎn)。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領(lǐng)導(dǎo)上報局領(lǐng)導(dǎo)或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達(dá)到工作人員。
職能部門也是一個工作部門，只不過在某項(xiàng)職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉(zhuǎn)貯的功能，職能部門負(fù)責(zé)收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，同時將文件、上級領(lǐng)導(dǎo)的指標(biāo)等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關(guān)資料。
整個系統(tǒng)管理層次分四級，局領(lǐng)導(dǎo)是管理工作的最高層，局領(lǐng)導(dǎo)通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務(wù)下達(dá)給工作組或工作人員。
3數(shù)據(jù)形式
辦公自動化系統(tǒng)中流動力和存儲的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人需把辦理結(jié)果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等，可有答復(fù)也可沒有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達(dá)到某種目的需要各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。發(fā)文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復(fù)也可不回復(fù)。
f)共享信息。使有權(quán)限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關(guān)資料。
4工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設(shè)置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉(zhuǎn)來的。請示表格有以下內(nèi)容：
a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內(nèi)容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)時應(yīng)有回復(fù)給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內(nèi)容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準(zhǔn)或否決后，審批結(jié)果應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給申請人，并存檔、實(shí)施。各種需要轉(zhuǎn)發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復(fù)后轉(zhuǎn)給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當(dāng)?shù)谝粚徟嗽趯徟鷷r間內(nèi)未批復(fù)時則自動轉(zhuǎn)到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統(tǒng)計、報表
所有需要向上級上報的統(tǒng)計結(jié)果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉(zhuǎn)來。報表上報給有關(guān)部門后，各部門應(yīng)有回復(fù)。
所有發(fā)出的文件及回復(fù)都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領(lǐng)導(dǎo)修改后再上報。
4.1.3資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準(zhǔn)后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時查看、復(fù)制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進(jìn)行登記和將文件用掃描儀錄入計算機(jī)，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結(jié)果返回收文模塊，由收文模塊轉(zhuǎn)去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發(fā)文
發(fā)文是指局內(nèi)一個文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發(fā)文要求后，轉(zhuǎn)給職能部門領(lǐng)導(dǎo)核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉(zhuǎn)至職能部門領(lǐng)導(dǎo)綜合，綜合定稿后轉(zhuǎn)給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機(jī)要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要?dú)w檔的文件分類、設(shè)置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準(zhǔn)后方可查看。
5安全性
5.1權(quán)限
辦公系統(tǒng)有嚴(yán)格的權(quán)限規(guī)定，權(quán)限分人員權(quán)限和文件權(quán)限。人員權(quán)限由層次化結(jié)構(gòu)決定，不同層次下的人員要進(jìn)行通信必須通過上一層結(jié)構(gòu)的身份驗(yàn)證和周轉(zhuǎn)。文件權(quán)限分?jǐn)?shù)據(jù)庫權(quán)限和文件權(quán)限。數(shù)據(jù)庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權(quán)限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫、文檔都有嚴(yán)格的存取權(quán)限限制。
5.2時效性
可以為文檔規(guī)定流通時間和存在時間，如一項(xiàng)審批要求在限定時間內(nèi)答復(fù)，如不答復(fù)則系統(tǒng)會自動發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統(tǒng)對所有以個人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進(jìn)行驗(yàn)證。一個文檔沒有給某個讀者權(quán)限時，他是無法閱讀的。
6結(jié)束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運(yùn)行。結(jié)合肇慶電力工業(yè)局的實(shí)際情況，軟件設(shè)計方面基本做到了實(shí)用性與通用性的良好結(jié)合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動化系統(tǒng)(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
參考文獻(xiàn)
篇9
實(shí)施原則：
實(shí)用性原則；先進(jìn)性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴(kuò)充性原則；可維護(hù)性、可管理性原則；節(jié)約性原則
實(shí)施步驟
首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。
第二，在組織內(nèi)部人員的計算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到跨行業(yè)、跨部委。此時，基本實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)。
在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。
第一部分內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求
在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。
二、處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。
一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲，但是對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達(dá)信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。
辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。
三、包含大量的工作流應(yīng)用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個工作流的終點(diǎn)可能就是另一個工作流的起點(diǎn)，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。
在相當(dāng)程度上工作流自動化有三種實(shí)現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。
四、支持協(xié)同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。
五、應(yīng)有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
篇10
LotusNotes是一個基于各部門協(xié)同工作的工作平臺，有強(qiáng)大的通信和信息管理功能，保密性強(qiáng)，有良好的擴(kuò)充能力，且通過了美國C2級安全認(rèn)證，因此我們選擇LotusNotes作為開發(fā)平臺。
2管理層次結(jié)構(gòu)
2.1系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)
層次結(jié)構(gòu)是一個物理模型，它體現(xiàn)實(shí)際機(jī)構(gòu)設(shè)置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統(tǒng)，整個層次結(jié)構(gòu)共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機(jī)構(gòu)設(shè)置是一個單位工作的基礎(chǔ)。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負(fù)責(zé)并管理下級。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進(jìn)行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。
工作部門負(fù)責(zé)具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息點(diǎn)。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領(lǐng)導(dǎo)上報局領(lǐng)導(dǎo)或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達(dá)到工作人員。
職能部門也是一個工作部門，只不過在某項(xiàng)職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉(zhuǎn)貯的功能，職能部門負(fù)責(zé)收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，同時將文件、上級領(lǐng)導(dǎo)的指標(biāo)等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關(guān)資料。
整個系統(tǒng)管理層次分四級，局領(lǐng)導(dǎo)是管理工作的最高層，局領(lǐng)導(dǎo)通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務(wù)下達(dá)給工作組或工作人員。
3數(shù)據(jù)形式
辦公自動化系統(tǒng)中流動力和存儲的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人需把辦理結(jié)果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等，可有答復(fù)也可沒有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達(dá)到某種目的需要各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。發(fā)文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復(fù)也可不回復(fù)。
f)共享信息。使有權(quán)限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關(guān)資料。
4工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設(shè)置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉(zhuǎn)來的。請示表格有以下內(nèi)容：
a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內(nèi)容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)時應(yīng)有回復(fù)給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內(nèi)容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準(zhǔn)或否決后，審批結(jié)果應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給申請人，并存檔、實(shí)施。各種需要轉(zhuǎn)發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復(fù)后轉(zhuǎn)給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當(dāng)?shù)谝粚徟嗽趯徟鷷r間內(nèi)未批復(fù)時則自動轉(zhuǎn)到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統(tǒng)計、報表
所有需要向上級上報的統(tǒng)計結(jié)果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉(zhuǎn)來。報表上報給有關(guān)部門后，各部門應(yīng)有回復(fù)。
所有發(fā)出的文件及回復(fù)都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領(lǐng)導(dǎo)修改后再上報。
4.1.3資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準(zhǔn)后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時查看、復(fù)制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進(jìn)行登記和將文件用掃描儀錄入計算機(jī)，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結(jié)果返回收文模塊，由收文模塊轉(zhuǎn)去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發(fā)文
發(fā)文是指局內(nèi)一個文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發(fā)文要求后，轉(zhuǎn)給職能部門領(lǐng)導(dǎo)核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉(zhuǎn)至職能部門領(lǐng)導(dǎo)綜合，綜合定稿后轉(zhuǎn)給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機(jī)要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要?dú)w檔的文件分類、設(shè)置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準(zhǔn)后方可查看。
5安全性
5.1權(quán)限
辦公系統(tǒng)有嚴(yán)格的權(quán)限規(guī)定，權(quán)限分人員權(quán)限和文件權(quán)限。人員權(quán)限由層次化結(jié)構(gòu)決定，不同層次下的人員要進(jìn)行通信必須通過上一層結(jié)構(gòu)的身份驗(yàn)證和周轉(zhuǎn)。文件權(quán)限分?jǐn)?shù)據(jù)庫權(quán)限和文件權(quán)限。數(shù)據(jù)庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權(quán)限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫、文檔都有嚴(yán)格的存取權(quán)限限制。
5.2時效性
可以為文檔規(guī)定流通時間和存在時間，如一項(xiàng)審批要求在限定時間內(nèi)答復(fù)，如不答復(fù)則系統(tǒng)會自動發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統(tǒng)對所有以個人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進(jìn)行驗(yàn)證。一個文檔沒有給某個讀者權(quán)限時，他是無法閱讀的。
6結(jié)束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運(yùn)行。結(jié)合肇慶電力工業(yè)局的實(shí)際情況，軟件設(shè)計方面基本做到了實(shí)用性與通用性的良好結(jié)合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動化系統(tǒng)(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
參考文獻(xiàn)
篇11
企業(yè)內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)一般是基于TcrilP協(xié)議并采用了Internet的通信標(biāo)準(zhǔn)和Web信息流通模式的Intra-net，它具有開放性，因而使用極其方便。但開放性卻帶來了系統(tǒng)人侵、病毒人侵等安全性問題。一旦安全問題得不到很好地解決，就可能出現(xiàn)商業(yè)秘密泄漏、設(shè)備損壞、數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓等嚴(yán)重后果，給正常的企業(yè)經(jīng)營活動造成極大的負(fù)面影響。因此企業(yè)需要一個更安全的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
辦公自動化系統(tǒng)的安全包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、配套設(shè)備的安全、數(shù)據(jù)的安全、通訊的安全、運(yùn)行環(huán)境的安全，還包括網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部每臺計算機(jī)的安全、計算機(jī)功能的正常發(fā)
揮等部分。
辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全問題的解決主要應(yīng)從預(yù)警、防護(hù)、災(zāi)難恢復(fù)等三方面人手，下面就安全預(yù)警、數(shù)據(jù)安全防護(hù)、人侵防范、病毒防治以及數(shù)據(jù)恢復(fù)等方面分別探討。
2.辦公自動化網(wǎng)絡(luò)常見的安全問題
2.1黑客入侵
目前的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)基本上都采用以廣播為技術(shù)基礎(chǔ)的以太網(wǎng)。在同一以太網(wǎng)中，任何兩個節(jié)點(diǎn)之間的通信數(shù)據(jù)包，不僅可以為這兩個節(jié)點(diǎn)的網(wǎng)卡所接收，也同時能夠?yàn)樘幵谕灰蕴W(wǎng)上的任何一個節(jié)點(diǎn)的網(wǎng)卡所截取。另外，為了工作方便，辦公自動化網(wǎng)絡(luò)都備有與
外網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相互連接的出人口，因此，外網(wǎng)及國際互聯(lián)網(wǎng)中的黑客只要侵人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中的任意節(jié)點(diǎn)進(jìn)行偵聽，就可以捕獲發(fā)生在這個以太網(wǎng)上的所有數(shù)據(jù)包，對其進(jìn)行解包分析，從而竊取關(guān)鍵信息;而本網(wǎng)絡(luò)中的黑客則有可能非常方便的截取任何數(shù)據(jù)包，從而
造成信息的失竊。
2.2病毒感染
隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步和普及，計算機(jī)病毒也不斷出現(xiàn)，總數(shù)已經(jīng)超過20000種，并以每月300種的速度增加，其破環(huán)性也不斷增加，而網(wǎng)絡(luò)病毒破壞性就更強(qiáng)。一旦文件服務(wù)器的硬盤被病毒感染，就可能造成系統(tǒng)損壞、數(shù)據(jù)丟失，使網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器無法起動，應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)無法正確使用，甚至導(dǎo)致整個網(wǎng)絡(luò)癱瘓，造成不可估量的損失。
網(wǎng)絡(luò)病毒普遍具有較強(qiáng)的再生機(jī)制，可以通過網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)散與傳染。一旦某個公用程序染了毒，那么病毒將很快在整個網(wǎng)絡(luò)上傳播，感染其它的程序。由網(wǎng)絡(luò)病毒造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓的損失是難以估計的。一旦網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器被感染，其解毒所需的時間將是單機(jī)的幾十倍以上。
2.3數(shù)據(jù)破壞
在辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，有多種因素可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的破壞。
首先是黑客侵人，黑客基于各種原因侵人網(wǎng)絡(luò)，其中惡意侵人對網(wǎng)絡(luò)的危害可能是多方面的。其中一種危害就是破壞數(shù)據(jù)，可能破壞服務(wù)器硬盤引導(dǎo)區(qū)數(shù)據(jù)、刪除或覆蓋原始數(shù)據(jù)庫、破壞應(yīng)用程序數(shù)據(jù)等。
其次是病毒破壞，病毒可能攻擊系統(tǒng)數(shù)據(jù)區(qū)，包括硬盤主引導(dǎo)扇區(qū)、Boot扇區(qū)、FAT表、文件目錄等;病毒還可能攻擊文件數(shù)據(jù)區(qū)，使文件數(shù)據(jù)被刪除、改名、替換、丟失部分程序代碼、丟失數(shù)據(jù)文件;病毒還可能攻擊CMOS，破壞系統(tǒng)CMOS中的數(shù)據(jù)。
第三是災(zāi)難破壞，由于自然災(zāi)害、突然停電、強(qiáng)烈震動、誤操作等造成數(shù)據(jù)破壞。重要數(shù)據(jù)遭到破壞和丟失，會造成企業(yè)經(jīng)營困難、人力、物力、財力的巨大浪費(fèi)。
3.網(wǎng)絡(luò)安全策略
3.1網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警
辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)誓系統(tǒng)分為人侵預(yù)警和病毒預(yù)警兩部分。
人侵預(yù)警系統(tǒng)中，人侵檢測可以分析確定網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臄?shù)據(jù)包是否經(jīng)過授權(quán)。一旦檢測到人侵信息，將發(fā)出警告，從而減少對網(wǎng)絡(luò)的威脅。它把包括網(wǎng)絡(luò)掃描、互聯(lián)網(wǎng)掃描、系統(tǒng)掃描、實(shí)時監(jiān)控和第三方的防火墻產(chǎn)生的重要安全數(shù)據(jù)綜合起來，提供內(nèi)部和外部的分析并在實(shí)際網(wǎng)絡(luò)中發(fā)現(xiàn)風(fēng)險源和直接響應(yīng)。它提供企業(yè)安全風(fēng)險管理報告，報告集中于重要的風(fēng)險管理范圍，如實(shí)時風(fēng)險、攻擊條件、安全漏洞和攻擊分析;提供詳細(xì)的人侵告警報告，顯示人侵告警信息(如人侵IP地址及目的IP地址、目的端口、攻擊特征)，并跟蹤分析人侵趨
勢，以確定網(wǎng)絡(luò)的安全狀態(tài);信息可以發(fā)往相關(guān)數(shù)據(jù)庫，作為有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的決策依據(jù)。
病毒預(yù)警系統(tǒng)通過對所有進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包實(shí)施不間斷的持續(xù)掃描，保持全天24小時監(jiān)控所有進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的文件，發(fā)現(xiàn)病毒時可立即產(chǎn)生報警信息，通知管理員，并可以通過IP地址定位、端口定位追蹤病毒來源，并產(chǎn)生功能強(qiáng)大的掃描日志與報告，記錄規(guī)定時間內(nèi)追蹤網(wǎng)絡(luò)所有病毒的活動。
3.2數(shù)據(jù)安全保護(hù)
3.2.1針對入侵的安全保護(hù)
對于數(shù)據(jù)庫來說，其物理完整性、邏輯完整性、數(shù)據(jù)元素完整性都是十分重要的。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)有純粹信息數(shù)據(jù)和功能文件數(shù)據(jù)兩大類，人侵保護(hù)應(yīng)主要考慮以下幾條原則:
物理設(shè)備和安全防護(hù)，包括服務(wù)器、有線、無線通信線路的安全防護(hù);
服務(wù)器安全保護(hù)，不同類型、不同重要程度的數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能在不同的服務(wù)器上實(shí)現(xiàn)，重要數(shù)據(jù)采用分布式管理，服務(wù)器應(yīng)有合理的訪問控制和身份認(rèn)證措施保護(hù)，并記錄訪問日志。系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中應(yīng)有加密和驗(yàn)證措施。
用戶對數(shù)據(jù)的存取應(yīng)有明確的授權(quán)策略，保證用戶只能打開自己權(quán)限范圍之內(nèi)的文件;
通過審計和留痕技術(shù)避免非法者從系統(tǒng)外取得系統(tǒng)數(shù)據(jù)或是合法用戶為逃避系統(tǒng)預(yù)警報告的監(jiān)督而從系統(tǒng)中取得數(shù)據(jù);
客戶端安全保護(hù)，客戶端的安全主要是要求能配合服務(wù)器的安全措施，提供身份認(rèn)證、加密、解密、數(shù)字簽名和信息完整性驗(yàn)證功能，并通過軟件強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)各客戶機(jī)口令的定期更換，以防止口令泄漏可能帶來的損失。
3.2.2針對病毒破壞及災(zāi)難破壞的安全保護(hù)
對于病毒和災(zāi)難破壞的數(shù)據(jù)保護(hù)來說，最為有效的保護(hù)方式有兩大類:物理保護(hù)和數(shù)據(jù)備份。
要防止病毒和災(zāi)難破壞數(shù)據(jù)，首先要在網(wǎng)絡(luò)核心設(shè)備上設(shè)置物理保護(hù)措施，包括設(shè)置電源冗余模塊和交換端口的冗余備份;其次是采用磁盤鏡像或磁盤陣列存儲數(shù)據(jù)，避免由于磁盤物理故障造成數(shù)據(jù)丟失;另外，還要使用其他物理媒體對重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，包括實(shí)時數(shù)據(jù)備份和定期數(shù)據(jù)備份，以便數(shù)據(jù)丟失后及時有效地恢復(fù)。
3.3人侵防范
要有效地防范非法入侵，應(yīng)做到內(nèi)外網(wǎng)隔離、訪問控制、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)隔離和分段管理。
3.3.1內(nèi)外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。
第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。
第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、
出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動;對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
3.3.2訪問控制
力、公自動化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)采用訪問控制的安全措施，將整個網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)分為三部分，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、隔離區(qū)以及外網(wǎng)。每個部分設(shè)置不同的訪問控制方式。其中:內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)是不對外開放的區(qū)域，它不對外提供任何服務(wù)，所以外部用戶檢測不到它的IP地址，也難以對它進(jìn)行攻擊。隔離區(qū)對外提供服務(wù)，系統(tǒng)開放的信息都放在該區(qū)，由于它的開放性，就使它成為黑客們攻擊的對象，但由于它與內(nèi)部網(wǎng)是隔離開的，所以即使受到了攻擊也不會危及內(nèi)部網(wǎng)，這樣雙重保護(hù)了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的資源不受侵害，也方便管理員監(jiān)視和診斷網(wǎng)絡(luò)故障。
3.3.3內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的隔離及分段管理
內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)分段是保證安全的一項(xiàng)重要措施，同時也是一項(xiàng)基本措施，其指導(dǎo)思想在于將非法用戶與網(wǎng)絡(luò)資源相互隔離，從而達(dá)到限制用戶非法訪問的目的。
辦公自動化網(wǎng)絡(luò)可以根據(jù)部門或業(yè)務(wù)需要分段.網(wǎng)絡(luò)分段可采用物理分段或邏輯分段兩種方式:物理分段通常是指將網(wǎng)絡(luò)從物理層和數(shù)據(jù)鏈路層上分為若干網(wǎng)段，各網(wǎng)段相互之間無法進(jìn)行直接通訊;邏輯分段則是指將整個系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)層上進(jìn)行分段。并能實(shí)現(xiàn)子網(wǎng)隔離。在實(shí)際應(yīng)用過程中，通常采取物理分段與邏輯分段相結(jié)合的方法來實(shí)現(xiàn)隔離。
采取相應(yīng)的安全措施后，子網(wǎng)間可相互訪問。對于TCP/IP網(wǎng)絡(luò)，可把網(wǎng)絡(luò)分成若干IP子網(wǎng)，各子網(wǎng)間必須通過路由器、路由交換機(jī)、網(wǎng)關(guān)或防火墻等設(shè)備進(jìn)行連接，利用這些中間設(shè)備(含軟件、硬件)的安全機(jī)制來控制各子網(wǎng)間的訪問。在這里，防火墻被用來隔離內(nèi)部
網(wǎng)絡(luò)的一個網(wǎng)段與另一個網(wǎng)段，可以限制局部網(wǎng)絡(luò)安全問題對全局網(wǎng)絡(luò)造成的影響。
3.4病毒防治
相對于單機(jī)病毒的防護(hù)來說，網(wǎng)絡(luò)病毒的防治具有更大的難度，網(wǎng)絡(luò)病毒防治應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)管理緊密結(jié)合。網(wǎng)絡(luò)防病毒最大的特點(diǎn)在于網(wǎng)絡(luò)的管理功能，如果沒有管理功能，很難完成網(wǎng)絡(luò)防毒的任務(wù)。只有管理與防范相結(jié)合，才能保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。
計算機(jī)病毒的預(yù)防在于完善操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安全機(jī)制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，病毒傳播擴(kuò)散快，僅用單機(jī)防殺病毒產(chǎn)品已經(jīng)難以清除網(wǎng)絡(luò)病毒，必須有適用于局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)的全方位防殺病毒產(chǎn)品。為實(shí)現(xiàn)計算機(jī)病毒的防治，可在辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上安裝網(wǎng)絡(luò)病毒防
治服務(wù)器，并在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上安裝網(wǎng)絡(luò)病毒防治軟件，在單機(jī)上安裝單機(jī)環(huán)境的反病毒軟件。安裝網(wǎng)絡(luò)病毒防治服務(wù)器的目標(biāo)是以實(shí)時作業(yè)方式掃描所有進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的文件。本地網(wǎng)絡(luò)與其它網(wǎng)絡(luò)(包括I1}1ITR1V}1''''和各種局域網(wǎng))間的數(shù)據(jù)交換、本地網(wǎng)絡(luò)工作站與服務(wù)器間
的數(shù)據(jù)交換、本地網(wǎng)絡(luò)各工作站之間的數(shù)據(jù)交換都要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)病毒防治服務(wù)器的檢測與過濾，這樣就保證了網(wǎng)絡(luò)病毒的實(shí)時查殺與防治。
3.5數(shù)據(jù)恢復(fù)
辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)遭到破壞之后，其數(shù)據(jù)恢復(fù)程度依賴于數(shù)據(jù)備份方案。
數(shù)據(jù)備份的目的在于盡可能快地全盤恢復(fù)運(yùn)行計算機(jī)系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)信息。根據(jù)系統(tǒng)安全需求可選擇的備份機(jī)制有:實(shí)時高速度、大容量自動的數(shù)據(jù)存儲、備份與恢復(fù);定期的數(shù)據(jù)存儲、備份與恢復(fù);對系統(tǒng)設(shè)備的備份。備份不僅在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)硬件故障或人為失誤時
篇12
隨著企業(yè)信息化的到來，現(xiàn)代文秘工作較以往傳統(tǒng)文秘工作有了較大的變化。許多事務(wù)工作，如速記、謄寫、發(fā)文等已經(jīng)由人為的手工作業(yè)向計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，伴隨著（Word、Excel 、Powerpoint等計算機(jī)辦公軟件）的廣泛使用，使得大量的財務(wù)報表、會議安排、辦公文件等具體繁雜的日常管理工作趨于簡單化、規(guī)范化和智能化。在信息高速膨脹的今天， 網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的融入，信息的搜集與利用顯的越來越重要，如何作好信息化社會大環(huán)境中的秘書工作，如何使秘書工作人員在本職崗位上發(fā)揮自身應(yīng)有的作用，已經(jīng)成為一個不可爭議的話題。因此，辦公自動化已成為現(xiàn)代文秘工作者的最大特點(diǎn)，文秘工作已經(jīng)進(jìn)行了高速發(fā)展的辦公自動化時代。
二、辦公自動化的內(nèi)涵、功能與作用
辦公自動化，簡稱 OA，是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，由各種辦公設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成各種常規(guī)的人的辦公業(yè)務(wù)活動，完成辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達(dá)到提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動化的概念，70年代未80年代初已經(jīng)出現(xiàn)，近20年的發(fā)展使得辦公自動化的內(nèi)涵不斷地豐富和發(fā)展。現(xiàn)如今辦公自動化是一個包含數(shù)據(jù)、文字、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動化系統(tǒng)。
1.使得內(nèi)部信息交流更方便、暢通。通過在單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)，使得內(nèi)部通信、制度信息、文件傳閱、會議安排等信息交流更加方便和暢通，避免了文秘工作者人為傳遞時的費(fèi)時費(fèi)力。
2.使得信息具有時效性。通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的信息，使得諸如重要通知通告、文件精神、新聞簡訊等重要事項(xiàng)，能夠在公司范圍內(nèi)得到廣泛而及時地的傳播，為文秘工作減輕了壓力。
3.工作流程的自動化、規(guī)范化。主要體現(xiàn)在對公文的起草、處理、收發(fā)文、各種審批、請示、 匯報流程等方面，較以往人為繁雜的程序，通過網(wǎng)絡(luò)快速的實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化、規(guī)范化，不僅規(guī)范了各項(xiàng)工作流程，還大大提高了文秘工作者的工作效率。
4.文檔管理程序化?？墒垢黝愇臋n能夠按權(quán)限、時間、分類等性質(zhì)進(jìn)行保存、共享和使用，快速的文檔查找，使得文秘工作更加細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)。
三、辦公自動化給文秘工作帶來的影響
辦公自動化使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的文秘工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。
1.信息處理的快捷、簡便化。通過辦公自動化信息系統(tǒng)，文秘工作者可以通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，快速的閱讀和下載自己所需的文件資料、規(guī)章制度、會議安排，及時接收領(lǐng)導(dǎo)通過OA系統(tǒng)審批和傳閱的文件，并按照相關(guān)要求及時進(jìn)行修改和處理。
2.各種財務(wù)、人事報表和相關(guān)數(shù)據(jù)處理方面。文秘工作者可以直接從公司內(nèi)部相關(guān)信息平臺上采集、提取數(shù)據(jù)，避免了以往人為收集和統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，時間、精力的耗費(fèi)，以及人為測算數(shù)據(jù)時的產(chǎn)生的誤差。辦公自動化系統(tǒng)可以快速、高效、準(zhǔn)確地處理各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)。并且能夠按照人的意愿將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成各類圖表，使得數(shù)據(jù)分析更具直觀化、準(zhǔn)確化。
3.收發(fā)文件和檔案管理方面，依據(jù)企業(yè)對文件管理的流程，可以在辦公系統(tǒng)中設(shè)置文件審批流程，按照辦公發(fā)文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要離開辦公室就可以直接將文件點(diǎn)發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審核修改后的文件可由領(lǐng)導(dǎo)電子簽發(fā)，同時系統(tǒng)依據(jù)文件性質(zhì)自動存檔，方便今后的管理和查閱，整個收發(fā)文過程非常的簡便和流暢，也大大的減少和避免了過去手動操作時人為地推諉和拖延，利用網(wǎng)絡(luò)高效率傳遞，極大地的提高了辦公效率。
4.辦理會務(wù)工作方面。企業(yè)會務(wù)工作看似簡單實(shí)則復(fù)雜，涉及面多，一旦考慮不周全，就會影響整個會議的開展，通過辦公自動化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，能使繁雜的會務(wù)工作變的簡單、規(guī)范，能使文秘工作者輕易應(yīng)付大量會議。
四、提高文秘工作水平，實(shí)現(xiàn)文秘工作現(xiàn)代化
1.建立規(guī)范而詳實(shí)的文秘工作崗位職責(zé)。制定辦公自動化條件下科學(xué)、規(guī)范、詳實(shí)的崗位職責(zé)，能嚴(yán)格規(guī)范文秘工作者的工作內(nèi)容和流程，明確崗位職責(zé)。實(shí)現(xiàn)文秘工作的辦公自動化，尤其是像公文處理、檔案管理等工作，具有較強(qiáng)的工作流程，即使采用了各類辦公自動化系統(tǒng)，也要嚴(yán)格按照制度要求，進(jìn)行審批和規(guī)范處理，最總達(dá)到辦公自動化與傳統(tǒng)文秘工作的真正結(jié)合。
2.提高文秘工作者個人的素質(zhì)和修養(yǎng)。首先在日常的工作中要不斷地積累和完善本崗位專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，文秘工作者不僅要掌握計算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，尤其要熟悉計算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用（ Word、Excel 、Powerpoint）等辦公自動化軟件；其次，注重文秘所需相關(guān)知識的積累，公文寫作知識、文秘專業(yè)素質(zhì)、社會科學(xué)等知識的學(xué)習(xí)，不僅能陶冶情操，還能創(chuàng)新工作方法，提高工作效率；第三，注重個人修養(yǎng)。言行舉止、穿衣打扮都要與自己的氣質(zhì)和身份向符合，從細(xì)節(jié)體現(xiàn)文秘工作者的工作態(tài)度。
3.從思想上識到辦公自動化實(shí)現(xiàn)的必要性和長遠(yuǎn)性。在辦公自動化環(huán)境中，從容高效地處理業(yè)務(wù)工作，使文秘工作者有更多的時間和精力思考工作的改進(jìn)和創(chuàng)新，真正意義上提高工作效率。
文秘工作的現(xiàn)代化不是一蹴而就，是一個不斷積累和逐步改進(jìn)和提高的過程。如果文秘工作者仍然按照傳統(tǒng)的工作方式開展工作，不懂得使用現(xiàn)代化辦公信息系統(tǒng)，就會影響和制約企業(yè)的發(fā)展。跟不上時展的要求，必然會被時代所淘汰，只有建立完善的辦公自動化體系，才能使文秘工作呈現(xiàn)快節(jié)奏、高效率的嶄新局面
參考文獻(xiàn)：
[1]顧孝華.《現(xiàn)代秘書》.上海科學(xué)技術(shù)出版社，2005 年 6 月版
篇13
主辦單位：中國儀器儀表學(xué)會辦公自動化學(xué)會
出版周期：半月
出版地址：北京市
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種：中文
開
本：大16開
國際刊號：1007-001X
國內(nèi)刊號：11-3749/TP
郵發(fā)代號：82-382
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創(chuàng)刊時間：1995
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