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一、病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準確性。又有自己的專業特殊性：一是病歷檔案的完整性與連續性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數據及圖像材料構成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責任者為若干醫療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫生完成，除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責任者。三是一個病人入院到出院即構成一件病歷檔案。四是病歷檔案產生和形成很快、數量大，是臨床、教學、科研和醫院管理不可缺少的資料，是醫療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據，也是溝通協調醫患關系、體現患者的知情權和醫療權的重要手段。依據病歷檔案，醫師可迅速正確診斷與治療患者，醫院亦可據之申請醫保給付、理清法律責任等。
二、病歷檔案的依法管理
病歷檔案的依法管理應該包括兩個方面的內容,即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理。
2.1病歷形成過程中的依法管理。病歷是病人接受醫務入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發生、發展和轉歸等診療過程的原始記錄,能為醫療教學、科研和醫療管理提供重要的信息資料,在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發生醫療糾紛時,病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據,特別當最高人民法院在《關于民事訴訟證據的若干規定》中明確規定醫療糾紛的民事訴訟實行舉證責任倒置后,病歷更是醫院或醫務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據材料。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷是醫務人員對病人診治過程的書面記載,因此,病歷書寫的主體必須是有關法規規定的人員。顯然這里的醫務人員指的是取得醫師執業證書并對病人實施診治的人員,不是病人的經治醫師或未參加病人檢查、治療的醫務人員不得書寫病歷。病歷的內容應該符合客觀、真實、準確的要求，在臨床醫療中許多醫務人員也為病人書寫了病歷,但由于缺乏與病歷相關的法律問題的知識導致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷,如醫師“敷衍了事,未仔細詢問病史,憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立,故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等,這樣的病歷無論是作為醫療、教學、科研的原始資料還是作為訴訟的證據其價值和作用都大打折扣。衛生部在《病歷書寫基本規范》第三條中明確指出:“病歷書寫應當客觀、真實、準確。”病歷記錄的客觀、真實準確,表面上是對病歷內容的要求,實質上是對醫務人員的執業要求。這體現在《執業醫師法》第二十三條、第三十七條的規定中:醫師“不得隱匿、偽造醫學文書及有關資料”,否則要承擔相應的法律責任。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷的書寫應按規定時限完成并符合相關衛生法規、規章的要求醫師每天要診治許多病人,如若不是每次診治后及時記錄,則有可能造成記憶的遺漏或混淆,萬一有醫療糾紛發生或訴訟發生再去補寫,其真實性和可信度必將受到懷疑,因此,病歷及時完成是保證病歷公證性的前提。《病歷書寫基本規范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細明確的規定,如規定:“住院志、入院記錄應當于患者入院后24小時內完成;24小時內出、入院記錄應當于患者出院后24小時內完成;24小時內入院死亡記錄應當在患者死亡后24小時內完成;首次病程記錄應當在患者入院8小時內完成;死亡記錄應在患者死亡后24小時內完成”等等,這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外,《病歷書寫基本規范》還具體規定了以下幾個方面的內容:①病歷的涂改、修改的規定:“書寫過程中出現錯字時,應當用雙線劃在錯字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫務人員有審查修改下級醫務人員書寫的病歷的責任。修改時,應當注明修改日期,修改人員簽名,并保持原記錄清楚、可辨,醫囑不得涂改,需要取消時,應當使用紅色墨水標注‘取消’字樣并簽名,這些規定,解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統一、不規范的作法,明確了什么是病歷的的合法涂改,為判斷病歷涂改的合法與否提供了標準。②體現在病歷中有關知情同意的規定:“特殊檢查治療等醫療活動應當由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時,應當由其法定人簽字;患者因病無法簽字時,應當由其近親屬簽字,沒有近親屬的,由其關系人簽字;為搶救患者,在法定人或近親屬、關系人無法及時簽字的情況下,可由醫療機構負責人或者被授權的負責人簽字”、“因實施保護性醫療措施不宜向患者說明情況的,應當將有關情況通知患者近親屬,由患者近親屬簽署同意書,并及時記錄。”這方面的規定與我國的相關法律法規相銜接、相一致。
三、法律知識缺乏造成醫患糾紛
我國正逐步進入法制社會，依法行醫是每個醫務人員應該自覺遵守的準則。每個醫務人員應該認真學習《執業醫師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等,針對醫務人員所立的各項法律、法規。用各種法律條例規范自己的職業行為與道德規范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護自己和醫院不受損失。例如，從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫生自我保護意識不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應從病歷記載中有所反映。應考慮病歷記載對肇事雙方負責，對醫生本人負責，更應對醫院負責。以便為交警，司法部門調查立案提供可靠的證據，并為當事的雙方爭得法律上的主動。
參考文獻
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(1)民間個人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類證書、聘書，家庭賬目單，個人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個人家庭檔案，一個家庭生活的歷史記錄，反映著每個家庭的經濟往來、文化娛樂、學習工作等重要情況，折射著社會的發展變化，記錄著歷史前進的步伐。家庭檔案可謂是社會的縮影，是社會公共檔案資源的重要補充。
(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會機構，理應保存于國家相關部門，但因各種原因流散在民間。戰爭、制度不善、人為破壞等都對檔案的保管帶來了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷毀者不計其數，散落民間、下落不明者也數不勝數。
2.從內容來看，可分為經濟類、政治類和文化類
(1)經濟類。此類檔案包括各類契約、票證，家庭記賬本，各種典當記錄等等，貼近民眾，是人們日常生活中處理糾紛的憑證。此類檔案還能反映一個家庭乃至一個地區經濟變化情況。例如“世界記憶文化遺產”的僑批檔案，是研究經濟史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分，是進行學術研究的重要材料，其數量極為龐大，種類十分復雜，開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對外交往的一個手段，更是對散存民間檔案的保護，因此，開展民間檔案征集工作的意義重大。關鍵詞：民間檔案；文化遺產；征集
(2)政治類。政治類的檔案更多的為學者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個層面，從普通百姓的視角出發，記錄了社會大眾對重大歷史事件的看法，沒有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實感受。
(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區的民俗技藝等都屬于文化類檔案，這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索，是歷史學家們進行研究不可多得的重要資料。
3.按載體分，有紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等
(1)紙質檔案。紙質檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質形式的。如臺州首個家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質檔案29237件，構成了家庭檔案的主要部分。
(2)照片檔案。隨著科技的發展，數碼相機的應用，照片的數量批量增長，人們也更加愿意利用這些生動形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風貌，記錄了當時的福州城墻、民居、風景名勝、農舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設立的領事機構、建筑物等，為我們今天認識老福州提供了形象的材料。
(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發生的過程，而且通過聲音、圖像的形式，生動的保存了活動過程，留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動中所形成的便是此類檔案，通過錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現了當時的場景。如安徽省檔案館為中國遠征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現了那段不堪回首的往事。
(4)實物檔案。實物檔案以物質實體為載體，能夠直觀的反映一個事件、活動的真實面貌，真實的記載了社會實踐活動，具有一定的保存價值。例如各種獎杯、獎狀、榮譽證書、印章等等。
二、開展民間檔案征集工作的意義
數量巨大、內容豐富的民間檔案彌補了官方檔案的不足，具有極大的收藏價值，檔案館加強對民間檔案的征集開發不僅可以豐富館藏，同時也是檔案館對外交往的一個手段和平臺，有利于檔案館知名度的提高。加強對民間檔案的征集、管理具有重要的意義。
1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分
檔案館是保存國家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰爭、動亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數量和質量遠遠不能和悠久的中華民族文化相適應，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實記錄，內容豐富，數量龐大，例如世代相傳的勞動知識和經驗的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風俗習慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數量之大、種類之多、內容之豐富，是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應包括這部分，它是普通民眾對一些重大歷史事件和歷史人物的真實看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個視角佐證了歷史的發展，是人類的重要文化財富。我國著名學者鐘敬文先生曾說過：“偉大的人民，他們是人類社會、歷史的創造者，同時又是人類社會最忠實的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認識歷史、社會的最豐富、最可信賴的一宗檔案。”被評為“中國檔案文獻遺產”的83件國寶級檔案中，就有許多是從民間征集而來的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻、四川自貢鹽業契約檔案、唐代開元年間檔案等。
2.民間檔案是進行學術研究的重要材料
民間檔案是人民生活的真實記錄，是沒有經過粉飾和刪節的“原生態”的歷史記錄，是歷史學、人類學、社會學、經濟學、政治學等學科研究的資料。它具有原始性、具體性和區域多樣性的特征，是充實和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現在人民面前的歷史更加的生動和豐滿。大量散存的民間契約對研究地方經濟史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類學、社會學研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉史、家庭史乃至中國近代經濟史的“民間檔案”。重要民間檔案的發現往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門新的學科，像徽州文書的發現以及“徽學”的興起，“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。
3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑
檔案館通過各種渠道向社會廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識，增強了民眾的檔案意識，而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報紙、網絡等向社會發征集通告、征集信，并進行各種形式的綜合報道，可以引起社會對檔案工作的關注和支持，形成“牽動效應”。同時，通過對征集進館的珍貴罕見民間檔案的開發利用，往往又能引起民眾的關注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機與活力。同時還使檔案館成為媒體關注的一個熱點，《中國檔案報》《廣州日報》《羊城晚報》《南方都市報》《新快報》等相繼對檔案館進行報道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞，檔案館的知名度和社會地位也就會隨之提高。因此，開展民間檔案征集工作是極為重要的一項工作。
4.開展民間檔案征集工作是檔案館對外交往的一個手段
在開展民間檔案征集工作過程中，檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會發展過程中，圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當一部分珍貴的檔案資料。根據館藏檔案資源建設的需要，各部門之間可進行館藏資源互換或者相互交換復制件，以實現對資源的充分利用。同時，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中，也促進了檔案館與民眾之間的交流與聯系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對外開展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現了檔案的社會功能，使檔案價值的實現有更為廣泛的主體。
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2.案卷資料記錄不完整
目前計生檔案管理工作中從工作人員、工作工具到工作方式水平都處于較差階段，檔案的編目不夠齊全，記錄資料不完整，沒有詳細的工作標準約束檔案記錄工作，使得檔案記錄混亂，時間混亂，存檔方式隨意。檔案的文件管理也是管理工作的重要內容之一，但是當前大多數的檔案管理部門的文件裝訂都是我行我素，不按照統一的標準裝訂，文書填寫字跡潦草隨意，缺少監督，不利于計劃生育工作的進行。
二、加強計生檔案管理工作的對策
隨著我國計劃生育工作的越來越深入，基層計生檔案管理工作也應該越來越完善，在新的形勢下我們應該加強計生檔案管理工作，不斷地滿足越來越龐大的數據記錄工作的需求，提出有效的計生檔案管理工作建議，提高工作效率。
1.端正基層檔案管理人員的工作態度
基層檔案管理工作人員，首先要準確地進行自我定位，檔案管理工作關系到我國計劃生育的大計，要充分認識到檔案管理工作的重要性，端正工作態度，認真工作，切不可敷衍了事。
2.信息化辦公，實現檔案管理工作的無紙化辦公
我國的人口基數大，需要記錄越來越多的數據，傳統的手工檔案管理工作已經遠遠不能滿足計生檔案管理工作的需求。計算機技術越來越發達的今天，我們要充分利用計算機和網絡強大的功能，來解決我們現在面臨計生檔案管理工作中遇到的問題，把傳統的手工方式轉移到無紙化辦公已經不再遙遠，引進先進的管理理念，針對現在檔案管理工作中不適應的一些工作方式進行變革。計生檔案管理部門的工作人員要不斷地學習新技能，提高自身的業務水平，才能使計生檔案管理工作更上一層樓。
3.建立有效機制，規范計生檔案管理
各個計生部門要圍繞計劃生育工作的各種要求指標，有針對性地加強檔案管理工作。針對檔案記錄的資料不完善、弄虛作假等問題要實行相應的懲罰措施，在日常的管理工作中要加強計生檔案管理工作的檢查監督、考核評價工作，切忌形式主義。并把計生檔案管理工作的要求落到實處，形成部門的制度，工作人員要嚴格按照工作標準制度工作。只有建立有效的工作機制才能使計生檔案管理工作形成新的管理模式。
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第一，人事檔案材料的誠信度不高。近年來，企事業單位加快了產權制度和人事制度的改革，流動人員大幅度增加，結果導致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時有發生，誠信度大大降低，這已經成為當前人事檔案管理制度無法發揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領會就是誠實信用，這也是檔案存在的基本價值，所以真實性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發揮作用的基礎，是認識檔案的生命。
第二，當前人事檔案存在內容質量不高的問題。優秀的人事檔案應該全面、真實地記錄著人各方面的發展，應該是人最具說服力的正面材料，但是事實證明，當前的人事檔案管理部門沒有及時更新和補充人事材料，材料內容空話、套話較多，多為“過去式”的材料，信息量嚴重不足，從材料中根本無法判斷出人的個性特征，無法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價值。
第三，當前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術的發展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設備和手段。傳統人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結為以下幾點：其一，缺乏對人事檔案管理的認識，重視程度不高。傳統觀念中認為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個人思想和隱私等內容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個人所用的，所以檔案材料多是關于個人整治、歷史、家庭、社會關系等內容的記載，而忽視了個人德能勤績的歸檔，所以無法全面真實地反映出一個人的性格與成長經歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導致材料的真實性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業務素質不高，沒有經過專門的業務訓練，檔案管理意識薄弱，沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領導不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問題的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事檔案管理
（1）明確用人單位建檔和管檔機制。企事業單位應該將人事檔案管理當做人力資源管理的重要任務來抓，牢固樹立以人為本的管理理念，建立適合市場經濟發展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業單位人才管理的一項基本義務和職責，轉變管理機制，實現“誰建誰管、建檔權、管理權、使用權協調統一”，從而促進人事檔案信息的有效運用，從而為國家人才培養提供可靠地人才信息保障。
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（二）藝術檔案對發展藝術事業有重要作用
藝術檔案中記錄著豐富的藝術活動資料，通過藝術檔案的查閱和學習，藝術工作人員能對藝術思想進行創新，創造出更符合傳播群眾藝術文化的藝術活動，促進藝術事業的不斷發展，提高藝術人員的專業技能和創新思維，使他們能創造出更好的文藝作品。
二、加強藝術檔案管理工作的措施
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（2）煤礦企業建設相關檔案。包括煤礦企業新建、改建、擴建工程項目的報建和審批資料，煤礦建設原始資料和圖紙；煤礦安全生產許可證申辦與報批資料，相關部門組織的安全評價、安全認證、安全材料；各類生產、安全設施設備采購、安裝、使用狀況資料，井下避險工程建設檔案；企業日常值班調度情況、計劃安排情況、安全檢查落實情況。
（3）企業安全文化建設相關檔案。包括企業安全意識的宣傳、安全知識的教育、安全生產宣傳培訓計劃;企業負責人、管理人員及班組長、員工安全培訓記錄;日常安全宣傳培訓記錄及總結;特種作業人員培訓、考核、復審、持證上崗記錄等。
（4）企業員工自身相關檔案。包括企業職工體檢、職業病防治檔案，職業安全衛生設施及實施計劃；參加各類保險的名單和資料，發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據，其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據;勞動防護用品制度落實情況;職工的身體、心理健康、個人習慣及所受到處罰和獎勵情況。
（5）煤礦生產安全事故相關檔案。包括企業發現隱患的登記及應急排險記錄，隱患整改的組織、跟蹤與驗收的活動資料；發生事故的原因分析、搶救、處理過程中形成的材料，對事故和相關責任人的處理情況，對上報告、向社會公布的相關資料。
2安全檔案對于煤礦安全生產作用重大
（1）安全檔案是企業安全管理的基礎。企業是安全生產的責任主體，安全檔案詳實記錄煤礦企業從建井到開采、從設備安裝到使用狀態、從人員管理到人員培訓、從安全制度建設到安全文化建設等方方面面最基礎、最原始的資料，是企業開展安全生產工作、落實安全生產主體責任的基礎。
（2）安全檔案是職能部門安全監管監察的重要手段。企業安全檔案，便于檢查人員查閱企業安全資料，有重點地勘察企業生產經營現場，有效地了解和掌握企業在自身生產經營活動中全員、全過程、全方位安全管理的狀況，從而有事實、有依據、有針對性地監督指導企業安全生產工作。
（3）安全檔案是強化企業安全文化的有效措施。安全檔案詳細記錄了事故發生的原因、經過及造成的嚴重后果，這些真實、鮮活的文字、圖片信息，具有很強感染力和觸動力，對于普及安全知識、營造安全文化氛圍、培養公民的自救能力、避免安全事故的發生等都有更好的宣傳教育效果。同時，根據安全檔案記錄，可以詳細掌握企業員工安全培訓情況，有重點的加強特殊行業、特殊人群的安全教育培訓。
（4）安全檔案是明確事故責任的重要依據。安全生產事故給國家和人民群眾造成巨大的經濟損失和生命財產損失，其嚴重的后果決定了我們必須深刻分析事故原因、明確事故責任、處理相關責任人。安全檔案提供了事故發生前最真實、最原始、最有說服力的證據，對于人們重建安全事故的原貌、總結事故經驗，探尋事故發生規律等意義重大。
（5）安全檔案為企業安全理念創新提供支撐。近年來，煤炭企業緊跟時展、不斷更新安全理念，采用新技術、新設備、新工藝和新材料，積極抓好礦井安全技術改造工程，抓好落后產能的淘汰，更新改造老設備，努力提高煤礦生產機械化和信息化水平，建設智慧礦山。這些理念的創新總是建立在前人的研究成果上，自然都離不開安全檔案信息的支撐。
3加強和改進煤礦安全檔案工作的對策建議
（1）強化歸檔工作。煤礦安全檔案形成涉及部門多、內容豐富、內涵復雜，載體形式多樣，檔案管理呈現多元化，這就需要從源頭上強化文件歸檔管理工作。各煤礦企業應充分認識安全檔案歸檔工作的重要性，明確分工領導，明確職能部門，配備專職檔案管理員，形成有領導、有機構、有人具體抓的工作機制。確定安全檔案收集范圍，有的放矢，對不同部門、不同類型檔案歸檔時間、歸檔方法提出不同的要求，指導各業務部門將檔案分類、分層次、分時間、分內容統一收集歸檔，規范管理，防止檔案散失。
（2）強化制度保障。制度管根本、管長效，要保證安全檔案管理工作的正常運轉并形成良性循環，就必須建立和健全各項規章制度，實現檔案管理制度化、規范化。深入學習貫徹《檔案法》，把檔案工作納入企業發展規劃，逐步建立、健全檔案管理制度，完善檔案歸檔、檔案借閱、檔案保管、檔案保密等制度，明確企業發生重大事項、召開重要會議、引進重要設備、重大技術改革等都需要有檔案人員全程參加。明確檔案人員的職責，并將檔案管理和工作人員崗位責任制落實情況納入考核內容，做到職責明確，規范管理。
（3）強化隊伍人員素質。①各煤礦企業要高度重視檔案管理人員的培訓工作，加大培訓教育力度，建立教育培訓的運行機制，制定切實可行的培訓計劃，努力提高檔案管理人員的政治思想和業務素質；②在培訓過程中，要注重實效，結合企業實際情況，運用檔案管理的新技術、新知識、新技能，有針對性地開展培訓教育工作，使檔案管理人員認清檔案管理的發展趨勢、自身的不足、努力方向。
（4）強化現代技術手段運用。①推進檔案管理信息化建設。目前，各煤礦企業已經實現了辦公自動化，安全檔案工作如果利用計算機等技術，便可收到事半功倍的效果；②推進檔案數字化建設。通過數字化處理，將檔案內容存在移動存儲介質里，能夠永久保存；③可以建立數據庫，編制檔案檢索工具和檢索系統，為檔案查詢利用提供了便利，也有利于對各種數據和情況進行分類與統計；④信息資源得到了共享，檔案利用率大大提高。
4切實抓好安全管理檔案的綜合利用
（1）促進安全生產自我約束和持續改進工作機制的形成。煤礦企業按照國家安全生產法律法規的要求，進行對照檢查，對自身必須落實的各項安全生產管理工作“底數清、情況明”。再通過把這些項目內容進行“對號入座”，促使企業內部安全生產管理工作在機構、人員、責任、制度、經費、教育、措施等方面自覺落實，由此加強安全生產管理基礎，規范安全生產行為，完善安全生產條件。
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2、人事管理改革的基本內容
2.1對人才資源的配置要在引入市場競爭機制的前提下，堅持以市場為基礎。把權力為中心轉變為以規則為中心，政府應該提供合法的人力資源開發、流動、競爭途徑，成為規則的提供者，并使規則透明。還要成為規則的維護者、監督者，在人力資源流動中出現的違規情況予以制裁，并保護個人的合法權益。對現有的一些制度予以改革，使市場競爭機制得以充分發揮，創造人才無障礙流動的條件，建立人才市場成為機制靈活、功能完備的體系。
2.2建立競爭中擇優錄用，公證透明的人才的評價制度。人才評價制度和指標的科學合理，可以使人才樹立符合社會經濟發展要求的人生目標，使社會的人才資源結構得到優化。對人才評價指標體系進行科學規范的設立，使人才評價由公開、公平的競爭機制進行。
2.3對公務員的培訓計劃予以強化，使服務型政府建立起來。公務員的培訓教育必須加強，使公務員的隊伍素質得以提升，這是建設服務型政府的重要途徑。政府的服務水平由公務員隊伍的業務水平和政治素質的高低決定。加強對公務員的培訓教育，培養公務員對事情負責、對人民負責的責任心理。
2.4建立責任機制，實行問責制度，做到誰做事誰負責。公務員要服務于大眾，以為人民服務為宗旨。公共部門的職員就是為群眾做事的，要做到平易近人。對官員出現的錯誤要實行問責制，真正做到誰做事誰負責。
2.5建立人才權益保障制度，要做到法制完備、執法嚴明。保證人才和勞動者的人身權利、政治權利、經濟權利，對知識產權保護制度予以完善，保證不會侵害到人才的創新成果。
3、我國人事檔案管理改革的對策
3.1對人事檔案管理理念予以更新。人事檔案重在利用，是為人的發展服務的，整個人事檔案工作要為人力資源開發建設服務。人事檔案管理要對反映個人成長、歷史與現實能力的體現的各類檔案信息進行充分整合，使人事檔案管理在服務于本單位的人事管理與人的發展的同時，還可服務于相關部門的人事管理和相關人的發展。首先，國家的發展離不開人才，在建設創新型國家的時候，自主創新是核心，人才的保障是關鍵；其次，科學發展觀理論為科學改革人事檔案管理提供了理論指導，從人民群眾的根本利益出發，為人民造福；再次，根據現代人力資源管理理論，人的勞動、管理和服務是科學技術進步、發展社會生產力、創造物質財富、社會經濟系統穩定運行的重要保障，人事檔案是為人的發展服務的，不是阻礙人的發展，人事檔案的發展要與現代人力資源管理同步；最后，要發揮人事檔案管理的功效就要轉變觀念，應從整個社會來從事檔案信息管理，立足現代人力資源管理，變革工作理念，有效提高人事管理工作。
3.2對人事檔案管理體制進行改革。建立人事檔案的分段管理體制，使人事檔案充分服從服務于人的發展。在人事檔案管理中運用現代信息技術，適當分離載體管理和信息管理。用人單位保存人事檔案實體，并將其部分信息進行數字化處理存入數據庫，供授權單位或個人通過網絡進行利用。社會上流動人員的人事檔案利用開發工作，可由當地的人才交流中心在現有基礎上來完成并實現。人才交流中心還要收集兼職人員的人事檔案信息，來完整反映人事檔案中人才的基本情況。
3.3對人事檔案管理制度予以健全。對現行的人事檔案管理制度進行改革，應實行權限制人事檔案信息管理，對具備相應權限的人員，不管是本單位人員還是流出的人員，都有得到利用個人人事檔案信息的權利。實現對人的發展的充分尊重。
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2全面發展理念
檔案管理應立足于社會各項事業的全面發展需要來進行檔案信息資源建設和檔案信息服務，而非針對傳統的政治與行政管理、歷史研究與編史修志等服務領域來展開檔案信息資源建設與信息服務。在具體工作對象上，應面向最廣大人民，而非傳統的政府工作人員、研究者的需要展開檔案管理工作。為此，要求檔案管理將服務范圍擴大到整個社會各項建設事業。后者以保障和促進最廣大人民全面發展為基本宗旨的國家與社會建設目標要求將滿足最廣大人民工作和生活對檔案的需要作為檔案工作的基本出發點與根本目標。
3公平服務理念
公共服務均等化是公共性的本質訴求。作為公共服務的組成部分，檔案服務均等化旨在消除檔案服務中的歧視現象，即檔案管理必須嚴格執行檔案開放制度，對應該開放的檔案適時開放，并允許各類社會公眾基于自身需要自由地利用。在向公眾提供開放檔案服務時，必須遵循同樣的原則、政策與標準，不搞差異化服務，即使是檔案信息的核心利用群體，也不可以享有特別權利。面向公眾個人提供檔案服務的標準與面向社會組織提供檔案服務的標準應是統一的，在具體服務過程中，對各類利用者提出的利用要求或限制必須是等同的。
二在公共管理下的檔案管理模式
檔案管理模式屬于方法論的范疇。在公共管理的視角下，檔案管理主要有以下幾種模式可供參考：
1文檔集成式
文檔集成式檔案管理是將文檔管理通過集成化的技術形成系統的管理規范，并運用系統的管理模式對醫院檔案進行管理。文檔集成式檔案管理的核心是各文檔管理過程之間的協調性。目前，文檔管理多是由文書部門和檔案部門分開負責的，其中文書部門主要負責文件管理部分，而檔案部則主要負責檔案管理部分，兩個部門獨立工作，使文檔的完整性得不到充分的保證，影響了檔案管理的質量。而文檔集成式管理則能夠將文件管理和檔案管理統一到一個系統當中，從而保證了文件檔案的完整性和開放性。
2資源管理式
隨著社會和信息技術的發展，出現了越來越多的電子檔案，檔案管理也逐漸傾向于信息檔案管理。因此，大力開發信息資源，對于未來檔案管理工作的發展具有十分重要的意義。由此可見，檔案管理工作也應轉向信息資源的方向，將信息資源體系作為檔案管理的基礎。
3公眾參與式
公眾參與模式是最能體現檔案管理向公共管理方向發展的具體表現之一。在公共管理的視閾下，公平、公開應該是首要的發展方向。檔案管理服務的對象是廣大的人民群眾。所以，只有讓公眾也一起參與進來，才能更好的提高檔案管理工作。首先，公眾要對檔案管理工作評價，如發現檔案管理中的問題，可以及時反映給檔案管理的相關人員，并且由相關人員進行改正。公眾參與到檔案管理中，不僅能夠提高檔案管理的有效性，同時還能增加檔案管理的公開度和公平度。
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當前我國的文化館職能的不斷更新和豐富，文化館的檔案工作也正由原來的檔案管理向檔案信息中心轉變，因而如果文化館的檔案工作人員還抱著原來的工作方式和態度來參與到文化館的檔案工作中來是不夠的，且隨著文化館檔案管理信息化程度的不斷提高檔案管理人員的業務能力必須要有所增強。首先就檔案管理人員的職業道德素養而言，文化館要加強對檔案工作人員的道德宣傳和教育，提高檔案工作人員的道德素養。檔案工作與一般的服務性工作不同，它的效益是通過服務對象利用檔案后所取得的經濟效益和社會效益來實現的；且文化館的檔案多是與我國的非物質文化遺產有關，是珍貴的歷史資料，檔案工作者不能盲目的向利用者提供檔案資料；再有文化館的檔案管理工作是十分復雜和繁瑣的，需要對所有的非物質文化做詳細和準確的記錄與編排。因此文化館的檔案管理工作是頗為特殊，且意義非凡的，對檔案工作人員的職業道德素養的培訓和教育是必要的。其次，是檔案管理技術和知識的培訓。隨著文化館館藏資源的不斷豐富，以及與管理信息系統應用的普及，文化館的檔案管理人員單靠基礎的文化科學知識是不夠的，還需要具備更加豐富而專業的檔案管理知識，并且能夠較為熟練的運用現代電子計算機設備和通訊設備來進行檔案的管理。因此文化館需要定期組織檔案工作人員進行專業知識和技能的培訓，從整體上提高檔案管理員的業務能力，確保檔案管理工作人員的配置與設備相配套，進而有效提升文化館檔案管理的工作質量。
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（二）重視不足，缺乏專職專業化人才
醫院的核心工作內容是醫療，大部分工作都是圍繞業務工作展開。檔案管理工作并沒有得到醫院足夠的重視，負責檔案管理的工作人員大多不是專職人員，也不是檔案管理專業出身的專業人員，經常由機關職能科室工作人員兼任。對于從業人員的培訓和考核也相對缺乏，業務知識的獲得往往靠以老帶新、口口相傳。
（三）門類繁多，尚欠管理體系和機構
醫院檔案內容相對繁雜，涵蓋了多個門類，但是由于缺乏統籌協調的機制和機構，導致檔案管理范圍不明確，內容界定不清晰。例如人事檔案由人事科管理，黨員檔案由黨委辦公室管理，病志檔案由醫務科管理，科研培訓檔案由科教科管理等，形成多科室管理的格局，致使檔案管理各自為政，不能有效的整合在一起，不利于檔案的利用和開發。
（四）投入不足，為醫院發展貢獻不夠
雖然大多數醫院都設立了檔案室，但往往處于邊緣地帶，資金投入不足，設備陳舊老化，空間狹窄擁擠，對檔案的保存和歸類造成不利影響，甚至造成檔案的損失。對檔案工作重視不足也造成了檔案管理工作流于形式，忽視了檔案的重要作用，對檔案資源的利用率偏低，使得檔案資源在醫院的發展建設中不能發揮應有的作用。
二、醫院檔案管理的發展方向
（一）專人管理，管理人員專業化
設置專人專崗，將檔案人員納入醫院的人才引進和培養計劃。缺乏專職檔案管理人員的引進高素質專業人才；已有專職人員的通過繼續教育、專業培訓等多種方式提高專業素質和業務水平，建設人才梯隊，培養后備人才，使寶貴的工作經驗得以傳承。建立健全檔案管理人員考評制度，提升檔案管理人員的工作積極性和從業意識。完善檔案管理的收集、分類、保存、借閱、查詢等各項規章制度，保證檔案管理工作的規范性和嚴謹性，提高醫院檔案的管理水平。
（二）結合現代化科技手段，建立信息化管理方式
加大投入，設立符合現代檔案管理標準的檔案室并配齊相應的軟件和硬件設施。在醫院醫療系統全面信息化的基礎上，充分利用現代化科技手段，建立信息化檔案管理方式，實行電子歸檔、電子查詢的管理辦法。將必要的檔案資料信息化，建立電子檔案，以達到節約資源，提高效率的目的。將檔案信息管理系統納入醫院整體的信息系統，做到無縫對接，便于檔案信息的收集、整理、匯總、統計和利用。隨著信息的載體不斷推陳出新，檔案的儲存方式也更加多樣化，例如電子病歷，以電子文本的形式保存，為醫院的無紙化辦公提供了一個可能性。
（三）結合工作實際，真正發揮應有作用
將檔案管理工作做為醫院的一項重要工作來抓，納入目標管理考核體系，明確責任，從制度上促進醫院各部門加強檔案管理工作，從而使檔案管理工作順利有序開展。順應時展的大潮，結合醫院新時期的工作實際和工作需求，在傳統檔案管理工作的基礎上，以服務醫院發展和臨床工作為目標，深入調研，及時地調整檔案管理的工作范圍和工作內容，拓展工作的內涵和外延。使檔案管理工作真正為醫院提供借鑒和參考，從而創造更好的社會和經濟效益。
（四）以點帶面，形成檔案管理一體化
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二、電力工程建設檔案管理中存在的問題及原因
1.檔案管理工作效率不高、檔案管理工作效率指的是檔案管理工作中所動用的人力物力和檔案管理實際效用的比率。電力工程建設檔案因為其特殊性，經常需要檔案管理工作人員進行異地奔波以及長時間的檔案歸檔工作，但實際上，檔案管理的效用卻沒有被完全地展示出來，因此，檔案管理工作的效率也不高。例如，對電力工程建設的設計方面進行建檔，要對參與工程設計的設計師進行資料搜集，還需要對工程設計的科學原理以及實際應用的預測等資料進行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費很多時間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個成熟的程序以使這個步驟簡化，與此同時，搜集來的資料和檔案的利用率卻很低。
2.檔案管理方法落后。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲存和調用的方法。目前大多數電力工程建設檔案管理還處于傳統管理的狀態，檔案管理資料多是紙質的，這些資料規整起來十分耗費時間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設的施工過程中，有很多能夠為以后工程建設提供借鑒的工作細節，往往因為無法快速形成紙質檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質量。
3.檔案管理人員素質有待提高。檔案管理工作效率的高低，有很大一部分是由檔案管理人員的素質決定的。檔案管理工作人員熱愛檔案工作，掌握多種檔案管理技術，將會使檔案管理的效率大大提升；工作人員能夠擺正檔案管理工作的服務性質，檔案的應用性也會得以提高。但是，目前的電力工程建設檔案管理往往由企業中的老員工負責，這些員工的檔案管理思想還停留在對工程建設的文書管理方面，對檔案管理工作的意義理解不多，因此導致整個檔案管理工作的效果遲遲得不到提高。
三、提高電力工程建設檔案管理的方法
1.采用科學規范的管理制度提高檔案工作效率。檔案管理工作服務性低的另一個原因與檔案管理工作的規范性差有關系，工作規則和標準對任何一項工作來說都是必不可少的，因此，有必要對檔案管理工作標準化規范化水平進行調整。建立檔案管理工作規范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責任感，另一方面對檔案管理工作的發展也有著積極的促進作用。而且，標準化和規范化應該體現在檔案管理工作的每一個環節中，在檔案管理過程中尤其應該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉程序等，都要進行統一規定，避免出現由于不統一標準所帶來的工作時間和精力的浪費。
2.采用信息化的檔案管理方式。電力建設工程檔案管理方式落是導致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實現對項目工程檔案的統一的、有結構的管理，能夠使紙質檔案資料和電子音像檔案資料結合。要實現全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備；其次，應該制定檔案管理信息化的戰略，并真正實施，設立專門的監督部門對信息化過程進行全程掌控。
3.提高檔案管理工作人員的職業能力。如果檔案工作人員的檔案管理工作水平不高，對檔案管理工作認識不足，在工作中提不起“管理資料”的興趣、在工作中不夠認真、不能及時處理問題，則檔案管理就面臨著巨大的風險，因此，提高檔案管理工作人員職業能力是十分必要的。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。
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2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真偽不辨別.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。
4、規范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
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1.2社區檔案管理人員專業素質偏低
術業有專攻，盡管檔案管理看起來是一份很簡單人人都能完成的工作，但在實際操作中，卻并沒有那么簡單。檔案管理并不是簡單機械的將文件資料整理為檔案資料，而是一份極有“學問”的工作，在整理時必須顧及到方方面面。社區處于社會中，各種關系極其復雜，對上有千絲萬縷的關系線，對下也有各種等待處理的事情，因此，必須認真對待社區檔案管理工作，提升相關工作人員的素質。但在實際工作中，由于資金投入或人員編制等因素，許多社區的檔案管理工作人員都是兼職人員，既沒有過硬的專業素質，也沒有進行針對性培訓，對檔案管理工作并不熟練，人員變換也非常頻繁。這些“臨時工”的頻繁交替，導致檔案工作在交接時出現各種問題，影響檔案管理的整體質量水平。
1.3社區檔案的利用率低
由于檔案管理者不專業，在記錄檔案過程中，只是簡單地將文件資料整理成檔案資料，然后裝袋密封，整理成一摞摞的檔案資料。而這種資料在使用時卻顯得極為浪費，既是對紙質資源的浪費，也是對查閱者時間的浪費。這種重保管而不重使用的心態，使檔案管理工作變得可有可無，降低了社區檔案管理機構的工作地位。
1.4社區檔案管理的資金投入不足
社區檔案一般保存在社區居委會，因此社區檔案能否妥善保存取決于居委會的經濟能力。而居委會的資金很大一部分來源于當地政府的財政撥款，由于各種原因和政策，這些錢款基本很難真正落實到居委會處。這對于檔案管理工作來說，無疑是雪上加霜。缺乏資金支持，容易導致無處存儲檔案、缺少存檔用具等各種問題，最終造成檔案丟失。這不僅會威脅檔案庫的完整性與安全性，還會影響到社區的日常工作。
2加強社區檔案管理工作的建議
2.1提升社區檔案管理工作的意識
很多時候，領導的態度決定基層的動作，因此，只有領導重視社區檔案管理工作，基層人員才能投入更多的精力在這一工作上。因此，社區檔案工作人員應該有意識地展示社區檔案的重要性，引起領導重視。例如在社區宣傳專欄里宣傳、組織社區人員觀看影視資料等。通過這些方式，可使社會重視社區檔案管理工作，使居民了解社區檔案管理工作的急切性。
2.2提高工作人員的專業素質
一般來說，社區很難招聘到專業的檔案管理人員來管理社區檔案。因此，社區檔案管理人員大多屬于“兼職人員”，文化水平大不相同，價值觀念也略有差異，檔案管理能力更是參差不齊。在此情況下，若想讓這些人員更加專業，就必須對他們進行定期的檔案管理培訓，提高他們的職業素養，激發他們的工作熱情，為社區提供專業人才，使檔案管理工作更加嚴謹、科學。
2.3提高檔案利用率
時代在進步，社區檔案的管理模式也應隨著時代的發展做出相應改變，要在管理中修正錯誤，改正缺陷，打破傳統老舊的管理模式，發展新的管理道路。傳統的檔案管理，基本屬于人工式管理，人工收集、人工整理、人工記錄。這種人工的方式不可避免會帶來諸多問題，既耗費時間、人力，又容易出現各類錯誤，如漏頁、缺碼或分類不完整等。因此，隨著信息技術的進步，檔案管理人員必須摒棄這種傳統模式，善于利用計算機存儲檔案，實現社區全自動管理模式，這既能解放雙手，節省人力，又能提高工作效率，同時還有利于保護環境。部分社區存在只重量不重質的現象，大量重復記錄檔案，使得社區檔案看起來厚厚一疊，利用起來卻毫無用處。檔案人員必須對社區檔案進行合理分類，分離出社區內較有特色的專屬本社區的檔案，以指導社區的未來發展方向，取社區檔案之精華，去社區檔案之糟粕，使社區走上一條健全完善有自身特色的發展之路，也使眾人看到社區檔案的利用效果。
