引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理機(jī)制范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
1 更新觀念，樹立檔案管理全員參與意識
檔案管理工作不僅是辦公室人員的工作，也需要各部門人員的參與，共同完成相應(yīng)的管理工作。首先，一定要提高領(lǐng)導(dǎo)意識與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案管理水平和領(lǐng)導(dǎo)重視程度有著一定的關(guān)系，所以，一定要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檢查與監(jiān)督，積極參與到檔案管理工作當(dāng)中，不僅要提供一些自身工作檔案，還要加強(qiáng)在人力、財(cái)力、物力等方面的投入與支持。其次，檔案管理辦公室的工作人員一定要負(fù)起責(zé)任，加強(qiáng)檔案建設(shè)與管理工作。檔案管理辦公室的工作人員一定要積極配合領(lǐng)導(dǎo)工作，加強(qiáng)各類檔案的整理與記錄，并且進(jìn)行及時(shí)記錄與歸檔，并且進(jìn)行相應(yīng)的編號。最后，一定要加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)配合，組織全員進(jìn)行積極的參與。在開展檔案管理工作的時(shí)候，不僅是檔案管理一個(gè)部門的責(zé)任，也需要其它部門的協(xié)助，這樣才可以收集更多的資料信息，并且在進(jìn)行整理的時(shí)候，也可以借助其它部門的力量，有效提高工作效率，促進(jìn)檔案管理工作的高效、合理。
2 建設(shè)以人為本激勵(lì)機(jī)制
激勵(lì)實(shí)質(zhì)就是滿足人的需求，促進(jìn)人積極的開展相關(guān)工作。在制定激勵(lì)機(jī)制的時(shí)候，一定要使其符合工作需求，才可以誘發(fā)人的行為動(dòng)機(jī)，實(shí)現(xiàn)調(diào)動(dòng)積極性的目標(biāo)。大部分檔案管理工作人員從事的工作都是一些很少讓人知道的幕后工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員一定要遵循“以人為本”的原則，關(guān)心與關(guān)注工作人員的生活、工作、思想等，真正為工作人員解決一些實(shí)際問題，盡可能維護(hù)工作人員的親身利益，在檔案部門的內(nèi)部，一定要加強(qiáng)“尊重知識、鼓勵(lì)創(chuàng)新、尊重人才”理念的宣傳，樹立良好的工作風(fēng)氣，盡可能調(diào)動(dòng)工作人員的積極性與工作熱情。除此之外，在檔案管理工作中，也可以適當(dāng)?shù)囊肭楦屑?lì)、競爭激勵(lì)、強(qiáng)化激勵(lì)等方式，以此來促進(jìn)與調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面展開，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
3 建立規(guī)章制度，全面開展檔案管理
在對檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要制定檔案保管機(jī)制，安排專門人員進(jìn)行管理，保證檔案的完整性與科學(xué)性；建立檔案保密機(jī)制，不可以隨意擴(kuò)大檔案的應(yīng)用范圍，保證檔案管理人員不會(huì)泄漏檔案信息；嚴(yán)格檔案借閱機(jī)制，只有在領(lǐng)導(dǎo)批示的情況下，才可以進(jìn)行檔案借閱手續(xù)的辦理；明確檔案鑒定機(jī)制，設(shè)立鑒定小組，對檔案保管年限與等級等展開相應(yīng)的鑒定，同時(shí)對鑒定后需要進(jìn)行銷毀的檔案，一定要辦理相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)；設(shè)立檔案移交機(jī)制，不斷健全檔案的移交手續(xù)與程序；設(shè)立檔案立卷歸檔機(jī)制，保證有價(jià)值文件與相關(guān)材料的有效保存，不會(huì)出現(xiàn)遺失、破損的情況。在進(jìn)行立卷的時(shí)候，一定要保證書面材料的規(guī)范，正確排序，明確目錄與頁碼，同時(shí)對保管期限進(jìn)行明確的劃分，保證案卷裝訂的整齊、美觀。在進(jìn)行檔案移交的時(shí)候，一定要保證移交目錄的準(zhǔn)確，并且進(jìn)行相應(yīng)的核對，簽字確認(rèn)。
4 強(qiáng)化檔案部門文化建設(shè)
在開展檔案管理工作的時(shí)候，一定要加強(qiáng)檔案部門凝聚力的提高，這樣才可以促進(jìn)檔案管理工作的全面落實(shí)。在提高檔案部門凝聚力的時(shí)候，不僅和物質(zhì)條件有關(guān)，與文化條件、精神條件等均有一定的關(guān)系。在檔案部門文化建設(shè)過程中，一定要注意以下內(nèi)容：其一，加強(qiáng)檔案部門特色文化、價(jià)值觀、精神的培育；其二，樹立社會(huì)主義榮辱觀，建立積極、向上、健康的部門形象；其三，制定具有部門特性的目標(biāo)與發(fā)展戰(zhàn)略；其四，構(gòu)建以人為本的規(guī)章制度；其五，構(gòu)建檔案管理工作人員參與決策的機(jī)制；其六，創(chuàng)建輕松、和諧的工作環(huán)境，讓工作人員進(jìn)行良好的溝通與交流，進(jìn)而增進(jìn)彼此的關(guān)系；其七，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育，不斷提高工作人員的專業(yè)知識水平與業(yè)務(wù)技能，促進(jìn)檔案管理工作的全面落實(shí)，構(gòu)建檔案管理長效機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
5 規(guī)范操作，開展標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行
在開展檔案管理工作的時(shí)候，一定要加強(qiáng)檔案分類，嚴(yán)格按照檔案類型開展相應(yīng)的管理工作，并且規(guī)范每一個(gè)環(huán)節(jié)的操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。在開展檔案管理工作之前，一定要對檔案進(jìn)行鑒別與分類，保證檔案資料信息的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，剔除一些沒有價(jià)值、重復(fù)的信息，進(jìn)而為檔案的后續(xù)管理工作提供了便利條件。在進(jìn)行規(guī)范操作的時(shí)候，一定要加強(qiáng)對以下內(nèi)容的注意：其一，必須保證外形統(tǒng)一。在建立檔案的時(shí)候，一定要保證其外形的統(tǒng)一，進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂，采用統(tǒng)一的紙張等，保證檔案形式符合相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求；其二，保證檢索符號的統(tǒng)一。在分析檔案內(nèi)容的時(shí)候，一定要保證其檢索符號的統(tǒng)一、規(guī)范；其三，保證名稱的統(tǒng)一。在進(jìn)行檔案裝訂的時(shí)候，一定要進(jìn)行科學(xué)的分類，并且進(jìn)行相應(yīng)的命名，規(guī)范每類檔案的收集范圍與命名原則；其四，保證編制統(tǒng)一。也就是根據(jù)案卷排列的順序進(jìn)行統(tǒng)一的編排，比如，根據(jù)年度、項(xiàng)目、月份等進(jìn)行案卷的編排。在檔案管理工作中，只有加強(qiáng)對操作的規(guī)范，才可以保證相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)化完成，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新。
6 結(jié)束語
總而言之，檔案工作在社會(huì)各領(lǐng)域中發(fā)揮的作用越來越突出，為了實(shí)現(xiàn)信息資源的有效利用與共享，一定要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并且結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，制定科學(xué)、合理、高效的檔案管理機(jī)制，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行一定的完善和創(chuàng)新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面落實(shí)，促進(jìn)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
篇2
制度化是一個(gè)單位工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的前提，建立健全二級學(xué)院檔案管理規(guī)章制度是保障二級學(xué)院系檔案管理規(guī)范化的核心。在檔案工作隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)比較完善的高校，每一個(gè)二級學(xué)院通常會(huì)有一位檔案工作負(fù)責(zé)人，一般由學(xué)院的行政副院長或黨支部書記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學(xué)院辦公室主任或行政秘書兼任。在上述檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的崗位職責(zé)中大多只是簡單地言明負(fù)責(zé)學(xué)院檔案工作，通常連當(dāng)事人自己都不太清楚究竟具體應(yīng)該做些什么工作？學(xué)校每年對每位職工進(jìn)行工作考核時(shí)也往往沒有將其兼任的檔案工作職責(zé)列入考核的范疇，學(xué)院檔案工作長期以來形同虛設(shè)，各學(xué)院檔案管理各行其是。經(jīng)過實(shí)踐與學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為要做好二級學(xué)院的檔案工作，首先應(yīng)該抓檔案制度建設(shè)，建立健全二級學(xué)院檔案管理規(guī)章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級學(xué)院檔案科學(xué)管理的重要條件。二級學(xué)院檔案既要有國家檔案局和高校檔案館要求的規(guī)范性，又要突出本學(xué)院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學(xué)特色提供堅(jiān)實(shí)的支撐。具體來說，二級學(xué)院檔案管理規(guī)章制度主要包括：二級學(xué)院檔案管理辦法、二級學(xué)院檔案分類方案、二級學(xué)院檔案歸檔范圍與保管期限表、學(xué)院檔案室管理規(guī)定、專兼職檔案員的檔案職責(zé)等。制定二級學(xué)院檔案管理規(guī)章制度時(shí)要避免簡單地照搬高校檔案館的相關(guān)規(guī)章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等國家及地方檔案管理相關(guān)法規(guī)制度的前提下，結(jié)合本學(xué)院的工作實(shí)際做具體的補(bǔ)充、細(xì)化和完善工作，擬定出適合本學(xué)院實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度。
三、創(chuàng)新與拓展二級學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究
高校二級學(xué)院兼職檔案員的專業(yè)背景往往多元化且素質(zhì)參差不齊，大多數(shù)沒有接受過正規(guī)的檔案管理專業(yè)訓(xùn)練，對檔案及檔案價(jià)值的認(rèn)識不一。針對二級學(xué)院檔案管理人員普遍非專職化、專業(yè)化特點(diǎn)，結(jié)合二級學(xué)院行政、黨務(wù)、教學(xué)和科研工作的特點(diǎn)，并考慮各崗位人員的職責(zé)與工作規(guī)律，創(chuàng)新與拓展二級學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究是保障二級學(xué)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識、能力和素質(zhì)等直接關(guān)系到二級學(xué)院檔案管理的質(zhì)量和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因?yàn)槎墝W(xué)院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經(jīng)有序整理匯集而成，因此對二級學(xué)院工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)時(shí)，第一，要拓展培訓(xùn)對象，最好二級學(xué)院系各個(gè)崗位的工作人員都能參加培訓(xùn)，甚至在學(xué)院進(jìn)行幫忙的學(xué)生助理也應(yīng)該納入培訓(xùn)的范疇；第二，在培訓(xùn)內(nèi)容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識外，更重要的是提高其對院系檔案價(jià)值的認(rèn)識，改變大家普遍對檔案認(rèn)識不足甚至集體無意識狀態(tài)，讓全體師生員工意識到，自己就是學(xué)校檔案的形成者之一。一個(gè)時(shí)代一個(gè)學(xué)院教師學(xué)生在教與學(xué)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個(gè)個(gè)科研項(xiàng)目和基建項(xiàng)目等檔案上，這些檔案承載著這個(gè)時(shí)代這個(gè)學(xué)院發(fā)展面貌的真實(shí)記錄，是傳承與熔鑄學(xué)校精神的重要信息源；第三，定期組織二級學(xué)院兼職檔案員及其他工作人員到學(xué)校檔案館或省市檔案館參觀學(xué)習(xí)，開闊其視野，更新、補(bǔ)充和拓寬其知識結(jié)構(gòu)；第四，學(xué)校檔案館應(yīng)加強(qiáng)二級學(xué)院檔案培訓(xùn)模式、培訓(xùn)內(nèi)容、人員組織等內(nèi)容的創(chuàng)新性研究，形成卓有成效的培訓(xùn)方式及規(guī)范的培訓(xùn)教程；第五，探索制定有效的績效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵(lì)兼任檔案人員開展檔案工作的積極性。
篇3
針對電子檔案的不同載體形成，吉化公司檔案館緊緊圍繞公司辦公自動(dòng)化的開展，將電子文件的使用與管理、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)作為新型檔案資源進(jìn)行管理，將管理和服務(wù)制度進(jìn)行細(xì)化，從源頭開始，制定了職責(zé)明確、高效便捷的規(guī)章制度。為此吉化公司專門印制了《電子檔案管理手冊》，明確了收集、管理、使用、運(yùn)行、服務(wù)、保密、安全等一系列制度和要求，作為企業(yè)檔案館、二級企業(yè)部門檔案室、專兼職檔案管理人員的三級檔案操作規(guī)范的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。特別是在音像檔案的收集管理利用上，吉化公司實(shí)行三級管理聯(lián)動(dòng)制度，凡屬在公司內(nèi)發(fā)生的各種重大活動(dòng)，由所在單位檔案部門隨時(shí)進(jìn)行拍攝錄制，及時(shí)上報(bào)給上一級管理部門，制作內(nèi)容全部上傳公司檔案館，達(dá)到多點(diǎn)采集，集中管理，多點(diǎn)利用，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息資源在保證及時(shí)共享的同時(shí)，有了更適合發(fā)展和建設(shè)的制度保障。
二、管理措施創(chuàng)新促進(jìn)基礎(chǔ)工作建設(shè)
吉化公司檔案館在加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí)，注重特殊載體檔案管理措施的創(chuàng)新。公司檔案館經(jīng)常向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)特殊載體檔案的管理狀況，及時(shí)宣傳這部分檔案為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。近年來，公司領(lǐng)導(dǎo)對庫房改造、設(shè)備更新給予大力支持，特別是將新館建設(shè)列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并進(jìn)入建設(shè)之中。特殊載體檔案的管理更加規(guī)范，條件更加完善，利用更快捷準(zhǔn)確高效。
吉化公司領(lǐng)導(dǎo)十分支持檔案工作思路的創(chuàng)新，促使檔案工作不斷出新。比如對特殊載體檔案的管理?xiàng)l件的標(biāo)準(zhǔn)制定上，檔案工作沒有先例可查，吉化公司檔案館借鑒相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立起更加適合本企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)和硬件保證。從過去的拍攝、制作、審查、播發(fā)，最后再到歸檔、管理、開發(fā)、利用，這是信息再生過程從繁瑣復(fù)雜中解脫的過程。通過三級聯(lián)動(dòng)，簡化了程序，推移了檔案工作的前沿，明確了原有的影像的拍攝就是檔案的形成，制作審查就是檔案的整理，播發(fā)利用與檔案的存檔管理同步進(jìn)行，不僅讓檔案工作提速，同時(shí)也減少了工作環(huán)節(jié)，也對檔案的深層次服務(wù)提出更高的要求。
在創(chuàng)新工作上，吉化公司檔案館緊跟時(shí)代步伐，隨著各種特殊載體檔案的增加，檔案管理手段也在不斷提升。檔案信息庫的建立，使得企業(yè)檔案在服務(wù)上更便捷，管理更科學(xué)有序，資源共享成為現(xiàn)實(shí)，特別是在信息化提升的同時(shí)，提出要熟練使用E6系統(tǒng)進(jìn)行多種方式查詢，由一般向“查全率、查準(zhǔn)率”的優(yōu)質(zhì)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由簡單服務(wù)向“增值服務(wù)”提升，加強(qiáng)了檔案管理的軟、硬件管理手段。由于發(fā)展的需要，公司給予了大量的投入，購置了專業(yè)的影像編制、攝制設(shè)備、大容量的檔案管理終端，確保了檔案創(chuàng)新工作的不斷深入和持續(xù)發(fā)展。
吉化公司檔案館在將以往紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程中，采取多種形式進(jìn)行數(shù)字化處理，采取新的輸入系統(tǒng)、多方聯(lián)動(dòng)、創(chuàng)新工作方式，在較短時(shí)間里完成館藏檔案50%的數(shù)字化目標(biāo)，為數(shù)字化檔案館做好了數(shù)據(jù)資源準(zhǔn)備。
吉化公司檔案館注重人才培養(yǎng)，每年要讓檔案工作者有一定的時(shí)間進(jìn)行創(chuàng)新培訓(xùn)學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流，創(chuàng)建一個(gè)良好的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵(lì)創(chuàng)新工作。吉化公司檔案館對那些在檔案創(chuàng)新工作中能夠經(jīng)常有新方法、新思路、新成果的檔案工作者給予獎(jiǎng)勵(lì)，有創(chuàng)新成果者，可在年度評先爭優(yōu)中作為一個(gè)重要條件加分，特別是對有突出創(chuàng)造才能的檔案工作者在職稱晉升，職務(wù)任免中作為加分條件。建立起這樣的一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)檔案工作者在創(chuàng)新工作上不斷有新的創(chuàng)造，也是檔案工作經(jīng)常保持在一種活力的狀態(tài)中，讓我們的工作經(jīng)常出新。
三、管理手段創(chuàng)新提升檔案服務(wù)能力
為了讓各種專項(xiàng)服務(wù)能常用常新，吉化公司檔案館專門建立了一個(gè)策劃實(shí)施團(tuán)隊(duì)，參加公司生產(chǎn)辦公例會(huì)，了解各部門日程安排，掌握新項(xiàng)目發(fā)展脈絡(luò)，參與各項(xiàng)工作服務(wù)，讓檔案工作各個(gè)部門都能在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中動(dòng)起來，有用武之地。
吉化公司檔案館在籌建“建設(shè)與保障”的一個(gè)大型回顧展中，將企業(yè)發(fā)展歷史劃分了幾個(gè)大的段落，在相關(guān)資料的征集過程中，從上到下進(jìn)行動(dòng)員，廣泛收集，采取了有償征集與無償捐贈(zèng)相結(jié)合的方式，特別是在實(shí)際操作過程中，本著走出去摸底排查，請進(jìn)來“口述歷史”的方法，讓這部分檔案的館藏?cái)?shù)量不斷增加，也為企業(yè)檔案增添了一個(gè)新門類——口述檔案。
篇4
進(jìn)行國企檔案管理工作創(chuàng)新性改革要求國企各個(gè)部門積極配合，檔案管理的工作宗旨、工作技術(shù)、工作隊(duì)伍三個(gè)方面都要跟隨時(shí)展進(jìn)行創(chuàng)新。第一，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視與管理。國企領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視與支持，幫助改善目前檔案管理人員簡陋的工作環(huán)境，投入更多專項(xiàng)資金與先進(jìn)技術(shù)支持檔案管理工作進(jìn)步與創(chuàng)新。國有企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)與管理，首先要建立一支素質(zhì)較高、結(jié)構(gòu)合理、知識全面的復(fù)合型并且相對穩(wěn)定的人才隊(duì)伍；其次要對工作人員實(shí)行考核制度與獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，對工作考核不合格的工作人員及時(shí)進(jìn)行懲罰措施，并定期組織企業(yè)員工參觀先進(jìn)企業(yè)檔案管理流程，學(xué)習(xí)目前流行的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)并積極推廣，讓公司員工能夠在學(xué)習(xí)中養(yǎng)成檔案管理規(guī)范意識。第二，提升國企檔案管理工作水平。國有企業(yè)倡導(dǎo)建立合理、科學(xué)的檔案管理制度約束管理行為，在檔案收錄、檢索等工作方面進(jìn)行創(chuàng)新性變革，檔案管理工作可以實(shí)行“三位一體”管理制度，這種管理制度要求管理方法與管理流程進(jìn)行對應(yīng)，信息收集嚴(yán)格符合檔案管理流程要求，各個(gè)環(huán)節(jié)相互牽制、相互輔助、相互呼應(yīng)，能夠合理化國企檔案管理平臺建設(shè)，提升國企檔案管理信息實(shí)用度，對國企進(jìn)行企業(yè)改革起到推動(dòng)作用。在進(jìn)行檔案管理時(shí)也應(yīng)該注意收錄檔案的質(zhì)量與信息的完整性，在進(jìn)行檔案收集后需要對檔案信息進(jìn)行挑選，將不符合收錄要求的檔案信息重新修改，將繁雜、冗長的檔案信息進(jìn)行刪減后收錄。真正能夠收入國企檔案的應(yīng)該是能夠反映國企人事狀況、經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)的真實(shí)信息，能為國有企業(yè)發(fā)展提供更多經(jīng)驗(yàn)與參考信息，有效幫助提高國有企業(yè)檔案質(zhì)量。相關(guān)工作人員應(yīng)該及時(shí)更新檔案信息防止信息遺漏，保證及時(shí)、準(zhǔn)確將企業(yè)信息計(jì)入檔案，不能貪圖數(shù)據(jù)美觀就迫于壓力私自修改信息，要保證國有企業(yè)檔案信息的真實(shí)客觀性。第三，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新國企檔案管理工作。普通電腦軟件的信息收集與處理能力已經(jīng)不能適應(yīng)新常態(tài)下的國企檔案管理需求，檔案管理應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行信息技術(shù)革新才能保證檔案管理工作效率。國企可以將計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，讓公司報(bào)表、文字檔案能夠高效轉(zhuǎn)化為可視化電腦數(shù)據(jù)，能夠減少人工數(shù)據(jù)抄錄可能出現(xiàn)的紕漏。大型國有企業(yè)可以與軟件公司合作開發(fā)自身檔案管理操作系統(tǒng)，在軟件設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮本企業(yè)檔案特點(diǎn)實(shí)行個(gè)性化設(shè)計(jì)，保證檔案系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)其他系統(tǒng)提供穩(wěn)定、高效的檔案信息，公司還應(yīng)該做好檔案管理系統(tǒng)的信息安全工作，防止外部人員鉆空子盜取企業(yè)內(nèi)部信息。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)經(jīng)營決策系統(tǒng)協(xié)同互動(dòng)，提升企業(yè)管理經(jīng)營科學(xué)性與正確性，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)現(xiàn)代化創(chuàng)新管理。
根據(jù)以上分析可以發(fā)現(xiàn)，目前國有企業(yè)對檔案管理工作缺乏重視與支持，檔案管理隊(duì)伍水平與技術(shù)運(yùn)用能力都較為低下，為使國有企業(yè)在新一輪的改革重組中有效的參與市場競爭，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)自我發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的最大化，必須加快國企檔案管理工作信息化改革與隊(duì)伍建設(shè)，讓國有企業(yè)檔案管理工作為國企創(chuàng)新改革更好服務(wù)。
作者:宋玉芬 單位:天津渤海輕工投資集團(tuán)有限公司
參考文獻(xiàn)：
篇5
（二）檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱
檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發(fā)，對于檔案管理工作應(yīng)該建立一定的管理機(jī)制，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過一定的制度規(guī)范和機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，提升檔案管理工作的社會(huì)責(zé)任感，明確檔案管理工作的工作內(nèi)容，積極的開發(fā)檔案基礎(chǔ)工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎(chǔ)性，為檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力的發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，積極的促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)發(fā)展。
二、干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制構(gòu)建
（一）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)職業(yè)吸引力
檔案管理工作應(yīng)該注重對檔案管理人員的職業(yè)技能進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過對先進(jìn)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認(rèn)知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業(yè)的吸引力。重視啟發(fā)式的激勵(lì)機(jī)制，通過績效考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對檔案管理工作人員的主動(dòng)性和積極性有所調(diào)動(dòng)。鼓勵(lì)檔案管理人員積極的進(jìn)行創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代性發(fā)展。
（二）調(diào)整薪酬分配制度，提升福利待遇
檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵(lì)機(jī)制不健全，通過有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行積極的獎(jiǎng)勵(lì)。通過薪酬制度的調(diào)整實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎(chǔ)上，加大獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認(rèn)真主動(dòng)的態(tài)度去投入到工作中去。通過獎(jiǎng)勵(lì)和晉升制度，促進(jìn)檔案管理人員積極的進(jìn)取，主動(dòng)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)信息交流培訓(xùn)力度，自覺的提升自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。
（三）注重文化交流，實(shí)現(xiàn)人文關(guān)懷
檔案管理工作接觸的工作內(nèi)容比較單一，因此應(yīng)該注重對檔案管理人員的人文關(guān)懷，促進(jìn)員工之間的工作交流。通過增加人文關(guān)懷等方面內(nèi)容，提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感。構(gòu)建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權(quán)益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
篇6
不動(dòng)產(chǎn)包含的內(nèi)容比較廣泛，其中包括了土地、房產(chǎn)、礦產(chǎn)、農(nóng)林資源等等，以往不動(dòng)產(chǎn)登記分別由不同部門負(fù)責(zé)實(shí)施。因此，在實(shí)施過程中，登記流程、登記機(jī)制、相關(guān)材料都各有標(biāo)準(zhǔn)，并不統(tǒng)一，隨著新的不動(dòng)產(chǎn)登記制度實(shí)施，當(dāng)前我們在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記制度時(shí)，統(tǒng)一由國土部門負(fù)責(zé)實(shí)施。對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作來說，由于以往登記實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)和流程都不一致，因此其檔案資料管理難度較大，無論是信息錄入，還是檔案整理，都有較大工作量。所以，需要在規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料進(jìn)行整理。事實(shí)上，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作在整合過程中面臨巨大整合壓力。首先，原涉及不動(dòng)產(chǎn)登記的各個(gè)部門都有相關(guān)機(jī)構(gòu)，而目前只是進(jìn)行業(yè)務(wù)整合，并沒有對部門機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一整合，這就使得不動(dòng)產(chǎn)登記工作量加大，但人員并沒有增長。其次，業(yè)務(wù)整合難度大，缺乏可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)。盡管通過了相關(guān)業(yè)務(wù)整合文件，但是從根本上看不動(dòng)產(chǎn)登記制度尚在實(shí)施初期，因此缺乏必要的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。最后，原有檔案資料信息整合難度大。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理涉及的內(nèi)容眾多，且歷史資料較為復(fù)雜，在實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度之后，也需要對以往的相關(guān)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一匯總、整理，但客觀上講，想要有效整理這一信息，難度極大。晉江市國土資源局在實(shí)施新的不動(dòng)產(chǎn)登記管理制度時(shí)，在停止實(shí)施舊的登記制度的同時(shí)，提出簡化不動(dòng)產(chǎn)登記資料，優(yōu)化檔案信息管理工作開展的效率和質(zhì)量。而2016年4月18日之前合法合理頒布的各類不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書仍然有效，這客觀上反映了晉江市不動(dòng)產(chǎn)登記制度實(shí)施過程中，對相關(guān)檔案資料工作的有效調(diào)整。
3不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息管理工作的作用價(jià)值
實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)登記制度的主要原因在與隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷成熟，當(dāng)前各種不動(dòng)產(chǎn)資源交易頻繁，這就使得不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬更換頻繁，因此需要通過實(shí)施相應(yīng)的登記制度，通過檔案資料信息，實(shí)現(xiàn)對權(quán)屬人權(quán)益的有效保護(hù)，而不動(dòng)產(chǎn)登記檔案就是該項(xiàng)工作實(shí)施的客觀產(chǎn)物，通過有效開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息管理工作，能夠有效記錄不動(dòng)產(chǎn)的交易情況及相關(guān)信息，從而為不動(dòng)產(chǎn)交易提供最客觀、最全面的憑證，這就為不動(dòng)產(chǎn)正常流轉(zhuǎn)提供了充足保障。此外，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是證明不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)所屬最具權(quán)威的資料。不動(dòng)產(chǎn)的物權(quán)具有排他要求，因此在某一具體不動(dòng)產(chǎn)上，不能存在互相排斥的多個(gè)物權(quán)。所以，從法律上明確了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中所記載的內(nèi)容具有唯一和具有法律證據(jù)效力的特點(diǎn)。因此，我們可以將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為不動(dòng)產(chǎn)交易過程中，信息查詢的權(quán)威來源。同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的信息就成為解決不動(dòng)產(chǎn)交易糾紛和矛盾的最客觀數(shù)據(jù)。最后，有效開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息管理工作也是現(xiàn)階段我們在資源節(jié)約型社會(huì)建設(shè)的客觀要求，目前無論是申報(bào)土地開發(fā)，還是相關(guān)資源開發(fā)，都要經(jīng)過統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)申報(bào)，通過系統(tǒng)化整理相關(guān)資料，能夠?yàn)檎麄€(gè)申報(bào)工作提供有效依據(jù)，避免低效開發(fā)現(xiàn)象的出現(xiàn)。
4構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息管理機(jī)制的具體策略
事實(shí)上，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案并非全新內(nèi)容。隨著我國不動(dòng)產(chǎn)登記制度改革不斷推進(jìn)，原有不動(dòng)產(chǎn)登記制度中，較為分散的登記現(xiàn)象得到一定改善。只是其以往存在過程中，都是以單一的形式出現(xiàn)。隨著不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的實(shí)施，構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息管理機(jī)制就極為必要，這不僅關(guān)系到不動(dòng)產(chǎn)登記制度實(shí)施效果，同時(shí)也關(guān)系到人們的具體權(quán)益。因此我們必須在結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)基礎(chǔ)上，積極探索構(gòu)建符合時(shí)代特點(diǎn)、滿足機(jī)制建設(shè)要求的檔案信息管理機(jī)制。以晉江市不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理機(jī)制創(chuàng)新為例：首先，要豐富檔案館藏場所，構(gòu)建物質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相一致的管理機(jī)制。在統(tǒng)一規(guī)范的基礎(chǔ)上，要確保及時(shí)將各項(xiàng)信息實(shí)現(xiàn)電子化錄入，便于管理和查詢。其次，要對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息所涉及的內(nèi)容進(jìn)行分類，統(tǒng)一由門戶網(wǎng)站進(jìn)行對外公布。開設(shè)規(guī)劃與建設(shè)用地管理、地籍測繪管理、土地利用管理、地質(zhì)礦藏管理各子版塊，并針對不動(dòng)產(chǎn)登記及檔案管理所涉及到的各項(xiàng)資料內(nèi)容進(jìn)行公示，在實(shí)現(xiàn)便捷工作的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息的公開化和最大化利用。此外，晉江市在福建省內(nèi)率先構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)信息化平臺建設(shè)，通過將實(shí)景三維模型應(yīng)用到不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理機(jī)制便捷運(yùn)行。最后是增加網(wǎng)絡(luò)公示和查詢，延伸不動(dòng)產(chǎn)信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理融入信息化時(shí)代建設(shè)。
5結(jié)語
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料是確保該工作開展質(zhì)量的重要依據(jù)和前提。新的不動(dòng)產(chǎn)登記制度由國土部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)指導(dǎo)開展，而其中涉及的內(nèi)容較多，信息量較大，整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息管理開展難度較大。因此，必須結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用，更新檔案信息管理思路，構(gòu)建符合時(shí)代特征、能有效推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記制度發(fā)展的信息管理新機(jī)制。
作者:柯燕萍 單位:福建省晉江市國土資源局
參考文獻(xiàn):
篇7
1.1 法定職責(zé)與任務(wù)的一般性規(guī)定。法定職責(zé)與任務(wù)的一般性規(guī)定，是指檔案法律法規(guī)和規(guī)章中有關(guān)機(jī)關(guān)檔案工作的原則性規(guī)定。這些一般性規(guī)定，是對機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)與任務(wù)的最基本要求，是各機(jī)關(guān)檔案工作必須執(zhí)行的一般性要求。
1.2 法定職責(zé)與任務(wù)的特殊性規(guī)定。是指專業(yè)法律法規(guī)和專業(yè)規(guī)章中對系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的一些原則性規(guī)定。是對系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)與任務(wù)的特殊性要求，也是系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)各機(jī)關(guān)檔案工作必須執(zhí)行的特殊性要求。
1.3 職責(zé)與任務(wù)的行政性規(guī)定。職責(zé)與任務(wù)的行政性規(guī)定，是指國家檔案行政主管部門和上級業(yè)務(wù)、行業(yè)主管機(jī)關(guān)對機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)與任務(wù)的具體要求。這些要求相對于法律法規(guī)和規(guī)章來說，對機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)定性要求更具體，更符合本機(jī)關(guān)和本行業(yè)檔案工作的實(shí)際情況。
對于一個(gè)機(jī)關(guān)來說，在確定本機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)與任務(wù)時(shí)，要充分了解上述三方面規(guī)定。原則上系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)無行政性規(guī)定的，以法律法規(guī)和規(guī)章中一般性和特殊性規(guī)定為準(zhǔn)。系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)有行政性規(guī)定的，原則上以行政性規(guī)定為準(zhǔn)，因?yàn)檫@些專業(yè)、行業(yè)的行政性規(guī)定更符合系統(tǒng)內(nèi)、專業(yè)內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際，更具有針對性。但鑒于有些行政性規(guī)定形成時(shí)間的原因，難免會(huì)產(chǎn)生行政性規(guī)定滯后于法律法規(guī)和規(guī)章一般性、特殊性規(guī)定的情況，這就需要在行政性規(guī)定的基礎(chǔ)上，以法律法規(guī)和規(guī)章的一般性、特殊性規(guī)定作補(bǔ)充，來完善本機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)和任務(wù)。當(dāng)行政性規(guī)定與法律法規(guī)和規(guī)章的一般性、特殊性規(guī)定相沖突時(shí)，應(yīng)當(dāng)請示上級業(yè)務(wù)主管和行業(yè)主管機(jī)關(guān)給予答復(fù)，上級業(yè)務(wù)主管和行業(yè)主管機(jī)關(guān)無答復(fù)的，應(yīng)以法律法規(guī)和規(guī)章的一般性、特殊性規(guī)定為準(zhǔn)。
2 立機(jī)制
按照《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定精神，機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一集中管理機(jī)制，即在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)，對其內(nèi)部機(jī)構(gòu)及其所屬單位的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對機(jī)關(guān)各類載體的檔案實(shí)行集中管理。統(tǒng)一集中管理機(jī)制包含四個(gè)方面的含義：
2.1 統(tǒng)一管理網(wǎng)絡(luò)。就是在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)形成對檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)的有效管理格局。實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是機(jī)關(guān)內(nèi)要明確一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一主管機(jī)關(guān)檔案工作，并在此基礎(chǔ)上，組建機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和任務(wù)；解決檔案工作所需的人、財(cái)、物等實(shí)際問題；協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門和所屬單位的檔案工作。統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，就是機(jī)關(guān)內(nèi)要建立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)――機(jī)關(guān)綜合檔案室，明確其職責(zé)和任務(wù)，防止機(jī)關(guān)內(nèi)檔案工作機(jī)構(gòu)重疊，工作各自為政情況的發(fā)生。
2.2 統(tǒng)一管理制度。制度是管理機(jī)制有效運(yùn)行的保障，沒有統(tǒng)一的管理制度，再好的管理機(jī)制也很難有效地運(yùn)行，可見，統(tǒng)一的檔案管理制度對機(jī)制的運(yùn)行是多么的重要。具體到一個(gè)機(jī)關(guān)來說，就是由機(jī)關(guān)綜合檔案室根據(jù)檔案法律法規(guī)、行政規(guī)章和黨的方針、政策，制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度，以機(jī)關(guān)正式文件形式，供機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和所屬單位執(zhí)行。
2.3 統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)。對機(jī)關(guān)內(nèi)部和所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，是《檔案法》賦予機(jī)關(guān)檔案部門的職責(zé)，是必須履行的職責(zé)。只有認(rèn)真履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對機(jī)關(guān)檔案工作的有效組織和管理。
2.4 集中統(tǒng)一管理全部檔案。對機(jī)關(guān)形成的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》對機(jī)關(guān)檔案工作的最基本要求，也是有效組織和管理機(jī)關(guān)檔案工作，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案作用的自身內(nèi)在需求。因此，對于一個(gè)機(jī)關(guān)，無論產(chǎn)生形成多少門類和載體的檔案，都應(yīng)按照要求由機(jī)關(guān)綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
要有效地組織和管理好機(jī)關(guān)檔案工作，就必須有強(qiáng)有力的組織管理和協(xié)調(diào)機(jī)制，來保證機(jī)關(guān)檔案工作各項(xiàng)職責(zé)與任務(wù)的有效實(shí)施。實(shí)踐證明，如果沒有一個(gè)強(qiáng)有力的組織管理和協(xié)調(diào)機(jī)制，僅靠機(jī)關(guān)檔案部門和檔案員自身的努力，是做不好機(jī)關(guān)檔案工作的，也很難實(shí)現(xiàn)對機(jī)關(guān)檔案工作的有效組織和管理。
3 建機(jī)構(gòu)
建立與機(jī)關(guān)規(guī)模、職能活動(dòng)相適應(yīng)，設(shè)置合理的檔案工作機(jī)構(gòu)，是有效組織和管理好機(jī)關(guān)檔案工作，保障管理機(jī)制有效運(yùn)行的核心動(dòng)力和重要推手。
3.1 建立機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。建立機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)本單位檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、有效組織和管理的基本保證。機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)有以下幾個(gè)方面：一是定期召開機(jī)關(guān)檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)議，研究解決機(jī)關(guān)檔案工作中遇到的問題；二是負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、規(guī)章制度的審核，組織檔案法規(guī)、方針政策和業(yè)務(wù)規(guī)范文件的學(xué)習(xí)、貫徹和落實(shí)；三是負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案鑒定、銷毀和受限檔案利用的審批工作；四是監(jiān)督檢查本機(jī)關(guān)文件歸檔和檔案的接收、移交工作；五是負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)檔案工作內(nèi)調(diào)外聯(lián)工作。
3.2 設(shè)置機(jī)關(guān)綜合檔案室。機(jī)關(guān)綜合檔案室是對機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行有效組織和管理的具體執(zhí)行部門，是機(jī)關(guān)檔案工作法定職責(zé)與任務(wù)的具體承辦機(jī)構(gòu)，也是集中保管機(jī)關(guān)全部檔案的保管場所。設(shè)置機(jī)關(guān)綜合檔案室包括以下幾方面內(nèi)容：一是明確機(jī)關(guān)綜合檔案室職責(zé)與任務(wù)。二是選擇合適檔案保管和辦公場所。三是配置相應(yīng)檔案保管保護(hù)設(shè)施和設(shè)備。機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)保管檔案的需要，配置足量的檔案柜架；根據(jù)機(jī)關(guān)檔案工作需要，配置必要的檔案保護(hù)和數(shù)字化設(shè)備，以利于綜合檔案室工作開展。四是配置專兼職檔案員。機(jī)關(guān)專兼職檔案員是機(jī)關(guān)綜合檔案室職責(zé)和任務(wù)的具體執(zhí)行者，配備好檔案專兼職工作人員關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)和任務(wù)能否落實(shí)好、實(shí)現(xiàn)好的關(guān)鍵所在。
4 定制度
機(jī)關(guān)檔案工作制度是機(jī)關(guān)有關(guān)檔案工作的工作規(guī)范和準(zhǔn)則。具體到一個(gè)機(jī)關(guān)，主要包括三方面內(nèi)容：
4.1 綜合性檔案工作制度。綜合性機(jī)關(guān)檔案工作管理制度是指對機(jī)關(guān)檔案工作總體性進(jìn)行綱領(lǐng)性規(guī)范的原則性規(guī)定。主要包括三方面的內(nèi)容：一是本機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制、管理機(jī)制、發(fā)展規(guī)劃等方面的原則性規(guī)定。如，機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃、機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一集中管理原則等。二是機(jī)關(guān)綜合檔案室和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職責(zé)任務(wù)、管理權(quán)限及專兼職檔案員任職要求方面的原則性規(guī)定。如，專兼職檔案員任職條件、綜合檔案室職責(zé)等。三是對機(jī)關(guān)檔案工作內(nèi)容、范圍、形式及相應(yīng)保障措施的原則性規(guī)定。如，機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案災(zāi)害應(yīng)急方案等。綜合性檔案工作制度都是一些原則性規(guī)定，其具體的措施需要在業(yè)務(wù)性檔案工作制度中完善和細(xì)化。
4.2 業(yè)務(wù)性檔案工作制度。業(yè)務(wù)性檔案工作制度包括一般性規(guī)定和專門性規(guī)定兩個(gè)方面。一般性規(guī)定也就是平時(shí)說的機(jī)關(guān)綜合檔案室七項(xiàng)制度，即，文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案移交制度。專門性制度是指針對機(jī)關(guān)檔案工作各環(huán)節(jié)工作的一些具體性規(guī)定，如，檔案庫房管理制度、電子文件歸檔制度、會(huì)計(jì)文件歸檔制度等，此類制度是對綜合性檔案工作制度的具體細(xì)化和補(bǔ)充。各機(jī)關(guān)可根據(jù)本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的不同，制定出符合本機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際的各種管理制度，以利于機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理。
4.3 輔檔案工作制度。輔檔案工作制度是指為保證機(jī)關(guān)檔案工作有效組織和管理的一些行政性規(guī)定。如，檔案員崗位責(zé)任制、機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)任務(wù)考核辦法等。
制定機(jī)關(guān)檔案工作制度是有效組織和管理機(jī)關(guān)檔案工作的重要手段，是機(jī)關(guān)檔案工作形成持續(xù)發(fā)展長效機(jī)制的重要保證。實(shí)踐證明，沒有有效的制度約束機(jī)制，就談不上對機(jī)關(guān)檔案工作的有效組織和管理。
5 規(guī)范化
實(shí)行規(guī)范化管理是有效組織管理機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)有之義，是組織管理好機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)在要求。
5.1 工作管理制度化。用統(tǒng)一的管理制度來覆蓋機(jī)關(guān)檔案工作的各個(gè)管理環(huán)節(jié)，使之成為機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理制度的有機(jī)組成部分，是機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的重要前提，也是形成機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理約束機(jī)制的重要保證。
5.2 工作環(huán)節(jié)程序化。工作環(huán)節(jié)程序化是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵措施。工作環(huán)節(jié)程序化，就是將機(jī)關(guān)檔案工作各個(gè)工作環(huán)節(jié)，按照其內(nèi)在的邏輯關(guān)系，編制成具有相對確定程序的過程。對機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分調(diào)研分析各工作崗位任務(wù)、職責(zé)權(quán)限以及本崗位與其他崗位關(guān)系基礎(chǔ)上，繪制各崗位程序化運(yùn)行圖，并編制運(yùn)作說明，使各崗位檔案員清楚自己的工作任務(wù)、職責(zé)權(quán)限，明白自己的管理行動(dòng)線路，了解自身崗位與其他崗位之間的協(xié)作事項(xiàng)，通力合作，只有這樣，才能將機(jī)關(guān)檔案工作程序化管理貫徹到底。
5.3 工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化。工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化就是將機(jī)關(guān)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來衡量，使所做的每一項(xiàng)工作都有章可循，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。一個(gè)機(jī)關(guān)如果沒有統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)來衡量，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)自行其是，會(huì)造成工作上的混亂。如，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)歸檔電子文件格式不統(tǒng)一、著錄項(xiàng)目不一致等，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案檢索和利用上的困難，使原來的工作成為無效的勞動(dòng)。由此可見，盡管機(jī)關(guān)內(nèi)各部門的工作環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容不同，但其衡量工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)必須是相同的。要對機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行規(guī)范化管理，就必須通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)，使機(jī)關(guān)內(nèi)各部門的分工合作有一個(gè)統(tǒng)一的準(zhǔn)則和依據(jù)，成為其不可缺少的紐帶。
6 勤督導(dǎo)
篇8
一、文書檔案管理中存在的問題
（一）不穩(wěn)定的機(jī)體特征導(dǎo)致文書檔案易流失。文書檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在較前的歷史時(shí)期還未普及，紙張是文書檔案最常見、也是最主要的物質(zhì)載體。但紙張本身的物理與化學(xué)特征均較不穩(wěn)定，易遭受各類不可逆的毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)。從物理特征來看，文書檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風(fēng)化等；從其化學(xué)特征來看，文書檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類化學(xué)腐蝕。
還需注意到的是，手寫檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風(fēng)險(xiǎn)。無論是鋼筆書寫抑或是碳素筆寫就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風(fēng)干、墨水凝華、墨水蒸發(fā)等的可能，無論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書檔案記載內(nèi)容的識別、確認(rèn)與精讀。
（二）繁浩的文書數(shù)量導(dǎo)致檔案檢索較困難。縱然圖書館學(xué)與檔案管理學(xué)已經(jīng)為管理和檢索文書檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個(gè)方面的問題。
第一，在按照非自動(dòng)化索引法進(jìn)行非稻菘獗嗯諾姆槳趕攏人工編排、檢索會(huì)在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經(jīng)驗(yàn)，到圖書館借閱書籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時(shí)間、將自己所要找尋的書目對號入座需要一段時(shí)間、找到自己書目所在的索引區(qū)需要一段時(shí)間、在堆疊的各式相近書籍中找尋到自己所需要的書目又得花費(fèi)一定的時(shí)間，如此通過經(jīng)驗(yàn)對照，該論點(diǎn)不言自明；這僅是檢索過程，回照初始的人工編排，更加可想而知。
第二，人工編排、取閱后復(fù)原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書還書的例子，我想我們都有如是的經(jīng)驗(yàn)，即，將書目歸還柜臺后，下次再借閱相同書籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)書目并不在同一檢索區(qū)；甚或借閱其他不同類型書籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)上次所借書籍竟在附近書架。這大抵是由于復(fù)原工作疏誤造成的，如此會(huì)造成一定程度的檔案混亂，若聯(lián)結(jié)成片甚至成為常態(tài)，則檔案的檢索、管理工作將會(huì)陷入無序狀態(tài)。
二、文書檔案現(xiàn)代化管理機(jī)制的構(gòu)建
（一）引入數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術(shù)當(dāng)屬數(shù)據(jù)庫管理，與之相匹配的文書檔案管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索。
篇9
（一）選拔人才依據(jù)。在進(jìn)行人才選拔時(shí)，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當(dāng)事人當(dāng)前各方面的表現(xiàn)外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關(guān)于人才的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治立場、能力評價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)信息，為選拔人才提供依據(jù)。此外，通過高效而優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理，還能為人才業(yè)績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規(guī)范化的管理工作，關(guān)系到每一個(gè)員工的前途和切身利益，關(guān)系到單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，關(guān)系到對于人才的公正評判。
（二）實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置。每一個(gè)員工的特質(zhì)都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實(shí)現(xiàn)了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個(gè)員工安排到最適合他的崗位上。要想實(shí)現(xiàn)對人力資源的最佳配置，就必須對每一個(gè)員工的人事檔案材料認(rèn)真收集，細(xì)致整理、全面分析、準(zhǔn)確評價(jià)。隨著時(shí)間和環(huán)境方面發(fā)生的變化，員工的崗位變動(dòng)和優(yōu)勝劣汰更是在所難免，此時(shí)人事檔案管理就顯得更加重要。
二、人事檔案管理弊端
現(xiàn)階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現(xiàn)今的社會(huì)形勢存在著脫節(jié)。尤其是不少單位已經(jīng)普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機(jī)制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經(jīng)濟(jì)不斷飛速發(fā)展的今天，積極地引進(jìn)人才，對于一個(gè)單位的發(fā)展來說是至關(guān)重要的。然而，由于當(dāng)今人才流動(dòng)的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復(fù)雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復(fù)雜許多。
（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學(xué)起乃至今后工作中伴隨學(xué)習(xí)、升遷等成長過程中形成的記錄材料。基層單位人事檔案管理是根據(jù)傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行的。它大多數(shù)記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現(xiàn)相對個(gè)人工作能力、個(gè)性特點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，隨著市場經(jīng)濟(jì)提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個(gè)人影響的重要性缺乏認(rèn)識，基層單位也沒有專業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員，缺乏必要的保管設(shè)施及專業(yè)的管理技能，而導(dǎo)致人事檔案材料歸檔不及時(shí)、缺項(xiàng)、缺失，影響了檔案的完整性以及時(shí)效性。檔案材料不完整、管理落后是現(xiàn)今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。
（二）管理者綜合素質(zhì)偏低。開展信息化的檔案資源管理是時(shí)展的趨勢，要求管理者務(wù)必熟練操作計(jì)算機(jī)，使用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及各種檔案管理的軟件，學(xué)會(huì)發(fā)掘更多檔案信息的價(jià)值等。但從實(shí)際現(xiàn)狀來看，基層檔案管理者的綜合素質(zhì)偏低，根本無法應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息軟件進(jìn)行辦公，僅僅只是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設(shè)。
（三）檔案管理形式多種多樣。基層單位的檔案資料主要以紙質(zhì)為主。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用有些單位也開始向電子化檔案發(fā)展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進(jìn)行有效整合，各個(gè)部門分別按各自的方式方法管理對應(yīng)的材料，很少進(jìn)行交流與數(shù)據(jù)共享，一旦需要查找某個(gè)員工的相關(guān)資料，那么就需要花費(fèi)更多的時(shí)間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進(jìn)行信息化管理的，也沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。所以，要使基層人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)到實(shí)處還有很多工作要做。
三、檔案管理對策
（一）全面檔案內(nèi)容。人事檔案的不全面性主要是因?yàn)榕f的管理體制所限，人事人員都是按照傳統(tǒng)方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業(yè)、崗位不確定性以及人才頻繁流動(dòng)也是造成檔案資料不全面、缺失、時(shí)效性差的原因。基層單位應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，檔案管理人員要專職、專業(yè)培訓(xùn)。要及時(shí)收集、追蹤個(gè)人檔案資料。檔案內(nèi)容的收集應(yīng)該加強(qiáng)員工的個(gè)人能力包括組織能力、協(xié)調(diào)溝通能力、合作精神、創(chuàng)新意識以及心理素質(zhì)等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質(zhì)，而不是僅限于學(xué)歷程度及政治表現(xiàn)。除了這些內(nèi)容的收集，還需要將當(dāng)事人平時(shí)的工作業(yè)績、工作情況以及他們在活動(dòng)中的表現(xiàn)予以考核的情況也要及時(shí)歸檔。為全面、完整地體現(xiàn)員工的個(gè)人檔案內(nèi)容，還要將他們在學(xué)術(shù)與技術(shù)上的成果予以記錄歸檔。
（二）積極開展數(shù)字檔案的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，我國各單位檔案資料也開始向數(shù)字化檔案方向發(fā)展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進(jìn)行有效整合。其次，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。單位在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術(shù)強(qiáng)大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。為此，要提高信息化、數(shù)字化建設(shè)的意識，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和措施，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事檔案方面的業(yè)務(wù)建設(shè)。如今，在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經(jīng)濟(jì)體制相得益彰，來更好地為市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制服務(wù)。人事檔案就是在市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機(jī)構(gòu)，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負(fù)擔(dān)，節(jié)省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優(yōu)化。
除了以上三點(diǎn)之外，我們還應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)人事檔案的保密性方面的建設(shè)，堵住在檔案管理環(huán)節(jié)中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。
篇10
1計(jì)算機(jī)檔案管理的基本功能
1.1推動(dòng)檔案信息的數(shù)字化
在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，由于數(shù)量巨大，而且管理十分復(fù)雜，無論是在整理、收集上都是十分艱巨的任務(wù)，在最后的歸檔階段成為最大的麻煩，復(fù)雜且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。對于日后的查詢也不是特別的方便，隨著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)電子檔案管理法成為一種必然，在保存上、收集上都更加方便。電子檔案可以隨時(shí)修改，但這一點(diǎn)既是優(yōu)勢，也是劣勢。在人力資源錄入上，存在錯(cuò)誤可以及時(shí)修改，但也可能被不良人員進(jìn)行暗箱操作。總之，計(jì)算機(jī)檔案管理方式實(shí)現(xiàn)了管理的數(shù)字化和信息化，最大限度的提高了檔案的使用效率，并且降低了成本支出，可以滿足更多的要求，因此從整體上具有更多的優(yōu)勢。
1.2推動(dòng)檔案管理智能化
隨著計(jì)算機(jī)管理的出現(xiàn)，檔案管理過程中的大量信息得以快速處理，檔案管理涉及多個(gè)方面，只有智能化的計(jì)算機(jī)管理才能推動(dòng)檔案管理。檔案管理在各方面的需求也不斷增加，采用不同的信息管理軟件，只通過一次錄入就可以完成檔案的保存等工作，也使得大量的信息檔案得以進(jìn)一步的開發(fā)。智能化是檔案管理的一種重要手段，也是計(jì)算機(jī)出現(xiàn)的一種必然現(xiàn)象。未來，我們要將人工管理和智能化管理結(jié)合起來，這樣才能發(fā)揮其最大的作用。最后，通過智能化的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享化，推動(dòng)檔案信息共享化。目前的檔案管理水平已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息檢索網(wǎng)絡(luò)化。計(jì)算機(jī)管理融合了現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能終端等技術(shù)結(jié)合起來，使得其功能更加強(qiáng)大，使用范圍更加廣泛，現(xiàn)今的計(jì)算機(jī)檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了單機(jī)檢驗(yàn)和在線檢索等基本功能，資源共享更深一種簡單的技術(shù)。
2影響計(jì)算機(jī)檔案管理的主要因素
2.1數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)
計(jì)算機(jī)電子檔案雖然存在一個(gè)優(yōu)勢，就是對于錯(cuò)誤的檔案可以隨時(shí)修改，但由于檔案通過一定的方式可被其他人所見，這使得正確的檔案也可能被修改，出現(xiàn)一些檔案失準(zhǔn)的現(xiàn)象。并且這一現(xiàn)象對于當(dāng)事人和對于管理人都是一種負(fù)擔(dān)。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)檔案管理過程中，需要大量的人工錄入、傳輸，目前狀態(tài)下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。在這一過程中，也很容易受到來自網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)病毒的侵蝕。一旦信息丟失，就很難再找回，這是電子檔案丟失的主要原因，雖然檔案的保存更加方便，但丟失也是一種不可避免的事情。檔案的管理受到網(wǎng)絡(luò)安全的挑戰(zhàn)，如何能夠確保計(jì)算機(jī)檔案管理的安全性，使信息更加準(zhǔn)確，則成為這一時(shí)期檔案管理的主要問題。
2.2檔案管理人員綜合素質(zhì)影響
檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的過程，并且管理人員的薪資待遇并不高，這項(xiàng)工作的發(fā)展空間小，因此其受歡迎程度不高。在具體的工作中，就會(huì)表現(xiàn)為管理不認(rèn)真，管理過程散漫，存在人為的檔案錯(cuò)誤，對檔案的保護(hù)也不夠。使得我國檔案管理雖然已經(jīng)進(jìn)行了多年，但管理效果并不盡如人意，而且管理觀念上更新也較慢，部分管理人員缺少有檔案文件缺乏“保存”和“歸檔”意識，還沒有正確區(qū)分電子檔案和紙質(zhì)檔案的真正區(qū)別，沒有重視到如何來保存電子檔案，也沒有對其進(jìn)行正式的歸檔與保存，導(dǎo)致信息很輕易的就被其他人獲取。在原始檔案和電子檔案的保存上，認(rèn)為原始檔案需要保護(hù)，但電子檔案只需要錄入就算完成任務(wù)，這恰恰給檔案管理帶來了災(zāi)難。另一方面，在正確的輸入下，可以很方便的調(diào)出需要的檔案，但由于錄入人員不認(rèn)真，導(dǎo)致信息有誤，這樣比紙質(zhì)檔案更難找到。理念上的落后就會(huì)造成查找不方便等問題，因此計(jì)算機(jī)檔案管理的影響因素就會(huì)成為電子信息時(shí)代檔案管理的一種阻礙。
2.3檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
近年來，計(jì)算機(jī)檔案管理效率已經(jīng)得到提高，并且還在快速的發(fā)展，憑借這一發(fā)展勢頭，計(jì)算機(jī)檔案將成為一種全新的管理方案。但事實(shí)上，我國各個(gè)地方的檔案管理并為采用統(tǒng)一的手段，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對應(yīng)的檔案管理問題也是不斷的出現(xiàn)。在檔案開發(fā)上，就存在一個(gè)較為突出的問題，那就是檔案管理部門不能提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在很大程度上，管理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)存在差異，檔案數(shù)據(jù)格式不兼容因此很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，一定程度上降低了管理效率。所謂的國家管理并未出臺，也缺少相關(guān)的指導(dǎo)意見。檔案管理的核心就是資源共享，不能實(shí)現(xiàn)資源共享就會(huì)使得其檢索受到影響，數(shù)據(jù)交換乃至建立全國性計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的制約瓶頸。
3計(jì)算機(jī)檔案管理的控制措施
3.1強(qiáng)化數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)管理的加強(qiáng)是計(jì)算機(jī)檔案管理的前提，也是目前需求解決的問題之一。加強(qiáng)基礎(chǔ)管理才能確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。也是未來計(jì)算機(jī)智能化和數(shù)字化的重要條件，管理理念上，要重視電子檔案的管理，與紙質(zhì)檔案一樣需要進(jìn)一步的加強(qiáng)。相關(guān)部門應(yīng)加大對于檔案管理的重視程度，加強(qiáng)對于檔案管理人員的培訓(xùn)，投入人力的同時(shí)也要投入財(cái)力，使管理人們認(rèn)可檔案管理。通過手工錄入、掃描錄入等形式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，這樣可以確保其準(zhǔn)確性，并且減少工作人員的壓力，為工作效率的提高奠定了基礎(chǔ)。
3.2推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理
要確保計(jì)算機(jī)檔案管理的規(guī)范化，就要加大管理力度。全面整合各類檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源總量增加，質(zhì)量提高，并且實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)優(yōu)化。另外，還需要加強(qiáng)對于電子檔案共享平臺的建立，建立多種的平臺供管理者參考，推進(jìn)服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，建立長效的管理機(jī)制，使檔案管理能夠提上日程，在這一管理方案下，我國電子檔案的管理水平才會(huì)穩(wěn)步上升。最后，根據(jù)檔案管理需求，應(yīng)遵守標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，并且正式管理的方式，從而推進(jìn)傳統(tǒng)的載體檔案的數(shù)字化和電子化進(jìn)程。對于網(wǎng)絡(luò)管理中存在的具體的問題，還要根據(jù)互聯(lián)互通的方式將紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的結(jié)合更加緊密，建立與完善當(dāng)下計(jì)算機(jī)管理的數(shù)據(jù)庫，不要忽視紙質(zhì)檔案的作用，而是要發(fā)揮其在電子檔案轉(zhuǎn)化中的作用。
3.3完善計(jì)算機(jī)檔案管理制度
針對我國目前檔案管理意識上存在的問題，應(yīng)進(jìn)一步的完善的計(jì)算機(jī)管理的工作的規(guī)章制度，包括計(jì)算機(jī)的相關(guān)資料。文檔和數(shù)據(jù)上的基本數(shù)據(jù)，在計(jì)算機(jī)上的整理合歸檔備案。對計(jì)算機(jī)檔案管理人員進(jìn)行考核與評價(jià)，禁止檔案管理人員泄露機(jī)房內(nèi)的數(shù)據(jù)和資料，不得以任何一種方式將信息以及相關(guān)的有效文件隨意傳播。在涉及到網(wǎng)絡(luò)問題上，還應(yīng)該做到妥善存放，尤其是針對非本市戶口人員的檔案，要確保其真實(shí)性，還要進(jìn)行正確的查閱。實(shí)現(xiàn)完全的制度化的管理方案，才能確保檔案管理的高效性。
3.4強(qiáng)化計(jì)算機(jī)檔案管理人才建設(shè)
由于計(jì)算機(jī)檔案管理也是一項(xiàng)具有復(fù)雜性和專業(yè)性的工作，因此需要一只專業(yè)性的隊(duì)伍。從學(xué)歷上來看，檔案管理人員的學(xué)習(xí)可以滿足工作需求，但在相關(guān)的技能培訓(xùn)和理念轉(zhuǎn)變培訓(xùn)上依然缺乏。應(yīng)從信息技術(shù)發(fā)展角度要求管理人員，使其信息技術(shù)的掌握能力得到增強(qiáng)。增加檔案管理人員的薪資水平，并且增加社會(huì)對這一職業(yè)的認(rèn)識程度，引入更多的年輕人來加入這一行列，更好的促進(jìn)檔案管理的高效性。并且對相關(guān)人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使其技術(shù)水平上得到提高。也可以考慮結(jié)合本地區(qū)和外部地區(qū)的人才，形成一種團(tuán)體優(yōu)勢，解決人才匱乏的問題。提出檔案管理中的共性問題，實(shí)現(xiàn)共同解決。針對檔案管理人才的培養(yǎng)上，還可以從高校內(nèi)部建立檔案管理等相關(guān)專業(yè)，或者開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)班，培養(yǎng)一批專門負(fù)責(zé)此類工作的人員，可以使檔案管理工作與部門其它更有發(fā)展的工作聯(lián)系在一起，給與員工更大的發(fā)展空間，使其從主觀上喜歡上這份工作。
4總結(jié)
檔案信息是信息系統(tǒng)管理中不可缺少的部分，在社會(huì)發(fā)展中占據(jù)主要的地位。在管理過程中，需要正確認(rèn)識檔案管理的作用，并且要關(guān)注其管理流程，提高管理技術(shù)和管理重視程度，減少電子檔案管理中的問題，確保其高效性。對于管理部門來說，應(yīng)致力于分析影響計(jì)算機(jī)檔案的因素，并且通過各種途徑來解決問題，采用計(jì)算機(jī)檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃，建立完善的管理制度，并且要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)檔案管理人才，總之要不斷的改進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理水平。
參考文獻(xiàn)
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篇11
一、質(zhì)檢機(jī)構(gòu)文書檔案的重要性
文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂，包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，已經(jīng)逐漸發(fā)展成為質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案資料不可或缺的重要組成部分，是記載質(zhì)檢機(jī)構(gòu)創(chuàng)立、建設(shè)、改革與發(fā)展歷史，反映決策與管理工作真實(shí)面貌的重要的信息資源和精神財(cái)富。因此，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)自身的文書檔案管理工作。
二、質(zhì)檢機(jī)構(gòu)文書檔案管理存在的主要問題
（一）思想不重視。由于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)主要是從事產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)檢測工作，因此，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)往往對于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案、資質(zhì)證書等“偏技術(shù)類”的檔案十分重視，但是對于文書檔案的歸集、整理、保存和利用等卻不甚重視，甚至在有的地市質(zhì)檢機(jī)構(gòu)還是一片無人問津的空白之地。
（二）歸集不齊全。由于文書檔案立卷歸檔的范圍較為廣泛，因此，往往存在著歸集不齊全的問題。文書檔案的管理工作首先是從本單位各個(gè)部門在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生、形成的各類文書資料開始的，但是由于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的工作人員普遍存在著對于文書檔案不重視的現(xiàn)象，因此，往往很多時(shí)候，各個(gè)部門的工作人員時(shí)常會(huì)“忘記”把重要的文書資料移交至檔案管理人員手中，導(dǎo)致重要的文書資料未能歸檔。
（三）素質(zhì)有欠缺。主要是指檔案工作人員的培訓(xùn)工作有待于進(jìn)一步加強(qiáng)。質(zhì)檢機(jī)構(gòu)作為一個(gè)技術(shù)含量較高的行業(yè)，其實(shí)非常重視培訓(xùn)工作，但是由于對于文書檔案管理工作長期不重視的原因，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理人員往往沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接手文書檔案管理工作，對于檔案的分類、立卷等專業(yè)的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領(lǐng)，更不能及時(shí)地更新文書檔案的管理理念，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。
（四）管理不規(guī)范。由于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)對于文書檔案的不重視以及檔案管理人員對于文書檔案專業(yè)知識的掌握等原因，造成了質(zhì)檢機(jī)構(gòu)文書檔案的管理普遍存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，比如：沒有按照國家檔案局令第8號 、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）等有關(guān)規(guī)定的要求，以“件”為單位對文書檔案進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等整理工作，而是單純地按照本單位的慣用做法和檔案管理人員的理解進(jìn)行整理。另外一個(gè)比較突出的現(xiàn)象就是對于文書檔案的借閱沒有嚴(yán)格的批準(zhǔn)、登記、歸還等程序，比較隨意，容易造成失密、丟失等不良后果。
三、加強(qiáng)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)文書檔案管理的對策措施
（一）做好宣傳工作，提高單位對文書檔案工作的重視程度。單位各個(gè)部門和工作人員對于文書檔案工作的重視是做好文書檔案管理工作的必要前提，沒有各個(gè)部門的配合，就難以確保各類文書資料及時(shí)、齊全地歸集到檔案管理人員的手中。因此，檔案管理工作人員要積極主動(dòng)的做好文書檔案工作的匯報(bào)和宣傳工作，通過多種形式的活動(dòng)向單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員宣傳文書檔案對于單位工作的支持與服務(wù)作用，積極爭取大家對于文書檔案工作的理解、重視和支持，為做好文書檔案的管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
（二）加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，做好文書檔案的歸集工作。要做好文書檔案工作，檔案工作者一定要經(jīng)常性地到深入到本單位各個(gè)部門的實(shí)際工作中去，主動(dòng)了解各個(gè)部門尤其是主要業(yè)務(wù)部門和與文書檔案管理工作密切相關(guān)的重要部門正在或者將要進(jìn)行的新的工作。同時(shí)，還要根據(jù)本單位的實(shí)際工作，主動(dòng)思考檔案工作要怎樣圍繞單位的中心和重點(diǎn)工作進(jìn)行，怎樣才能收集到能夠展示單位歷史和現(xiàn)狀、促進(jìn)單位未來發(fā)展的各類資料，以及如何做好資料的收集和整理工作等方面的問題。
（三）完善工作機(jī)制，搭建文書檔案管理體系。近年來國內(nèi)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的規(guī)模在不斷擴(kuò)張，一些省級質(zhì)檢院所的團(tuán)隊(duì)規(guī)模都已經(jīng)突破了五百人。在這樣規(guī)模的質(zhì)檢機(jī)構(gòu)中，要想做好文書檔案的管理工作，尤其是收集工作，單純依靠檔案管理工作人員的宣傳與協(xié)調(diào)是難以實(shí)現(xiàn)的。最有效的辦法還是要完善工作機(jī)制，在各個(gè)部門設(shè)置專職或者兼職的檔案管理崗位，負(fù)責(zé)本部門文書檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告等各類檔案的收集、整理、移交等工作。
（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高文書檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。文書檔案工作者的素質(zhì)、能力與水平對于做好文書檔案的管理工作起著十分重要的作用。而且文書檔案管理工作不僅要求管理人員具有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識，還要求他們知識面要廣，包括文、地、史、哲、理、數(shù)等方面的基本知識。因此，一定要高度重視對文書檔案管理人員的培訓(xùn)，為他們提供交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。
（五）完善規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)定做好文書檔案的管理工作。建立有效的管理機(jī)制和程序，嚴(yán)格按照規(guī)章制度做好文書檔案的收集、整理、歸檔、借閱等各項(xiàng)工作。同時(shí)，一定要通過多種方式，在本單位做好文書檔案管理制度的普及、宣傳工作，尤其是各個(gè)部門專職（或兼職）檔案管理工作人員的培訓(xùn)，讓各個(gè)部門專職（或兼職）檔案管理工作人員對于文書檔案的歸檔范圍、整理方式、移交時(shí)間、保管期限等要素有充分的了解和掌握。
綜上所述，文書檔案管理工作在質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的工作中起著越來越重要的支持與服務(wù)作用，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。實(shí)行全面科學(xué)化的文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。這就要求相關(guān)部門必須重視文書檔案管理工作，強(qiáng)化文書檔案管理水平，加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)與合作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)地提高文書檔案管理工作水平，從而充分發(fā)揮文書檔案的功能，為單位履行工作職責(zé)提供可靠的保障與有效的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]曾為華. 淺談文書檔案管理.城市建設(shè)理論研究.2012（14）
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1 檔案收集整理概述
和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復(fù)雜的多。對于檔案收集來說，其最終目標(biāo)是指導(dǎo)多種工作的開展，進(jìn)一步查考?xì)v史事件。要想推動(dòng)檔案收集整理工作有效開展，必須保障檔案材料的真實(shí)性、完整性。檔案收集工作就是把各個(gè)部門的有參考價(jià)值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進(jìn)一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發(fā)揮查考作用，有利于各個(gè)部門順利開展工作。
2 檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價(jià)值分析
2.1 提高檔案意識
我國現(xiàn)在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識，在收集檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象和檔案不完整的現(xiàn)象，這樣一來，有關(guān)部門的工作開展缺乏完整的檔案信息，不利于順利開展工作。在管理檔案時(shí)，管理人員的檔案管理意識不足主要有以下幾個(gè)體現(xiàn)：第一，檔案管理人員在收集檔案和整理檔案時(shí)不夠完整，很多單位領(lǐng)導(dǎo)外出參加的會(huì)議紀(jì)錄和文件資料沒有及時(shí)收集，導(dǎo)致檔案材料的不完整性；第二，在日常工作時(shí)，很多部門重要的交流內(nèi)容沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案信息不完整性；第三，在有關(guān)部門開展工作時(shí)，很多資料和證件收集不完整，導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案管理的多種問題。綜合來看，檔案管理人員必須樹立正確的檔案管理理念，提高個(gè)人檔案意識，通過共同努力，推動(dòng)檔案管理工作有效開展。
2.2 完善檔案管理制度
檔案的收集和整理工作難度比較高，工作量大，有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)要加大重視力度，向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理人員的檔案意識。另外，在日常檔案管理工作中，通過加大對檔案和文件的重視力度，了解其對單位和部門各項(xiàng)工作開展的重要意義。而對于相關(guān)機(jī)構(gòu)來說，充分和自身發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案管理制度，使檔案管理人員可以按照檔案具體內(nèi)容和形式合理整理檔案。對于相關(guān)機(jī)構(gòu)來說，必須加大制度建設(shè)力度，進(jìn)一步完善相關(guān)的檔案管理制度，從制度的角度加強(qiáng)管理，使檔案管理人員可以按照制度來對相關(guān)資料進(jìn)行區(qū)分，進(jìn)一步提高其質(zhì)量和效率，另外，通過完善檔案管理考核制度，進(jìn)一步把工作落實(shí)到個(gè)人，提高檔案收集整理的效率。
2.3 提高檔案收集效率
現(xiàn)階段的檔案形式和內(nèi)容比較復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化趨勢，檔案的收集和整理工作也存在一定的難度，所以導(dǎo)致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案收集管理工作，督促各個(gè)部門進(jìn)行溝通，加強(qiáng)交流，以此推動(dòng)檔案收集和管理工作的順利開展。因?yàn)槿狈侠淼臋n案管理標(biāo)準(zhǔn)，加上缺乏統(tǒng)一的管理模式，所以導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面。由于缺乏合理的管理機(jī)制約束檔案管理工作，導(dǎo)致檔案整合工作難以和標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務(wù)，通過多種途徑收集檔案信息，加強(qiáng)和各個(gè)部門的溝通和交流，及時(shí)上交需要?dú)w檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時(shí)催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續(xù)相關(guān)部門工作開展提供參考依據(jù)。
2.4 優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)模式
檔案管理人員要有一定的服務(wù)意識，通過多種途徑實(shí)現(xiàn)和檔案需要者的溝通交流。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)線上和線下兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合，而對于檔案人員來說，要樹立真誠的服務(wù)態(tài)度，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為檔案信息需求者提供服務(wù)，提高資源共享率。通過不同檔案的狀況分析，整理檔案和篩選檔案內(nèi)容，意識到檔案的作用，發(fā)揮其重要價(jià)值。除此之外要按照檔案的整理保存狀況，編印相關(guān)的檔案參考資料，使人們的日常檔案查詢具有一定依據(jù)。總之，只有加大對檔案收集和整理工作的重視力度，才可以提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，提高檔案服務(wù)水平。
2.5 提高檔案管理人員的從業(yè)水平
在我國的檔案管理人員中，高素質(zhì)的人員比重較少，這必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理過程出現(xiàn)問題。具體來看，有以下幾個(gè)方面的措施：第一，相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)要和檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合，進(jìn)一步制定合理的規(guī)章秩序；第二，要及時(shí)約束檔案管理人員的不合理行為，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，提高個(gè)人專業(yè)技能；第三，通過加大培訓(xùn)力度，開展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理者樹立檔案管理理念，切實(shí)提高檔案管理工作效果；第四，通過和檔案管理過程相結(jié)合，制定檔案管理工作懲罰機(jī)制，鼓勵(lì)在n案管理工作中表現(xiàn)突出的檔案管理者，提高其工作積極性。
2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)
現(xiàn)代化的理性發(fā)展導(dǎo)致檔案從業(yè)人員必須提高自身水平，實(shí)現(xiàn)職業(yè)行為的規(guī)范化，所以必須建立行業(yè)的職業(yè)道德體系，對于檔案部門來說，要通過制定規(guī)章制度和守則不斷落實(shí)從業(yè)者的職業(yè)道德，一方面要考慮檔案職業(yè)道德規(guī)范強(qiáng)制性的應(yīng)用，還要關(guān)注各個(gè)檔案管理人員的內(nèi)心世界，在他們的內(nèi)心深處并不希望過辦公室和檔案室兩點(diǎn)一線的生活，他們迫切希望和社會(huì)生活接軌，通過和社會(huì)各界的交流，充分實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，增強(qiáng)個(gè)人的責(zé)任感和社會(huì)滿足感。另外，通過和社會(huì)生活的接軌，檔案管理人員可以意識到檔案管理行業(yè)的意義所在，有利于更好的搏一搏規(guī)章制度辦事，不斷落實(shí)檔案職業(yè)道德規(guī)范。
2.7 健全管理體制，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)價(jià)值的作用
通過和各個(gè)單位各個(gè)部門的管理體系相結(jié)合，設(shè)置合理的組織機(jī)構(gòu)。要想建成完整的檔案材料，首先要具備完整的管理體系，使各個(gè)層次都有人負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)從上到下結(jié)構(gòu)和同層次結(jié)構(gòu)的有機(jī)結(jié)合，有利于開展檔案收集工作。另外，對于專職檔案管理者來說，要加大和不同部門之間的溝通交流力度，使各個(gè)部門有專門的負(fù)責(zé)人控制檔案材料收集和上交工作，一方面可以拓寬檔案收集的范圍，另一方面也有利于檔案收集工作順利進(jìn)行。通過和自身單位的實(shí)際狀況相結(jié)合，建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從上到下的完整的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，為檔案收集工作奠定基礎(chǔ)。通過網(wǎng)絡(luò)價(jià)值的作用，利用合理的網(wǎng)絡(luò)檔案的移交行為，為檔案收集管理工作奠定基礎(chǔ)。
3造詞 結(jié)語
由于我國社會(huì)水平不斷提高，管理理念不斷發(fā)展，政府和關(guān)部門要加大對檔案管理工作的重視力度才可以實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案的時(shí)間和類型整理好檔案。通過和檔案管理實(shí)際狀況相結(jié)合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，進(jìn)一步提高有關(guān)部門和單位的檔案管理水平，提高檔案信息利用率和共享率。
篇13
文章編號：1009-0118（2012）06-0190-02
一、引言
公路檔案是指在公路勘測設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、養(yǎng)護(hù)生產(chǎn)和科研管理等活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的各種圖紙、圖表、文字資料、影片影像、照片、錄音等材料。記載著公路事業(yè)在各個(gè)時(shí)期制度、法規(guī)、道路狀況、建設(shè)使用等情況，是公路工程施工質(zhì)量管理、竣工驗(yàn)收；以及后續(xù)的使用、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建工作的真實(shí)、重要的依據(jù)。公路工程檔案是公路事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，是我國檔案資源的重要組成部分。作為其重要成員之一的基層公路工程檔案是縣級、鄉(xiāng)級公路建設(shè)中所形成的一種有價(jià)值的客觀事實(shí)的歷史記錄，它是廣大基層群眾致富的重要基礎(chǔ)設(shè)施，事關(guān)百姓生活的根本利益。其不僅承載著對公路工作者勞動(dòng)的歷史記錄和創(chuàng)新思維的智慧結(jié)晶，對公路工作得以繼承、延續(xù)、發(fā)展的真實(shí)反映，也是公路工作不斷更新技術(shù)、提高管理的重要依據(jù)，而且對于交通事業(yè)的發(fā)展、國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展計(jì)劃的實(shí)施，甚至對歷史的研究起著至關(guān)重要的作用。隨著公路事業(yè)的不斷發(fā)展，基層公路工程檔案管理越來越受到重視。因此，如何做好基層公路工程檔案的管理工作，加快基層公路工程檔案的建設(shè)，是目前公路工程檔案事業(yè)發(fā)展面臨的一個(gè)亟需解決的重大問題。
二、基層公路檔案的管理現(xiàn)狀
由于受社會(huì)發(fā)展現(xiàn)階段物力、技術(shù)等多方面的制約，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案依然是現(xiàn)有的基層公路工程檔案的主要載體，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案逐漸老化的問題日益突出。目前基層公路工程檔案日常歸檔工作仍處于人工整理、編目方式，傳統(tǒng)的管理方法依然沒有得到改變。其次是一些單位和領(lǐng)導(dǎo)往往只注重對工程進(jìn)度和質(zhì)量的重視，檔案意識不強(qiáng)，認(rèn)為檔案工作只是事后的一種文字整理工作，與工程造價(jià)、進(jìn)度、質(zhì)量等無關(guān)，造成對檔案材料整理的漠視。最重要的是由于公路工程參建單位多，各單位各自使用自己的檔案管理軟件，造成檔案信息無法形成有效的資源共享，已有的檔案信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)的整合，難以為各單位提供更好的服務(wù)。
三、檔案管理特點(diǎn)
(一)內(nèi)容廣泛
基層公路工程檔案的形成包括項(xiàng)目立項(xiàng)、選址、工程可行性研究、環(huán)境影響評估、建設(shè)用地規(guī)劃、建設(shè)工程規(guī)劃、工程招投標(biāo)、動(dòng)(拆)遷等前期立項(xiàng)中產(chǎn)生的文件材料；在水文、地質(zhì)勘測、方案設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)等設(shè)計(jì)勘測中形成的文件材料；在測量資料、原材料質(zhì)保單及復(fù)試資料、試驗(yàn)資料、施工原始記錄、工程質(zhì)量評定表、監(jiān)理大綱、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、竣工圖等工程施工的文件材料；工程總結(jié)、工程決算、工程竣工報(bào)告和鑒定書、竣工項(xiàng)目一覽表等竣工驗(yàn)收產(chǎn)生的文件；在改、擴(kuò)建、大中修等養(yǎng)護(hù)活動(dòng)中形成的文件。
(二)一致性
基層公路工程檔案隨著公路建設(shè)發(fā)展而發(fā)展。當(dāng)對原有公路設(shè)施進(jìn)行改、擴(kuò)建時(shí)。在改、擴(kuò)建中，原有公路工程的實(shí)物結(jié)構(gòu)、形狀、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量狀況等都會(huì)隨之發(fā)生變化，因此，為了保證公路工程檔案的完整、準(zhǔn)確、齊全，與外場實(shí)物一致，必須根據(jù)實(shí)際情況不斷對原有公路檔案進(jìn)行修改、補(bǔ)充。確保該工程檔案的完整、準(zhǔn)確和齊全，為以后養(yǎng)護(hù)提供真實(shí)的參考依據(jù)。
(三)完整性
每項(xiàng)相對獨(dú)立的公路工程建設(shè)都會(huì)形成一套具有保存價(jià)值的全部文件材料。無論公路工程因何種原因（路線、樁號、修建年度等）劃分成若干個(gè)分別建設(shè)，公路工程檔案都是以一個(gè)工程項(xiàng)目為基本單位進(jìn)行整理的。各獨(dú)立的工程項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料盡管有所區(qū)分，但其內(nèi)在聯(lián)系是相互配套的，它是一條公路建設(shè)的各個(gè)階段技術(shù)活動(dòng)的歷史進(jìn)程的真實(shí)、系統(tǒng)地反映，通過統(tǒng)一的整理就形成了一套完整的公路工程檔案，做到一路一檔。
(四)長效性
公路工程檔案中最基礎(chǔ)的原始數(shù)據(jù)有地質(zhì)、地形、水文、路基等資料，其檔案材料的參考、利用具有長期使用性和重復(fù)使用性，對于修建好的公路工程在今后的路網(wǎng)改造、擴(kuò)建、升級建設(shè)中會(huì)不斷地被循環(huán)利用。
四、做好基層公路工程檔案管理對策
公路檔案事業(yè)的發(fā)展相對來說還處于相對落后的局面，從全局看很不平衡，還不能滿足公路建設(shè)發(fā)展的要求。導(dǎo)致的原因從客觀條件上看，有現(xiàn)實(shí)的社會(huì)發(fā)展所局限；從公路檔案管理部門自身角度而言，主要有人員素質(zhì)不高，積極性、主動(dòng)性不強(qiáng)，思想觀念相對落后等因素的影響；這對公路檔案管理工作的發(fā)展存在明顯制約作用。因此，為了做好基層公路工程檔案管理工作，應(yīng)該加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的工作：
(一)從思想上對檔案管理工作加以重視
作為一個(gè)部門的檔案，是其發(fā)展的真實(shí)寫照，是一種不可再生的資源。其特有的基礎(chǔ)性、服務(wù)性、條件性、效益性不能很好地體現(xiàn)在單位的直觀效益上。因此，在只注重經(jīng)濟(jì)效益的大環(huán)境下，容易導(dǎo)致對檔案工作的漠視，最直接的表現(xiàn)就是對檔案資金的投入少，這勢必在很大程度地影響檔案工作的開展。為了做好檔案工作，必須強(qiáng)化檔案意識、加大宣傳力度，提高大家對公路檔案重要性的認(rèn)識，營造良好的檔案氛圍。基層公路建設(shè)的工作已經(jīng)進(jìn)入了跨越式發(fā)展，因此，其檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案工作只有投入沒有產(chǎn)出等不正確的認(rèn)識應(yīng)該加以改正了。公路檔案管理人員為了基層公路的現(xiàn)代化建設(shè)也必須從思想上加以轉(zhuǎn)變了，對基層公里檔案的管理加以重視，使基層公路檔案的管理工作在新的社會(huì)環(huán)境中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
(二)建立基層公路檔案管理機(jī)制
根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、交通部《關(guān)于印發(fā)的通知》等規(guī)范和文件規(guī)定，基層公路工程檔案資料按工程籌備、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、交工驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類整理，使得檔案材料的載體和與之形成的部門之間遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間有機(jī)聯(lián)系以便于保管和利用。形成檔案的文件保管期限長短排序，整理其成套性和完整性，不允許有任佩人為的更改，嚴(yán)格按照“三合一制度”科學(xué)組織、合理分類、規(guī)范整理。竣工圖要按照工程實(shí)際發(fā)生情況單獨(dú)成套組卷，每份加蓋檔號章。
(三)建立基層公路檔案現(xiàn)代化化建設(shè)
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，公路工程檔案管理業(yè)面臨一個(gè)更新?lián)Q代的大變革時(shí)期，公路工程檔案的載體逐漸向電子文件轉(zhuǎn)變了，檔案工作由此產(chǎn)生了產(chǎn)生巨大的影響。檔案的管理、保管保護(hù)、利用的觀念、體制和工作方式也都在經(jīng)歷重大變革。公路檔案部門必須適應(yīng)現(xiàn)代化電子文件歸檔管理的時(shí)代潮流，逐步加強(qiáng)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)歷史公路檔案與未來公路檔案的有機(jī)連接，探索具有中國特色的基層公路檔案數(shù)字化建設(shè)道路。為此，應(yīng)該逐步加強(qiáng)基層檔案在數(shù)字化建設(shè)方向的布局，加快推進(jìn)基層公路檔案數(shù)字化的進(jìn)程，建立互通兼容系統(tǒng)，使電子檔案在通用標(biāo)準(zhǔn)下順暢轉(zhuǎn)換，納入公路建設(shè)管理部門信息化建設(shè)的總體計(jì)劃。
(四)建立基層公路檔案隊(duì)伍水平
基層公路工程檔案的關(guān)系是個(gè)系統(tǒng)的工程，要想搞好公路檔案工作，最重要的是要?jiǎng)?chuàng)造良好的氛圍，充分發(fā)揮檔案工作者的想象力和創(chuàng)造力，充分調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，讓廣大的勞動(dòng)工作者的價(jià)值在公路檔案工作中得以充分體現(xiàn)，形成不斷涌現(xiàn)的思想和人才迅速形成。具體體現(xiàn)在：首先是必須對檔案隊(duì)伍的發(fā)展進(jìn)行遠(yuǎn)期的預(yù)測和規(guī)劃。隨著國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，不斷發(fā)展的基層公路檔案工作對其管理人員的素質(zhì)要求不斷變化著，為了適應(yīng)新時(shí)期基層公路檔案工作的實(shí)際需要，我們必須堅(jiān)持動(dòng)態(tài)的調(diào)整新形勢基層公路檔案人才的培訓(xùn)和教育，以更實(shí)現(xiàn)事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵的戰(zhàn)略目標(biāo)。其次是加強(qiáng)檔案人員的政治素質(zhì)教育，讓他們的思想覺悟和政治水平得到提高，使他們具備一定的理論水平、政策水平和分析處理問題的能力，以適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。再次是經(jīng)常給基層檔案人員提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、繼續(xù)教育、參加各種相關(guān)的交流會(huì)、學(xué)術(shù)討論會(huì)的機(jī)會(huì)，從而達(dá)到積累知識、開拓視野，增強(qiáng)綜合素質(zhì)的目的，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)他們能夠獨(dú)立開展工作、提高業(yè)務(wù)水平的能力。教育他們要愛崗敬業(yè)，要堅(jiān)持實(shí)事求是，要耐得寂寞，忠于職守，樂于奉獻(xiàn)，做到遵守良好的職業(yè)道德，做到全心全意為人民服務(wù)。最后是提倡創(chuàng)新精神，創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。近年來，面對時(shí)展的要求，因循守舊、墨守成規(guī)的工作方法必須踏浪前行，與時(shí)代同腳步；尤其隨著科技的發(fā)展，檔案的各種載體也逐漸呈現(xiàn)多樣化的趨勢，這就要求檔案人員要勇于探索、敢于創(chuàng)新，培養(yǎng)銳意進(jìn)取的精神。在思路上創(chuàng)新，在工作方法上創(chuàng)新，做到在工作中發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，以提高工作質(zhì)量為目標(biāo)，使得檔案管理水平正逐步提高，并且實(shí)現(xiàn)與資源、環(huán)境的承載能力相協(xié)調(diào)可持續(xù)。
五、結(jié)束語
綜上所述，基層公路檔案作為我國檔案資源事業(yè)的重要組成部分，對基層公路檔案管理的規(guī)律和特點(diǎn)做到正確認(rèn)識，整理檔案文件的成套性和完整性，逐步加強(qiáng)基層檔案在數(shù)字化建設(shè)方向的布局，加快推進(jìn)基層公路檔案數(shù)字化的進(jìn)程，建立互通兼容系統(tǒng)；堅(jiān)持動(dòng)態(tài)的調(diào)整新形勢基層公路檔案人才的培訓(xùn)和教育，勇于探索、敢于創(chuàng)新，培養(yǎng)銳意進(jìn)取的精神，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與突破，不斷加強(qiáng)對公路檔案管理工作學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀，樹立科學(xué)發(fā)展觀，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，服務(wù)科學(xué)發(fā)展觀，逐步建立和完善公路檔案管理體系，為全面建設(shè)小康社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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