引論：我們為您整理了13篇檔案文獻管理范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
2 統計結果與分析
2.1 篇均引用及普賴斯指數（整體）。《管理》2343篇論文中被引總數660篇，引文總量5679次，平均被引率28.17%，篇均引用2次，低于王文統計的同期《通訊》和《研究》的篇均引用7.49與6.74次[1]。根據表1中的年度變化，除2010年外，整體上《管理》呈現穩健上升趨勢。普賴斯指數（引用文獻中5年內引文量與總引文量之比）是評價期刊新穎度的數量指標[2]，10年《管理》總引文量5679次，5年內引文量2619次，普賴斯指數平均值為46.12%，其中2005年達到64.05%，說明2005年引用文獻的內容新穎度最高，《管理》作者在檔案學領域新信息的吸收與使用，引文新穎度的提高方面仍是今后努力的方向。
表1 2004年～2013年載文被引及引文量情況
2.2 文獻類型分布（整體）。《管理》的引文按照中文、譯文、外文劃分，統計出中文5332次，譯文171次，外文176次，占比分別為94.3%、2.6%、3.1%，說明《管理》的主要參考來源也是中文參考文獻。比較而言，《管理》譯文外文5.7%的引用低于《通訊》《研究》12%與14%的引用量[3]。根據GB3469-83《文獻類型與文獻載體代碼》規定，將無法歸類和未說明的文獻統一歸為“Z”，并將中文參考文獻單獨統計。表2可見，中文與整體，其J、M、OL的比例和均超過了92%，其他類型差別不大，這與《通訊》《研究》的比例相當。在中文中，期刊文章和專著占比85.18%，明顯主導著參考文獻的比例。此外，網絡文獻OL占比8%左右，明顯高于除J和M外的其他類型，說明網絡在文獻引用中的作用逐漸顯現。
表2 文獻類型分布
2.3 期刊文章（中文）。期刊被引3468次，涉及463本期刊，為便于與王文比較，排名前15見表3，排名前10高被引論文見表4。從統計數據可知，一是《管理》對排名前15的期刊引用2452次，占比70.7%，集中性強，其中對《通訊》《研究》《中國檔案》的引用占比30.7%，雖略低于《通訊》《研究》的35.91%和36.53%[4]，但仍占引用總量的三分之一。二是在463本期刊引用中，僅引用1次的有283本，占比61.12%，低于《通訊》《研究》的64.48%和63.97%[5]；引用9次以上的有35本，僅占7.6%，略高于《通訊》《研究》的5.72%和5.65%[6]，分散性大。三是《管理》自引率13.75%，介于《通訊》的20.96%和《研究》的11.29%之間[7]，同時，排名前10高被引期刊論文有7篇來自《管理》，自引率高。四是《管理》對《通訊》《研究》的引用高達13.52%和8.13%，但《通訊》《研究》對《管理》的引用僅為3.16%和3.03%[8]，互引率不對等。五是《管理》排名前15的高被引期刊均為檔案學專業期刊，且與《通訊》《研究》有12本期刊相同，學科獨立性強。
表3 高被引期刊分布（前15）[9]
表4 高被引期刊論文（前10）
2.4 圖書（中文）。中文圖書被引1074次，涵蓋492本圖書，其中僅被引1次的圖書有343本，占69.72%，高于王文圖書被引1次的66.11%[10]。其中，馮惠玲、周雪恒、吳寶康、何嘉蓀、陳兆?、鄧紹興等6人7本專著位列《管理》《通訊》《研究》高被引專業書籍的前10，說明此6人的書籍在檔案學領域影響力很大；非專業書籍排名前10的無一相同。詳見表5。
表5 高被引圖書（前10）
2.5 學位論文、報紙、報告等其他類型文獻（中文）。學位論文、報紙、會議集、標準等在參考文獻中有372次，占6.98%，詳見表2。（1）學位論文。涵蓋30所高校，僅被引1次的有18所（60%），高于王文25所（43.1%）高校被引1次的數據；被引5次以上的集中在蘇州大學（18），黑龍江大學（7），安徽大學（6），中北大學（5），其中蘇州大學與安徽大學在王文統計中亦位列前六[11]。（2）報紙。涉及24份報紙，其中，中國檔案報（19）、中國青年報（9）、光明日報（8）、人民日報（8）排名前四，僅被引1次的報紙有15份，占62.5%，與王文61.22%相差無幾[12]。（3）會議論文集。54次被引涉及35個會議，其中17個涉及歷屆檔案工作年會，9個屬于檔案工作文集、文選，9個無法核實到具體會議；被引頻次最高的是“曾三檔案工作文集”，其次為2010年全國檔案工作者年會。（4）標準。排名前2的是GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》與GB/T20988-2007《信息安全技術――信息系統災難恢復規范》。其他類型數據甚少，不再贅述。
2.6 網絡文獻（整體）。《管理》網絡文獻引文有507篇，占8.93%，篇均數不到0.4，低于《通訊》《研究》的23.34%、24.48%[13]，雖所占比例很小，但整體數量上在逐年增加。按照丁敬達的檔案學期刊網絡引文類型分類[14]，《管理》10年間網絡引文以靜態類網頁（244）為主，占48.13%，其他網站類（164）占32.35%，動態類網絡（99）最少，占19.52%；整體可訪率為41.8%，而動態類網絡可訪率最低僅為21.21%，說明動態類網絡穩定性和持久性較差，作者在引用時要更加審慎[15]。從網絡引文域名來看，《管理》引文集中分布在.com（168）、.gov（139）、.org（34）、.edu（32）、.net（31）中，占79.68%，與丁敬達統計的2002年～2011年《通訊》《研究》的數據一致[16]。
2.7 譯文、外文文獻（整體）。在171次引用中，圖書引用 121次，涵蓋50本，只被引1次的有36本，最高被引的為謝倫伯格的《現代檔案：原則與技術》，高達52次；期刊35篇，僅被引1次的有13篇，高被引前3的均為（加）特里?庫克
表6 網絡文獻引用年度變化表
的文章，即：“銘記未來――檔案在建構集體記憶中的作用”“檔案學與后現代主義：舊意新解”“電子文件與紙質文件觀念：后保管及后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命”，與王文統計一致。
表7 譯文類型分布
外文被引共176次，表8可見。整體上外文引用呈上升態勢，平均篇引用為0.07次，低于《通訊》《研究》的最低值0.1[17]。引用主要集中在網絡文獻（88）和期刊（43）上，說明作者對外文的獲取主要依靠網絡渠道。其中，43次期刊被引中涉及27本期刊，高被引外文期刊與王文統計相同的有《Archival Science》《The American Archivist》《Government Information Quarterly》[18]。
表8 外文引用年度變化表
3 結論與探討
3.1 加強參考文獻著錄規范性。參考文獻作為一種引證憑據和對他人成果尊重的表達，其著錄規范性可在一定程度上反映作者的學術研究水平。5679次引用中存在“四缺”，即：缺作者（561次）、缺標題（178次）、缺來源（124次）、缺時間（250次）；“五錯”，即：作者名字錯，如“劉東斌”標成“劉斌東”，類型錯，如“N”標成“J”，文獻標志碼與期刊位置放錯，出版時間標錯，刊名寫錯；“兩不規范”，即：多名作者間的標注符號用“、”“，”不一，文獻標志碼“M”“C”“G”混用。
篇2
2.專業法規。我國缺乏明確專指的檔案文獻遺產保護法律法規，與之相關的法律包含在現有的《中國人民共和國檔案法》中。雖然國家檔案局和各地方檔案局也了一些檔案文獻遺產的保護管理辦法或條例，但是這對于全國不同地域的檔案文獻遺產的全方位保護來說還遠遠不夠。在當今建設民主政治、法制社會的時代，法律法規的欠缺，會給檔案文獻遺產保護造成法律上的空缺或空泛，缺少執法的依據。各地區檔案館應根據國家檔案法和相關遺產保護法等上位法健全和完善檔案文獻遺產保護的系統管理規章，對所有檔案文獻遺產的界定、分類、分級、保護措施、經費來源和利用原則、保護人員資格、責任、應急措施、搶救辦法等等制訂具體的標準或做出明確規定，把瀕危檔案文獻遺產保護和搶救工作結合實際進一步細化，為瀕危檔案文獻遺產的保護提供強有力的組織保障， 做對它的保護法制化，使之真正納入法制軌道。
3.保護政策與標準化。在政策導向上，國家和地方政府應適當考慮向檔案文獻遺產保護領域傾斜，鼓勵科技工作者積極參與瀕危檔案文獻遺產保護科技研究和實踐。同時，加強標準化建設，促進瀕危檔案文獻遺產保護的科學化、規范化管理。研究瀕危檔案文獻遺產保護標準體系的總體構成，研究各標準項目的適用范圍、主要內容及與相關標準的科學關系，將先進的共用關鍵保護技術和普遍認可的保護材料轉化為技術標準；重點開展瀕危檔案文獻遺產保存環境標準、檔案館功能設施標準等通用標準研究；進行不同類型瀕危檔案文獻遺產搶救與保護規范以及技術標準研究，推進瀕危檔案文獻遺產保護技術的發展及成果推廣，推進瀕危檔案文獻遺產保護標準體制、管理體制、運行機制的調整與完善。
二、 管理的微觀層面
加強對瀕危檔案文獻遺產的管理，根據檔案館自身特點對其實施特殊的管理方法，可以從一定程度上有效地提高瀕危檔案文獻遺產保護效率，達到預防性保護效果。
1.為信息瀕危的檔案文獻遺產提供特殊保管形式。通過提供特殊的保管形式，使得瀕危檔案文獻遺產對諸多影響因素具備更強的抵御能力，延緩其老化的速度，預防損壞的發生。而特殊保管形式的提供可依靠微氣候法實現。“微氣候法是指為價值重要、較為珍貴的文化遺產營造一個小環境，通過加強對其周圍微氣候的控制，達到重點預防的目的。”2001 年由國家檔案局召開的全國檔案局館長工作會議提出：“各級國家檔案館，尤其是副省級市以上檔案館可以嘗試建立‘檔案特藏室’，將特別珍貴、重要檔案集中保管，采用先進的設施、設備，對重點檔案實施特殊保管和提供利用。”檔案特藏室的建立是加強全國重點檔案搶救工作，改善重點檔案保管條件，保護我國檔案文獻遺產的重要舉措。檔案特藏室的建立和微氣候法的理念正好契合，即對最珍貴、急需保護的檔案文獻遺產提供特殊的管理方式和更加嚴格的環境控制，減緩其損壞的速度。建立特藏室的心問題是如何選擇特藏檔案，而正如第二章中論述的大多數信息瀕危的檔案文獻遺產均較為珍貴，具有較好的文化和研究價值，因此，可將信息瀕危檔案文獻遺產放入特藏室中進行保護。
篇3
1.檔案行政指導的積極性可彌補私人檔案管理中的法律缺憾隨著所有制的多元化,《檔案法》也以法律條文的形式將檔案所有權的多元化確定下來。部分私人檔案作為法定檔案的一個部分,其管理在檔案法規中也有所規定。但是相對于復雜的且處于動態形成與流轉的私人檔案現狀而言,相關法規仍有待建設,諸如私人檔案的法定含義及法律責任、相關的制度建設與權益保護等問題。但是法律法規的制定是個嚴肅慎重的過程,其完善也有待時日,在法學界就有“立法文件永遠落后于社會生活”一說。而在私人檔案管理中存在法律空白和法律低效地帶的情況下,檔案行政指導體現了積極行政的精神,可以及時靈活地予以調整,彌補法律手段的不足。此外,它也可使檔案行政管理部門在私人檔案管理的實際操作過程中發現問題,探索經驗,從而為法規的制定與完善提供有益的實踐依據。
2.檔案行政指導的非強制性體現了私人檔案管理中的權益保障檔案行政指導多采用如示范、引導、敦促、建議等柔性的非強制性形式,行政相對人有自主抉擇的權力。有時雖然已有可以做出行政命令行為的情況如強制代管等,可先以檔案行政指導的方式進行調整,如予以告誡等,這比刻板地徑行采用強制性措施的效果可能會更好。這樣也有利于私人檔案所有者的權益保護,從而排除抵觸情緒,消除摩擦和沖突,取得私人和私人組織的自覺合作。而且很多私人檔案所有者缺乏相應的檔案管理知識與保管條件,也需要一定的指導。基于此,甚至可以發展一種增進雙方溝通與合作的良好行政關系,這對于雙方都有積極的意義。特別是行政領域也逐漸關注人文精神,開始從命令到服務行政觀念的轉變。檔案行政指導以其民主性、柔和性較大程度地代表了服務與合作、信任與溝通這一行政領域新的人文精神,這點對于強化人本管理的私人檔案管理也有著重要意義,從而真正實現對人的尊重與激勵。
3.檔案行政指導的靈活性符合私人檔案管理中的效能原則檔案行政指導有多種方法,如會議與文獻指導、咨詢與示范指導、集中與個別指導等,還有各種方式如通知、建議、勸告、鼓勵等,操作程序簡便,能及時靈活處置相關檔案事務,不直接產生法律后果,可以避免因行政責任而引起的法律糾紛與行政訴訟,實現了行政成本的節省。而且私人檔案管理涉及因素復雜,管理難度大,行政指導的靈活性優勢在這方面顯露無遺,從而實現有效靈活的調控,將微觀管理引到一個健康有序的發展軌道上來,這在某種意義上也就達到了私人檔案宏觀管理的目的,實現了行政效率的提高。
二、檔案行政指導在私人檔案管理中的具體運用
從上述檔案行政指導對私人檔案管理的意義可以看出,它在私人檔案管理中是大有可為之地的。它從作用上又可以分為規制性指導、授益性指導和調整性指導三類。規制性指導是指為了維護和增進公共利益,對違反檔案法規的行為加以規范和制約的指導。授益性指導是指以幫助和促進相對人自身利益和檔案工作的發展而進行的指導。調整性指導是調整相互對立的當事人之間利益關系的指導。這三類指導形式在私人檔案管理的不同方面有各自側重和結合的地方。它們在私人檔案管理中的運用具體體現在以下幾方面:
1.對私人檔案微觀管理的指導這包括對私人檔案的形成、整理、保管、流轉等各方面。在形成方面,應有意識地引導、勸告、說服一些私人或私人組織加強對所形成檔案的重視,其中尤其要克服私人或私人組織中存在的短期行為,以免造成有價值檔案的流失;在整理方面,應針對私人檔案形式多樣、不規范現象突出的情況進行建議、引導與示范,可制發相關規范和標準以供參考;在保管方面,可借鑒國外經驗開展建議幫助制度,向私人檔案所有者包括私人、私人組織提出技術或經濟上的意見、建議和幫助,如澳大利亞就規定公共檔案館長可以以書面通知的形式對他認為必須保存的檔案提出安全保管的意見。此外,由于私人檔案意識的增強,我國私人檔案館有增多的趨勢,對私人檔案館的指導也應成為檔案行政管理部門的一個工作方面。如芬蘭、意大利就以法律的形式做出以下規定“根據私人檔案館向研究界的開放情況,由國家提供財政幫助用以保護這些私人檔案。”①;在流轉方面,可通過建議、勸告、協商、鼓勵、表彰等方式確認相關的權利與義務,消除私人檔案所有者的顧慮,促使其向國家檔案館捐贈、寄存、代管、出售私人檔案,并通過規勸、告誡、勸阻等方式避免私人檔案的非法買賣與流動。
2.對私人檔案申報登記的指導私人檔案管理中應考慮逐步建立檔案的申報登記制度,這可以確保法定檔案的完整與安全,這也是對其保管、流轉等方面進行針對性監控的重要條件。國外諸多國家包括發達國家與發展中國家,如法國、意大利、斯里蘭卡、黎巴嫩等都規定了私人檔案的申報登記制度。我國目前已有一些地方將屬于非國家所有的“對國家和社會有保存價值的”檔案,也即部分私人檔案列入了檔案行政管理部門的監管范圍,要求依法予以登記。如《上海市檔案條例》就有相關規定,它通過有關部門提供信息,通知保管屬于重點收集和保管的檔案的法人、其他組織或者個人,自接到通知之日起六十日內向檔案行政管理部門登記,檔案行政管理部門接受登記后,應當將登記認定情況通知相關的檔案館和檔案保管者。在這一過程中尤其要充分利用行政指導的勸告、建議、鼓勵、告誡等方式引導所有者依法登記,在登記前及時將登記手續通知檔案所有者,并可考慮對經過登記的檔案,國家可提供相關的代管、咨詢等服務,確保相關權益,從而以一定的利益誘導來激勵所有者對這一制度的切實執行。
3.對檔案館接受寄存、捐贈、出售私人檔案的指導《檔案法》賦予了國家檔案館在私人檔案流向中的優勢地位,因而對檔案館的檔案行政指導成為私人檔案管理中不可或缺的一環。具體可在兩方面發揮作用:一是可對檔案館接受寄存、捐贈、征集、購買、復制、利用私人檔案等方面的檔案事務,進行政策法規、方式方法的指導;二是可以發揮檔案行政指導的協調規范作用,就當事雙方的利益問題進行協商,諸如私人檔案價值的判定及所有者的各種權益保護包括所有權、利用權、隱私權、知識產權等。這也可以應用到對檔案中介機構相關業務的指導方面,如私人檔案的寄存、代管等。
4.對下級檔案行政管理部門進行私人檔案管理時的指導檔案行政管理部門實行的是分級管理,上級檔案行政部門對下級檔案行政部門開展關于私人檔案的管理活動時,也需要進行必要的指導。這主要是對涉及私人檔案管理的各項職能工作的指導,如對下級檔案行政部門和人員在私人檔案的組織協調、調查研究、監督和指導等方面進行指導,明確指導、監督的對象、依據與方法,以確保相關的檔案行政行為符合法治原則。此外,還可通過總結經驗、進行培訓、召開會議、典型示范等方式,提高檔案行政人員在私人檔案這一涉及私人利益眾多的復雜管理領域的業務能力。
三、在私人檔案管理中實施檔案行政指導應注意的問題
檔案行政指導盡管在私人檔案管理中具有應用面廣,運用及時靈活等優勢,但作為一種行政權力同樣是不能濫用的,必須遵循一定的原則和要求,以確保其實施的有效性。也惟其如此,檔案行政指導才能發揮其真正的作用和意義。具體需要注意以下幾方面問題:
1.要完善檔案行政指導相關制度目前主要應考慮完善三方面制度:一是檔案行政信息、告示制度。這方面可考慮將檔案行政指導所依據的政策法規公開化,強化信息服務功能,并將指導的相關程序、內容、規范、標準等科學化、條文化,這也可實現相對人的監督。如2000年成都市檔案局就與市工商局聯合印發了《成都市私營(民營)企業檔案管理暫行辦法》,內容涵蓋了相關管理體制與職責、文件材料的歸檔與要求、檔案的管理與開發利用等方面。此外,還可考慮在召開檔案工作相關會議時邀請私人和私人組織參加,這也更符合民主自愿原則。二是檔案行政協調制度,通過與其他部門的配合來增強指導力度。如安徽省蕪湖市就建立了市非國有企業檔案工作聯席會議制度,成員由工商局、工商聯和檔案局組成。三是行政獎勵制度。檔案行政指導本身就要求有一定的利益誘導機制為前提。在私人檔案管理過程中,也要充分利用獎勵表彰(包括精神上和物質上的雙重獎勵)對人的激勵作用。《檔案法》及實施辦法就將向國家檔案館捐贈重要或珍貴檔案作為一種獎勵條件。此外,還可以通過對私人檔案工作進行如目標考評、職稱評定等來調動相對人的積極性。
2.檔案行政指導要有針對性,注重指導實效這是形成私人檔案管理工作良性互動局面的保證。而且用指導的實例作為示范,更容易收到指導實效。主要有兩方面要求:一是在指導對象的選擇方面,要求建立在充分的調查研究之上,有的放矢地進行,具體可考慮實行分類指導和重點指導。二是在指導方式方法的選擇方面。管理不僅是一門科學也是一門藝術,行政指導也是如此。由于私人檔案牽涉更多的是私人利益,而私人利益很多時候并不是主動與公共利益相一致的,實施中更要講求方式方法,而檔案行政指導本身靈活的方式方法也提供了多種選擇。超級秘書網
3.將行政指導與檔案執法監督結合起來運用由于兩者的實施主體相同,都是檔案行政管理部門,可謂是“政出一門”,而且實際工作中很多時候也是配合進行的。因而兩者的結合運用不僅是可行的,也是必要的。通過檔案行政指導可發現私人檔案中存在的與檔案法規相違背的問題,并先以行政指導的非強制性方式加以調整,再執行剛性的執法監督檢查,共同達到行政目標。同時也可以通過行政執法監督發現實際中需要檔案行政指導行為介入的各個方面,從而推動檔案行政指導的進行,此外,在這一過程中還可以實現對檔案行政指導的監督,防止將檔案行政指導異化為行政命令、行政處罰的情形。而這與強調國家對私人檔案適度干預的原則也是一致的。
4.注意行政成本效益原則相當長一段時間以來,在檔案工作實施達標升級的過程中,檔案行政部門對有關單位進行指導時,過于具體以至陷入瑣碎的事務中,影響了宏觀管理的進行。這對開展私人檔案管理中的檔案行政指導時也應當引以為戒,應逐漸弱化微觀管理,強化宏觀管理。要改革檔案行政指導模式,適當將事務性指導如私人檔案微觀管理中整理、鑒定、保管等方面的技術性事務外包給社會,交給檔案中介組織來做,從而實現行政效率的提高與行政成本的降低,而這也更符合政府“小機構、大社會”的行政改革方向。
參考文獻:
篇4
作者簡介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉人，蘇州健雄職業技術學院工程師，研究方向為網絡安全、軟件技術、數據庫技術及應用。
隨著電子政務的迅速發展，電子文檔成為政府部門和企事業單位體現數據流的主要表現形式，其流程中的瀏覽、復制、修改、打印過程中，存在著極大安全隱患。目前國內對于電子文件風險管理研究正在深入，經過，對于電子文件的風險類型和風險識別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風險檢測研究》一文中提出。目前，國內對于信息化平臺中電子文件風險管理研究停留在比較初級階段，在《識別電子政務系統中的文件風險》一文中，分析了電子文件管理平臺的特點及各階段存在的基本風險。根據安全調查機構的數據顯示，有超過85%的信息泄密來自于企業內部，追溯源頭發現，電子信息的明文存儲和無控流轉是泄密事件頻發的根本。檔案管理人員的風險意識薄弱，對電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認識不足。電子文檔安全管理中具體的保護實施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。
一、電子檔案文件保護的特點
電子文檔的使用頻率已經超過了紙質文檔，給日常辦公帶來了極大方便。電子文檔是由文件內容信息和保存描述信息的元數據二者共同構成，以計算機硬盤、光盤、U盤等物理存儲介質為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過網絡傳輸，通過計算機系統存取。電子文檔主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文本文檔的電子掃描版、記錄活動的影音文件等。但與紙質印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復制、更易修改、更易刪除和損壞的特點。電子檔案文件具備三個特征：(1)電子文檔真實一致性，是指電子文件的內容、結構和背景信息與電子文件形成時的原始狀況一致，沒有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結構、內容、數據等無缺損，可以正常打開閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規的保障，應用電子簽名與數字證書，嵌入國家認證的數字證書中心頒發的證書，實現文件和載體的完好。根據電子檔案的特征，應從三個方面加強對應的文件保護措施：(1)從電子文件產生、運行、消亡的整個生命周期，加強電子文件運行環境的保護；(2)從電子文件的載體角度，加強對計算機硬盤、網盤等電子文件的存儲介質的保護；(3)從電子文件信息內容的保護出發，加強電子文件信息數據內容的可獲得和可讀取性保護。
二、電子檔案文件管理中的安全風險
當前，電子檔案文件在數據的訪問控制和存儲管理等方面存在諸多問題，其安全風險問題越來越受到重視。
(一)電子檔案在網絡傳輸中的安全風險
電子檔案的在線利用是通過網絡開展，在提供便捷利用的同時，也存在各種安全風險。目前網絡上用戶管理權限漏洞導致存在許多不可預測的安全風險，網絡數據被盜取等諸多安全事件越來越多。
(二)電子檔案文件在訪問控制中的安全風險
在電子檔案利用權限方面，給用戶授予的權限過大，導致權限劃分不清、越權行為的發生。失去對電子檔案的監護控制行為，產生諸如電子檔案文件的二次傳播問題、非法刪除和篡改問題，嚴重的會導致電子檔案的丟失。
(三)電子檔案文件在信息存儲中的安全風險
電子檔案在檔案管理信息系統中的存儲格式一般以常見的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經過嚴格的加密防范措施，在信息存儲和利用過程中就可能存在被篡改的風險。
三、電子檔案文件的安全存儲管理
(一)電子檔案文件的歸檔要求
實施電子文件登記檢驗制度，把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集。電子文件拷貝至耐久性的介質載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。
(二)電子檔案文件的安全存儲
在電子文件的媒介存儲方面，應采用帶有備份功能的文件存儲服務器、磁帶、光盤等。存儲電子文件的存儲介質及包裝盒上要貼上包含編號、保密級別、名稱、軟硬件環境、保管期限等描述性標簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲安全管理具體要求。
四、電子檔案文件安全管理防范措施
(一)使用檔案信息管理系統對電子文件進行安全歸檔
嚴格按照我國指定的《信息系統安全等級保護基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令第6號)、《電子文件歸檔與管理規范》(國標GB/ti18894－2002)等法規，規范用戶角色分配、介質存儲管理和文件訪問控制等手段對電子文件進行過程控制。在政府機構、企事業單位的檔案信息管理系統中，設計系統管理員、安全管理員、安全審計員三種角色，符合三員權限及職責的有效分離，實現三方管理的相互制約機制及監督機制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進行歸檔分類提交保存—檔案部門在線審核辦理檔案移交手續完成歸檔。
(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護
對電子文檔提供數字標密，并生成電子標簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時，進行實施審批手續制定秘密等級。標密后的電子文檔可識別電子文件的創建者、創建時間、秘密等級等信息，能夠記錄文件的復制、打印和刪除等行為，實現動態跟蹤保護。在設置文件的授權訪問控制方面，可以按照用戶和文件兩個維度，建立二維矩陣式的內部權限控制體系，提供文件的標準授權、文件的定向授權和文件的向上授權這三種授權方式，給予用戶相應的權限。
(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復管理
在電子文檔的兩個關鍵階段：文件定密階段和文件外發階段，引入流程審批管理手續，實現對電子文檔使用過程行為的全程追蹤管理。電子檔案傳遞過程中，引入數字指紋技術和數字水印技術實現的安全傳遞管理。在數字指紋和水印中通過嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關信息，實現跟蹤監控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲技術目前正應用于電子文檔的保護中，當發生檔案數據丟失時，可以使用備份文件完成數據恢復，保障檔案文件的安全。
五、結束語
總之，電子文檔的安全環境是信息安全范疇的薄弱環節，是防范的重點。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識、數字指紋物理技術等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實性、完整性、有效性。
參考文獻：
［1］曹文雁．淺析電子文件風險管理的必要性［J］．山西檔案，2013(S1)：89－91．
［2］鐘奕思．我國檔案風險管理研究現狀述評［J］．蘭臺世界，2011(18)：36－38．
［3］楊鳳梅．關于電子信息檔案管理的風險控制方法探討［J］．才智，2013(16)：121－123．
篇5
作為一項實際要求較高的實踐性工作，地下管線檔案管理問題的特殊性不言而喻。該項課題的研究，將會更好地提升對地下管線檔案管理問題的分析與掌控力度，從而通過合理化的措施與途徑，進一步優化該項工作的最終整體效果。
二、地下管線檔案管理現狀及存在問題分析
（一）建設單位對地下管線檔案重視程度不夠。建設單位對地下的管線建設重視程度不夠：一是不注重自身建設項目管線檔案的形成歸檔移交，往往是形成時間嚴重滯后，影響后續工程的利用。二是不注重對地下管線檔案的利用，往往因為不了解原有管線的位置而造成管線的損壞。三是建設單位不完全按照設計圖紙施工，并缺乏后期監管，導致管線設計圖與實際管線的位置不符，現狀與規劃不符，無法利用。
（二）權屬單位眾多協調困難。由于各個地下管線權屬單位幾乎都為行業壟斷單位，獨享各自單位的信息資源，對管線信息封閉管理，各自封鎖測繪數據信息，加之沒有有效的管理機制制約，很難實現管線數據的共享，使得“拉鏈馬路”現象頻繁發生。
（三）標準不統一缺乏監督。地下管線的權屬單位在建設和測量中均采用自己的標準，沒有建立統一標準，造成管線數據無法統一使用。同時，地下管線施工缺乏第三方監督管理，使施工要求難以得到保障。
（四）數據更新不及時。地下管線檔案資料管理必須是一個動態的管理過程，而目前由于各單位普遍采用人工方式進行管理，一些管線權屬單位沒有設置專門的管線檔案管理人員，導致管線數據的更新困難。
三、提升地下管線檔案管理的有效對策探討
（一）組織領導進一步強化
政府可以指定建設或規劃管理部門成立城市地下管線檔案工作領導小組，建立檔案管理網絡體系，明確工作職責，加強考核，建立健全檔案工作各項規章制度，建立切合實際的地下管線檔案工作管理體制和工作程序。做好各地下管線的產權單位、參建單位的組織、協調、管理工作，實施有效控制，相互配合，保證各地下管線檔案統一管理工作有序推進。
（二）法制建設的進一步完善
依據國家有關檔案的專門法律，制定部門規章，完善管理制度，規范備案程序。約束所有管線權屬單位，以法律手段規范市政基礎設施工程建設的行政行為，使城市規劃、建設和管理部門在城市地下管線工程的整個建設過程中依法管理，部門協調，各盡其責。也使各專業管線權屬單位依法、依規建設，履行其應承擔的社會責任和義務，為地下管線工程檔案管理提供良好的法律環境。
（三）管理措施不斷加強
一是做好宣傳和培訓工作，各級建設、規劃行政管理部門要以對歷史負責、對子孫后代負責的態度，認真履行管理職責，采取各種有效措施。加強檔案管理。收集、管理、開發和利用好城市地下管線工程檔案信息資源，對實現地下管網的科學管理，避免各種管線事故的發生，確保各項建設的健康、快速、持續發展和社會的和諧穩定。二是加強組織與協調工作，實現地下管線工程檔案的科學管理。城市地下管線工程檔案信息管理涉及面廣、業務量大，各地建設、規劃行政管理部門要把地下管線工程檔案管理工作列入議事日程，加強組織領導，建立綜合動態管理協調機制，要結合當地實際，由政府或建設行政主管部門委托城建檔案管理部門組織協調各專業管線管理單位、產權單位、建設單位、勘察測量單位資料利用單位等，各部門要密切合作，積極配合。三是加大檢查與監督力度。各地城建檔案管理機構要依法認真履行職責，認真貫徹執行城市地下管線工程檔案管理工作的有關法律、法規、規章、技術標準、技術規范等規程，檢查、指導全市的地下管線工程檔案工作，協助市建設、規劃行政主管部門依法查處地下管線工程檔案工作的違法行為，城建檔案管理部門依法做好地下管線工程檔案的統一驗收和保管工作。
（四）監督體系的有效保障
在城市建設高速發展的今天，城市地下空間的變化越來越大，地下管線錯綜復雜，點多、面廣、線長，因此，城市地下管線工程檔案的管理是一項長期而復雜工作，要建立長效機制，健全機構，明確職責。同時需要有管理措施和辦法，規范程序，科學管理。為確保實現動態管理、信息共享，要有以下監督體系的有效保障。一是領導重視。各級領導是城市地下管線建設的指揮員，要加強領導責任，切實履行工作職責。二是部門配合。政府及政府所屬的規劃、建設和管理的各職能部門是城市地下管線規劃、建設和管理的主體，地下管線施工、監理、產權單位和城建檔案管理部門要加強組織與協調，建立綜合動態管理機制，實現地下管線工程檔案的科學管理。三是社會監督。城市地下管線工程檔案的管理要引取全社會的關注、支持，廣大人民群眾要提高認識，加強輿論監督和法制教育，加大政策、法規的宣傳力度，理解城市建設――地下管線――工程檔案――信息資源與可持續發展戰略的關系，不斷增強城市發展競爭力。
四、結束語
綜上所述，加強對地下管線檔案管理問題與對策的研究分析，對于其良好管理效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的地下管線檔案管理實踐中，應該加強對其關鍵環節與重點要素的重視程度，并注重其具體實施策略的科學性。
參考文獻
篇6
首先，要正確認識檔案的地位和價值。
檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好信息資源的開發和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數據片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。信息化檔案，一方面擔負信息資源的建設重任，另一方面要為網上信息服務。檔案的網絡化、數字化、自動化，是檔案管理進入高層次的表現形式。檔案自動化經過網絡化改造，打通信息與外界進出口通道，增加計算機存儲與處理的力度。
增強經濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發展。從開發利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。
加速觀念更新步伐。高新技術推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業、多學科的科學知識，有嚴謹的科學態度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。
其次，大力開發檔案信息資源。
知識經濟時代到來，社會對檔案信息的利用需要量與日俱增，要求檔案管理工作必須實現信息化管理，就是將信息工作引入檔案管理工作中去，充分利用高新技術手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴散和利用，這是時代賦予檔案工作的重要內容。
利用科學手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻等新載體的大量出現，人們需要采取先進技術，實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，應用計算機，引入多媒體技術，使檔案信息存儲方式發生深刻變革，即傳統的紙質載體的檔案管理可以進行全文、全圖、全聲的光盤儲存，實現細微保存及全屏幕自動檢索，打破傳統檔案利用時空限制，為實現資源共享及遠程傳遞。檔案信息的快速獲取，有賴于選用一套先進的、符合國情的、標準統一的應用軟件，用來完成檔案的綜合管理，并在此基礎上繼續擴展，延續開發，使系統在較長的時間內保持其先進性和穩定性，提高檔案管理的現代化水平。
盡快介入電子文獻的收集和管理。電子文獻的特性：（1）依賴性和不可識別性；（2）技術更新快，壽命短，體積小；（3）載體穩定性；（4）載體形式多樣性；（5）信息易控制、可變性與易丟性；（6）信息共享性與無原件概念；（7）動態與虛擬文件特征。由于電子文獻的上述特點，傳統的保存和管理文件方法不再有效。應建立電子信息管理系統，從它的產生之初就開始業務監督，以確保信息的持久性。此外，還要有一套鑒定、跟蹤、檢索、接受、保管的具體辦法和規章制度，同時還應對現有的檔案保存部分或全部文件進行保存，以免檔案流失。
再次，強化對檔案的信息管理。
建立集成系統，豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量。增強綜合開發功能，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，實行一體化管理，形成檔案信息管理網絡，以保證檔案的完整。
注重檔案信息的質量，努力使各門類檔案齊全，結構合理，完整精煉，為開發檔案信息資源打好質量基礎。
篇7
（一）提高全體員工的檔案管理意識
領導重視是前提，要想提高檔案管理水平，首先要把檔案管理作為重要的議事日程。作為醫院的首要內容來抓，和醫院的業務水平同步策劃，同步實施。堅持做其他工作時都不忘檔案工作，堅持不懈的抓檔案管理的教育宣傳。提高所有人員對檔案管理的深刻認識，并采取多種方法，利用各種培訓和學習的機會全員學習；聘請專家進行知識講座，并進行當場指導；利用各種報欄和宣傳模式宣傳、印發資料；各科學習，提高全員的檔案管理制度的認識，使所有醫護人員深刻意識檔案管理的重要性，并且積極的參與到檔案的管理和維護的工作中。讓檔案的管理工作更好的為醫院的發展做出貢獻。
（二）提高檔案管理人員的專業素質和水平
檔案管理人員在一定程度上影響了檔案管理的工作質量，所以，醫院領導應該重視檔案管理人員的培訓，定期對檔案的管理人員進行專業技能的培訓和教育，同時可以適當的聘請專家或權威人士進行講座，對于表現出色的員工為其提供更好的發展平臺，并且鼓勵員工不斷地學習，從而提高管理水平。
（三）應用現代化的管理設備并且重視檔案管理信息化
隨著科學技術的不斷提高，利用現代化的管理技術對檔案管理已是勢在必行，檔案管理部門應結合現在的形勢，，努力為檔案管理創造有利條件，力爭用反應敏捷、方便查閱的計算機作為管理工具，建立系統的管理網絡，并在系統網絡上編制與之匹配的自動化應用軟件，構建醫院信息管理網絡。從而提高辦公的速度和質量，便于相關人員查閱，實現檔案的快速利用，在保密條例不受影響的條件下，利用信息技術，實現資源共同利用，該系統方便使用者快速準確的查找所需資料，并且實現了檔案資料一體化管理。計算機網絡給檔案管理提供了新的發展平臺，保證醫院檔案管理工作的順利進行。
篇8
1.2操作化尚未實現
相關的部門領導有時對檔案管理的認知出現問題。他們認為要做好檔案管理就只需要被動的收集和整理資料，這些工作不需要有很大的技術性，于是他們將不能勝任第一線的工作人員調到檔案管理辦公室讓他們繼續發揮余熱。然而隨著經濟的發展和社會節奏的加快，人們對檔案管理的質量要求越來越高，人們要求檔案管理人員能夠主動了解如何才能做好檔案管理工作、如何才能收集到更多檔案資料、如何才能使檔案被更有效的利用。以醫療保險檔案信息化建設來說，人們要求醫療保險檔案的工作人員要熟悉網絡，以信息化的思路看待醫療保險檔案建設的問題；要求他們熟悉計算機操作，能夠準確的錄入檔案資料；能夠從醫療保險檔案的數據中提煉出更多的有用信息等。
1.3共享化尚未進行
醫療保險檔案資料是帶有隱私性質的檔案資料，在未經持有人允許的情況下，接觸檔案的人不能泄露醫療保險檔案的資料。然而隨著我國信息化建設的推進，信息安全的不足也成為人們憂慮的問題。如果不能給予醫療保險檔案共享平臺一個安全的保障，那么醫療保險檔案共享化就難以持續。
2做好醫療保險檔案信息化建設的對策
2.1完善信息化檔案的標準
要讓醫療保險檔案信息化實現，就要在全國的范圍內統一一個科學的醫療保險檔案建立標準備，它必須要能準確的記錄持有人的姓名、性別、年齡、身份證號、參保的方式等等一系列信息，這些信息使用的字段必須是標準的、錄入的格式必須是統一的、使用的標簽必須是科學的。如果不能做好這一系列的基礎建設工作，那么醫療保險信息化建設的根基會非常薄弱。要確保這個環節能夠順利進行，我國相關的部門要統一建設意見，督促執行過程、嚴格審核結果。
2.2培養現代化管理的人才
醫療保險檔案建設能不能順利進行，與執行該建設的一線工作人員的素質有很大的關系，為了讓醫療保險檔案信息化建設能順利的推進，相關部門的領導必須拋棄陳舊的觀念，用現代化信檔案管理的方式看待醫療保險檔案建設的工作。為了確保一線工作人員的素質，相關部門的管理人要從招聘、培訓、考核這三個方面確保人才的素質。即人力資源管理部門要招聘具有現代化管理經驗、具有較大發展潛力的檔案人員；錄取適當的人選以后，人力資源部門要定期為工作人員培訓，讓他們能擁有現代化的管理意識和管理手段；人力資源部門要擬訂合理的指標考核工作人員的成績，讓他們的成績與經濟收入掛勾。
2.3做好安全化平臺的建設
雖然信息化和共享化即意味著要做好檔案安全工作會比較困難，可是利用先進的科學技術，依然能夠提高醫療保險檔案的保密性。比如醫療保險檔案建設部門要使用先進的網絡技術杜絕有人入侵信息檔案建設的平臺；要求醫療保險檔案持有人牢記調閱醫療保險檔案的密碼，并用多重驗證的方式確保其機密性。
篇9
前言
工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、安裝、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。工程檔案資料，是傳承人類文明的重要載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄。對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。
一、建設工程與檔案管理關系
1建設工程檔案是建設工程的有機組成部分
一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。也就是說，在工程開工建設前，已經有大量的文件材料形成了。如果把這個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立的，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割離的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用過程中，應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施過程中還有監督記錄和檢測記錄，出現了問題還有調整指令和變更說明等等。
2建設工程檔案是建設工程質量的直接反映
建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格定義，即：建設工程質量是指工程滿足業主需要，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。它包括：適應性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價有感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不在是以工程現場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標量化統計分析為手段，進行綜合測評了。實際上，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為重要依據全面評價工程質量。
二、建設工程檔案管理中存在的問題
1工作職責劃分不明確，工作中容易出現相互推諉現象
工程檔案管理是一個系統化的工作，要求條理清晰，分工明確，各司其職，各負其責。由于城建檔案管理人員編制不全或專業分工等方面的原因，導致各級城建檔案管理部門在管理城建檔案時出現分工不明確，職責不清的現象。出現了問題互相推諉，誰也不承擔責任。有些檔案管理人員業務不熟悉，沒有認真地系統地學習和掌握城建檔案管理工作所需要的專業知識和技能。城建檔案管理是一個專業性很強的工作，它既需要管理人員懂得工程建設方面的知識，還要懂得檔案管理方面的知識，二者兼備，缺一不可。我們的檔案管理人員應該加強學習，掌握好系統的城建檔案管理知識，認真履行自己的職責，開展好各方面的工作。而管理者應按工作流程，按每個人所掌握的專業知識和特長來進行合理分工，理清職責。做到既分工明確，又互相配合 ，做好分工與協同的統籌。
2施工單位檔案管理人員專業素質參差不齊
施工單位的檔案管理人員是負責收集工程檔案資料的一線人員。他們工作的質量，會直接影響到工程檔案的管理水平。但施工單位人員流動大，工作職責分工不明確，有的單位檔案管理人員身兼數職，施工單位對工程檔案資料的管理工作不夠重視等導致諸多問題。這就要求城建檔案管理人員加強對施工單位的管理，制定合理的法律法規對施工單位進行約束，同時要求施工單位檔案員、資料員要做到持證上崗。對于施工單位而言，檔案資料管理人員具備與崗位相應的資格資歷或者在上崗前必須經過系統的城建檔案管理方面專業知識的學習和培訓，通過考核合格后方能持證上崗。
3工程檔案資料收集不全
工程項目要進行全生命周期管理，即從可行性研究、工程設計、設備選型、采購、安裝、運營、維護到最后報廢的全過程。工程檔案資料收集整理工作始終貫穿這一過程，做到記錄真實，齊全。經驗表明，工程前期的資料、監理資料和施工資料收集不完整、不齊全的現象普遍存在。尤其是前期資料，立項之初，人員不到位，資料遺失現象比較嚴重。監理和施工階段相對較好，但缺失也時有發生。目前，我國城建檔案管理機構對工程檔案管理法規多止于工程竣工，對于工程后期的運營維護基本沒有相關政策法規，因此工程后期檔案資料管理只停留在運營單位層面，運營維護單位根據所需自行決定檔案資料的去留。某些城建檔案管理人員在工作中也會出現重視施工資料的收集，輕視工程準備階段文件資料和監理資料收集的現象。
這些容易缺失的資料包括：
（1）工程準備文件，例如工程征地文件、工程的招投標文件、工程的項目建議書等
（2）工程設計文件，尤其是初設文件，包括初設和擴大初步設計、批準概算書等。
（3）工程施工文，如開工批復，質量監督報告，竣工驗收報告等。
（4）監理文件，有的監理月報、季報缺失等。
（5）運營維護檔案資料：小型技術改造升級資料、設備維護資料等。
工程檔案資料收集是貯存工程信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的基本手段；是檔案管理其他業務環節的基礎，必須從各個環節加強這一基礎且重要的工作。
4工程檔案整理不規范
工程檔案整理工作就是要把零散的和需要條理化的資料進行分類、組合、排列和編目，使之系統化、有序化。工程檔案整理的質量直接關系到檔案的利用，在檔案管理環節中具有重要意義。在實際工作中，整理不規范現象時有發生。如文件材料編目不規范，不按專業進行組卷，排列順序不正確，次序混亂等。要解決這些問題就要求檔案管理專業人員精心立卷，確保案卷質量，在整理過程中做到規范化、系統化、科學化。對現場資料管理人員加強業務指導監督，保證建設工程檔案材料的系統性完整性。定期組織檢查驗收，確保整理質量。
5工程檔案電子化水平極低
在我國，工程檔案管理工作至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的利用平臺，檔案只會成為歷史文物。另外，工程檔案電子化技術規范工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施。還有檔案信息管理人員的素質有待提高，尤其是施工單位檔案、信息處理復合型人才就更奇缺。這些都嚴重影響工程檔案信息的共享借鑒利用。
工程管檔案信息電子化的建設和實現存在著許多問題和困難，但是檔案信息的電子化是未來檔案管理的發展方向。數字時代的大勢所趨，檔案館室不可能獨立其外。不過我們應當認識到檔案信息電子化管理的建設和發展是分階段的，其過程也是漫長的。
三、對策
1依據國家有關法律、法規，制定操作性強的地方規范性文件，嚴格執行。建立、完善自上而下的法規、規范體系,是保障建設工程檔案工作正常運行的基本條件。近年來我國加大了對建筑工程的管理力度，陸續出臺《城市建設檔案管理規定》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》，使建設工程檔案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必須出臺地方規范性文件與之配套。目前全國大部分省、市都出臺了城市建設檔案管理辦法，各市應根據國家有關法律、規定,結合本地實際，出臺具體的、操作性強的規章制度，為建設工程檔案管理提供政策保障。同時加大對城建檔案管理者和施工企業的執法和監督力度，強化職能，分清責任。建設工程檔案管理部門的城建檔案管理處,具備行政執法資格,應加強執法力度，對不按規定報送工程檔案的建設單位應依據《建設工程質量管理條例》，予以處罰，維護法律的嚴肅性。
2將建設工程檔案管理納入建設管理程序,建立并認真落實建設工程檔案責任制。為確保建設工程檔案的齊全、真實,必須將建設工程檔案整理報送納入規劃或建設施工許可程序和工程質量備案程序。建設單位在與城市建設檔案館簽訂《建設工程檔案報送責任書》后,方可辦理《規劃許可證》或《施工許可證》; 在工程竣工驗收前,必須由城市建設檔案館對該項建設工程檔案進行預驗收,檔案驗收合格,由城建檔案館發放《建設工程檔案驗收合格證》,工程質監部門憑證予以辦理工程質量備案。這一作法目前在全國許多省、市已經實行，效果較好。
建立建設工程檔案責任制，明確由建設單位對建設工程檔案負全面責任，各責任單位按照各自職責范圍對建設工程檔案承擔相應責任。督促建設單位嚴把合同關，建設單位在與各參建單位簽訂相關合同時，必須在合同中明確勘測、設計、監理、施工等單位形成并應提交的有關文件材料的內容及整理要求，確定竣工圖的編制責任及相關費用，在條款中要明確建設工程檔案的相關違約處罰。
3城建檔案管理部門要加強宣傳、督促和指導，對建設工程檔案工作實行超前控制。建設工程檔案是進行城市規劃、建設和管理的依據，是工程質量的可靠依據和真實鑒證。鑒于建設工程檔案的重要性及目前社會上對該項工作還認識不足，必須加大宣傳力度。在宣傳上可采取靈活多樣的形式，如展覽、刊物、會議、培訓等，有針對性地對建設單位、施工單位、監理單位及城市建設管理部門宣傳城市建設檔案工作，擴大影響，提高檔案意識。其次，應提高主動服務意識。作為城建檔案管理部門，必須深人基層，掌握建設工程進度，了解建設單位的需要，切實幫助建設、施工等單位解決實際問題。
4加強人員培訓,提高人員素質。由于工程建設的專業性和復雜性,檔案人員的素質直接決定了建設工程檔案質量的好壞，建立一支具有高度責任心、事業心、業務精、技術強的檔案專業隊伍至關重要。城建檔案管理部門首先要加強對建設單位、施工單位的工程檔案編制及管理人員的技術培訓，提高他們的檔案意識，重點講解建設工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設工程檔案的分類及整理方法； 其次，建設主管部門的檔案管理人員也應加強自身建設，參加上崗培訓，自覺鉆研專業業務以勝任本職工作。
5成立城建檔案服務中介機構。針對目前不少建設單位缺少檔案專業人員，無力整理、編制合格的工程檔案的現狀，建設單位可聘請城建檔案服務機構代為編制，實行有償服務； 城建檔案服務中介機構應配合城建檔案館檔案業務工作。這樣既可滿足部分建設單位的需要，又可彌補城建檔案館的經費不足。
6加強監督檢查
工程檔案的管理部門要建立并健全相關檢查機構，配置人員，組織監督、檢查工作，按程序辦事，認真負責。對在工程檔案工作上操作不規范的建設單位及其相關負責人隨時提出意見建議或批評，并要求限期改正，真切的起到監督、檢查的相關作用。要做好工程檔案的管理工作，需要工程檔案的管理部門與工程建設單位的通力協作、緊密配合、全力溝通，更需要工程建設的行政管理部門與相關部門的大力支持與幫助。各部門在工程檔案管理工作中應做到：提前介入、全程參與、確保質量、有效落實、加強培訓。只有秉承著這樣的工作原則，并將上述制定的相關措施切實執行，才能真正發揮出工程檔案管理工作所應有的價值。
7加強信息化建設，提高建設工程檔案管理效率
跟上時代的發展步伐，工程建設檔案管理要應用計算機信息管理技術。適應工程項目現代管理模式，探索檔案信息資源體系，根據建設工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行工程建設檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，使電子工程檔案的收集、保管、利用工作高效、規范、有序。建立和共享電子檔案數據庫，提高建設工程檔案管理效率。
結束語：
工程檔案管理要把工程檔案的質量視為工程質量管理同等重要來抓，搞好建設工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設工程檔案的質量，在促進企業自身現代化管理的同時，更好地為社會主義經濟和發展服務。
參考文獻
[1] 劉宇平;陳焱輝;;做好工程檔案管理 提高檔案管理水平[J];黑龍江史志;2009年12期
[2] 李玉山;;論工程檔案在工程建設中的作用[J];山西建筑;2008年28期
篇10
Keywords: enterprise personnel files; information; management modernization
中圖分類號：G270文獻標識碼A 文章編號
0前言：企業在人事管理活動中，形成了人事檔案。它是以個人為單位，以文字的形式組織起來的一種材料，用于今后企業對個人的一些考察活動。人事檔案能夠全方位真實的記載員工的基本信息，反映員工的個人經歷和綜合能力。
人事檔案主要包括以下幾方面的內容：員工的成長經歷、家庭情況和社會關系；學歷和專業技能等材料，得到的獎勵和處分的材料；員工在職務提升或工作調動的時候得到的一些評價或鑒定；政治身份的一些證明材料；聘用情況、工資待遇、離退休情況等材料。對企業來說，完整的人事檔案是考察和評價員工的依據。對人事部門來說，管理好人事檔案能夠為企業合理任用員工提供依據。對企業員工而言，檔案很好的反映出自己的人生軌跡，真實的記錄著自己過去的一切。所以說，人事檔案的管理工作，不管是對企業還是對個人都有很重要的意義。
一、人事檔案管理面臨的問題
多年來我國的人事檔案由于一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎工作薄弱的局面，不能適應現代化管理的要求。
（一）企業人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。企業以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。
（二）企業人事檔案內容簡單雷同，個人材料分散。目前，仍有不少企業的人事檔案僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這樣的內容顯然已不適應新形勢發展，不能為選人、用人提供全面、詳實、可靠的依據，進而影響人員正常晉升與輪換，挫傷員工的創新熱情，失去了真正意義上的參考價值。另外，長期以來，人事檔案的管理和利用局面分散。人事部門主要掌握個人履歷、學歷、工資任免等方面的材料，而反映員工不同崗位工作業績的材料在檔案中卻沒有收集和體現，在使用中缺少員工工作能力評估等方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且影響檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。
二、解決人事檔案管理面臨的問題的辦法
（一）強化人事檔案管理法規建設，完善人事檔案管理制度是信息化的基礎。企業領導、人事組織部門領導，應強化人事檔案管理意識，組織人員學習《檔案法》等一系列法規文件，根據企業的發展需求制定人事檔案工作發展規劃，建立更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作制度化、規范化。檔案的更新應及時、準確、完整，防止更新人員信息時沒有可靠的材料依據。只有維護了人事檔案的真實、嚴肅和有效性，才能更好地促進人才合理的流動、配置和使用，為企業人事檔案信息化管理奠定基礎，為企業人力資源建設提供更好的服務。
（二）提高檔案管理的現代化意識，完善管理人員的專業素質，依托專業人才是信息化的有力保證。人事檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻著稱，封閉意識較強，要改變這種局面，關注企業發展的新形勢新問題，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。檔案管理應用計算機技術時，應從重管理輕利用的傳統模式中解脫出來，主動面向知識經濟主戰場。
由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理，只掌握傳統管理職能的檔案人員是難以適應的。隨著信息時代到來，人事檔案管理人員必須由實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，這對檔案工作者提出了更高要求。管理人員要加強專業知識學習，拓寬知識面，提高文字和分析能力，要加強計算機知識學習，掌握現代信息管理技術，使自己成為既熟悉檔案業務，又懂得計算機管理的具有雙重知識結構的復合型人才。
三、建設人事檔案管理系統是信息化的重點
（一）實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高建設人事檔案管理系統的基礎工作水平。計算機作為高效處理復雜信息與數據的現代工具，首要特征是要求輸入的原始數據信息必須是準確科學的，否則輸入的是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行信息化管理的前提是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足管理的技術要求，這就要求檔案管理基礎工作的各個環節都要按照統一的程序和方法來進行。
一是全面普查案卷，去糟取精。有些人事檔案多年來未做全面清查加之來源復雜、鑒別不準，存在許多重份或無查考價值的材料，所以首先要剔除無用的材料，才能避免計算機管理時出現重復低效的情況。
二是重新組合案卷，實現案卷規范化。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷，對無頁碼、無目錄、無材料標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫以保證案卷更加規范。這樣既可科學保管亦可提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
三是結合實際，規范著錄工作。一般來說掌握以下重點便基本可以取得“多”、“快”、“準”兼而有之的效果。首先分清輕重緩急，循序漸進。根據內容重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況對所有檔案進行排隊，將可開放的檔案內容和利用率較高的檔案進行優先整理；其次，分級著錄，省時省力。將反映問題單一或參考價值不高的檔案內容進行目錄級著錄，對一卷內幾個材料涉及同一主題的檔案內容進行概覽級著錄，而對重要材料或反映問題龐雜的檔案內容則進行文件級著錄。這樣處理就可以加快檔案管理信息化的進程和提高利用的效率。
（二）利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。。人事檔案管理系統建設結構顯示：企業使用人事檔案管理信息系統，按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成數據庫實體，通過實用、良好的操作界面，對檔案信息進行分類、提取、查詢，方便用戶對有關材料的查借閱和使用，同時可進行統計分析，為人事決策提供參考，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
總之，通過該系統能實現辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，檔案人員通過系統隨時了解文書、業務部門管理動態，掌握員工任免、技術職務變動、培訓等人事動態，實現檔案的超前性、預見性管理。
三 小結：總之，企業管理者應該深諳人事檔案管理的意義，按照人事管理工作的規律來處理工作中的一些問題，使得人事檔案管理工作向信息化邁進，為企業在用人方面提供準確真實的依據。我們應該在企業中大力的推行人事檔案管理工作，使得人力資源的配置更為合理，并給企業帶來一定的效益。
篇11
引言 檔案是社會發展的記載器，記錄著社會發展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設進展，領導決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發展的需求，這是文書檔案管理工作的進一步科學化體現。隨著科學技術的進步發展，本文提出文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學化管理，并針對當前發展新形勢，提出對文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現代化呈現出的新發展趨向，具有較有價值的參考意義。
一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電子文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
其次，網絡化的發展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.信息化系統內、外網隔離
在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2提出檔案管理工作的要求
2.1 要有高尚的職業道德修養
文書檔案工作由于其工作特點以及環境的因素，決定了從事該項工作的人員缺乏活力，一般都是長時間枯燥乏味地工作，正因為這樣，往往職員從事該項工作時間不長，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時由于麻痹較容易出現錯誤，從而導致了以后所用信息的錯誤性，影響文書檔案信息的質量效果。因此，文書檔案工作的性質決定檔案工作者應要有高尚的職業道德修養，應耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準確性。
2.2 擁有專業知識，提高檔案管理水平
鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發等，以適應檔案現代化管理的需求。
2.3 做好文書檔案管理的基礎工作
文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。
四、結束語
文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。
參考文獻：
[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5
篇12
醫院的文書檔案客觀記錄了一個醫院各個時期的重要活動，重大事件及工程進展，不僅記載了醫院自身的發展歷程，還記載了醫院各項活動的廣度與深度，直接反應醫院的管理水平，為醫院更好的展開各項活動和工作提供了寶貴的資源和經驗，是醫院檔案管理系統中不可缺少的一部分[1]。隨著經濟和科學技術的不斷發展，現代化管理技術和手段不斷應用于工作和生活的各方各面，醫院文書檔案文件繁多，如何利用現代化技術將其進行分類及管理成為目前的重大課題。
二、醫院文書檔案管理中存在的問題
（一）醫院對文書檔案管理重視程度不夠
由于文書檔案管理不能產生直接的經濟效益，醫院對其管理意識薄弱，而多集中如何提高醫院的治療水平及外界口碑，從而直接提高其經濟效益。同時，有人認為對醫院文書管理的工作簡單，不需要技術含量，對醫院的發展并沒有什么意義，沒有存在意義。長期存在的觀念抑制了在現代化背景下文書檔案管理的與時俱進，造成了醫院文書檔案資料缺失或分類不當，降低其的利用率。
（二）醫院文書檔案管理人員素質不高
醫院的人才培養中多關注引進高端醫療技術人員，忽略了管理方面的人才引進；在人才培養方面，注重療效知識的教育培訓，卻忽略了對醫院文書檔案管理人員的管理能力的提升。在醫院從事文書檔案管理的人員大部分不是文書檔案管理專業的學生，來自計算機、護理等專業的人員通過自學相關知識，便開始文書檔案管理工作，由于缺少管理的專業背景，難以投入到文書檔案管理復雜的工作當中。此外，醫院的文書檔案管理人員不固定，存在較大的人員變動，為醫院的文書檔案管理也加大了難度。
（三）文書檔案管理制度存在缺陷
由于缺少與現代經濟體制相適應的管理制度，多數醫院并沒有對文書檔案建立完善的管理制度，使得相關的資料收集、整理、儲存不當；各部門對醫院文書檔案適應分散管理，對其文書檔案的界定范圍不明確，也沒有建立完善的制度，管理質量層次不齊，隨著現代化進程的加快，除了紙質版的文書檔案，還存在電子版，不完善的制度造成文書檔案的重復保存或缺失；此外還存在部分文書工作和檔案工作脫節的現象。
（四）文書檔案管理硬件設備投入不夠
醫院對于先進的治療設備投入加大，但在文書檔案管理的相關硬件設備上投入較少，一些醫院對于單獨文書檔案室的設立，管理管理設備及消防設備達不到相關標準；此外一些醫院并沒有將計算機設備及相關的網絡引進文書檔案管理中，多數管理還集中于手工管理，自動化管理程度小；且在自動化檔案管理中，工作人員無法很好的應對電子檔案的存儲管理、信息安全以及防御計算機病毒、修復技術等，知識計算機技術在醫院文書檔案管理中的開發和利用與其他管理領域存在很大差距[2]。
三、提高醫院文書管理檔案的對策
（一）加強醫院管理人員對文書檔案管理工作的重視程度
通過對醫院各層人員培訓，提高其對檔案管理工作的認識程度，尤其要增強管理人員的重視意R。只有領導對檔案管理重視意識提高，才能提高管理在醫院地位的提高，才能增加對檔案管理的投入。此外還有不斷提高醫院醫療人員的業務能力，增加醫院的經濟效益，為檔案管理提供必要的經濟基礎。文書檔案管理工作不是分散的，而應作為統一管理的，因此要加強各部門的交流與溝通，推進檔案管理工作的順利開展。
（二）提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員的素質直接關系到檔案管理的水平，因此要從各方面提高檔案管理人員的素質。加大文書管理檔案高端管理人才的引進投資，招收具有檔案管理背景或有經驗的工作人員；定期對檔案管理人員進行培訓，讓其接受更專業、更系統、更先進的知識體系，從而不斷提高自身的素質；加強工作人員對計算技術、網絡技術等的應用能力；此外減少檔案管理崗位的流動性也有助于推進醫院檔案管理的進程。
（三）完善檔案管理的各項相關制度
建立健全文書檔案管理制度，對文書檔案的范圍準確定義，并明確檔案管理人員職責，對整個醫院不同部門的檔案實行統一管理；建立關于文書檔案管理的考核制度，定期對檔案管理人員進行考核，確保其業務水平，從而保證檔案管理工作的順利進行。對于業務能力較差的檔案管理人員，對其進行二次培訓，實行考核上崗等。此外還應對文書檔案的保密制度、保管制度、查閱制度以及檔案的鑒定、借閱、銷毀等制度予以完善，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度約束[3]。
（四）推進文書檔案信息管理的現代化建設
隨著我國人口的不斷增加，文書檔案資料也呈明顯的上升趨勢，單純通過手工完成對其記錄、分類及儲存以不能滿足人們的需求，因此必須引進先進的現代化技術，應將計算機技術、云技術等運用在檔案管理過程中。首先增加信息管理硬件設備的投入，完善資料室的相關基礎設施；其次重視紙質化檔案數字化，并對檔案中重復的內容進行整理，缺失的內容予以標記，并對已有文書檔案進行分類，便于之后的檔案統計，有利于提高工作的自動化程度；此外要加快醫院信息網絡平臺的建設，將各類檔案信息納入其中，構建醫院信息中心，進行檔案信息的網上數據傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為各醫院各部門提供更加便捷優質的服務[4]。
四、結語
綜上所述，醫院文書檔案管理工作復雜，需要長期的投入，是衡量醫院現代化的重要指標之一。因此醫院各層必須對該工作予以重視，加大投資人才和設備，解決好目前存在的問題，發揮其在醫療工作、教學科研及醫院管理中的作用，從而為醫院創造更大的經濟效益。
參考文獻：
[1]紅.醫院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].現代醫院，2013，12（02）：126.
篇13
一、文書檔案管理中存在的問題
（一）不穩定的機體特征導致文書檔案易流失。文書檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現代化辦公自動化系統在較前的歷史時期還未普及，紙張是文書檔案最常見、也是最主要的物質載體。但紙張本身的物理與化學特征均較不穩定，易遭受各類不可逆的毀損滅失風險。從物理特征來看，文書檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風化等；從其化學特征來看，文書檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類化學腐蝕。
還需注意到的是，手寫檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風險。無論是鋼筆書寫抑或是碳素筆寫就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風干、墨水凝華、墨水蒸發等的可能，無論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書檔案記載內容的識別、確認與精讀。
（二）繁浩的文書數量導致檔案檢索較困難。縱然圖書館學與檔案管理學已經為管理和檢索文書檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個方面的問題。
第一，在按照非自動化索引法進行非稻菘獗嗯諾姆槳趕攏人工編排、檢索會在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經驗，到圖書館借閱書籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時間、將自己所要找尋的書目對號入座需要一段時間、找到自己書目所在的索引區需要一段時間、在堆疊的各式相近書籍中找尋到自己所需要的書目又得花費一定的時間，如此通過經驗對照，該論點不言自明；這僅是檢索過程，回照初始的人工編排，更加可想而知。
第二，人工編排、取閱后復原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書還書的例子，我想我們都有如是的經驗，即，將書目歸還柜臺后，下次再借閱相同書籍時，發現書目并不在同一檢索區；甚或借閱其他不同類型書籍時，發現上次所借書籍竟在附近書架。這大抵是由于復原工作疏誤造成的，如此會造成一定程度的檔案混亂，若聯結成片甚至成為常態，則檔案的檢索、管理工作將會陷入無序狀態。
二、文書檔案現代化管理機制的構建
（一）引入數據庫技術進行自動化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現代化的檔案管理技術是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術當屬數據庫管理，與之相匹配的文書檔案管理目標是實現自動化檢索。
