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引言
檔案管理工作作為一項政治性、管理性、服務性的工作，要求檔案工作人員必須具有較一般行業要高的職業道德，首先在政治上要堅持黨的基本路線和基本方針，保守檔案機密，而且要依靠職業道德規范的內聚力形成制約力量依法治檔，依照《檔案法》對檔案管理的體制、制度保護和利用等方面的具體要求去做。
1.檔案管理者應具備的基本素質
1.1 堅定的政治素質：檔案管理者必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛祖國，熱愛社會主義，堅持四項基本原則，立場堅定，旗幟鮮明，有強烈的事業心和責任感。
1.2 優良的思想品質：要干一行愛一行，能全身心地投入到本職工作中，能忠于職守，嚴守秘密，無私無畏地維護黨和國家的歷史真實面貌。
1.3 扎實的工作作風。工作中要做到積極主動，熱情周到，把能為利用者解決問題、排擾解難，看成是工作中的最大樂趣。
1.4 廣博的科學知識。作為一個稱職的檔案人員，既要學習本專業知識，又要學習有關的科學文化知識，有較為廣泛的知識涉獵和較高的文化水平。
1.5 過硬的技術本領。面對知識經濟的挑戰，檔案人員必須很好地學習掌握檔案業務知識，不斷提高業務能力和技術水平，成為業務精通的行家里手。
1.6 良好的心理素質。良好的心理素質必須具備“四心”，即安心、熱心、耐心、信心。“安心”就是安心檔案工作，干一行，愛一行，專一行。“熱心”就是滿腔熱忱，誠心誠意地為他人服務，為社會服務。“耐心”就是擺正位置，耐住寂寞。“信心”就是樹立在檔案這塊天地里干一番事業的信心和決心。
2.檔案管理措施探討
2.1 建立健全檔案管理機制。通過修改和完善檔案日常工作規章制度，統一檔案工作標準，加強檔案管理。加強領導管理，設立專門領導小組。科學合理、簡明實用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務對象和執行者。堅持制度執行的嚴肅性，建立獎懲機制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。聘請檔案管理專家指導監督檔案管理工作。實行檔案年度評比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。
2.2 遵守章程，規范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識，按照管理章程操作。對原有檔案進行重新規范整理，實現標準化管理。檔案工作的操作過程中要堅持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時追加新的資料，準確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計劃，年末要有總結。對檔案進行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿等。健全特種設備安全管理檔案。加強檔案的信息開發和統計工作，為領導決策和資料查找提供方便。
2.3 檔案管理交接規范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環節，應按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據。分類歸檔零散材料，對交接工作進行日程總結。三是認真做好檔案交接監督管理工作，對交接工作負責。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責任。
2.4 檔案管理程序規范化。一是加強領導干部的檔案管理意識，配備高素質的專業管理人員。提高檔案管理人員的業務素質是加強檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業知識過硬，信息操作能力強的檔案管理人員更能適應現代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設備，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。三是分門別類對檔案集中統一管理，保護檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標考核和檔案管理業務工作考核相結合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時又能檢驗檔案管理員的業務水平。五是尋找外援，加強檔案的業務指導工作。可以采用會議指導和現場操作指導的方式讓檔案專家指導工作，這樣更容易對存在的問題進行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。
2.5 加強檔案信息化建設，提高檔案管理質量。微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志，檔案作為豐富的信息資源要加快微機管理與利用，檔案的微機管理具有以下優勢。
（1）減輕檔案管理工作人員的勞動強度，提高工作時效。檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理文件歸檔。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。
（2）微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。微機網絡管理，文檔按“件”整理微機歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就完成了。
（3）微機管理保持了文件的歷史原貌。微機網絡管理按“件”隨機存檔后，整理工作就不存在@方面的問題了。只須把諸如報表、圖紙等文件折疊成統一尺寸歸檔即可。
（4）利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。微機的應用，網絡的開通，為擺脫以往的經驗式的管理模式，完成檔案管理由案卷級向文件級管理的轉變，將手工立卷變為微機自動管理，就成為可能。只有這樣，才會極大地提高檔案管理與利用的質量、精度和效率，實現檔案管理服務水平質的飛躍。
（5）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。
（6）微機管理有利于提高檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于利用。檔案管理進行微機管理后，檔案人員可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高檔案管理工作的質量和利用的效率，使檔案管理在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。
新形勢對檔案管理工作人員提出了更高的要求，要從傳統的管理理念向現代管理理念轉變，并在管理實踐中應用，使檔案管理工作跟上時代步伐，適應檔案管理現代化的需要，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
3.結語
總之，檔案事業是需要時間磨礪的金子，期望見到光芒沒有捷徑可走。古人說得好：“九層之臺，起于壘土，千里之行，始于足下，”要堅持不懈地做好那些看似容易、平凡、瑣碎的收、管、用。因為良好的職業道德是由無數具體的平凡的瑣碎的工作積累發展起來的，檔案事業乃至社會發展不需要急于求成、急攻近利的浮躁，而需要踏踏實實、苦干實干、自甘寂寞。要做到無私奉獻還應當具備過硬的業務知識和業務技能，尤其提倡干一行、愛一行、鉆一行。
參考文獻
[1] 左成林.努力做好技術檔案工作為鐵路跨越式發展做貢獻[J].鐵道勘測與設計，2014，（02）.
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檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。
第二，檔案專業工作人員的專業素質。
檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
第三，過硬的業務技能。
檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁，因此，企業檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關學科知識，從而保證企業檔案管理水平的提高。
二、影響檔案工作者綜合素質提高的幾種因素
目前，我國檔案專業人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源。首先，有的單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認識到提高檔案人員素質的重要性。有的單位領導只注重專業技術人員的繼續教育培訓而忽視了檔案人員的學習與培訓，對檔案人員的培訓教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設備和技術落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。
三、提高檔案工作者素質
面對新時期檔案工作的需要，檔案管理人員應如何提高自身素質，本人認為，應從以下幾個方面做起。
第一，愛崗敬業，培養良好的職業道德。
做好檔案管理工作，愛崗敬業，培養良好的職業道德是前提。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。
職業道德是同人們的職業活動緊密聯系的，具有自身職業特征的道德準則和道德規范。檔案工作作為社會主義現代化建設事業的一個重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業道德要求。檔案事業的發展要求檔案工作人員各方面素質的全面提高，而職業道德素質的提高應擺在突出的位置。因為沒有良好的職業道德素質，再好的發展機遇也會錯過，再好的發展條件也會喪失，再好的業務能力也不能很好地發揮作用。
第二，依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設。
做好檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，加強制度建設，嚴格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。根據新形勢的需要，我局對已有的檔案制度進行了修訂，使檔案制度能更加完善。我們的制度包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統計制度、文書檔案分類編號辦法等等。在平時的工作中，嚴格遵守各項規章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。
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檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。然而，如今很多高校的檔案人員素質達不到要求。
1.1 業務水平不高，專業知識貧乏
檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案人員應接受專業的教育培訓，掌握專業知識，才能勝任此項工作。但目前大部分高校檔案人員實際情況是業務水平不高，專業知識貧乏。高校專職檔案人員中，很多都未接受過任何檔案專業教育或培訓。另外，很大一部分更是非專業學歷人員較多，他們多半路出家，來自其它專業，這就使得他們的檔案專業知識貧乏，業務水平不高，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展，嚴重制約著高校檔案各項工作的順利開展。
1.2職業情感淡薄，主觀能動性不強
當前，在高校中有些檔案工作者事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性。加之檔案工作的性質要求是細致、嚴謹、環節多、程序多、耗時多，所以在完成工作的過程中時間的彈性非常大，使原本工作的思想會在很大程度上造成是“干良心活”的陰影，檔案管理工作者特有的工作性質和工作環境給從業人員的“惰性”提供了生存的溫床。原因是高校專職檔案工作人員不多，而且工作環境相對封閉，在完成檔案收集工作這一環節后，和外面人員接觸的時間大大減少，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”這是檔案工作者真實工作狀況。
1.3 制度的不統一，檔案人員素質低
某些高校沒有制定統一的立卷歸檔制度，對納入檔案管理的內容也沒有明確的要求和統一的管理標準和模式，僅僅是根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，同時，還有些高校在目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外， 檔案管理人員學歷偏低、知識面較窄、不具備專業技能等因素也是影響檔案管理工作效率低、缺乏創新與活力的重要因素
2.高校檔案人員的素質要求
2.1 要有較高的專業素質
檔案工作人員應該安心奉職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉高校內部自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
2.2 要有較高的職業道德修養
檔案人員的職業道德在檔案領域中的具體體現，主要包括以下幾個方面。不為名利，甘為人梯、熱心服務。檔案工作的職業活動，社會職責，工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性，條件性的工作。其出發點和最終目的在于為社會主義現代化服務，為社會廣義物質文明和精神文明服務，此外，檔案工作是為各項工作提供條件的。 因此，要求檔案專業人員必須具有為“人梯”，熱心服務的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百計為利用者提供報務。
2.3 計算機的基本知識和操作技能
隨著計算機網絡技術在行政工作、業務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現。檔案工作者如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很能難有所突破。為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質量，提高檔案信息工作的現代化水平，高校的檔案信息部門基本上都已應用了計算機管理，并且正在向著更深層次的應用方向發展，如光盤技術、多媒體技術等等。這些都要求高校檔案信息管理人員必須掌握必要的計算機知識和熟練的操作技能。
2.4 具備高度的法治觀念
檔案管理工作，要求工作人員必須嚴格遵紀守法。而嚴格執行法律的規定，必須嚴格遵守國家法律和檔案法規，嚴明黨的紀律，嚴格規范自己的行為。必須牢固樹立法律意識，全面提高法律知識水平，并把法律的規定運用到日常業務中去，時刻依照法律規范自身的行為，自覺接受社會監督和法律的約束。許多檔案記載著學校、老師或學生的機密。因此，檔案專業人員必須具有嚴格的保密觀念和良好的習慣。正確處理好保密與利用的關系。以確保學校檔案的安全。
2.5 要努力培養自己的綜合性知識
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創新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發達的動力。當今社會是知識經濟時代,是以知識論實力的時代。在這個以知識為基礎的經濟社會,缺少的不再是單個的人,而是具有創新精神、創新思維的人才,誰善于學習、勇于探索、敢于創新,誰就是時代的領跑者。對我們醫院檔案管理工作者來說,必須有科學的探索精神,在工作中把握機遇,迎接挑戰。只有具備了創新精神和思維,才能激發出工作熱情,才能提高工作水平。
隨著經濟社會的日新月異和科學技術的飛速發展,醫院檔案管理工作的地位和作用也越來越重要。醫院檔案包括病歷檔案、人事檔案、職稱檔案、科研檔案、公共衛生檔案等等，涉及的知識面、學科范圍比較廣，這就要求檔案管理人員在工作中不斷更新知識，創新工作模式,努力成為既熟悉檔案現代化管理和現代化科學技術,又熟練掌握計算機應用、網絡技術等現代化管理手段,知識面寬、適應性強的復合型檔案人才,才能不斷適應檔案學發展的需要。
想成為一名合格、優秀的醫院檔案管理工作者,在工作中就必須注重四個方面的培養：一是培養檔案管理工作創新意識。檔案工作的創新,來自對檔案管理的創新,沒有創新意識,檔案創新就無從談起；二是培養知識的創新能力。誰擁有更多的創造性技術知識,誰就更有力量。醫院檔案工作者應努力優化自己的知識結構,使自己成為既懂醫學又懂檔案學知識的復合型人才；三是培養信息的處理能力。醫院是信息技術應用范圍比較廣的地方，充分掌握信息學的有關基礎知識和方法,掌握計算機網絡的使用；掌握使用醫院各種信息管理系統，學會貯存、檢索所需的檔案信息；四是培養檔案人才的各種能力。醫院檔案管理人員除了熟悉光學掃描復制、文字圖像壓縮、計算機高智能檢索、通信網絡、遠程信息傳輸等檔案學基本知識外,還必須懂得基本醫學知識，懂得基本的醫院管理知識。培養高素質的檔案人才是適應時代潮流,是檔案事業發展的要求。
總之,社會的發展，科技的進步,離不開創新,而創新的主體是人才。醫院檔案管理工作者只有不斷地創新工作模式、完善知識結構,才能不斷提高檔案管理工作水平,提高適應新形勢發展的能力,使之更好地為醫學發展服務,為經濟社會服務。
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檔案信息化建設已成為檔案管理現代化建設的最主要的內容。因此，加強高職院校檔案信息化建設，既是《檔案法》賦予檔案部門及工作人員的神圣使命，也是信息化社會的必然要求。
一、高職院校檔案信息化建設存在的問題與制約因素
（一）檔案管理隊伍整體素質偏低
大多數高職院校尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面，專職檔案工作人員的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理。有的學校檔案工作隊伍中無本科及以上學歷的人員，學歷普遍偏低；有的人員是從其他行業轉入檔案管理部門的，不具備檔案管理專業的必備知識，知識結構及不合理；有的學校檔案管理人員的年齡偏大，“斷層”現象嚴重；有的學校無高級職稱的檔案管理人員，其職稱結構域檔案信息化建設很不相稱。另一方面，高職院校各部門的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能。
（二）基礎設施簡陋
由于大多數高職院校是在原中專學校基礎上升格或由大、中專學校合并組建而成，基礎設施薄弱，即使千方百計擠出資金進行基本建設，也只能重點建設與教學、科學緊密相關的項目，無資金投入檔案管理的基礎設施建設，因而大多數高職院校的檔案設施設備十分簡陋，少數學校沒有專門的檔案館，甚至沒有微機、空調等基本設施，檔案柜陳舊破爛，庫房條件達不到要求，管理手段基本停留在傳統的階段。
（三）管理體制比較亂
“統一領導、分級管理”的檔案管理體制在高職院校尚未真正落實。目前，有的地方政府還沒有將高職院校的檔案管理工作納入議事日程，政府檔案館路機構除通知學校檔案工作人員參加一些會議和培訓外，很少過問學校檔案工作甚至很少涉足學校進行檢查和指導。
（四）數字化建設水平低
大多數高職院校還未將現有的各種載體檔案通過與計算機硬件、軟件結合而實現數字化管理。沒有計算機的檔案室，檔案數字化管理是一片空白；有計算機的檔案室，檔案數字化管理水平也較低。同時，有的高職院校檔案室雖然實現了內部數字化管理，但未與外界聯網，也談不上真正的數字化管理。
（五）檔案利用率極低
大多數高職院校的檔案資源未得到充分的開發利用，檔案利用率低，檔案固有的作用未能很好地發揮出來。據有關人員調差統計，高職院校檔案案卷年均利用率僅為20%左右。
二、高職院校檔案信息化建設的路徑與方法
（一）充分提高認識，切實轉變觀念
高職院校檔案是我國整個檔案事業的重要組成部分，是高職院校過去和現在的教學、科研、管理等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄，它具有歷史價值和使用價值，并具有查考憑據、參考依據、科學研究、宣傳教育等多方面的作用，在高職教育中具有十分重要的意義。搞好檔案信息化建設，可以促進高職院校的全面發展。要樹立國際化觀念、創新觀念、服務觀念、法制觀念，用心的觀念指導高職院校檔案信息化建設。
（二）明確指導思想，確立相關原則
檔案信息化建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，在高職院校檔案信息化建設中，要堅持量力而行、循序漸進、實用實效的指導思想。同時，要確立相應的原則。一是保障重點的原則，就是在可能的人力、財力條件下，對重要的檔案資料進行數字化加工，將這一部分信息化處理后的檔案先行提供利用。二是分類建設原則，即依據檔案的性質和重要性的不同，按輕重緩急的順序對檔案進行數字化加工。三是技術實用性原則，就是對檔案數字化處理要采用最有實用價值的模式，如：文本模式較圖像模式的實用性強，高職院校在進行檔案數字化處理中，以采用文本模式為優。
（三）增加經費投入，務實物質基礎
經費短缺，是制約檔案信息化建設的最主要因素。因此，增加檔案信息化建設的經費投入，已是當務之急。一方面，各級政府要依法增加對高職教育的經費投入，以便高職院校有可靠的資金投入檔案信息化建設。另一方面，高職院校要多方籌措資金，投入專項資金進行檔案信息化建設。通過增加經費投入，逐步配置防盜、防火、防水、防震、防潮、防塵、防蟲、放有害光、防高溫設施和裝訂工具、復印機、裝裱設備等必要設施，裝備縮微攝影機、電子計算機、光盤等技術設備，切實務實檔案信息化建設的物質基礎。
（四）加強人員培訓，提高隊伍素質
檔案管理隊伍素質的高低，是關系檔案信息化建設的關鍵因素。因此，要克服對人員培訓的舍不得花錢的傾向，堅持全員培訓，全面提高隊伍素質，要為檔案工作人員的培訓學習創造良好的條件、出臺優惠政策，選拔檔案工作人員到本科院校的檔案管理專業學習深造，組織檔案管理人員外出考察和調研，定期舉辦培訓班和對檔案管理人員進行專業培訓，拓寬視野和知識面，改善知識結構和學歷結構，提高綜合業務能力。
（五）建立健全制度，完善管理體制
一是要依法建立健全檔案管理制度，包括修訂原有的規章制度和制定新的規章制度，使檔案管理步入制度化、規范化、科學化的軌道。二是要理順檔案管理體制，真正建立起“統一領導、分級管理”的檔案管理體制。高職院校應建立獨立的檔案管理機構，統一管理檔案。只有制度健全、管理順暢，才能有效地促進檔案信息化建設。
（六）搞好總體設計，建立信息網絡
建立檔案信息網絡，實現檔案信息管理的網絡化，充分融入現代網絡世界，是社會對檔案事業的必然要求。高職院校要根據人、財、物的實際情況，逐步推進檔案信息網絡化建設。檔案信息網絡化建設是一項投資大、周期長的管理技術工程，其建設必須遵循系統規劃、協調發展、標準開的和安全可靠等原則，切實搞好總體設計，確定網絡的基本功能、建設任務、總體思路、組網模式和發展規劃等，然后按計劃分步實施。首先要抓好檔案網站建設，即采取虛擬主機、主機托管、聯通專線等不同的技術方案，按照一定的入網程序建立起高職院校的各自的檔案網站，并采取“以網站服務補網站維護”的運營模式。其次是搞好檔案館（室）局域網建設，組成信息網絡，在網上資源共享和信息快速傳輸的基礎上實現檔案管理和檔案信息服務的網絡化。
（七）提高服務水平，擴大利用范圍
服務水平和服務質量是影響檔案利用的重要因素，也是影響檔案信息化建設的因素之一，因而高職院校檔案工作人員要切實提高服務水平和服務質量。一是要明確服務方向，樹立服務思想，要改善服務態度；要開動腦筋，研究利用工作的新情況、新特點，解決利用中的新問題，采取各種方式改革服務手段和方法，主動為社會和學校各項工作服務。二是加強基礎工作，提高服務質量。高職院校檔案館（室）必須做好檔案收集、鑒定、整理、檢索、編研、保管等基礎工作，才能使檔案利用工作得以順利開展，才能提高服務質量。三是熟悉館（室）藏，了解和研究利用者的需要。四是利用多種途徑和形式提供檔案利用，包括接待查閱、檔案外借、制發檔案復制本、制發檔案證明、開展咨詢服務、檔案館（室）藏介紹、舉辦陳列展覽、建立檔案目錄中心等。
綜上所述，人類已進入信息社會，信息化浪潮正以不可阻擋之勢席卷全球，信息化水平已成為一個國家強盛的重要標志之一。在這種形式面前，高職院校檔案信息化建設勢在必行，刻不容緩。
參考文獻
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一、高校保衛檔案工作現狀
高校保衛部門是學校的行政職能部門，擔負著學校公共秩序、安全防范、消防和交通安全的管理工作。隨著社會治安形勢的日益嚴峻，高校保衛部門的任務也相繼加重；保衛干部編制少，任務重，平時加班加點超負荷運轉在高校保衛部門普遍存在；保衛部門領導在重視落實各項安全保衛工作的同時，往往忽視了對保衛檔案工作的管理。因此，從保衛檔案工作的現狀來看，還存在許多問題。檔案意識淡薄。保衛部門的領導對檔案工作重視不夠，把檔案工作作為一項簡單的服務性輔助工作，對檔案的日常管理工作過問太少，平時組織學習時也很少涉及檔案方面的內容。因此，許多保衛干部的檔案意識非常淡薄，檔案材料不會主動上交，時間長了往往造成檔案材料遺失等現象。
1、檔案管理人員缺乏檔案基本知識。為了適應高校保衛工作的新形勢，上級公安等部門經常組織保衛干部開展治安、消防管理方面的理論培訓，而從未開展過保衛檔案管理方面的理論培訓。因此，保衛檔案的管理人員普遍缺乏檔案管理的理論知識，為保衛檔案管理的實際操作帶來了困難，不利于保衛檔案的規范化管理。
2、檔案材料不規范。對檔案材料的收集不及時、不全面，許多檔案往往都置留在各科室或保衛干部手中；對保衛檔案的整理不科學，沒有嚴格按照《保衛組織文件材料立卷歸檔管理辦法》操作；對檔案的存與毀不能做出正確的鑒定，給檔案的存放和保管帶來了許多問題。
3、管理設施不全，管理手段落后。高校保衛部門普遍沒有檔案庫房，大多是辦公室兼庫房。同時，存放保衛檔案的檔案柜也不多，造成檔案材料的堆積，不利于檔案的利用和保管。科技論文。科技論文。保衛檔案的管理技術手段也相當落后，缺乏計算機、網絡等現代化管理手段。
4、管理制度不健全。高校保衛部門普遍沒有制訂檔案管理制度，對歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及檔案的借閱等主要環節都沒有明確的管理規定，檔案管理缺乏有效的措施。
二、加強高校保衛檔案建設的途徑
1、領導重視是加強保衛檔案建設的關鍵。保衛部門領導一定要意識到保衛檔案工作的重要性，加強對保衛檔案的建設，重視檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用等各個環節的工作，組織協調好檔案管理員與各科室之間的關系，經常督促、檢查各科室檔案的歸檔情況，保證保衛檔案及時、完整地歸檔。
2、建立健全保衛檔案工作的各項規章制度。加強保衛檔案規范化、制度化建設，保衛部門應制定出檔案管理工作的各項規章制度。如在歸檔方面，制定出歸檔制度，規定歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等，避免檔案的遺失。保衛檔案兼有公安檔案的性質，政治性、保密性強，因此，在檔案的保管和利用方面，必須制定出檔案保管和借閱的規定，規定借閱不同級別的檔案需要辦理不同的審批或借閱手續，以確保檔案及時歸還和利用的保密性。
3、加強對檔案管理員的培訓。科技論文。檔案管理員是指直接從事檔案具體管理工作的人員，其基本職責是負責檔案的收集、整理、保管、提供利用、文獻編撰、統計等工作。根據《檔案法》的規定“檔案工作人員應當忠于職守、遵守紀律、具備專業知識。”因此，保衛檔案的管理員，不僅要具備良好的思想素質，而且要有一定的檔案專業知識。加強保衛檔案的管理和建設，必須加強對檔案管理員有關檔案專業知識的培訓，提高檔案管理員的理論水平。保衛部門可以通過各種途徑，如由省高校保衛工作研究學會牽頭，邀請檔案管理的專業人員，開展知識講座，組織檔案管理員實地參觀學習等，努力提高檔案管理員的業務能力。
4、加強對保衛檔案法律、法規的宣傳教育，增強全體保衛干部的檔案意識。保衛部門領導、檔案管理員應加強對《檔案法》、《保衛組織文件材料立卷歸檔管理辦法》等法律、法規的宣傳教育。通過宣傳教育，一方面使廣大保衛干部了解檔案管理的基本知識，懂得保衛檔案收集、整理、立卷歸檔等的基本方法，在實際工作中加以應用；另一方面使廣大保衛干部充分認識到檔案管理的重要性，增強檔案管理意識，形成人人參與管理的思想，從而對促進檔案建設起到積極的作用。
5、加強對保衛檔案現代化管理設施的投入。隨著現代化管理手段的不斷更新，計算機、網絡等現代化管理手段在高校保衛工作中的使用已成現實，如何將現代化管理手段運用到保衛檔案管理中，是當今高校保衛部門的一個新課題。保衛部門領導一方面要加強對保衛檔案建設的經費和現代化設施的投入，增加管理人員編制，更新管理設備，建立必要的庫房；另一方面要組織人員到兄弟檔案部門參觀學習，引進和推廣各種現代化管理技術，使保衛檔案管理逐步趨于現代化。
參考文獻:
[1]汪小琴.加強高校檔案管理規范建設的思考[J].
安徽大學學報(哲學社會科學版).2004,(6):150-153.
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2．建立健全檔案管理制度
提高檔案管理水平建立健全檔案管理制度，讓各項規章制度必須要具有合理性和科學性，其規章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。第一，工作原則創新。傳統的工作理念已難以滿足新型的檔案管理工作要求，需要對工作原則創新，新型檔案管理工作是一條系統的鏈條，環環相扣，任何一個環節的缺失或是脫節都會造成整個管理工作的失誤，新的工作原則要嚴格依據管理的要求進行制定，使得檔案管理在工作的過程中充滿生機與活力。第二，堅持協調發展。只有協調好各方面的聯系才能實現創新檔案管理工作的完成，這也與當今提倡的和諧發展理念相符合。
3．加強檔案管理的信息化建設
提高檔案管理現代化水平面對信息時代帶來的發展機會，計算機技術和通信技術組成現代高新技術的出現，給檔案工作發展帶來巨大的變革。因此，要加強檔案管理的信息化建設，提高檔案管理現代化水平，更好地服務于事業單位的發展。加強事業單位信息化，可使檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，使之成為事業單位對檔案信息的需要，成為檔案工作創新的需要。
4．豐富檔案管理信息資源
隨著社會的發展，檔案管理工作日益信息化、數字化、多元化，要想實現檔案管理工作的創新，必須豐富檔案管理信息資源。首先，加強檔案館室的建設。隨著增多的企業發展年限，管理工作會越來越復雜，單位的資料也會越來越多，檔案管理工作是一項規范化、制度化很強的工作，需要加強檔案館室的建設，新的檔案館室的各項設備都要與當前的信息技術發展相適應，從管理的載體形式上實現創新。其次，實現檔案館室的業務重組。業務重組是檔案管理的一大創新之舉，對于業務重組要形成這樣的局面:實現信息的收集與開發，達到信息的服務與管理的目的，各項檔案載體共同管理，這樣的業務重組使得檔案館的功能變得異常強大，將多個功能集合與一體，同時也保證了檔案管理的有序進行。
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黃委檔案館的“治黃檔案信息計算機管理與服務網絡系統”項目完成后,將在此基礎上,應用先進的Intranet組網技術,充分利用委檔案館的館藏資源,通過國際互聯網(Internet)和虛擬專用網絡,建立一個覆蓋廣泛的增值網絡服務平臺,建成一個虛擬的綜合的數字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領導及廣大職工提供決策支持及信息服務。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實現資源共享,又能使檔案管理信息化、自動化,提高工作效率。
2黃委計算機檔案管理人員的狀況
黃委現有專職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專職檔案人員中35歲以下的有73人。據了解,在眾多的檔案人員中至今還沒有一名從事計算機的專業人員,只有部分人員參加了黃委系統內部舉辦的計算機操作技術培訓班。他們經過學習,雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計算機管理工作,對工作中出現的電腦硬件或軟件問題還不能排除。也有少部分同志通過實踐和學習,積累了豐富的經驗,能夠勝任目前的工作。但是,隨著計算機知識更新的加快,硬件設備更新換代的加快,黃委檔案的計算機管理將會出現一個嶄新的局面。實現檔案的網絡化管理是我們的目標,這就需要大批計算機管理技術人才,根據檔案部門的現有條件,靠引進計算機技術人才是不現實的,因此培養計算機應用人才成為檔案部門的當務之急。
3如何培養黃委檔案計算機管理技術人才
根據黃委檔案的計算機管理發展的需要和檔案干部的人員結構,培養計算機管理技術人才要實現長遠規劃和短期計劃相結合,既要滿足當前的急需,又要兼顧中長期發展的需求。
3.1利用委信息中心的設備和技術力量,舉辦短期電腦培訓班
可計劃在1~2年內舉辦三期初級班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎知識教育,初步掌握電腦基礎知識和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計算機管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎知識和操作經驗的檔案人員參加學習,提高他們的電腦綜合應用能力。
初級班對象:40歲以下并且未參加過電腦培訓的檔案人員。
教學目的:通過學習,使學員掌握電腦基本知識,掌握操作電腦的基本方法及簡單軟件的應用。
教學內容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對象:參加過初級班學習并且經過一年以上的電腦實際應用的檔案人員。
教學目的:通過學習,提高學員電腦綜合應用能力,使他們的操作技能得到進一步鞏固和提高,掌握電腦維護的一般技能。
教學內容:操作系統及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護。
3.2委托高校代培檔案計算機管理專門人才
短期培訓班只能滿足當前的急需,隨著我委檔案管理的現代化和計算機技術的廣泛應用,檔案部門對計算機技術人才需求會越來越迫切。培訓檔案的計算機管理專門人才,光靠檔案部門的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進的技術設備,委托他們為檔案部門培養專門的計算機技術人才。根據我委檔案部門具體情況和對計算機人才的需求,有目的地挑選檔案系統中那些德才兼備、又具備計算機基礎知識的年輕干部參加學習,經過系統學習掌握計算機專業知識,將來成為檔案的計算機管理專門人才。根據黃委檔案計算機管理發展的需要,應盡快委托地方高校舉辦一個電腦應用技術高級培訓班。可采取講授和自學相結合的教學方式,每次集中進行半個月的學習,全部課程在一年半內完成。教學內容應包括:
(1)數據庫:數據庫基本原理、Foxpro基本知識、運用Foxpro開發應用程序。
(2)網絡技術:計算機網絡基本概念、局域網的構造、Internet&Intranet、網絡綜合布線。
(3)主頁制作:HTML簡介、FrontPage。
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轉變觀念是加強煤炭企業電子檔案建設的根本途徑。各級煤炭企業領導首先要從思想上高度重視，要把電子檔案建設做為企業管理的一項重要內容，使企業的長遠發展規劃與電子檔案建設同步發展，礦井質量標準化建設與電子檔案建設同步運作，企業內部職工培訓計劃與電子檔案人員培訓同時進行。要從人員上、資金上、設施上全方位的給予支持。
加強培訓是提高煤礦企業檔案管理人員素質和專業技能的根本保證。現代化、數字化檔案建設需要高技能型人才去支撐。所以,檔案管理人員在具備檔案管理基本知識的同時，還要全面掌握計算機應用、數字化技術、現代網絡技術等相關知識。系統的掌握和運用現代化檔案管理知識，提高業務技能。加強隊伍建設，要培養和引進一批高技能人才，構建一支知識結構合理的檔案管理人員隊伍，確保電子檔案建設正常發展。
規范體系是促進煤礦企業電子檔案發展的必然趨勢。煤礦企業檔案管理要有一個科學先進的管理體系作保證，需要從幾個不同的方面進行有益嘗試和探索。首先，要根據數字化礦井建設的要求，根據礦井“六大系統”建設的內容，在礦井生產、安全監測監控、自動化控制等方面建立電子檔案信息生成體系，使生產管理過程中產生的電子檔案信息經過分級篩選后能夠自動生成，并轉輸到電子檔案系統；其次是要根據煤炭企業信息管理的特點，建立以工區和機關科室為基本單位，以專職管理部門為中心的綜合管理體系，對各種檔案信息采取終端集中管理的體制；三是要完善電子檔案信息公開、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體系，形成有效的電子檔案建設激勵約束機制。提高信息安全意識，防止失密、泄密檔案信息的事件發生，確保檔案數據庫的安全。
軟件開發是促進煤礦企業電子檔案發展的技術支撐。在軟件開發方式上要按照國家標準，結合煤炭企業的自身特點，采取與科研單位和高等院校合作等多種形式進行研發。在軟件開發范圍上，一方面要重點加強系統軟件的開發，同時，還要加強音像檔案技術的開發和研究，建立科學、規范的音像檔案錄入、保存和電子檔案異地備份庫，促進數字檔案館室建設。
本文作者：楊周鎖作者單位：寶雞秦源煤業有限公司辦公室
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1 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案要同步歸檔
會計工作由于傳統的記帳形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據，其他磁性介質式光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據，《會計基礎工作規范》第四十五條規定：實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理，然而實際工作中，會計委派制，核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都得存在會計核算中心，也是只紙會計檔案。
2 會計工作與會計檔案脫結
會計檔案是會計核算的產物，它門產生于會計業務工作中是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理檔案知之甚少， 也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出管理制度，沒有把會計檔案規范化納入會計人員崗位職責中，在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全、裝訂不整齊、有的分類、排列不規范，無目錄現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與和作。
由于會計委派制是近些年來新的管理模式，其業務主要是接受同級財政部門的監督，然而從其至今，無論財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案，基本屬于“失控”狀態。
3 會計檔案管理制度有待完善，制度不健全勢必造成管理無章可循。
不少會計檔案核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷，歸檔、保管制度，對會計檔案的歸檔范圍、檔案時間、整理標準、移交等問題沒有做出具體的可操作性的規定，只突出調整了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專業管理會計檔案人員。
（一）應明確會計檔案的主體，理順會計檔案管理體制，對納入會計核算中心集中核算的單位，應根據財務管理自不變，資產所有權不變，資金使用權不變，債權債務不變，會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案的主體，是各行政企事業單位而不是會計核算中心《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，當前形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計部門保管一年，期滿后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構的，應當在會計機構內部，指定專人保管。會計核算中心應嚴格按照《檔案法》《會計法》，《會計檔案管理辦法》等有關規定，將各單位會計檔案局整理規范，在核算中心保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄。連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質，會計檔案向核算單位的檔案機構或會計機構移交。
（二）會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量，會計檔案是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范整理的熟知，熟練程度決定了會計檔案的質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗位的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
（三）財政部門與檔案部門聯手共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監管。
結合實際聯合制發包含新的會計體制工作內容的《會計檔案管理實施細則》進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案規范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查、監督。
（四）完善會計檔案管理工作的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。
實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外，還應根據會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期表、移交時間等。確保會計檔案收集的齊全完整，在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計、報帳員、檔案員應同時辦理交接手續，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全、完整、賬目相符，案卷整理質量是否規范，交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
要真正做到科學管理會計檔案，為各部門提供最準確無誤的憑據材料。
參考文獻
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三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
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二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第45條規定，“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
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一、關于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經歷的相關情況的原始記錄。它準確、真實地呈現了高校教職工德、才、能、績各方面的表現,能反映出他們的工作表現、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養的質量水平和長遠發展戰略的實施。人事檔案管理工作,雖然內容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等環節。在工作對象上,它既要與紙質材料打交道,又要服務于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務于學校發展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現代化的管理。
二、目前高等職業院校人事檔案管理工作有效性機制分析
1.學校應重視人事檔案工作。
高等職業院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業的檔案管理人員，即使有些學校設置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業知識，往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應付上級部門的檢查的工作狀態。
2.配備專業的人事檔案工作人員。
部分高等職業院校因對人事檔案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構人員配備不足，或者沒有專業的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業化是導致各高等職業院校人事檔案工作不規范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應該根據學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應該是具有檔案管理專業背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業務能力提高，安排專業知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，專業填寫相關材料，及時補充進檔材料，規范用紙規格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業他院校的人事檔案種類繁多，內容容量大，傳統的檔案管理方式已經不能適應目前信息化為主流的工作形態，因此，在檔案管理方面，也應與時俱進的引進信息化技術，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數是采取的手工制作目錄，紙質存檔保留的這種紙質化管理模式。為此，我認為高等職業院校應重視此項工作對整個師資隊伍建設的重要意義，積極引進先進的信息化技術來管理教職工的人事檔案，使得高等職業院校的人事檔案能夠通過信息化系統進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應信息化時代的發展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學校應加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構應編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網站，通過網站及時對人事檔案管理的相關知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩定發展的良好氛圍。
參考文獻：
