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現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
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煤炭企業人事檔案作為企業選用人才、開發人力資源的基礎，是企業檔案信息資源的重要組成部分。優化煤炭企業人力資源管理，離不開煤炭企業人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關系。企業人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于在企業內部最優化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業的核心競爭力。因此，企業在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業務能力、職業道德和素質等基本內容。健全煤炭企業人事檔案制度，優化開發企業人力資源管理系統，應當從以下幾個方面出發：完善健全人事檔案內容制度，適應現代企業人力資源管理和時展的要求；結合企業檔案工作規范化管理體系，對人事檔案工作進行評估，形成切合企業實際的人才評價體系；企業人事檔案實行社會化開放式的管理模式。
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1.2企業文化的發展也影響著企業檔案收集整理和鑒定工作
企業文化作為整個企業的精神和靈魂所在，體現了企業的個性特征和獨特魅力，是企業管理活動的重要組成部分，指導著企業發展的方向。企業檔案是企業文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業的發展需要。隨著企業的不斷發展，企業文化也會隨之不斷地完善，企業文化所體現出的價值取向的改變和發展也影響著檔案管理工作，也就是說企業文化若發生變化，企業員工受到企業文化的影響，在收集和整理企業檔案過程中，對企業檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發生相應變化。
1.3二者對企業的發展有著相同之處
企業檔案管理和企業的文化建設都共同服務于企業管理工作，是企業管理工作的組成部分，他們共同致力于引導企業員工形成積極的價值取向，共同影響著企業的決策方向，對企業的發展有著推動作用。
2檔案管理對企業文化的作用和功能
2.1檔案管理工作促進了企業文化發展
企業檔案在企業的文化建設中體現了重要的價值和作用。首先，企業檔案記錄了企業發展的成長史，是企業發展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現著企業成長的點滴，是企業可持續發展的重要資源和精神財富。其次，企業檔案突出了企業文化與眾不同的特色，使企業文化個性的塑造更具針對性。每個企業的發展，都有著自身與眾不同的發展過程，檔案沉淀著不同企業的不同的文化精髓，繼承者本企業的優良傳統，因此，各企業文化形成也各具特色，可以說企業的個性設計和形象塑造都離不開企業的檔案工作。最后，企業檔案為企業員工的文化教育培訓工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業寶貴的精神財富，企業檔案最真實的記錄了企業在發展過程中的相關資料，如企業財務、材料工藝、經營狀況、文化建設等等重要內容，為企業對員工培訓和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質，調動了員工的積極性，增加員工對企業的熱愛。
2.2企業檔案與企業文化具有相同的功能
他們工作服務于企業管理工作，是文化與經濟結合的產物，共同組成企業的精神文明建設，企業檔案對企業文化具有以下功能：a.導向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價值觀資料，將職工引導到企業的發展目標上來，因此企業檔案對企業文化具有導向功能。b.約束功能，企業檔案是企業文化的一部分，是企業的一種無形的文化力量，企業檔案的收集影響著企業文化的建設，并影響著企業的價值觀、行為準則、道德規范等，企業檔案和企業文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現企業文化，同時融合職工的思想、行為，使之達成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進企業文化，得到員工認同并凝聚人心，團結員工，使員工有歸屬感，從而使員工團結一心，共同為企業發展而奮斗。e.輻射功能，企業檔案使企業形成不同的企業文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個文化建設產生了極大的影響。
3如何有效發揮企業檔案管理在文化建設中的作用
首先，做好檔案的收集工作，企業檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎工作，也是企業檔案發揮作用的前提條件。檔案的本質屬性是它的原始記錄性，內容則是它的文化性，檔案資料要求真實、豐富。其次，規范檔案管理，改變傳統的檔案管理觀念和工作方式，增強管理人員的管理意識，重視企業各種檔案管理技術的開發利用，加強檔案的信息化管理，要充分利用當達的電子信息技術，提高管理效果和工作效率。積極引進專業的檔案管理人才，加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理工作人員的素質，使檔案管理工作更專業化。最后，要定期的反饋工作，定時公開企業檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進行反饋，而企業是由每一個員工的辛勤勞動構成的，因此員工有權利了解企業檔案的內容。要加強企業檔案工作的透明度，是企業的每一個員工都能定期的了解到企業檔案和企業的發展狀況。員工在了解的相關信息后對企業的信任度加強，工作時會更加努力。此外，檔案的管理方法也應當與時俱進，開拓創新，并始終堅持以人為本的原則，在對大意義上實現檔案管理工作對企業經濟發展和員工利益最大化服務。
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多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。
2.1建立學習考核制度
有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎的電力工程建設知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規劃，請專業的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內容的規劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。
2.2提高電力企業建設工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設施的運行，改建，設備升級，企業自身經濟效益有著至關重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業經濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權益、做到賬目透明、如何記錄企業真實的精神面貌、工作作風等，電力建設工程檔案提供了有效憑據。從電力設施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設工程檔案提供了有效依據。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業的負責人有效重視。必須在全企業樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設備廠商，每一個材料供應商。在電力建設工程開始，就要統籌各方，建立統一的檔案管理網絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。
2.3如何應對電力施工過程中的不同步
在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設工期較長，施工單位眾多，工期不能統一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環節，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。
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一、目前企業在項目檔案管理上存在的問題
（一）歸檔項目文件齊全性方面的問題。一是缺工程合法性證明文件；如缺工程核準、批復文件，缺土地使用證、建設用地規劃許可證、施工許可證等。二是招投標文件中缺評標記錄、評標報告和中標通知書。三是項目申和批復、更改變更類文件沒有閉環，有申請沒批復或有批復無申請等。四是缺竣工報告、驗收記錄、工程預決算資料等，或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤等聲像電子檔案。
（二）文件有效性方面存在的問題。一是文件簽字、蓋章手續不完備。如合同、協議只有簽字，沒有蓋章；隱蔽工程驗收記錄簽字不全，或缺設計單位簽字，或缺建設單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒蓋竣工圖章，或簽字不全；
（三）文件真實性、準確性方面的問題 。一是竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設計變更做相應的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據。三是原材料出廠合格證、檢驗報告的日期晚于復檢日期。
（四）案卷質量方面的問題。一是施工單位組卷方法不統一，如某項目分別由兩個不同施工單位承建，但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致，影響文件的查找，也造成不夠統一規范。二是把項目前期管理性文件作為文書檔案歸檔，與項目檔案分離，違背科技檔案成套性原則。三是個別案卷組卷不合理。主要是項目前期文件，組卷時常出現不區分問題、不區分年度組成雜卷，如把全部上級有關文件集中組成一卷，這樣不便于檢索利用。四是個別案卷題名不準確。主要是題名過于簡單，不能揭示卷內文件內容，如“上級有關文件”“竣工資料（一）”“竣工資料（二）”，難以準確查找所需的文件。五是個別案卷中文字材料有污漬，圖紙有缺損等。
二、存在問題的原因
一是負責工程項目的領導及管理人員檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上強調，并不落實在具體實際工作中。平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作，而忽視了工程建設過程中檔案資料的及時收集、整理和保管。
二是施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過程中每一個環節來產生資料，往往是工程施工快結束了，才突擊搞竣工資料，使檔案資料的真實性大打折扣。
三是工程技術管理人員未嚴格執行相關項目檔案管理制度，對自己負責的項目前期資料沒有及時整理、保存；對施工、監理單位檔案資料要求、把關不嚴，致使工程項目結束后檔案遲遲不能歸檔，檔案部門對此無能為力。
四是工程項目資料管理人員業務素質不高，影響歸檔質量。施工單位資料管理人員大都是臨時抽調，沒有經過專業培訓，業務能力較差，且大多身兼數職，精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，檔案部門管理人員給予指導都聽不明白，嚴重影響歸檔質量和完整性；也造成檔案部門在項目竣工完成后，補充收集工程竣工資料難度較大。
三、加強和改進的措施
一是項目主管單位領導和具體管理人員應高度重視項目檔案工作。加強國家和公司檔案有關制度和標準的學習，不斷提高檔案意識和管理水平。應嚴格執行國家檔案“四參加”要求，在項目實施過程中讓檔案管理人員提早介入，從而保證檔案質量。
二是完善、健全公司項目檔案管理制度，尤其是歸檔范圍和歸檔要求，保證項目文件齊全、完整。同時項目招投標過程中，要求施工單位、監理單位一定要制定歸檔制度，并將檔案按期、完整歸檔納入相關合同條款，從源頭上保證文件能收集齊全；另外要加強參與工程建設的公司內各部門、各環節文件的積累、收集，加強對參與項目實施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監督指導。
三是要保證文件有效、真實、準確，需要文件形成單位、監理單位和建設單位對文件的內容和形成過程認真審核把關。
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宣鋼5#、6#焦爐及配套設施改造工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設過程管理和工程竣工投產后的正常生產組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設的同時，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要工作來抓，切實加強企業重點工程檔案管理工作。在工程管理實行全新的項目組負責制的基礎上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發，認真做好工程建設資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設進程同步的基礎上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保5#、6#焦爐技改工程項目檔案完整、準確、系統。
1建立重點工程項目檔案負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系
宣鋼5#、6#焦爐技改工程是宣鋼為實施鐵鋼材各600萬噸規劃目標的重點配套項目，也是為張家口市城市居民提供優質煤氣氣源的一項重點工程。焦化廠繼續采用“項目組負責制”的工程管理模式對整個工程進行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項目指揮部，下設四個項目組，由廠長、承擔工程任務的生產車間主管領導、科室的技術人員組成，在不改變現有編制的情況下，充分利用現有的人力資源，而每個人原來所承擔的廠內業務不變，同時規定了各項目組的職責和任務，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。
宣鋼5#、6#焦爐技改工程竣工資料收集的齊全完整準確，對焦化廠今后的生產管理、技術改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強對檔案工作的集中統一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統—領導、統一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設立專職檔案員，在各項目組指定專業技術人員擔任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網絡。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關技術文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作，由各工程項目組組長負責檔案管理，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發、轉、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目組負責本工程范圍內的技術方案、設計審查、施工組織、網絡，這樣從組織機構上形成了一個專、兼職檔案員、各項目組、各施工單位相結合的工程資料收集網絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。
2圍繞工程建設，理順工作程序，形成全面的重點工程檔案收集渠道
近年來隨著技術進步和宣鋼發展的要求，焦化廠技術改造任務加大，生產與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，使應當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設單位的工程技術人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。
在健全組織機構、明確工作程序的基礎上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案室與各項目組密切聯系，首先對中冶焦耐工程技術有限公司、宣鋼設計院等完成的有關工程項目的各種設計圖紙、資料、設計變更等材料，經過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經過系統的整理后向檔案室移交。各項目組在資料管理上對檔案室負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。
為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經常深入現場進行指導，一方面向工程技術人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術人員的聯系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。
3強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力
重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》的有關規定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統一領導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產、運行、維修、改擴建服務。
首先，要樹立質量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關規定來提高重點項目建設工程檔案的編制質量。在與施工單位簽訂施工合同和協議時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設項目（工程）檔案管理規定》下發給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關，并列入廠經濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。
其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網絡。檔案室負責集中統一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設過程的各個階段及各部門、設計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監督和指導。讓網絡覆蓋整個工程項目，使之適應現代社會需要，為項目建設單位提供更好的服務。
4注重實效，健全完善的保證措施
重點工程項目建設是一個動態的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在重點工程項目建設中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。
4.1在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。
4.2在工程竣工驗收環節上進行約束。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。
4.3在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。
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檔案事業的發展離不開創新，只有通過檔案工作的創新，才能適應社會發展的需要。信息化時代企業人事檔案管理只有服務于社會，跟上未來發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要，促進檔案事業可持續發展。1.從服務方式上創新。按照國家有關規定，人事檔案的密級定為“秘密”級以上，這便給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，為提供利用設置了重重關卡，使人事檔案工作的服務內容趨于閉塞。“以人為本”、“為人民服務”是檔案工作的中心所在，首先要服務好人，才能做好管理工作，要使檔案工作的作用充分發揮出來，檔案服務方式必須有所創新。人事檔案管理實現信息化、網絡化，能更多地體現出人事信息的自動化、實時化與開放化。建立人事檔案信息數據庫，在企業局域網內部進行數據共享，使人事檔案不再神秘，每個人都可以在權限范圍內，自由查閱自己的基本信息和其他相關信息。檔案管理從閉塞走向開放，從以往的紙頁翻閱到如今的網絡即時檢索查詢，人事信息數據只需要一次錄入就可以多次反復利用，大大提高了檔案管理人員的工作效率。2.人事檔案對企業未來發展的作用。對人事檔案管理的形態要有所創新，不能始終局限在接收、整理、轉遞等傳統的工作形態，要發揮人事檔案的作用，主動分析人事檔案信息，較全面、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好地發現、培養和使用人才，并為企業和部門合理地推薦優秀人才，使得各類人才揚長避短、在企業發展建設中充分發揮才能貢獻自己的力量。人事檔案作為考察和了解人才的重要依據，有助于企業開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，我們就無法清晰地了解企業整體的人才儲備情況，也就無法進行科學的預測。由此可見，做好企業人事檔案工作，對于人力資源需求預測是至關重要的。所以，企業人事部門要以企業人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息綜合分析，為企業人力資源管理提供有效的服務。
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企業檔案是企業在日常生產經營和管理活動中，由企業專門人員收集和整理的各類文件材料，具有重要價值，是一種有效的現代企業資源組織形式。
企業檔案以文字、圖像、視頻資料等形式，真實地記錄和反映了企業形成發展的全過程，是企業行政辦公和企業經營發展的重要部分。企業檔案是伴隨著企業的逐步發展壯大形成的，是企業發展的一手資料，并隨著企業的發展逐步調整完善，由專門的管理人員負責整理和匯編，有效地推動了企業的可持續發展。
2 企業檔案與企業文化的關系
目前，從總體上來看，我國企業檔案管理發展存在不均衡性，受企業經營模式以及其內部管理水平的影響，企業的檔案管理層次具有較大差異。但在企業檔案管理上，各企業均采取有效手段，積極創新檔案管理制度，不斷完善其基礎設施建設，加快培養專業人才，以推動企業檔案管理的高效穩定發展。企業將其實際發展情況作為依據，忠實于現實，逐步深化檔案管理，經過篩選整理，將一些有價值的內容保存下來，并加以妥善整理和歸檔，由專門的檔案部門負責保管。當企業發展遭遇困境時，企業管理者可以及時查閱檔案資料，吸收和借鑒以往成功經驗，采取有效措施，及時解決問題，從而保障企業的持續穩定發展。而企業文化是企業在發展中所形成的一種集體價值觀，對增強企業核心競爭力，提升競爭優勢意義重大。企業檔案與企業文化具有一種天然聯系，二者統一于企業基礎管理中，是推動企業發展的重要保障。企業檔案與企業文化相互作用、相互促進、相互影響，有效地增強了企業活力，共同推動了企業的發展壯大。
3 企業檔案在企業文化建設中的重要作用
3.1 企業檔案是發展企業文化的史料資源，積極服務于企業文化建設
企業檔案記載了企業自成立之初至今的一系列重大生產經營活動，涉及內容眾多，既包括企業的先進生產技術經驗、專利成果、先進工藝、技術資質，也包括企業的管理水平、業績評價、榮譽記載以及職工素質、人才建設、文化建設、設備配置、技改歷程、財務狀況、經營現狀等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的作用。因此，企業檔案是企業先進經驗和管理成果的總結，是發展企業文化的重要史料資源，為企業文化發展提供了明確的發展思路和方向，極大地推動了企業文化的發展進程。就企業檔案目前的發展實際而言，企業檔案自建立之初就發揮了積極效應，從內在和外在兩方面體現了企業的發展歷程規律和生產經營特點，對于企業文化的創建起到了積極引導作用。另外，受企業檔案自身特性的影響，企業檔案是隨著企業的發展而不斷發展變化的，在繼承企業前期發展經驗的基礎上，去粗取精，為今后發展制定了一個科學的發展規劃，具有一定的預見性。
3.2 企業檔案是發展企業文化的重要理論參考
優秀的企業文化往往是在立足企業發展特點的基礎上形成和發展起來的，符合企業未來的發展方向。在發展企業文化時，企業領導者通常會以企業檔案為依據，制定出一整套較為系統完善的企業文化發展方案，而這一過程必須要堅持以企業檔案為依據，充分挖掘企業文化的閃光點，打造自主文化。
3.3 企業檔案管理是企業文化的有機組成之一，承擔著創新企業文化的重要使命
企業檔案是企業長期發展積累的物質表現，屬于企業文化的一部分。因此，從客觀上來說，加強企業檔案管理就是創建企業文化，提升企業整體文化水平的重要舉措和有力保證。因此，企業管理者應進一步更新管理理念，完善企業檔案管理，促進企業文化建設，豐富企業文化。
3.4 企業檔案是企業文化發展的歷史遺存，反映了企業文化的主要特性
企業檔案是伴隨著企業的產生而出現的，并隨著企業的逐步發展壯大而不斷積累完善，它主要涉及物質生產經驗和精神思想兩方面內容，是企業集體的智慧結晶，反映了企業文化的主要特性。企業領導者通過借鑒企業檔案中的一些精華部分，大力擴展企業文化領域，豐富企業文化渠道，廣泛開展多層次的企業文化活動，有效地增強了企業的凝聚力和向心力。
4 結束語
綜上所述，企業檔案是企業整個發展歷程的真實記錄和寫照，反映了企業不同發展階段的具體情況和特點，是研究企業文化的重要歷史資料，具有很高的科研價值和經濟價值。同時，企業檔案也是企業文化的側面顯現，反映了企業文化的個性化特征。因此，企業經營管理者必須進一步解放思想，完善檔案管理，積極運用各種新方法新手段不斷提高其檔案管理效率和質量，明確檔案管理思路和目標，為企業文化的創建和發展創造一個良好的內部發展環境。
參考文獻：
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1. 企業設備儀器檔案管理的特點
1.1企業設備儀器檔案管理的動態性。簡單的說就是企業儀器設備在報廢或者轉移之前，設備的檔案會隨著儀器的變動而發生變化，在儀器報廢或者轉移之前，設備的儀器檔案就處在一個不確定，始終改變的狀態。舉一個簡單的例子，企業引進一臺新儀器之后，在投入使用之后，必然要有檢修、更新，維修記錄，或者改造圖紙等，只要這臺機器在使用，就會有新的文件生成，直到儀器停止使用，檔案才會停止。
1.2企業設備儀器檔案管理的綜合性。企業設備儀器管理就是綜合管理設備儀器，顯而易見設備儀器檔案管理具有綜合性的特點。具體的講有以下的幾個方面：1）階段綜合性，企業引進設備要經過規劃，選購到使用，維修再到檢修，最后是設備改造、更新。這幾個階段是交替發生的。2）部門綜合性，一般在一個企業里，設備的管理會涉及很多的部門，只有進行綜合管理，才能有效地利用設備儀器。在設備管理中，要秉承設計制造與使用相結合，維護與檢修結合，改造，修理與更新結合。3）多樣性特點，將設備用不同的方式區分會有不同的結果，例如按照來源有，自制設備以及外購設備；按照設備的行業特點，可以劃分為機械動力類設備、儀器儀表設備；按照重要程度，可以劃分為一般設備與精密高端設備；按照設備的使用性質可以分為通用設備與專用設備。
2. 企業設備檔案管理中常見的問題
2.1分散保管
現在的企業中，沒有一整套的設備管理系統，而是進行分散保管。這也與相關的規定也是背道而馳的，在實際操作中，應該遵守“成套性”原則進行管理。設備從開始的購置到最后的入庫會產生不同階段的記錄，部分單位會根據企業職能的設置，應該吧一整套的設備儀器檔案分成兩塊保管。一部分是早期的購置請示到投標書等文件；另一部分后來產生的記錄，說明書等。這樣做不能全面反映一套設備的整個流程，也不利于后期的利用。
2.2歸檔一些不是原件的文件材料
一些企業在進行固定資產投資項目的檔案驗收時出現設備儀器檔案是復印件的情形，包括設備購置合同以及技術協議。這種做法不僅不符合檔案本質屬性，歸檔要求，也是不具有法律效應的，同時也就失去了歸檔的意義。有以下幾點原因會造成這種狀況：1）購置設備時簽訂的合同，協議份數不足，用復印品代替。2）購置設備的流程不規范，特別是中小型企業使用傳真方式就簽訂了合同。3）使用進口設備，由公司的。
2.3儀器檔案管理人員職責不明確
企業進行一個項目時，各個部門之間有很多交叉的環節。在項目檔案的管理中，由于不明確各部門檔案管理職責，當出現問題時，各個部門之間就相互推脫，相互推卸責任。一般來說，項目立項在資產管理部門，而采購、招投標在采購部門。兩個部門經常想把合同、協議納入自己的部門，而驗箱時，卻都不注意“合格單”等文件，導致檔案殘缺。
3. 企業設備儀器常見問題的應對策略
3.1設立設備儀器檔案牽頭管理部門。檔案牽頭管理部門就是資產管理部門，也就是固定的資產投資部門。應由設備儀器檔案牽頭管理部門協調各相關部門，收集、集中、整理、分類、編號設備運行各個階段產生的文件資料。這樣集中管理設備儀器檔案，不僅是按照相關的規定作業，也能維護儀器檔案的完整及安全，以便使用。
3.2企業設備儀器管理人員在歸檔及收集文件時應該嚴格按規定把關，堅決不收復印件。歸檔人員有義務告知采購的部門，在購置設備時，簽訂的合同、協議份數不能少，應按照相關的規程進行簽訂相關的文件，對于公司購置的設備，應該特別備注，盡可能最后原件。
3.3明確不同部門在各個階段的職責，保障檔案的完整。設備從購置到竣工之間要經歷計劃、采購、開箱、使用管理這些階段。不同的階段，各部門分工不相同，責任也不同，應明確各自的管轄范圍及應承擔的責任。立項時，資產部門應負責收集本階段的文檔，如購買請示等；采購時，采購部門應該負責收集整理儀器設備的招投標書，簽訂的合同協議，特別主要要求合同必須都是原件，而份數必須充足；開箱時，兼職檔案員必須參加驗收并收集此階段生成的檔案；使用過程中，資產管理部門應協調相關的部門，及時整理歸檔培訓、使用、養護、維修生成的文件材料。
總結：我國的科學技術發生著日新月異的變化，各種高性能的復雜靜謐的大型的儀器走進了企業，企業儀器設備的養護和維修也越來越復雜，利用健全穩定的設備檔案管理體系科學合理的管理儀器設備愈發重要，也成為企業競爭間的一個重要籌碼。企業單位應該結合自身特點建立起一套科學的建檔方法與建檔理論，這樣就為了提高企業工作做好保障，為企業發展的提供扎實的基礎，為企業固定資產的投資驗收做好鋪墊。
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一、加強精神文明建設中照片檔案的收集、整理和保存工作
精神文明建設照片是精神文明建設文字檔案的補充，是一種特殊載體的檔案，精神文明建設照片檔案的收集范圍主要記錄本單位開展文明單位建設活動、群眾文體活動、上級領導關懷、取得的重要工作成果和重大事件等，這種以攝影為主要反映方式的、具有保存價值和反映本單位精神風貌的照片是精神文明建設檔案的重要組成部分。精神文明建設照片的整理可按照片檔案全宗檔案編目要求編號，單獨存放和整理。都應對每張照片單獨編號，并對拍攝照片背景信息進行文字說明，文字說明至少應包括拍攝年度和具體時間、地點、人物和事由，概括揭示照片影像所反映的全部信息，不能簡單的利用重命名的方式對拍攝照片標記后刻錄保存，
要做數碼照片數據備份和數據恢復工作 ，確保數碼照片檔案管理的信息安全，數碼照片的保存也可刻錄成光盤、磁盤脫機保存，可以用備份和數據恢復的方法保證檔案管理系統在遭受到病毒等攻擊時，原始數據不被丟失或損壞，從而避免文件被毀壞造成的巨大損失。
照片檔案是企業精神文明建設不可缺少的重要組成部分，照片檔案可以真實的將事情發生的場景展示給大家，比文字更具有直觀性，是企業活動的真實記載，是企業宣傳的窗口。
二、加強精神文明建設檔案管理系統，實現檔案電子化
檔案信息化建設是新時期檔案工作的一項重要任務，是檔案事業發展適應時展的必然趨勢。電子檔案系統是實現各類電子文件歸檔、整理、編目、查閱、統計、備份和系統日志記錄功能的自動化管理系統，把檔案中各類檔案紙質實體轉化成電子文件加以管理，紙質檔案數字化后，使紙質檔案與電子檔案完全一一對應，就可用數字化產品代替原件提供利用，從而起到不動原件、保護原件的作用。
一是將檔案管理信息數據網絡化，形成一個完整的信息系統，發揮檔案整體最大信息效益；二是加強電子檔案管理系統檢索功能，只有建設具有齊全完整的電子檔案管理系統，才能真正達到完全通過電子件利用檔案，而檔案的檢索功能才能使檔案管理系統發揮最大利用效果。三是加強電子檔案管理系統的安全管理，通過跟蹤日志、備份數據、建立防火墻和更新防病毒軟件等技術手段保障系統安全。
三、工作創新是新時期精神文明建設檔案工作的需要
創新是社會發展的必然要求，適應新時期精神文明建設新要求，在變革中求發展，在發展中求創新，才能推動精神文明建設檔案管理工作科學、規范發展。開拓創新是引導社會前進的強大力量，是我們適應新形勢、認識新事物的思想武器，作為精神文明建設信息資料收集、保管存放和開發利用的檔案部門，面臨著管理現代化、需求多樣化、信息網絡化等多方面挑戰，如果忽視檔案管理工作的創新，檔案工作就會落后于新形勢的發展，無法為文明單位的發展提供有價值的參考資料，無法滿足新形勢下精神文明建設的新要求。
要想工作有創新必須有新舉措，加強對檔案管理者培訓的創新工作，每年要對檔案人員進行一次業務培訓，鼓勵檔案管理者參加各種繼續教育課程學習，通過培訓全面了解檔案工作面臨的新形勢、新任務、新要求。
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一、國有企業檔案管理的重要性分析
建筑工程竣工之后需要對工程質量進行評定，在評定過程中需要工程建設過程中的參考資料，而完整規范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設中的重要作用：1.在城市規劃、建設和管理過程中，建筑工程檔案能夠為其提供相應的依據和參考，這樣，相關單位就可以根據以往的城市建設經驗，利用工程檔案中的豐富資源，對城市進行高效、合理的規劃和管理；2.竣工之后需要對工程進行維修管理、擴建和改建等工作，在此過程中相關人員可以依據規范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數據，對后續工程進行完善和管理；3.建筑工程質量的高低以及施工質量是否達到標準要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對實際工程質量進行分析，一方面可以促使建筑工程整體質量的提升，另一個方面還可以在一定程度上提高工程項目建設的經濟效益。因此，在整個建筑工程建設中加強和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。
二、國有企業檔案管理的現狀和面臨的問題
（一）國有企業檔案散、亂、缺、散
由于我國國有企業中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導致檔案資料的分散；目前我國國有企業的分公司在收集檔案時，收集人員往往是固定在辦公室中對工程檔案進行收集的，由于其對建筑工程的施工流程等各方面實際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業在工程建設之前不進行適當的檢驗，工程竣工之后也不進行驗收，而是將工程過程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導致檔案收集散亂、不規范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時缺乏相應的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。
（二） 國有企業檔案管理的制度不夠健全和完善
國有企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業管理水平協調一致，檔案管理過程中應該采用信息化的管理方式，管理人員應該樹立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業檔案的管理水平和管理效率。然而，當前國有企業的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想，在實際管理中不能將檔案管理工作融入到企業所有部門中去，相應的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。
（三） 人員設備不足
國有企業檔案管理過程中熱暖設備不足問題是一個較為普遍的問題，現行的工程檔案管理體制是由三個層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應的設備也較為陳舊，甚至有些單位出現檔案庫房不足的問題，這將會在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項目部雖然配備了充足的人員，但是專業的資料管理人員卻幾乎沒有，相應的專業設備也甚是缺乏，這就可能導致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。
（四） 檔案質量差
國有建筑企業檔案管理一般是有嚴格的質量規定的，但是就目前的實際情況來說，很多檔案質量并沒有達到規定質量的要求，甚至還有相當大的差距。例如，有的項目部為圖一時的簡單，在填寫原始資料時偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續；有些工程項目的檔案資料與實際資料不符等。
三、國有企業檔案管理的改進措施
（一）依法治檔，不斷加強國有企業檔案管理
加強國有企業的檔案管理工作，應從三個方面著手：首先，檔案工作者應加強對檔案工作的認識，深入學習和掌握國家關于檔案的法律標準，經常與領導溝通，獲得領導的理解和重視，而企業也用加強對檔案工作的重視和領導，對檔案管理的人員配置、設備配備等予以保證；其次，應不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強自身法律法規培訓和學習的同時，加強檔案管理工作隊伍的建設；再者，建立完善的企業檔案管理制度，結合企業的實際情況，對檔案管理工作加強考核，從企業基層中貫徹落實依法治檔。
（二）建立對國有企業檔案損失責任追究制度
建立國有企業檔案損失責任追求制度，實質上就是針對國有企業檔案的重要性，在加強檔案管理工作的同時，重視檔案管理對公司各項建設的服務，全方位完善企業檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過程中，向下屬公司推行二級檔案管理制度，通過在綜合檔案室實行年檢考核制度，而在二級檔案管理制度部門實行年度考核，這樣，便可以及時發現檔案中存在的問題并及時采取措施對問題加以解決。
（三）不斷強化建檔工作是檔案管理的基礎
針對目前國有企業檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問題，應該采取相應的解決措施，針對“散”的問題可以采用“收”的方法，通過構建檔案管理機構對現有檔案和新建檔案進行接收和保管；針對“亂”的問題可以通過聘用檔案管理專業技術人員對國有企業信息資源進行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對“缺”的問題，可以采用“查”的方式對問題加以解決，具體做法是由相關檔案管理負責行業檔案的收集、整理、鑒定的指導工作，然后相關單位做好檔案移接工作，相互之間明確責任。
（四） 提高檔案質量
檔案質量的提高可以從三個方面著手，首先是項目經理的檔案質量提高的意識，其次是建立健全相應的規章制度，最后是加強檔案管理過程的監督。在檔案管理工作中，項目經理的主要責任是組織、協調和管理各部門的工作，由此項目經濟的檔案質量意識的提高是非常關鍵的；工程檔案管理作為一個動態的管理過程，僅僅依靠單個部門或者個人是不可能對這一過程進行全面管理，必須建立建立健全相應的工作制度和加強檔案管理的全過程監督，保證全過程檔案的連續性和完整性。
結語：總而言之，國有建筑企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，在實際管理工作中，檔案工作者必須認識到檔案管理的重要性，及時發現檔案管理中已經存在和即將面臨的問題，并針對這些問題及時采取相應的解決策略和方法。
參考文獻：
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建設工程項目檔案是建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。是工程建設過程的直接記錄，是建設工程的技術成果。它承載著建設者的智慧與結晶，是歷史的真實見證。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，工程檔案管理作為工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益，如何管理好、使用好建設工程項目檔案，發揮建設工程項目檔案對企業的作用尤為重要。
下面結合唐口煤業公司近幾年的建設工程案管理過程中出現的問題以及實踐情況對煤炭企業的工程項目檔案管理工作談自己的四點認識。
1 唐口煤業公司基本情況簡介
唐口煤業公司于2001年10月開工建設，2006年1月投入生產，核定年生產能力500萬噸，井田面積約77平方公里，是淄礦集團目前生產能力最大的礦井，也是唯一一座在同一工業廣場內布置主、副、風三個超千米立井的礦井。
唐口煤業公司建設工程基本情況：自開工建設至投產四年多的時間，整個礦井建設分為土建工程、安裝工程、礦建工程，工程總投資約15億元，礦井投產后，相應的土建、安裝、礦建工程雖然沒有基本建設時期那樣集中、投資大，但是維持簡單再生產的工程項目依然發生，每年工程投資大約在2億元左右，相應的工程資料也種類繁多。
2 煤炭企業建設工程檔案的特點
一是地面建設工程的單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。二是井下礦建、安裝工程的專業性、復雜性，井下工程不像地面工程那樣直觀可見，可以說礦井的開拓和發展離不開檔案資料。三是工程項目檔案資料的真實性，它是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求得工程質量標準，是工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。
3 建設工程資料在使用、保管過程中存在的問題分析
因礦井建設期長，工程施工單位多，建設單位管理人員變動，造成工程歸檔資料不完整，有的資料只有工程主體資料，沒有相關配套資料。
施工單位工程資料管理人員專業素質較差，更多的人員有工程施工相關專業知識，但缺乏檔案管理專業知識，造成工程資料不規范，不全面。
負責工程資料的科室對存檔工作重視程度不夠，因工程一般建設時間長，不注重過程資料整理，存在工程竣工時的突擊現象。
工程資料在使用過程中，保護意識差，造成資料頁面不整潔，污漬、油漬現象時有發生，資料頁面隨意涂改，亂寫亂畫，給檔案歸檔質量帶來很大影響。
4 建設工程檔案管理探索與實踐
加強領導，建立健全檔案管理制度，是做好工程檔案管理工作的基礎。俗話說：“沒有規矩不成方圓”，制訂相關管理制度，從基層管理抓起，責任落實到人，加強對工程資料的有序管理，規范資料移交簽收制度，注重過程控制，最終保證歸檔資料及圖紙的齊全、規范。為此，公司專門印發了《唐口煤業管理制度匯編》、下發了《唐口煤礦科技檔案管理暫行辦法》，轉發了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等，規范檔案管理行為，建立長效運行機制。
以人為本，充分發揮人的主觀能動性，是做好工程項目檔案管理的有力保證。人作為檔案管理中最主要的因素，公司根據自身的特點，努力培養一支高素質的檔案管理專業隊伍，讓他們成為既懂工程專業技術知識，又懂檔案管理的綜合素質管理人員，經常組織有關科室負責人及兼職檔案人員學習有關檔案管理的法律、法規及有關規定，培養他們的工作責任心，充分認識工程檔案管理的重要性。
檔案管理人員要深入工程現場，做好對工程檔案資料的跟蹤服務工作。唐口煤業公司地面土建工程既有新建項目，又有改擴建項目、維修項目，涉及的施工單位也較多，由此產生的工程資料也項目繁多。井下礦建工程、安裝工程也隨著礦井的開拓延伸不斷變化，這就要求工程檔案管理人員要經常深入現場，結合工程實際，理好思路，做到資料分類合理、項目明確，一目了然。
根據環節，按照原則，加強建設工程資料在歸檔前的收集、積累工作。針對建設單位管理人員變動，造成工程歸檔資料不完整、只有工程主體資料，沒有相關配套資料的問題，專職檔案管理人員與兼職檔案人員要“靠上”、“盯上”、“跟上”，要按照可行性研究、設計、施工、監理、單位工程、單項工程、竣工、試生產、科研、竣工資料等環節收集積累，保證建設工程檔案的規范性、完整性、系統性。
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[key words] : management personnel; File standard; Quality business; Modern management
中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號
1. 檔案管理人員管理意識不強，檔案管理不夠規范與服務存在脫節現象
1.1檔案管理人員管理意識不強
一些企業員工檔案意識相當薄弱，甚至有一些部門領導對加強檔案工作的存在偏見，認為加強企業檔案管理沒有實質性作用，在管理檔案上舍不得投入財力與物力。個別項目部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責任制，在管理方式上仍然停留在傳統的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質量的水平。檔案管理人員專業素質不高,目前，大部分企業雖然有了一支穩定的檔案干部隊伍，但管理人員的文化程度和專業素質還不能適應新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內容，進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。
1.2檔案管理不夠規范與服務存在脫節現象
目前，在一些企業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：檔號不規范；案卷標題不規范；大部分案卷缺少卷內目錄；組卷混亂現象比較嚴重。一是檔案門類不夠豐富。有的企業只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業業務有關的資料的收集，影響了企業檔案的系統性和完整性。二是檔案資源個別流失。
1.3不斷提高管理效率具有深遠的影響
由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現象；部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業戰略發展、為企業管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。要實現企業檔案管理現代化，首先要進一步解放思想，轉變觀念，認真貫徹執行各級文件精神，不斷強化檔案管理現代化意識，大膽探索符合檔案工作自身特點的規律，能夠有效為當代中國經濟、政治、文化建設服務的檔案工作理論與方法，建立和完善中國特色的檔案管理現代化體系，堅持一切從我國的基本國情出發，從企業的實際出發，制訂檔案工作目標、任務、方針、政策，創造性地開展計算機技術的應用，要拓寬服務領域，提高質量，增強企業檔案工作的生機與活力.隨著社會的發展，工作的深入，各行各業的檔案數量逐步增加，依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要，所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現，為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業領導及檔案管理人員，從思想觀念上對新技術給予足夠的重視，用新的觀念看待事物，引進使用現代化技術設備，以促進檔案管理工作的健康發展。使用計算機系統管理，畢業論文可對檔案資料進行復制、掃描、取樣，實現企業檔案數字化。通過人機結合的方式，檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序，就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來，大大提高了工作效率。要理解、尊重人才，關心、愛護人才，要努力創造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據企業檔案工作的特點，要合理用人、留人。知識結構要高、中、低配備，年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野，要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀企業檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業務水平，還要有廣博的知識，強烈的開拓、進取意識，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能，還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能，盡快實現企業檔案數字化。重視企業檔案利用，回饋企業投入。企業檔案是企業建設、生產、經營活動的記錄和匯總，是企業信息資源的匯集地、成品庫，企業檔案雖然本身具有較高的技術經濟價值，但這種價值是一種“潛在的價值”，只有重視企業檔案的利用工作，努力拓展新的服務空間和服務領域，才能為企業創造經濟和社會效益，實現它的真正價值。大力開發利用企業檔案信息資源，為企業發展服務，是現代企業和檔案工作者都應當全力關注并思考的重要問題。
2.深化認識，強化培訓，提高業務素質，實現檔案的現代化與信息化管理
2.1深化認識實現檔案的現代化與信息化管理
