引論：我們?yōu)槟砹?3篇標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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現(xiàn)代信息技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢(shì)，深刻地影響著新時(shí)期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇，也使傳統(tǒng)的檔案工作面臨著前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，必須加快醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使醫(yī)院檔案信息資源發(fā)揮最大的效益。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于規(guī)范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。
1醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容
醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研管理標(biāo)準(zhǔn)化的有機(jī)組成部分，是整個(gè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)子系統(tǒng)。它應(yīng)包括檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)兩部分。
管理標(biāo)準(zhǔn)是指以特定的程序和形式頒布的統(tǒng)一規(guī)定和規(guī)范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案復(fù)制件縮微品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)輔助管理標(biāo)準(zhǔn)等[1]。因此，標(biāo)準(zhǔn)在一定條件下和一定時(shí)期內(nèi)保持了相對(duì)的統(tǒng)一和穩(wěn)定。
工作標(biāo)準(zhǔn)主要包括醫(yī)院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，還應(yīng)包括各部門工作標(biāo)準(zhǔn)中的檔案內(nèi)容要求、檔案工作程序標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要求等[2]。
隨著醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，經(jīng)驗(yàn)的積累，標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)踐證明，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理才能使檔案工作步入了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，將檔案事業(yè)引入了社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的軌道，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案的科學(xué)管理。
2醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題
醫(yī)院在發(fā)展，醫(yī)院管理已基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，這就要求有高效、及時(shí)、方便的現(xiàn)代化檔案管理與之適應(yīng)，作為醫(yī)院，應(yīng)更新觀念，加大人力、物力、財(cái)力的投入，將檔案的現(xiàn)代化管理納入醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略。目前醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題如下。
2.1標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平偏低，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后由于我國(guó)醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步較晚，技術(shù)水平偏低，制度建設(shè)不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。盡管近些年一些醫(yī)院檔案室大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大都自建自用，規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，社會(huì)服務(wù)水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿足用戶的多種需求。許多醫(yī)院檔案室雖然聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁(yè)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協(xié)力，共同研究，盡快制定出統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，使各館(室)的發(fā)展有一個(gè)統(tǒng)一的方向，減少發(fā)展的盲目性。
2.2缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)目前，由于受醫(yī)院管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，各醫(yī)院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多醫(yī)院檔案部門已意識(shí)到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動(dòng)。國(guó)家還沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)，使各醫(yī)院檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作達(dá)成合作，進(jìn)而達(dá)到互助、互利、互惠、資源共享。
2.3經(jīng)費(fèi)投入不足由于對(duì)檔案管理施行標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)不足等原因，目前投入經(jīng)費(fèi)不足是制約我國(guó)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的一大障礙。在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中，需要大量的資金，配備所需設(shè)備及設(shè)備維護(hù)，沒有充足的資金投入是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。
2.4檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)較低，結(jié)構(gòu)不合理在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，必須有既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型高水平的專業(yè)人才。目前，醫(yī)院檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究的能力，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
3加快醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
3.1面向未來(lái)，更新觀念，抓好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)保障和重要前提，但要實(shí)現(xiàn)它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的觀念和信心，把眼光瞄向未來(lái)，充分認(rèn)識(shí)到?jīng)]有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有現(xiàn)代化。在當(dāng)前和今后一段時(shí)期，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，這是一項(xiàng)十分艱巨和細(xì)致的工作。
3.2加快檔案信息化建設(shè)隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體數(shù)字化信息的形式向社會(huì)提供服務(wù)為中心，目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案工作應(yīng)抓住歷史機(jī)遇，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，使之更好地為醫(yī)院改革和可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。
3.3促進(jìn)檔案信息利用的社會(huì)化醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會(huì)各方面提供檔案信息服務(wù)。廣大醫(yī)院檔案工作者既要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，打破只為醫(yī)院內(nèi)部黨政管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)的思維定式，還要注意提高服務(wù)水平和服務(wù)效果。
3.4加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施目前，醫(yī)院自身對(duì)檔案管理部門的有限投入已成為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，加大經(jīng)濟(jì)投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是保證醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)得以進(jìn)行的先決條件。在硬件方面，醫(yī)院應(yīng)給予財(cái)力上的支持；在網(wǎng)絡(luò)和軟件方面，醫(yī)院檔案部門應(yīng)發(fā)揮檔案網(wǎng)、醫(yī)院網(wǎng)的平臺(tái)作用，吸引和運(yùn)用院內(nèi)計(jì)算機(jī)、信息等學(xué)科的技術(shù)、人才力量，以高性能軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。
3.5優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍檔案工作人員整體素質(zhì)如何關(guān)系到醫(yī)院檔案信息的整理、利用和開發(fā)，關(guān)系到醫(yī)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。要優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，一方面充分發(fā)揮醫(yī)院設(shè)施齊全、科研水平高等優(yōu)勢(shì)，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過(guò)繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識(shí)。通過(guò)專題培訓(xùn)和實(shí)際操作，提高現(xiàn)有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補(bǔ)充青年檔案管理人員來(lái)充實(shí)隊(duì)伍，從而使檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化。
總之，在我國(guó)醫(yī)院規(guī)模日益強(qiáng)大的今天，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息開發(fā)與服務(wù)水平的必由之路。因此，各醫(yī)院要積極創(chuàng)造條件，加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)步伐，另外，除了醫(yī)院自身的重視和努力外，還需要國(guó)家檔案主管部門的宏觀調(diào)控和大力支持，使醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)盡快上一個(gè)新臺(tái)階，以適應(yīng)現(xiàn)代化前進(jìn)的步伐。
參考文獻(xiàn)
[1] 烏慶正.搞好檔案資源建設(shè)之淺見[J].山東檔案，2010，13(3)：22.
篇2
檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點(diǎn)。做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，不但有利于檔案的科學(xué)管理，更是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。無(wú)數(shù)事實(shí)證明，標(biāo)準(zhǔn)化透于檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程之中，標(biāo)準(zhǔn)化工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。當(dāng)然標(biāo)準(zhǔn)永遠(yuǎn)不可能是一成不變的，它必然要在一種動(dòng)態(tài)的管理中，定期得到修改，以滿足實(shí)踐的需要。而標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的結(jié)果，必將推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化，同時(shí)造就了一批復(fù)合型人才，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題
2.1 傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化缺乏統(tǒng)一操作性
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化本身的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的制度和機(jī)制。因此，各個(gè)單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網(wǎng)上下載、復(fù)制，各不一致，又不符合本單位自身實(shí)際，導(dǎo)致基層檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施難度大，有的流于形式。
2.2 一些部門為了應(yīng)付上級(jí)部門的考核或者評(píng)比而弄虛作假，在自我評(píng)價(jià)上努力夸大成績(jī)，隱瞞問題，使上級(jí)的調(diào)研和改進(jìn)都缺乏真實(shí)性和針對(duì)性。有的單位檔案關(guān)了只是關(guān)注考核和評(píng)比涉及的內(nèi)容，不認(rèn)真關(guān)注檔案管理工作本身的意義和效率。
2.3 許多單位的領(lǐng)導(dǎo)管理理念沒有與時(shí)俱進(jìn)，不重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)人才的培養(yǎng)，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的素質(zhì)和水平，缺乏數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理知識(shí)和能力，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)效性不強(qiáng)。
3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化問題的解決措施
3.1 建全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制
針對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程中單純模仿、照搬照抄的問題，檔案管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)加快現(xiàn)代農(nóng)場(chǎng)基礎(chǔ)情況的調(diào)研與分析。結(jié)合單位管理的實(shí)際情況等建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。以此為基礎(chǔ)指導(dǎo)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)行，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施目標(biāo)的達(dá)成。在標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的建立中應(yīng)以財(cái)務(wù)檔案管理方法與重點(diǎn)為基礎(chǔ)，結(jié)合單位項(xiàng)目特點(diǎn)以及經(jīng)營(yíng)內(nèi)容等需求建立健全的、完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。以針對(duì)性、適用性為中心，結(jié)合相關(guān)法規(guī)要求建立真正能夠指導(dǎo)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的，能夠滿足單位現(xiàn)代化建設(shè)需求的管理體系，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。制度上墻，操作人員有章可循。對(duì)由于歷史原因造成，確實(shí)收集不到的檔案材料， 要查明原因，登記說(shuō)明，為以后查找提供方便。
3.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
針對(duì)現(xiàn)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能需求，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中還應(yīng)加快檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。通過(guò)人才引進(jìn)、人才培養(yǎng)等一系列工作促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以此為基礎(chǔ)促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中，除注重檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理方法以及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度的培訓(xùn)外，還應(yīng)針對(duì)檔案管理人員接觸檔案機(jī)密這一特點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以檔案管理人員職業(yè)道德培養(yǎng)為中心、以專業(yè)知識(shí)為輔助促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施。
3.3 抓住檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的工作重點(diǎn)――財(cái)務(wù)檔案管理
在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理體制改革背景下，財(cái)務(wù)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化成為了影響財(cái)務(wù)管理效果、影響基層單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要內(nèi)容。而且，作為檔案管理的核心，財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)單位檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案都有著重要的影響。針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的核心地位，現(xiàn)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中應(yīng)以財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化為中心，通過(guò)管理制度的完善、相關(guān)人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行等工作確保現(xiàn)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的帶頭作用，促進(jìn)其他檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。
3.4 推進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式在現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化的今天，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中還應(yīng)針對(duì)數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)加快數(shù)字化進(jìn)程，在原有紙質(zhì)文件檔案的分類整理、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行基礎(chǔ)上，建立數(shù)字化檔案管理體系，并借鑒財(cái)務(wù)數(shù)字化檔案管理方法實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。針對(duì)經(jīng)營(yíng)內(nèi)容，以分類方式及條碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等建立數(shù)字化檔案管理體系，并在基層單位經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)中強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的執(zhí)行。以標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行為基礎(chǔ)、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢(shì)為輔助，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理能力的提升。強(qiáng)化執(zhí)行監(jiān)督管理，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。
篇3
（一）創(chuàng)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化研究現(xiàn)狀
文明單位創(chuàng)建活動(dòng)經(jīng)過(guò)多年努力，形成了較完善的管理制度。中央文明辦和各地文明辦均出臺(tái)相應(yīng)的精神文明創(chuàng)建活動(dòng)管理辦法，為文明單位創(chuàng)建活動(dòng)健康發(fā)展提供了規(guī)范性文件依據(jù)。各單位主要依據(jù)當(dāng)?shù)氐拇祟愐?guī)范性文件所附考評(píng)體系，按照本單位成文或不成文的“標(biāo)準(zhǔn)”來(lái)整理創(chuàng)建檔案，有些檔案部門由于自身是文明單位，對(duì)創(chuàng)建檔案格外重視，檔案整理科學(xué)規(guī)范。
（二）創(chuàng)建檔案管理模式系統(tǒng)解決方案
1.檔案運(yùn)行“四心質(zhì)量環(huán)”模式
一是用心策劃。年初根據(jù)創(chuàng)建主管部門和上級(jí)有關(guān)創(chuàng)建要求，結(jié)合本單位實(shí)際制訂文明創(chuàng)建檔案工作計(jì)劃。對(duì)于臨時(shí)增加的創(chuàng)建工作要求，應(yīng)及時(shí)吸納到檔案工作計(jì)劃中。二是專心實(shí)施。單位應(yīng)創(chuàng)造條件讓專（兼）職文明創(chuàng)建檔案工作人員能專心從事檔案工作，檔案工作人員在檔案收集與整理過(guò)程中應(yīng)用心思考，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。文明單位間可開展檔案工作交流活動(dòng)，以共同提高檔案管理水平。三是細(xì)心檢查。單位創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)創(chuàng)建檔案工作開展情況的檢查工作進(jìn)行部署，負(fù)責(zé)檢查的部門應(yīng)對(duì)照考評(píng)體系和上級(jí)有關(guān)要求，對(duì)文明創(chuàng)建檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核，有建立質(zhì)量管理體系的單位可將文明創(chuàng)建檔案工作的檢查納入內(nèi)部審核和管理評(píng)審，檢查是否符合計(jì)劃的預(yù)期效果，重在查找問題，識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)。四是精心改進(jìn)。對(duì)于第三環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的好的經(jīng)驗(yàn)做法加以總結(jié)，對(duì)查找出來(lái)的問題應(yīng)逐條糾正并提出預(yù)防措施，以保持檔案管理工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。
2.檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化模式
一是紙質(zhì)模式的標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)、優(yōu)化的標(biāo)準(zhǔn)化原則，對(duì)檔案裝具及其索引標(biāo)簽、卷內(nèi)材料目錄，材料分類與編號(hào)規(guī)則等制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范。二是電子模式的標(biāo)準(zhǔn)化。在電子模式下，各種文件、證書、照片、音像資料均應(yīng)形成電子文檔。按標(biāo)準(zhǔn)化原則，對(duì)應(yīng)考評(píng)體系各級(jí)指標(biāo)建立層次分明的文件夾及其子文件夾，文件夾名稱按各級(jí)指標(biāo)名稱命名，并按級(jí)別嵌套，將電子文檔存放到對(duì)應(yīng)的文件夾或子文件夾中。每一份電子文檔并規(guī)范文件名的命名規(guī)則，對(duì)諸如編號(hào)、年份代號(hào)、標(biāo)題名稱等予以標(biāo)準(zhǔn)化，以便電子查考檢索。文檔名稱按“兩位數(shù)序號(hào)：文檔主題”命名，如“01：創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)小組文件”，宜在正文頁(yè)腳插入文檔名稱（居右），在瀏覽時(shí)可起到提示作用。采用電子模式，不僅節(jié)約紙張消耗，降低辦公成本，而且減少紙質(zhì)檔案進(jìn)而節(jié)約有限的實(shí)體空間，堪稱綠色創(chuàng)建。
3.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式
各地文明創(chuàng)建主管部門可考慮實(shí)行電子化考核，在文明單位中推廣檔案管理的電子模式，在此基礎(chǔ)上，建立文明創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),向管轄范圍內(nèi)的文明單位開放，通過(guò)在線指導(dǎo)、審核文明單位按時(shí)上傳日常創(chuàng)建檔案資料實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，從而實(shí)現(xiàn)文明創(chuàng)建常態(tài)化。在功能設(shè)計(jì)上，可以讓文明單位自身的工作人員或領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)登錄專門的賬號(hào)，查閱本單位的創(chuàng)建檔案。各地文明創(chuàng)建主管部門也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作的好做法好經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)這個(gè)平臺(tái)予以推廣，促進(jìn)文明創(chuàng)建水平的整體提升。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化也有利于考評(píng)工作更加公開透明、公平公正，為考評(píng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。
篇4
（2）明確科研資料的收集、編制的范圍，以保證科研檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率達(dá)到規(guī)定要求，內(nèi)容細(xì)節(jié)應(yīng)有理有據(jù)；
（3）制定科研檔案管理工作的考核內(nèi)容及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。考核的內(nèi)容主要是資料收集、案卷整理是否做到完整、齊全、準(zhǔn)確和規(guī)范，質(zhì)量是否滿足規(guī)定要求，責(zé)任是否落到實(shí)處以及檔案管理制度的執(zhí)行情況等。
2、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升科研檔案管理質(zhì)量
隨著檔案信息化的飛速發(fā)展和更新?lián)Q代，新設(shè)備、新方法、新技術(shù)不斷得到應(yīng)用，檔案種類和載體的多樣化，對(duì)科研檔案管理人員提出了更高的要求。管理人員不僅有強(qiáng)烈責(zé)任心，更需要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平以及計(jì)算機(jī)操作能力。首先，檔案管理人員可通過(guò)參加各類型的專業(yè)知識(shí)等繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和計(jì)算機(jī)管理相關(guān)技能培訓(xùn)，及時(shí)更新相關(guān)知識(shí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高管理工作水平；其次，建立科研人員與檔案管理人員的互動(dòng)交流平臺(tái)，及時(shí)了解科研工作中涉及的相關(guān)問題，群策群力，使檔案管理人員能更好的為科研人員工作提供服務(wù)；最后，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮創(chuàng)新思維，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技能來(lái)提高科研檔案信息資源的更新速率，進(jìn)一步提高檔案管理水平，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。
篇5
長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)企業(yè)生產(chǎn)管理及檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為生產(chǎn)管理就是把企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量抓好，把現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境衛(wèi)生搞好就行了。至于檔案工作更是可有可無(wú)，認(rèn)為檔案管理員只是一個(gè)企業(yè)資料倉(cāng)庫(kù)的保管員，檔案管理工作也不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。然而，作為企業(yè)管理的重要組成部分，生產(chǎn)管理和檔案管理的管理質(zhì)量上不去，直接導(dǎo)致不少珍貴檔案資料缺失，生產(chǎn)過(guò)程中積累的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)無(wú)法留存，企業(yè)成本增加，負(fù)擔(dān)加重，整個(gè)企業(yè)管理也呈現(xiàn)出一片混亂，令企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)大傷腦筋。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們認(rèn)識(shí)的進(jìn)步，企業(yè)生產(chǎn)管理日益標(biāo)準(zhǔn)化的需要，檔案管理工作的規(guī)范化也變得越來(lái)越迫切。科學(xué)認(rèn)識(shí)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的本質(zhì)內(nèi)涵，準(zhǔn)確把握兩者之間的辯證關(guān)系，對(duì)于能否全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，科學(xué)、規(guī)范化地實(shí)行企業(yè)檔案管理至關(guān)重要。
2.標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵
2.1標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理
標(biāo)準(zhǔn)化體系規(guī)定了質(zhì)量方針、目標(biāo)、職責(zé)和程序，并通過(guò)建立相關(guān)體系進(jìn)行過(guò)程管理、質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)。目前，IS09000標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)被100多個(gè)國(guó)家轉(zhuǎn)化成本國(guó)標(biāo)準(zhǔn)。1996年ISO又制定了IS014000環(huán)境質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)，它是企業(yè)自愿采用、自我約束性的標(biāo)準(zhǔn)。
標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)永恒的話題，“沒有規(guī)矩不成方圓”。過(guò)去非制度化、非程序化和非標(biāo)準(zhǔn)化成為我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)生產(chǎn)管理模式的特征之一。它反映在管理業(yè)務(wù)、管理方法、生產(chǎn)操作、生產(chǎn)過(guò)程、報(bào)表文件、數(shù)據(jù)資料等各個(gè)方面，特別是在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)：生產(chǎn)無(wú)序，管理混亂，“跑、冒、滴、漏”以及“臟、亂、差”等現(xiàn)象比比皆是。隨著國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化體系管理逐步融入全球領(lǐng)域，這種落后的生產(chǎn)管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化生產(chǎn)的需要。生產(chǎn)與運(yùn)作管理的制度化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化是科學(xué)管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)代生產(chǎn)與運(yùn)作管理要求的是科學(xué)化的管理。在管理工作中，要完全按照各種規(guī)章制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、條例等執(zhí)行，一切都做到有據(jù)可依，有章可循，按制度辦事，按作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)操作，按程序管理。打破傳統(tǒng)落后的生產(chǎn)管理模式，低耗、優(yōu)質(zhì)、高效地進(jìn)行生產(chǎn)一直是企業(yè)管理者追求的最高目標(biāo)。
2.2企業(yè)檔案管理
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的全部檔案的總和（包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、安全衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等各方面的資料）。
著名企管專家譚小芳老師表示，一個(gè)沒有檔案的企業(yè)就像一個(gè)沒有歷史的國(guó)度，沒有歷史的國(guó)度遲早會(huì)消亡。沒有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，一定是個(gè)難題。大量事實(shí)證明，檔案在企業(yè)管理中起著不可忽視的作用：它準(zhǔn)確地反映了企業(yè)的成長(zhǎng)歷程；能防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄；是決策制訂的參謀和幫手；是企業(yè)文化的活標(biāo)本；是企業(yè)對(duì)外宣傳的資料庫(kù)；是員工成長(zhǎng)的珍貴史料；是有力的法律武器。
3.標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理之間的關(guān)系
規(guī)范化的檔案管理是實(shí)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理是企業(yè)檔案管理規(guī)范化的前提條件。企業(yè)的日常生產(chǎn)管理體系越標(biāo)準(zhǔn)、越規(guī)范，它形成的各項(xiàng)記錄資料就越真實(shí)有效；而它作為企業(yè)檔案內(nèi)容的信息來(lái)源也就更完善更有說(shuō)明力，檔案管理工作做起來(lái)也更科學(xué)更合理。反之，檔案管理工作又是企業(yè)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的重要保證；檔案資料作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史積累和真實(shí)記憶，科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理能快速、準(zhǔn)確、及時(shí)地為企業(yè)的日常生產(chǎn)管理提供有力的憑據(jù)和參考價(jià)值，必要時(shí)還能起到指導(dǎo)作用。
因此，規(guī)范化的企業(yè)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理之間是相輔相成、相互促進(jìn)、辯證統(tǒng)一的。離開科學(xué)、合理、規(guī)范化的檔案管理，企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理就無(wú)據(jù)可依，無(wú)憑可證。而離開了標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，所謂的規(guī)范化檔案管理也就成了無(wú)本之木，無(wú)源之水。
4.標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理及規(guī)范化檔案管理的初步實(shí)踐
4.1生產(chǎn)記錄表格的規(guī)范
針對(duì)企業(yè)當(dāng)前生產(chǎn)管理現(xiàn)場(chǎng)各類記錄表格雜亂無(wú)章的現(xiàn)象，筆者因持有標(biāo)準(zhǔn)化體系內(nèi)審員資格證書且具有多年內(nèi)審及基層技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)，有幸被領(lǐng)導(dǎo)委以重任――在一個(gè)月內(nèi)將各個(gè)部門正在使用的所有表格收集起來(lái)并加以整合優(yōu)化。在此工作過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)本公司雖然也推行標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量、環(huán)境體系，但是卻沒有真正落到實(shí)處，導(dǎo)致各個(gè)部門各自為政，同是一份“異常處理單”，三個(gè)部門就使用了三個(gè)不同版本的表格，更有甚者，同一部門使用的“xx生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表”現(xiàn)用的表格和以前的居然也不相同。為了將所有表格達(dá)到格式統(tǒng)一，筆者嚴(yán)格參照標(biāo)準(zhǔn)化體系程序文件及作業(yè)文件的具體要求，在與各個(gè)部門負(fù)責(zé)人協(xié)商、取得一致的基礎(chǔ)上，以方便于生產(chǎn)管理為原則，對(duì)內(nèi)容與生產(chǎn)脫節(jié)、多余的表格加以刪除，對(duì)內(nèi)容表述不詳?shù)谋砀窦右酝晟疲⑵浒礃?biāo)準(zhǔn)要求一一編號(hào)，并盡量做到一表多用，以減少版面印刷費(fèi)且方便管理，僅直接使用于生產(chǎn)管理的表格就整合了52份。公司上下通過(guò)使用標(biāo)準(zhǔn)化格式的表格后，生產(chǎn)管理現(xiàn)場(chǎng)已然規(guī)范了許多。當(dāng)然，生產(chǎn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化不僅是記錄表格的規(guī)范，還包括產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗(yàn)、質(zhì)量監(jiān)督等全過(guò)程制定并嚴(yán)格貫徹一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能有效地保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提高。可見，全面推行規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理刻不容緩。
4.2“高起點(diǎn)、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”三高檔案室的建立
筆者所在的企業(yè)為一家新能源公司，因歷史遺留問題，加之領(lǐng)導(dǎo)層更換交迭，企業(yè)至2011年11月前都沒有建立檔案庫(kù)，許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)已無(wú)蹤影（譬如大型設(shè)備出了故障，連一本說(shuō)明書及操作手冊(cè)都找尋不著，令維修人員無(wú)從下手，只得請(qǐng)廠家派技術(shù)人員前來(lái)維修），造成了許多不必要的浪費(fèi)；整個(gè)公司辦公區(qū)隨處可見有用或無(wú)用的文件資料……以總公司為首的高層領(lǐng)導(dǎo)痛心之余，決定以本公司為“檔案管理”的新試點(diǎn)成立檔案室，而且以最快的速度建立起了約52平方米的檔案密集柜庫(kù)房及24平方米左右的檔案管理辦公室，同時(shí)還配置了專用電腦、打印/復(fù)印一體機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等一系列檔案管理的專用設(shè)備。軟件方面：對(duì)檔案室提出了“高起點(diǎn)、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”的三高標(biāo)準(zhǔn)，并要求所有部門對(duì)檔案管理人員給予工作上的全力支持與配合。筆者因?yàn)橛兄S富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)而“臨危受命”，在查閱了大量相關(guān)技術(shù)資料的前提下，又走訪了某“人才市場(chǎng)檔案館”，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，隨后編寫出了適合本單位的《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案室管理制度》等一系列建設(shè)性檔案管理文件及《檔案移交接收清冊(cè)》《檔案查（借）閱審批表》等日常管理文件。僅至2011年底，便已成功接收科技檔案共計(jì)506冊(cè)；文書檔案共計(jì)1969冊(cè)；銷售檔案共計(jì)573份；財(cái)務(wù)檔案共計(jì)249冊(cè)；人事檔案共計(jì)1437份；行政檔案共計(jì)426冊(cè)。且檔案室自2012年四月初正式實(shí)行“檔案借閱”制度以來(lái)，已先后為工程、研發(fā)、財(cái)務(wù)、人資、生產(chǎn)等提供了上百人次的檔案借閱工作，對(duì)各類生產(chǎn)管理提供了極為重要的參考資源。本企業(yè)檔案室在短短一年的時(shí)間內(nèi)就充分發(fā)揮出了其檔案管理的重要作用，由此看來(lái)，企業(yè)檔案作為繼承、保護(hù)與開發(fā)事業(yè)，對(duì)企業(yè)科技的發(fā)展占有舉足輕重的地位。因此，檔案管理的規(guī)范化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
5.全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化
筆者從事了多年的基層技術(shù)管理工作，對(duì)制造型企業(yè)的生產(chǎn)流程、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，規(guī)范、現(xiàn)代化的檔案管理了然于心。并深切感受到企業(yè)要發(fā)展、要壯大，除了要有過(guò)硬的技術(shù)攻堅(jiān)力量、雄厚的經(jīng)濟(jì)實(shí)力外，實(shí)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化體系的企業(yè)管理是企業(yè)取得成功的法寶，而生產(chǎn)管理和檔案管理既是企業(yè)管理不可分割的組成部分，又是企業(yè)賴以生存的基石。因此，全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化刻不容緩。要想最終達(dá)成這一目標(biāo)，可以從如下幾個(gè)方面著手：
（1）公司高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)本著高度重視企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作為立場(chǎng)，在取得現(xiàn)有成果的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步賦予標(biāo)準(zhǔn)化管理人員和檔案管理人員行使職能的充分權(quán)力，并制定相關(guān)激勵(lì)機(jī)制，把標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作放在人才隊(duì)伍建設(shè)的高度上來(lái)，提高相關(guān)人員的工作積極性，以便形成一股后進(jìn)之力，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理和規(guī)范化檔案管理的進(jìn)程。
（2）企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作，它既是長(zhǎng)期工作，也是日常工作。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)更新觀念，將標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員從兼職的狀態(tài)中脫離出來(lái)，以便加大對(duì)全員標(biāo)準(zhǔn)化體系知識(shí)的培訓(xùn)宣傳力度，使全體員工切實(shí)理解企業(yè)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的方向和決心。同時(shí)，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員要將標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的概念具體化、書面化、格式化，讓每個(gè)員工觸手可及、觸目可望，并對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的實(shí)施進(jìn)行認(rèn)真的策劃，對(duì)實(shí)施的結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)、分析和改進(jìn)，通過(guò)評(píng)審采取有效的措施，推動(dòng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的持續(xù)改進(jìn)，真正做到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
（3）企業(yè)的檔案資料是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，檔案管理又是企業(yè)整體管理體系的重要組成部分。企業(yè)應(yīng)注重抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，更新觀念，力求創(chuàng)新，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作魄力。檔案行政管理部門與各主管部門應(yīng)密切配合，進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理的檢查指導(dǎo)，以此帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，真正把檔案管理工作作為基礎(chǔ)性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，除認(rèn)真按國(guó)家《檔案法》及已制訂的有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行程序化操作外，還必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文化知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，適時(shí)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理融采集、處理、存儲(chǔ)和傳播為一體，促進(jìn)公司檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，以便提高檔案工作效率，更好地為公司的發(fā)展提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（4）管理層適時(shí)監(jiān)督、各部門負(fù)責(zé)人積極配合，做好標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理及規(guī)范化企業(yè)檔案管理的反饋工作。標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行小組及專職檔案管理人員要及時(shí)將日常生產(chǎn)管理的反饋信息進(jìn)行處理，以便不斷加以修正。
結(jié)束語(yǔ)
只有我們?nèi)駝?dòng)員，切實(shí)將標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理落到實(shí)處，才能促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，我們的企業(yè)也才會(huì)經(jīng)久不衰，百年傳承。
參考文獻(xiàn)
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篇6
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來(lái)大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無(wú)標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無(wú)查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無(wú)用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
二、重新組合案卷
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進(jìn)行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率。
三、注意有效的維護(hù)全宗的完整性
在堅(jiān)持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”
用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫(kù)房條件：包括庫(kù)房裝具數(shù)量、長(zhǎng)度，庫(kù)房面積及其它保管條件等；以及將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。
五、實(shí)施“以我為主”的歸檔原則
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長(zhǎng)期堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時(shí)機(jī)，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的分工，即要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
篇7
目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、慎重選定技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。
五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
篇8
新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位若想高效的開展檔案管理工作，需要充分借助科學(xué)化的規(guī)章制度以及完善的工作管理流程來(lái)進(jìn)行。目前，各個(gè)部門自行處理內(nèi)部事宜是大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作主要現(xiàn)狀，各個(gè)部門依照實(shí)際所需資料自行進(jìn)行查閱與相應(yīng)管理，致使檔案管理非但沒有被充分的集中起來(lái)，還在各個(gè)科室中分散開來(lái)，實(shí)際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實(shí)施依據(jù)。另外，信袋式管理模式依據(jù)在存在于部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理階段中，實(shí)際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作不能科學(xué)、規(guī)范的開展。
1.2 硬件設(shè)施在實(shí)際檔案管理中還不齊全
當(dāng)前影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作流程順利開展的主要因素之一便是管理經(jīng)費(fèi)投入力度不夠?qū)е碌摹２块T事業(yè)單位沒有及時(shí)的更新與經(jīng)費(fèi)投入對(duì)于之前構(gòu)建的檔案管理庫(kù)房與管理系統(tǒng)，長(zhǎng)期下去嚴(yán)重導(dǎo)致新時(shí)期檔案更新與各項(xiàng)管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)現(xiàn)有檔案硬件設(shè)施運(yùn)行水平。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位所建立的檔案室內(nèi)部環(huán)境較差，且基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)不完善，如鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)的檔案柜在長(zhǎng)期使用用出現(xiàn)老化、生銹現(xiàn)象，沒有較好的通風(fēng)性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲等安全管理措施，使得檔案管理工作質(zhì)量一直無(wú)法提升上去。
2 新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施策略
2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確
一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀上來(lái)進(jìn)行積極構(gòu)建，將各個(gè)管理崗位人員自身的職責(zé)?M行明確劃分，所開展的各項(xiàng)檔案管理工作必須嚴(yán)格的依照建立的制度體系進(jìn)行，這樣可以確保在實(shí)際的檔案管理中，違法亂紀(jì)行為有效降低；嚴(yán)格遵循統(tǒng)一管理、管理分級(jí)化的原則來(lái)做好實(shí)際的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，分級(jí)管理檔案管理內(nèi)部現(xiàn)存的各類信息，在具體實(shí)施分級(jí)管理中要依照規(guī)章制度進(jìn)行，這樣有助于檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項(xiàng)重要的管理工作內(nèi)容，依據(jù)實(shí)際情況將檔案管理日常工作計(jì)劃詳細(xì)的制定出來(lái)，并將規(guī)范管理小組在檔案管理內(nèi)部積極成立起來(lái)，這樣在專業(yè)化的小組團(tuán)隊(duì)中依照所制定出的管理計(jì)劃來(lái)按部就班的針對(duì)檔案管理的各項(xiàng)事宜進(jìn)行詳細(xì)管理，促使檔案管理工作更加的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
2.2 加強(qiáng)檔案管理方式的改革升級(jí)
新形勢(shì)下我國(guó)各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理當(dāng)中，都會(huì)因檢查各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息以及不定期開展的治理、檢查程序?qū)е鹿ぷ髁吭黾樱ぷ鲏毫眲∩仙@樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會(huì)致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位就要其生產(chǎn)方式及各項(xiàng)管理工作內(nèi)容的整改大檢查中，會(huì)調(diào)取檔案資料，為了提升工作效率，可以運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內(nèi)容都錄入到電腦中，構(gòu)建完善的檔案共享平臺(tái)，在檔案管理信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案分門別類的加以管理，當(dāng)需要時(shí)可以及時(shí)的對(duì)以往數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找及調(diào)取，并且可以促使監(jiān)管質(zhì)量所有提升。與此同時(shí)，為了增強(qiáng)檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等新型設(shè)備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)查找，促使檔案信息內(nèi)容更加的豐富、生動(dòng)，由此可以改進(jìn)以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質(zhì)量。另外要定期的對(duì)各式各樣的檔案材料展開維護(hù)工作。基于目前各機(jī)關(guān)事業(yè)單位都開展信息化檔案管理，構(gòu)建了檔案管理信息系統(tǒng)，為此需采取數(shù)字化掃描、病毒查殺及在線病毒檢測(cè)的方式進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節(jié)省了大量維護(hù)管理時(shí)間，促使檔案管理工作更為標(biāo)準(zhǔn)化、效率性。
2.3 檔案案卷全面的實(shí)施精細(xì)化普查
當(dāng)前的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)涉及到一些陳舊、沒有使用價(jià)值的檔案，一些早先紙質(zhì)的檔案制作較為粗糙，這樣在實(shí)際管理中既占用了管理人員大量的處理時(shí)間，同時(shí)也占據(jù)了一定的檔案管理資源。基于此，新時(shí)期檔案管理工作中，可將有價(jià)值的檔案內(nèi)容進(jìn)行保存，清理出一些無(wú)用的檔案，若是機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理平臺(tái)，可直接在網(wǎng)上查出存放年限較長(zhǎng)，且沒有使用價(jià)值的檔案直接刪除，若沒有及時(shí)備案，還存有紙質(zhì)檔案，則需分門別類的對(duì)檔案進(jìn)行清查，將沒有任何存儲(chǔ)價(jià)值的檔案資料予以銷毀，隨后再對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行完善補(bǔ)充。
2.4 檔案管理隊(duì)伍構(gòu)建
篇9
二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的重要目的是為社會(huì)所有，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門特有的信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，綜合性檔案館在推行計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)的進(jìn)程和提高社會(huì)利用率。其次，對(duì)于那些建館時(shí)間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進(jìn)展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?地址.時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化檔案管理工作
篇10
一、檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題
基于現(xiàn)階段我國(guó)一些企業(yè)、單位檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，可以確定的是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高。究其原因，主要是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中存在一些問題，使得檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低。具體為：
（一）認(rèn)識(shí)方面存在問題
現(xiàn)代化的今天，依舊有很多單位領(lǐng)導(dǎo)及管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)的重要性，而是一味的追求檔案管理的信息化、數(shù)字化。其實(shí)，檔案管理的確需要借助于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，從而實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化的檔案管理。但是，相對(duì)來(lái)說(shuō)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理應(yīng)當(dāng)是數(shù)字化、信息化檔案管理的前提條件。只有規(guī)范好各項(xiàng)檔案管理工作，在按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，并在具體落實(shí)檔案管理過(guò)程中借助先進(jìn)技術(shù)如此才能真正提高檔案管理質(zhì)量。如若沒有落實(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，而直接落實(shí)信息化、數(shù)字化檔案管理，那么檔案管理將難以切合實(shí)際，真正發(fā)揮作用[1]。
（二）存在資金方面的問題
目前很多企業(yè)或單位在進(jìn)行檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過(guò)程中存在經(jīng)費(fèi)不足的情況，這也使得檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低。究其根本，一方面是政府對(duì)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)支持能力有限；另一方面是檔案管理部門融資渠道少，難以通過(guò)融資來(lái)職稱檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
（三）存在政策方面的問題
落實(shí)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，需要由相關(guān)法律法規(guī)的支持，如此才能保障檔案管理有依有據(jù)、有章有法的落實(shí)，使廣大人民群眾信服。但遺憾的是目前我國(guó)政府并沒有針對(duì)檔案管理，頒布相關(guān)政策或法規(guī)，這使得檔案管理工作缺乏完善的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制度規(guī)范。
二、強(qiáng)化檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效措施
為了改變當(dāng)前檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低的情況，筆者的建議是：
（一）做好檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作
出于落實(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的考慮，在強(qiáng)化檔案管理工作的過(guò)程中，首先要做好檔案管理工作中規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。具體工作內(nèi)容是：其一，做好公文制發(fā)。公文作為檔案的前身，多數(shù)檔案資料都是有公文轉(zhuǎn)化形成的。所以，為了保證檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作制發(fā)的監(jiān)督與管理，從而提高公文制發(fā)的質(zhì)量。其二，做好公文、文書的檔案收率管理。也就是在制發(fā)公文的過(guò)程中，對(duì)公文簽發(fā)手續(xù)、公文審批、公文標(biāo)題設(shè)定、公文內(nèi)容等相關(guān)方面進(jìn)行詳細(xì)的了解與檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，保證公文完好、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。其三，做好公文書寫。為了保證公文規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在制發(fā)公文的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)按照制發(fā)公文的相關(guān)要求，采用標(biāo)準(zhǔn)的文種，并規(guī)范格式，進(jìn)而書寫公文，保證公文簡(jiǎn)潔、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范[2]。
（二）及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征
檔案管理中，保證檔案的時(shí)效性是非常重要的，這可以保證檔案的使用價(jià)值，這也使得檔案管理有意義。當(dāng)然，要想保證檔案時(shí)效性特征，應(yīng)當(dāng)注意及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理。也就是在檔案保管的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案文件的保管價(jià)值作用及特征，采取適合管理方式予以保管。在一段時(shí)間之后，對(duì)檔案案卷進(jìn)行清理，確定沒有價(jià)值的檔案予以銷毀，對(duì)于永久性保存價(jià)值的檔案文件，則需要查看，確定是否完整、保存是否良好，以此來(lái)保證檔案時(shí)效性特征。
（三）構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理
在現(xiàn)代化的今天進(jìn)行到案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是必不可少的。因?yàn)殡娮訖n案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可以將企業(yè)或單位的檔案以電子的方式存儲(chǔ)，如此可以保證檔案的安全性，且規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案。另外，查閱或使用檔案也會(huì)變得更加方便、快捷。那么，如何構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理？即借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，構(gòu)建電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置為檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的軟硬盤，使其能夠?qū)n案進(jìn)行快速的收錄、分類、存儲(chǔ)，如此可以保證檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有效化。結(jié)束語(yǔ)檔案材料對(duì)于—個(gè)單位來(lái)說(shuō)，也是一種重要的歷史見證以及明智決策的重要依據(jù)，對(duì)于本單位人力資源管理工作也能夠提供重要的資源保障。所以，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理是非常必要的。對(duì)于當(dāng)前我國(guó)檔案管理存在一些問題的情況，筆者的建議是做好檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作；及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征；構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理等。希望對(duì)于提高檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平有所幫助[3]。
參考文獻(xiàn)：
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文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程這一過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段揉合起來(lái)這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專門對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來(lái)大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。
隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國(guó)并在國(guó)外許多國(guó)家廣泛流行的文件中心是否適合我國(guó)國(guó)情、能否在我國(guó)建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識(shí)。我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程也存在著類似文件中心的管理中間性過(guò)渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來(lái)源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
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一、檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性
檔案標(biāo)準(zhǔn)化是管理檔案質(zhì)量的準(zhǔn)繩，只有高水平的標(biāo)準(zhǔn)，才會(huì)有高質(zhì)量的管理效果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義在于：便于采用計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)，便于迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足人們對(duì)各類、信息的需要。企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有利于依法治檔工作的進(jìn)行，有利于提高企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，有利于檔案信息的開發(fā)利用和檔案學(xué)理論的研究和發(fā)展。
二、建立檔案管理工作機(jī)制
（一）領(lǐng)導(dǎo)工作機(jī)制。
作為組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立檔案管理意識(shí)，重視相關(guān)工作，加大檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理力度，形成積累、保護(hù)和利用檔案資源、服務(wù)中心工作的工作思路。建立、健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體系。成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定小組，由組織主要領(lǐng)導(dǎo)為總負(fù)責(zé)人，形成了組織主要領(lǐng)導(dǎo)主管、檔案室負(fù)責(zé)、專職檔案員分工明確的格局。
（二）制定和完善規(guī)章制度，實(shí)施目標(biāo)管理。
制定和完善《檔案收集制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《電子文件歸檔管理制度》等相關(guān)檔案管理規(guī)章制度，形成一套完整檔案管理制度體系。要嚴(yán)格按照相關(guān)檔案管理規(guī)章制度要求，把檔案工作納入到組織發(fā)展戰(zhàn)略，確立工作目標(biāo)并進(jìn)行層層分解，把檔案工作融入組織戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計(jì)劃及檔案管理人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，實(shí)施目標(biāo)管理。通過(guò)定期目標(biāo)檢查、績(jī)效考核確保相關(guān)工作落到實(shí)處。
三、提高檔案管理水平
（一）檔案基礎(chǔ)建設(shè)
加大投入力度，配備硬件建設(shè)，投資進(jìn)行檔案庫(kù)房、借閱室、、檔案陳列室、辦公室、機(jī)要室等建設(shè)，結(jié)合組織實(shí)際按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置檔案軟件、檔案專用計(jì)算機(jī)、專業(yè)掃描儀、光盤刻錄機(jī)、防磁柜、防盜報(bào)警系統(tǒng)、溫濕度測(cè)控儀、電子消毒柜等設(shè)備，安裝防盜門、更換滅火器。切實(shí)改善檔案保管條件及辦公設(shè)施設(shè)備，為檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理基礎(chǔ)建設(shè)提供強(qiáng)有力的硬件保障。
（二）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
首先，加大檔案工作宣傳力度，幫助全員樹立檔案意識(shí)。堅(jiān)持依法治檔，充分利用組織網(wǎng)站、宣傳欄等宣傳、貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》，增強(qiáng)檔案法律觀念，提高全員依法治檔意識(shí)，讓所有員工了解檔案工作的重要性、支持檔案工作。其次，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)建設(shè)。采取"走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)"對(duì)專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，建設(shè)一支素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)化檔案從業(yè)人員隊(duì)伍。為實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提供人力資源保障。
（三）檔案信息化建設(shè)
在組織信息化建設(shè)中，將檔案信息化納入組織整體規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理、分析、利用，服務(wù)于組織中心工作。
四、把握環(huán)節(jié)，提高標(biāo)準(zhǔn)化
（一）檔案的搜集
檔案工作所涉及部門多、范圍廣、難度大，應(yīng)按照檔案管理制度要求采取一系列措施。一方面，做好每年各部門上交檔案室的相關(guān)資料的形成、積累、整理和歸檔，由專門檔案管理人員進(jìn)行整理，保證檔案的完整和規(guī)范。另一方面，在提高紙質(zhì)檔案歸檔率、完整率基礎(chǔ)上，加強(qiáng)電子文件、照片、圖表、音像等其它載體檔案的收集，豐富檔案庫(kù)藏。
（二）制定并完善檔案分類目錄
按照相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的要求，編制案卷目錄、分類目錄、文件字號(hào)索引、底圖目錄以及聲像檔案目錄、實(shí)物檔案目錄、電子檔案目錄等。永久、30 年保管的檔案進(jìn)行原文保管。現(xiàn)存檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)化管理。
（三）加強(qiáng)檔案的整理
為確保案卷質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范要求，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。明確各類檔案管理實(shí)施細(xì)則及工作規(guī)程。制定組織文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、特殊載體檔案的分類表；按照分類方案，做到組織各年度、各門類檔案分類科學(xué)、卷目錄齊全、裝訂整齊、有序排列上架。
（四）檔案的保管
加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做到防溫、防潮、防蟲、防火、防塵、防光、防盜、防鼠，堅(jiān)持定時(shí)測(cè)控，保證庫(kù)房溫度、濕度符合國(guó)家規(guī)定要求。加強(qiáng)梅雨季節(jié)及汛期等特殊時(shí)段的檢查與問題整改。對(duì)庫(kù)房安全隱患做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決。按照規(guī)范借閱的程序與要求，加強(qiáng)檔案借閱管理、設(shè)備或介質(zhì)信息的防竊取管理工作，確保檔案數(shù)據(jù)安全，避免發(fā)生丟失、損壞或檔案泄密事件。
（五）撰寫編研材料
樹立科學(xué)管理、講求效益的觀念，加強(qiáng)編研工作，拓寬利用渠道，提高利用效率。撰寫檔案全宗介紹、檔案管理體制、檔案立卷說(shuō)明及檔案歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)等，擴(kuò)大了檔案的利用效果。并注重檔案利用效果的反饋工作。編寫檔案利用實(shí)例，定期進(jìn)行檔案利用綜合分析。通過(guò)提供檔案資料，為組織各項(xiàng)工作提供了技術(shù)服務(wù)，創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
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[2]蔣玉清.談創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機(jī)制[J].黑龍江檔案，2009（1）：65.
篇13
近年來(lái)，凡申報(bào)考評(píng)的學(xué)校基本建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級(jí)檔案工作委員會(huì)等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。
(2)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)
隨著學(xué)校對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時(shí)，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過(guò)程的實(shí)施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè)，制訂特色檔案管理制度等。通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過(guò)完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。
(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與學(xué)校科研成果鑒定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類日趨勢(shì)科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類方案，并在實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐。多數(shù)試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過(guò)程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺(tái)階奠定了基礎(chǔ)。
(5)引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實(shí)施效果給檔案部門帶來(lái)雙重收益
(1)硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開發(fā)手段得到改善。
高校普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實(shí)問題。通過(guò)“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他教學(xué)部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評(píng)，其考核過(guò)程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。
3從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過(guò)程的難點(diǎn)“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過(guò)程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭(zhēng)使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過(guò)分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無(wú)法與學(xué)校整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實(shí)施過(guò)程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高校“目標(biāo)管理”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與教育行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。
4從高校檔案部門對(duì)考評(píng)工作的反饋意見分析其可能產(chǎn)生的中期影響
