引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理的問題及措施范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
一、企業(yè)檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理制度不健全
大多數(shù)企業(yè)檔案的收集、保管、保護、保密等制度都是不健全的。一些企業(yè)對檔案的管理建立了一些制度，但執(zhí)行卻不夠嚴格。如檔案管理工作者工作疏忽、責(zé)任心不強、工作懈怠；發(fā)生檔案丟失情況，資料收集不全；借閱檔案不遵守檔案借閱手續(xù)，有借無還，還有更甚者檔案長時間借出不知去向。
（二）檔案管理工作不規(guī)范
一些企業(yè)至今沒有意識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作中對檔案只進行了簡單的分類，有些并沒有設(shè)置負責(zé)檔案管理的相關(guān)部門，各部門的相關(guān)資料僅僅只是由各個部門直接負責(zé)，如此這般則容易產(chǎn)生檔案不透明的情況，并且嚴重影響了檔案的共享性。在歸檔保存檔案時不能形成規(guī)范的移交流程，極易導(dǎo)致檔案資料的丟失。
（三）檔案管理人員管理觀念薄弱
檔案資料與檔案資源的開發(fā)是密不可分的，在檔案資源的開發(fā)中具有重要的參考價值，同時檔案資料也作為檔案發(fā)展計劃的重要依據(jù)和參考資料而存在。然而，現(xiàn)今大多企業(yè)經(jīng)營管理者還沒有意識到檔案管理對與企業(yè)發(fā)展的重要意義，檔案資料管理還沒能夠引起企業(yè)管理者的足夠重視，投入相對較少的資金、物力、人力在檔案管理部門，同時，檔案部門工作人員的檔案意識也非常模糊，無法確保企業(yè)檔案資料的完整與真實，因此無法很好地實施檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。
二、企業(yè)檔案管理的優(yōu)化措施
（一）加強企業(yè)檔案管理機制，強化工作責(zé)任
建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容。檔案管理方式的更新和管理水平的提高必須緊跟科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，所以必須建立與檔案管理相適應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，檔案管理部門必須明確職能，如此才能做到檔案管理與企業(yè)工作同步考核，同步發(fā)展。企業(yè)檔案管理必須依照相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)的基本情況滿足生產(chǎn)服務(wù)等方面的不同要求，制定適合企業(yè)的檔案管理體系，遵守“統(tǒng)一控制，分層管理”的管理原則。將檔案管理工作實效性放在工作的首位，保證檔案資料收集、保管、保密、保護等檔案管理相關(guān)工作嚴格按照檔案管理體系執(zhí)行，保證檔案資源得到最大價值的利用。
（二）增強企業(yè)檔案管理重視程度
對檔案管理工作的重視體現(xiàn)在對檔案管理工作加大力度投入資金，大量的資金投入可保證企業(yè)檔案管理工作正常開展。此外，檔案管理工作人員還需要熟知檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理中的實際作用。從企業(yè)管理者來講，應(yīng)該重視檔案管理部門的建設(shè)，對檔案管理人員進行相關(guān)檔案管理知識培訓(xùn)，強化檔案管理工作人員對工作的認知，提高管理人員工作素質(zhì)，在管理中逐步完善檔案管理體系，規(guī)范管理流程，以促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展。
（三）加強檔案管理人員素質(zhì)
我國從事檔案管理工作人員專業(yè)普遍較弱，專業(yè)素質(zhì)的欠缺導(dǎo)致檔案管理工作無法更好地進行。當(dāng)今社會檔案管理工作變得越來越重要，成為企業(yè)良好發(fā)展的重要因素，現(xiàn)代化的檔案管理工作開展過程中，專業(yè)檔案管理人員尤為緊缺。為滿足檔案管理工作開展的需要，檔案管理人員應(yīng)從雜業(yè)型向?qū)I(yè)性轉(zhuǎn)變。人員是順利開展檔案管理工作的重要因素。針對我國綜合性檔案管理人員短缺情況，企業(yè)應(yīng)加大力度對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，從而進一步提高其隊伍的綜合素質(zhì)。
（四）運用外部環(huán)境提升企業(yè)檔案管理
向檔案管理工作先進單位學(xué)習(xí)并與其交流檔案管理工作經(jīng)驗，以促進和完善本單位檔案管理工作。聯(lián)合本地區(qū)各個單位開展檔案管理工作經(jīng)驗交流會，將本企業(yè)在檔案管理工作中遇到的問題、難題與同行進行交流、討論，通過交流找到科學(xué)解決方案。除了與企業(yè)交流之外，還可以借助中介服務(wù)來進行檔案管理工作。檔案中介服務(wù)是快速解決企業(yè)檔案管理工作的辦法，將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進行管理，可節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，但此方法不可作為長期解決檔案管理工作的方案。
總之，現(xiàn)如今，企業(yè)的發(fā)展面臨越來越多的挑戰(zhàn)。要保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，作為企業(yè)發(fā)展重要內(nèi)容的企業(yè)檔案管理工作就必須建立完善的體系。企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展與檔案管理工作是相互促進的，為保證檔案管理體系的完善，企業(yè)應(yīng)樹立正確的管理觀念，加強對檔案管理工作的重視，提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力，完善檔案管理方式，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化建設(shè)的要求，從而實現(xiàn)企業(yè)的更好發(fā)展。
篇2
一、工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀問題
（一）工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設(shè)檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開展工作的指導(dǎo)，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設(shè)單位基本能夠履行自身職責(zé)，能夠在相關(guān)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下開展規(guī)范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)單位都能依法開展工程建設(shè)檔案管理工作。現(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，能夠使工程建設(shè)檔案的管理與工程建設(shè)保持同步。從總體上來看，有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范和標準大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實。（二）工程建設(shè)檔案管理問題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規(guī)范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現(xiàn)不及時的情況。
二、工程建設(shè)檔案管理問題的解決措施
（一）落實參建單位檔案管理責(zé)任。針對工程建設(shè)檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應(yīng)落實工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來講，就是在參建單位進行工程規(guī)劃許可辦理的過程中，行政主管部門應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴格履行職責(zé)。在實際施工之前，主管部門還應(yīng)檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發(fā)到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設(shè)的過程中，城建檔案管理部門還應(yīng)加強參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。（二）實現(xiàn)檔案建設(shè)的全過程管理。為使檔案內(nèi)容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設(shè)全過程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設(shè)檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質(zhì)量得到提高。為達成這一目標，建設(shè)單位在與設(shè)計、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時，還應(yīng)進行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟效益掛鉤，以確保負責(zé)人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強對檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。（三）嚴格規(guī)范檔案管理各個環(huán)節(jié)。為確保檔案管理質(zhì)量，還應(yīng)加強檔案工作各個環(huán)節(jié)的管理，從而使檔案管理工作得以規(guī)范開展。首先，在檔案收集環(huán)節(jié)，還應(yīng)從檔案完整性角度進行工作的開展，加強對檔案裝訂規(guī)格、紙張大小和材料字跡等內(nèi)容的管理，從而使案卷的質(zhì)量得到保證。針對不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關(guān)單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應(yīng)加強檔案內(nèi)容的檢查，確保其內(nèi)容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應(yīng)加快新技術(shù)的引進，并要求檔案管理人才加強新技術(shù)的學(xué)習(xí)，進而使檔案鑒定工作能夠適應(yīng)市場發(fā)展需求。最后，參建單位還應(yīng)完成檔案管理的信息化建設(shè)，加快檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和研究，并利用先進的檔案管理軟件開展相關(guān)工作。而利用該系統(tǒng)，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺，并加強對各單位檔案管理情況的監(jiān)督管理，進而使檔案管理質(zhì)量得到保證。
三、結(jié)論
通過研究可以發(fā)現(xiàn)，工程建設(shè)檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了一定的進展，但是仍然存在較多問題。針對這些問題，相關(guān)部門和參建單位還應(yīng)聯(lián)合進行管理責(zé)任的落實，并加強檔案建立的全過程管理，同時加強各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，以確保檔案管理規(guī)范和要求能夠得到落實，進而使參建單位的檔案管理水平得到提高。
【參考文獻】
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[2]米曉霞.淺談電力工程檔案管理現(xiàn)狀及解決措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2012(34):209.
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（二）工程建設(shè)檔案管理問題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規(guī)范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現(xiàn)不及時的情況。
二、工程建設(shè)檔案管理問題的解決措施
（一）落實參建單位檔案管理?任。針對工程建設(shè)檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應(yīng)落實工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來講，就是在參建單位進行工程規(guī)劃許可辦理的過程中，行政主管部門應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴格履行職責(zé)。在實際施工之前，主管部門還應(yīng)檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發(fā)到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設(shè)的過程中，城建檔案管理部門還應(yīng)加強參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。
（二）實現(xiàn)檔案建設(shè)的全過程管理。為使檔案內(nèi)容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設(shè)全過程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設(shè)檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質(zhì)量得到提高。為達成這一目標，建設(shè)單位在與設(shè)計、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時，還應(yīng)進行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟效益掛鉤，以確保負責(zé)人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強對檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。
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2 檔案管理中存在的問題
（一）管理人員素質(zhì)不高
現(xiàn)階段大部分事業(yè)單位管理人員開始重視事業(yè)單位的檔案管理工作，但是從總體上看，事業(yè)單位的檔案管理仍然沒有實現(xiàn)應(yīng)有的價值。從根本上分析其原因，主要是由于檔案管理人員的素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)不高。尤其體現(xiàn)在檔案的管理和分類等工作中，由于其業(yè)務(wù)能力的限制，部門在檔案管理的分類工作上做的不到位，這就對檔案的查詢工作也造成了一定的困擾，需要花費更多的時間在檔案信息的獲取上，這對單位工作的整體效率造成了嚴重的影響。
（二）管理制度不健全
要想推?郵亂檔ノ壞牡蛋腹芾砉ぷ鞲?順利進行，就必須健全檔案管理的制度，制定切實可行的規(guī)章條例來實現(xiàn)檔案的高效管理。事業(yè)單位的檔案管理工作主要包括檔案收集、檔案的分類、檔案查閱的規(guī)定、檔案保管的期限設(shè)定、介質(zhì)區(qū)分等方面。由此可見，從資料的產(chǎn)生和使用這一周期中，檔案的管理工作貫穿始終[3]。但是目前大部分的事業(yè)單位還沒有建立單獨的檔案管理資料儲存室，更加缺乏相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致管理的機制混亂。
（三）檔案管理方式和技術(shù)落后
事業(yè)單位現(xiàn)代化信息管理中存在的較大問題是，大部分事業(yè)單位還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在管理過程中存在著工作效率低下和管理不到位的問題。隨著我國經(jīng)濟和技術(shù)的雙重進步，檔案的管理開始出現(xiàn)越來越多的種類，檔案的管理工作也更加的復(fù)雜化。這對檔案管理者和管理技術(shù)提出了更高的要求，而傳統(tǒng)檔案管理方式對事業(yè)單位檔案管理帶來了一定的阻礙。
3 檔案管理措施
針對事業(yè)單位中檔案管理存在的問題，需要采取對應(yīng)的管理措施，以改善檔案管理，提高檔案管理水平，更好的滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。具體的檔案管理措施如下：
（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
針對事業(yè)單位的檔案管理人員，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極的組織相關(guān)技能培訓(xùn)課程來增強工作人員對事業(yè)單位檔案管理的靈活性和專業(yè)性，充分的利用最新的專業(yè)技巧和理論等知識來加強人員的培訓(xùn)[4]。除此之外，檔案的管理人員也應(yīng)該努力并自覺地提高自身的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)的道德水平。全面的了解和把握檔案管理職位的要求，在此基礎(chǔ)上努力的改正自身不足之處，提高自身的工作能力，做好本職工作。增強檔案管理人員的職業(yè)道德，嚴格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，從而最大程度上維護事業(yè)單位的利益。
（二）樹立正確的檔案管理意識，構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理機制
任何的工作如果不能及時的更新工作觀念，就無法跟得上時代的進步，造成工作效率的低下，最后被社會所淘汰，檔案管理的工作也是這樣[5]。因此，檔案的管理人員必須要根據(jù)當(dāng)前時展的實際情況來更新工作理念，并且對先進的檔案管理模式和方法有一定的了解，幫助管理者創(chuàng)建新的管理機制，并積極的參加相關(guān)培訓(xùn)和講座等活動，增加日常管理工作的時效性。此外，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案管理的崗位，設(shè)置專門人員進行檔案信息的錄入、檔案收集、信息修改、信息核對和更新等一系列工作。完善檔案的管理制度，以授權(quán)形式來約束檔案借讀和查閱等情況，增強檔案信息的保密性質(zhì)，防止重要信息出現(xiàn)泄漏情況。同時應(yīng)當(dāng)建立一個上下銜接的檔案收集系統(tǒng)，來保證檔案管理的工作落到實處。
（三）合理利用先進的信息技術(shù)
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二、后備人才不足問題及解決措施
后備人才不足說到底就是重視程度不夠。檔案管理學(xué)在許多高校中并不作為必修科目而設(shè)立。而許多學(xué)生及家長都是以今后發(fā)展為名選擇金融財經(jīng)類的科目就讀。認為檔案管理沒前途是目前認知上的弊病。許多家長并不了解檔案管理學(xué)是什么就來盲目的下定義，從而這種口碑就流傳開來。就像我們?nèi)ピu價一個人，你不去收集資料不去親身接觸只是從身邊人的只字片語中就去說這個人這不好那不行，這是相當(dāng)狹隘的，也是對當(dāng)事人極度的不公平，真的需要拋開有色眼鏡用平和的心態(tài)的逐步了解。那么對檔案管理學(xué)的普及也是十分必要的，從家長到學(xué)生，我想我們應(yīng)該去各大高中及高校去宣傳各個專業(yè)，每個專業(yè)的存在都不是可有可無，都有其實用的意義。有些我們看似并不起眼的專業(yè)將來也能在社會中應(yīng)用的十分廣泛，用自身所學(xué)能夠造福社會，是中國青年之幸是中國社會之幸。要知道現(xiàn)在許多部門的人事檔案管理人員其實并不專業(yè)，但是他們從事的卻是重大機密的行業(yè)，不允許有絲毫的紕漏。檔案管理需要更多的有相關(guān)知識的人才來共同建設(shè)。
三、檔案管理室的條件問題及相關(guān)解決措施
目前國內(nèi)許多小企業(yè)還無法達到中明文規(guī)定的整齊規(guī)范分類嚴謹?shù)龋炊s物堆積更有甚者成了公司的倉庫，管理設(shè)備也出現(xiàn)老化過時，種類不齊全，公司上級對檔案管理條例規(guī)定的不健全，下級執(zhí)行人員操作的不規(guī)范不重視，直接導(dǎo)致檔案的損壞甚至遺失，許多企業(yè)對這類問題的答復(fù)是“公司資金緊張沒有多余的錢去購置單獨的檔案室”而有些有資金的公司也是找各種理由去回避這類問題，還有一些企業(yè)有資金也有獨立檔案室，但是對檔案管理人員的要求不到位，沒有提前進行相關(guān)知識的培訓(xùn)，這就好比有資源亂揮霍，諾大的森林也會有消失的一天。所以對待企業(yè)檔案管理室的條件問題必須有一個重視，有一個舒心的環(huán)境員工工作起來也會更加努力。這類問題最好的解決方式就是從上而下逐級進行審查，將檔案管理問題提到上層領(lǐng)導(dǎo)的議事日程里，與其他部門共同評比，優(yōu)秀的檔案管理人員可進行各類獎勵，并積極聘請相關(guān)的優(yōu)秀人員加入進來，以此等辦法共同努力。
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一、當(dāng)前會計檔案管理過程中存在的主要問題
1、會計檔案管理相關(guān)制度欠缺
隨著社會的發(fā)展，我國會計檔案制度建設(shè)也取得了很大的進步，但是，不同單位之間會計檔案管理水平各不相同。有些單位的會計檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會計檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會計檔案管理工作的制度化、科學(xué)化以及規(guī)范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會計檔案歸檔、保管制度并不完善，對于會計檔案的歸檔范圍、時間、整理標準以及移交等問題，沒有作出合理的規(guī)定。等到需要進行檔案查閱時，很難較為快速的找到，這也導(dǎo)致會計檔案管理效率低下，給會計檔案管理造成了一定困擾。
2、領(lǐng)導(dǎo)缺乏會計檔案意識，對會計檔案管理工作重視不夠
長期以來，一些單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對會計檔案重要性的認識，主觀的認為，會計工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會計檔案這個重要環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)本身會計檔案意識較弱，直接導(dǎo)致了單位的會計檔案管理和會計工作存在嚴重脫節(jié)。
3、會計檔案信息化程度較低
現(xiàn)代社會是一個科技社會，網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平非常高，若是單位無法做到與時俱進，那么很容易被淘汰。在以往會計檔案管理時，往往采取人工管理的辦法，不但浪費人力資源并且效率低下，這也直接導(dǎo)致了會計檔案管理水平較低。隨著科技的發(fā)展，信息化程度不斷加深，信息技術(shù)發(fā)展也給單位會計檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國會計檔案管理的信息化程度還較差，無法滿足會計檔案管理需要。[2]
4、會計人員綜合素質(zhì)較差
單位想要提高自身競爭力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲備工作，在事業(yè)單位中，人才是其發(fā)展的核心。所以，單位必須認識到人才的重要性，會計檔案管理水平也和人才綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系。現(xiàn)在很多單位的會計人員綜合素質(zhì)較差，給會計檔案管理工作造成了嚴重影響。會計檔案管理人員素質(zhì)較差，主要體現(xiàn)在幾方面：一方面是安全管理意識較差、專業(yè)技能嚴重欠缺;另一方面是保密意識較差，經(jīng)常出現(xiàn)泄露檔案信息的問題。
5、會計檔案基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范
由于受到歷史因素影響，我國會計檔案管理人員素質(zhì)較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機會接受培訓(xùn)，這種情況下的會計檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無序的。此外，會計檔案人員知識水平低下，也直接導(dǎo)致了會計檔案基本業(yè)務(wù)能力較差。在會計檔案立卷時，沒有完整的填寫檔案封面內(nèi)容、裝訂時不夠整齊、有些分類和排序不夠規(guī)范，經(jīng)常存在目錄不夠詳細，甚至沒有目錄的情況。[3]在會計檔案保管時，沒有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業(yè)的法規(guī)。這些問題的存在，很容易導(dǎo)致單位檔案管理比較混亂。
二、加強會計檔案管理的有效措施
1、完善會計檔案管理制度
首先應(yīng)該建章立制。單位在進行會計檔案管理時，必須根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)做到層層落實，保證會計檔案管理工作的科學(xué)性、合理性。與此同時，單位還應(yīng)該根據(jù)自身特點和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定一套和本單位相契合的會計檔案管理體系，在日常會計檔案管理過程中必須及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取措施解決問題。此外，還應(yīng)該重視經(jīng)驗的總結(jié)，不斷的對企業(yè)會計檔案管理體系進行完善。[4]
2、提高對會計檔案的重視程度
單位想要做好會計檔案管理工作，就必須認識到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷的加大會計檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會計工作的步伐。
3、建立信息管理平臺，實現(xiàn)會計檔案管理信息化
現(xiàn)時，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發(fā)展機會必須做到與時俱進。單位應(yīng)該建立信息化會計檔案管理平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)加強和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會計檔案管理的效率。這就要求，企業(yè)必須加大會計檔案管理信息化建設(shè)的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環(huán)境，給會計檔案信息化的實現(xiàn)提供良好的平臺。
4、做好培訓(xùn)工作，切實提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)
各單位應(yīng)該給會計檔案管理工作人員提供更多的培訓(xùn)機會，強化在職繼續(xù)教育，讓在職工作人員的培訓(xùn)常規(guī)化和制度化。單位應(yīng)該定期對會計檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，將專家授課、學(xué)習(xí)觀摩以及專業(yè)技能培訓(xùn)等手段運用進來，不斷提高會計檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識。此外，還必須重視加強領(lǐng)導(dǎo)工作，對會計檔案管理人員進行工作檢查和監(jiān)督，并通過規(guī)章制度的制定來對檔案工作人員的行為進行規(guī)范。[5]
5、推進會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化
會計檔案管理工作能否根據(jù)相關(guān)的規(guī)范要求進行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質(zhì)、設(shè)備以及各種耗材有著直接關(guān)系，在解決上述問題后，想要實現(xiàn)會計檔案的規(guī)范管理，需要從下面幾項入手。首先，單位應(yīng)該組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)觀摩檔案規(guī)范達標的相關(guān)企業(yè)，借鑒相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗和模式，從而做好本單位的會計檔案規(guī)范化管理;其次，應(yīng)該組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)部門制定的標準，并對照排除，找出自身存在的問題，并在實踐的過程中改進不足;最后，還應(yīng)該聘請相關(guān)專家來單位指導(dǎo)，找到會計檔案管理工作中可能存在的問題，并提出一定的建議，而會計管理人員則應(yīng)該根據(jù)專家提出的問題來完善自己的檔案管理工作。此外，還應(yīng)該設(shè)置專門的檔案室，并進行防火警報器、除濕加濕器、防盜系統(tǒng)報警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。
三、結(jié)語
檔案管理工作是會計工作的重要組成部分，現(xiàn)在很多單位都已經(jīng)真正認識到了會計檔案管理的重要性，也加大了對會計檔案管理工作的投入，制定了相關(guān)的制度，提高了工作人員的素質(zhì)。但是，當(dāng)前的會計檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實踐的過程中，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷提高會計檔案管理水平。
【參考文獻】
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[2] 俞峰.淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2010（10）78.
篇7
科技檔案是檔案中重要的一個分支，是國家社會及個人從事科研、基建、生產(chǎn)、管理活動等產(chǎn)生的對國家社會都具有很高的價值的應(yīng)進行分類和歸檔的科技文件資料。一個單位的科技檔案對其在科技領(lǐng)域的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等方面有著極其重要的參考價值，各單位必須重視并加強對科技檔案的管理力度。科技檔案的特點具體如下：
（1）就科技檔案的形式來講，科技檔案最突出的一個特點就是具有很強的成套性。（2）科技檔案通常是一個完整的科學(xué)研發(fā)或科技生產(chǎn)項目所產(chǎn)生出的一系列相關(guān)技術(shù)資料，具有很高的學(xué)術(shù)研究價值。（3）科技檔案涉及的范圍很廣，并且相互間具有很強的關(guān)聯(lián)性，一般來說，一份完整的科技檔案應(yīng)包含相關(guān)的科研或項目文件、圖紙文件、電子文件等（4）科技檔案具有很高的保管和利用價值，其內(nèi)容涵蓋科學(xué)、技術(shù)、研究成果等，是開展學(xué)術(shù)建設(shè)、工程設(shè)計、科學(xué)研究等必不可少的參考資料，其保管期限較長，一般都是永久、長期保管。（5）。科技檔案具有嚴格的保密性，一些科技檔案會涉及到重要的商業(yè)機密、保密技術(shù)、軍工項目等，因此對科技檔案的保密工作要求十分嚴格。
二、科技檔案管理中存在的問題
隨著社會的發(fā)展，對科技檔案管理工作的要求也越來越高，科技檔案管理工作中存在的問題也越來越多，這就說明科技檔案管理工作的發(fā)展還具有很大的空間，為使得科技檔案的管理能夠與時俱進，實現(xiàn)科技檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，使其與現(xiàn)代化的檔案管理方式相適應(yīng)，就必須弄清我國目前科技管理中存在的問題，并采取有效措施進行解決。科技檔案管理中存在的具體問題如下：
1.基層檔案人員對檔案管理的意識不夠強
隨著《檔案法》的頒布和相關(guān)檔案管理條令的完善，各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識有了一定程度的提高，但一些基層檔案管理人員的思想意識仍不到位，一部分基層檔案管理人員沒有較強的檔案管理意識，難以將自身的興趣點落實到檔案工作中，缺乏工作責(zé)任心，各級領(lǐng)導(dǎo)也未采取有效措施調(diào)動檔案管理人員工作的積極性，對基層檔案從業(yè)人員的管理制度也不完善，未建立有效的管理和激勵機制，嚴重阻礙了基層檔案管理工作的進一步發(fā)展，使得基層檔案管理工作存在嚴重缺陷。傳統(tǒng)檔案管理工作的工作量較大，且都采用手工操作的形式進行檔案管理，工作技術(shù)含量較低，且基層檔案管理人員普遍缺乏創(chuàng)新精神，這些都使得一些單位的科技檔案管理工作難以開展甚至停滯不前。
2.科技檔案原始資料收集不完整
一些單位對科技檔案原始材料的收集不夠完整，相關(guān)科技人員在工作的過程中沒有將有價值的檔案資料及時移交，導(dǎo)致檔案原始資料收集不全，未能有效實現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一保管。還有一些單位對本單位科技檔案的歸檔范圍沒有作出明確的劃分，這就使得科技檔案的歸檔缺乏規(guī)范性和完整性。科技檔案是專業(yè)技術(shù)人員通過長期的科研、生產(chǎn)和經(jīng)營管理活動等積累起來的具有參考價值的信息記錄，科技檔案原始資料收集不全，會嚴重影響科技檔案的完整性與真實性。
3.科技檔案的歸檔及管理工作水平有待提高
一些單位由于檔案管理力量薄弱，管理手段落后，專業(yè)的檔案管理人才匱乏，相關(guān)部門也極少組織本單位科技檔案管理人員進行專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，造成檔案管理人員對科技檔案的重要性、檔案管理要求以及科技檔案資料的收集、整理等業(yè)務(wù)知識的欠缺，從而使得檔案管理人員對科技檔案的歸檔意識薄弱。再加上一些單位沒有專職的科技檔案管理員，負責(zé)科技檔案工作的人員經(jīng)常是身兼數(shù)職，他們在工作的時候無法將全部精力都投入到檔案管理工作中，不能及時對本單位所產(chǎn)生的科技檔案進行整理和歸檔，對科技檔案的管理水平造成了十分嚴重的影響。
三、做好科技檔案管理工作應(yīng)采取的有效措施
1. 提高基層檔案管理人員的檔案管理意識
眾所周知，科技檔案的管理工作的工作量很大，且涉及的范圍很廣，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對科技檔案的管理重視起來，通過宣傳和培訓(xùn)增強科技檔案管理人員的檔案管理意識，培養(yǎng)他們的職業(yè)道德素養(yǎng)，從而有效增強檔案管理人員的使命感和責(zé)任感，同時，還要建立相應(yīng)的科技檔案管理監(jiān)督機制，對檔案管理工作進行控制和監(jiān)督，設(shè)定長遠的規(guī)劃，將科技檔案管理納入到國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的計劃中，通過制定科學(xué)合理的科技檔案管理制度，對我國的科技檔案管理人員的行為進行規(guī)范和約束，為我國的檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。
2.加強對科技檔案原始資料的收集工作
科技檔案管理人員應(yīng)該隨時對科技檔案原始資料進行的收集，通常情況下可采用定期收集和隨時收集相結(jié)合的方式。例如，有些科技項目是在實驗室進行的，必須將實驗材料及時收集起來，以免因其在科研人員手中長期分散而遭到破壞。各單位應(yīng)結(jié)合本單位科技檔案管理的實際工作建立完善的科技檔案管理制度，制定詳細的歸檔范圍、時間、要求等，從而有效保證科技檔案資料收集的完整性。科技檔案管理人員應(yīng)與科研人員保持密切的聯(lián)系，對科研進度和科技檔案資料形成進行及時了解，避免科技檔案資料的損毀和遺失。
3.提高科技檔案歸檔及管理工作水平
有效提高科技檔案歸檔及管理工作的水平，首先可對檔案的密級進行劃分。根據(jù)其重要程度可將科技檔案的密級劃分為絕密、機密、秘密三種密級。其中，密級為絕密的科技檔案保管期限應(yīng)為永久，密級為機密的科技檔案保管期限應(yīng)為長期，密級為秘密的科技檔案管理期限應(yīng)為短期。其次，可采用多種組卷方式對科技檔案進行歸檔。在科技檔案的歸檔整理中，可將該研究項目的設(shè)計書、課題總結(jié)、研究成果等重要材料組合成卷，再按照時間順序?qū)⒏黝惖目萍紮n案材料進行排序，再根據(jù)科研項目研究內(nèi)容材料的多少，將一個研究內(nèi)容的材料分為一卷或者多卷，并依照案卷的內(nèi)容對科技檔案進行合理的分類，這樣使得科技檔案的歸檔更科學(xué)，便于科研檔案的保管和查找。此外，還可以采取將階段、專題和成果結(jié)合的歸檔方法，即對科技檔案材料進行階段性整理和歸檔。對于不同專題的材料，應(yīng)該在專題結(jié)束后立即對其進行系統(tǒng)的整理，根據(jù)專題開展的階段成果將其裝訂成卷。采用將科研項目階段、專題和成果相結(jié)合的形式對科技檔案材料進行組卷歸檔，有利于完善科技檔案的歸檔工作，便于科技檔案的建立，并且能夠有效解決因科技檔案階段性和科研材料的連續(xù)性引起的矛盾問題，使得科技檔案的材料整理與組卷能夠更加科學(xué)合理，更能方便日后對科技檔案進行查閱、利用。
四、總結(jié)
做好科技檔案管理工作可以為本單位的科研開發(fā)及工程技術(shù)領(lǐng)域提供有效的幫助和促進，檔案管理部門為順應(yīng)時展的需求，應(yīng)充分掌握科技檔案管理的內(nèi)涵及特點，對科技檔案管理中存在的問題進行分析和研究，并采取最有效的解決措施對科技檔案管理進行完善，從而不斷提高科技檔案工作的水平，使科技檔案能夠得到更好的利用。
參考文獻
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篇8
人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞動等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的寶貴歷史材料,記錄個人不同時期、不同階段的發(fā)展歷程, 它能夠為個人求職、單位求才提供真實、動態(tài)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)，因此，管理好，用好人事檔案對人力資源開發(fā)起著重要作用。
一、現(xiàn)行人事檔案管理的相關(guān)執(zhí)行政策
人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，為了提高人事檔案管理工作水平，科學(xué)有效地利用和保護人事檔案，我國在人事檔案管理的執(zhí)行政策方面有以下要求：
（一）檔案材料要及時收集，歸檔。應(yīng)納入人事管理的相關(guān)文檔要及時收集，個別材料要及時歸檔，整理，裝訂。每年進行一次大范圍的檢查整理。
（二）檔案材料查（借）閱
1、人事檔案一般不允許外借。特殊情況需要借閱的，必須出具有關(guān)證明，并且保證檔案材料絕對安全，在一周內(nèi)規(guī)還。
2、人事檔案除檔案管理人員外，一般不得隨意查閱，的確需要查閱的，由人事部門及管理人員在場現(xiàn)場查閱。
（三）檔案轉(zhuǎn)遞。按現(xiàn)行人事檔案管理政策，由人事部門和檔案管理人員整理裝入檔案袋密封以后，并且在封口處加蓋公章以后，方可以轉(zhuǎn)遞。
（四）檔案材料保管要保密，安全。
1、人事檔案材料的保管，堅持保密，安全，便于查找的原則。檔案卷，內(nèi)容，目錄做到規(guī)格統(tǒng)一，樣式一致。
2、人事檔案管理要注意防火，防盜，防潮，防蛀。
3、人事檔案集中放在檔案專柜，任何人不得私自保存他人檔案。
4、按照規(guī)定利用檔案，嚴禁檔案內(nèi)容泄露。
二、人事檔案管理存在的問題分析
（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理不夠重視。多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是一項保管工作，對人事檔案管理工作認識程度不夠，認為檔案只要不丟失，保存完好，便于查檔等就算盡到了自己的責(zé)任，不把檔案管理工作列入自己的日程安排，對檔案管理一項不聞不問，影響了人事檔案管理工作的正常開展。
（二）人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子技術(shù)的普及，數(shù)字化，信息化管理已廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)上，但在檔案管理方面，信息化程度普遍不高，多數(shù)檔案管理人員還是采取手工編輯、檢索的方法。因此導(dǎo)致一些人事檔案材料不能及時歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。還有一些單位雖然采取了信息化管理，但也僅限于把個人基本情況輸入計算機，而對于一些文字材料，比如職稱論文，圖片等由于工作量大都沒有列入計算機管理，仍是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。
（三）人事檔案收集工作力度不夠。要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。因而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作不及時，被動的現(xiàn)象出現(xiàn)。主要體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。經(jīng)常發(fā)現(xiàn)材料不全面，或者有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的現(xiàn)象，不能真實準確地反映每個人的情況，人事檔案管理猶如擺設(shè)。
（四）檔案管理工作重保管，輕利用。多數(shù)檔案管理人員將大量的時間和精力用于檔案的接收、審核，收集、排序、分類、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉變等等倉庫保管工作，卻沒有認真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。因此也就沒有幾個檔案管理者對人事檔案材料進行認真細致地分析研究，沒有建立人事記錄及人才技能庫，也就無法充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息，不能為人事檔案的開發(fā)利用提供專業(yè)支持。
三、人事檔案管理問題解決措施分析
（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高對人事檔案工作的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的保證，單位領(lǐng)導(dǎo)要認識到人事檔案管理工作的重要性，成立檔案管理小組，定期不定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
（二）信息化管理，擴大電子檔收集范圍。在信息化的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進的技術(shù)和手段管理人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化，電子化。人事檔案管理要擴大電子檔收集范圍。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比最大的優(yōu)勢就是用最小的空間儲存最大容量的信息，在個人基本信息管理方面，可以逐步將個人體貌特征等錄入計算機，建立完整的個人數(shù)據(jù)信息庫；另外將個人的譯作、科研成果，著作、學(xué)術(shù)論文，圖片，聲影像資料等全部收入電子檔案；為建立人才資源的開發(fā)利用提供條件。
（三）注重收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，隨著我國政治經(jīng)濟改革的不斷深入，在干部選拔，考察，培訓(xùn)，晉升時對人事檔案的信息需求越來越多，這就需要檔案管理人員做好及時收集工作，確保檔案的權(quán)威性，真實性和有效性。
（四）人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開發(fā)利用。改變?nèi)耸聶n案管理者的保管員的觀念。領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息之源，必須投入更多的精力對人事檔案材料進行分析研究，對人事檔案進行開發(fā)利用，可建立人事記錄，通過審閱以往的人事記錄，可以發(fā)現(xiàn)哪些人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識水平和能力水平的，發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿Γ男┤艘呀?jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫，當(dāng)某一部門有空缺時，就將及時將具有這種能力的人都列出來，然后由人事部門直接對這些人進行考察鑒定，并適時選出恰當(dāng)?shù)娜诉x。大大提高人事檔案的利用率和工作效率。
結(jié)語：在人事檔案管理工作中，只有將檔案管理者的主動性調(diào)動起來，讓管理者在工作中始終充滿激情，才能不斷發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中的各種問題，進而提出創(chuàng)新建議，不斷完善我國的人事檔案管理制度，為新時期的人才管理和利用提供更好的服務(wù)。
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篇9
1.1檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺
檔案管理人員的職業(yè)道德是檔案管理人員在從事檔案管理工作時所應(yīng)遵循的行為規(guī)范和必備的品德的總和，是調(diào)節(jié)檔案管理人員與他人、社會等關(guān)系時所必須遵守的基本道德規(guī)范和行為準則，以及在此基礎(chǔ)上所表現(xiàn)出來的道德觀念、情操和品質(zhì)。它是一般社會道德在檔案管理職業(yè)中的特殊體現(xiàn)。
第一，檔案管理人員職業(yè)道德對檔案管理人員工作有促進作用，檔案管理人員的職業(yè)道德能夠通過激發(fā)動力、評價優(yōu)劣、調(diào)節(jié)行為來處理和調(diào)節(jié)各種利益關(guān)系，保證管理人員工作的順利開展和圓滿完成。第二，檔案管理人員的職業(yè)道德對檔案管理人員的素養(yǎng)有調(diào)節(jié)和引導(dǎo)作用。檔案管理人員在工作過程中需要與各種各樣的人接觸，這就需要管理人員有很高的職業(yè)素養(yǎng)。管理人員在工作崗位上不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力和道德水平，加強自身修養(yǎng)是檔案管理人員職業(yè)道德品質(zhì)的重要內(nèi)容和應(yīng)有要求。在檔案人員自身的修養(yǎng)過程中，職業(yè)道德具有調(diào)節(jié)和引導(dǎo)作用。在此認識下，值得注意的是，新階段檔案管理人員仍然存在著職業(yè)道德有所欠缺的問題，主要反映在思想意識、工作行為方面，思想意識方面主要包括對檔案管理工作的認同度不高，職業(yè)成就感不強，工作態(tài)度不是特別積極；工作行為方面主要包括一些檔案管理人員在與病人的接觸過程中言辭不合適，檔案整理工作不嚴謹，檔案存儲過程中的分類有欠妥當(dāng)?shù)鹊取＿@些問題的存在不僅會危害檔案管理人員自身的事業(yè)發(fā)展，而且不利于疾病預(yù)防控制中心的長遠發(fā)展，更不利于國家單位的形象建設(shè)。
1.2檔案管理信息化水平過低
21世紀是一個信息化的世紀，全社會都處在信息化發(fā)展之中，信息化不僅遍布整個國家的發(fā)展全局，而且與每個人的日常生活息息相關(guān)。當(dāng)然，疾病預(yù)防檔案管理也不例外，之前的人工填寫檔案與檔案存儲雖然應(yīng)該繼續(xù)存在，但是信息化的檔案管理也應(yīng)該獲得快速發(fā)展，疾病預(yù)防檔案管理應(yīng)該建立一個龐大的數(shù)據(jù)庫，這個管理數(shù)據(jù)庫不僅可以為疾病預(yù)防控制中心的工作提供便利，而且還可以作為一種備份確保檔案的安全性存在。但是現(xiàn)今檔案管理信息化水平還比較低，原因包括：第一，信息化發(fā)展的普及是最近十幾年的事情，檔案管理的信息化管理還處于初步發(fā)展之中，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平還比較低。第二，一些管理人員的信息化管理意識還有些薄弱。管理人員的意識薄弱一方面是信息化自身的發(fā)展水平?jīng)Q定的，一方面是傳統(tǒng)的檔案管理模式對現(xiàn)今的檔案管理人員影響深重，一些人員還難以快速及時地轉(zhuǎn)變過來。檔案管理信息化水平還比較低，不僅影響疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)階段的發(fā)展，而且對未來的可持續(xù)發(fā)展也有阻礙作用。
1.3缺乏完善的檔案管理制度
沒有規(guī)矩不能成方圓，制度是一個組織內(nèi)大家共同遵守的行為規(guī)范，它不僅可以保證組織的有效運轉(zhuǎn)，還是達成組織目標的可靠保證，也是實現(xiàn)公平、公正、公開的必要條件。檔案管理制度也不例外，檔案管理制度是所有檔案管理人員共同遵守的行為規(guī)范，它可以保障疾病預(yù)防控制中心的與檔案管理的正常運行，還可以保證檔案管理人員一起達成工作目標，更可以實現(xiàn)檔案管理工作的公平、公正和公開。制度建立的關(guān)鍵在于執(zhí)行，得不到很好執(zhí)行的制度是沒有價值的。目前的情況是，檔案管理制度不僅制度本身不夠完善，而且在制度執(zhí)行中也存在遵守不?賴奈侍狻U饈羌膊し賴蛋腹芾沓ぴ斗⒄溝鬧匾?障礙。
2.疾病預(yù)防檔案管理中的應(yīng)對措施
2.1加強檔案管理人員職業(yè)道德的提升
針對上文提出的檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺的問題，應(yīng)該加強檔案管理人員職業(yè)道德的提升，可以從思想教育方面著手進行，內(nèi)容包括對檔案管理工作的認同、熱情與事業(yè)感、檔案管理所必備的服務(wù)意識、對檔案管理制度自覺地遵循、轉(zhuǎn)變檔案管理模式的意識等等，方式包括系統(tǒng)的培訓(xùn)、邀請相關(guān)的專家進行講座、檔案管理知識競賽等等。從哲學(xué)意義上來說，意識對實踐具有雙重作用，一方面積極的意識對事物的發(fā)展有促進作用；另一方面消極的意識對事物的發(fā)展具有阻礙作用。讓檔案管理人員養(yǎng)成積極的工作意識有利于促進其工作積極性與工作實踐。除了思想教育層面，還可以從實際工作層面采取一些措施提升檔案管理人員的工作積極性，主要包括對優(yōu)秀工作者進行物質(zhì)獎勵或表彰表揚、組織一些與檔案管理相關(guān)的集體活動促進管理人員的事業(yè)認同感與成就感等等。兩者的結(jié)合可以更加全面地促進檔案管理人員職業(yè)道德的提升。
2.2提升檔案管理信息化水平
提升檔案管理信息化水平，首先需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想意識，將檔案管理人員思想意識中的傳統(tǒng)的檔案管理理念進行快速而正確的轉(zhuǎn)變，只有檔案管理人員成功轉(zhuǎn)變了信息化管理理念，后續(xù)的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預(yù)防控制中心需要引進一批專業(yè)的科技人才，或者長期性的服務(wù)于檔案管理工作，或者對目前在崗位的檔案管理人員進行科學(xué)而系統(tǒng)的培訓(xùn)。引進專業(yè)的科技人才不僅可以將科學(xué)技術(shù)成功引進檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點，為疾病預(yù)防控制中心其他的信息化發(fā)展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對檔案管理的設(shè)備進行系統(tǒng)化的升級，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。
2.3加強完善檔案管理制度
一是檔案管理制度的建立健全，這需要疾病預(yù)防控制中心加強對檔案管理制度的重視；二是建立檔案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期調(diào)查工作，調(diào)查對象不僅要包括高層領(lǐng)導(dǎo)與管理人員，更需要包括基層的、一線的工作人員，只有真正符合并保障他們的利益，檔案管理制度才會被真正的遵守與執(zhí)行。三是健全檔案管理制度，這就需要疾病預(yù)防控制中心本著長期的發(fā)展理念不斷地對檔案管理制度進行更新與“新陳代謝”，及時的淘汰不符合實際情況與時展要求的制度條例。
檔案管理制度的執(zhí)行，要進一步完善監(jiān)督體系，促進檔案管理制度的執(zhí)行，提高職工工作的積極性。
2.4自覺提高業(yè)務(wù)技能
篇10
一、現(xiàn)階段檔案管理的工作變化
所謂檔案管理的信息化是通過計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案實現(xiàn)的管理，其目的是實現(xiàn)資源共享。對于電子檔案來說，要和多媒體結(jié)合不僅存儲空間小、便于管理等優(yōu)點，而且還方便查詢。就目前而言，檔案管理信息化在不斷開展，由于查閱率在提高的同時其檔案查閱的方式也出現(xiàn)了改變，而且檔案館服務(wù)的方式也開始想人機結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變，所以為了應(yīng)對此類轉(zhuǎn)變，不僅需要檔案館在發(fā)展的過程中能夠緊隨時代的腳步，同時也給檔案管理的工作人員的服務(wù)態(tài)度與業(yè)務(wù)能力帶來了較高的要求。
二、現(xiàn)階段檔案管理在信息化過程中的常見問題
1.檔案管理工作中的規(guī)范性不高
對檔案的基礎(chǔ)工作來說，檔案管理在實現(xiàn)信息化的過程中首要的條件就是規(guī)范化與標準化。就現(xiàn)階段而言，我國檔案管理的工作依舊停留在發(fā)展的階段，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與信息系統(tǒng)在配合使用中所存在的問題還需要完善，存在著規(guī)范性較好的檔案信息不多、其實施的標準不夠統(tǒng)一和全面、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化較為落后、信息的開發(fā)與共享難以實現(xiàn)等問題。需要注意的是，盡管有些部門在檔案管理的工作中按照國家規(guī)定的管理標準，對計算機與網(wǎng)絡(luò)管理的數(shù)據(jù)庫進行了設(shè)置，但是由于其自身硬件設(shè)備的缺乏，常常會因為不兼容現(xiàn)象的出現(xiàn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫使用的功能大大降低。
2.檔案管理工作中的人員技術(shù)力量不足
就現(xiàn)階段來看，在檔案管理領(lǐng)域，我國缺乏高技術(shù)的人才。由于許多檔案管理的從業(yè)人員所具備的專業(yè)水平普遍不高，無法對計算機技術(shù)進行較好的使用，所以許多現(xiàn)代化的設(shè)備都無法將其作用充分的發(fā)揮出來，從而對我國檔案管理在信息化發(fā)展的過程中造成了嚴重阻礙。除此以外，檔案的管理部門大都屬于無法直接進行價值創(chuàng)造的部分，其自身無法對經(jīng)濟效益進行較高創(chuàng)造等實際情況同樣也是無法吸引和留住高端人才的一個重要原因。
3.檔案管理工作中的軟件通用性不佳
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷更新與發(fā)展，許多部門都認識到了在檔案管理的工作過程中使用檔案的管理軟件所體現(xiàn)出來的優(yōu)越性，而且也在實際的工作中對此類管理軟件加以應(yīng)用。擔(dān)憂因為不同的檔案管理的軟件有著自身不同的特點，同時每個部門也會按照本部門自身的檔案資料的有關(guān)內(nèi)容進行最適宜軟件的選擇。所以，這就產(chǎn)生了每個部門間所使用的檔案管理的軟件無法統(tǒng)一的問題。正是因為軟件無法互用問題的存在，從而導(dǎo)致了各部門間資源的共享性不佳、不利于檔案的信息化管理的現(xiàn)象，進而在很大程度上對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化進程造成了制約。
三、現(xiàn)階段檔案管理中常見問題的相應(yīng)解決對策和措施
1.創(chuàng)新現(xiàn)階段在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案的管理理念
由于要實現(xiàn)檔案管理的信息化就必須依靠硬件中先進的設(shè)備，經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達到數(shù)字管理的模式，所以檔案管理的有關(guān)部門需要對自身檔案管理的設(shè)施進行不斷更新，通過高新技術(shù)來為檔案額使用者更快捷地進行檔案服務(wù)的信息傳遞，更好地對公眾需求進行滿足，從而是網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)建設(shè)得到增強。另外，鑒于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息科技水平的不斷提高對檔案管理的傳統(tǒng)理念產(chǎn)生了一定程度的影響，因此現(xiàn)階段檔案的管理工作不僅要求用于檔案管理過程中所使用的硬件設(shè)備不斷完善，而且還要求對服務(wù)的理念進行創(chuàng)新，以達到為公眾更好地提供服務(wù)等目的。
2.強化檔案的標準化建設(shè)
就現(xiàn)階段而言，檔案管理過程中統(tǒng)一標準的缺乏對我國檔案的管理事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了嚴重的制約。因為檔案信息在實現(xiàn)網(wǎng)路化的管理過程中需要對檔案信息的管理實現(xiàn)標準化和規(guī)范化，所以這就要求檔案管理的有關(guān)部門在對檔案進行管理工作的過程中運用標準化的管理方法。如果國家制定了相關(guān)標準就根據(jù)有關(guān)標準對檔案進行管理，如果國家尚未對有關(guān)標準進行要求則應(yīng)參考本行業(yè)中有關(guān)檔案管理的標準進行。只有建立起以行業(yè)準則或國家標準為基礎(chǔ)的檔案信息的管理數(shù)據(jù)庫，才能促進檔案信息在網(wǎng)絡(luò)化的管理工作中不斷向前。
3.提高網(wǎng)絡(luò)檔案的安全性
鑒于檔案信息在網(wǎng)絡(luò)化的管理過程中存在著一些對于檔案信息不安全的因素，所以為了使網(wǎng)絡(luò)檔案自身安全性得到確保，就必須讓相關(guān)法律得到完善，在對檔案網(wǎng)絡(luò)的法律體系進行建設(shè)的同時還應(yīng)該改善檔案所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。只有這樣，才能使檔案在網(wǎng)絡(luò)中的信息資源將有有關(guān)法律法規(guī)作為根據(jù)得到保障，才能使其對公眾做到合理公開，進而讓網(wǎng)絡(luò)檔案的信息資源能夠得到完善的建設(shè)。
4.增強檔案管理工作的人員素質(zhì)
鑒于檔案管理的工作人員自身專業(yè)素質(zhì)的高低會對檔案工作的評價產(chǎn)生直接影響，所以做好現(xiàn)階段檔案管理的工作首先需要強化和重視對檔案進行管理工作的人員自身基本的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。
首先，作為檔案管理的工作人員，不僅要做到檔案專業(yè)中工作方法與基礎(chǔ)理論的精通，而且還要做到能夠把檔案管理由文獻資料的傳統(tǒng)管理順利地轉(zhuǎn)移為信息資料的數(shù)字化管理，并通過自身分析判斷的能力與理論水平的提高，對整理、編目或接收的檔案做好分類管理的工作。
其次，還需要強化檔案管理的工作人員現(xiàn)代化的管理能力，強化對電子檔案與紙質(zhì)文件進行歸檔的能力。
除此之外，對于檔案管理的工作人員來說還需要加強對其綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，要求他們能夠?qū)σ婚T外語進行熟練的使用與掌握，以達到處理外文資料時利用率的提高；強化他們對計算機的使用能力，是其能夠擁有對影響、圖像、聲音等多媒體類資料進行處理的能力。需要注意的是，除了專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)外，道德素質(zhì)的培養(yǎng)也同樣重要，檔案管理的工作人員不僅要樹立起正確的價值觀、人生觀和世界觀，而且還需要具備良好的敬業(yè)精神與職業(yè)道德。
四、結(jié)語
從上述分析不難看出，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息科技水平的不斷提高不僅使檔案管理的工作收到了新的挑戰(zhàn)，同樣也產(chǎn)生了新的機遇。檔案管理實現(xiàn)信息化是科技發(fā)展必然的要求，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理的工作首先需要以創(chuàng)新現(xiàn)階段在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案的管理理念為切入點，強化檔案的標準化建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)檔案的安全性與真實性，不斷增強檔案管理工作的人員素質(zhì)，只用通過促進檔案管理的信息化發(fā)展，才能使檔案事業(yè)能夠充分實現(xiàn)其社會價值。
篇11
一、檔案管理工作中存在的問題
現(xiàn)階段，我國在對檔案進行管理中發(fā)現(xiàn)還存在許多不足之處，例如：方法比較落后，和實際存在差異等，下文主要從這兩個角度進行具體分析。
（一）檔案管理方法相對落后。現(xiàn)階段，政府檔案管理工作存在的管理力度較為薄弱的缺點，其原因在于未建立完善的檔案管理工作隊伍。在我國的事業(yè)單位中，一般情況下，檔案管理工作由辦公室的勤雜人員負責(zé)，同時勤雜人員流動較為頻繁，且專業(yè)素質(zhì)水平低下，無法對檔案管理工作進行妥善處理，如發(fā)生某些方面的問題，甚至?xí)霈F(xiàn)問題拖延的現(xiàn)象，為事業(yè)單位帶來巨大的經(jīng)濟損失。首先，檔案管理人員對檔案的目錄號和類別號、全宗號以及案卷號未高度重視，在日常的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)混淆的現(xiàn)象，并時常發(fā)生蓋錯章或記錯編號的問題。其次，在檔案管理工作過程中，缺少相關(guān)的檔案目錄管理索引，極容易出現(xiàn)目錄索引不全面或錯誤的狀況，甚至年代相對久遠的檔案，未有相應(yīng)的索引表，致使無法對檔案進行及時的信息檢索，對檔案管理部門的工作效率造成一定的影響。最后，檔案管理工作的方法相對落后，例如：在實際的檔案管理工作中，使用紙質(zhì)檔案信息的管理方法，在管理過程中缺少相應(yīng)的安全性。但是，目前我國的大多數(shù)檔案管理機構(gòu)均采用手工式檔案管理模式，利用人工完成檔案的收集和整理、編目以及檢索等工作，未與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，錯誤頻繁發(fā)生，不利于檔案管理工作的順利進行。
（二）檔案管理工作與實際理念相違背。檔案管理機構(gòu)的檔案管理工作和檔案服務(wù)出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，而開展檔案管理工作的目的是為事業(yè)單位日常工作的開展提供便利條件，如將檔案管理工作只停留在表面，則無法發(fā)揮檔案管理工作的實用價值。目前，我國的檔案管理工作在類別上相對單一，僅對文書和戶籍檔案進行有效的管理，而忽視聲像以及實物等檔案的重要性，從而使檔案管理制度的系統(tǒng)性和完整性特點造成一定的限制。另外，檔案管理制度不健全，也是檔案信息出現(xiàn)嚴重漏洞的主要原因，進而無法為事業(yè)單位日常工作的開展提供相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。
二、提高檔案管理工作的有效措施
（一）強化檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理方法。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速進步，檔案管理機構(gòu)為適應(yīng)社會的發(fā)展，應(yīng)引進先進的檔案管理技術(shù)，使用相關(guān)的檔案管理軟件，使檔案管理的輸入和檢索等工作更加便利，從而使檔案管理工作更加地快速化、真實化。對此檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理機構(gòu)應(yīng)做好管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)工作，使其能夠熟練地掌握現(xiàn)代化的計算機技術(shù)，將高新技術(shù)運用至檔案管理工作中。最后，檔案管理機構(gòu)應(yīng)對檔案管理工作進行嚴格監(jiān)督，同時對事業(yè)單位的發(fā)展方向和動態(tài)進行有效控制，確保檔案管理工作的實效性，從而才能更好地為事業(yè)單位的日常活動開展提供相應(yīng)的服務(wù)保障。
（二）對檔案管理工作的職能進行合理開發(fā)和利用。檔案管理人員應(yīng)對本單位的發(fā)展現(xiàn)狀進行充分了解，并對檔案管理工作的職能進行合理開發(fā)和利用，從某種意義上來講，每一項檔案管理工作都有自身存在的價值。此外檔案管理人員應(yīng)意識到自身職責(zé)的重要性，對相關(guān)檔案信息進行科學(xué)、合理、有序的編排，實現(xiàn)“死檔案”向“活資料”的轉(zhuǎn)化，從而更好地服務(wù)于事業(yè)單位，為各項工作的開展提供相關(guān)的數(shù)據(jù)參考。與此同時，檔案管理機構(gòu)還需結(jié)合先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立事業(yè)單位與檔案管理信息的共享平臺，使其能夠更好地進行檔案管理咨詢工作，促進事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。
三、結(jié)語
總而言之，在信息化快速發(fā)展的今天，政府部門的檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。但是，新階段的檔案管理工作中存在的問題，需要政府部門工作人員高度重視，積極配合相關(guān)問題的探討與研究，并針對存在的問題提出相關(guān)的解決措施，同時檔案管理人員應(yīng)提升自身的檔案管理意識。另外檔案管理機構(gòu)還應(yīng)提高管理人員的綜合素質(zhì)，對檔案管理工作進行科學(xué)化的規(guī)范，促進檔案管理工作的的順利進行。
【參考文獻】
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1.檔案管理體系不完善
當(dāng)前，醫(yī)院的規(guī)章制度與崗位職責(zé)相對健全，但是，與檔案管理相關(guān)的制度與職責(zé)卻不常見，而且缺乏檢查考核的有效措施，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理機構(gòu)的職能并不明確。而醫(yī)院也不存在檔案質(zhì)控小組，所以，檔案的質(zhì)量無法得到保證。最關(guān)鍵的是，檔案科室的督導(dǎo)管理工作存在問題。
2.檔案管理隊伍穩(wěn)定性較差
醫(yī)院檔案管理工作人員經(jīng)常身兼多職，所以，并不具備充足時間開展檔案管理工作。因而，大部分檔案管理人員都使非檔案專業(yè)，其自身的專業(yè)素質(zhì)與理論水平都不高，對檔案工作的質(zhì)量與效率產(chǎn)生了直接的影響[1]。而醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃內(nèi)容更偏向于對醫(yī)療技術(shù)工作人員素質(zhì)的提升，因此，大部分檔案管理工作人員管理能力薄弱，難以符合時展需求。
3.檔案管理的信息化程度低
檔案信息化管理的實現(xiàn)需要有計算機作為保障，而這也是現(xiàn)代化管理工作的重要途徑。當(dāng)前，已經(jīng)有部分醫(yī)療單位實現(xiàn)了電子檔案的使用，但是，在軟件設(shè)計和開發(fā)方面并沒有檔案管理工作人員的參與，導(dǎo)致軟件難以滿足檔案管理工作的專業(yè)要求，無法充分發(fā)揮優(yōu)勢，而是影響了電子信息的利用效果。
二、應(yīng)對醫(yī)院檔案管理問題的具體措施
1.建立并健全檔案管理體系
開展檔案工作的主要目的就是為了不斷強化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部對于檔案管理重要性的認知，并且采取多樣化的手段以保證領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理工作更高的重視，。其中，檔案工作所反映的信息內(nèi)容能夠為醫(yī)院中心工作提供保障，更好地采取配合措施，進而為醫(yī)院的改革與建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)[2]。對醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度的不斷完善，能夠明確地劃分領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任與檔案工作人員自身崗位職責(zé)，更好地監(jiān)督檔案工作人員檔案收集與整理等多方面工作。與此同時，能夠?qū)⑨t(yī)院中心工作作為重點，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供服務(wù)，同樣為醫(yī)務(wù)工作人員提供教學(xué)與醫(yī)療等方面的服務(wù)。
2.全面培養(yǎng)專業(yè)人才
檔案管理工作人員自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)會對檔案管理的水平產(chǎn)生直接的影響，所以，為了進一步推進檔案管理工作的發(fā)展，就需要不斷增強檔案管理隊伍綜合素質(zhì)。在開展專業(yè)培訓(xùn)與繼續(xù)教育的基礎(chǔ)上，為其提供進修學(xué)習(xí)的機會，以保證全面增強業(yè)務(wù)與知識水平，把檔案工作人員的培養(yǎng)工作納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃內(nèi)容當(dāng)中。另外，應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作與業(yè)務(wù)的發(fā)展進行全面總結(jié)，以更好地促進檔案管理工作的質(zhì)量與效果提升。與此同時，檔案管理工作人員需要對自身業(yè)務(wù)進行全面培養(yǎng)，并在工作和學(xué)習(xí)方面秉承負責(zé)態(tài)度，更好地為醫(yī)院活動提供服務(wù)，同樣也能夠進一步推動檔案管理工作和醫(yī)學(xué)科研及管理工作的有機結(jié)合，在臨床醫(yī)療與教學(xué)方面提供相應(yīng)的服務(wù)[3]。最后，一定要全面創(chuàng)新意識并進行全面學(xué)習(xí)，使檔案管理工作人員自身的專業(yè)能力得以提升，可以在短時間內(nèi)接受新的事物與知識。
3.積極轉(zhuǎn)變服務(wù)模式
醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)全面增強認識，提供主動服務(wù)，更好地為醫(yī)院以及醫(yī)院工作人員提供高質(zhì)量服務(wù)。與此同時，需要將傳統(tǒng)檔案管理工作重視管理忽視檔案利用這一思想觀念進行有效地轉(zhuǎn)變，使得檔案服務(wù)方式更加主動，同時實現(xiàn)封閉式服務(wù)向開放式服務(wù)的轉(zhuǎn)變。另外，應(yīng)當(dāng)將信息融入到流通軌道當(dāng)中，對醫(yī)院檔案信息內(nèi)容進行深入分析與比較，確保開發(fā)與利用的效果理想。這樣一來，檔案工作就可以與社會發(fā)展需求更貼合，與醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)需求相吻合。
4.進一步推進檔案管理的信息化與數(shù)字化
篇13
醫(yī)療檔案有廣義和狹義之分，狹義的醫(yī)療檔案指病歷檔案，具體是指醫(yī)務(wù)人員對患者進行問診、查體、輔助檢查、診斷、治療和護理等醫(yī)療過程中形成的文字、圖表、影像、切片報告等文件的總和，是經(jīng)醫(yī)務(wù)人員、檔案管理人員收集、整理、加工后形成的具有科學(xué)性、邏輯性、真實性的檔案資料。廣義的醫(yī)療檔案的概念則相對寬泛，除了病歷檔案外，它還包括醫(yī)療設(shè)備檔案、健康檔案、醫(yī)療科研檔案、醫(yī)療保險檔案、醫(yī)療成果檔案和醫(yī)療事故技術(shù)鑒定檔案等。
醫(yī)療檔案管理是指對病歷檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、健康檔案等進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用等工作。醫(yī)療檔案管理信息化則是在檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。
2 基層醫(yī)療檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題
1.檔案存儲設(shè)施簡陋，缺乏現(xiàn)代化管理條件。目前，眾多基層醫(yī)療單位存儲各類檔案的手段仍然是以紙媒保存為主，影像類資料：如照片、錄像帶等數(shù)量極少。我們知道，紙媒存儲存在很大的問題，由于材質(zhì)原因，紙媒類資料如果存儲時間過長，再加上存放空間的溫！濕度控制不好，非常容易腐蝕、變質(zhì)繼而損壞。另外，隨著長期的積累，紙媒類資料會越積越多，造成存儲難的問題，同時增加調(diào)閱及保管的困難。各基層醫(yī)療單位由于財力、人力的限制，很難改善檔案管理的條件，因此造成了檔案存儲設(shè)施簡陋的現(xiàn)狀。隨著計算機技術(shù)在省市級大醫(yī)院的廣泛應(yīng)用，電子病歷應(yīng)用而生，電子病例使信息與載體相對分離，信息存儲量大，且存儲簡易，方便調(diào)閱，成為新型有效的檔案存儲及管理手段。然而在基層醫(yī)院，缺乏現(xiàn)代化管理的必備條件——財力和專業(yè)人才，因而在短期內(nèi)，基層醫(yī)療單位的檔案管理工作很難改變這種落后的現(xiàn)狀。
2.缺乏完善的檔案管理制度和標準的管理準則。任何管理工作都存在一定的準則，基層醫(yī)院的檔案工作也不例外。嚴格的標準，現(xiàn)代化的管理制度是檔案管理工作有序進行的保障，檔案管理的標準可分為橫向和縱向兩類：（1）橫向的檔案文本在標注、編排、分類等整理工作中應(yīng)實現(xiàn)標準化。檔案的整理包括分類規(guī)則，組卷的方式和格式、檔案著錄和標引規(guī)則、檔案文獻編纂規(guī)則等。這些內(nèi)容必須標準化、統(tǒng)一化，絕不能多標準、多形式。我們的基層檔案管理人員大多是兼職或非專業(yè)人員，在進行這些工作時，難免有隨意為之的成分，從而使檔案管理工作無標準可循。（2）縱向的數(shù)據(jù)必須保持一致”檔案管理中的數(shù)據(jù)必須在不同層面保持一致，形成科室與科室、醫(yī)院與醫(yī)院、醫(yī)院與政府管理機構(gòu)間的左右一致、上下一致的管理體系。目前，很多基層醫(yī)院存在著各科室間的醫(yī)療檔案、文書檔案等各類檔案相容性不強，標準不統(tǒng)一的問題，因此，我們亟待建立起檔案信息在縱向的統(tǒng)一標準，使得檔案數(shù)據(jù)在不同層面保持一致，提高檔案的準確性和利用率。
3.檔案管理工作落后，檔案利用率不高。病例是反映病患疾病診斷、治療信息及過程的依據(jù)。病患的現(xiàn)實醫(yī)療活動不可能只限于一家醫(yī)院，他們的流動性決定了同一個人的醫(yī)療信息會出現(xiàn)多個斷層。這是由于各家醫(yī)院檔案管理工作的落后，不能實現(xiàn)病患信息的信息化，從而造成各家醫(yī)療機構(gòu)的診斷結(jié)果不能互認，產(chǎn)生了病患重復(fù)、無用的檢查。這樣不但增加了病患的醫(yī)療成本，也降低了檔案的利用率，浪費了醫(yī)療資源。
3 基層醫(yī)療檔案管理的對策
近幾年隨著信息化、數(shù)字化進程不斷向前推進，我國在醫(yī)療檔案管理方面建立了一些標準：一是醫(yī)療檔案信息共享標準， 即傳輸交換標準；二是醫(yī)療檔案信息本身的標準， 即數(shù)據(jù)收集、存儲及處理標準。醫(yī)療檔案管理信息化過程中的標準僅僅起到制度約束作用，在具體實踐中要從以下幾個方面解決目前醫(yī)療檔案管理信息化過程中存在的問題，
1.加強合作，建立醫(yī)療檔案信息分享制度。各醫(yī)療機構(gòu)及其管理部門互相獨立，各自建立自己的信息系統(tǒng)，一方面導(dǎo)致重復(fù)建設(shè)增加成本，另一方面不同系統(tǒng)之間難以進行醫(yī)療檔案信息的共享。醫(yī)療機構(gòu)以及醫(yī)療管理部門應(yīng)該加強合作，在統(tǒng)一標準下建立通用性較強的信息系統(tǒng)，使得不同機構(gòu)、部門建立的醫(yī)療檔案信息能夠快速、有效的共享。
2.充分利用信息化設(shè)備。信息化設(shè)備的充分利用依賴于兩個條件：一方面醫(yī)療機構(gòu)及其管理部門要打破傳統(tǒng)觀念，除了應(yīng)用醫(yī)療檔案管理信息化設(shè)備的數(shù)據(jù)輸入和查詢功能，更要充分利用信息化設(shè)備的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能；另一方面要提高設(shè)備操作人員的素質(zhì)，對操作人員進行相關(guān)培訓(xùn)。
