引論：我們?yōu)槟砹?3篇合同歸檔管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
1.1專業(yè)管理的理念或策略
活動(dòng)主要分兩個(gè)階段：第一階段，合同全過(guò)程梳理階段。由辦公室下發(fā)通知，對(duì)合同文本及相關(guān)合同資料的內(nèi)容及填寫標(biāo)準(zhǔn)提出13點(diǎn)要求，確定具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)，各部門按照通知要求在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行自查整改。
第二階段，合同目錄式歸檔階段。辦公室下發(fā)通知，要求各合同承辦部門對(duì)整改完畢后的合同及相關(guān)資料，按照合同目錄的要求進(jìn)行全面分類整理和歸檔，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組逐個(gè)部門現(xiàn)場(chǎng)檢查歸檔情況，對(duì)合同歸檔完成較好的單位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒(méi)有按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成歸檔或者沒(méi)有按照歸檔要求進(jìn)行歸檔的單位進(jìn)行通報(bào)，并予以績(jī)效考核。
1.2專業(yè)管理的范圍和目標(biāo)
1.2.1 專業(yè)管理的范圍
壽光公司各部門、各單位
1.2.2 專業(yè)管理的目標(biāo)
希望通過(guò)本次全面的合同梳理和歸檔，真正明確合同管理流程中各部門的職責(zé)，明確合同文本及相關(guān)合同附件的填寫標(biāo)準(zhǔn)及要求，理順合同資料的順序，通過(guò)對(duì)合同的過(guò)程管控，加強(qiáng)對(duì)合同訂立依據(jù)及履行依據(jù)的審核，確保各項(xiàng)合同合法、合規(guī)，并通過(guò)此次梳理歸檔，對(duì)以后的合同管理及合同歸檔建立一整套督導(dǎo)流程和標(biāo)準(zhǔn)，力爭(zhēng)形成一套合同管理歸檔的長(zhǎng)效機(jī)制。
二、專業(yè)管理的主要做法
2.1主要流程說(shuō)明
節(jié)點(diǎn)1：成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組
公司成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，由辦公室、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、黨群工作部負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，合同管理涉及的相關(guān)專工做為小組成員。專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)本次合同梳理歸檔活動(dòng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和整體推進(jìn)，負(fù)責(zé)研究決定活動(dòng)重大事項(xiàng)，負(fù)責(zé)對(duì)各單位活動(dòng)開(kāi)展情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和評(píng)價(jià)。
督導(dǎo)范圍：
檢查各合同承辦單位對(duì)外簽訂的合同，主要檢查以下幾種類型合同：
①工程建設(shè)類合同，主要涉及發(fā)展建設(shè)部的基建工程合同、運(yùn)維檢修部的生產(chǎn)技改合同、綜合服務(wù)中心的非生產(chǎn)類小型基建合同，以及營(yíng)銷部的營(yíng)銷項(xiàng)目合同等四種合同。
②買賣類合同，主要涉及各部門的辦公用品買賣合同、辦公設(shè)備買賣合同、食品買賣合同、電腦耗材買賣合同、書籍買賣合同、廢舊物資買賣合同、勞保用品買賣合同、純凈水買賣合同、低值易耗品買賣合同、倉(cāng)儲(chǔ)貨架買賣合同、安全標(biāo)示買賣合同等十一種合同。
③運(yùn)維檢修類合同，主要包括輸、變、配設(shè)施的維修施工合同、安全警示設(shè)施的維修施工合同、信息設(shè)備的維修維護(hù)合同、電能表維護(hù)合同、用電服務(wù)終端的維修維護(hù)合同、監(jiān)控設(shè)備的維修維護(hù)合同等六種合同
④后勤服務(wù)類合同，主要包括房屋租賃合同、車輛維修合同、物業(yè)管理合同、綠化維護(hù)合同、蒸汽供用合同、物業(yè)保潔合同、環(huán)衛(wèi)服務(wù)合同、電梯保養(yǎng)合同、保安服務(wù)合同等九種合同。
⑤各供電所合同，主要包括各所簽訂的辦公用品采購(gòu)合同、低值易耗品采購(gòu)合同、純凈水采購(gòu)合同、電腦耗材采購(gòu)合同、書籍采購(gòu)合同、油料采購(gòu)合同、資料印刷合同、車輛雇傭合同、房屋修繕合同、苗木綠化合同、線路清理合同等十一種合同。
⑥其他類合同，主要包括除上述合同外的技術(shù)服務(wù)類合同、財(cái)務(wù)資產(chǎn)類合同、宣傳與公共關(guān)系類合同、咨詢委托類合同、勞務(wù)服務(wù)類合同等。
節(jié)點(diǎn)2：各單位進(jìn)行合同自查梳理
各單位根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作情況，組織部門內(nèi)各專工對(duì)本部門負(fù)責(zé)的所有合同進(jìn)行全面的梳理，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題自行整改和規(guī)范，自查的重點(diǎn)是合同文本及其附件的規(guī)范性，各項(xiàng)合同支持性材料的完整性，尤其要注意核查合同前端的項(xiàng)目計(jì)劃或申請(qǐng)、招投標(biāo)材料以及合同履行過(guò)程中或履行完畢后的驗(yàn)收材料、付款依據(jù)等的合法、合規(guī)性。
節(jié)點(diǎn)3：合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組進(jìn)行督查會(huì)審（此節(jié)點(diǎn)為該流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）
各單位自查整改期限屆滿后，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組開(kāi)始對(duì)各單位合同及相關(guān)資料進(jìn)行集中會(huì)審，重點(diǎn)檢查合同文本填寫的規(guī)范性、合同臺(tái)賬及合同支持資料的完整性，對(duì)會(huì)審發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及資料不完整的合同，確定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，督促責(zé)任單位限期進(jìn)行整改，整改完畢后專項(xiàng)小組進(jìn)行二次督導(dǎo)。合同督查的具體內(nèi)容主要包括以下幾項(xiàng)：
（1）檢查各單位合同管理的人員配備情況。確定各部門合同管理工作是否由專人負(fù)責(zé)；
（2）檢查經(jīng)法系統(tǒng)使用情況。檢查各部門合同在經(jīng)法系統(tǒng)中的上線情況，統(tǒng)計(jì)出各部門“合同上線率”作為排名和考核依據(jù)。
（3）檢查統(tǒng)一文本應(yīng)用率。即各部門在國(guó)家電網(wǎng)公司頒布的統(tǒng)一合同文本范圍內(nèi)，簽訂合同采用統(tǒng)一合同文本的比率。
（4）檢查合同授權(quán)情況。檢查授權(quán)辦理方式是否通過(guò)經(jīng)法系統(tǒng)完成；授權(quán)委托書內(nèi)容是否合規(guī)；授權(quán)委托書是否載明下列內(nèi)容：授權(quán)委托書編號(hào)；被授權(quán)人的姓名、職務(wù)；授權(quán)委托事項(xiàng)；被授權(quán)人權(quán)利義務(wù)；授權(quán)委托期限；單位印章及法定代表人簽字；簽發(fā)日期。
（5）檢查合同對(duì)方的確定方式是否合規(guī)。
（6）檢查合同承辦部門對(duì)合同對(duì)方的主體信息資料進(jìn)行審查、留存的情況。
（7）檢查經(jīng)法系統(tǒng)中合同名稱錄入是否規(guī)范。合同名稱錄入均應(yīng)采用全稱，并跟紙質(zhì)合同文本保持一致。
（8）檢查合同歸類是否正確。
（9）檢查合同標(biāo)的額錄入是否準(zhǔn)確。合同收、付款方式是否填寫清楚，金額輸入是否準(zhǔn)確，與貨幣單位是否對(duì)應(yīng)；
（10）檢查合同簽署情況。主要檢查合同簽署人員是否具有權(quán)限，合同用印是否統(tǒng)一加蓋合同專用印章；
（11）檢查合同履行情況。主要檢查合同是否按照合同條款的約定，按時(shí)、按質(zhì)、按量進(jìn)行履行，也包括合同的變更、解除是否合法合規(guī)，合同履行異常是否及時(shí)報(bào)告等；
（12）檢查合同歸檔情況。合同歸檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：合同簽訂依據(jù)等背景材料；合同談判、簽訂、履行等往來(lái)過(guò)程中形成的各種資料；合同對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、證明文件等資料；合同審查意見(jiàn)書；合同正本；簽約對(duì)方的授權(quán)委托書原件及我方授權(quán)委托書原件或復(fù)印件（如有）；合同爭(zhēng)議解決的有關(guān)資料（如有）；其他需要?dú)w檔的資料。
（13）檢查合同臺(tái)帳的建立情況。檢查各部門是否有獨(dú)立的合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，同時(shí)檢查合同臺(tái)帳的統(tǒng)計(jì)信息是否完整，合同臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)信息應(yīng)包含有合同承辦部門、合同承辦人、合同編號(hào)、合同名稱、合同對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的額、生效時(shí)間、履行結(jié)束時(shí)間。
節(jié)點(diǎn)4：各單位進(jìn)行合同整改，整改完畢后進(jìn)行“目錄式”歸檔（此節(jié)點(diǎn)為該流程的創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)）
合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組督導(dǎo)會(huì)審結(jié)束后，各單位按照合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組提出的整改要求和完成節(jié)點(diǎn)，對(duì)檢查出的問(wèn)題進(jìn)行整改，整改完畢后，按照合同歸檔的要求對(duì)合同進(jìn)行全面整理歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作。
要求各合同承辦部門負(fù)責(zé)人親自負(fù)責(zé)合同歸檔整理和規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格按照《合同資料目錄》（見(jiàn)附件1）順序和要求梳理好合同資料，按照公司計(jì)劃和要求按期完成或提前完成歸檔工作。歸檔期限屆滿，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組對(duì)各單位合同歸檔情況進(jìn)行逐一督查，對(duì)存在工作拖沓滯后，到期完不成歸檔任務(wù)，或者對(duì)合同歸檔工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、歸檔質(zhì)量不高、應(yīng)歸未歸等現(xiàn)象的單位落實(shí)績(jī)效考核。
三、評(píng)估與改進(jìn)
3.1評(píng)估效果
通過(guò)本次全面的合同梳理、歸檔，對(duì)合同管理中存在的問(wèn)題和盲區(qū)進(jìn)行了查找和整改，明確了合同文本及合同附件相關(guān)內(nèi)容的填寫規(guī)范和要求，理順了合同資料的順序和形式，通過(guò)過(guò)程管控，進(jìn)一步提高了公司合同的合法性及合規(guī)性，并對(duì)以后的合同管理及合同歸檔工作建立了一整套督查流程和標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高了合同管控能力，對(duì)有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)有限維護(hù)公司合法權(quán)益意義重大。
3.2專業(yè)管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)方向
合同梳理歸檔工作取得了顯著成效，但是合同督導(dǎo)過(guò)程中仍然暴露出不少問(wèn)題，需要在下一步工作中改進(jìn)提升。
3.2.1合同缺乏履行監(jiān)督機(jī)制。在檢查中發(fā)現(xiàn)，各部門基本上都沒(méi)有建立合同履行監(jiān)督臺(tái)帳。合同履行是合同全過(guò)程管理的重要的一環(huán)，是合同訂立的目的和歸宿，合同前期大量的工作就是為了保證合同能夠順利履行，但目前的實(shí)際情況是沒(méi)有專門的部門對(duì)合同的后續(xù)履行進(jìn)行監(jiān)督，合同承辦部門也沒(méi)有形成自己的合同履行監(jiān)督機(jī)制。合同履行監(jiān)督機(jī)制不健全，往往影響合同履行質(zhì)量，甚至導(dǎo)致合同的目的難以實(shí)現(xiàn)，引發(fā)合同糾紛。
改進(jìn)方向：建立合同履行監(jiān)督機(jī)制，明確合同履行監(jiān)督的主管部門，定期或不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，對(duì)合同履行質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。
3.2.2部分合同沒(méi)有留存合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，部分留存的資信資料沒(méi)有加蓋對(duì)方公章，授權(quán)資料沒(méi)有加蓋法定代表人印鑒。如此則不能夠證明與我方簽訂合同的當(dāng)事人為有效簽約人，存在法律風(fēng)險(xiǎn)，未加蓋兩?。ü潞头ǘù砣擞¤b）的授權(quán)委托書應(yīng)該屬于無(wú)效授權(quán)。
改進(jìn)方向：簽訂合同時(shí)，應(yīng)該審查合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，明確簽約人的身份和權(quán)力，并留存加蓋對(duì)方單位公章的資信資料復(fù)印件（包括企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等），留存加蓋對(duì)方公章的法定代表人身份證明書或者兩章齊全（公章和法定代表人印鑒）的授權(quán)委托書。
3.2.3大部分合同作為訂立依據(jù)的招投標(biāo)或比價(jià)資料沒(méi)有在合同資料中一并留存。合同的簽約內(nèi)容是根據(jù)招投標(biāo)或比價(jià)結(jié)果確定的，如果合同資料中沒(méi)有作為訂立依據(jù)的資料，可能發(fā)生合同內(nèi)容簽訂錯(cuò)誤或混淆的情況。
改進(jìn)方向：招投標(biāo)活動(dòng)作為合同簽訂的前置程序，同時(shí)也是合同的訂立依據(jù)，作為合同全過(guò)程管理的一部分必不可少。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)留存能夠說(shuō)明合同訂立情況的相關(guān)資料或復(fù)印件，作為合同資料的一部分。
3.2.4合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單填寫不完整。表現(xiàn)為合同流轉(zhuǎn)單的合同對(duì)方欄未填寫，合同會(huì)簽單審核只有簽名，沒(méi)有審核意見(jiàn)和審核時(shí)間。
改進(jìn)方向：相關(guān)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)填寫完整，并且按照要求規(guī)范填寫。合同會(huì)簽單的審核意見(jiàn)也應(yīng)該寫明“同意”、“不同意”等明確的意見(jiàn)，不能填寫“已閱”“基本同意”等模糊的意見(jiàn)，更不能不填意見(jiàn)；審核時(shí)間應(yīng)為審核當(dāng)天，且必須填寫。
3.2.5部分單位未建立獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳，也沒(méi)有確定本部門的合同專責(zé)人。
改進(jìn)方向：各部門可參照公司的“合同審核臺(tái)帳”，建立本部門獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳，并以年度為單位進(jìn)行臺(tái)帳匯總；各部門應(yīng)確定本部門的合同專責(zé)人，統(tǒng)一管理、審核、規(guī)范本部門合同相關(guān)工作。
3.2.6合同存n資料不全，且順序混亂。
改進(jìn)方向議：合同承辦部門為合同歸檔部門，各部門合同專責(zé)人應(yīng)按照《合同資料目錄》的順序?qū)贤瑢?duì)方資質(zhì)審查表、合同對(duì)方資信資料、合同對(duì)方授權(quán)委托資料、招投標(biāo)情況說(shuō)明資料、合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單、授權(quán)委托書、合同文本等資料。
參考文獻(xiàn)：
[1]曹桂香.工程項(xiàng)目管理的施工合同管控[J].科技風(fēng)，2010（6）.
篇2
活動(dòng)主要分兩個(gè)階段：第一階段，合同全過(guò)程梳理階段。由辦公室下發(fā)通知，對(duì)合同文本及相關(guān)合同資料的內(nèi)容及填寫標(biāo)準(zhǔn)提出13點(diǎn)要求，確定具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)，各部門按照通知要求在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行自查整改。
第二階段，合同目錄式歸檔階段。辦公室下發(fā)通知，要求各合同承辦部門對(duì)整改完畢后的合同及相關(guān)資料，按照合同目錄的要求進(jìn)行全面分類整理和歸檔，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組逐個(gè)部門現(xiàn)場(chǎng)檢查歸檔情況，對(duì)合同歸檔完成較好的單位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒(méi)有按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成歸檔或者沒(méi)有按照歸檔要求進(jìn)行歸檔的單位進(jìn)行通報(bào)，并予以績(jī)效考核。
1.2專業(yè)管理的范圍和目標(biāo)
范圍：壽光公司各部門、各單位。目標(biāo)：希望通過(guò)本次全面的合同梳理和歸檔，真正明確合同管理流程中各部門的職責(zé)，明確合同文本及相關(guān)合同附件的填寫標(biāo)準(zhǔn)及要求，理順合同資料的順序，通過(guò)對(duì)合同的過(guò)程管控，加強(qiáng)對(duì)合同訂立依據(jù)及履行依據(jù)的審核，確保各項(xiàng)合同合法、合規(guī)，并通過(guò)此次梳理歸檔，對(duì)以后的合同管理及合同歸檔建立一整套督導(dǎo)流程和標(biāo)準(zhǔn)，力爭(zhēng)形成一套合同管理歸檔的長(zhǎng)效機(jī)制。
二、專業(yè)管理的主要做法
2.1主要流程說(shuō)明
節(jié)點(diǎn)1：成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組
公司成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，由辦公室、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、黨群工作部負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，合同管理涉及的相關(guān)專工做為小組成員。專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)本次合同梳理歸檔活動(dòng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和整體推進(jìn)，負(fù)責(zé)研究決定活動(dòng)重大事項(xiàng)，負(fù)責(zé)對(duì)各單位活動(dòng)開(kāi)展情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和評(píng)價(jià)。
（2）督導(dǎo)范圍：
檢查各合同承辦單位對(duì)外簽訂的合同，主要檢查以下幾種類型合同：
①工程建設(shè)類合同，主要涉及發(fā)展建設(shè)部的基建工程合同、運(yùn)維檢修部的生產(chǎn)技改合同、綜合服務(wù)中心的非生產(chǎn)類小型基建合同，以及營(yíng)銷部的營(yíng)銷項(xiàng)目合同等四種合同。
②買賣類合同，主要涉及各部門的辦公用品買賣合同等十一種合同。
③運(yùn)維檢修類合同，主要包括輸、變、配設(shè)施的維修施工合同等六種合同
④后勤服務(wù)類合同，主要包括房屋租賃合同、車輛維修合同等九種合同。
節(jié)點(diǎn)2：各單位進(jìn)行合同自查梳理
各單位根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作情況，組織部門內(nèi)各專工對(duì)本部門負(fù)責(zé)的所有合同進(jìn)行全面的梳理，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題自行整改和規(guī)范。
節(jié)點(diǎn)3：合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組進(jìn)行督查會(huì)審（此節(jié)點(diǎn)為該流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）
各單位自查整改期限屆滿后，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組開(kāi)始對(duì)各單位合同及相關(guān)資料進(jìn)行集中會(huì)審，重點(diǎn)檢查合同文本填寫的規(guī)范性、合同臺(tái)賬及合同支持資料的完整性，對(duì)會(huì)審發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及資料不完整的合同，確定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，督促責(zé)任單位限期進(jìn)行整改，整改完畢后專項(xiàng)小組進(jìn)行二次督導(dǎo)。合同督查的具體內(nèi)容主要包括以下幾項(xiàng)：
（1）檢查各單位合同管理的人員配備情況。確定各部門合同管理工作是否由專人負(fù)責(zé)；
（2）檢查經(jīng)法系統(tǒng)使用情況。檢查各部門合同在經(jīng)法系統(tǒng)中的上線情況，統(tǒng)計(jì)出各部門“合同上線率”作為排名和考核依據(jù)。
（3）檢查統(tǒng)一文本應(yīng)用率。即各部門在國(guó)家電網(wǎng)公司頒布的統(tǒng)一合同文本范圍內(nèi)，簽訂合同采用統(tǒng)一合同文本的比率。
（4）檢查合同授權(quán)情況。檢查授權(quán)辦理方式是否通過(guò)經(jīng)法系統(tǒng)完成；授權(quán)委托書內(nèi)容是否合規(guī)；授權(quán)委托事項(xiàng)；被授權(quán)人權(quán)利義務(wù)；授權(quán)委托期限；單位印章及法定代表人簽字；簽發(fā)日期。
（5）檢查合同對(duì)方的確定方式是否合規(guī)。
（6）檢查合同承辦部門對(duì)合同對(duì)方的主體信息資料進(jìn)行審查、留存的情況。
（7）檢查經(jīng)法系統(tǒng)中合同名稱錄入是否規(guī)范。合同名稱錄入均應(yīng)采用全稱，并跟紙質(zhì)合同文本保持一致。
（8）檢查合同歸類是否正確。
（9）檢查合同標(biāo)的額錄入是否準(zhǔn)確。合同收、付款方式是否填寫清楚，金額輸入是否準(zhǔn)確，與貨幣單位是否對(duì)應(yīng)；
（10）檢查合同簽署情況。主要檢查合同簽署人員是否具有權(quán)限，合同用印是否統(tǒng)一加蓋合同專用印章；
節(jié)點(diǎn)4：各單位進(jìn)行合同整改，整改完畢后進(jìn)行“目錄式”歸檔（此節(jié)點(diǎn)為該流程的創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)）
合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組督導(dǎo)會(huì)審結(jié)束后，各單位按照合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組提出的整改要求和完成節(jié)點(diǎn)，對(duì)檢查出的問(wèn)題進(jìn)行整改，整改完畢后，按照合同歸檔的要求對(duì)合同進(jìn)行全面整理歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作。
要求各合同承辦部門負(fù)責(zé)人親自負(fù)責(zé)合同歸檔整理和規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格按照《合同資料目錄》（見(jiàn)附件1）順序和要求梳理好合同資料，按照公司計(jì)劃和要求按期完成或提前完成歸檔工作。
三、評(píng)估與改進(jìn)
3.1評(píng)估效果
通過(guò)本次全面的合同梳理、歸檔，對(duì)合同管理中存在的問(wèn)題和盲區(qū)進(jìn)行了查找和整改，明確了合同文本及合同附件相關(guān)內(nèi)容的填寫規(guī)范和要求，理順了合同資料的順序和形式，通過(guò)過(guò)程管控，進(jìn)一步提高了公司合同的合法性及合規(guī)性，并對(duì)以后的合同管理及合同歸檔工作建立了一整套督查流程和標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高了合同管控能力，對(duì)有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)有限維護(hù)公司合法權(quán)益意義重大。
3.2R倒芾澩嬖詰奈侍餳案慕方向
合同梳理歸檔工作取得了顯著成效，但是合同督導(dǎo)過(guò)程中仍然暴露出不少問(wèn)題，需要在下一步工作中改進(jìn)提升。
3.2.1合同缺乏履行監(jiān)督機(jī)制。在檢查中發(fā)現(xiàn)，各部門基本上都沒(méi)有建立合同履行監(jiān)督臺(tái)帳。目前的實(shí)際情況是沒(méi)有專門的部門對(duì)合同的后續(xù)履行進(jìn)行監(jiān)督，合同承辦部門也沒(méi)有形成自己的合同履行監(jiān)督機(jī)制。改進(jìn)方向：建立合同履行監(jiān)督機(jī)制，明確合同履行監(jiān)督的主管部門，定期或不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，對(duì)合同履行質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。
3.2.2部分合同沒(méi)有留存合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，部分留存的資信資料沒(méi)有加蓋對(duì)方公章，授權(quán)資料沒(méi)有加蓋法定代表人印鑒。
改進(jìn)方向：簽訂合同時(shí)，應(yīng)該審查合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，明確簽約人的身份和權(quán)力，并留存加蓋對(duì)方單位公章的資信資料復(fù)印件（包括企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等）。
3.2.3大部分合同作為訂立依據(jù)的招投標(biāo)或比價(jià)資料沒(méi)有在合同資料中一并留存。合同的簽約內(nèi)容是根據(jù)招投標(biāo)或比價(jià)結(jié)果確定的，如果合同資料中沒(méi)有作為訂立依據(jù)的資料，可能發(fā)生合同內(nèi)容簽訂錯(cuò)誤或混淆的情況。
改進(jìn)方向：招投標(biāo)活動(dòng)作為合同簽訂的前置程序，同時(shí)也是合同的訂立依據(jù)，作為合同全過(guò)程管理的一部分必不可少。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)留存能夠說(shuō)明合同訂立情況的相關(guān)資料或復(fù)印件，作為合同資料的一部分。
3.2.4合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單填寫不完整。表現(xiàn)為合同流轉(zhuǎn)單的合同對(duì)方欄未填寫，合同會(huì)簽單審核只有簽名，沒(méi)有審核意見(jiàn)和審核時(shí)間。
改進(jìn)方向：相關(guān)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)填寫完整，并且按照要求規(guī)范填寫。合同會(huì)簽單的審核意見(jiàn)也應(yīng)該寫明“同意”、“不同意”等明確的意見(jiàn)，不能填寫“已閱”“基本同意”等模糊的意見(jiàn)，更不能不填意見(jiàn)；審核時(shí)間應(yīng)為審核當(dāng)天，且必須填寫。
篇3
城市軌道交通合約檔案管理實(shí)施無(wú)紙化最為重要的作用便是，促進(jìn)了工作效率的提高，同時(shí)也加強(qiáng)了信息的共享，推進(jìn)了協(xié)同辦公的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)無(wú)紙化歸檔鏈條，使各個(gè)環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的管理，如：可行性研究、項(xiàng)目概算、招投標(biāo)、合約簽訂、合約履行、計(jì)量支付、變更與簽證、內(nèi)部審計(jì)、項(xiàng)目決算、政府審計(jì)、概算回歸、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)等，在此基礎(chǔ)上，對(duì)于文件的印發(fā)、通知與轉(zhuǎn)送等均得到了節(jié)省，同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了人力、物力與時(shí)間的節(jié)省，相關(guān)的工作人員可以利用電腦進(jìn)行權(quán)限范圍內(nèi)的查閱、修改、批注等，此時(shí)的歸檔與查找均具有便捷性與高效性，進(jìn)而保證了工作效率的提高[1]。
2.促進(jìn)了綠色環(huán)保
城市軌道交通合約檔案管理實(shí)施無(wú)紙化不僅保證了工作的效率，還適應(yīng)了綠色環(huán)保的要求。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的支持下，有效推進(jìn)城市軌道交通無(wú)紙化合約檔案管理，紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐步減少，這樣做不僅節(jié)約紙張，保護(hù)了寶貴的森林資源，同時(shí)控制管理成本；最重要的目的是減少信息傳遞環(huán)節(jié)，提高辦公效率，這點(diǎn)對(duì)于當(dāng)前軌道建設(shè)迎來(lái)新一輪建設(shè)的總體大環(huán)境下，顯得尤為關(guān)鍵，意義深遠(yuǎn)。
二、城市軌道交通合約檔案管理無(wú)紙化的不足
1.在存儲(chǔ)方面
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，存儲(chǔ)技術(shù)有著較快的更新速度，雖然現(xiàn)有的存儲(chǔ)介質(zhì)擁有良好的保險(xiǎn)系數(shù)，但它也極易被淘汰，一旦新的格式不能對(duì)其進(jìn)行支持，則會(huì)影響現(xiàn)有文檔的正常讀取。同時(shí)，在無(wú)紙化合約檔案管理過(guò)程中，電子媒介受諸多因素的影響極易出現(xiàn)質(zhì)變，具體的影響因素有化學(xué)因素或者物理因素等，一旦電子媒介出現(xiàn)問(wèn)題，則會(huì)出現(xiàn)文件無(wú)法打開(kāi)的問(wèn)題，此時(shí)的合約檔案管理存在一定存儲(chǔ)隱患。
2.在安全方面
電子文檔的安全性是重要的，它得到了人們的廣泛關(guān)注，主要是由于電子檔案極易被竊取。在無(wú)紙化管理過(guò)程中，竊密人員利用電子郵件或者U盤等便可以對(duì)合約檔案中重要檔案進(jìn)行竊取；同時(shí)合約檔案管理人員的離職，也會(huì)為別有用心的人員提供可乘之機(jī)，對(duì)重要的資料進(jìn)行刪除或者修改等。如果合約檔案中的重要文件或者關(guān)鍵信息出現(xiàn)泄漏、刪除或者流失等均會(huì)造成不可挽回的損失[2]。為了避免竊密人員對(duì)電子檔案文檔的違法利用，要求無(wú)紙化合約檔案管理要積極利用法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，才能夠提高其安全性與保密性。
3.在轉(zhuǎn)換方面
城市軌道交通合約檔案管理的無(wú)紙化不能完全替代紙質(zhì)檔案，主要是由于無(wú)紙化檔案建設(shè)仍處于摸索階段，各個(gè)單位與部門均保留著紙質(zhì)檔案管理，同時(shí)政府對(duì)于無(wú)紙化辦公的支持力度較弱，進(jìn)而制約著無(wú)紙化檔案管理工作的開(kāi)展。傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案二者的轉(zhuǎn)換需要合理的協(xié)調(diào)與科學(xué)的規(guī)劃。目前，在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，仍需要借助紙質(zhì)形式進(jìn)行打印，通過(guò)管理人員的簽字或者蓋章等才能夠保證其有效性與真實(shí)性。
三、城市軌道交通合約檔案管理實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的對(duì)策
1.提供無(wú)紙化管理的平臺(tái)
城市軌道交通合約檔案管理實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，需要為實(shí)際工作的開(kāi)展提供可靠的類似于萬(wàn)方數(shù)據(jù)知識(shí)平臺(tái)的大數(shù)據(jù)平臺(tái)架構(gòu)，通過(guò)此平臺(tái)，檔案使用人員可以根據(jù)自身的權(quán)限，對(duì)權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料進(jìn)行有效的利用，此時(shí)保證了資料信息的共享性與利用率。同時(shí)，無(wú)紙化檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建，為政府與企業(yè)無(wú)紙化檔案管理工作的開(kāi)展提供了可靠的保障，使其具備了一定的可行性與可操作性。
2.構(gòu)建檔案信息安全機(jī)制
城市軌道交通合約檔案在實(shí)行無(wú)紙化管理過(guò)程中，為了保證檔案的安全性與可靠性，要構(gòu)建相應(yīng)的信息安全機(jī)制，該機(jī)制主要包括兩方面內(nèi)容，一方面為提高信息的安全利用，另一方面為保證硬件與軟件的安全管理。信息安全機(jī)制的建議要具有層次性與清晰性，對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)、遷移與校驗(yàn)等均要在完善的信息安全機(jī)制下運(yùn)作，對(duì)于檔案信息的查看與調(diào)用，要對(duì)不同級(jí)別的人員制定不同的管理規(guī)定，每級(jí)人員均要擁有各自的權(quán)限。同時(shí)安全管理要關(guān)注硬件與軟件兩個(gè)內(nèi)容，前者主要有服務(wù)器與計(jì)算機(jī)，要保證其高質(zhì)量；后者主要是指注重檔案管理軟件的更新與維護(hù)。同時(shí)，為了保證重要檔案信息的安全，要注重備份工作，此時(shí)的備份可以選用二級(jí)備份或者多級(jí)備份，如：大型服務(wù)器雙備份。
3.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
城市軌道交通合約檔案無(wú)紙化管理過(guò)程中，檔案管理人員扮演著重要的角色，要通過(guò)教育與培訓(xùn)，促進(jìn)相關(guān)人員綜合素質(zhì)的提高。具體的培訓(xùn)內(nèi)容有法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)知識(shí)的掌握及職業(yè)道德素養(yǎng)的形成，通過(guò)系統(tǒng)的、全面的學(xué)習(xí)，管理人員的檔案管理意識(shí)將不斷增強(qiáng)，并根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)展開(kāi)工作，以此保證了管理的合法性，同時(shí)在健全的知識(shí)體系下，檔案管理的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理將逐漸實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)型將更加成功與高效[3]。
篇4
一、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀
由于醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作流程復(fù)雜、涉及的部門多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)周期較長(zhǎng)，這就對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見(jiàn)的問(wèn)題。
（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料缺乏完整性
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)過(guò)程經(jīng)歷了使用科室提出申請(qǐng)、設(shè)備科組織院內(nèi)市場(chǎng)詢價(jià)（金額較大的需外出招標(biāo)）、報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請(qǐng)開(kāi)始，就產(chǎn)生了對(duì)應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內(nèi)容，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門共同參與詢價(jià)并簽字確認(rèn)的過(guò)程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購(gòu)合同檔案材料時(shí)，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
（二）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案收集難度大
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購(gòu)合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢價(jià)）記錄表、使用科室的申請(qǐng)報(bào)告、可行性報(bào)告、職代會(huì)議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷公司等），每個(gè)檔案資料產(chǎn)生的時(shí)間沒(méi)有固定節(jié)點(diǎn)，而且有時(shí)經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔后不能封卷
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個(gè)重要部分，也是整個(gè)醫(yī)療設(shè)備“生命線的開(kāi)端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺(tái)直線加速器采購(gòu)建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，更換了某個(gè)零部件，還填寫了檢測(cè)、維修報(bào)告單，那么該維修報(bào)告單、檢測(cè)報(bào)告單就需要及時(shí)收入該設(shè)備對(duì)應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報(bào)廢。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案檢索查閱方法單一
醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個(gè)全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫(kù)，對(duì)設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開(kāi)展檔案信息庫(kù)建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過(guò)Exel表格來(lái)完成醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
二、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理中存在問(wèn)題的原因分析
（一）檔案意識(shí)不高
一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會(huì)效益和采購(gòu)效益，所以長(zhǎng)期以來(lái)得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對(duì)應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識(shí)比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時(shí)間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動(dòng)、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規(guī)范
在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案中，從申購(gòu)設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請(qǐng)、委員/專家論證、設(shè)備立項(xiàng)、設(shè)備招標(biāo)/詢價(jià)、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同五個(gè)階段。在這幾個(gè)階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的購(gòu)置報(bào)告、審批過(guò)程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書等資料的收集存在較大的困難，各個(gè)部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。
（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動(dòng)態(tài)管理過(guò)程
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案不能封卷，因?yàn)樵摍n案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無(wú)異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價(jià)格、保修、付款方式、交貨時(shí)限等信息已確定，但這并沒(méi)有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗(yàn)收、維修保養(yǎng)、付款、報(bào)廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸口管理問(wèn)題
醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個(gè)領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時(shí)對(duì)檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案規(guī)范化管理思路
要對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識(shí)；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理意識(shí)
目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理，應(yīng)在意識(shí)上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識(shí)，通過(guò)經(jīng)典事件、實(shí)例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報(bào)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案工作情況，統(tǒng)計(jì)好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識(shí)。
（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔范圍
1．醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)都是由年度計(jì)劃采購(gòu)和臨時(shí)緊急采購(gòu)組成。不管是年度采購(gòu)計(jì)劃還是臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請(qǐng)購(gòu)表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報(bào)告、提請(qǐng)職代會(huì)審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報(bào)項(xiàng)目的匯總表格、召開(kāi)論證會(huì)議的會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、參與論證的專家委員投票、會(huì)議討論的原始材料、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購(gòu)置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購(gòu)置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)階段：醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)活動(dòng)管理權(quán)限，整理需要采購(gòu)的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過(guò)媒體方式公開(kāi)招標(biāo)信息，組織召開(kāi)招標(biāo)會(huì)議，上報(bào)招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價(jià)記錄表格或書面記錄、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的招標(biāo)情況報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報(bào)價(jià)表、廠家證件、授權(quán)書、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。
（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時(shí)應(yīng)建立對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫(kù)。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級(jí)醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過(guò)建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報(bào)告為醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實(shí)設(shè)備的申請(qǐng)審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購(gòu)的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院
參考文獻(xiàn)：
[1]史維新．醫(yī)院設(shè)備檔案的管理．蘇州絲綢工學(xué)院學(xué)報(bào)．2000（6）．
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調(diào)查顯示,由于種種原因,當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化,保護(hù)措施疲軟,諸如:有的地方不能對(duì)相關(guān)合同和檔案材料及時(shí)立宗歸檔,可能導(dǎo)致信息遺失;還有工作人員變動(dòng)時(shí)對(duì)檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒(méi)有跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐,不符合《檔案法》的規(guī)定,更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖,甚至帶來(lái)實(shí)際的消極影響,給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來(lái)重大影響。
二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作
各級(jí)單位要充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性,在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式,加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和憂患防范意識(shí),以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。
1.普及檔案管理法制知識(shí),提升管理能力
檔案管理必須全面依循國(guó)家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識(shí)。首先,要進(jìn)行分級(jí)培訓(xùn)。對(duì)檔案管理法制知識(shí)的了解要從基本知識(shí)到重點(diǎn)知識(shí)和案例進(jìn)行全面化的分級(jí)培訓(xùn),加深大家對(duì)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識(shí),促進(jìn)各單位依法開(kāi)展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說(shuō)要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核,考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來(lái)就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容,在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識(shí)的培訓(xùn),以增強(qiáng)全員的法律意識(shí)。
2.明確管理責(zé)任,嚴(yán)格依法歸檔
各級(jí)單位對(duì)土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對(duì)對(duì)象和責(zé)任,明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ),只有這樣才能落實(shí)依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的,必須一式五份,縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份,還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外,土地流轉(zhuǎn)過(guò)程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。
一般來(lái)說(shuō),目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記申請(qǐng)書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊(cè)、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場(chǎng)勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺(tái)賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級(jí)人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料,由村民委員會(huì)歸檔保存……唯有如此才能對(duì)號(hào)入座,責(zé)任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。
3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量,規(guī)范收集整理
傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來(lái)困難者。所以在檔案規(guī)范管理中,土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過(guò)嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效,要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標(biāo)識(shí)性和合法性;紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求,不易損壞和失散。
及時(shí)收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責(zé)任到人,及時(shí)將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理,完成歸檔。任何單位及個(gè)人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應(yīng)編制目錄以備查詢。
篇6
二、在房屋統(tǒng)管后，住在公房宿舍的干部（包括職工）仍按一九五五年省人民委員會(huì)規(guī)定的宿舍租金標(biāo)準(zhǔn)繳納房租不變，并由各單位按月匯集轉(zhuǎn)交市房管局。所收公房宿舍租金仍按舊例不納房地產(chǎn)稅。
三、各單位原租入市房產(chǎn)公司或私人的房屋作宿舍，而又只按公用公房宿舍租金標(biāo)準(zhǔn)向住戶收取房租，其租金差額過(guò)去由市財(cái)局撥款或在本單位房屋宿舍租金收入中撥補(bǔ)的，在統(tǒng)一管理后，一律由市財(cái)局統(tǒng)一撥交各單位直接繳交。至于包干單位的租金差額，按市財(cái)局規(guī)定由包干單位在包干經(jīng)費(fèi)項(xiàng)下支付，不得在用本單位所收公房宿舍租金補(bǔ)貼。
四、原住公房宿舍的干部，過(guò)去享受水、電補(bǔ)貼的，仍按省人委規(guī)定辦理，由原單位負(fù)責(zé)。
五、房屋統(tǒng)一管理后，市房管局委托房產(chǎn)公司設(shè)立廣州市房產(chǎn)公司機(jī)關(guān)用房管理所（下簡(jiǎn)稱管理所）負(fù)責(zé)市屬各級(jí)單位所單位所使用的宿舍房屋的維修保養(yǎng)和管理工作，管理所要配備作風(fēng)正派，有一定業(yè)務(wù)水平的人員和維修工人。對(duì)于市委、市人委、市公安局三個(gè)單位，管理所可選派常駐的管理員和維修工人，及時(shí)做好房屋維修工作。這些派駐人員受管理所和駐在單位雙重領(lǐng)導(dǎo)。
六、統(tǒng)一管理后，各單位對(duì)所使用的房屋，仍應(yīng)注意進(jìn)行經(jīng)常性的安全檢查； 需要修理的，要及時(shí)向統(tǒng)管部門反映。管理所應(yīng)根據(jù)“以租養(yǎng)房”的原則，對(duì)房屋進(jìn)行及時(shí)的維修，合理養(yǎng)護(hù)，保證房屋安全，逐步地適當(dāng)改善房屋住用條件。
七、統(tǒng)一管理后，各單位原使用的公用公房宿舍的使用權(quán)不變，零星空出的房間，可由原單位調(diào)劑分配。但宿舍已由幾個(gè)單位干部穿插居住，原單位不愿意管理的，可移交管理所直接管理，空房分配權(quán)屬管理所。
八、干部調(diào)動(dòng)后，調(diào)入單位應(yīng)盡量安排新來(lái)同志住房，如調(diào)入單位未能解決其住房的，其所住的宿舍原單位不得迫遷或采取加租等辦法進(jìn)行變相迫遷，如調(diào)入單位已安排住房，則應(yīng)服從住房調(diào)整，不得諸多挑擇。
九、在房屋統(tǒng)管后，各單位應(yīng)停止向房產(chǎn)公司或私房業(yè)主租入房屋作單位宿舍。如確實(shí)需要的，應(yīng)先報(bào)市財(cái)政局批準(zhǔn)撥補(bǔ)貼款后，才能租用。
十、市委、市人委、市公安局、市稅局及各區(qū)區(qū)委、區(qū)人委等包干單位，由于今年的經(jīng)費(fèi)指標(biāo)，已由市財(cái)局分配給他們包干。其公房宿舍所收租金如不足支付修繕費(fèi)時(shí)，在一九六五年度內(nèi)由有關(guān)單位協(xié)助解決。從一九六六年起，上述包干單位的修繕補(bǔ)貼款仍按第一條規(guī)定辦理。
篇7
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過(guò)程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長(zhǎng)，在管理過(guò)程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開(kāi)發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)簽訂誰(shuí)履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對(duì)合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會(huì)主動(dòng)將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。
在市場(chǎng)條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過(guò)合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問(wèn)部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的模式，企業(yè)法律顧問(wèn)部門對(duì)一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問(wèn)部門一般是會(huì)簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動(dòng)與法律顧問(wèn)部門就企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對(duì)合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。
二、強(qiáng)化合同檔案過(guò)程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過(guò)程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對(duì)方資信調(diào)查資料、來(lái)往文書、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗?、現(xiàn)場(chǎng)簽證、會(huì)簽單及合同招投標(biāo)過(guò)程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長(zhǎng)，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對(duì)相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會(huì)影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問(wèn)題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說(shuō)當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過(guò)程的影像檔案和會(huì)議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過(guò)程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過(guò)程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問(wèn)部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對(duì)方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對(duì)于我方先行簽章的合同交付對(duì)方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對(duì)方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長(zhǎng)的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過(guò)程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會(huì)簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營(yíng)許可證等資信資料；對(duì)方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗?、中?biāo)單位選擇說(shuō)明等。（7）合同履約過(guò)程材料，（履約過(guò)程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來(lái)信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測(cè)試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過(guò)程中的有關(guān)上級(jí)主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬與檔案移交清單認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對(duì)單項(xiàng)合同（如采購(gòu)、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級(jí)類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開(kāi)發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對(duì)合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。
二是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和提高法律意識(shí)，積極配合合同歸口管理部門開(kāi)展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過(guò)制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對(duì)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
篇8
一、核電工程合同管理的現(xiàn)狀分析
權(quán)威渠報(bào)道顯示，防城港核電二期正式開(kāi)工，這意味著核電重啟進(jìn)入全面啟動(dòng)階段，核電工程的持續(xù)發(fā)展也使得相關(guān)的合同管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜和多樣，合同的數(shù)量也在逐年增長(zhǎng)，加之核電工程合同需要涉及到土建施工、非技術(shù)性建筑、海上工程、核島安裝、配套設(shè)備安裝以及現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸設(shè)備管理等多個(gè)要素，使得核電工程的合同管理工作面臨著越來(lái)越多的問(wèn)題和壓力，雖然現(xiàn)階段隨著管理層對(duì)其重視程度的不斷提高以及相關(guān)制度規(guī)范的不斷嚴(yán)謹(jǐn)，使得合同管理工作的績(jī)效得到了一定的提高。但是就目前情況來(lái)看，依舊存在一些問(wèn)題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.對(duì)統(tǒng)計(jì)分析工作的重視程度不夠高
眾所周知，核電工程合同中涉及到預(yù)算、立項(xiàng)、市場(chǎng)準(zhǔn)入、招投標(biāo)、簽約審查、簽約授權(quán)以及監(jiān)控和結(jié)算多個(gè)層面的內(nèi)容，強(qiáng)化合同管理的統(tǒng)計(jì)分析工作是確保各個(gè)內(nèi)容有條不紊運(yùn)行的關(guān)鍵，但是就目前情況來(lái)看，目前一些核電工程企業(yè)沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到基本數(shù)學(xué)模型、頻數(shù)分析過(guò)程、數(shù)據(jù)描述過(guò)程、數(shù)據(jù)探查過(guò)程以及列聯(lián)表分析過(guò)程的重要性，沒(méi)有將其充分的應(yīng)用到合同管理工作中去；此外，一些核電工程企業(yè)在實(shí)際的數(shù)據(jù)處理的過(guò)程中沒(méi)有切實(shí)的做好數(shù)據(jù)的排序、轉(zhuǎn)置、拆分、文件的合并、以及數(shù)據(jù)的選擇、加權(quán)和轉(zhuǎn)換等工作，不僅沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析工作價(jià)值的最大化，而且容易出現(xiàn)信息失真、數(shù)據(jù)分析和處理錯(cuò)誤等現(xiàn)象，影響了核電工程其他相關(guān)工作的順利開(kāi)展和運(yùn)行。
2.合同的指導(dǎo)性價(jià)值不能得到切實(shí)的發(fā)揮
合同不僅是雙方解決糾紛的有力憑證，而且也是核電工程項(xiàng)目高效開(kāi)展和運(yùn)行的關(guān)鍵，但是就目前情況來(lái)看，合同管理人員在合同交底的時(shí)候并沒(méi)有依照既定的規(guī)章制度去執(zhí)行，存在隱瞞和保留的現(xiàn)象，進(jìn)而就不能很好的明確現(xiàn)場(chǎng)施工人員的責(zé)任和義務(wù)，容易出現(xiàn)互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象，再加之現(xiàn)場(chǎng)合同管理人員對(duì)合同重視程度的不夠高，在執(zhí)行工作時(shí)總是憑經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人意愿，完全沒(méi)有考慮到既定合同的規(guī)范和準(zhǔn)則，進(jìn)而就容易出現(xiàn)浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力的現(xiàn)象，不僅不能使得合同指導(dǎo)性的價(jià)值得到充分的發(fā)揮，而且還容易出現(xiàn)不必要的風(fēng)險(xiǎn)和損失，對(duì)公司的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益都產(chǎn)生一定的不利影響。
3.合同歸檔工作中存在問(wèn)題
合同歸檔作為合同管理工作的重要組成部分，對(duì)于合同管理工作績(jī)效的提高有著一定的促進(jìn)作用，對(duì)于工程周期比較長(zhǎng)、涉及到的內(nèi)容比較繁雜的核電企業(yè)來(lái)說(shuō)更是如此，但是就目前情況來(lái)看，一些核電工程公司并沒(méi)有及時(shí)的對(duì)合同進(jìn)行歸檔，更不重視相關(guān)資料的整理和統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)于合同的補(bǔ)充協(xié)議、各種澄清資料以及項(xiàng)目活動(dòng)的進(jìn)行和執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題等沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的歸檔，進(jìn)而不僅降低了合同監(jiān)察價(jià)值，而且對(duì)于核電工程后期出現(xiàn)的問(wèn)題不能進(jìn)行及時(shí)有效的解決。
二、提高核電工程合同管理工作效果和效率的必要性探究
核電工程合同管理工作中對(duì)統(tǒng)計(jì)分析工作重視程度不夠高、不能保證合同指導(dǎo)性價(jià)值得到充分的發(fā)揮、合同歸檔不及時(shí)等問(wèn)題的存在確實(shí)在很大程度上降低了核電工程合同管理工作的價(jià)值，而且在一定程度上影響了企業(yè)其他各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展和運(yùn)行，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)利益的獲得，而提高核電工程合同管理工作的效果和效率不僅能夠使得上述問(wèn)題得到有效的緩解和解決，而且還能夠推進(jìn)法律管理科學(xué)化的進(jìn)程，對(duì)于核電工程基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范管理以及其工程進(jìn)度的有效提高都有著一定的促進(jìn)作用，有利于公司在激勵(lì)的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)更好更快的發(fā)展和進(jìn)步，由此可見(jiàn)，提高核電工程合同管理工作的效果和效率是一項(xiàng)十分必要和重要的工作。
三、解決核電工程合同管理中存在不足的措施
由上述分析可知，解決核電工程合同管理工作中存在的問(wèn)題和不足，提高核電工程合同管理工作的效率和效果是一項(xiàng)十分迫切和重要的工作。因此，筆者結(jié)合自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)的調(diào)查研究就如何解決核電工程合同管理中存在的不足提出了以下幾點(diǎn)切實(shí)可行的措施，具體內(nèi)容如下所述：
1.做好合同管理中的統(tǒng)計(jì)分析工作
做好核電工程合同管理工作中的統(tǒng)計(jì)分析工作是提高核電工程合同管理工作績(jī)效的重要舉措之一，所以在各個(gè)階段都要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)分析工作的價(jià)值。例如將EXCEL統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)運(yùn)用到企業(yè)合同收付款管理中，其中銷售部門主要完成序號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、收到日期、客戶單位、合同金額等欄目的錄入；客戶編號(hào)、往年已收合計(jì)、本年已收合計(jì)、已收小計(jì)、未收金額等欄目由公式產(chǎn)生，其中客戶編號(hào)欄目輸入的公式為：VLOOKUP（F3，客戶！B：C，2，F(xiàn)ALSE）（假設(shè)此EXCEL表格中都是從第三行開(kāi)始錄入公式和數(shù)據(jù)，下同），數(shù)據(jù)從客戶資料表中取得。往年已收合計(jì)欄目輸入的公式為：SUMIF（銷售發(fā)票清單！E：E，B3，銷售發(fā)票清單！R：R），數(shù)據(jù)從銷售發(fā)票清單表中取得。本年應(yīng)收合計(jì)欄目與往年已收合計(jì)欄目同理，這兩項(xiàng)合計(jì)產(chǎn)生已收小計(jì)，通過(guò)合同金額和已收小計(jì)兩欄計(jì)算出該合同未收金額。
2.提高合同管理的強(qiáng)度，確保其應(yīng)有價(jià)值的充分發(fā)揮
加大核電企業(yè)合同管理的強(qiáng)度，確保其應(yīng)有價(jià)值的充分發(fā)揮是解決合同管理中存在問(wèn)題的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，所以一方面要提高合同管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，不僅要鼓勵(lì)相關(guān)的工作人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，還要完善既有的獎(jiǎng)懲機(jī)制和考核機(jī)制，從根本上提高其工作熱情和工作積極性；另一方面，要強(qiáng)化既有的監(jiān)督力度，做到人人肩上有責(zé)任，進(jìn)而使得不必要的風(fēng)險(xiǎn)和損失得到有效的控制；此外，還要規(guī)范相關(guān)的制度規(guī)范，嚴(yán)格相關(guān)的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而確保核電公司合同管理工作的嚴(yán)肅開(kāi)展。
3.做好核電企業(yè)的合同歸檔工作
做好核電企業(yè)合同歸檔工作，對(duì)于降低不必要的合同糾紛和資料遺留等問(wèn)題的發(fā)生有著十分重要的作用，所以一方面要加大對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)力度，使其能夠認(rèn)真的學(xué)習(xí)合同的內(nèi)容、相關(guān)的法律規(guī)范、解釋和通透條例，對(duì)于合同研究過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題也要做到及時(shí)的歸檔；另一方面，要將合同雙方溝通的內(nèi)容及時(shí)歸檔，確保每一項(xiàng)工程活動(dòng)都有足夠的依據(jù)，進(jìn)而在使得核電企業(yè)合同歸檔工作的績(jī)效得以提升的前提下，促進(jìn)公司合同管理工作的高效開(kāi)展。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，核電工程企業(yè)的合同管理工作對(duì)于核電工程項(xiàng)目的順利開(kāi)展和運(yùn)行有著十分重要的作用，但是就目前情況來(lái)看依舊沒(méi)有達(dá)到完美的效果，存在一些問(wèn)題和不足，所以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行情況和戰(zhàn)略目標(biāo)提出切實(shí)可行的解決措施是需要相關(guān)工作人員一直努力的方向和目標(biāo)，也只有這樣才能促進(jìn)核電工程企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好更快地發(fā)展和進(jìn)步。
篇9
在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，很多的財(cái)富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)離不開(kāi)合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來(lái)越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個(gè)值得思考的問(wèn)題，文章從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項(xiàng)問(wèn)題。
1、合同檔案的收集工作
合同要經(jīng)過(guò)起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過(guò)程中的長(zhǎng)時(shí)間流轉(zhuǎn)會(huì)給檔案部門的收集工作帶來(lái)一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場(chǎng)，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來(lái)確定合同成立，在蓋章的時(shí)候?qū)贤M(jìn)行編號(hào)登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時(shí)收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時(shí)收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。第二，檔案管理人員要通過(guò)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過(guò)程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實(shí)行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時(shí)候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對(duì)合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實(shí)反映每一份合同形成的全過(guò)程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍
說(shuō)到合同檔案的分類自然離不開(kāi)合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進(jìn)行分類，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級(jí)類目，合同種類作為二級(jí)類目，合同文件類型作為三級(jí)類目?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對(duì)合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。
然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來(lái)；同時(shí)也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對(duì)館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對(duì)新進(jìn)館檔案實(shí)行電子報(bào)送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實(shí)現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)來(lái)看，實(shí)行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項(xiàng)與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢價(jià)、報(bào)價(jià)，招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、談判中的臨時(shí)協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書、保函與其它。
3、明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法
《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動(dòng)與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。
4、檔案部門跟蹤考核，以推動(dòng)合同檔案歸檔工作
在很多人的認(rèn)識(shí)里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識(shí)不強(qiáng)，要做好此項(xiàng)工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門歸檔納入部門績(jī)效考核中，與部門獎(jiǎng)金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時(shí)歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對(duì)各部門的績(jī)效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計(jì)劃，每月跟蹤考核，并在7月對(duì)歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。且每年年初檔案部門會(huì)向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績(jī)效考核。此舉大大推動(dòng)了合同檔案歸檔工作的主動(dòng)性和及時(shí)性，并確保歸檔文件的原始性。
5、合同檔案工作遇到的問(wèn)題和思考
合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問(wèn)題。
1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時(shí)移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒(méi)有時(shí)間整理，或整理質(zhì)量較差。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁(yè)號(hào)打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過(guò)程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對(duì)穩(wěn)定，檔案部門對(duì)其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。
2.檔案人員無(wú)法及時(shí)掌握合同簽訂情況，不能及時(shí)跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因?yàn)闄n案部門不能掌握合同是否簽訂，何時(shí)簽訂等信息，無(wú)法做到及時(shí)跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒(méi)有移交的情況。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點(diǎn)，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過(guò)合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時(shí)合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。
6、加強(qiáng)合同檔案部門的管理工作
合同檔案還沒(méi)有作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時(shí)伴隨合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢(shì)存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。
6.1檔案部門要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系
檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識(shí)，同時(shí)應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對(duì)有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)和督促。
6.2檔案管理部門要實(shí)行合同安全統(tǒng)一管理
為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對(duì)合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開(kāi)展保管利用、鑒定銷毀和編研開(kāi)發(fā)工作。
6.3開(kāi)展檔案部門跟蹤考核管理
在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，同時(shí)發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計(jì)劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計(jì)分析這半年的歸檔情況，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。
6.4明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法
篇10
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.23.089
1 加強(qiáng)資格審查，把好授權(quán)關(guān)
1.1 控制人的數(shù)量
就基層站段而言，人的數(shù)量要適度，數(shù)量過(guò)多過(guò)濫，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)成倍增加，數(shù)量過(guò)少權(quán)力過(guò)于集中，容易造成工作效率低下。目前，人以掌握在行政副職一級(jí)為宜，權(quán)力適度集中，既容易“施控”又不易“失控”。
1.2 明確人的權(quán)限
授權(quán)包括任職性授權(quán)、年度職務(wù)性授權(quán)、專項(xiàng)授權(quán)三種。對(duì)委托人的權(quán)限如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的范圍、額度、時(shí)間等要予以明確，年初審查確定，經(jīng)單位第一管理者簽署后下達(dá)《授權(quán)委托書》，年內(nèi)根據(jù)人員變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。被授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)從事活動(dòng)，不得超越權(quán)限。禁止無(wú)權(quán)人簽訂合同，禁止車間、班組以自己的名義對(duì)外簽訂合同。
2 從嚴(yán)從細(xì)審核，把好合同簽訂關(guān)
2.1 主體資格要真實(shí)
對(duì)合同簽約對(duì)方主體資格的審查，是簽訂合同的第一關(guān)，也是確保合同簽訂后能否正常履行的最重要一環(huán)。要審查對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、資信證明、業(yè)績(jī)經(jīng)歷等，看是否真實(shí)、合法、有效。綜合分析對(duì)方的實(shí)力、能力、信譽(yù)等因素，必要時(shí)可到對(duì)方單位實(shí)地查看、調(diào)研，對(duì)于不具備相應(yīng)資格的要實(shí)行一票否決，避免為日后合同的履行留下隱患。
2.2 簽訂依據(jù)要充足
簽訂合同前，要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)論證，經(jīng)濟(jì)上要合理，要有文件、電報(bào)、命令、紀(jì)要、計(jì)劃等依據(jù)，有相應(yīng)的款源做保證，避免形成無(wú)預(yù)算、超預(yù)算支出；技術(shù)上要可行，避免形成資金的浪費(fèi)，資產(chǎn)的閑置；安全上要可靠，安全系數(shù)與既有設(shè)施、設(shè)備相匹配，既不浪費(fèi)能力，也足以保證安全。
2.3 會(huì)簽程序要理順
合同會(huì)簽要嚴(yán)格按程序、按順序進(jìn)行，做到履行程序不簡(jiǎn)化，逐級(jí)把關(guān)不放松。合同文本由具體經(jīng)辦人起草，依次經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)科室（部門）把關(guān)，法律顧問(wèn)、合同管理員推敲，主管領(lǐng)導(dǎo)審查，單位第一管理者審批后方可簽訂。會(huì)簽順序不能變，要逐級(jí)負(fù)責(zé)，分層控制，下級(jí)對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)，上級(jí)對(duì)下級(jí)監(jiān)控，同級(jí)間分口把關(guān)。
2.4 合同措辭要準(zhǔn)確
合同措辭不準(zhǔn)確是引起合同雙方意見(jiàn)分歧、造成合同糾紛的直接原因。合同文本的起草要堅(jiān)持以我為主的原則，力求語(yǔ)言簡(jiǎn)練、用詞嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)兩種以上的理解。對(duì)合同文本中的術(shù)語(yǔ)、概念要加以注釋。涉及的數(shù)字要注明是否包含本數(shù)，計(jì)量單位應(yīng)采用公制計(jì)量單位，貨幣應(yīng)注明幣種。避免在合同執(zhí)行上埋下隱患，在細(xì)節(jié)上留下破綻，給對(duì)方以可乘之機(jī)。
2.5 合同內(nèi)容要全面
合同的內(nèi)容包括當(dāng)事人的名稱（姓名）和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等八要素，合同文本有統(tǒng)一格式的，應(yīng)使用格式文本。合同的內(nèi)容全面完整、具體準(zhǔn)確是確保合同正常履行的重要條件。
3 認(rèn)真跟蹤督促，把好合同履行關(guān)
3.1 按約履行合同，把握主動(dòng)權(quán)
合同一旦簽訂，雙方應(yīng)本著誠(chéng)實(shí)守信的原則嚴(yán)格遵守，行使合同規(guī)定的權(quán)利，履行合同規(guī)定的義務(wù)。密切關(guān)注合同對(duì)方的動(dòng)態(tài)，時(shí)刻掌握合同的履行情況，當(dāng)合同相對(duì)人不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時(shí)，要采取相應(yīng)的措施。
3.2 逐項(xiàng)跟蹤督促，提高履約率
經(jīng)濟(jì)合同是規(guī)范經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要憑證，經(jīng)濟(jì)合同的全面正常履行能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展。合同簽訂后，要列表明示，逐項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督促，逐條落實(shí)合同條款約定，從不落實(shí)的環(huán)節(jié)抓落實(shí)，找準(zhǔn)癥結(jié)，對(duì)癥下藥。雙方?jīng)]有約定或約定不明確的，主動(dòng)協(xié)商補(bǔ)充；合同履行中出現(xiàn)分歧和爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)本著有利于合同履行的原則，雙方主動(dòng)讓步達(dá)成和解；一方因種種原因不能履行合同時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方；當(dāng)事人一方違約后，對(duì)方應(yīng)采取措施防止事態(tài)擴(kuò)大。通過(guò)合同雙方的共同努力，促進(jìn)合同的全面履行，提高履約率。
4 及時(shí)收集整理，把好合同歸檔關(guān)
4.1 建立合同臺(tái)賬，抓好日常管理
合同管理員日常要建立《合同管理臺(tái)賬》，按照臺(tái)賬規(guī)定的項(xiàng)目逐筆序時(shí)登記，編號(hào)保管。根據(jù)合同的履行情況，將合同分為三類，分別是已經(jīng)履行完畢的、正在履行中的和尚未履行的。對(duì)已經(jīng)履行完畢的合同重點(diǎn)是收集、整理、保管好相關(guān)資料以便查閱和歸檔，對(duì)正在履行中的合同重點(diǎn)是督促、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)有關(guān)部門積極履行，對(duì)尚未履行的合同重點(diǎn)是提示有關(guān)部門為合同的正常履行創(chuàng)造條件、做好準(zhǔn)備。
4.2 規(guī)范整理裝訂，按期集中歸檔
合同是重要的歷史資料，要能夠經(jīng)受住歷史的檢驗(yàn)。在簽訂、履行合同的過(guò)程中形成的記錄相關(guān)內(nèi)容的所有文字資料都要集中歸檔。包括合同文本、會(huì)簽審批表、上級(jí)批復(fù)文件、會(huì)議紀(jì)要、招投標(biāo)資料、中標(biāo)通知書、對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代表或委托人身份證復(fù)印件、其他資料等。每項(xiàng)合同形成的文字材料按時(shí)間順序排列，每年履行完畢的合同按時(shí)間先后順序編號(hào)，按檔案管理要求整理后于次年6月30日前移交檔案室。
篇11
Keywords: contract management, several problems; Corresponding countermeasures
中圖分類號(hào)：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)
隨著國(guó)家建設(shè)的快速發(fā)展，相關(guān)法律法規(guī)制度逐步建立完善，建筑企業(yè)在實(shí)際合同管理中，常遇到一些問(wèn)題。以下是筆者結(jié)合建筑施工合同管理實(shí)踐中暴露出來(lái)的常見(jiàn)問(wèn)題，進(jìn)行著重探討，并提出對(duì)策，目的是有針對(duì)性地加強(qiáng)建筑施工企業(yè)的合同管理，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
建筑企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題經(jīng)歸納有以下幾點(diǎn)。
1 合同簽訂階段存在的問(wèn)題
1) 對(duì)合同主體的概念不清。合格的主體應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的合同當(dāng)事人。主要有兩種不清楚:
a．具有上述兩種能力，但不是合同當(dāng)事人，即當(dāng)事人錯(cuò)位; b．是合同當(dāng)事人，但卻不具有上述兩種能力。
2) 對(duì)合同條款表述不準(zhǔn)確。表述不準(zhǔn)確容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思，需用準(zhǔn)確的表述來(lái)保證。
3) 合同條款不全面。許多企業(yè)在經(jīng)濟(jì)交往中也簽訂合同，但條款不完善，不全面，責(zé)權(quán)利表述不明確。常見(jiàn)遺漏的部分是違約責(zé)任，一旦發(fā)生違約，在合同中沒(méi)有寫明如何處理違約的條款，就無(wú)法追究責(zé)任。
4) 主從合同不清。主合同是指能夠獨(dú)立存在的合同，如建筑工程總承包合同等。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保證合同、抵押合同等。沒(méi)有主合同的從合同是沒(méi)有根據(jù)的合同。
5) 違反法律法規(guī)簽訂的合同。《合同法》第52 條規(guī)定，違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定簽訂的合同屬于無(wú)效合同，而無(wú)效合同是不受法律保護(hù)的。
2 合同履約階段存在的問(wèn)題
1) 合同變更不及時(shí)。合同簽訂后，由于實(shí)際情況千變?nèi)f化，合同內(nèi)容隨時(shí)都可能調(diào)整，由于現(xiàn)場(chǎng)人員素質(zhì)等多方面原因，變更不能及時(shí)進(jìn)行，為企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。
2) 不注重書面資料。在履約過(guò)程中及時(shí)發(fā)出必要的書函，是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是建筑企業(yè)自我保護(hù)的一種行為，但這一點(diǎn)往往被忽視。再有就是對(duì)書面資料的有效性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，有些雖有書面的資料，但因某些原因，如無(wú)對(duì)方簽收記錄成為無(wú)效證據(jù)。
3) 過(guò)程簽證不及時(shí)。施工中經(jīng)常有重復(fù)、更改等情況，但有些建筑公司的現(xiàn)場(chǎng)管理人員對(duì)此并不重視，不能及時(shí)簽證，好多應(yīng)得利益無(wú)法收回。
4) 對(duì)相關(guān)法律法規(guī)不清楚?，F(xiàn)場(chǎng)人員只注重施工，不了解法律法規(guī)，如: 建筑企業(yè)被拖工程款的情況相當(dāng)嚴(yán)重，但因沒(méi)有及時(shí)訴諸法律，當(dāng)時(shí)已超過(guò)兩年的訴訟期，無(wú)法挽回?fù)p失; 發(fā)包方不按合同約定支付工程進(jìn)度款，建筑公司可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒(méi)有行使，怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來(lái)愈大，問(wèn)題更難解決。
3 合同管理制度不規(guī)范
雖然許多企業(yè)對(duì)合同比較重視，但是并未形成一套完整的體系，仍存在一些不足。例如: 建立合同歸口管理制度; 合同調(diào)查存在內(nèi)容不詳實(shí)( 如資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和合法性) 、調(diào)查程序簡(jiǎn)單復(fù)制及調(diào)查結(jié)論的同質(zhì)化; 對(duì)合同變更、履行缺乏有效監(jiān)督; 合同歸口管理部門缺少合同履行資料，以致無(wú)法監(jiān)管; 合同示范文本未能有效使用; 缺少有效的合同責(zé)任人制度、考核機(jī)制及獎(jiǎng)懲措施等等。
4 合同管理粗放
合同管理未實(shí)行真正的歸口管理，歸口部門無(wú)法掌握合同履約情況，歸口部門、業(yè)務(wù)部門、相關(guān)職能部門及外聘專家之間缺乏有效的溝通機(jī)制，合同管理模式為粗放式管理模式。一些企業(yè)也建立了相應(yīng)的合同管理機(jī)構(gòu)或相應(yīng)的法律顧問(wèn)制度，但由于和各業(yè)務(wù)職能部門協(xié)調(diào)或深入監(jiān)控的程度不同，致使合同履行中因?yàn)椴坏轿坏墓芾恚购玫闹贫炔荒苋〉煤玫慕Y(jié)果。例如，公司合同文本的歸檔沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等情況，不利于合同文本的歸檔和查詢; 業(yè)務(wù)部門對(duì)合同的訂立、履行和執(zhí)行等過(guò)程的責(zé)任劃分不清，甚至認(rèn)為歸口部門應(yīng)負(fù)合同的全部責(zé)任。
5 重靜態(tài)管理、輕動(dòng)態(tài)管理
在合同的履行、變更或解除、終止過(guò)程中，有效的合同履行跟蹤、監(jiān)督、管理和控制機(jī)制的缺乏是合同糾紛多發(fā)的主要原因。由于企業(yè)對(duì)合同履行的重視程度不夠，存在一些不足之處，如: 合同談判階段的關(guān)注度、經(jīng)費(fèi)和人員等方面比較重視，而對(duì)合同簽訂之后的履行階段，則存在重視不足、管理不到位等情況。
6 對(duì)策
由于觀念、制度等方面的原因，建筑企業(yè)合同管理存在一些問(wèn)題，只要我們能找出問(wèn)題所在，就能對(duì)癥下藥，解決問(wèn)題，使合同管理正常，從而減少糾紛，減少損失，現(xiàn)就上述分析，談?wù)労贤芾碇写嬖趩?wèn)題的主要對(duì)策。
6.1 提高合同管理人員的素質(zhì)
提高合同管理人員素質(zhì): 一要選好合同管理的專職人員; 二要建立崗位責(zé)任制，明確責(zé)、權(quán)、利; 三要加強(qiáng)業(yè)務(wù)和法律培訓(xùn)，法律培訓(xùn)應(yīng)側(cè)重《民法通則》《合同法》《信托法》《擔(dān)保法》《物權(quán)法》《公司法》及《刑法》等基本常識(shí)方面。
通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使得公司相關(guān)人員都能掌握基本法律知識(shí)和簽約技巧。例如: 能區(qū)分要約和要約邀請(qǐng)的不同; 能區(qū)別無(wú)權(quán)、超越權(quán)和表見(jiàn)的差異; 能認(rèn)識(shí)無(wú)效合同、可撤銷合同和有效合同的差別; 在合同簽署過(guò)程中，合同承辦人會(huì)有意識(shí)地看擬蓋章的合同全部條款是否與已審查的合同條款相一致，合同對(duì)方加蓋的公章是否為有效的公章，加蓋的公章是否清晰可辨，在合同文本上修改過(guò)的地方對(duì)方當(dāng)事人是否蓋公章予以確認(rèn); 此外，還要加強(qiáng)和提高防詐騙(刑事)、反欺詐(民事) 的識(shí)別能力等等。
6.2 建立和健全企業(yè)的合同管理體系
建立健全合同管理體系，要注意: 1) 落實(shí)合同管理的機(jī)構(gòu)、人員配備和人員培訓(xùn)，建立合同歸口審查和分級(jí)管理制度，使合同管理逐步規(guī)范化、制度化。2) 明確合同業(yè)務(wù)部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責(zé)。3) 規(guī)章制度一經(jīng)制定，除了嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行外，還應(yīng)有相應(yīng)的措施以保證該項(xiàng)制度得以更新，以適應(yīng)法律法規(guī)等方面的變化。
在具體操作上，對(duì)合同管理實(shí)行歸口、分級(jí)、劃塊管理模式;合同歸口管理部門為合同一級(jí)管理部門，負(fù)責(zé)為業(yè)務(wù)部門提供法律服務(wù)，建立健全合同管理制度，監(jiān)督檢查和考核合同管理情況，參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理，統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證事宜，負(fù)責(zé)合同備案文本的管理，考核合同管理人員，組織合同管理知識(shí)培訓(xùn)等; 各業(yè)務(wù)部門為合同二級(jí)管理部門，負(fù)責(zé)本部門的合同立項(xiàng)、可行性調(diào)查、文本草擬、簽訂、履行、爭(zhēng)議解決和履行過(guò)程中的檔案管理等，并向合同歸口管理部門定期匯總、上報(bào)合同履行情況; 相關(guān)部門負(fù)責(zé)合同專用章的使用及合同履行完成后的文本歸檔工作。
6.3 切實(shí)把好項(xiàng)目調(diào)查、合同審查和履行監(jiān)督環(huán)節(jié)
合同歸口部門要監(jiān)督檢查合同的履行情況，一般采取重點(diǎn)檢查和抽查的方式。
檢查內(nèi)容包括:
1) 看各方是否按合同約定全面履行合同，督促各方嚴(yán)格履約; 2) 履行過(guò)程中是否存在合同數(shù)量、工期、設(shè)計(jì)等方面的變更情況，如有變更應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況; 3)是否存在違約情況，合同當(dāng)事人任何一方違反合同約定的任何一項(xiàng)義務(wù)，都會(huì)導(dǎo)致違約情況。對(duì)此過(guò)程應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控，合同履行過(guò)程中，當(dāng)事各方的往來(lái)函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，所以對(duì)合同履行的每一環(huán)節(jié)形成的書面材料都應(yīng)注意完整保存。
在談判和簽訂合同時(shí)，嚴(yán)格審查合同當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力，必要時(shí)可向公司要求法律事務(wù)管理部門配合協(xié)助調(diào)查。業(yè)務(wù)承辦人員應(yīng)對(duì)涉及的業(yè)務(wù)事實(shí)詳細(xì)告知合同審查人員，在對(duì)合同背景了解的基礎(chǔ)上認(rèn)真對(duì)合同條款加以推敲，確保合同應(yīng)具備的條款齊全、準(zhǔn)確; 確保文字表述確切無(wú)誤，避免條款之間的矛盾性; 使用格式合同時(shí)應(yīng)注意避免存在免除其責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等情形出現(xiàn);加強(qiáng)對(duì)合同變更的管理;及時(shí)適當(dāng)履行發(fā)送正確的函件等通知義務(wù);重視證據(jù)(資料)的保留及保證其有效性;及時(shí)行使合同權(quán)利以確保訴訟時(shí)效。同時(shí)可建立重大項(xiàng)目和合同專項(xiàng)審查管理制度。
6.4 建立靜態(tài)和動(dòng)態(tài)相結(jié)合的合同管理制度
合理的合同管理模式不應(yīng)是靜態(tài)的、也不僅僅是某個(gè)部門的事務(wù)，而應(yīng)該是動(dòng)態(tài)、連續(xù)、相關(guān)責(zé)任部門共同的管理過(guò)程。
采取靜態(tài)和動(dòng)態(tài)相結(jié)合的管理方式，以減少合同管理中期和后期爭(zhēng)議的發(fā)生及避免措施建立的滯后性，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行全程跟蹤。在合同糾紛處理完畢后，公司應(yīng)對(duì)整個(gè)事件過(guò)程作出評(píng)估和總結(jié)，在根據(jù)成因分清責(zé)任基礎(chǔ)上實(shí)行責(zé)任追究制。例如: 對(duì)合同的履行和資金劃付予以監(jiān)督和管理，通過(guò)監(jiān)督可以知道各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便及時(shí)向相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)反饋，防止或降低違約行為的發(fā)生。合同資金的劃付、匯入及合同清算作為合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，可由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法律事務(wù)管理部門密切配合把好此環(huán)節(jié)。
篇12
一、企業(yè)合同管理的概念和意義
企業(yè)合同管理，是企業(yè)作為法律關(guān)系的主體，依法對(duì)本企業(yè)合同的簽訂、履行、變更、解除以及合同糾紛所進(jìn)行的計(jì)劃、組織、控制、調(diào)解、訴訟和監(jiān)督檢查等一系列活動(dòng)的總稱。它貫穿于企業(yè)合同實(shí)現(xiàn)的全過(guò)程，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分。企業(yè)自身通過(guò)建立必要的管理機(jī)構(gòu)和管理制度，對(duì)本企業(yè)訂立、履行合同的活動(dòng)進(jìn)行必要的管理，使本單位的合同依法訂立并依法履行，對(duì)于提高合同履約率，減少合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)和改善經(jīng)營(yíng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，具有十分重要的意義。
二、企業(yè)合同管理的組織體系
建立健全企業(yè)合同管理組織體系，是加強(qiáng)和改善企業(yè)合同管理的組織保證。建立企業(yè)合同管理組織體系，應(yīng)遵守統(tǒng)一管理分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。力求精干高效的原則和既合理分工又相互協(xié)作配合的原則。具體說(shuō)來(lái)，企業(yè)合同管理的組織體系，包括企業(yè)法定代表人，企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)和企業(yè)各業(yè)務(wù)部門等。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部合同管理，需要在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行合理分權(quán)，建立一整套由法定代表人親自主管、專職合同管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)管、各職能部門分管、具體承辦人專管的，上下成線、縱橫成網(wǎng)、相互協(xié)調(diào)配合的企業(yè)內(nèi)部合同管理體系，使合同工作層層有人抓，事事有人管，各司其職，各盡其責(zé)，落到實(shí)處。
三、企業(yè)合同管理制度
企業(yè)合同管理制度，是由企業(yè)制定用以調(diào)整企業(yè)內(nèi)部在合同管理活動(dòng)中各種社會(huì)關(guān)系的行為規(guī)范的總稱。它是保證企業(yè)合同管理工作順利進(jìn)行、提高企業(yè)合同管理水平的基本條件和根本保證。
1.合同歸口管理制度
合同歸口管理制度，即對(duì)企業(yè)合同實(shí)行由企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)全面、統(tǒng)一管理的制度，內(nèi)容包括：確定合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)；規(guī)定合同管理的原則和基本內(nèi)容；規(guī)定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求；規(guī)定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格需求以及對(duì)合同管理人員和合同承辦人員的考核和獎(jiǎng)懲等。
2.合同管理人員資格制度
合同管理是一項(xiàng)法律專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求合同管理人員必須熟練掌握合同法及相關(guān)法律知識(shí)。因此，為了保證企業(yè)合同管理的質(zhì)量和水平，應(yīng)該要求合同管理人員具備一定的資格，或通過(guò)國(guó)家司法考試或通過(guò)企業(yè)法律顧問(wèn)資格等。
3.合同授權(quán)委托制度
企業(yè)對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，其他人員不得以企業(yè)名義對(duì)外簽訂合同，法定代表人授權(quán)人簽訂合同，必須采取書面形式，由法定代表人簽發(fā)授權(quán)委托書，規(guī)定明確的授權(quán)范圍、限和有效期限。合同授權(quán)委托制度一般應(yīng)明確規(guī)定企業(yè)法人委托人的條件、辦理委托的程序、委托的原則范圍，對(duì)授權(quán)委托書的管理等。
4.合同審查制度
合同的專業(yè)性、法律性很強(qiáng)，內(nèi)容復(fù)雜，特別是一些重大合同，能否正確地簽訂履行，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展關(guān)系極大。因此，合同必須經(jīng)過(guò)審慎、嚴(yán)密的審查，才能正式簽訂。合同的審查制度就是規(guī)定企業(yè)各有關(guān)部門在合同審查中的職責(zé)、審查程序、審查內(nèi)容、審查標(biāo)準(zhǔn)、審查時(shí)限，保證合同正確簽訂和履行的制度。
5.合同會(huì)簽和審批制度
建立企業(yè)合同會(huì)簽、審批制度，有利于企業(yè)簽訂的合同建立在牢固可靠的基礎(chǔ)上，盡量防止合同糾紛的發(fā)生。會(huì)簽與審批的過(guò)程就是決策的過(guò)程，這實(shí)際上是企業(yè)簽訂合同過(guò)程中有權(quán)機(jī)構(gòu)或負(fù)責(zé)人員的最后把關(guān)，因此是相當(dāng)重要的。
6.合同專用章管理制度
合同專用章是企業(yè)簽訂合同時(shí)專門使用的印章。合同專用章使用管理制度的主要內(nèi)容包括：企業(yè)簽訂合同都必須使用合同專用章；合同專用章由專人使用、保管；合同專用章應(yīng)由合同歸口管理部門編號(hào)、備案；合同專用章刻制的申請(qǐng)、審批手續(xù)；對(duì)濫用合同專用章或合同專用章管理不善的責(zé)任者的處理等。
7.合同監(jiān)督檢查制度
企業(yè)合同監(jiān)督檢查制度，是指企業(yè)合同主管機(jī)構(gòu)及其管理人員，對(duì)合同的簽訂、履行及其管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查的一種制度。實(shí)行這一制度的目的，是為了發(fā)現(xiàn)和解決企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題，以保證企業(yè)按期履行合同。同時(shí)，通過(guò)對(duì)合同進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，還有利于促進(jìn)企業(yè)各有關(guān)部門、業(yè)務(wù)人員及合同管理人員不斷改進(jìn)工作，提高工作質(zhì)量。建立企業(yè)合同監(jiān)督檢查制度，應(yīng)明確企業(yè)合同監(jiān)督檢查的職能、機(jī)構(gòu)專業(yè)人員、檢查內(nèi)容等。
8.合同臺(tái)賬及統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度
建立合同管理臺(tái)賬及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)合同編號(hào)、合同名稱、合同額等情況進(jìn)行登記，以便隨時(shí)掌握合同訂立及履行情況。
9.合同歸檔制度
必須制定嚴(yán)格的歸檔制度，妥善保管合同。合同依法簽訂后，合同承辦人員要將合同正本交本單位合同管理人員保管，合同副本留承辦人員備用，必要時(shí)抄送、抄報(bào)有關(guān)部門；合同管理人員對(duì)已經(jīng)生效的合同要編號(hào)登記，逐個(gè)建立檔案，與合同有關(guān)的文書也要附在合同卷內(nèi)歸檔；履行完畢的合同，按會(huì)計(jì)檔案保管期限保管。
篇13
合同作為經(jīng)營(yíng)管理的手段，是企業(yè)與外部進(jìn)行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，同時(shí)也為企業(yè)帶來(lái)了各種各樣的法律風(fēng)險(xiǎn)，如何通過(guò)信息化手段提升合同法律風(fēng)險(xiǎn)管控能力，提高質(zhì)量及效率，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航是本文研究的重點(diǎn)。
2 傳統(tǒng)合同管理中存在的問(wèn)題
培養(yǎng)專業(yè)的法律人才隊(duì)伍，健全法律規(guī)章制度、增強(qiáng)法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統(tǒng)的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問(wèn)題：
2.1 合同履行監(jiān)控情況難以掌控
傳統(tǒng)的合同管理模式更側(cè)重于合同簽訂前對(duì)合同重要條款的審核，而合同已經(jīng)履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進(jìn)程有序推進(jìn)，這些都是法律部門管控的難點(diǎn)及薄弱環(huán)節(jié)，難以真正實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全生命周期的管理。
2.2 風(fēng)險(xiǎn)管控能力有待提升
風(fēng)險(xiǎn)管控是合同管理的重要內(nèi)容，如何確保合同文本內(nèi)容的規(guī)范性及真實(shí)性、合同對(duì)方主體的合法性、財(cái)務(wù)付款合同與正式簽字確認(rèn)合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問(wèn)題只靠人工審核都難以解決。
2.3 查閱、統(tǒng)計(jì)不便利
金額、對(duì)方供應(yīng)商等合同信息全靠人工登記臺(tái)賬，工作量大、易出錯(cuò)、且統(tǒng)計(jì)維度單一，無(wú)法滿足管理層多維度的決策、分析要求。
3 解決對(duì)策
基于以上現(xiàn)狀及問(wèn)題，企業(yè)可以借助信息化手段，將標(biāo)準(zhǔn)的合同管理流程、條款和范本等業(yè)務(wù)管控模式通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行固化。實(shí)現(xiàn)對(duì)合同規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一管理。詳細(xì)功能模塊如下：
3.1 合同審批表模塊
合同審批表是貫穿各項(xiàng)功能的紐帶，也是業(yè)務(wù)審核的重點(diǎn)。通過(guò)合同審批表，將合同中最重要的內(nèi)容進(jìn)行突出展現(xiàn)，同時(shí)提示各類合同的審核注意事項(xiàng)。包括合同基本信息、合同金額、對(duì)方主體、簽章信息等內(nèi)容。
合同基本信息：包括合同編號(hào)、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時(shí)間、合同業(yè)務(wù)大類、合同業(yè)務(wù)小類、合同主要內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)提示、審核規(guī)范、審核職責(zé)規(guī)范等；
合同金額：包括合同幣種、合同價(jià)款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。
對(duì)方主體：包括對(duì)方主體名稱、銀行賬戶名稱、開(kāi)戶行名稱、開(kāi)戶行賬號(hào)等。
簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。
3.2 合同審批流程模塊
合同審批流。主要是將合同審批業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子審批。主要流程包括：合同審批、授權(quán)、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。
3.3 合同統(tǒng)計(jì)查詢模塊
支持用戶通過(guò)合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方當(dāng)事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個(gè)合同。
提供多維度報(bào)表查詢及統(tǒng)計(jì)功能，包括倒簽率報(bào)表、簽訂及時(shí)率報(bào)表、合同歸檔統(tǒng)計(jì)報(bào)表、結(jié)算合同報(bào)表等。用戶通過(guò)在系統(tǒng)中選擇報(bào)表類型、期間等查詢條件，系統(tǒng)可快速、直觀、精準(zhǔn)展示統(tǒng)計(jì)結(jié)果。
3.4 合同履行監(jiān)控模塊
從相關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中獲取所有合同的報(bào)賬及付款情況，給相關(guān)業(yè)務(wù)用戶直觀展示合同的付款進(jìn)程；通過(guò)系統(tǒng)定期向相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)送合同履行監(jiān)控單，請(qǐng)業(yè)務(wù)部門主動(dòng)報(bào)送各合同執(zhí)行情況并通過(guò)電子流程流轉(zhuǎn)到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個(gè)合同的付款及履行進(jìn)程，對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)洞察并采取相應(yīng)措施，防患于未然。
3.5 合同檔案管理模塊
對(duì)于已經(jīng)審批完成的合同進(jìn)行電子歸檔，按照紙質(zhì)合同歸檔規(guī)則，系統(tǒng)建立相應(yīng)的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過(guò)后，系統(tǒng)會(huì)給申請(qǐng)人賦予查看相應(yīng)借閱合同的權(quán)限。
3.6 多系統(tǒng)協(xié)作辦公模塊
通過(guò)打通與手機(jī)辦公、財(cái)務(wù)報(bào)賬平臺(tái)、文檔安全等系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：
3.6.1 與短信平臺(tái)接口
當(dāng)審核人收到待審批合同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)促發(fā)短信，提醒審批人及時(shí)審批合同；當(dāng)審批人處理時(shí)間超過(guò)企業(yè)要求的處理時(shí)限后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時(shí)性。
3.6.2 與文檔外發(fā)系統(tǒng)接口
合同審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)加蓋水印，并留痕控制，任何人無(wú)法再對(duì)合同的任何信息進(jìn)行修改，只能查看和打印，且打印的合同會(huì)顯示某某企業(yè)名稱的水印，避免合同在前期商定妥當(dāng)，且已履行完內(nèi)部流程后，被對(duì)方主體惡意篡改。
3.6.3 與財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)接口
