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隨著我國改革開放，以及信息技術革命的開展，我國有原來那個信息技術極其落后的國家實現了向信息技術大國的轉變，并且我國已經將信息技術應用于我國的各個行業和各個領域。并且我國的信息技術已經積極應用到了我國的檔案管理方面，在我國企業檔案管理上發揮了及其重要的作用。但是，我國的信息技術發展與其他發達資本主義國家之間還存在著差距，除此之外，信息技術在我國科學技術在檔案管理方面也存在著很大的缺陷，所以，我們應該要加快我國信息技術的發展，而且，我們還應該加快其在檔案管理中的應用。
第一，信息技術在我國檔案管理方面的具體應用。信息技術的應用可以大大的提高我國檔案管理工作效率，可以不斷優化我國檔案管理的模式。在檔案管理的具體應用主要體現以下主要方面：文件的檢索與存儲；文件匯總和統計；信息數據備份；數據的維護和管理；工作情況的具體統計與分析。第二，信息管理系統的構建。企業進行檔案管理，其目的是為了更好的整理數據，讓企業運行和發展過程中的數據和資料得到合理的處理，以及有效的整理和應用，為了企業以后的發展更好的利用以前的經驗。在進行信息管理系統進行建構的過程中，可以積極地應用信息技術，通過信息技術可以更好的進行模塊的建構，并且在信息系統進行運轉的過程中也需要信息技術來幫助其運轉從而可以更好的促進其功能的實現?，F在我們有些企業還會將信息技術尤其是互聯網將不同的模塊聯系到一起。這樣就可以更好的完成信息管理系統的建構，實現檔案管理的信息化。第三，信息技術的應用在信息的恢復和備份中也有很重要的作用。通常，檔案管理過程中，會存在電子信息和文檔受損或者是遺失的情況。一旦發生重要的文件的損害和遺失，這是非常嚴重的事情，要想完成信息文檔的備份或者是信息恢復，必須要借助于信息技術。運用信息技術不但可以實現長時間的保存和管理，而且促使檔案管理的存儲量大，并且其價格也很實惠，還可以大大減輕檔案管理的工作量。
四、信息技術在檔案管理中的重要性
我國信息技術得到了快速的發展，對我國的檔案實行信息化的管理是我國企業發展的內在要求和企業發展的需要。實現檔案管理的信息化是目前我國檔案管理發展的一大趨勢，信息技術可以更好地促進檔案管理的運行，提高檔案管理的效率，為我國的檔案管理事業提供有力的工具。由于現在我國很多的企業在檔案管理方面并沒有進行徹底的信息技術革命，所以信息技術在我國企業檔案管理方面的應用是遠遠不夠的，我們應該要加快對其信息化的革新，促進企業檔案管理的信息技術革新，為其更好的進步和管理提供條件。我國企業的檔案管理引入信息化，不僅可以提高工作效率，還可以實現信息的共享，促進企業辦事效率。與此同時，企業檔案管理的信息化，可以將信息技術的嚴密邏輯性與快速運算性有機結合，提高資料運輸的速度，還可以大量的節約時間。這在很大程度上實現了其對傳統模式的突破，更好的對檔案進行管理。
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三是檔案監交工作不嚴格。一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，就連檔案監交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。
筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。如何做好檔案交接工作，筆者認為應做好下列工作，采取如下措施：
一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦理妥，仍然隨意簽發調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。
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一、衛生防疫機構業務檔案的兩級管理
防疫業務檔案的“兩級管理”是指在衛生防疫站檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案分別實行站級、科級兩級管理。
（一）兩級管理的意義
業務檔案兩級管理的意義主要體現在三個方面：
第一，有利于解決業務檔案儲藏空間與檔案數量之間的矛盾。我國各級衛生機構中，檔案室的檔案儲藏庫房均頗為狹小，無法容納更多或全部的業務檔案。所以，可以將那些保存價值較大、保存期較長的檔案集中到站級檔案室中；而較為一般性的、基礎性的材料就可以分散在科室保存。
第二，站級業務檔案管理有利于防疫業務工作整體水平的提高。站級業務檔案管理使“站檔案”能夠反映業務工作的全貌和工作水平，這為站領導及時把握全局、做出正確決策提供了有力依據。由于站級業務歸檔范圍明確，將具有總結分析性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，促進了業務工作的提高。此外，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為各省、市，甚至全國的防疫工作提供便利。
第三，科級業務檔案管理有利于滿足防疫業務工作日常的需要。防疫業務具有延續性特點，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案，特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或者注銷。因此，科級管理可以及時滿足衛生防疫的日常需要。
（二）兩級業務檔案管理的實施
1.建立健全的檔案工作網絡體系
業務檔案兩級管理是通過檔案工作網絡體系層層管理而實現有序實施的，所以，建立健全的檔案工作網絡體系是衛生防疫檔案兩級管理實施的組織保障。
建立檔案工作網絡，即在站級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作領導及規劃，提出業務檔案工作的總體要求，同時協調解決在實行兩級管理中的各種問題。站級綜合檔案管理室依據站檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理站級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。
2.建立切合實際的業務檔案管理制度
對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站級檔案管理室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部《全國衛生防疫工作規范》關于業務活動形成材料范圍的規定，經過與各科密切協商，具體確定符合業務實際的站級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同站級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規范。
3.加強對兼職檔案員的培訓和指導
各科兼職檔案員的檔案知識相對貧乏，因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，同時進行相關評定，以提高學習檔案業務的積極性。
4.推行責任制并加強考核
各級防疫站在推行經濟責任制時，應將業務檔案的立卷歸檔也明確列入科級管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進行考核，并與獎金掛鉤。這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，還應將業務材料的歸檔列入全站業務人員年終考核評定標準中。
二、衛生監督機構的會計檔案管理
隨著衛生監督機構的改革任務的不斷深入，衛生監督機構的會計工作中財務管理任務越來越繁重，財務管理在衛生監督和管理工作中的地位和作用也越來越重要。衛生監督機構的會計檔案記錄著衛生監督資金的運作，因此，全面加強衛生監督機構的會計檔案管理可以促進和保障衛生監督事業的健康發展。
（一）衛生監督機構會計資料的歸檔
1.會計憑證的歸檔
衛生監督機構的會計憑證是記錄衛生監督資金運作、明確經濟責任的書面證明，是辦理衛生監督各項費用征收和登記的依據。它的記賬憑證是根據衛生監督機構資金的運作以及衛生監督各項收費的原始憑證編制而成的。歸檔時應該按照日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂順序以憑證排列先后次序為準。
2.會計賬簿的歸檔
賬簿是由賬頁組成的簿籍。它全面、系統、綜合地記錄著衛生監督機構資金運作的發生。它將衛生監督機構的會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期。會計賬簿與會計憑證應同時歸檔。
3.會計報表的歸檔
會計人員都必須全面熟練地操作衛生監督機構的會計報表處理方法。衛生監督機構的會計報表應按月、季、年上報，并及時歸檔。
4.其他相關會計資料的歸檔
衛生監督機構會計人員調動的交接手續、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室所移交歸檔的會計檔案的移交手續等，都是衛生監督機構會計資料歸檔中不可缺少的。
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3、加強法制管理,加大農業科技檔案收集力度文書檔案的管理在院機關、基層單位均比較重視,而農業科技檔案在制度建設、規范整理及流向處置方面顯得相對滯后。加強法制管理,使科技檔案工作法規化、制度化是科技檔案事業順利發展的基本保障。作為從事農業基礎研究的科研院所,農業科技檔案管理是科研單位檔案管理最重要的工作內容。目前,基層單位科研檔案斷檔情況比較嚴重的原因主要有兩點:一是檔案管理人員工作熱情不夠、責任心不強;二是科研人員法律意識淡漠,視科研檔案為私有財產,或有顧慮、擔心知識產權得不得到保護等。基于此,應要求檔案工作人員具有高于他人的檔案觀念、高度的責任心和使命感,加強檔案收集力度,熟悉農業科研業務及立項情況;針對農業科研檔案周期性長的特點要做到跟蹤服務,使檔案收集工作貫穿整個科研活動的始終。開展以《檔案法》為中心的農業科技檔案法規體系的宣傳教育,提升工作人員的檔案法制觀念,培養農業類科研人員的法律意識和檔案意識,真正做到依法治檔。在科技檔案管理工作中,管理制度是必須遵循的規定和準則,制定農業科技檔案管理制度,特別是科技檔案保管和保密制度,科技檔案借閱及利用制度等還要把這些制度落到實處,使科研人員理解并支持科技檔案歸檔工作。
4、建設高素質檔案工作隊伍工作崗位培養對于農業科技類單位從事檔案管理工作的人員至關重要,掌握專業知識的同時,在實際工作中鍛煉并提高業務能力。
4.1自主學習檔案管理人員要有積極的學習態度,進一步掌握與檔案管理有關的法律、法規、條例以及各項業務知識及行業標準,使各項工作在法治的框架內進行,同時也用法律的武器為檔案管理工作保駕護航按照檔案管理的行業標準完成農業科研類單位的基礎業務工作;積極參加檔案局組織的業務培訓,不斷接收新信息。
4.2后備人才培養農業科研單位應重視后備人才的培養,特別是從事檔案管理工作的新員工,對/！/于個人素質高、能力強的年輕一代,經過工作崗位的鍛煉,很快會成為檔案管理工作的能手。言傳身教是最好的崗位培訓,起到“傳、幫、帶”的良好作用,實現崗位新老交替。
4.3參觀學習檔案管理先進單位檔案管理工作具有一定的封閉性,通常局限在自己的工作環境中搞業務,通過參觀學習,和檔案工作走在前列的單位進行橫向比較,能夠提高檔案管理水平。
5、推進檔案管理信息化建設檔案管理信息化不僅是管理工作的需要,更是時展的必然。目前農業科研類單位檔案管理程度與現代化水平的要求差距很大,這就需要檔案工作人員做到3點。
5.1樹立現代化檔案管理意識檔案管理信息化是一項長期而艱巨的任務,其實質是檔案管理模式從以檔案實體保管為重心向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務為重心轉變的過程,更是從管理向服務轉變的過程。這個轉變要求檔案工作者必須更新思想認識,徹底摒棄整理加保管的傳統觀念,將封閉式管理轉化為開放式服務,滿足農業科研工作者及廣大農民對檔案信息資源開發利用的需求。
5.2掌握信息技術技能信息技術的迅猛發展和廣泛應用為檔案資源的科學保管和開發利用提供了條件?！叭旨夹g,七分管理”,先進的技術需要懂技術的人去管理,缺乏既懂信息技術又懂檔案專業的人才,這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。從事檔案管理的工作人員應與時俱進,掌握并熟練運用先進的科技手段,通過計算機技術、信息開發技術和網絡技術等方面的業務培訓,促進管理效率和服務水平的提升,加快檔案工作融入信息社會的步伐。
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聲像檔案能夠將鮮活的現實場景原貌地保存下來,傳諸后世,再現于后人的視、聽覺的感官。因此,較之其他載體材料的檔案就顯示出自己的優勢。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,現就目前聲像檔案的管理現狀及對策談談個人的粗淺之見,
1 聲像檔案在檔案中的特殊價值的和特點
聲像檔案是隨著科學技術的進步而產生的一種信息記錄。它是指國家機關、企事業單位和社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。是應用錄音、錄像、照相等手段對重要事件進行真實記錄的歷史材料,它具有客觀性、形象性和科學技術性的特點,能生動形象地再現設計單位工程設計方面的工作及成果,客觀反映和記錄設計工作的真實面貌。它和文字、圖紙檔案一樣,具有現實的查證作用,對研究歷史具有參考使用價值。聲像檔案的作用和價值雖然眾所周知,有目共睹。但在現實檔案管理中聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理難度大、開發利用少等問題,直接影響了檔案的完整性。
2 聲像檔案管理現狀存在的問題
2.1 檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案管理工作起步較晚,認識與經驗不足,缺乏科學化、規范化管理,一些立檔的建筑單位處于無章可循的自由處理狀態。有些單位或個人意識薄弱,缺乏全局觀念,僅考慮個人或本部門的工作便利,致使部分聲像檔案資料長期留存在個人或科室內部保存,沒有及時向檔案室移交,隨著人員變動和機構調整,造成聲像檔案流失,嚴重影響設計單位聲像檔案的長期保存。問題主要體現在以下幾方面:
(1)拍攝內容不完整。導致拍攝內容不完整的主要原因有:一是對拍攝建筑的特性把握不準確,不清楚什么角度、多大規模設施的需要拍攝;二是拍攝人員技術水平不高或責任心不強;三是受經費限制,攝影攝響設備未能及時更新,無法拍出好的建筑形象,直接影響工作的開展。
(2)拍攝部門沒有及時整理。目前一些單位從工程項目開工到竣工驗收、拍攝形成了大量的聲像資料,小的工程項目則有幾十張照片,大的工程項目則有幾百張照片、幾十盒錄像帶,然而拍攝部門往往不分時間前后,沒有任何地點、拍攝人等備注說明,僅注上工程名稱就將幾年積累下來的聲像資料移交檔案部門,給檔案部門的整理工作帶來了較大的難度。檔案人員因不了解這些資料的重要程度,難以進行篩選,無法進行整理、登記、分類、編目。還有一部分工程聲像資料由于保管上的疏失,已經造成了較大的破壞和損失,在二次利用上留下的后遺癥,有的甚至無法再加以利用。
(3)收集渠道不暢通。由于一部分的拍攝工作由專業部門完成,另一部分由設計者或施工單位人員完成,因而檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不容易掌握,加上從活動籌備至結束沒有相應的控制措施,致使這些聲像檔案的收集工作處于被動狀態,這些聲像檔案即便移交檔案部門,也是零零散散,缺乏完整性
2.2 管理難度大,保管條件差,聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。像我單位只是將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!
造成原因主要體現在保管的分散性和管理的不科學性。一是有的建筑單位在聲像檔案資料的形成和管理上各行其是,聲像檔案散存在各個科室,不能統一集中管理;二是一些建筑單位形成的聲像檔案不能及時歸檔,時間長久了,這些聲像檔案的原始信息模糊,造成整體上的不規范,也給日后查找帶來麻煩。
2.3 重大活動聲像檔案失控,流失嚴重
眾所周知,每次單位組織重大活動,或設計項目完工申報優秀設計時,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個設計所同時參與的大型活動,檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的,各自負責一塊工作,相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中,活動結束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作,也造成檔案材料流失;三是有關專業人員檔案意識不強,加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。
3 加強聲像檔案管理工作的措施
3.1 加強宣傳、提高意識
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取主管部門的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇,結合本單位中心工作,發揮檔案自身的宣傳教育作用。
3.2 加強管理,制定辦法,狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。檔案室將與有關部門配合出臺《聲像檔案管理辦法》;同時,各立檔單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案室移交;在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。
3.3 加強監督,分類指導,注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時,針對不同單位現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。
對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下功夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
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我國事業單位的檔案管理現狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了事業單位的發展，而且影響了事業單位在社會和經濟中起的作用。
1.1不平衡的重視程度
我國事業單位對檔案管理的重視度不高，不同的機構對檔案管理的重視程度不同，嚴重的時候，有些事業單位完全忽視了事業單位的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時間、需要的資金、人力、財力，而且不能起到很好的監督作用。目前來說，有些事業單位逐步將檔案管理作為本單位的工作計劃，而且安排了相應的人員去付諸實施，然而在實際工作中，檔案管理的機制還是存在很多問題的。
1.2較差的保管條件
由于檔案管理剛剛引起相關部門的重視，所以很多單位很難滿足事業單位管理體制統一、規范、整齊的要求。有的事業單位的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎設施不完善，檔案柜的編碼比較凌亂?？偟膩砜?，事業單位的檔案管理基礎設施存在很大的漏洞，嚴重損壞了部分檔案。
1.3薄弱的業務素質
為了更好的勝任檔案管理的相關工作，管理人員應該有較高的素質，才能完成這項技術性和政策性較強的工作。很多事業單位的檔案管理人員多是從其他部門調過來的，一般擔任好幾個職務，太多的工作使得他們迫于應付檔案的管理工作，對于檔案管理工作的穩定性和持續性起到了一定的阻礙作用。檔案管理人員的素質比較低，對于事業單位的檔案管理十分的不利。檔案管理水平的高低與文件歸檔的水平、文件的分類、文件的保管期限有著十分密切的聯系，較低的素質，使得檔案管理不能及時交底和不能按時歸檔的現象時有發生。很多檔案管理人員沒有責任性，應付檔案管理的工作，這種隨意應付的現象使得檔案管理受到了很大的阻礙。
2.檔案管理的創新
2.1健全制度
事業單位的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，事業單位檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束員工也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，事業單位中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。
2.2加強組織領導
各級行政事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系。各單位可結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。
2.3開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率
實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。
2.4增強檔案人員綜合素質
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（一）事業單位檔案現狀
現在我國已經重視了檔案事業，而現在很多事業單位也都建立起了自己的檔案室。這些檔案室也有了很多的專業人員進行管理。他們現在也吸取了很多檔案的優秀經驗，也將這些經驗運用到了現在的檔案管理之中，他們將現有的檔案編輯入庫。使其信息的管理。但在這些經驗吸取的同時，他們在運用時還是提存在一定的問題，他們沒有將檔案的關鍵詞和關鍵信息沒有錄入全面和充足。但現在的檔案管理之中，檔案管理人員是公務員，依仗自己是鐵飯碗，有恃無恐的玩手機，毫無檔案管理的責任和意識。這樣的一種狀況便是事業單位的檔案管理狀況。這種現狀需要有完善的管理機智和制度，才能將檔案事業做好。
（二）事業單位檔案
我國的檔案有很多種，它記錄了人或事。這些都是發展和歷史的見證。檔案是在紙上的記憶，檔案更是歷史的印記，它是人們承載文化的物體。檔案包括歸檔、分類和編碼等程序。而事業單位的檔案，則要更為細致的分類，因為這其中有很多的細碎的事件需要記錄，相當于一部簡易的地方史，這就要求檔案的記錄要詳實、精確。而且，事業單位檔案屬于紀實類文獻，對于真實性和精確度有極高的要求。所以，在事業單位的檔案中，也就有了另外一層含義，那就是從側面反映出這個單位的今昔發展，也能反映出這個單位的做事精神和態度。這才是事業單位檔案的內在價值，這才是事業單位擁有檔案的魂。
三、事業單位檔案問題
（一）事業單位檔案存在的問題
在我國建國后，隨著檔案的發展，我國的很多檔案都已經被收錄到了檔案館?？墒牵跈n案館之中，也會存在著一些管理和保管的問題。在保存上，在檔案室中的一些紙質檔案，由于年代久遠已經泛黃甚至墨跡褪色，這些檔案在保存的過程中存在一些紕漏，由于檔案室的環境沒有控制好，使得這個檔案更加得不到保存和維護。
（二）事業單位檔案的解決方法
在檔案的建立保存過程中，要增強檔案管理工作人員的工作能力和專業知識技能。其次，就是要建立健全檔案管理機制，形成專業人員，高素質管理和科學管理機制并存的局面，做到三位一體的高速管理運行模式。最后，運用電子科技，將所有不易保存的檔案全部錄入電腦，形成檔案數據庫。從而，進一步地解決在檔案中出現的的問題。
（三）事業單位檔案的問題的建議
我國的檔案有很多，但事業單位的檔案，多數是涉及到地方和人事調度。并且在這些事業單位中，有些情況下，也可能出現和涉及到機密檔案。這就要有一套嚴格的保密制度，必須要遵循，這就是在保密檔案中，所要做的工作。而在事業單位的保密檔案管理中，這種條例要求事業單位檔案管理人員熟知并嚴格遵守。
四、事業單位檔案的管理
（一）事業單位檔案的管理
在現今這個時代，事業單位眾多，檔案就更是復雜，那么在如此多的檔案保存過程中，檔案的管理就是極為重要的一環。這是對于檔案的一個極為負責的行為。在這項工作中，有著許多的環節作為保障。在檔案的管理中，這就是由科學合理的制度來保障的。這些制度多是借鑒西方的先進的管理經驗和管理制度進行的，在這些經驗傳播到中國后，我國的檔案管理人員根據我國的國情和保存檔案的狀況，進行了一個整體的調整和改變，從而形成了我們自己的檔案管理模式。而在事業單位的檔案管理時，這些工作人員更是要科學的遵照制度辦事，不得有重大的失誤。這樣，才能讓我國的事業單位的檔案管理，步入一個新的階段。
（二）事業單位檔案的創新
每一件事物的發展都有其規律，但發展到一定階段后，就要進行創新來維護這件事物的生命力，自古以來的這些事物都是這個規律。那么，檔案自然也不能排除在外，它也要經歷一個創新的過程，只有這樣檔案的管理才不會落后于這個時代，才不會出現混亂的局面，而導致檔案管理的退步。
（三）事業單位檔案管理的意義
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二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。
3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。
三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。
3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。
4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。
摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統的檔案管理辦法已經無法適應當今時代的發展。隨著信息技術的發展，利用計算機和網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高建設單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設單位檔案網絡化的基礎條件以及存在的問題，勾畫出建設單位檔案網絡化建設的架構，并列出建設單位檔案網絡化的必要條件所需措施。
關鍵詞：建設單位檔案管理網絡化
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消防檔案是公安消防單位的一項基礎性工作，作為重要的資料和文獻，記載著消防安全管理及單位的基本情況。對消防檔案的運用，可使公安消防監督機構和單位領導對本單位消防安全管理情況熟悉和掌握，并通過經驗的總結，和相關研究分析，及時發現新問題和新情況，并針對現狀，提出有針對性的防范措施。以不斷提高消防管理工作力度，為領導決策提供參考，同時使文物單位的安全防范能力得到增強。
（二）消防檔案能強化文物單位的消防安全意識
由于包含了和消防安全管理相關的內容，因此消防檔案具體體現了文物單位對消防安全責任制的落實情況，能使消防管理力度得到提高。文物單位通過狠抓落實、周密部署，可使全員工作的主動性和責任防范意識得到提高。進而將隱患管理、檢查和消防巡查工作進行落實，真正實現一種制度化和規范化的消防管理，將靜止的消防檔案向動態的消防管理手段轉化。
（三）消防檔案能考核文物單位消防安全管理力度
為了真正落實消防管理工作，消防檔案是每年必查的軟件材料，也是對消防安全工作進行評價的重要方式。盡管在消防管理中，一些單位已經做了大量的工作，但因為沒有及時歸檔，而對單位的業績造成了影響。特別是在發生火災時，認定法律責任的基本要素，就是原始的記錄和文件，這是界定責任人和事故責任的最好的佐證。
二、強化文物單位消防檔案管理的措施
（一）實現紙質檔案與電子檔案的銜接
隨著文物單位辦公自動化的不斷升級，作為公文流轉主體的電子文件，會逐漸將紙質文件取代。而隨之而來的問題是如何將龐大數目、繁多種類的課題進行歸檔，并進一步的開發和利用，做好紙質檔案與電子檔案的銜接。部門領導和檔案管理人員必須高度重視這個問題，并采取相應的解決措施。
（二）協調信息管理工作與消防檔案管理工作之間的關系
隨著日益普及的電腦網絡，文物單位已經實現了一種全新的現代化辦公方式。而電子文件的適時歸檔，會和信息部門的工作息息相關。所以未來的一種發展趨勢，是實現信息和檔案部門的合二為一，通過將二者有效銜接，達到一種良好的規模效益。未來文物單位將實現信息管理與檔案管理現代化的合體，通過日常維護單位內部局域網，并設計功能模塊，使電子文檔直接歸檔于檔案管理系統。其管理和操作工作，將直接由專業的檔案信息管理人員進行，以最終實現檔案管理的信息化。
（三）對電子文件歸檔管理權限和密級進行設置
可利用計算機網絡，完成電子文件的在線歸檔，這樣檔案部門可節省一定的人力和物力，對電子檔案進行記錄和保存。基層單位可通過計算機網絡，來實現和上級部門之間的數據傳輸與控制。并且通過加密的方式，檔案管理部門為一般使用者及各級檔案管理員設置權限，來歸檔電子文件，便于文物單位對檔案目錄的管理。
（四）實現消防檔案信息在線服務
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檔案檢索方式按照檢索方式可分為計算機檢索與手工檢索，其效率和檔案硬件設施有很大的聯系，而檢索效率依賴于檢索工具，隨著現代科技的發展，計算機是目前檢索速度最快的檢索工具，但還是有很多基層事業單位堅持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率，對多種檢索工具研發投入了很大人力物力，錯誤的認為檢索工具越多檢索速率就越快，但實際上并不是這樣的，檔案檢索效率在于檢索設備是否精益求精而不是數量的多少，而且檢索工具設置過于細密或者過于繁瑣，不但不能提高檔案檢索速度，還可能造成檔案重疊出現的情況發生，這樣既不方便檢索，還大大影響檔案檢索的速度，適得其反。
2.檔案利用率低、管理人員意識薄弱
盡管檔案管理對基層事業單位的發展改革具有很重要的作用，有利于基層事業單位回顧過去，學習從前有利于未來工作的開展，不管是經濟效益還是社會影響都能在無形中給事業單位帶來提高，但是長期以來許多基層事業單位并沒有有效地利用檔案中的資源信息，管理人員的意識也很薄弱，忽視了這方面的管理，也損失其中隱含的效益。
3.缺乏相關方面的人才
在社會主義市場經濟條件下，很多的工作人員缺乏耐心與激情，不能在一個崗位上工作很長時間，特別是那些平淡無奇的工作，因此現在基層事業單位的檔案管理工作缺少實踐經驗豐富的人員與想長時間從事這個方面工作的新人。由于很多剛進入基層事業單位檔案管理工作的工作人員的經常更換，直接對基層事業單位的檔案整理與記錄產生了不利的影響，在進行檔案管理工作交接的過程中，不能按規定對下一任進行明確的說明，使檔案管理工作變得很混亂，有時甚至丟失基層事業單位重要的檔案文件等。
二、基層事業單位檔案管理現代化的內涵及要求
基層事業單位檔案管理現代化主要是指檔案管理工作中以現代管理的科學理論、利用現代先進科學技術，以現代化的管理方法、模式作為保障，以先進科學技術和先進設備為媒介，改革傳統檔案管理方法，使傳統檔案管理體制適應新時期的發展，逐步實現檔案管理工作的自動化、信息化、高效化、系統化，使得檔案管理工作跟上時代進步的步伐，更加適應當今經濟社會發展的要求，滿足人們對檔案保管的需求。具體說來，檔案管理現代化主要包括以下幾個方面。
1.實現基層事業單位檔案管理的無紙化
21世紀是網絡技術迅速發展，信息大爆炸的時代。隨著計算機信息技術的不斷發展和普及，多樣化的文字的保存形式與日俱增，無紙化的信息儲存形式越來與深入人心，傳統儲存媒介大都是以紙質形式出現，無紙化檔案儲存技術的發展讓檔案管理更加地方便快捷，同時又能節約資源做到環境友好型的發展。
2.加強檔案管理的數字化、微縮化
隨著壓縮打包技術的不斷發展，縮微技術為檔案管理方式的創新提供了技術層面的支持，通過現在科技能夠把傳統檔案管理中的圖像和文字轉換為電子文檔，再通過縮微技術將其轉化為占用內存極小的電子文件。這樣既能壓縮檔案管理的成本，又能保證檔案的正確性，提高效率。傳統檔案管理中所占儲存空間大，檢索困難，而通過互聯網技術，不但能在計算機上對檔案進行智能化的檢索、使用，還能解決因為保管環境對檔案的損壞問題，延長保存年限。
3.促進檔案管理的市場化
基層事業單位檔案管理是記錄社會發展，歷史進程的關鍵手段。是一個服務當代、惠及后世的長遠大計，是十分珍貴的不可再生的信息資源獲取手段。我們應當促進檔案管理的市場化運作，這樣做不僅能夠提高普通大眾對于檔案管理的保護意識，進一步完善基層事業單位檔案管理的機制，還能進一步發掘檔案材料的價值，最大限度利用檔案的優勢。
三、現代化手段在基層事業單位檔案管理中的應用
如今，我國的事業單位通過轉型、重組、改革和完善進入了新一輪的大發展進程中，而現在我國事業單位的改革正處于關鍵時期，事業單位檔案管理在事業單位發展協調有序發展中起到了十分重要的作用，保障了事業單位高效運行。事業單位工作工作人員應與時俱進，提高認識，認清當前社會的發展模式。傳統的檔案管理工作在信息化的當今己經不適應當前社會經濟發展的形勢，檔案管理需要加快改革轉型，加速其智能化、專業化進程，不斷提高新時期事業單位檔案管理工作的規范化和現代化。
1.完善檔案檢索體系在檢索檔案時目錄起到了很大的作用
隨著當今科技的發展，目錄管理也發生了巨大的變化，我們可以開發專門的軟件對檔案目錄以及有關的分類標準，借助計算機，實現電腦自動對其進行匯總與統計。這樣既能方便文檔檢索，又能縮短檢索時間，提高工作效率。
2.在管理檔案庫房時應用計算機網絡技術
隨著計算機網絡技術的發展，基層事業單位在檔案管理方面建立了相應的管理系統，利用網絡技術對檔案進行實時監控，維護檔案管理的環境，嚴格控制庫房溫度、適度、防火防盜等，采用智能化手段對檔案庫房進行現代化管理，建立一套現代化標準的檔案庫房對應的管理體系，有效地保護檔案。
3.加強基層事業單位檔案業務的輔助工作
基層事業單位檔案業務工作流程包括收集、保存、整理、鑒定、運用、統計等。在基層事業單位檔案業務的整個流程中，產生了很多檔案信息，造成檔案管理工作繁瑣難，因此我們要加強基層事業單位業務的輔助工作，這樣既方便工作人員執行操作，又能及時將檔案存儲入庫，確保信息的實時性。
4.利用電子存儲技術促進基層事業單位檔案向無紙化發展
基層事業單位檔案的無紙化發展首先，應應利用現代科技建立系統完善的數據庫，使檔案管理更加的標準化、規范化。其次，對音像信息進行統一管理，加快存儲讀取的速度。再者就是加強授權管理，給基層事業單位檔案管理提供最大的便利。
5.建立并完善基層事業單位檔案管理的網絡體系
21世紀是網絡信息技術時代，基層事業單位應抓住機遇，促進由傳統紙質檔案保存模式向現代化管理模式轉型，跟上時代步伐，滿足工作需求?；鶎邮聵I單位應當根據發展導向，建立適當范圍的局域網，這樣既能有效地保護信息資源的管理，又能提高檔案資源的利用率，從而提高共享率，創造最大效益。
四、基層事業單位檔案管理中現代化手段問題及改進建議
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檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。
檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個
階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
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經濟全球化、社會信息化背景下，事業單位檔案管理工作也逐漸步入自動化、現代化階段，充分借助信息技術的優勢，提高檔案管理的效率與質量，同時隨著知識經濟時代來臨，知識管理又被廣泛分析，結合該方面，以知識管理為視角，具體分析因知識管理影響下事業單位檔案管理的諸多策略。
1.知識管理下事業單位檔案管理面臨的問題
首先，在知識管理下，檔案管理面臨著標準化、規范化程度偏低等問題，就事業單位檔案管理工作而言，其前提是基礎工作的標準化和規范化。然而，在當前的知識時代下，檔案管理的基礎工作卻并未體現出這一前提，檔案建設的形式各有不同、層次不一的情況非常明顯，這使得管理工作規范性、服務性、開發性以及共享性相對較差，無法適應知識時代下檔案信息資源共享的要求。其次，知識管理過程中事業單位檔案管理人員的素質提升成為重要問題，必須給予重視。檔案管理人員是實現檔案管理信息化的主導力量?，F階段，大部分各級各類檔案管理機構中的檔案工作者是檔案專業人員，雖然他們具備專業的檔案管理知識，但是卻缺乏知識時代下應當具備的信息素質，甚至有些檔案管理人員尚未適應網絡工作環境和計算機工作環境。
2.知識管理與檔案管理的關系
從知識管理的廣義定義上看，包括了社會知識管理，科學知識管理以及組織知識管理等幾方面，基于此，作為事業單位來說，知識管理在事業單位管理中備受重視，從檔案管理方面看，研究知識管理帶來的啟示也十分必要，在政府部門、以及事業單位中進行知識管理的案例不多，所以，有必要進行相應的簡明分析，也正是因為如此，兩者之間的關系變得更為微妙，事業單位的檔案知識管理有著特有的內容，在管理階段更應該從多角度分析，明確檔案管理的必要性，也要積極探討如何利用知識管理實現檔案管理的創新，以此推動檔案事業的進一步完善，提高檔案管理工作的實際效率。
3.知識管理對事業單位檔案工作的啟示
3.1樹立“大檔案”觀
從知識管理相關方面看必須要考慮知識工作本身的改進與提高。通常事業單位的檔案管理包括對社會實踐活動的記錄，但因傳統檔案管理模式的限定，常常局限于檔案顯性知識層面，再此范圍內往往只是簡單的歷史記錄，那么如何通過明確部分隱性知識，實現其顯性化、也實現檔案化，達到有效的存儲效果，這需要結合實踐，有效分析，也需要進一步樹立“大檔案”觀，事業單位檔案管理要放到重要位置，與市場環境因素等等相關的因素要有機結合，同時，也應該重視事業單位外部環境因素，明確在實際的檔案管理工作中不僅僅局限于檔案的收集與整理，還要實現動態的知識與信息化，這樣能夠推進事業單位檔案知識化管理效率，也能夠樹立健全的檔案管理模式，進一步分析，是為了構建事業單位檔案管理的新思想，改變傳統狹隘的觀念，按事業單位要求與知識的內容進行大檔案的外延。
3.2創新管理模式，提高檔案管理效率
相關的事業單位檔案部門，應該重視從知識管理內涵，通過明確檔案管理的利用體現，進一步找到最適合的檔案管理理念，從而不斷創新管理，尤其在知識管理的前提下，人才競爭變得越來越激烈。在這種多變的信息經濟下，檔案管理人員進行檔案管理時應該使用更多的措施進行檔案管理，創新檔案管理模式，進而提高檔案管理的效率。首先，應該建立健全檔案管理機制，同時建立一個與之對應的激勵制度，使得檔案管理人員的工作與其薪酬相對應，進而提高檔案管理人員工作的積極性；其次，檔案管理人員應該具有自主學習的能力，及時更新自己的管理水平和技術。檔案管理部門還應該針對檔案管理人員進行定期培訓，進而提高檔案管理人員的專業水平和技術能力；豐富自身的管理知識，提高檔案管理能力，更好的完成檔案管理工作；最后，知識管理下應該重視現代信息技術在檔案管理工作中的不斷引入和應用，檔案管理人員應該不斷的總結自己工作中出現的問題，進一步為利用者提供多方位的知識服務，也進一步實現知識的共享。
3.3重在知識的共享與創新
事業單位檔案管理基本核心是實行知識的共享與創新，這樣能夠提高單位的核心競爭力。同時也能充分體現出檔案資料作為事業單位知識的一種表現形式，在此過程中事業單位在實施檔案綜合管理與一體化管理階段，要有明確的方向，一方面要把檔案管理工作放在知識的有序上，包括事業單位各種檔案類型的知識分類，也要分析其中各種相互的聯系，同時，更要從知識庫中找出與其相關的知識利用者之間的溝通策略，這樣也為人們實現知識共享提供有效條件。另一方面，要明確檔案管理中蘊含的知識，努力把檔案中的知識運用到事業單位管理之中。
結束語
綜上所述，在知識管理時代背景下，我國事業單位檔案管理工作所面臨的發展形勢還是非常嚴峻的，提高事業單位檔案管理質量與效率，也顯得更加緊迫。事業單位檔案管理者應該積極借助知識管理理念與相關的優勢，轉變傳統管理觀念，切實落實檔案管理的各項要求和原則，如此才能夠在實現事業單位檔案管理現代化的同時，又能夠保障檔案管理等的規范化，使其更好的為社會服務。
參考文獻：
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1 事業單位檔案管理工作的現狀
事業單位中缺乏科學完善的檔案管理體系，檔案管理制度不夠規范，事業單位的檔案管理人員在進行工作時無據可循，檔案資料的收集范圍不夠明確，歸檔工作不能按照規定進行，保存管理等雜亂無章[1]，嚴重影響檔案管理的效率以及效果。有些事業單位即使有檔案管理制度，但是在實際工作中沒有有效落實，存在著很大的隨意性，執行力度不夠，檔案管理制度的權威性不強。
近年來，計算機網絡技術不斷發展與普及，計算機網絡技術的應用提高了人們的信息處理效率，已經被廣泛的應用到社會生產生活中。但是對于事業單位來講，計算機網絡技術沒有被科學合理的應用到檔案管理工作中，檔案管理依舊是人工操作，錯誤率比較高。同時，事業單位檔案管理的工作地點也比較簡陋，檔案室建設陳舊落后，辦公環境差，缺少檔案管理的保護措施，對于檔案的收集、整理、保管等工作是極為不利的。
檔案管理人員的素質能力是影響檔案管理效果的重要因素，但是很多事業單位對于檔案工作的專業性關注程度不足，檔案管理工作中，工作人員的專業性不強，一些工作人員甚至沒有接受到專業的教育培訓，對于檔案管理的知識了解不多。工作中存在著消極散漫，應付了事的現象，檔案管理的效率大為降低。同時檔案管理工作隊伍的穩定性不強，人員變動比較頻繁，使得當管理穩定性也受到極大的影響。
2 事業單位檔案管理工作優化措施
1、提高認識，健全檔案管理體系
事業單位的檔案管理工作要實現高效、科學的發展就需要有完善的檔案管理制度，這是事業單位檔案管理工作開展的前提和基礎。將檔案工作列入到領導議事日程和單位發展規劃、計劃管理及科技、教學管理中。檔案工作明確以一位單位的領導分管，及時解決檔案工作中的問題。建立與單位工作相適應的綜合檔案資料管理機構，是直屬的獨立職能部門。單位各種載體的檔案進行統一的管理，檔案管理機構需要發揮自己的監督指導作用，形成單位檔案管理網絡。文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入有關人員崗位責任制，納入有關工作程序并作為考核干部工作實績的內容之一。文件形成單位實行予立卷制度。制定文件材料的歸檔范圍。建立檔案的接收整理、修改補充、保管、 借閱、統計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度。[2]
2、使用現代化的檔案管理方式
當前科學技術快速發展，檔案管理工作的開展也需要積極使用現代化的信息技術，促進事業單位檔案管理工作效率的提升。現階段已經有很多事業單位對現代化、信息化的檔案管理方式提高了重視程度，并在積極的創建信息化的檔案管理模式。將計算機技術應用到事業單位的檔案管理工作中，實現現代化的發展。檔案管理工作的信息化管理，就是要實現人工到計算機操作的轉變，提高管理效率的提升。配備復印設備，使用計算機管理檔案，進行檢索、統計、數據對比分析等工作，采用縮微復制技術管理或保管檔案。積極開展多種形式的檔案信息咨詢服務。積極開展檔案的宣傳工作，配合單位中心工作舉辦展覽陳列等。
3、努力促進檔案管理人員水平的提升
檔案管理人員是檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質能力對于事業單位檔案管理的效果有著極為重要的影響。根據檔案管理工作實際需要，配備檔案專職人員，具有大專以上學識水平的人員占檔案管理人員總數的50%以上；其中至少有一名為檔案專業畢業。具有中級專業技術職務的人員占30%以上，其中至少有一名為高級專業技術職務；受過檔案專業培訓的人員達到90%以上。檔案管理人員在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。檔案人員做到熱情主動、及時提供檔案信息變被動為主動服務。
4、優化事業單位檔案室的建立
事業單位需要對檔案管理室進行優化建設，有適應工作需要的檔案專用庫房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標準的檔案裝具和必要的設備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應該從檔案室穿越，檔案室內不能設置消防栓。檔案室應避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發生火災。同時，還需要保證檔案室內的溫度、濕度以及通風。檔案庫房的溫度應該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%[3]，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進行調節。結束語：
檔案管理工作是事業單位管理工作中十分重要的組成部分，對于事業單位的未來發展有著極為重要的借鑒意義。事業單位需要提高對檔案管理工作的重視程度，完善檔案管理制度體系建設，使用現代化的檔案管理方式，提高檔案管理人員的水平，優化事業單位檔案室的建立，使事業單位的檔案管理工作有良好的環境和氛圍，促進檔案管理效率以及效果的順利實現。
參考文獻
