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文書檔案管理是一項機密性、原則性很強的工作，既要嚴格執行有關檔案方面的法律、法規，又要遵循文書檔案自身的工作特點和規律性。公司文書檔案管理工作的任務就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個體系，通過分類使之固定下來，為使用者提供方便。公司文書檔案是否完整和系統是衡量一個公司管理工作水平的重要標志，它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要。
一、目前公司文書檔案管理存在的問題與對策
（一）檔案分類方面
檔案分類的目的在于把同類的檔案集中在一起，便于保管和利用。檔案分類既要防止“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復和魚龍混雜。
1.檔案分類脫離實際憑空分類，人為地使檔案分類與檔案實際相分離。為不脫離實際，二級類目最簡單的方法就是按機構職能（結合問題）進行分類，如一個集團企業（包括黨群組織）有行政管理職能又有業務管理職能，在管理過程中形成的文件材料實際上都屬于文書檔案，那么它的分類應該為：1.文書檔案；1.1黨群行政，1.2業務。這里1.1黨群行政是按機構分類。1.2業務是結合問題分類，從分類的標準上雖然缺乏統一性（一個是機構、一個是問題），但按照檔案分類的習慣（機構結合問題分類）是可行的，把相關問題的檔案集中在一起，便于保管和利用。
2.檔案分類與檔案實體整理、編目、排列不一致。在日常檔案的整理和編目中，往往存在著檔案分類與檔案實際的整理、編目、排列不相一致的現象，究其原因主要是檔案分類不是實質性的分類，而是形式上的分類。要解決這個問題，檔案分類必須是“實類”而不應是“虛類”，同時在編目中還應強調和體現類的存在，否則就會失去分類的意義。如上所述的1 文書檔案；1.1 黨群行政，1.2 業務，在整理、編目和排列時就必須分開，黨群行政歸黨群行政，業務歸業務，不要分類是分開了，而實際編目和排列又不分開。既然有了類目，就必須按具體的類目去整理、編目和排列，因為分類的目的就是為了把他們區分開來，便于保管和利用，否則就沒有必要把他們區分開來。
3.“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復和混雜。檔案分類宜粗不宜細，過度細分檔案，反而容易造成類目條款對本企業業務涵蓋不全、不準，為檔案的整理帶來人為的麻煩，不利檔案的收、管、用。在具體操作時要注意：
（1）按機構設類與按問題設類時層次要少，標準要統一。
（2）在體例結構方面根據立檔單位的職能設置問題類目。取消機構類目，在同一問題類目中，按機構順序列舉歸檔范圍，如業務類下不分科室，按科室職能順序排列歸檔范圍條款即可。
（3）一級類目的設置同樣宜粗不宜細。如一般檔案的分類大綱（一級類目）可確定為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案、人事檔案（可按照本企業的特定職能進行增減）。如有必要細分，可在各自的一級類目下再設若干個二級類目。便于相對集中存放和查找。尤其是今后實施電子化的文書檔案管理時，要查找所需的檔案信息，只要有確切的檢索標識（而且還可以用模糊檢索），在瞬間就可以顯現出來，因此檔案分類方法將是一種粗線條的大綱式的模式。
（二）文書檔案人員自身理論水平和業務能力
目前文書檔案人員大多是非專業的，培訓機會很少，因此在檔案材料收集、檔案分類、材料整理上常會出現使用、查詢時的障礙問題。因此，提高文書檔案人員自身素質是非常重要的，而且隨著檔案利用群體及服務需求的與日俱增，必定要實施信息化、電子化的管理模式，這就需要不斷更新檔案管理方法與技術，因此對文書檔案人員的理論水平和業務能力等方面提出了更高要求。
對于秘密文件歸檔時，雖然內容不能流轉，但我們可將其文件目錄輸入微機，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全，又保證了上網文件的安全。文書檔案可以為公司改制方案的實施提供可靠的依據。實施公司現代化制度的改革，必須充分發揮好文書檔案信息的重要作用，特別是公司改制后，其產權性質發生了根本性的變化，人事制度也會發生相應的改變，這就需要依照法律和行政法規等等，進行有步驟地清產核資，清理債權債務、評估有形資產和無形資產，而這些內容必須有大量的檔案信息作為依據， 才能有效地進行企業的改造兼并資產重組。實現文書檔案的電子化、網絡化管理，有利于減輕工作人員勞動強度，縮短勞動時間，提高文書檔案管理的工作效率。將現代辦公技術與文書檔案管理相結合，是實現文書檔案規范化管理的重要途徑和發展方向。
二、加強公司文書檔案管理工作的建議
（一）公司對文書檔案的管理應該予以高度重視，促進企業文書檔案管理標準化、規范化在提高檔案管理水平的進程中，一方面，企業領導要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，企業檔案部門要加大對專業檔案業務知識的培訓，全方位提高文書檔案管理人員的綜合素質；另一方面，要加強企業內部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網絡技術，改進服務方式和手段，真正實現檔案管理的飛躍。公司領導要將檔案管理作為日常性工作來抓，對各分公司的文書檔案從不同層面開展檢查、評比，檢查中出現問題的及時糾正，有突出成績的予以表彰，充分發揮文書檔案管理人員的工作積極性和創造性，使其檔案管理的亮點及特色得到充分發揮。
（二）切實有效地提高文書檔案管理人員的素質公司有計劃地安排文書檔案管理人員到兄弟公司交流學習，對通過自學或考學等方式提高學歷的人員應給予支持和獎勵，使高素質文書檔案管理人才培養形成良性循環。
（三）加強電子文件管理和保護
文書檔案部門應分門別類整理組盤。對于內部文件，應以年度、組織機構、保管期限進行組盤：第一，按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二，將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找；對于外來紙質文件，應通過文秘部門處理，掃描成影像文件進入本單位局域網絡，其傳遞、批辦、督辦均在網上操作。文件則應嚴格按保密原則辦理。
（四）改善存放檔案的檔案室的條件
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一、工程建設檔案管理面臨的問題
石油開發中心成立時間晚，又經歷了跨躍式發展，產量逐年攀升，隊伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細化轉變，領導對檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據實際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說檔案管理工作是從零起步、從頭開始，成立之初面臨很多困難和問題：
1.重工程建設，輕檔案管理，檔案管理意識淡薄
石油開發中心成立以來一直保持著高速發展，為使工程項目盡快發揮效益，往往更注重工程的有形建設，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識相對淡薄，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務重等情況下，只重視建設項目的進度、質量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。
2.檔案歸檔不及時，質量存在缺陷
中心建設參建單位多，且工期長、人員變動大，因此各單位對建設過程中形成的資料也未及時收集和妥善保管，檔案管理與工程建設不能同步進行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒有檔案。這些現象導致工程檔案不能真實地反映現狀和不能發揮應有的依據及憑證作用，給日后的維護和利用帶來困難等問題。
3.檔案管理制度不健全
由于檔案室屬于起立時間較晚的部門，各項檔案管理規章制度幾乎為零，歸檔標準、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實用的約束機制，造成執行不到位，檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔。
4.重紙質文件歸檔，輕電子歸檔
一直以來，有個誤區檔案就是收集工程建設過程的紙制資料進行歸檔，沒有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現代化水平不高，紙質檔案與電子文件檔案未同步管理。
5.利用檔案意識差，檔案利用率低
往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問題也沒有單位或部門想到利用檔案。工程檔案信息未實現共享，未能發揮應有作用。
二、工程建設檔案管理措施
1.加強制度建設，規范檔案管理
沒有規矩，不成方圓。石油開發中心檔案室成立伊始，就把制度建設放在重中之重。根據國家及行業的有關法律、法規同，結合中心工程建設情況實際，從頭開始，完善制度，建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進行明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循。
2.實施同步跟蹤管理，做好過程控制
項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，才知道項目檔案還有整理要求，需要專業的項目檔案驗收，這時往往積累了很多工作需要處理，要做很多無用功。因此，為實現工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關，使其滲透于工程建設各階段、各環節中。
3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲和利用方式
開發一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準確、快速地進行數據審核、轉儲、查詢、統計等操作的檔案管理軟件。要加強電子檔案的管理,實現紙質檔案與電子檔案的同步管理，開發重要檔案全息數據庫，實現重要檔案的全息機檢，真正實現檔案資源共享,為工程建設管理服務。石油開發中心目前所有工程檔案已實現PDF與紙制文件同步歸檔，沒有對應電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過程也逐漸發揮了應有作用，節約人力，方便快捷。今后檔案管理也會更加重視電子檔案的作用，加強數字化、網絡化技術手段，實現檔案資源的存儲數字化，徹底改變存儲和利用方式，讓檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。
4.開發利用檔案信息，充分發揮檔案作用
做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開發利用檔案信息，而通過利用檔案體現檔案的作用反過來也會促進檔案管理工作。工程參建單位技術、施工人員對工程項目的管理、設計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。每當工程技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設中來，再服務于工程建設中去，促使檔案管理更上新臺階。
5.推行信息化集成系統，提升安全級別
檔案館的安全管理工作無外乎外部安全管理和內部安全管理兩個方面。外部安全管理主要包括：門、窗、空氣質量的安全管理工作，內部安全管理包括：工作環境（人身健康），庫房空氣質量（防塵、防蟲）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護等。石油開發中心檔案館注重硬件建設，建成一個具有庫房溫濕度數據監測、自動采集，新風、回風殺菌、過濾與控制系統，安全電視監控系統，出入口控制即門禁控制系統、用電安全監控系統，火災報警與消防聯動控制系統等多功能的信息化集成管理系統，實現了安全、高效、可靠、經濟、節能、環保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護、消防滅火、用電安全等管理過程中諸多無法解決的老大難問題，提高了管理效率，提升了庫藏檔案材料安全級別，降低了設備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環境。標志著檔案館管理模式向現代化、標準化、規范化、信息化、節能低碳集成管理模式發展。
6.加強隊伍建設，提高業務素質
要做到專職和專業。專職，是指檔案管理人員要單獨定崗定編定職能，上級部門要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個工作有較好的延續性；專業，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強的學科，涉及到法律、物理、化學等多門學科，決不是某些人認為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現出檔案管理的專業性。為此，要派具有較強專業知識的人員負責此項工作，做到高起點、嚴要求，以利于工程檔案管理的規范化和標準化。
同時要加強業務培訓，首先是檔案業務、工程專業基礎知識的培訓，使檔案管理人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展。其次對工程技術、參建單位人員進行檔案知識培訓，提高其業務素質和專業技能，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，督促相關人員嚴格按標準執行。
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1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足
就目前而言，我國很多的現代企業都沒有重視起自身企業的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關資料信息。此外，由于很多企業的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業務資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現人員流動現象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業生產業務遭受到嚴重損失。
1.2 辦公室檔案管理人員專業素質不高
當下我國雖然已經有一部分的企業開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發揮出應有價值，而造成這種現象的主要原因就是因為相關檔案管理人員的專業素質和業務水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結構和檔案管理素質存在嚴重缺失上有著顯著體現。一方面，檔案如果發生不合理的分類結構，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴重浪費，從而讓檔案管理的在現代企業中的真正價值很難得以體現。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應的檔案管理基礎理論知識，因此也就致使相關管理人員沒能正確的認識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態度存在嚴重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。
1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障
由于當下很到現代企業都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個數據信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現象的發生。而另一方面，企業沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴重忽視，此外又因為相關檔案管理工作人員素質較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現象的發生，從而也就造成企業經濟遭受到嚴重損失[3]。另外，很多企業由于缺乏相應的網絡安全意識，這就造成計算機檔案管理中，存在非常嚴重的安全隱患問題。
1.4 辦公室檔案管理缺乏相應的信息化辦公手段
雖然當下很多企業管理制度都開始對傳統的紙張辦公方法進行了轉變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運用，但是企業在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業檔案都沒有實現信息化，對企業中各個部門的運用和查詢造成了非常大的困擾，嚴重阻礙了企業的發展，同時也在很大程度上促使企業的工作效率被降低了很多。
2 提升辦公室檔案管理工作效率相應對策
2.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度
如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發揮，就需要對辦公室檔案管理機制進行及時建立和完善。不過在對辦公室檔案管理機制建立和完善之前，最為重要的還是應該讓企業內部人員對辦公室檔案管理工作的認識程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對檔案管理的認識程度得到加強，定期組織培訓，向相關檔案管理人員傳輸相應的檔案管理知識的同時，重點講解檔案管理的重要性。其次，要將獎懲制度及時的建立起來，通過這種制度來約束相關大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認真的認識到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業從上至下逐漸形成一個統一的檔案管理認識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。
2.2 對檔案管理人員的專業性進行提升
首先，企業應該重視起對相關檔案管理人員的培訓工作，定期的舉行相關的檔案管理基礎知識的培訓工作，針對不同程度的人員要有針對性的實施培訓，對在職的老員工，應該以轉化其傳統檔案管理基礎知識為主，來對其進行相應的培訓，如：教導這些管理人員如何使用電腦來進行信息化管理等[5]。其次，針對一些較年輕的或剛剛入職的檔案管理人員，則應該以檔案管理基礎理論知識為主，重點傳授他們專業性的知識，可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓，促使他們能夠在最短的時間內掌握相應的管理知識。只有這樣才能讓企業中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業水平，始終迎合當下市場經濟化需求，為企業發展帶來有效推動作用。
2.3 增強辦公室檔案管理的安全性
辦公室檔案管理對現代企業來說有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現。首先將相應的保密制度建立起來，以此來對相關的檔案管理人員進行約束，一經發現泄密者，要嚴格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業應該積極額普及計算機知識和網絡安全知識，讓每一個工作人員都能夠認識到網絡安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網絡安全工作的安全管理力度。
2.4 運用集成化信息管理體系
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檔案是高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校檔案管理成為當前高校檔案管理者需要不斷探索的重要議題。本文作者結合工作實際，從以下幾個方面分析如何做好高校檔案管理工作。
一、建立完善的高校檔案管理網絡，為檔案管理工作提供組織保障
檔案資料是高校的重要資源，它詳實地反映了一所高校的整個發展歷程，并以多種不同的形式真實而客觀的記載著學校教學及管理過程中的每一個環節，它是每一個教職員工及學生勞動智慧和經驗的結晶，是認識和把握高校發展客觀規律的重要依據，是學校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍極為廣泛，必須引起廣大教職工的重視，只有在思想上統一認識，才能增強大家的檔案意識，使大家在各自的崗位上都對檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案工作。向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽，以提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。
要加強對檔案工作的集中統一管理，從組織上保證檔案工作的順利開展，從而實現高校檔案的齊全、完整與規范。遵循“統―領導、統一制度、分級管理”的原則，成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。由高校副校長分管檔案工作，成立檔案室，設立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財務部門、教務處等相關業務部門設置兼職或專職檔案員，形成全校的檔案管理網絡，將檔案管理工作滲透到高校的每個單位和各個環節之中。同時，要明確每個人的職能與職責，明確分工，使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。讓高校每個人都參與進來，通過全員全方位收集相關檔案信息，倡導全體師生支持學校，積極提供有記錄價值的檔案信息，并努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內容豐富充實起來。
二、強化高校檔案管理信息化，為高校檔案管理提供技術支撐
隨著社會科技的進步，信息化建設是當前高校檔案管理工作的客觀要求，也是高校檔案工作服務創新和管理創新的重要標志。推進高校檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設，成為各大高校檔案管理工作發展的重要方向，也是高校檔案管理工作取得重要進展的突破口。高校檔案的管理工作繁雜，勞動強度大，重復勞動多。將信息技術與高校檔案管理有機結合，可以讓高校檔案管理工作走上良性發展的軌道。利用現代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現代化的管理。同時，利用信息化手段將檔案信息及時傳遞至高校各級領導、各教研室和相關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
高校要強化資金投入，完善檔案管理的硬件設施。高校要將數字光纖技術、芯片技術、網絡與監控技術等有效地用于高校檔案信息存儲、歸檔、保管、開發及利用等各工作環節，提高高校檔案信息的存儲能力、傳播速度，實現高校檔案管理效果最優化，充分發揮檔案信息的社會經濟效益。檔案管理工作要從單機管理發展到網絡管理，從案卷、文件目錄管理發展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發展到“文檔一體化”管理，努力實現“無紙檔案”與“紙質檔案”相結合，進一步提升其信息化建設步伐。
三、完善檔案管理規章制度，使檔案管理制度化、標準化、規范化
沒有一個嚴格的規章制度，難以保證高校檔案管理工作的順利進行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為指導，依據《高等學校檔案管理辦法》的有關要求，根據學校的特點，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細則，這是做好學校檔案工作的基礎和保證。抓好檔案管理制度建設，實現高校檔案工作的規范化。從高校檔案管理工作的實際出發，制定一系列檔案管理細則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲藏保管、開發利用、保密、庫房管理等多項制度，確保高校的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規范化、制度化，并根據形勢發展的需要不斷健全和完善。在制定高校檔案管理工作規章制度和相應的配套考核制度的同時，要把檔案工作任務分解落實到人，明確相關人員的崗位職責。
四、加強檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員專業技能和素質
提高檔案管理人員素質，是推動高校檔案事業發展的關鍵。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員。檔案管理人員業務素質水平直接影響到檔案工作的質量，為使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質。要盡快在高校檔案管理隊伍中普及現代化的檔案管理知識，改善現有知識結構，新思想、新知識、新技術的培養要進一步加強。要通過多種形式與途徑，提高檔案管理工作者的綜合素質。健全檔案管理工作隊伍，設立專兼職相結合的檔案管理工作組。培養一批具有文化專業知識、專業技術、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續與穩定。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓。按照“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的要求，分階段、有步驟、有計劃、分層次地對檔案管理者進行業務培訓，不斷提高檔案管理者的業務素質，使個人的知識結構和業務水平能夠適應高校檔案建設和發展的需要。檔案管理者自身也要努力學習，開拓眼界，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案管理工作。高校檔案工作者要有高度的政治責任感，要有較高的政策水平，要有嚴格的保密意識。在職業道德素質上，要求檔案工作人員忠于職守，敬業愛崗，熱情服務；默默奉獻，不計名利，耐得住寂寞清貧，甘為人梯；嚴謹務實，認真負責；服從全局，團結協作。
五、充分利用檔案信息資源，積極主動的為高校提供檔案服務
高校檔案是高校教職工勞動智慧的結晶，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發檔案信息資源、更好地提供給工作者利用，為高校發的發展服務。高校檔案部門要突出服務這條主線，積極進行檔案利用工作的探索，圍繞高校的中心工作，做好檔案服務工作。檔案管理人員要應主動了解用戶對各類檔案信息的需求。及時了解學校在不同時期和階段的教學、科研的情況，積極主動地深入各教學和行政部門，走訪相關領導與工作人員，有意識地有目地觀察和了解學校各項工作的長遠規劃和近期目標。對學校的工作安排心中有數，了解學校教學、科研、基建等工作環節和活動過程的規律和特點。認真分析掌握這些工作對檔案的需求，同時，根據本校檔案利用情況，分析其利用規律，積極主動地為學校各項工作提供檔案服務。
檔案管理人員要有超前的服務意識，變被動服務為主動服務。通過館藏檔案資料主動、及時、多元化的為學校的各部門提供檔案服務，對于一些難查資料通過點滴線索擴大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進其工作效率的提高。在服務方式上，要充分應用現代信息技術，廣泛利用互聯網、光盤數據庫、聯機檢索等現代信息技術手段，既要充分利用館藏檔案文獻資料，又要營造現代化的信息傳播與交流環境，不斷拓寬信息服務和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務的形式，改進服務的手段，努力提供優質、高效的服務，主動的把檔案工作重點與高校中心工作結合起來，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校的教學與科研服務。
參考文獻：
[1]安愛君.如何管理“紙質檔案”和“電子檔案”.河北科技圖苑，2008.
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一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢項目的設計或客戶前來咨詢規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點。
二、強化檔案管理職能作用的發揮
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對企業安全生產、經營管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
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文書檔案是事業單位的一種重要信息資源，直接影響到事業單位的重要決策，因此我們應給予其高度重視。首先，文書檔案是一種重要的信息憑證。我們知道一般文獻內容具有主觀性，而文書檔案不同于一般文獻，它是對員工個人信息和事業單位工作的真實記載，具有強烈的客觀性，法律作用十分明顯。其次，文書檔案彌補了國家檔案的不足。事業單位的文書檔案是國家檔案的重要組成部分，由于一些國家檔案信息并不詳細，此時事業單位的文書檔案信息便很好的彌補了這一缺陷。最后，為社會提供信息服務。事業單位的文書檔案信息較全面地記載了事業單位的各方面信息，能夠較好的為我國社會主義市場經濟的發展提供信息服務。
三、當前文書檔案管理工作中存在的問題
1.對文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現其成績，因此使單位領導不大愿意投入更多和關注，“重技術、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時往往不太配合和協作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的開展。
2.文書檔案管理不夠規范。主要表現為檔號不規范、案卷標題不規范、大部分案卷缺少卷內目錄、組卷混亂現象比較嚴重等情況。
3.文書檔案管理人員專業能力偏低。目前，單位雖然有了穩定而發展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。
四、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施
1.加強文書檔案管理人員專業素質的提高
文書檔案人員的專業素質是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務，讓他們參加各種培訓學習，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識，學習新技術，學習檔案管理的新方法，更新觀念，使專業知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。
2.文書規范管理是做好檔案管理工作的基礎
公文的種類、格式、處理程序是否規范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動化迅速發展的今天，這種關系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書工作與檔案管理有機地聯系起來。
3.進一步完善文書檔案管理制度
檔案制度的健全與否關系著文書檔案管理工作的發展，健全的檔案管理制度是醫院開展文書檔案管理工作的準則和保證。既要根據形勢發展的需要，對已經過時的制度規范進行修訂，又要盡快制定補充原來欠缺的檔案管理制度。
4.加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設
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面對公司改革、改制，從檔案管理學的角度應正確面對以下幾個問題。
1 檔案管理思路的改變
公司檔案管理的總思路，是一個公司隨著社會的進步，經過工作實踐和長期積累凝聚與發展而逐漸形成的，它是屬于精神層次的東西，既有對公司歷史淵源的沿襲，又有對公司發展的沿續，是歷史價值與時代價值的雙重反映和體現。因此，公司檔案管理的思路是一個公司的追求和內在靈魂的體現。
公司管理體制的改革，伴隨著經營活動的內容也發生了很大的變化。改制后，塑造和培育合格的市場競爭主體和企業法人主體，實行產權重組、政企分開，法人治理結構，建立董事會制度。從而建立市場經濟運行機制，檔案工作者也必須學習和了解公司化改制的基本內容。隨著公司的不斷發展，檔案的收集面也越來越廣，內容也越來越豐富，檔案人員要改變原有的管理思路和方法，與時俱進，不斷加強業務知識的學習，提高自己的業務水平，以適應新的企業發展需要，提升自身的綜合能力。
2 檔案管理體系的改變
公司的檔案部門是在改革、改制之前就已經形成的，既具行政管理職責，又有業務管理特色的一級機構。而公司檔案管理是一個相對封閉和完整的管理體系，并以一定的規則維持著一種相對固定的模式，這種長期固化了的管理體系，往往與原公司的價值追求、利益關系緊緊聯系在一起，保持著自身相對的平衡狀態，如果公司不存在改革、改制的需要，這種平衡狀態也許很難被打破。
公司改革、改制后，檔案管理發生了重大的變化，更應履行自己的職責：
①開展檔案工作的調研，摸清檔案形成的內容。
②針對改制后檔案工作中出現的新情況、新問題，加強對檔案工作者的教育培訓，進一步開展檔案學理論的研究，使之指導我們的實踐。
③制訂出相關檔案管理標準和管理流程。
④在充分尊重企業自和檔案管理特點的基礎上，加強對企業檔案的工作的法律監控，依法規范企業各種檔案事務行為，更好地發揮檔案的作用，為企業多提供政策服務和業務服務，形成與社會主義市場經濟體制相配套的宏觀的企業檔案管理機制和運行機制。
3 檔案管理主體地位的改變
公司改革、改制后，公司檔案管理的主體，即公司檔案管理者的地位將會發生這樣或那樣的改變，這是不可避免的。無論是公司還是檔案管理主體本身如果不能以足夠的重視對待這種改變，其所帶來的不良后果，有時是后續工作所無法彌補和挽回的。在以往一些公司的改革改制過程中，就有部分公司領導對檔案管理工作的理解和重視程度不夠，致使檔案工作人員變動大，造成檔案工作交接不清，檔案散失等的事件發生，如：有些公司的協議、合同丟失等，非常不利于公司以后的發展。 因此，要樹立“兩個理念”，把握“三個問題”，與時俱進，求實創新，做好公司的檔案工作。“兩個理念”一是效率效益理念，用效率效益理念來指導和衡量檔案工作，實現檔案價值功能的最大化和檢索利用便捷化。結合上海市藥材有限公司的特點，經營檔案是該公司的一大特色，重點加強經營活動檔案的收集歸案。二是服務理念。樹立檔案為經營和各項工作服務的思想，變被動等待為積極主動地為經營和生產提供服務。把握“三個性”一是把握歸檔的時效性。及時跟蹤檔案產生全過程。二是把握檔案資料的完整性。在歸案工作中要掌握重點檔案的收集，確保檔案的齊全。三是把握工作的主動性。檔案人員要做有心人，平時注意關心公司發生的重大事件和重要活動，主動收集相關檔案，求真務實扎實做好檔案管理工作。充分實現檔案人的價值，提高檔案工作對公司的貢獻度。而從另一方面來講，作為檔案管理主體也應正確面對改革、改制帶來的各種變化，調整管理體系和工作方法，努力適應改革和改制的新發展需要。
4 對檔案資源的重新整合
公司改革、改制的目的在于更加適應社會主義市場經濟的發展，以求公司自身價值和所創社會價值的最大化，改制后的公司檔案工作要最大限度的服務于公司發展的新目標，對檔案資源的收集和館藏結構方面也應做必要的和相應的調整，以充分發揮檔案優勢，方便開發和利用。如果死守過去的模式不變，勢必給新情況下的檔案利用、開發帶來諸多不便和不利。公司改革、改制后，檔案工作者要迅速適應新的公司形式，變換思考問題的角度，把新知識、新觀念和新鮮的氣息帶到公司檔案工作中，深層次開發和挖掘檔案信息資源的價值，為公司檔案事業的發展開辟新的空間。
①應該特別重視檔案工作的服務特性，在提供利用上下功夫。根據檔案工作自身的性質和發展要求，努力做到檔案工作在服務中求創新。檔案工作的服務性是檔案工作賴以存在和發展的條件，檔案服務是檔案工作的重心，檔案工作通過服務才能發揮其應有的作用。檔案服務創新是檔案工作持續發展的根本動力，要堅持創新和創造性地開展檔案工作，檔案工作才能達到有高度、有特色。
②要注意利用和發揮協作的優勢。現代社會，協同學理論為我們發展各項事業提供了理論的支持。公司改革、改制后，檔案工作要尋求新的發展點，可以考慮與本單位有關部門合作，乃至引入社會力量和資金共同開發、挖掘檔案信息資源，充分發揮檔案工作人員和各專業技術人員在各個領域方面的優勢，這樣既能解決檔案部門人員、經費不足的狀況，又能解決檔案開發利用和深層次挖掘與各方面需求的矛盾。同時，通過合作，密切了檔案工作與公司其他部門乃至社會各方面的關系，為以后檔案工作的發展提供有利契機，使公司檔案工作更好地貼近公司、貼近社會、貼近服務對象。
③要學會把“產品”的理念引入檔案管理。公司檔案工作在新的形勢下，應該用新的思維、新的視角來看待，把開發和利用及檔案編研成果當作“產品”來生產不失為一種好的做法。檔案是公司文化的一部分，是一種特殊的公司文化產品。因此，對于在不同公司的不同部門，檔案的開發和利用是有不同的特色和作用的，檔案工作者要在深層次開發和挖掘檔案信息的價值上多下功夫、多做文章，要力爭多出“好產品”，多出“龍頭產品”，為公司經營發展提供服務，有作為才能有地位，以此樹立和不斷提高檔案工作在新型公司中的地位。
④隨著公司信息化建設進程的加快，要求公司檔案工作不斷接受知識、更新觀念，跟上信息化發展進程的步伐。要重視檔案工作與辦公自動化（OA）、管理信息系統（ MIS）、客戶關系管理（ CRM）、供應鏈管理（SCM）、公司資源計劃（ERP）等的結合點，并考慮如何為其提供相應的檔案信息方面的服務。
現代社會，信息化的意義和價值已被越來越多的公司認識和重視，公司正是通過信息技術的廣泛應用，加快公司信息化進程，以推進經濟結構優化升級，升華公司的競爭能力。公司檔案部門要相應地逐步推進公司檔案信息化的建設。公司檔案信息化是檔案信息化和公司信息化的一個重要內容，是指運用計算機技術、網絡技術、信息技術對公司檔案工作進行改造，重建公司檔案工作的館藏結構、業務流程、動作模式和管理理論。
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四川綿竹產酒的歷史悠久，從現有的文獻記載和考古發掘來看，其釀酒史可以追溯到4000多年前，劍南春的歷史也有2000多年。
對于這樣一個有著悠久歷史和豐富文化內涵的企業，其歷史和文化資源的積累、開發與利用具有得天獨厚的條件和優勢。作為一個在國內外都很知名的企業，當然不會錯過這個機會。劍南春公司是如何挖掘檔案文獻資源，為企業文化建設服務的？何天正先生娓娓地向記者道來。
四川綿竹釀酒史最早見諸唐代文獻。唐代李肇著《國史補》，對唐代正史以外的歷史進行補記。書中，特別提到當時一些著名的好酒，“劍南之燒春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面諭群臣，要他們把劍南燒春是否上貢的問題，當做一樁國家大事來討論。從盛唐至民國，在2000多年的時間里，綿竹的釀酒歷史綿延不絕，佳話不斷。
1958年，劍南春酒廠（當時稱做四川綿竹縣地方國營酒廠）的師傅，在傳統釀酒工藝的基礎上進行改進、創新，釀造出一種“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，經四川大學龐教授考證，訂名為“劍南春”，“劍南春”正式呱呱墜地。由于劍南春出色的品質，劍南春一步步地，從川西一隅，風行于海內外，為識者和飲者稱道。
近年來的考古發掘再次佐證了綿竹悠久的釀酒歷史。2003～2004年，有關專家對四川劍南春酒坊遺址“天益老號”進行考古勘探、發掘，清理出一大批白酒釀造工藝遺跡，該老窖窖池群落規模大，設施完備，是我國古代釀酒工藝和城市考古的一次重要發現，因而被評為2004年“全國十大考古發現”之一。其中有一塊南北朝時期永明五年（公元488年）的紀念磚，證明天益老號酒坊可以上溯到唐朝以前。
從檔案的角度看，這些文物資料也是實物檔案。利用文物、文獻、檔案等資源，劍南春公司開辟了頗有規模的“酒史展覽廳”、“劍南春榮譽展覽室”、“劍南春及其系列產品展覽室”、“館藏照片檔案展覽室”等展覽，起到了教育職工、感染來者、宣傳企業的良好作用。
在電視、平面媒體、車站等地方，“唐時宮廷酒，盛世劍南春”的廣告為世人熟知，“這樣的廣告詞，讀起來朗朗上口，記得住，對市場推廣、消費者的認知起到了很大作用，是對企業文化進行提煉和升華的結果，是產品宣傳和企業文化緊密結合的一個佳作。”何天正告訴記者。
賦予檔案部門掌控公司檔案事務的權威地位
劍南春集團注重對企業檔案文獻資源的開發與利用，并取得豐碩的成果，來源于公司對企業檔案信息工作的清晰認識和準確定位：“檔案是企業寶貴的精神和物質財富，企業檔案信息工作不僅是企業科學管理的重要基礎，而且是體現企業科學管理水平的重要標志。”
在劍南春公司，檔案信息中心代表公司行使檔案方面的權力，擔負檔案信息儲存、利用和檔案行政管理、監督的雙重職能。檔案管理部門一方面對公司檔案實體進行管理，一方面對整個公司的檔案業務進行控制，被真正地賦予權威的地位。何天正非常明確地說：“在劍南春公司，檔案信息中心是公司有權威的一個系統，不是一個冷僻的部門。”
除純粹的檔案業務外，劍南春公司還發揮檔案工作和檔案人員在信息收集、處理方面的比較優勢，賦予檔案信息中心承擔公司的情報職能。檔案信息中心工作人員從網絡上、報刊上收集、整理與公司生產、經營活動相關的信息，為公司領導提供重要的經濟信息、經濟情報，便于領導決策和各項管理工作利用參考。
2002年，按照國家一級檔案庫房建筑標準，公司對原總裁辦公大樓進行改建，裝飾一新、功能齊全的劍南春檔案信息中心大樓被交付使用，劍南春公司的檔案工作邁上了一個新的臺階。
檔案部門權威地位的樹立，檔案業務和情報業務的積極開展，使劍南春公司獲益良多。近年來，檔案信息中心獲取有價值的信息近十萬條，3000多萬字，為公司的科學決策做出了巨大貢獻。2003年，按照中央和地方精神，劍南春公司依法規范，成功地從國有企業改制為股權多元化的民營企業，檔案信息工作發揮了絕對重要的作用。在近兩年的改制工作中，幾乎查閱了公司館藏的全部檔案，很多重要檔案還是多次查閱。公司董事長喬天明深有感觸地說：“如果沒有規范標準的企業檔案信息工作，我們的改制工作絕對不可能這么快、這么順利地完成。”
面對公司股權多元化和企業迅速擴張的需要，何天正代表公司對企業檔案信息工作提出更高的要求：“進一步抓住收集面，提高分析、整理、提煉信息的素質。同時，強化對公司全部檔案工作的控制能力，提高管理水平。”
回饋社會，支持檔案事業
劍南春公司的檔案工作在為企業的生產和經營活動提供服務的同時，也獲得了社會的關注和認同。1996年被評為全國首家“企業檔案工作目標管理國家一級”，1999年榮獲“全國檔案工作優秀集體”，2003年再次獲得“全國檔案工作優秀集體”。1999年，公司檔案信息中心主任趙志英與其他代表還受到同志的接見。
上個世紀90年代以來，一批又一批的檔案同行到劍南春公司學習、參觀，國家和地方的一些重要的檔案工作會議也選擇在此召開，海峽兩岸檔案縮微技術交流考察團、日本企業史料協議會也到劍南春公司進行交流。劍南春公司的檔案管理經驗被觀摩、學習、借鑒，被社會和世界認識。
而劍南春公司支持檔案等社會公益事業，則表現和表達了一個民族企業回報社會的高度責任感和負責精神。
1999年，劍南春公司與中國檔案報社聯合舉辦“建國五十周年劍南春杯檔案工作知識競賽活動”，涉及全國三十多個省、市、區的檔案工作者；2001年，《中國檔案》雜志創刊50周年紀念活動，得到劍南春公司的協助與支持；2002年，為紀念《檔案法》頒布十五周年，劍南春公司與國家檔案局聯合舉辦了“劍南春杯”全國檔案法制知識競賽活動，全國有10萬多人參加；中國人民大學檔案學院“中國首屆檔案學博士論壇”也得到劍南春公司的大力協助……
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面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。
3煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題
由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。
4外國投資企業、出資參股企業的檔案管理問題
*（集團）公司引進外資、對外投資，合作項目不斷擴大，范圍涉及文化事業、煤炭資源、電力、建材、醫療衛生、高科技產品開發等多個領域，形成了跨地區、跨行業的以煤炭為主業、多種產業并存的大企業集團。隨之而來，集團公司的檔案管理門類、檔案全宗，也將體現多載體、多專業行業。如與美國合資建設的2×135MW綜合利用熱電廠，檔案分類就要按照電力行業的分類方案進行整理。檔案門類的新構成，檔案分類規則的不同，事實上已形成了煤礦企業檔案管理的“一企兩制”。即：按照國家電力行業分類大綱整理電廠檔案。這就要求我們學習、掌握電力行業的分類方案，使檔案管理工作更加適應電廠的生產建設。又如*四礦與泰國萬浦集團合資組建的中泰公司，在組建過程中，簽定了一系列的中、英、泰三種文字對照的合同、協議、章程等，檔案工作者應及時收集整理好這些資料。中泰公司成立后，泰方委派專人入駐公司，公司的生產經營狀況均受泰方監管，在今后的生產經營過程中，這些資料都是雙方友好合作的前提和基礎。再如，出資參股豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目，由于*不是控股方，檔案管理就以合作方為主要管理部門，作為參股方面的檔案管理人員應積極與對方溝通，及時收集有關生產經營方面的檔案資料，確保集團公司投資的根本利益。以往國有企業占主導地位，現在煤炭企業實施戰略重組，與外資企業、其他行業企業合作，建立了控股參股、投資主體多元化的股份公司，其結果必將決定著公司的檔案所有制（檔案的有形資產和無形資產）形式的多元化，即從以往獨有的國有企業檔案，逐步新增了國有企業與其他行業企業、外國企業合資的聯營經濟檔案、國有控股經濟檔案、參股經濟檔案等門類。檔案所有制發生的改變，客觀上決定著檔案工作性質發生的變化。比如：檔案部門在改制后的隸屬關系、檔案的形成和歸檔、檔案的科學管理、檔案信息資源開發、改制前后企業檔案管理的新舊銜接、檔案人員專業素質的再培訓等。
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雖然我國的城市化進程加快，建筑行業發展迅猛，但是，我國的建筑施工企業科技檔案意識相對薄弱，與之有關的機構部門，以及與之相關的管理人員的檔案觀念薄弱，歸檔意識很低。我們知道建筑施工企業科技檔案直接反映在我國建筑中的工程活動以及工程建筑項目的全部技術含量。相關的收集和歸檔人員的檔案意識薄弱，使我國的項目負責人以及工程技術人員不能對工程的技術、質量、進度以及所產生的經濟效益都及其重視，但是因為對工程中產生的資料、檔案的不重視，使其散失，不能做到及時的整理改正。這樣就可能造成技術壟斷，一些先進的技術就不能得到推廣，使我國的建筑施工技術不能得到更快的發展。
1.2我國缺少高質量的檔案人員
由于我國對建筑施工企業科技檔案的收集與歸檔不重視等客觀環境的局限，我國對檔案人員的培訓力度不夠，致使我國缺少高質量的檔案人員。而且就我國的建筑施工企業科技檔案的收集與歸檔的工作繁瑣，并且對其不重視，一般情況下不會特定的設定檔案的管理人員對其進行收集與整理，而是讓一些缺乏管理檔案經驗與技術的工程人員兼職完成，這樣就使其整理出來的檔案不夠全面，不夠詳細，使其檔案中的建筑機構的經貿活動、工程建筑項目的技術含量不能詳細的體現，失去了根據檔案改進建筑方案，推廣建筑方案的價值。
1.3我國的建筑施工企業科技檔案管理制度不健全
我國沒有制定健全的對建筑施工企業科技檔案的管理制度，我國檔案管理缺少對建筑施工企業科技檔案的管理方法，只能通過一些網絡、電話、短信對其施工單位進行索要整理，進而進行歸檔，這樣不能高效的對建筑機構的經貿活動、工程建筑項目的技術問題整理記錄，這樣時間間斷的記錄，使其不能體現檔案記錄的連續性。而且，由于沒有建立與完善建筑施工企業科技檔案管理制度，缺少收集和歸檔方法，使檔案的收集與歸檔無章可循，使其檔案的收集、整理、歸檔工作難以展開。
2.應該如何做好建筑施工企業科技檔案的收集與歸檔的工作
2.1加強對檔案收集與歸檔重要性的宣傳
要想做好建筑施工企業科技檔案的收集與歸檔工作，就必須要強化各個員工對于這方面的意識。也就是說，要在企業中加強對檔案收集與歸檔重要性的宣傳。在企業中，應該設立相關的部門，對于如何宣傳檔案收集與歸檔做好詳細的計劃，系統、明確地向企業員工展示檔案收集與歸檔的重要性。這樣做可以加強員工對于自身的約束，更好的配合公司做好檔案的收集工作，在借出檔案后做到及時地歸還。宣傳力度對于一項工作的成功與否有著很大的影響，所以建筑施工企業一定不能忽視宣傳的重要性，要把檔案的收集與歸檔的重要性及時的對員工做好宣傳。
2.2確定相應的檔案管理人員并且進行定期培訓提高其專業素質
建筑施工企業的檔案完整性對于整個公司資料的安全和公司的利益相當的重要。所以建筑施工企業要對于檔案的收集與歸檔工作引起做夠的重視。檔案管理部門管理著整個企業員工的檔案，對于員工信息安全起著決定性的作用。因此，企業要加強對于檔案管理部門的監管力度，保證該部門嚴格的按照制度做好檔案的收集與歸檔工作。同時，企業要加強對于檔案管理者專業素質的考察，并定期對檔案管理部門的員工進行專業培訓，使每一個員工都起到應有的作用。有了高專業素質的檔案管理人員和專門的檔案管理部門，就可以在很大程度上做好建筑施工企業科技的收集和歸檔工作。
2.3健全我國的建筑施工企業科技檔案管理制度
針對于我國建筑施工企業科技檔案收集與歸檔工作的現狀，可以發現大部分的企業在這項工作上存在著很多漏洞，而這些漏洞的存在主要源于我國的建筑施工企業科技檔案管理制度不夠合理。所以要想從根本上做好科技檔案的收集與歸檔工作，就要改良我國現有的檔案管理制度。因此，我們要吸取其他國家的經驗和先進的管理制度，在他們的基礎上加以改良，從而找到最適合我國國情的檔案管理制度。各個建筑施工公司都應該主動摒棄原有的不良管理制度，引進更加先進的檔案管理制度，來使企業得到更好的發展。
篇11
自2001年以來局域網的建成和OA系統的開發使用，逐步形成積累了一批電子文件。對于電子文件如何收集歸檔？歸檔后如何管理？如何保證電子檔案的原始性、真實性、完整性？如何開發利用？如何在紙質實體文件和電子文件并列運行的過渡時期內進行綜合管理？等等都迫切需要我們提出科學、合理的意見和辦法。
二、檔案管理軟件實施情況
目前檔案管理軟件能實現電子文檔一體化管理，由7個功能模塊構成，即文件接收、歸檔管理、檔案管理、檔案利用、檢索終端、利用終端、系統維護等。
1、文件接收
（1）電子文件接收――提供對本單位辦公自動化系統中產生的歸檔電子文件的接收；
（2）非電子文件接收――提供其他單位來文的紙質文件及本單位產生的紙質文件的接收；
（3）老檔案的接收――提供檔案室以前年度產生的未進入計算機管理系統的老檔案的錄入及接收功能。
2、文件歸檔組卷（件）
歸檔方案設置：
（1）歸檔方案表――根據本檔案館藏檔案的結構建立無卷歸檔的方案；
（2）合并同類――提供系統自動組合卷（件）功能；
（3）自動歸檔――根據分類方案自動提供對歸檔文件歸檔時，賦文件檔號、轉庫功能；
（4）臨時歸檔――提供對歸檔文件的隨時接收、隨時歸檔、賦文件檔號、轉庫功能。
3、檔案管理
（1）檔案檢索
綜合檢索――提供檔案庫全部著錄項目的邏輯組合檢索；分類檢索――提供實體分類中各分類字段的分類查錄、自動排序檢索功能；清晰檢索――提供檔案庫著錄項目中各字段則清晰檢索。簡易檢索――按檢索者日常習慣簡單點擊就能進行查找檢索。
（2）檔案鑒定
保管期限表――根據國家規定的檔案保管期限表設定每卷（件）檔案的保管期限。
（3）檔案退庫：在已歸檔庫內對不符合要求的檔案，作退庫處理，或轉檔案處理庫重新處理，符合要求后再入庫。
（4）檔案接收進庫
歸檔檔案接收―接收每年度的新檔案并轉入進庫；各檔案的接收一接收以前年度老檔案并轉入總進庫；備份檔案的接收―接收從備份庫轉入進庫的檔案。
（5）檔案的統計
保管期限統計――統計不同保管期限檔案的數量；文件類型的統計――分別統計不同分類檔案的數量；組織機構檔案統計――分別統計各處室每年形成檔案的數量；歸檔年份統計――分別統計不同年度的檔案數量。
（6）檔案編目
按保管期限編目；按信息類型編目；按各種專題編目。
4、檔案利用
（1）檔案登記
（2）檔案借閱管理
（3）借閱檔案管理
（4）檔案利用統計
5、系統維護
（1）系統設置表管理――系統全部數據庫的用戶管理模式；
（2）系統用戶管理――系統用戶的建立、修改、刪除及用戶權限的設定；
（3）系統數據備份――提供系統全部數據庫的數據備份及恢復。
三、探索與思考
篇12
經過60多年的改革發展，黑龍江省機場集團檔案從無到有，檔案管理也經歷了由原來抽屜木柜保存、部門兼職管理，逐步向現代企業檔案管理過渡。目前，公司設立專門的綜合檔案室，配備了專職檔案管理人員，對全公司檔案實行集中統一管理。公司檔案設備齊全，檔案室配備了密集架、底圖柜、空調、計算機、去濕機、復印機、溫濕度測試儀、防磁柜等現代化管理設備，做到庫房、閱覽、辦公三分開。檔案室設有文書、基建、設備、會計、照片、聲像、人事及圖書資料等8大門類檔案，庫藏總量15000余卷。建立了檔案門類齊全，管理制度健全的現代企業檔案管理。文書檔案管理達到省一級，企業檔案工作目標管理達到國家二級。
隨著科技的進步和計算機網絡的深化應用，公司十分重視檔案信息化管理的應用。2005年，公司率先購買了清華紫光檔案管理軟件，通過檔案信息化管理系統的應用，公司建立了計算機檔案數據庫，利用計算機編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實現了檔案計算機網絡檢索。同時有效地實現與其他業務系統（如辦公自動化系統、設計院工程竣工圖紙管理系統、合同管理系統、財務管理系統等）的無縫連接，及其電子文件的實時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。在公司制定發展規劃、開辟航線、征用土地、工程施工、編史修志、維護企業合法權益等各項生產經營活動中發揮了積極、重要的作用。
二、企業檔案管理的存在問題剖析
雖然隨著時代的發展，民航企業在檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術及管理方在面的原因，與現代企業檔案管理及今后民航發展的需要還存在著一些差距和不足。
（一）民航企業對檔案管理的重要性認識不足
一直以來，民航企業更注重安全和效益，而忽視了企業的檔案建設。再加上部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，民航企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持，使企業對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。
（二）檔案管理與企業發展還不能有機融合
為實現管理需要，民航企業建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統承載著大量的民航企業管理信息，并且隨著民航企業的發展而快速的更新。但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統相融合，檔案管理人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分或基本接收不到檔案。
（三）企業檔案管理現代化體制機制還不健全
民航企業內部分工較細，未形成檔案管理部門與各業務部門工作的有效聯動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導致民航企業的檔案管理工作與其他工作相比相對滯后。
（四）檔案隊伍的素質與民航的發展還不相適應
目前，檔案隊伍中整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。
三、如何加強民航企業檔案管理的認識
（一）提高對檔案工作重要性的認識
領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要工作議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。
（二）管理機制健全是做好檔案管理的保證
要按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》，結合民航企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程，嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，部門和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡。
（三）融入企業主體，為企業生產、經營提供優質服務
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一、新時期電力企業檔案工作面臨的新形勢新任務
（一） “精簡、統一、效能”原則，始終貫穿于電力企業機構改革始終，檔案工作人員逐年減少，而檔案工作量越來越大。隨著電力企業進一步深化改革，機構精簡，“三集五大”體系的成功導入，從事檔案工作的人員越來越少，而工作量卻日益增加。從原來只是實體檔案的收集整理歸檔，到現在實體、電子檔案的雙套制歸檔、備份；室存檔案的數字化以及電力企業信息化建設的快速發展，產生的大量電子文件，都給檔案工作者帶來了巨大壓力。
（二）信息時代的飛速發展和信息技術在電力企業的廣泛應用，給電力企業檔案工作增添了新的動力，同時也帶來了新的挑戰。信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動企業經濟變革的重要力量。大力推進信息化，是覆蓋電力企業現代化建設全局的戰略舉措，是建設一流現代化公司的迫切需要和必然選擇，檔案信息化是新時期電力企業檔案工作必須面對和思考的問題。
（三）新的檔案行業規章、規范、標準為企業檔案管理提供了依據，同時也給傳統的電力企業檔案工作管理模式提出了新的挑戰。國家檔案局頒布的《企業檔案工作規范》和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，適應現代企業制度和產權制度建立的要求，明確了企業在執行《規定》中的職責和義務。那么，怎樣貫徹執行《規范》和《規定》；如何利用《規范》和《規定》來指導企業檔案工作正常、有序、規范地開展，是電力企業檔案工作今后面臨的重要工作任務。
（四）企業檔案隊伍的素質與電力的發展還不相適應。由于歷史原因，電力企業檔案人員隊伍不穩定，整體素質不高，觀念陳舊，未能走出“重檔案實體管理，輕開發利用”的誤區，意識不到檔案管理工作對整個企業發展的重要性。檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要，制約了企業檔案信息化的發展進程。
二、如何應對新形勢下的電力企業檔案管理工作
（一）轉變檔案管理理念，創新檔案工作服務方式。電力企業檔案是企業研發、生產、經營和管理活動的真實記錄，是企業資產的記錄和憑證，是企業合法權益的維護者。在保障企業生產、經營和管理持續發展，在企業資產保值增值和延續企業歷史等方面具有不可或缺的地位和作用。這就要求我們檔案工作者、企業領導及全體員工都應該樹立重視檔案工作觀念、樹立依法管理檔案的觀念、樹立檔案為企業服務的觀念。
檔案是一種信息資源，檔案的價值不在于檔案載體本身，而是載體上記錄的信息。不能為保管檔案而保管檔案，而是為了利用而保管檔案。電力企業檔案工作人員必須轉變服務觀念，改進工作方法，才能更好地服務于企業。必須打破傳統單純的“看攤守庫”、“坐等上門”的舊觀念和舊習慣，要由過去的被動服務變為主動服務、超前服務。新形勢下，電力企業檔案工作應積極參與到企業生產經營的各個方面，及時了解各級人員對檔案信息的需求，圍繞企業工作重點、中心來開展，服務大局，與時俱進，開拓創新。要把檔案工作的服務體現到三個層面上來，為領導服務，為企業各職能部室服務，為企業員工服務，最大限度滿足企業生產、經營和發展的需要。
（二）完善管理制度，規范工作流程是做好檔案管理工作的保證。按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，結合電力企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，將檔案工作納入企業領導工作議事日程，納入到企業各項工作流程，嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業所有部門參與的檔案管理機制，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，各職能部室和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡體系，通過大家的共同努力，來達到各部門檔案管理的協調統一，企業全體員工上下形成合力齊抓共管，共同承擔企業檔案管理工作的重任。
（三）融合企業信息平臺，做好檔案信息資源的開發利用。一是充分利用已有的企業信息系統平臺，有效地實現檔案管理系統與其他業務系統（生產管理系統、營銷管理系統、經法管理系統、財務管理系統等）的無縫連接，全面地傳遞信息，建立完整系統的檔案信息庫。使檔案不再受時間和空間的限制，通過企業網絡滿足利用者的需求，最大限度滿足生產、經營、管理信息共享。二是根據生產、經營、管理信息來源和管理者需求，進行檔案編研、編制檢索工具，加快檔案數字化建設步伐，提高信息查詢速度與準確性。三是積極取得領導的重視和員工的支持，盡可能擴寬信息來源，保障信息的完整性、及時性和供給信息的可利用性。
（四）加強業務培訓，提高檔案管理人員綜合素質。在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，電力企業檔案管理人員必須不斷更新觀念，更新知識結構，除了掌握檔案專業的基本知識外，還要了解一些電力專業、文秘、目錄學等相關學科知識。在檔案管理工作中還應具備積極主動的組織協調能力、觀察和分析能力、處理業務水平的能力及應用現代手段的管理能力。因此企業首先必須將檔案人員綜合素質培養納入單位人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育等方式全面提高檔案管理人員的業務能力和知識水平。其次通過招聘懂法律、精通計算機網絡知識的復合型人才，合理調整企業檔案管理部門的專業結構、年齡結構和個體知識結構，以適應新形勢下電力企業檔案管理工作的需要，更好地為企業的科學決策、生產經營和快速發展提供及時、全面、準確的服務，
參考文獻
[1]李和平，《企業檔案工作規范》實施指南。
[2]金科，《加強基礎建設 促進企業自律》 中國檔案
