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人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。在人事檔案管理中，人事檔案查閱登記制度及人事檔案目錄的編制發揮著重要的作用，下面我們將著重探討兩者的管理方法及重要作用。
一、人事檔案的特點
人事檔案主要具備以下幾個特點：
一是全面性，人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。
二是現實性，由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。
三是真實性，這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。
四是動態性，人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。
二、人事檔案管理的重要性及方法
（一）人事檔案查閱登記制度的重要性及管理方法
人事檔案查閱登記制度能夠有效防止企業內部文件外流、丟失，并且便于對各種文件、信息的檢索，使得企業內所有文件資源都能夠井然有序。人事檔案查閱登記制度中主要采用如下檔案管理方法：
1、當員工需要借閱、調用文件資料時，應提前填寫《人事檔案借閱登記表》并上交到檔案管理部門，并約定歸還日期。其中，書籍與不涉及保密的文件資料可以直接外借，涉及到保密的文件或公司內部文件必須經過許可人的同意方可借閱。所有借閱者不能夠將借出的保密性文件資料在未經許可的情況下私自復印、拷貝或者以其他任何方式留有附件，也不能夠將其進行私自傳播與傳閱。同時，借閱者要保持文件的潔凈與完整，如果出現損壞需照價賠償。
2、人事檔案管理人員要根據查閱人員的需求，及時提供查閱工具，協助借閱人查找，主動征求借閱人員的意見，不斷改進服務工作，了解人事檔案管理工作的具體效果，并及時進行記錄，為將來的人事檔案管理工作效率提升奠定良好的基礎。
（二）人事檔案目錄編制的重要性及方法
人事檔案目錄是由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統的重要組成部分。人事檔案目錄的編寫工作企業人力資源檔案管理中的基礎內容，不僅能夠神話檔案工作，幫助檔案管理人員對文件進行查漏補缺的工作，也能夠幫助檔案管理人員提升信息檢索的速度，提高檔案管理工作效率。具體說來，人事檔案目錄編制的主要方法有如下幾種：
首先，在檔案管理目錄編寫的過程中應遵循幾個基本原則：唯一性原則，即檔案號應指代單一，不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象；合理性原則，即檔號結構必須與人事檔案分類體系相適應；穩定性原則，即檔案號一經確定，一般不能夠隨意改變；擴充性原則，即檔案號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要；簡單性原則，即檔案號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節省存儲空間，提高辦事效率。
其次，要對文件進行科學的分類，在人事檔案中，一般按照部門的設置分為幾個類別，如人事部人員檔案、業務部人員檔案、辦公室人員檔案等，如果部門較大，也可以在大類下設置幾個分類別，如綜合辦公室分為人事部、行政部、后勤部等。還可以按照工作方式來進行劃分，分為履歷材料、自傳材料、報告個人有關事項的材料、考察、考核、鑒定材料、審計材料、學歷學位材料、政審材料、黨、團組織建設工作中形成的材料、表彰獎勵材料、涉法違紀材料、招錄、聘用材料、健康檢查和處理工傷事故處理材料等。
最后，應按照一定的結構編制目錄，一般情況下，檔案號的結構分為三種：第一種是全宗號―案卷目錄號―案卷號―件、頁(張)號；第二種是全宗號―類別號―案卷號―件、頁(張)號；第三種結構為類別號―項目號―案卷號―件、頁(張號)。檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下代碼之間用“―”(短橫)相隔。件號、頁(張)號可根據檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。
三、結語
綜上所述，人事檔案管理對于企業，尤其是事業單位與國企來說有著重要的意義，對于企業人力資源建設與未來發展有著巨大影響。人事檔案查閱登記制度的制定與人事檔案目錄的編寫是其中的重要組成部分，其意義與方法決定著人事檔案管理的科學性與合理性。作為企業的檔案管理人員，我們應加強對人事檔案制度的制定、編寫、落實與完善，以促進企業人力資源的完善與補充，關注每名員工的切身利益，為企業人力資源建設貢獻力量，為我姑的人力資源管理的發展奠定良好基礎。
參考文獻：
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在實際應用過程中，這樣的排架方式有一定的優勢。第一，能夠快速定位檔案。檔案管理人員根據提供的單位信息，可以迅速判定檔案的所在架位，通過其姓名可以定位檔案的所在位置。第二，高校每個單位人員數量相對穩定，每年退休人員檔案從所在單位的架位上轉移至退休人員庫房的相應架位上。每年新聘人員檔案又增添至所屬單位的檔案架中，只要設計相對合理的檔案排架之后，在職檔案庫可以長時間不用倒架。這樣的排架方式也有一定的缺點，即對于退離休檔案庫及死亡人員檔案庫來說，可能需要預留出一定的空間，否則可能由于檔案的增加，需要及時調整架位。
二、人事檔案的編碼方法――姓名首字母和職工號混合編號法
人事檔案編號也簡稱為人事檔案號或檔號。它一般以字母或者阿拉伯數字為基礎，根據人事檔案的姓名和一定的規律，編排出一定的程序之后，而形成的人事檔案的代號。 編制人事檔案號的目的是有利于人事檔案的保管，有利于管理人員迅速、準確、及時地取、放檔案。
人事檔案編號在人事檔案管理整個過程中都非常重要。編號的唯一性為檔案檢索提供極大便利，能夠提高檔案利用效率，提高服務水平。編號對檔案的排架管理也有一定的影響。目前人事檔案的常用編號方法有：筆形編號法、姓氏筆畫編號法、漢語拼音編號法、綜合編號法、大流水編號法等。
根據實際工作經驗，筆者提出一種高校人事檔案的編號方法，即采用姓名首字母和職工號混合編號法。首先，給字母A-Z賦予相應的數字代碼，見表1。根據姓名首字母給予編號。例如，李曉潔，拼音為Li Xiao Jie，其姓名首字母為LXJ，根據下表可將其編碼為：122410。姓名為兩個字的，中間兩位數字用00代替，例如，張寧，首字母為ZN，編碼為260014。姓名為四個字的以此類推。這樣的編碼可能會出現重復，例如，林新繼的首字母同為LXJ，其編碼與李曉潔相同。但職工號在高校管理中一般是唯一的，不論是新增人員，還是調出、退休、死亡等，號碼不重復利用。為避免重復，在首字母編碼的后面加上職工號，這樣就避免了人事檔案檔號的重復。同時，職工號對于教職工來說，就像高校里的身份證一樣，它還在財務部門、餐廳、圖書館、網絡應用等各方面利用，采用這種編碼方式，也利于使檔案管理與學校的信息化進程相契合（見表1）。
首字母和職工號混合編號法，筆者在表2中進行詳細的舉例說明（見表2）。
在同一部門中，人事檔案可以直接根據編碼進行排序。首先，根據前兩位的數字（姓名第一個字母代號）從小到大進行排序，前晌皇字相同的根據第三位和第四位數字（姓名第二個字母代號）進行排序，第三、四位相同的根據第五、六位（姓名第三個字母代號）進行排序，若首字母六位數字都相同，按照員工編號從小到大進行排序。根據上述方法，表2中的干部檔案的排序可以如下排序（見表3）。
在人事管理系統中，通過一定的設置，可以輕松實現對人事檔案的編碼。從系統中直接導出干部人事檔案編碼并打印，節省人力。根據檔案編碼，在上架過程中，直接根據編碼數字進行排列，相比直接的音序排列法，能夠將每份檔案的位置進行更加精準的定位，提高了管理檔案的效率。
此種編碼方法具有一定的優點。第一，采用此種編碼方式，在人員調動后，不用對編號進行調整，直接將干部檔案放入調入部門的相應架位即可。人員退休后，也可直接將檔案拿出，放入退休干部檔案架位的相應位置即可。第二，在人們意識中，數字的排序比字母的排序更簡單，人們更熟悉從1-26的前后順序，而對于從A-Z的順序相對有難度，特別是對26個英文字母不熟悉的人來說，這種編碼方式排架時效率更高。用這種混合編碼方式，可以更迅速地進行檔案排序與上架管理。第三，利用此種方式對檔案進行編碼、排列，當有檔案材料需要入檔時，可以快速確定檔案位置，節省人力、物力。人事檔案具有動態性的特點，檔案材料每年都會增加，最常見的材料為年度考核表等。這需要檔案管理人員將移交的檔案材料及時入檔。采用此種檔案編號方法，將會使檔案材料的入檔工作效率提高。
此種編碼方法在利用相應的計算機系統進行檔案編號的過程會非常迅速，而人工進行檔案編碼會相對費時，這是此種方法的一個弊端。
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（二）內容
構建完善的保管機制是保管人事檔案的要點，其內容主要包含5個方面，其中有轉遞制度、統計制度、歸檔制度、核對制度、保密制度。1.歸檔制度。新生成的檔案需要及時歸檔，歸檔的流程為：第一，鑒別材料，探究其是否滿足歸檔的實際要求。第二，依據材料內容和屬性，明確其歸檔的位置。第三，在目錄上將材料名稱等內容補登上去。第四，把最新材料歸放到檔案中。2.核對制度。核對為檢驗人事檔案是否安全、系統的主要方法。需要檢查的內容有很多，不但要檢查人事檔案本身，如是否有蟲蛀與霉爛等，還需檢查人事檔案存儲環境，如庫房門窗的完整性，有沒有錯放等。檢查核對的工作大都每周一次。但在下述狀況下，也需開展核對檢查工作：第一，發生突發事件，如火災與丟失。第二，檔案受損，如發現蟲蛀和霉爛的情況等。3.保密制度。具體要求為：第一，對于大型企業，通常都會設專人管理人事檔案，配備先進的存檔設備。第二，庫房布設防潮與防火器材。第三，保證檔案柜的清潔性，不能存放其他物品。4.轉遞制度。它是同檔案轉移投遞相關的制度。檔案轉移多半是因為工作原因造成的。5.統計制度。需要統計的內容有下述幾方面：第一，人事檔案的數量。第二，檔案整理的具體情況。第三，檔案存儲情況。
二、新時期企業人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理不夠重視
因為受傳統理念影響較大，之前企業人事檔案管理工作相對較片面，只重視個人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社會關系等基本資料收集，這些已無法滿足當前社會發展的新需求。目前部分企業對人事檔案管理工作依舊認識不全，未意識到該項工作的重要性，認為檔案管理工作不過是資料收集和歸檔工作，未給予信息化建設高度重視，上述這些都會影響我國人事改革的進程，不能滿足新時期背景下的管理需求。
（二）人事檔案神秘性嚴重
一直以來，企業人事檔案管理都秉承封閉式管理原則，過度強調人事檔案管理的保密性與政治性，未重視人事檔案管理的其他作用，如社會化作用。另外，企業檔案管理意識缺乏，思想保守，沒有積極宣傳檔案管理的服務性，不能為企業員工提供有效服務。在工作中會發生檔案查閱難的問題，為此企業內部員工對人事檔案充滿了敬畏感與神秘感，不能便利地獲取個人檔案。
（三）信息化建設力度不足，未實現信息共享
目前，企業在信息數據庫建設方面缺少資金投入，在實際建設中還有數據錄入不全、更新不及時、檢查不到位的問題。此外，因為網絡的不穩定性，部分計算機病毒、網絡犯罪還會影響檔案數據庫的整體安全。另外，人事檔案數據同網絡建設形式不一致，導致人事檔案管理的規范性不強，使人事檔案信息共享受阻，嚴重制約檔案信息化建設的步伐。
（四）人事檔案管理者的綜合素養有待提高
在互聯網迅速發展的背景下，人事檔案管理慢慢實現了信息化處理，這便需要檔案管理者的綜合素養提升到新高度。從整體看，企業人事檔案管理隊伍的綜合素養還相對低下，管理人員的業務能力與道德素養都亟需加強。因為缺少應用型檔案管理人才，加上對檔案管理者的培訓力度不夠，導致企業具備計算機技能與專業知識的人才少之又少，無法滿足新時期企業人事檔案管理的需求。
三、解決新時期企業人事檔案管理問題的對策
（一）創新人事檔案管理理念
基于新時期背景下，以往以保密為主的管理方法已不能滿足企業人事檔案管理的需求。為此，人事檔案管理者需要積極轉變管理理念，樹立新興的服務意識，增強檔案管理工作的實效性，從單一的收集歸檔變成主動開放的應用檔案的理念。在人事檔案管理中，需嚴格遵守以人為本的原則，充分發揮檔案管理者的積極性，轉變以往的檔案管理模式，讓人事檔案管理同企業人事工作同步，創造新的工作局面。
（二）轉變滯后的管理方法
目前，企業人事檔案管理工作方法相對滯后，嚴重阻礙人事檔案管理工作效用發揮，為此需不斷創新管理模式，促使人事檔案管理工作朝著現代化方向發展。如添加新興的打印設備與計算機設備增強人事檔案信息化建設，構建高效且系統的管理系統，讓人事檔案資料可以得到及時存檔，能夠利用系統及時輸進輸出。此外，需提高人事檔案管理的層次性，從手工管理過渡到智能化管理，重視工作人員對人事檔案現代化管理手段的掌握，切實加強管理的實效性。
（三）提高信息化管理的安全性
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鄉鎮衛生院對于檔案缺乏使用意識與管理意識，忽視人事檔案管理工作，對于人事檔案管理工作在衛生院管理工作中的作用意識不到，致使衛生院內檔案資源的開發與儲備受到限制，同時也阻礙了衛生院對檔案的利用效率，制約了人事檔案管理工作的開展。
（二）人事檔案管理空間不足、設備比較陳舊
許多鄉鎮衛生院的檔案存儲與保管在空間方面受到一定的限制，有突況的時候，房間不夠用就會占用原有檔案用房，或把其作為醫療用房，這樣檔案存儲的空間就會變小。人事檔案管理的硬件設施的更新與更換也不及時，設備都比較陳舊，對于現代化的人事檔案管理技術與方法掌握的又不是很到位。在計算機網絡與信息技術的發展推動下，在鄉鎮衛生院的管理工作中融入計算機技術意義重大。但是許多鄉鎮衛生院對于計算機管理技術比較匱乏，對管理工作起到的作用比較小。人事檔案管理工作的硬件設備、信息技術、管理方法等等方面都缺乏創新。
（三）缺乏完善的人事檔案管理體制
部分衛生院不把人事檔案管理工作列入工作人員的業績考核中。同時人事檔案管理工作人員多為兼職人員，均來源于醫生、護士，缺乏檔案管理方面的專業素養。再加上鄉鎮衛生院經常性地開展醫療技術等方面的業務培訓，對人事檔案管理方面的培訓基本沒有，這樣人事檔案管理工作的開展就完全是憑借經驗，管理方法和管理意識過于陳舊，沒有形成一套完善的人事檔案管理體制。
二、促進鄉鎮衛生院人事檔案管理快速穩定發展的建議性措施
（一）就人事檔案管理硬件設備實施及時更新
各個鄉鎮衛生院要注重人事檔案管理設備的資金投入，對于需要購置的人事檔案管理設備要及時的購進，將人事檔案管理的工作環境和管理水平提升上去，盡可能的打造信息化的人事檔案管理模式。如此一來不僅僅使得衛生院的人力和物力得到節省，還方便了檔案的查閱，保證了人事檔案的完整性。例如，可增設網上服務業務,采用網上查詢、搜索和評價等公開查詢的方法，這樣使得社會公眾對醫療資源的知情權得到有效的滿足。除此之外，使用計算機管理會促進空間環境的節省，更會增加檔案的保密度。所以對于鄉鎮衛生院之中使用先進的管理設備實施檔案管理意義重大，對人事檔案管理硬件設備實施及時更新，促進人事檔案管理水平的提高。
（二）注重人事檔案管理形式的創新
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科學發展觀核心即以人為本，反映了歷史唯物論之基本理論，反映了我黨全心全意為人民服務之根本思想與促進經濟社會發展之根本目的。只有深入理解以人為本，方能深入理解與全面掌握科學發展觀，切實將科學發展觀履行到經濟社會發展所有方面。[1]
2. 當前醫院人事檔案管理存在的問題
第一，醫院人事檔案管理意識相對薄弱。因為醫院的中心任務即醫療，給公眾創造高品質、安全之醫療服務，管理者普遍存有注重醫療質量提升與醫院業務發展，主張行政后勤給臨床一線服務而輕視其他方面的需求，制約人事檔案業務的構建與充分利用，歸檔及使用意識均十分薄弱，為醫院的檔案管理工作帶來制約。[2]
第二，醫院人事檔案管理模式與手段相對滯后。人事檔案管理屬于一項專業、政治、機密等性質均較強的工作。人事檔案材料要求專人管理，因為醫院任務繁雜，一般人事檔案管理由別的人事管理者兼管。在檔案管理方法措施上，由于沒有獨立的計算機與檔案管理軟件，管理工作者目前尚為實施手工操作，包括編匯、檢索等，導致人事檔案材料未及時歸檔整理，存有檔案材料欠缺的狀況。
3. 改善醫院人事檔案管理存在問題的有效對策和建議
3.1 健全完善醫院人事檔案管理制度
根據醫院檔案工作實際，應當建構一系列科學、全面、系統與可行的人事檔案管理制度，譬如醫院人事檔案收集制度、人事檔案查（借）閱制度、人事檔案鑒別歸檔制度、人事檔案轉遞制度、人事檔案保管保密制度等，完善檔案管理規章制度，確立職能，提升醫院人事檔案的歸檔率。檔案管理工作者應當主動整理各科室人事有關材料，及時處理歸檔過程中產生的問題，堅決把好質量關，務必將真實可靠的材料匯集到檔案中，提升工作效率。
3.2 運用信息技術手段，強化對醫院人事檔案管理
醫療衛生體制改革給醫院的發展增添了新的活力，也讓醫院之間人才的流動愈來愈頻繁，而以往的人事檔案管理制度通常導致檔案傳送不及時現象，制約了人才的流動，所以，強化人事檔案管理工作，引入領先的技術管理方法非常關鍵。主要應注重如下兩個方面的工作：第一，更新硬件，提升醫院人事檔案管理的信息化水平。第二，增大醫院人事檔案管理的投入資金，促進人事檔案的進一步開發，構建完善的醫療技術人員信息共享平臺，對于推動醫療事業發展非常關鍵，此外能為醫療科研、統計工作創造愈來愈多的方便，給創新醫院人事檔案管理工作創立愈來愈多的新思路。
3.3 樹立檔案意識，實現信息與檔案一體化管理
醫院全體工作者要牢牢確立檔案意識，讓其全面透徹地了解到醫院人事檔案管理的重要，了解到檔案同自身平時工作與生活的緊密相關，進而越來越好地支持醫院人事檔案管理工作。為了提升檔案管理效率，醫院領導要將檔案管理列為重點工作，納入議事日程，同時當作醫院發展的關鍵點來抓，促使其與醫院壯大同步發展，組建醫院檔案管理委員會，從而實現信息與檔案一體化管理，真正達到信息資源的共享。
3.4 提升醫院人事檔案信息資源利用率
對于給醫院所有工作提供服務的檔案資源來講，開發與利用可謂檔案管理的主要宗旨，提升服務意識，延伸服務范圍確立檔案工作追求效益的理念，也就是確立檔案工作的服務理念、時效理念、價值理念，應明確圍繞利用為中心之業務主導思想，探討如何提升檔案給醫院發展壯大服務的效益，由被動等待模式，逐漸邁入主動發掘檔案信息資源，積極拓寬檔案使用之新渠道，根據醫院人事工作的要求，積極主動服務利用人事檔案。[3]此外，醫院進入醫療衛生市場競爭，最終即人才的競爭，檔案管理者應當確立效率觀念，在檔案服務利用工作中，及時、準確地給利用人員提供檔案，人才即潛在的生產力，若發揮功能，則可為醫院乃至社會創收效益，給醫院競爭提供服務。
3.5 提高醫院人事檔案管理意識，強化管理隊伍建設
由于醫院注重醫療、忽略檔案管理的現象仍然存在，所以，轉變群眾對醫院檔案管理的認識，強化醫院對檔案管理的關注可謂當務之急。主要應注重如下幾個方面的工作：
第一，強化檔案管理工作者的思想教育，讓其意識到檔案管理工作的關鍵性，端正工作姿態，不斷提升自身業務水平，以旺盛的工作熱情創新檔案管理工作，同時督促醫院相關人員協調配合，搞好檔案管理工作。
第二，給予資金支持應用在檔案管理硬件更換、軟件配置以及相關管理者技能培訓費用等方面，讓檔案管理工作者不斷吸收新的專業知識，提升專業技能。
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一、人事檔案管理存在的問題
（一）管理的方式相對落后。一些單位的人事檔案管理制度相對比較松散，沒有明確的專人管理，對于人事檔案一般職工可以輕松看到，甚至自己能拿到自己檔案。這就造成了很多管理方面的隱患，很多單位利用檔案的管理阻礙正常的人才流動。例如，明文規定允許事業單位人員參加的正常的公開招聘，很多時候就是由于原單位扣著其檔案不放，阻礙了優秀人才的正常流動，這就是一種管理理念存在落后思想所造成的。
（二）管理的手段相對單一。很多單位由于辦公條件的影響，造成了很多地方的人事檔案管理缺乏手段，沒有專門的人事檔案管理的場所，甚至沒有專門的密碼柜。嚴重影響了人事檔案的嚴肅性和保密性，由于辦公條件所限，很多單位人員的檔案甚至出現了丟失，很多管理人事檔案的人員不是專業人員，對人事檔案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的錯誤和問題。很多單位的人事檔案沒有相對應的電子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事檔案的常規管理。
二、利用搬遷機會 進一步提升單位人事檔案管理
檔案室的搬遷是提高人事檔案管理的好機會，需要進一步提高管理的理念和思想。檔案室條件的改善有利于人事檔案的有序管理，有利于人事檔案調閱、增減的規范化，有利于避免因為人事檔案造成的管理糾紛，進一步維護了人事檔案管理工作的嚴肅性，保障了人事檔案的真實性、可靠性。
（一）進一步加大培訓力度，提高管理人員的業務水平。人事檔案管理具有很強的專業性，對管理人員的要求十分嚴格，不僅是業務能力方面，更是管理人員的政治性、黨性的體現，需要進一步加大對管理人才的政治思想教育，要求其以對黨、對單位高度負責的態度管理人事檔案，不能因為與誰的關系好，就私自給誰看檔案，甚至篡改檔案。政治立場在保持高度的堅定的基礎上，要進一步增加業務技能的學習，一個有著高度思想覺悟的人沒有專業的管理方法和手段，人事檔案還是會出現不必要問題的，加強系統內部的人事檔案管理的培訓，組織專業的教師開展培訓，進一步開展人事檔案互查活動，實現兄弟單位之間的取長補短。
（二）進一步加強規范化管理，促進人事檔案管理的有序進行。隨著檔案室的搬遷，管理條件的改善，可以進一步促進人事檔案管理相應規章制度的完善，原來沒有條件的，現在有條件了，可以實現有序管理了。因此，可以以此為機會，進一步規范人事檔案調閱增減等操作的流程，對于需求調閱人事檔案的，需要有專門的文件，需要調出檔案的，需要有調檔函。需要查閱相應檔案信息的，要有兩個人在場方可調閱，這些管理制度都可以借助檔案室條件的改善，進一步規范起來，從而實現人事檔案的有序管理。
（三）進一步拓展管理手段，實現電子管理的可能。檔案室的搬遷是一種硬件大環境的改善，由此可以進一步提出電子化人事檔案管理的可行性方案，實現管理手段的進一步拓展。因為很多單位人員眾多，各種身份人員檔案管理有著不同要求，人工管理人事檔案的難度很大，一旦將主要的人員檔案信息電子化，將有利于人事檔案的調取和查閱，大大降低了人員的工作量。
三、結語
由于各種原因，有歷史遺留的問題、有人員管理更替的問題等等，造成了一些機關事業單位的人事檔案管理出現很多問題，埋下了很多不必要的隱患。以檔案室的搬遷為機會，進一步提升人事檔案管理人員的政治敏感性、專業素養，不斷增加規范化操作流程，有效拓展電子檢索管理，將有利于單位科學、合理地管理人事檔案。
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想要對流動人員進行行之有效的人事檔案管理，就要將這項工作進行管理和規范，還要對其進行積極的強化。但是在進行強化的同時，往往會出現一些問題減弱了管理的能力和水平，所以應該找到這些問題所在，并進行積極的解決措施。
一、人事檔案的內容
人事檔案一般指在經過組織的認可和審查的、在人事管理中形成的，并且反映和記錄人員德才表現和工作經驗的檔案。檔案中的內容一般都是通過照片、聲音、文字和圖像等形式進行記錄的，反應人員的學歷、職務、履歷和獎懲等個人的生活工作情況。
二、流動人員人事檔案管理的方法
在流動人員人事管理的方法上看，首先是要在人才市場上進行歸檔和采集等工作，并整理流動人員的人事檔案。整理過程中要保證檔案的完整性，相關管理人員不能擅自的進行銷毀、刪改等行為。在進行整理之后，就要對人員的人事檔案進行保管，同時還要注重保管區域的環境不會影響其完整性，而且要防止檔案的泄漏，減少由于泄漏導致的隱私信息的丟失。最后要進行檔案的接管和傳遞，有效的促進我國的勞動就業。
三、流動人員人事檔案管理的問題
1.缺少對于流動人員人事檔案的管理意識。與傳統的流動人員人事檔案管理工作相比，現代的人事管理檔案的作用已經越來越靈活，不再被禁錮在了一個組織單位中。由于現代流動人員的持續增多，人們開始對人事檔案的流動管理不再那么重視，同時在他們日常工作中也比從前少了很多使用的幾率，所以很多的組織單位在人事檔案的管理的力度已經被大大削弱了。同時也由于流動人員自身對于人事檔案管理的意識不夠強，所以會對他們的未來事業的發展產生不良的影響。
2.組織單位的人事管理方案不夠到位。人事檔案的有效管理有助于推動國家整體的檔案管理水平，由于人事檔案具有隱私性，所以在進行人事檔案管理的時候應該引起足夠的重視。但是目前來講，很多的組織單位在進行管理的時候不夠到位，有的組織單位沒有對材料進行及時的更新與改變，有的時候由于人事檔案的內容不夠完整、字跡也比較陳舊，就可能出現一些欠缺的現象，所有這些因素有的時候會很大程度的影響到流動人員的切身利益和人事檔案的流動安全。
3.檔案管理制度的完全封閉。檔案管理制度一直以來的形式都是比較具有機密性的，所以一直以來的都處于一種完全封閉式的管理制度，這種管理制度雖然適用于剛剛改革開放的中國，但是由于現代社會市場經濟的發展迅速，這種封閉式的制度已經不能夠滿足現代社會的發展水平。
4.人事檔案傳遞程序不合格。在組織單位進行流動人員人事檔案的傳遞的時候，往往會出現一些不合格的情況，這種不規范的傳遞方式往往會造成人事檔案資料的丟失和泄漏。并且有些組織單位在聘用流動人員的時候，也沒有將人事檔案進行及時的傳遞和移交，所以很多檔案的流向根本無法判定，這些不合格的流動程序大大的影響了流動人員人事檔案管理的管理質量。
四、流動人員人事檔案管理問題解決的對策
1.提升對于流動人員人事檔案管理的意識。想要對流動人員人事檔案的管理進行比較全面化的管理，首先要在管理意識上進行加強，完成從檔案的被動管理到主動管理的轉變，從而才能從根本上加強對于人事檔案的管理水平。首先，相關的管理部門應該做好這項工作的宣傳，讓更多的流動人員了解到人事檔案的重要性，從而才能夠讓他們意識到在當今這個迅猛發展的社會，想要在未來得到更好的工作和前途，就要充分的加強自身的人事檔案的管理，還要對人事檔案的內容進行不斷的完善和優化，由此才可以讓單位和用人企業更加了解到人員自身的工作經驗和綜合素質，也能夠便于讓企業更加了解流動人員的全面素質。通過對于管理意識的提高，可以充分的達到流動人員與企業之間的互利。
2.對人事檔案管理人員的專業素質進行提升。由于管理上的很多漏洞都是由于人事檔案管理人員的人為錯誤造成的，所以有效的提升他們的專業素質，才能夠讓這項工作更加安全順利的開展。在進行具體的管理過程中，首先要加強對于人事檔案管理人員的培訓，讓他們對人事檔案管理的具體方法和注意事項進行深刻的了解，從而才能在具體的實踐過程中應用到所學習到的知識來進行管理。其次人事檔案的管理人員必須要意識到自身工作的重要性，這樣才能夠在操作的時候更加充滿責任感，對所接收到的信息資源進行利用和開發，對自身的服務方法和工作方式進行不斷的提升，這樣才能有效的減少管理中的人為失誤造成的丟失和疏漏的狀況。
3.提高流動人員人事管理檔案的科學化和規范化。在進行流動人員人事檔案管理的時候一定要按照嚴格的規范制度進行，這樣才能有效的提高管理工作的科學化和規范化。首先在檔案的鑒別和接收上，管理人員應該進行規范化的處理。當流動人員在上一個工作單位中辦好離職手續之后，這一單位就應該在三十天之內將其的人事檔案轉交給政府人事行政部門、同級黨委組織部門或者人才交流服務行政機構，所以當檔案接收以后要進行鑒別和審查工作，再將所收到的材料進行歸類，才能將材料進行適當的處理。其次在進行檔案的收集和完善的時候，相關的管理人員應該對相關的法律法規進行深刻的了解，并在工作的時候嚴格的按照這一標準執行。在管理原則上要依照統一集中進行管理，要保持工作的嚴肅性和真實性，用制度和法律來規范管理的具體流程，對流動人員的近期的工作和生活狀況信息進行全面的了解，并對檔案資料進行及時的擴充和完善，才能夠有效的提升檔案的使用價值。最后管理人員要對所有流動人員的人事檔案進行全面的、統一的管理，將所有的檔案按照統一的規則進行整理，以便在未來查找的時候可以很便捷、很迅速。同時還要對所有的檔案進行嚴格的管理，進行借用和查閱檔案的時候，如果沒有相應的審批過程，就不能進行借用和查閱。管理人員還可以建立一個健全的檔案管理庫，讓人事檔案的管理工作更加合理化和規范化。
4.對流動人員人事檔案管理方法進行不斷的創新。對于流動人員人事檔案的管理方法可以在實踐中進行不斷的創新，在日常的收集和整理過程中，除了要做好基礎的工作，還可以對檔案裝訂的手段和組卷的形式上進行一定的創新，可以利用比較先進的裝訂技術來加快管理工作的效率。同時在管理上也可以加入一些比較創新的管理辦法，例如計算機技術在管理中的應用，可以更好的避免出現管理的失誤情況，也能夠使流動人員人事檔案的管理效率不斷的提升。五、結語綜上，流動人員的人事檔案管理在我國現今的狀況中是非常重要的一項任務，所以應該對這項管理進行充分的重視，在管理的實踐中對其進行進一步的優化和完善。
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篇8
1 新時期醫院人事檔案管理中的問題
（一）檔案管理意識不強
醫院工作重心是提升醫療、防疫和保健等技術水平，改善醫療設備與診療環境，將優質、安全的醫療服務提供給患者。醫院領導一般對醫療業務發展與醫療質量比較重視，將全部目光放在行政后勤服務于臨床一線上，從而在很大程度上忽視了檔案管理工作。缺乏較強的檔案管理意識，檔案管理者只滿足于完成一般工作任務，認為只需要確保醫院人事檔案完整、不出現遺漏即可，很少主動參與到人才管理信息庫的建設中。醫院各科室和醫務人員也不重視對各種工作業績、科研成果、進修培訓等檔案資料的歸檔，人事檔案里面不能將個人工作表現、業務能力等相關動態信息表現出來，不利于人事檔案內容的完整，很難將醫院人力資源情況真實、全面反映出來。
（二）檔案管理方式落后
人事檔案管理工作具備很強的專業性、政治性與機密性，隨著科學技術的發展，醫院人事檔案管理工作必須朝著數字化、電子化等方向發展[1]。然而醫院在引進設備的過程中，偏重于醫療設備，只有極少一部分資金投入到檔案管理中，人事檔案管理工作缺少必要的基礎設施，信息化水平不高，檔案管理至今還處在整理紙質文件材料上，主要以人工的方式收集、整理和保存檔案。加之紙張極易被損壞，安全性不高，對存儲空間要求大，沒有必要電子網絡設備，不利于醫院人事檔案管理工作的正常開展，人事檔案管理工作的標準化、系統化和科學化建設緩慢。
（三）信息技術應用不充分
在科學技術進步與發展過程中，現代信息化技術被逐步應用到醫院中，很多醫院開始實行電腦計價、電腦收費、電子處方、電子病歷、電子檢測報告等。但是對于醫院人事檔案管理工作而言，現代信息化技術應用很少，缺少單獨的計算機與檔案管理軟件，導致計算機網絡技術檔案管理還處于起步階段，甚至還停留于人工收集、檢索檔案的情況。這樣一來，醫院人事檔案信息量不大，在收集、利用、開放檔案中存在很多不利因素，造成人事檔案材料無法第一時間歸檔整理，影響了檔案資料的完整性與真實性。
（四）檔案管理者能力有待提升
檔案管理者的素質與能力，對醫院人事檔案管理工作水平有著直接的影響。但是現階段很多醫院通常只看重醫務人員的專業技術與素質，沒有在計劃中納入對檔案管理者業務的提升，且大部分醫院檔案管理者為兼職，很少接受正規的檔案專業教育，也很少有過檔案專業相關的培訓經歷[2]。檔案管理者由于檔案專業知識匱乏，檔案法律意識不強，只滿足于現狀，進取心不強，很少主動加強學習。檔案管理者知識體系非常陳舊，最終造成醫院人事檔案管理工作質量無法得到提升。
2 新時期醫院人事檔案管理的有效策略
（一）增強檔案管理意識
只有具備較強的檔案管理意識，才能確保醫院人事檔案管理工作正常進行。為提升醫院人事檔案管理工作質量，醫院領導和檔案管理者都應該提起重視，在重要議事日程中納入檔案管理工作，利用院內網、院報、會議等途徑，加強對檔案相關的法律、法規的宣傳，讓他們充分認識到人事檔案管理工作的重要性。讓醫院領導、中層干部、醫務人員的檔案意識得到提升，真正認識到人事檔案管理工作關系著自己的利益，可以為自己的職位調動、提拔、晉升、調資等提供重要依據，讓他們的歸檔意識得到增強，從而積極主動投入到醫院人事檔案管理工作中[3]。檔案管理者也要增強主動服務意識，明確自己的工作職責，確保人事檔案資料的完整、全面、及時，切實提升工作緊迫感與責任感，將自身主觀能動性發揮出來，做好人事檔案資料的收集、整理、鑒別、歸檔等工作，提升人事檔案管理工作水平。
（二）改革檔案管理模式
一是建立完善的人事檔案管理制度，確保人事檔案管理更加規范與科學。按照《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等相關法律、法規，從醫院實際情況出發，制定行之有效的人事檔案歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、轉入轉出、銷毀制度和崗位責任制，建立晚上的檔案庫房溫濕度登記本、查閱、借閱、轉入轉出、銷毀登記本，讓人事檔案管理工作得到規范。二是購置先進網絡設備，提升信息化管理水平。通過計算機建立人事檔案信息管理系統，以此統計、分析、預測各項數據，能夠將與要求相符的人員信息提供給醫院。在數據庫中錄入職工信息的時候，建立職工檔案信息平臺，查詢標簽是姓名、崗位和工作牌號，提升了檔案查詢與檢索的效率。
（三）建立檔案信息系統
建立以檔案管理者為主，多科室協作的電子文檔歸檔制度。依靠現有醫院中心檔案室紙質檔案立卷工作骨干，重新建立起人事檔案歸檔工作隊伍。要定期組織開展業務學習與專業檔案技術培訓，讓檔案管理者掌握一定信息管理自動化知識，確保電子文檔歸檔工作能夠有效開展[4]。醫院電子文檔涉及范圍很廣，醫院檔案部門很難獨立完成，要通過將電子文檔形成室、檔案科室、管理科室相結合的方式，共同協作完成人事檔案歸檔工作。各科室要將自身優勢發揮出來，在電子文檔歸檔過程中集成一體，提升電子文檔的質量。
（四）提升檔案管理者的素質與能力
醫院人事檔案管理工作專業性很強，為實現檔案管理工作質量的提升，需要安排專業檔案管理者，提升他們的專業技術水平。醫院要以學術交流、進修學習、繼續教育、專業培訓等形式，培養具備豐富檔案管理知識、工作技能多元化的復合型人才，確保檔案管理者人事政策水平的提升，讓他們掌握更多與檔案管理工作相關的新技術、新知識。要借助現代化科學技術，不斷創新管理方法，讓醫院人事檔案管理工作更加規范、高效、科學。
3 結語
總之，近年來我國醫療衛生事業進步很快，對醫院人事檔案管理工作提出的要求也越來越高。對于醫院人事檔案管理工作的現狀問題，要及時采取有效措施，如加強教育培訓，提升檔案管理者的素質與能力；應用現代信息化技術，促進醫院人事檔案管理信息化建設；不斷創新人事檔案管理方法，提升檔案管理工作質量等。只有這樣才能充分發揮出醫院人事檔案的作用，為醫院的可持續發展保駕護航。
參考文獻
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篇9
一、醫院人事檔案管理工作存在的主要問題
在信息技術應用范圍不斷擴大的過程中，醫院管理模式和管理方法都得到很大改善，使醫院人事檔案管理工作的效率有了進一步提高，在一定程度上推動我國醫院人事檔案管理工作的信息化、智能化和科學化發展。但是，在實踐過程中，醫院人事檔案管理工作仍然存在如下幾個方面的問題，必須給以高度重視，才能真正提高醫院人事檔案的使用效率。
（一）人事檔案管理工作基礎條件不充足
在開展醫院人事檔案管理工作時，相關配套設施、管理機制和管理條例等必須比較完善，才能確保醫院人事檔案管理工作順利進行。但是醫院沒有高度重視人事檔案管理工作，沒有給以一定的投入力度，使得醫院人事檔案管理的硬件設施和相關設備都不夠完善，并且沒有比較科學的管理條例，致使泄密、丟失等情況經常出現，大大降低了醫院人事檔案管理工作的效率。
（二）人事檔案管理工作人員配置不合理
一般情況下，醫院人事檔案管理工作涉及的范圍比較廣，需要檔案管理工作人員具備較高的專業技能、綜合素質和業務能力等，才能很好地滿足人事檔案管理工作的實際需求。但是，醫院在人事檔案管理工作上的重視力度不夠強，沒有注重檔案管理工作人員的合理配置，從而出現人事檔案管理工作人員責任心不強、綜合素質不高、執行能力差等情況，給醫院人事檔案管理工作的安全性帶來極大影響。
（三）人事檔案管理工作的信息化水平不夠高
在信息技術不斷推廣的過程中，醫院人事檔案管理工作的要求不斷提高，使各種管理方法的合理運用成為提高醫院人事檔案管理工作效率的重要手段。但是，在實踐過程中，部分醫院人事檔案管理工作出現信息化水平不夠高的問題，大大影響醫院人事檔案管理工作的信息化發展，導致人事信息的查詢、更新和維護等流程得不到有效簡化，最終影響醫院人事檔案管理工作效率的提高。
二、提高醫院人事檔案管理工作效率的策略
（一）注重醫院全體工作人員人事檔案管理意識的不斷增強
在醫院不斷發展的過程中，提高醫院人事檔案管理工作的效率，必須注重醫院全體工作人員人事檔案管理意識的不斷增強，讓他們充分認識到人事檔案管理工作的重要性，才能在加大宣傳力度和投入力度的情況下，促進醫院人事檔案管理工作水平不斷提升，最終推動醫院可持續發展。在實踐過程中，明確各部門工作崗位人員的工作職責，制定合適的考核機制、管理機制，讓人事檔案管理工作人員嚴格按照相關規定執行，以在提高人事檔案管理工作人員工作積極性的基礎上，促進醫院人事檔案管理工作規范化、信息化發展。
（二）有效完善醫院各部門的人事檔案管理工作機制和制度
在不斷提高醫院人事檔案管理工作效率的過程中，有效完善醫院各部門的人事檔案管理工作機制和制度，提高全體工作人員的法律意識和創新意識，才能有效調整醫院人事檔案管理結構，從而健全醫院人事檔案管理的各種規章制度。一般情況下，醫院人事檔案管理工作的有序、穩定開展，需要對人事檔案材料收集、人事檔案材料遞交、人事檔案查閱等給以高度重視，注重其規范化、標準化發展，才能為醫院開展各種人事活動提供重要參考依據，以確保醫院人事檔案資料的真實性、完整性和可靠性。因此，不斷加強相關機制的有效完善和合理應用，真正提高醫院人事檔案管理工作的效率，才能充分體現醫院人事檔案的使用價值，最終促進醫院經濟效益不斷提升。
（三）不斷提高人事檔案管理工作人員素質水平
在提高醫院人事檔案管理工作效率的過程中，人事檔案管理工作人員的專業技能、業務素質等有著重要影響，必須不斷提高他們的綜合素質水平，才能真正滿足醫院人事檔案管理工作的各種需求，從而促進醫院管理水平不斷提升。在實踐過程中，注重人事檔案管理工作人員計算機操作能力的不斷提高，不斷增強他們的責任意識和道德素質，才能確保醫院人事檔案管理工作的有效進行。與此同時，加強醫院人事檔案管理工作人員的培訓力度，制定合適的獎懲機制和人員選拔制度，并不斷擴張人事檔案管理工作人員的職業發展空間，才能真正吸收和培養出高素質、高水平的專業人才，最終有效提高醫院人事檔案管理工作的效率。另外，在開展各種培訓活動、評比活動等的時候，注重醫院人事檔案管理工作人員的薪酬待遇提升，才能避免優秀人才流失情況出現，以保障醫院人事檔案管理工作的穩定開展。
（四）全面提升醫院人事檔案管理工作信息化水平
在醫院不斷發展的過程中，信息技術的應用范圍越來越廣，正逐步深入到醫院各個部門的管理工作中，大大提高醫院各部門的工作效率。因此，全面提升醫院人事檔案管理工作信息化水平，不斷優化人事檔案信息收集、整理和更新等多個環節的流程，可以更好地提高人事檔案資料的利用效率，從而促進醫院人事檔案管理工作效率不斷提高。在實踐過程中，信息技術在醫院人事檔案管理工作中的合理應用，可以使各部門的人事組織工作更加有效開展，并全面掌握各工作崗位人員的實際工作情況，從而提高醫院人事檔案管理工作的質量和效率，真正降低醫院人事檔案管理的資金投入和運營成本。與此同時，通過信息技術的充分運用，醫院各部門的人事檔案可以通過電子檔案的形式存在，使醫院人事檔案信息的開放性不斷提高，對建立公正、公開和公平的人事檔案管理機制有著重要影響。通過人事檔案動態管理機制的合理運用，醫院每個工作人員的業務能力、工作情況、專業技能、綜合素質和培訓經歷等都可以得到清楚地掌握，并確保醫院每個工作人員的考核、錄用、晉升和競聘等多方面信息的真實性、可靠性，對提高醫院人事檔案管理工作人員的工作積極性有著重要影響。綜上所述，隨著我國市場經濟體制的不斷完善，醫院之間的競爭不斷加劇，給醫院人力資源管理提出了更高要求，以不斷提高醫院的市場競爭力，充分發揮醫院人事檔案的實用價值，從而促進醫院人事檔案管理工作效率不斷提高。因此，根據醫院人事檔案管理工作的實際情況，注重相關管理機制的不斷完善，增強人事檔案管理工作人員的綜合素質，不斷提高人事檔案管理工作的信息化水平，對提高醫院人事檔案管理水平有著重要現實意義。
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近年來隨著經濟體制的改革，社會的進步，人員類型的多樣變化，檔案管理也衍生出了很多類型，我國也越來越重視人事檔案的管理。根據現狀，我國人事檔案主要由干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類組成。
干部的人事檔案管理，一般由有檔案管理權限的各單位自行管理，由其獨立收集、整理、執行，信息來源單一，僅關系到本單位下屬人員。干部檔案管理制度是比較傳統的管理方法，管理權限分屬組織、人事、行政辦公室等部門管理；工人檔案管理一般由勞資部門來管理，而學生檔案由學生工作部門或當地人才交流中心來管理。
隨著社會經濟的不斷發展和人事制度改革的不斷深入，傳統的管理方式不能適應形勢發展的需要，而長期以來的“重人事、輕檔案”的陳舊觀念也束縛了檔案工作的開展。目前，干部人事檔案管理工作主要存在以下幾個問題：
1.對人事檔案重要性認識不足
目前，人們對人事檔案的認識還比較膚淺，對檔案的重要性意識淡薄。中新網曾經對2068名人員進行調查，49.3%的被調查者認為“工作中注重的是能力，人事檔案沒用”，12.33%的被調查者則表示“無所謂”，緊緊只有38.64%的人認為“擇業自由，但是檔案也很重要不能遺棄”。被調查者中近半數的人認為檔案并不重要。而“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象也從一定程度上說明了人們對人事檔案的重要性認識不足。
2.人事檔案管理人員少、素質不高且缺乏服務意識
人事檔案具有很強的專業性，應該由專業人員進行管理。但是目前很多單位的人事檔案工作人員配備并不是那么樂觀，大多是兼職檔案管理員。人事檔案管理人員并不是科班出身，甚至沒有進行過崗前培訓，專業素養偏低，真正專業對口，年富力強的同志并不愿意從事檔案工作，即使檔案專業的畢業生，也因其工作繁瑣、單調、枯燥、乏味避而遠之，更遑論研究開發人事檔案的熱情了。
3.人事檔案本身質量不高，可信度降低
人事檔案載體較為單一，僅限于紙質檔案，屬于靜態的文字材料，信息不夠直觀全面，無法反映人的全貌。人事檔案內容主要反映個人履歷、學歷、職稱、政審材料、黨團材料等方面的材料較多，而對于個人性格、特長、誠信、業績、學術成果、科研水平等方面的材料比較欠缺，重視程度不夠。但人事檔案本身又具有動態的特點，當事人各方面的情況隨著時間的發展在不斷發生變化，時刻在?V寫著自己的人生，但一些單位的檔案工作人員并不能及時補充新材料，造成檔案缺乏反映最近的崗位執行情況和業務進展等，甚至還存在人事檔案內容失真的現象，年齡越填越小，工齡黨齡越填越長，學歷越填越高，導致人事檔案本身的可信度下降，可利用價值低下。
二、人事檔案管理工作思路
通過前面的分析，我們清醒的認識到人事檔案工作中存在的問題，結合當前檔案管理水平和實際，理清發展思路，探索人事檔案管理的新方法新道路。
1.培養和提高人們對檔案重要性的認識
在提高人們對檔案重要性認識中，首先要加強領導干部的檔案意識，因為任何一項工作都離不開領導的支持和重視。首先要通過報刊、電視等新聞媒體制造輿論等，宣傳人事檔案的作用以及相關的法規政策，重點宣傳人事檔案與個人的關系，讓人們首先對人事檔案有一定的了解。通過專業人員的專題講座，進一步強化人們對人事檔案重要性的認識，了解人事檔案的作用，是組織選人用人的依據，激發人們關心人事檔案，增強檔案意識。
2.努力提高人事檔案管理者的業務素養
檔案工作人員起主導、支配作用，是人事檔案工作的主體，而干部人事檔案管理工作是一項專業性很強的工作，涉及到檔案的收集、整理、鑒別、歸類、保管、利用等繁瑣的工作環節，因而人事檔案管理人員要具有較高的政治素質、過硬的業務素質以及良好的保密意識。隨著社會的發展，現代化也是人事檔案工作的發展趨勢，這就要求檔案管理人員要加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，隨時更新自己的知識結構，以適應現代化發展的趨勢。人事檔案工作人員還要具有敬業精神，工作中要不怕苦不怕累不怕繁瑣，堅持原則，嚴格遵守規章制度。
篇11
首先人事檔案保管的環境設備并不是非常健全完善，將普通的辦公室作為檔案的庫房，導致庫房的溫度濕度無法得到適宜的控制，庫房的門窗一般都是普通門窗，封閉效果不高，非常容易導致紙質檔案被人破壞。另外人事檔案保管現代化設施并不是非常完善。目前，有的單位并未引入電子化的人事檔案管理系統，檔案的材料還是限制在紙質的檔案的保管上，所以導致人事檔案管理工作效率低，科學化水平不高。
（二）檔案管理工作隊伍不穩定
人事管理隊伍穩固程度受到領導是否重視所決定，企業一般來講對人事檔案管理工作的態度就是用時關注，不用就忽略，無法獲得真正意義上的關注，造成非常多管理工作者積極性降低，對檔案管理工作不單單是保管，并未使用創新的眼光來將工作質量和效率提升，最終將檔案管理直接變成了材料保管工作。
（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低
目前，雖然單位開始在工作當中使用電子化的人事檔案管理系統。可是實際應用當中，有的職員對使用電腦還是約束在錄入信息當中，進行檢索查閱檔案信息的同時，還是依靠人力手工操作進行，還未充分發揮先進技術的作用，就促使人事檔案管理方法比目前的現代化落后。
（四）管理缺乏規范化
伴隨著不斷完善的人力資源管理制度，人事管理當中不斷的將改革進行發展，可是在一些小地方，人事檔案管理工作還并不是非常規范。員工入職離職的步驟上，并未獲得良好的銜接。人事檔案管理部門并未充分的進行關注，造成檔案丟失情況出現。市場經濟的影響中，人事服務成為潮流，受到多個單位的認同。可是有的單位并沒有人力資源管理部門和檔案管理機構，造成單位將員工的人事檔案放在人事服務中心。同時人事中心只是將檔案進行保管，員工工作表現和績效考核沒有及時記錄到檔案當中，這樣的人事檔案將不會全面的展現在勞動者基本情況。不規范的人事檔案存儲模式將不會發揮人力資源管理的關鍵作用。
二、加強人事檔案的管理工作的措施
（一）完善檔案管理工作的基礎建設，提高檔案管理的安全性
建設基礎設施從兩個方面著手。首先將環境設施健全完善，利用人事檔案管理部門投入人力物力財力，將工作環境改善，將防火、防潮、防盜功能齊全的專門的庫房建立起來，更好的將檔案管理的安全提升。其次，將先進的系統設施積極的引入。利用資金投入帶來現代化的人事檔案管理工作所需要的設備，將傳統依靠人力收集操作、查閱檔案的情況改變，將檔案管理工作變成了促進單位進步的重點因素。
（二）培養高素質的檔案管理人才
現代化高素質的管理人才是實現人事檔案管理不可缺少的因素。所以，將聘用現代化管理人才歸入到單位招聘計劃當中。高素質的人事檔案管理人才要具有計算機的知識，將熟練使用計算機技術，同時具備強大的業務水平和豐富的專業理論知識。電子計算機根據自身的高速運算和數據處理能力，為檔案工作者帶來科學的管理方式和檢索技術。
為了可以提升企業檔案管理水準，需要將人事檔案管理工作人員的綜合水平和能力提高。單位需要定期為人事檔案管理人員進行技能培訓或者開展研討會，對新上任的工作人員進行崗前培訓工作。指導人事檔案管理工作者積極的參與到專業的培訓當中，更好的將自身的專業素養和技術水平提升。將人事檔案管理工作人員的再教育工作做好，將更好的提升人事檔案管理工作人員的工作積極性。
（三）加強信息化建設
21世紀是一個信息化的時代，人事檔案管理工作當中廣泛的使用網絡信息技術和計算機多媒體技術。不但能夠將人事檔案資料的錄入速度提升，還可以為人事檔案整理查閱帶來方便，將人事檔案管理工作的便利程度充分滿足，將存儲空間節約下來，防止因為紙質檔案而導致紙質檔案丟失損壞，確保檔案管理安全，同時方便了檔案的翻閱，利用信息化的人事檔案管理幫助完善人事檔案管理系統。第一將人事檔案管理信息化數據實現，將人事檔案的利用率提升，將延長檔案資源的壽命，降低出現的損失。第二，數據化的人事檔案工作將傳閱工作變得更加便捷，將實現網絡、信息、資源化水平。
（四）規范管理制度
篇12
網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質檔案，建立電子檔案則體現出更多的優越性：
1.保存壽命長，不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內，不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況，即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫院的檔案室里，個人的信息只被這所醫院擁有，而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。
通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上，跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享，那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。
5考核評價公開公平
在紙質檔案內的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上，考核評價結果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。
當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：
首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施，醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統，確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境，能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。
然后，醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感，主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業素質，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識，同時還要具備信息技術的基礎知識，才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次，醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關管理制度，一來可以使檔案管理更加的規范，防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作，挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任，合理設置崗位，上機操作的各個部分分別設置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監督，以確保檔案管理的安全、有效。
最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。
實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性，使醫院的發展更緊跟時代的需求，當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現檔案管理的電子化，使其更加科學化，完備化。
篇13
一、我國人事檔案管理中存在的問題
（一）管理方法和管理手段老化
目前，不少部門的人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主。很多地區管理手段落后，檔案管理不規范，沒有配套的硬件設備，完全停留在手工操作，檔案庫房設置不合理，保護技術跟不上，檔案的物質載體不斷受到人為的破壞。伴隨著人員增加和個人檔案材料的增多，人事檔案管理工作日趨繁重，個人檔案越來越厚，每天會有各種不同的資料送達，等待處理。如果仍采用落后的管理手段，顯然已不能適應社會需求。
（二）流動人員人事檔案管理混亂
在社會主義市場經濟條件下，人才的流動越來越頻繁，隨著我國勞動人事制度改革的不斷深化，單位和個人雙向選擇的余地在逐步擴大，這在客觀上加大了流動人員檔案管理的難度。流動人員人事檔案管理混亂主要體現在以下方面：一是流動人員人事檔案轉遞混亂，移交不及時或不移交時有發生。二是流動人員人事檔案管理機構混亂。三是人事檔案管理人員思想的混亂。四是流動人員人事檔案管理辦法的混亂。
（三）規章制度不完善
隨著人事制度改革的不斷深化，人事檔案的規章制度也越來越不適應社會主義市場經濟和人才流動的需要，暴露出來的問題越來越多。諸如收集、歸檔、變動登記、鑒別、銷毀、統計、劃分保管期限、提供利用等，這些都需要根據新形勢制定相應的制度和標準，補充和完善原有的規章制度。
（四）人事檔案的保密工作中存在的問題
人事檔案具有機密性強的特點。近些年來在職稱評定、提拔干部、晉升工資等過程中，一些人盜竊人事檔案的機密信息，打擊報復、壓制他人，甚至篡改檔案內容，以謀私利的現象日益增多。這主要是一些領導，部分檔案管理人員政治覺悟、職業道德水平不高，以及管理制度不健全，保密措施不得力等原因造成的。
（五）人事檔案“分散多頭”的管理現象
隨著我國改革開放和社會主義市場經濟體制的建立，各企事業單位紛紛涌入市場，流動人口增多，再加上一些單位和個人對人事檔案的作用認識不足，我國人事檔案出現了“分散多頭”管理現象，主要表現在兩個方面：一是人事檔案隸屬混亂。參加主管人事檔案的有組織、人事、勞動等部門，甚至一些無權保存或管理人事檔案的單位也來保存和管理人事檔案，人事檔案出現“多頭”管理狀態；二是人事檔案極其分散。人事檔案有的保存在用人單位，有的保存在人才交流中心，有的甚至保存在私人手中，處于一種“分散”管理狀態。
（六）擅自棄檔、建檔現象嚴重
在由傳統社會向現代社會、由計劃經濟向市場經濟轉變時期，人事檔案的神秘性逐步被打破，有一些人對人事檔案的作用產生懷疑，社會上出現了一些擅自“棄檔”、擅自“建檔”等不正常現象，出現了越來越多的“棄檔族”。擅自“棄檔”、擅自“建檔”已成為當前人事檔案管理過程中值得引起關注的重要問題。
二、人事檔案管理中相關問題的對策分析
關于當前我國人事檔案管理中存在的問題，以上已經進行了相關的分析，那么如何解決好這些問題呢？以下將提出相關的建議。
（一）樹立正確的思想意識
要進一步解放思想、更新觀念，提高全民檔案意識，探索新形勢下人事檔案工作的新模式，管好、用好檔案；要重視人事檔案工作，提高管理水平。要樹立正確的人事檔案理念。我們既要重視人事檔案的歷史鑒定作用，又要重視個人的現實表現和能力。我們要改變在計劃經濟時代凡個人的一切事物都“唯檔是舉”的弊端。同時也不能片面認為，在市場經濟主導的今天，人事檔案就“一無是處”，要不要無所謂。畢竟按國家現行政策規定，當前的人事檔案仍在發揮著重要的作用我們要正確認識人事檔案的歷史作用和現實作用，“善待”人事檔案。
（二）做好人事檔案的收集歸檔
必須加強人事檔案的基礎業務建設工作，從檔案材料的收集上下工夫。必須建立健全歸檔制度，積極宣傳人事檔案的重要性，宣傳什么樣的檔案材料應歸檔，讓每個職工本著對自己負責的態度，積極將個人手中的材料及各部門形成的對個人有價值的材料歸檔保存。另外，收集檔案時必須注意形式和內容的規范化和標準化，以及內容的真實性與可靠性。做好收集歸檔工作，提高案卷質量，才能更好地為開發、利用人力資源打下基礎，為人事制度改革服務。
（三）加強規范化和標準化建設
長期以來，我國人事檔案在管理思想，管理方法，管理手段和條件等方面尋在著許多無序現象，制約著我國人事檔案管理工作的發展。因此，在新的歷史條件下，加強人事檔案的規范化管理，對于全面地了解干部，更好地開展組織人事工作，開發人事檔案信息資源，為社會現代化建設服務，具有十分重要的意義。人事檔案的規范化管理是指根據組織、人事、勞動等部門的現實要求，科學地，系統地，動態地管理人事檔案，使人事檔案發揮更大的效能。在人事檔案管理中，要實行規范化管理，目標化管理，完善法律法規體系及制度建設，制定規范化標準，并嚴格執行，以保證人事檔案收集完整，鑒別準確，整理有序，保管安全，利用方便。
（四）改革人事檔案內容
要對人事檔案內容進行創新，在人事檔案管理中，要克服公式化，突出個性化，實現檔案內容的立體化、動態化。人事檔案是以人為單位整理而成的專卷。每一份人事檔案都應具有各自的特點。
應根據時代變化，根據人們職業的多元化，對其進行重新分類，重新確定收集范圍和收集標準，有選擇地不斷補充新產生的人事信息內容。
（五）強化以人為本
人事檔案工作要強化以人為本，樹立人才資源的思想觀念。必須真正實現四個方面的轉移。首先，在思想觀念上，必須實現從只注重政治材料、思想品德評價向注重綜合素質、發展潛能和創新能力方面轉移。從“突出政治”的圈子里跳出來，樹立人才意識，及時補充新材料，努力實現人事檔案立體化，以利于選拔人才。第二，在其檔案內容的收集上，必須實現由一般性收集、被動性整理向人才開發及經濟建設的一線轉移。第三，在其管理形式上，必須實現由過去傳統的封閉式管理向開放式動態管理、科學管理轉移。第四，在其服務職能上，必須實現由保管型向利用型的根本轉移。
（六）使用現代化手段
