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水運工程檔案指的是在項目建設過程中從項目立項到項目建成投入運營，在這個過程中所產生的能夠反映工作建設情況，并且對工作后期管理與維護有利的各種資料。水運工程檔案與水運工作建設的關系十分密切，水運工程檔案是水運工程項目建設工作安全，質量，資金，科研等項目的基礎，是對工程建設情況的反映。水運工程檔案管理工作是參與建設工作各單位的一項基礎性工作。檔案管理工作的有效開展對于其它各方面工作開展都是有利的，水運工程管理工作水平也會由此而得到提升。因此在工作中，需要對該項工作重視并采用科學有效的方法促使相關目標達成。
2 當前檔案管理工作存在的問題
首先是管理工作人員意識不強。檔案管理是一系統性較強的工作，需要參與建設工作的各單位人員予以重視并給予必要的配合。主要負責人思想認識不到位，相關人員在工作開展過程中就不會重視，工作結果得不到保證。工作開展過程中需要通過某些新的方法應用獲得更好的效果，由于工作人員思想上松懈，不會主動去學習，充實自己。檔案管理團隊的教育學習工作沒有開展或者是不會開展。在整個工程建設過程中，所有人工作的重點在于項目本身，而輕視了檔案管理工作，將其視為一種事后性的工作。
其次是管理機構自身存在問題。由于參與建設各單位間缺乏有效溝通與交流，責任沒有具體落實到位，管理工作存在空白地帶。部分企業考慮到企業成本問題，往往沒有設置專門的部門負責檔案管理工作。而在人員構成方面，非專業性現象非常突出，檔案管理人員通常不是水運工程專業，并且人員具有流動性。專業技術人員對于工作不重視，與管理人員缺乏有效溝通。在資料收集環節存在缺失。所有的這些因素都不利于檔案管理工作高效規范開展。
檔案管理制度有待健全。由于水運工作涉及到大量技術性的資料，但是管理人員的知識與技能又無法有效滿足工作需要。在檔案管理工作方面，缺乏統一標準，資料收集歸整無序，缺乏系統性，資料收集與整理往往不能夠與項目建設同步開展。同時對于檔案存放沒有明確的制度規范，存放場所及管理設施無法滿足工作需要。檔案管理信息化程度低，不僅不利于當下工作開展，也不利于后期工作開展。
檔案質量問題。由于工作在各方面存在不到位情況，導致了檔案質量達不到預期標準，無法發揮其應有的作用。
3 加強檔案管理的相關措施
3.1 項目檔案管理的制度要完善
在工程建設過程中由于參與建設的單位較多，因此有必要制定統一的制度。就檔案格式內容等方面進行規范，創建標準化的管理工作流程，規范操作，從而來保證檔案能夠真實的反映項目建設情況，并且發揮其本身應有的作用。
要明確責任人，對檔案管理工作全面負責。同時要明確該責任人及檔案管理工作人員相關權限與職責，便于后期工作開展。同時要明確參與建設人員責任，配合檔案管理工作人員開展工作。檔案管理工開展的流程要明確。并將上述內容以制度形式確立，傳送至各參建單位，各單位要對所屬部門人員開展學習工作，便于后期檔案管理工作開展。
3.2 流程規范與標準化
檔案管理工作人員要制定一套規范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具體內容要制定相應標準。流程與標準要以書面文字形式傳送至各參建單位。各單位在相關資料形成過程中依據標準進行。包括了在施工過程中用到的表、單，便于后期資料收集與整理。流程規范與標準化不只是將檔案管理部門考慮在內，而是要將項目建設的所有單位與建設環節都考慮到其中，形成完整的體系。
3.3 管理人員
由于項目建設涉及到的專業性內容非常多，在管理人員配備方面，要考慮到專業性與非專業性的合理搭配。同時要考慮到管理人員與工程技術人員合理搭配。在檔案管理隊伍中要保證至少有一名經驗豐富的技術人員。檔案管理人員要不定期開展學習工作，了解檔案管理相關知識和國家在此方面的標準與規范。加深管理人員對于工作的認識。學習不必局限于某一種形式，可以靈活進行，只要保證達到最終想要的效果。
除此之外，在日常工作中要重視人才培養工作，培養適應水運項目檔案管理人才，以此來滿足水運項目建設工程不斷發生的變化對于管理工作及檔案管理人才的要求。
3.4 重視信息技術的應用
對于收集到的資料應該包括兩種形式，紙制的與電子的。作為對紙制資料的補充，電子資料在管理與利用方面更加方便快捷。同時可以借助于計算機強大的計算與分析功能，對已經收集的資料進一步深挖，從中獲取有用的信息。從另一個方面來看，電子信息不會占用太大的物理儲存空間，資料保存較為安全。而計算機辦公已經普及，只需要利用已有設施或者是稍作升級就可以滿足工作需要。對于已經收集歸整的信息資料要定期進行檢查。
3.5 檔案管理其它方面的輔措施
任何一項管理工作都不可能只依據單一方式實現理想的管理目標。在檔案管理工作方面可以適當的將考核與激勵結合。在整個項目建設期間，對于檔案管理工作出色的部門與人員予以適當獎勵，而對于管理工作存在問題沒有成效的，則要予以相應考核。激勵與考核可以是物質性的也可以是非物質性的。另外也可以從工作的不同環節來約束。如工程驗收環節，財務結算環節。從而督促各單位在建設工作中做好檔案管理工作。
4 結束語
項目檔案是工程建設過程的見證，具有重要的研究與利用價值。目前在水運項目建設過程中，檔案管理工作還存在某些方面的問題，影響到了檔案管理工作正常開展。作為管理工作人員，要結合項目實際情況，對現有工作存在的問題找出解決方法。在已有的基礎上創新，發揮檔案的最大價值與作用。
參考文獻
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當今社會是信息化社會，信息傳遞的速度高速發展，人們的生活越來越離不開信息的快速傳遞，計算機和網絡技術的出現和普及解決了這一難題。越來越多的資料可以不經過打印而直接在電腦上顯示，大大簡化了辦公時間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來了便利。但是我們了解技術是一把雙刃劍，電腦辦公對于一些人而言是挑戰，工程建筑檔案管理也不例外。近年來，工程建設的檔案管理為了適應信息化的發展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創新發展。在文中我們看一下當前我國在工程檔案管理的工作中存在的問題，并對此提出了一些自己的意見。
1目前工程檔案管理工作中出現的一些共性問題
工程建筑檔案在建筑工程項目中有著舉足輕重的地位，因為他直接記錄著相關數據，反映著工程建設以及建筑物的質量好壞。我們可以這樣說，工程建筑檔案是對工程實施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對于工程建筑質量的安全性和可靠性有著重要的指導作用。
1.1工程建筑檔案管理信息化建設速度緩慢
科學技術在不斷發展進步的同時，我們也在與時俱進，加快了工程建筑檔案信息化建設的進程，對其加以關注的同時也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發現，目前我國的工程建筑檔案信息化建設的發展速度遠遠落后于經濟建設的步伐。在工程建筑檔案信息化建設過程中，工程建設的相關標準沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對分散難于整理。同時，在平時的工程建筑檔案管理建O過程中，仍有許多單位只注重實體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設，在相關方面存在缺陷。
1.2對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠
雖然我們很清楚這個事實，我國的工程建筑檔案管理在信息化建設這一塊仍是開始階段，必然會暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質的檔案轉化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具，相關工作人員也沒能按規定處理事務，同時相關專業人才不僅質量不達標甚至數量也不夠，更有甚者對于信息化建設不屑一顧。這也嚴重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設。當然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國家也要不斷地完善相關的法律制度和專業技能，確保信息的安全。
2信息化工程建筑檔案管理方法
隨著建筑行業的不斷發展，在行業內的競爭力不斷加強，為了提高工程單位的競爭力，應當加強對建筑工程檔案的信息化管理，如規范檔案信息的儲存方式、提高檔案信息的查詢速度等，這些都能夠加強檔案信息的管理。所以工程單位應當注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進程，不斷提高我國建筑行業對檔案信息的管理。
2.1確保原始數據的采集與歸檔
在加強建筑行業的檔案信息化建設的進程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計算機的掃面設備輸入相應的數據信息，將有關建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進行存檔，以數據信息的形式儲存在計算機中，這種檔案信息化建設能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應當對這些檔案信息進行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數據信息的僵乏而不能順利完成工程項目，所以應當加強建筑工程的檔案信息化建設，確保原始數據的采集和歸檔。
2.2加強檔案庫的信息化管理
為了實現工程建筑檔案的規范化、系統化，使得檔案信息能夠共享，應當建立檔案信息資料庫，同時加強檔案信息資料庫的管理。檔案信息資料庫將輸入的數據信息進行分類存檔，同時也可以建立統一格式檔案信息管理系統，這樣能夠實現檔案信息的自動歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經過統一處理過的檔案信息可以通過數據庫這樣一個平臺實現共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。
2.3提高工作人員的業務能力
隨著建筑行業的不斷發展，建筑行業的檔案信息管理工作也發生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業務能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業務能力，提高工作人員的個人素質。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現代化、數字化的管理設備，同時還必須掌握有關檔案信息資料的管理知識，嚴禁一些兼職人員從事這項工作，必須保證建筑工程檔案數據資料的準確性、有效性、與時俱進，只有這樣才能滿足實際的需要，所以應當加強工作人員業務能力培訓。
管理單位在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，忽視了對檔案的機密性和安全性和相關設置，導致部分的工程建筑檔案出現丟失后或泄密的問題，給相關的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業的健康持續發展。針對這種情況，相關的管理部門在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，需要結合工程建筑檔案中的具體內容的機密性對部分工程建筑檔案進行加密設置，通過運用相關的計算機操作技術提高機密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實際運用進行有機的結合； 同時，在工程建筑檔案管理信息化建設過程中，還需要加大對工程建筑檔案紙質文件的保管力度和維護工作，從而進一步提高我國工程建筑檔案管理的科學性和有效性。
3 總結
總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設具有十分明顯的優勢，對提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。
我國的工程檔案管理信息化現階段還處于起步階段，在今后的發展過程中還需要繼續遵循我國對建筑行業信息化發展的有關規定，在不斷的學習過程中吸收知識總結經驗，推進我國工程建筑檔案管理信息化建設的深入發展，提高工程檔案在工施工管理的過程中發揮更大的作用。
綜上所述，在建筑工程中科學、有效的檔案信息化管理對建筑工程項目的實施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應當加強檔案信息化建設。雖然我國檔案信息化建設還處于初級階段，但是經過不斷的研究和學習，在實踐中不斷總結經驗，就能夠推動我國檔案信息化的不斷發展。
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建筑工程項目分為很多種，其建筑工程規模的大小也不盡相同，而那些規模較小的建筑工程的技術檔案管理，可以采用普通管理方式，而那些規模比較大且又復雜的工程，其技術檔案管理則應采用多重角度思考管理的方法。現階段，建筑工程技術檔案的傳統管理模式應當從以下幾個方面分析：（1）、技術維。其主要包括信息技術和網絡管理系統。（2）、人文維。其包含了工程檔案管理制度以及組織文化。（3）、管理維。其主要包括了戰略規劃、人力資源管理、組織結構。（4）、經濟維。其主要包括了相關市場的開發、資金的投入使用以及產品服務等等。隨著新時代的來臨，建筑工程技術檔案的管理方式也越來越現代化，傳統檔案管理模式中優秀的地方是值得繼承與發展的，但其老式的管理方法將會被時代所淘汰，其管理模式將會朝著越來越科學化的方向發展。本文對某個大型建筑工程的技術管理中存在的問題，進行了研究與分析，此工程采用手工的方法將檔案的目錄編制成word錄入到電腦中，其工作效率極為的低，如若需要尋找或分析相關的數據，都需要耗用很多的人力、時間。改傳統下的管理模式存在著許多的問題，其主要表現為以下幾個方面；（1）只意識到了保管的重要性，而忽視了其利用價值，過于的對技術檔案進行保管，導致技術檔案與“外界隔絕”，其相關的價值不能夠及時的被利用，偶爾進行利用，也只是提供有關技術文件資料的復印件或者原件，而缺乏對技術檔案內容的深入分析與研究；（2）在全過程當中缺乏相應的控制，在工程項目建設的過程中，有些檔案管理處在無關緊要的地位，不會提前進入工程的文件管理，對檔案信息數據的有關疑問也沒有提出建議與疑問的權利；（3）技術檔案在進行收集、整理資料，保存和被利用等整個過程中，也僅僅是關注到了技術檔案的經濟價值，而忽視了對技術檔案管理的質量以及效率的關注。
二、建筑工程技術檔案如何進行科學化管理的相關分析
通過上文對建筑工程技術檔案傳統管理模式優勢與不足的研究與分析，我們可以通過上文我們可以了解到建筑工程技術檔案傳統模式中存在的問題以及優勢，但是存在的不足并不會影響技術檔案管理將會向著科學化的方向發展。所以在技術檔案科學化管理過程中要加強重視項目管理，以促進技術檔案相關價值的發揮。
(一)進行全過程的控制
我國的建筑工程技術檔案不僅是工程施工過程中的一個項目，而是存在于整個工程的施工過程中。1.為了確保技術檔案內容完整不缺，就要及時收集工程在施工過程中形成的有關技術文件，對此，可以采用甘特圖方法，檔案的收集要緊跟工程的進度，例如某個建筑工程的進度規劃在以=一月至十二月，一月上旬進行編輯設計任務書，一月下旬選擇建設地址，二月進行工程勘測，二月下旬和三月上旬進行組織設計，三月上旬計劃進行年度建設計摘要：技術檔案在建筑工程技術管理方面發揮著巨大的作用，而在工程領域中對于技術檔案管理方法一直都存有爭議。所以本片文章就簡單的研究與分析了技術檔案管理內容，通過了解傳統管理的優點與不足，進而從現代化管理的角度給出了科學合理的意見。關鍵詞：建筑工程；技術檔案；科學管理劃，三月下旬進行建設準備，四月至十二月進行工程施工，十二月完工進行驗收。采用甘特圖方法，在進行技術檔案相關資料的收集時，可以結合實際制定科學合理的管理方法以及發展方向。2.技術檔案中的相關文件。項目在進行申報的過程中，工程前期的技術文件起著至關重要的作用，其中包含的文件有對于項目的相關建議書、項目在批復過程中的相關文件、項目是否可行的有關報告、項目在進行評估過程中的形成的相關文件等等；在設計階段過程中形成的相關技術文件有:項目初步進行審批過程中形成的有關文件、征地拆遷以及后續安排的相關文件、招標投標過程中形成的文件等等。工程在進行施工的過程中以及完工后形成的相關文件，以某個工程作為案例進行分析，比如該工程在進行施工的過程中，首先要做的是審批開工報告，并及時記錄和整理施工過程中的相關資料，同時施工當中的有關工程的總結、竣工圖、工程的驗收等相關文件及資料也要進行收集與整理。
(二)加強對檔案管理的質量控制
我國對檔案管理制定了相關的法律條例，但絕大多數都只是進行宏觀方面的規定。在實際的技術檔案管理過程中，對技術文件檔案提出了更高了要求與標準，如果缺乏對應的規定，其控制效果將很難實現。1.有關需求特征的分析。在整個工程管理過程中技術檔案的管理都要以相關利益者的需要作為內容，并將無縫服務理念貫穿整個工程過程中，進而提高信息資源的利用效率。同時要注重提高檔案管理者的服務意識，并及時跟蹤服務技術檔案形成的過程，一直到工程完工。2.完善反饋制度。要想技術檔案內容完善，就要及時做好反饋信息的收集工作。其相應的方法就是以技術檔案使用者的需要及愿望作為依據，進而不斷完善和提高技術檔案管理。
三、結束語
通過上文的論述，我們可以得知建筑工程技術檔案在實現科學化管理的過程中，要不斷的加強收集和整理施工過程中形成的有關技術資料及文件，并以需求的特點、制度反饋及計劃實行等作為出發點，以保障并提高技術檔案管理的質量。通過上述文章的研究我們可以得知技術檔案在進行科學化管理中，由于不同的工程技術檔案在進行管理中的需求也不盡相同，所以上述的方法在其他工程管理應用過程中，要考慮到實際情況，予以合理的應用。
參考文獻
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盡管很多部門印發了檔案管理的相關規定，在一定程度上促進了檔案管理工作的發展和進步，但從當前我國基礎設施發展現狀來看，在公路工程全壽命周期內，缺乏對檢測檔案管理的重視度，同時也缺乏統一的管理標準，這在一定程度上造成了人力、物力和財力的浪費，而且公路工程的進一步發展也受到阻礙。
（二）公路工程檢測檔案管理管理方式陳舊
對于公路工程項目，一般采用的是多極化管理方式，這無疑加長了信息傳輸的線路，使得內部管理之間變得比較遲緩。與此同時，公路工程檢測涉及的周期比較長，其技術的應用和檔案的管理等都變得比較復雜，若不能對其檔案管理方法進行創新，將很難提高公路工程檢測檔案管理的效率。
（三）路工程檢測檔案管理缺乏信息化管理
隨著信息化技術應用，為公路工程檢測檔案管理的創新帶來了更多的活力源泉，實現了公路工程檢測數據資料迅速和高效的傳輸，能夠更加準確、合理的對公路工程的質量做出判斷。當前在公路工程檢測過程中，已經逐步引入了信息化技術，并取得了不少顯著的成效，但是信息化技術在公路工程檢測中的應用方式、時間等方面還需要不斷的完善，更為科學合理的信息化檔案管理方式還需要我們進行更深層次創新。
二、公路工程檢測檔案信息化管理的創新內容
（一）觀念創新是公路工程檢測檔案管理創新的思想保證
實現公路工程檢測檔案管理的創新，必須全面履行以下兩種職能：檔案事業行政管理和檔案保護利用，必須學習新的知識觀念，轉變陳舊的觀念。因此公路工程檢測檔案管理人員必須首先進行知識觀念的創新學習，采用新的知識管理觀念進行公路工程檢測檔案的管理。其次，我國公路產業在發展迅速，而但公路工程檢測檔案的管理方式卻相對比較落后，公路工程檢測檔案管理人員應充分利用現代化管理方法，應采用計算機及網絡通訊設備強化管理方式，逐步將公路工程檢測檔案管理由實體管理向現代信息化管理轉變，參與信息市場，適應發展的需要。
（二）管理模式創新是公路工程檢測檔案管理創新的關鍵所在
加強公路工程檢測檔案的管理創新，關鍵是建立公路工程檢測檔案管理工作的有效管理模式。在具體操作中，我們通過開展公路工程檢測檔案的編制、執法檢查、下基層業務指導、業務咨詢、舉辦培訓班等活動，從宏觀指導思想、政策制定上、戰略目標上創新；我們還把一些重大公路工程因檢測不到位而造成的事故責任追究的事例整理成冊，作為學習資料，送發給公路工程檢測單位負責人和資料員，提高他們的警示度。在堅持“依法行政、依法治檔”的同時，我們不斷加強了公路工程檢測檔案管理的法制建設，也是公路工程檢測檔案管理模式創新的重要手段。還要從檔案室的微觀管理上進行創新，綜合各種因素實現公路工程檢測檔案的管理。
（三）技術創新是公路工程檢測檔案管理創新的內在驅動力
公路工程檢測檔案管理應進行以下兩方面的技術創新：其一公路工程檢測檔案管理人員必須將先進的科技成果應用在檔案管理和保護中，確保檔案的完整性；其二公路工程檢測檔案管理人員應針對當前檔案管理技術方面存在的弊端和缺陷，研制出適應時展的新型檢測檔案管理技術，進而提高檢測檔案管理工作的效率和質量。
三、公路工程檢測檔案信息化管理創新途徑
做到觀念創新、管理創新、技術創新，將現代化的通信技術、網絡技術和計算機技術融入到檔案管理中是進行公路工程檢測檔案管理信息化管理的核心，從而有效的解決了公路工程檢測信息的采集、加工和利用等問題，為公路工程檢測資料的收集和編制整理解決公路工程檢測資料在檔案管理中存在的問題提供了方便，將傳統的公路工程檢測檔案管理模式升級到現代信息化管理模式。
（一）提高信息化設備和管理人員的專業化能力，加強檔案管理的觀念創新
處于信息化時代，雖然檔案管理人員不再從事繁重的體力勞動，但他們需要處理的信息量更加的復雜繁重。因此，要加強公路工程檢測單位信息化基礎設備的建設以及提高檔案管理人員的專業化能力。
首先，公路工程檢測單位應加強檔案信息化建設，加大檔案管理的資金投入，提高檢測單位進行檔案管理的基礎設施。在這是因為檢測單位基礎設施的建設是確保了公路工程檢測檔案管理工作的順利進行。如果檢測單位缺乏有效的基礎設施，檢測檔案信息化管理將是很難實現的。公路工程檢測單位的基礎設施包括以下幾種：檔案庫房的建設，文件存儲設備的配置，檔案庫房管理制度的建設以及其他相關方面的建設。以此確保公路工程檢測檔案信息化管理的能夠順利有效的開展。
其次，開發檔案信息化管理工作，公路檢測單位應配備高素質、高技術的檢測檔案管理團隊。他們在進行檢查檔案管理中能夠及時采用進行的信息化管理技術進行管理，比如計算機忘了技術等。管理人員必須與時俱進，不斷學習信息化技術，提高公路工程檢測檔案的管理效率和管理質量。公路檢測單位應通過各種渠道對檔案管理人才的選拔、培訓，特別是既懂檔案管理又能利用計算機網絡技術的復合型人才。公路工程檢測檔案管理人員不僅要不斷的學習管理知識，更應注重管理理念和方法的創新，從而不斷提高公路工程檢測檔案的管理水平。
（二）確保公路工程檢測檔案信息的系統性和完整性，加強檔案工作的管理創新
充分利用現代計算機技術、網絡技術等是實現公路工程檢測檔案信息化管理的重點，更加科學的進行檔案信息化管理。首先，公路工程檢測單位管理者要不斷地審時度勢，針對檢測檔案管理的現實情況，設置專業的檔案信息化管理部門，并委派優秀的檔案管理人員，建立一個完善的公路工程檢測檔案管理體系，將公路工程的進度和檢測資料聯系起來，通過對公路工程進行事前規劃、事中控制和事后檢查的方法，逐漸形成一套合理的現場資料、審批、填報和檢查的科學信息化系統，進而提高公路工程檢測檔案管理水平。
實現檔案自身的價值就必須確保公路工程檢測檔案完整性。公路工程檢測資料的收集和材料的系統化兩環節能夠有效的銜接直接關系到公路工程檢測檔案管理的效率，因此要重點把握這兩項工作的銜接性。檢測資料歸檔的完整性大大降低公路工程檢測檔案管理系統進行檔案歸檔和收集的難度，這主要是因為公路工程檢測檔案數量眾多，而且具有很長的周期，為了確保公路工程檢測檔案的完整性，就必須高度重視檢測檔案收集工作的落實過程，而且更要注重細節，完成階段性的檢測檔案收集工作后，需要及時檢測公路工程檢測資料內容的完整度，檔案管理人員必須具有很高的目的性和針對性，對公路工程檢測的情況進行充分的了解，確保檢測檔案沒有遺漏，使公路工程檢測檔案管理越來越具有科學性和完整性。
（三）建立完善的公路工程檢測檔案信息資源庫，加強檔案工作的技術創新
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1.1 市政工程檔案是對城市管理和建設的重要依據
現如今，城市已經由以前的單純名詞發展成為了一個綜合性的、涉及范圍較廣的概念詞。由于我國經濟的飛速發展，現在的一些小的城鎮也會在不遠的將來變成一座大城市。城市現代化的進程已經有了逐步加快的趨勢，而很多矛盾也就被凸顯出來了，而要想很好的解決這些矛盾，城市立體化的程度必將越來越高，也必將更充分的利用城市地上和地下的空間，所以地下建筑物和地下構筑物等隱蔽工程將會越來越多，而要想做好對這些隱蔽工程的改建、管理以及維護等工作，僅僅依靠人的記憶顯然是不行的。人的記憶力是會變的，是會衰退的，而工程檔案才真正是儲備城市建設資源的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。所以要想避免市政工程施工出現浪費現象，做好工程管理、規劃和建設的工作，就必須以工程檔案作為依據。
1.2 城市建設造就了市政工程檔案，市政工程檔案中有豐富的城市建設經驗，檔案同時包含了城市建設的各種技術。城市建設活動的成果主要有建筑物實體和工程檔案兩個方面，工程檔案不但真是的記載了工程施工生產活動的全國成，它也是記載人們工程思想和技術的載體，所以工程檔案也是儲備工程經驗和工程技術的最重要的工具，對于一個現代化的城市而言，如果這個城市具備了數量多并且質量較高的工程檔案資料，也就意味著這個城市具備非常雄厚的技術基礎。
2 市政工程檔案的管理工作
2.1 做好市政工程檔案的歸檔工作
要想做好市政工程檔案的歸檔工作，不僅僅是工程的管理單位，項目工程的投資單位、施工單位以及監理單位都必須加大管理力度，相互配合。投資單位、施工單位以及監理單位在編寫市政資料時都必須注意準確性和真實性，編寫時也必須嚴格的執行國家的相關文件，另外施工單位也必須要非常重視市政工程檔案的編寫工作。
2.1.1 施工單位的所有人員都應重視資料的編寫工作。施工單位的領導應首先就非常重視資料的編寫工作，這也對市政工程資料最終形成的優與劣有著重要的影響，而現實情況是大部分施工單位的領導都不重視資料的編寫工作，他們往往更重視工程實體的施工工作。
2.1.2 施工單位還應安排專門的人員負責資料的編寫工作。根據國家建設部門的相關要求，資料編寫人員在上崗前必須是經過相關的培訓的，只有獲得了資料員章以及資料員證，才能夠具備編寫資料的資格。
2.1.3 施工單位要真正的認識到市政檔案的指導意義。市政工程檔案不但能為對工程的管理和維護工作提供有力的保證和重要的參考，同時它也能為領導今后所進行的決策提供重要的依據，同時它也是日后解決項目工程中出現的事故或是問題提供重要的參考依據。
2.2 市政工程檔案應滿足的要求
2.2.1 市政工程檔案管理中易出現的問題及改善對策。市政工程檔案是能夠真實準確的反映工程項目的建設活動的，它對工程建設完成后維護、擴建以及改建工作都是有著指導性的意義的，因此在建設工程歸檔之前，工程技術人員和檔案管理人員對檔案資料必須嚴格把關，不符合規范要求的檔案文件必須拒之門外，從而確保檔案資料的真實性和準確性。
2.2.1.1 檔案文件是否為原件。只有原件才是工程檔案作為憑證最有力的依據，所以只有歸檔的文件是原件才是真實有效的，如果是復印件或是傳真件進行歸檔，一方面這些文件不利于長期的保管，另一面之后在利用這些文件時也一定會帶來麻煩和損失。所以，檔案管理人員在檢查文件時必須認真謹慎，確認這些檔案文件必須是原件。
2.2.1.2 文件的內容應是完整的，工序的日期和順序也必須是正確的。施工過程中形成的技術文件能夠真實的反映出工程建設的實際情況，它也是評價工程施工質量好壞的重要依據。而施工技術人員的思想一般都是輕內業重外業的，所以施工技術文件經常都是內容殘缺不全的文件。常見的如編制施工工序報審文件時，只有申報的內容，卻沒有監理單位的審批意見；或是編制原材料的試驗記錄時，只有試驗數據而沒有試驗結論等。所以針對這一類施工技術文件，監理人員應連同施工技術人員對其嚴格審核并補充完整。
2.2.1.3 圖紙變更文件必須有施工單位、設計單位以及建設單位的簽字蓋章。很多施工單位沒有經過設計單位和建設單位的同意或是只經過他們的口頭同意時，就更改設計圖紙了。這是嚴格禁止的，施工單位是沒有權力對設計圖紙進行私自變更的，當施工的過程中有需要更改設計文件時，施工單位應連同設計單位和建設單位共同會審圖紙文件，并編寫設計變更通知書，設計變更通知書上必須有設計單位、施工單位以及建設單位的三方簽字蓋章，否則是不能生效的。
2.2.1.4 隱藏工程的簽字蓋章也必須是齊全的。由于隱藏工程施工完成一般都是埋在地下的，他們是不會被看到的，而隱藏工程施工質量的好壞對整個工程的質量也是有著重要的影響的。所以，施工單位在進行隱藏工程的施工時，要邀請設計單位、監理單位、投資單位、建設單位以及接管單位到施工現場進行檢查，并在相應的檔案文件上簽字蓋章，各個單位都確認無誤后方可進行下一道工序的施工。
2.2.2 當市政工程建設完成處于竣工驗收階段時，施工單位也必須及時的將這些工程檔案資料裝訂完成，將這些資料移交給工程的接管單位，對檔案文件進行歸檔和管理，做好工程項目的交接工作。
通過以上的論述，我們對市政工程檔案的作用以及市政工程檔案的管理工作兩個方面的內容進行了詳細的分析和探討。市政工程檔案是城市基礎建設過程中技術與經驗的最為重要的信息資源，它所發揮的作用也越來越明顯了，而要想真正做好市政工程檔案的管理工作，最關鍵的因素還是人的因素，在管理市政工程檔案時應充分發揮人的潛力，從而更好的為工程檔案事業服務。只有真正的做好了對市政工程檔案的編制、開發、管理以及利用的工作，才能真正將施工技術轉化為直接的生產力，才能繼續加快城市現代化的建設進程，從而為社會創造更多的物質財富和精神財富。
參考文獻
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隨著中國石化工程建設事業的不斷發展，中國石化內部資源開始了重新組合，原石化系統內部的建設公司和設計院，根據中國石化集團總公司的統一部署，將原單一的建設單位和設計單位組合成新的以設計、工程項目總承包（EPC）和核心專業施工為主體的工程公司，因為單位性質的改變，如何適應新的檔案管理方式，加快應用電子檔案管理已經是擺在我們面前迫在眉睫的任務。所以，根據工程公司檔案管理特點，開發的檔案管理軟件除滿足通用的檔案管理要求之外，還必須充分考慮工程檔案特點。
一、工程檔案管理工作流程圖
工程公司的檔案管理是由文件收集、整理、歸檔、驗收、整編、入庫、管理、利用等幾項工作組成。
首先是工程設計文件的收集、積累。工程設計文件分為項目文件和非項目文件兩類。項目文件包括項目管理文件與設計文件，非項目文件是指與項目相關，但不是在項目活動中產生的文件資料，如科研、標準及設計參考資料。文檔人員在文件收集、積累完成后，進行整理編目，交付檔案室歸檔，檔案室在接到歸檔文件后，按照檔案管理規定檢查驗收，然后整編登記，歸入檔案庫房中相應的柜架進行保管。對庫存檔案進行管理是檔案室的重要工作，它包括整理檔案資料，編制檔案目錄和索引工具，檔案的鑒定與銷毀，根據用戶的不同的需求提供檔案利用服務。
二、系統結構
根據檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統劃分為文件整理過程，歸檔驗收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統管理工程等幾個部分。
（一）文件整理過程
項目文檔管理人員在獲得的分配的項目后，即可進行項目文件的收集整理理工作，在本人負責的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗收。項目文件整理過程包括a、項目立項（包括項目申請、項目登記、項目計劃、項目組成員等）；b、項目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統監控。d、非項目文件的存檔準備。
（二）歸檔文件驗收過程
檔案人員和文檔人員歸檔文件驗收過程是靠“歸檔申請單”和“驗收通知單”進行聯系的。文檔人員在進行文件歸檔時應向系統發出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據其中所列目錄調閱對應的文件進行檢查驗收，驗收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發出“驗收通過通知”，否則，向系統發出“返回修改通知”。
（三）檔案管理過程
檔案管理過程包括以下幾項工作：a、對庫存檔案進行整理編排 組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護管理；c、定制報表，生成報表數據；d、檔案日常管理數據統計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。
（四）檔案利用過程
系統應向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統計，檔案的修改與復制，對外發圖管理。
（五）系統管理過程
系統管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數據的導入導出管理；c、制作檔案數據光盤；d、定義檔案數據類型及數據結構；e、審批過程的管理。
三、檔案管理軟件軟件模塊的劃分
系統共包括8個模塊：項目管理、歸檔管理、驗收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統計管理、系統管理。如下圖所示：
（一）項目管理功能模塊對應現在文檔組采用的項目管理軟件，包括項目的立項、項目配置、項目進度、項目查詢這四個功能
（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導入，可連接掃描的PDF電子文件，可發送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態”。
（三）驗收管理功能模塊包括：項目驗收與歸檔驗收。項目驗收主要是驗收項目立項是否正確，數據是否正確齊全。歸檔驗收主要功能是歸檔數據的驗收、入庫是否完備齊全，對驗收結果評論，并發出“出錯信息修改單”。
（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護管理（對已有的檔案數據增減修改）。
（五）檔案利用管理
利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽 復制 打印管理。2、實體檔案的利用：包括利用實體檔案審批手續，實物檔案條碼管理，實物檔案借閱歸還記錄。
（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權限管理等。
（七）檔案統計管理：統計管理的主要功能是完成各種統計工作，包括項目統計，歸檔統計，利用統計，電子檔案匯總統計，實物檔案匯總統計等。
（八）檔案系統管理：主要功能是完成系統的全部定制工作及監控系統的運行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權）；在線監控功能：可查詢所有登錄過系統用戶的詳細信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統的使用日志，可將日志導入導出。
基礎數據維護功能：可對檔案系統的基礎數據進行編輯，基礎數據包括，檔案分類碼，檔案密級、圖紙設計階段，歸檔整編數據修正。
數據備份與修復功能，如遇異常情況數據系統遭到破壞，可及時恢復系統數據。
工程檔案管理系統除以上的基本功能之外，還需要考慮增加單獨的數字化管理接口模塊，隨著電子技術的不斷發展，檔案管理工具和手段也發生了日新月異的變化。包括掃描儀，數碼相機、打印機、條形碼設備在檔案部門不斷應用，故在設計工程檔案管理軟件時必須預留能調用這些數碼設備和專業軟件的接口。
工程檔案管理系統的總體目標是實現圖文自動歸檔，電子編目、曬圖、復用、查詢審批、利用統計、工程領號的自動化管理。
隨著電子信息的不斷發展，檔案管理手段也發生巨大的轉變，從傳統的檔案管理向數字化檔案管理過程已不可逆轉。如何在新的形勢下，加強檔案信息化管理，充分開發和應用檔案管理軟件，我們必須予以重視。
參考文獻：
[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].中國人民大學出版社.
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（二）檔案應用。1、施工依據。水利工程檔案在建設期間，施工的關鍵在于批復與立項；而施工的依據則主要是圖紙、設計、規范和標準；而合同和文件則主要起明確施工責任和分配施工任務的作用。2、竣工驗收的必要條件。根據水利部門所頒發的《關于印發水利工程建設項目檔案管理規定的通知》（水辦【2005】480號）中第二十四條規定要求：未經過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不能夠通過或進行工程驗收。由此可知，水利工程檔案驗收是工程竣工驗收中非常重要的環節。與此同時，水利工程檔案還可作為工程質量監督部門以及行政主管部門的驗收依據。3、運行與維護依據。水利工程檔案在維修養護以及調度運行中同樣占據著重要地位。其可對水利工程的防洪能力以及設計標準等方面提供最直接、可靠的信息，便于對工程的抗旱輸水和防洪調度等方面的能力進行評估和實施；同時，檔案還能提供技術參數、設備工程安裝以及操作手冊等相關信息，是工程設備使用的必備資料。4、改建、擴建依據。由于各種原因需對水利工程進行擴建或改建時，首先應對原工程的設計、地基情況以及設計標準等各方面進行初步的評估，通過查閱檔案資料，不僅能使改建或擴建設計與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故處理依據。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發生事故，其波及范圍非常廣，且損失數額也非常巨大，這就需要對責任方進行追究，為其他項自工程的實施拉起警戒線。在對工程事故進行調查的過程中，理清責任非常關鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時就成為了最重要的證據。
二、“三個工程”
檔案管理，以時間為縱向主線對工程建設過程進行記錄；橫向上則對應實物水利工程。筆者認為檔案工作應分為三大工程，分別是財務工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。
（一）財務工程。財務工程主要是指在水利工程建設的過程中，所涉及的財務檔案資料，而財務也是制約工程的主要因素，通過對財務數據進行查閱可清楚地掌握工程的進度及花費量。這里所說的財務工程主要是對預算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關信息的統指。
（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗收等各個環節都會產生大量的文字內容。通過文字工程，可使水利工程各環節更加準確、全面、翔實地展現。
（三）影像工程。影像工程主要是通過多媒體技術，例如，攝影機和照相機等設備，對工程建設過程中產生的重要事件通過圖像的形式進行記錄。截至目前為止，影像技術主要用于領導檢查、工程重大會議、完工后工程實景等。通過影像技術對工程進行記錄，使工程記錄信息更加真實、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過多媒體技術來記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗收突破了時間地域的限制，在影像的基礎上輔以文字說明，大大增強了工程的客觀性、真實性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無法得到有效落實，可直接導致工程返工，延長工程時間。為此，要提高工程質量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續施工。
三、事件的時間對應
水利工程檔案管理主要從工程建設與檔案的同步性、工程建設流程的對應性來體現。無論是何種水利工程，在立項時。首先需要對相關文件資料進行收集整理。其次，設計、勘測、監理以及施工等相關協議，均會產生大量的文字信息，此外，這些環節對檔案的份數、質量以及移交工作均有明確要求，這就對檔案管理提出了進一步指示；在對施工質量進行檢查以及了解施工進度時，需同時對工程檔案管理情況進行收集整理，沒有檔案的參與無法準確掌握施工的全過程。在建設水利工程的過程中，若需要對設計進行變更，則必須以施工圖紙為基礎；監理單位批復、施工單位申請以及業主單位同意，一定要保證時間的先后順序。
四、電子版與紙版
伴隨著電子技術的發展，計算機成為了當前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率。但紙質版仍然在檔案管理中占據著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實物形式存在，更加具有說服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關信息記錄到數據庫中，在統計和查詢上具有更強的優勢，且隨著計算機技術的發展，電子檔案在工程建設中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優勢是不言而喻的。近兩年來，國家制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，標志著電子檔案在CAD光盤技術的推動下逐步朝著光盤庫載體的模式快速推進，未來這就成為項目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內容一致，無論是內容、時間還是結構，均必須保持一致。
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（二）影響工程建筑檔案信息化建設的原因。在這個信息時代里，我國的科學技術在不斷地進步，逐漸創新，同時也促進了工程建筑檔案信息化建設的進步，盡管目前我國的工程建筑檔案管理信息化建設的關注度以及投資力度都有所增加，但是結合相關媒體資料來看，當前我國的工程建筑檔案信息化建設的進程速度依然比較慢，仍然沒有辦法跟上我國經濟發展與社會建設的腳步。
除此之外，影響工程建筑檔案信息化建設的原因還有兩點：1.工程建筑檔案來源地不盡相同，做到統一、規范管理的程度就會比較困難。2.在實際的單位操作中，部分單位仍然注重實體的工程建筑檔案管理，對于工程建筑檔案信息化的建設還是引不起重視。
二、實現工程建筑檔案信息資源共享的方法
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Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中圖分類號：TU74文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
地理信息系統從50年代開始提出概念到現在，不斷得到發展和完善，并廣泛得到應用。日益發展起來的城市信息系統作為地理信息系統的一個重要部分，已被視為現代城市建設管理的一項重要指標。80年代，城市地理信息系統開始在我國“登陸”，其影響和作用不斷擴大。現在，我國有十幾個城市已建立具有一定規模的城市地理信息系統。各個城市建立起來的城市地理信息系統在規模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎信息數據庫為核心，以服務于建設各行各業為目的而進行開發建立的。
(圖一) 一個完善的城市地理信息系統
一個完善的城市地理信息系統包含的功能內容大致可以用(圖一)進行說明。
城建檔案館作為城市建設檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統的一個重要的數據源。城市地理信息系統可以在城建檔案管理中充分得到運用發展，并可以把城建檔案管理帶入全新領域。雖然目前國內充分利用城市地理信息系統來管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統在城建檔案管理中的廣泛應用已是一種勢不可擋的潮流，是大勢所趨。而且，與現在大多采用的檔案管理系統相比，具有極大優越性，在許多方面是一般檔案管理系統不可能做到的。
城建檔案館現在對城建檔案的管理是按檔案三級分類進行的，微機自動化檔案查詢檢索管理系統也是基于檔案分類分級管理方法而開發設計的。城建檔案的分類分級管理方法，確實使城建檔案進入了科學有序的管理階段，應該說是一個較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點，筆者在長期的檔案管理過程中，發現檔案的分類分級管理及微機自動化檢索查詢在管理、操作上有一定難度。地理信息系統應用于城建檔案管理不僅對傳統管理方法是一個有益補充，而且可以把城建檔案事業建設引向一個全新領域。
城建檔案按門類劃分為十八個大類，一百多個屬類。但是，如果對城建檔案按性質劃分，大體可以分為三方面：
①城市基礎信息的檔案資料(如規劃、地形勘測、道路管線等)；
②城市建設業務管理檔案資料；
③工程性質檔案資料(含聲像)。
對于城市基礎信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統具有強大的圖形功能，不僅能建立圖形數據庫，而且能建立圖形要素的拓撲關系，具有較強的多層次空間疊置分析統計功能，既可以保持對城市歷史基礎信息資料的查詢、統計、分析功能，又可以保持城市基礎信息資料的現時性，實現城市信息資料的動態管理，及時、準確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統無法實現的。
對于城市建設業務管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設的各個部門，有一定的時間順序，條目清楚，只需建立一個相應的數據庫(最好在地理信息系統的支持下)，就可以方便地對有關資料進行管理查詢。
城建檔案材料中量最多、最復雜的就是工程檔案。現在城建檔案館對工程檔案按門類進行劃分，利用微機，基本上能夠完成檔案的科學有序、自動化迅速檢索的管理過程。就這一點而言，由于地理信息系統強調側重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊。可是，現在檔案目錄分類分級的管理方法及微機自動化檢索管理方法在操作上有時不好把握，而利用地理信息系統恰恰可以彌補這一方面的不足。
城建檔案傳統管理方法在管理操作過程中不好把握之處，體現在以下幾方面：
一、城建檔案按大類、屬類、小類進行劃分，有時在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。
二、城建檔案按門類進行管理，庫房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預留空間，既浪費庫房、空調，同時還不可避免地要經常發生倒柜現象，增大工作量。
三、更為嚴重的是，微機自動化檢索問題。微機自動化管理檢索就是要達到方便、快速、準確、可靠的效果，必須注意避免微機檢索出現陰差陽錯、張冠李戴.及“死”檔現象。然而，基于使用分類分級管理方法而開發的管理數據庫軟件，往往不可避免地出現這種現象。
常規工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號檢索法、時間檢索法、地點檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號檢索法，要求分類正確而不含糊；時間檢索法，要求能提供確切的時間，然而隨著時間的推移，經辦人員的調離，不可能知道得很確切；地點檢索法，由于地點范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。
工程從報建到竣工以及管理過程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統、不規范等原因，就給檔案管理、微機自動化檢索造成困難和麻煩。其表現在：·
①工程名稱更改問題
工程從報建到竣工及其管理過程中，歷經時間長，由于一些客觀需要，名稱說法會有所變化，若建設管理單位沒有及時作出有關說明，勢必給檔案管理造成混亂。尤其是小區建設中，一期商品房的幢號到二期建設，常有隨便更改現象。
②工程名稱的含糊、籠統、重復問題
例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學校的教學樓、綜合樓，甚至出現xx房地產開發公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時間的推移，就會出現重復、混亂現象。
③單位名稱問題
單位名稱也是五花八門，全稱與簡稱、機構的調整增減、歸口隸屬關系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來困難。單位名稱編碼，雖可靠準確，但不直接。
④名稱寫法輸入的規范性問題
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水利工程檔案管理是水利工作的主要內容。在水利工程建設活動中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對國家和社會有保存價值的各種載體,它也是一種依據和憑證,它能夠全面反映建設竣工的真實情況,是追查事故的主要依據,它在工程中起著監督的作用,水利工程檔案管理的質量直接影響著工程質量。
在水利工程中,其技術含量是比較高的,質量要求也相對比較嚴格。水利是國民經濟的基礎。水利工程的基礎設施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因為它的獨特,如果出現質量問題,其追查原因比較困難和復雜,水利工程檔案就是進行檢查、管理、維護的重要依據。
《水利基本建設項目工程檔案資料管理規定》(水利部水辦[1997]275號)明確規定“進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時,要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質量,并在驗收后,及時整理歸檔。”這極大的說明了檔案的重要性。
二、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的,它直接且真實的反映著水利工程建設的全過程,也是檢水利質量的重要依據,水利工程檔案在水利工程建設和經濟建設中起著非常重要的作用,主要表現在以下幾個方面:第一,在實際應用中,在擬定計劃、水行政執法、工作總結、水利工程設計等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險時起著很重要的作用,它可以對過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進行水利方面的學術研究,通過前人的真實的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會隨著實際的需要而變化,因此在對水利工程進行維護和擴建時,檔案可以作為合理設計和施工的依據,既節省的時間,有節約了開支。總之有利于創造更多的經濟價值;第五,檔案也可以作為工程質量鑒定、事故原因的查明、事故責任的追究的有效依據。
在水利工程建設中,水利工程檔案管理是重要的工作環節之一,也是保持工程質量長期穩定的重要環節之一,同時也是經濟建設發展的重要催化劑。為了滿足水利工程項目建設管理工作的需要以及國家和水利部的共同要求,必須對水利工程檔案管理工作進行建設和強化。國家水利部在檔案管理方面有明確的規定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進行竣工驗收,否則,不可進行竣工驗收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發揮其應有的作用,如果沒有建立相應的水利工程檔案管理工作,那么就無人管理水利工程檔案,對水利工程建設和維護以及工程檔案的日常工作的發展起著阻礙作用,同時對水利工程的驗收工作也產生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實可靠的資料,促進水利工程順利的發展。
三、水利工程檔案管理存在的問題
(一)檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革
隨著水利建設工程項目在投資、建設、管理等方面的變化,對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗收提出了新的要求,尤其是計算機和網絡的普及,越來越多的文件將直接在電腦上產生和傳輸,面對無紙化辦公產生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統的檔案管理工作已表現出較大的滯后性和低效性,不能適應時代的要求。隨著國家對建設管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒項目管理體制發生了重大變化,招投標制度、監理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉變職能,行政審批進行改革,系統清理、修訂了部分規章和規范性文件,使工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生相應變化。但與之相對應的各種檔案管理制度、法規未及時做相應調整和修改,工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。
(二)檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差
長期以來,水利工程建設單位和責任部門重工程輕檔案、未就項目檔案管理工作開展過專項整治,對此項工作的宣傳、指導、監督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動和不利的局面。有些單位檔案管理規章制度不健全,或雖然建立了相關的規章制度,但沒有形成有效的管理和監督機制,檔案規章制度形同虛設,在項目檔案管理工作上難以達到標準化、制度化和規范化。工作中隨意性大,導致部分檔案不能及時歸檔,使得水利技術檔案得不到豐富和發展,影響了技術檔案質量的進一步提高,也導致了水利管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調度和消除險情的難度。
(三)對檔案管理的重視不足
隨著工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查等制度逐漸完善,工程檔案內容、形式等都發生相應變化,而相關的檔案法律法規和管理制度未及時做相應調整和修改,如何盡快完善建設項目檔案法規制度,目前缺乏相應的研究和應對措施。水利工程檔案管理是一項服務性、專業性很強的工作,需要給予高度重視。但現實中一些水利工程項目的建設單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性,或不配專職檔案工作人員,或雖有專職人員但管理責任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質量,給工程檔案造成很大的危害,使相隔時間較長的資料零散,無法完整無誤地歸檔,由此給工程建設、管理造成重大負面影響。
(四)管理人員素質偏低,檔案專業人才缺乏
水利建設工程大都在比較偏僻、艱苦的農村,工程點多線長,且施工隊伍流動性大,難以形成有效的檔案組織管理網絡,“四同步”工作難以真正落實。從近幾年參與我市水利工程項目建設的施工單位檔案管理情況來看,許多施工企業檔案管理體制上不健全,檔案規章制度形同虛設,沒有形成有效的管理和監督機制,造成檔案收集不齊全、整理不規范、分散保管現象較為普遍,在水利工程建設中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術人員多,缺乏檔案專業知識,對工程檔案比較陌生,檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規和制度,熟練掌握網絡技術、軟件應用,用電腦進行操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。
四、水利工程檔案管理的應對措施
(一)加強水利工程檔案工作的管理,促進水利工程檔案管理工作全面協調發展
加強對檔案工作的集中統一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證,我們遵照統一領導、統一制度、分級管理的原則。
成立檔案工作領導小組,統一協調檔案管理工作。由主要領導主管檔案情報工作,成立檔案情報室,設立專職檔案員,在各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員,形成了全部的檔案管理網絡。同時。完善制度建設,修訂崗位責任制及檔案管理制度,做到職責分明,層層把關,無論是在工程各階段還是單位內的各個部門,都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實現系統化、規范化、標準化。
(二)轉變觀念,勇于創新,加強實踐,超前管理。要意識到檔案工作不是臨時性工作,制定一系列措施,對水利工程檔案進行超前管理。
從實際情況看,水利工程建設是比較復雜的,從項目申報到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜,涉及部門和人員多,經歷時間長,稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復雜,往往工程任務一完成,臨時機構解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過去等人將檔案送上門的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設周期長的工程;三是強制性收集,這種方法對施工單位具有一定的約束力。可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。
(三)重視檔案人員的業務培訓,提高檔案管理水平
應對各專職或兼職檔案管理人員進行大量培訓,講解水利工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時,按照檔案整理要求,對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范需詳細講解。使大家對檔案內容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發揮作用。這種培訓使得檔案管理工作和工程同步進行。
(四)通過開發利用檔案信息,加強服務意識,促進檔案管理工作的可持續發展
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2 檔案管理與知識管理的聯系
2.1 管理流程類似
在企業內部實施的各項管理在流程上都很相似，大致可以概括為檔案的收集、整理和保管這三個步驟。這三個步驟對于檔案管理和知識管理來說都是缺一不可的，這兩者之間表現的差異主要在于除了上述三個步驟之外，在其他實施管理步驟上的差異。
2.2 管理目的接近
不管是檔案管理還是知識管理，其自身的根本目的都是促使企業得到更好的發展。在實施檔案管理的過程中是通過對檔案信息的整理和收納，為人們進行檔案查詢工作提供一定便利。而對于知識管理來說其根本目的在于管理人員通過自身知識素養，對企業內部存在的相應信息進行管理，借以滿足相應信息自身知識層次的提升。另外在企業內部采用檔案管理或者知識管理還可以在本質上提升企業自身競爭力度，對企業的繼續發展有著不可忽視的作用。
2.3 管理對象重疊
檔案管理的對象是檔案文件，知識管理的對象是知識。有知識性意義的東西，才能納入檔案管理，而能夠納入知識信息檔案管理的，都不外乎以紙質的書面形式或是以電子檔案形式而存在。知識可來源于日常各項活動中形成的文件與檔案，也可來源于通過收集整理方式得來的各種紙質數據庫等。也就相當于文件檔案也是屬于知識的范疇，也是知識管理工作中的重要管理對象。文件檔案是檔案管理和知識管理的管理對象相重疊部分，可見檔案管理與知識管理的管理對象是相近且有重疊的。
2.4 管理技術相同
在兩種不同的檔案管理方法中，運用的管理技術卻是相同的。由于這兩種方法都要順勢時代的發展需要。隨著計算機技術的普及，人們對信息化、數字化的要求不斷提高。檔案管理作在對相關案卷進行整理、錄入、保管的時候，大多都采用計算機工作的方式。這樣不僅提高工作效率更能有效地減少一些錯誤的發生。知識管理工程中，也在越來越多的利用大的信息環境，對先進的技術應用程度也在不斷地提升，進而滿足人們對知識層面的各種需求，可見這兩種管理方法所運用的管理技術是相同的。
3 檔案管理與知識管理相差相異
3.1 人們通常運用的檔案管理，主要是相關的檔案管理工作人員對一些紙質的案卷進行整理和保管。是一項較為單一的工作，所需要的知識含量不一定非常豐富，但是知識管理方法則是進行理論化和概念化的工程，包含著更高層面的東西在其中。
3.2 信息化不斷發展的今天，電子檔案的管理得到了充分的運用。傳統的檔案管理著重強調對文本本身的管理，而知識管理則更加重視對檔案文件中所包含的信息和知識的管理，二者的側重點不同。
3.3 傳統的檔案管理主要是強調對檔案文件的整理和保管，使其具有長遠的存在性，以方便個人和企業對相關文件的查閱，這一工作相當于博物館的管理工作，目的是要使其長久的保留。而知識管理則不同，強調的是對檔案文件中的知識部分和信息內容進行有效地利用，側重應用性。這是兩者之間較為深層次的差異。
篇12
一、科技檔案管理中存在的問題
以中泰化學阜康能源公司科技檔案管理工作為例，公司預計在今年4月份開展工作建設糊樹脂項目，該項目工程將全新培育10個以上產品牌號，吸收了超過20名高科技人員，為工程項目提供技術支持。為了推進糊樹脂項目建設活動有序開展，就需要檔案管理人員同工程項目管理部門協調配合開展工作，提供一期項目建設聚合廠房、出料回收廠房、出料汽提、PVC界區外線走向圖等52個工號的竣工圖和施工檔案。與此同時，檔案管理員由于自身素質水平較高，可以更為及時、快速地開展檔案查詢工作，為工程項目活動開展提供更為堅實的保障。但是在工作期間，仍存在檔案管理常見問題，具體如下：
（一）設備資料管理分散，資料歸檔責任不明確。企業在科技檔案管理工作開展中，企業領導干部和管理人員應該提高對檔案工作的重視和認知程度，只有這樣才能確保各項工作更加高效開展。但是就當前企業科技檔案管理現狀來看，其中存在很大的問題，設備資料管理過于分散，由多個部門進行管理，資料歸檔責任不明確，致使移交檔案室的設備檔案出現不完整的問題。與此同時，在關于設備購買時同供貨商簽訂的合同協議、安裝調試、檢測驗收等材料又分別由公司采購事業部和項目管理部門負責管理，資料較為分散。
（二）檔案資料移交不及時，忽視檔案資源建設工作。公司內部的項目管理部門在檔案資料收集和管理工作時，由于管理人員自身的疏忽，致使未能嚴格遵循預先設定的移交計劃時間要求，及時有效地將檔案資料移交到阜康能源公司檔案管理部門，檔案資料歸檔不及時現象尤為典型，很容易造成檔案資料丟失。與此同時，公司內部的項目管理部門為了確保檔案資料能夠及時歸檔，會從其他部門臨時抽調部分人員進行整理，但是由于這部分臨時人員自身檔案管理意識不高，實際工作開展中出現一系列錯誤，嚴重影響到檔案資料歸檔效率和質量。
（三）檔案形式不規范，影響檔案資源數據庫構建。檔案管理中，公司內部個別部門在數據資料記錄中，可能由于用筆和紙張方面存在不規范現象，歸檔文件的格式不清晰，導致檔案資料填寫不規范，不符合實際要求，嚴重影響到檔案管理成效。
二、科技檔案管理對策
（一）提高檔案利用價值和憑證作用。為了提高檔案管理工作成效，應該健全和完善檔案管理制度，制定完善的檔案資料收集、歸檔和分類程序，選擇合理的管理方法，嚴格遵循歸檔要求，確保檔案資料原始性得到充分體現。檔案管理中應該對可供利用的復印文件資料進行歸檔，收集到原件后再替換，確保檔案資料的原始性，充分發揮檔案資料作用。
（二）提高科技檔案技術文件資料完整性。檔案管理人員在開展工作中，應該嚴格遵循工作標準和制度要求，充分了解工程項目的技術方案和技術路線，探究工程項目之間內在聯系和因果關系，為科研人員實際工作開展提供更為堅實的保障。更加客觀準確地了解工程的具體實施過程和主要內容。此外，為了確保檔案資料歸檔的完整性和真實性，檔案管理人員應該選擇合理的管理方法，列出工程項目的具體歸檔資料清單，確保資料歸檔的完整性。
篇13
檔案管理，是我國檔案事業中重要的組成部分，對于各個具體單位在生產與工作以及整個社會都具有重要意義，它也是我國經濟發展過程中的一個重要事項。檔案管理的主要對象是檔案，主要的任務是將各個分散、量大、零亂的檔案進行科學合理的規劃與管理。隨著信息化技術水平的提升，檔案管理工作者必須加強自身的管理知識與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進程，這樣才能夠更好地發揮檔案管理工作在各個行業中的作用[3]。
檔案管理工作向信息化方面發展是一種必然的趨勢，而一些管理工作者在信息化管理檔案的過程中，遇到了一些難以解決的問題，主要體現在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現一種零散的狀況，很難對其建立相應完整的數據結構，特別是處理含有大量信息數據檔案的時候，例如：某些企業的檔案儲備庫中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯系的狀態，但是在物理上卻分散存儲在不同的位置中，這種檔案庫結構不利于檔案的合理規劃與管理。針對這一實際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學序列化管理的方法，對檔案進行一個序列化的管理，對各個不同類型的檔案進行分類管理，將相同類型的檔案劃歸為一類，簡化了檔案管理操作流程。
3檔案科學序列化管理的方法分析
檔案管理工作是一項系統性的工程，它要對一些分散的檔案進行規劃，將所有的檔案按照不同類型進行劃分，分別存儲在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結合自身在檔案管理工作的經驗與檔案管理的實際狀況，在對檔案科學序列化管理方法進行分析與研究的基礎上，對檔案科學序列化儲存方案進行改進，主要是根據相關的特征值，將一條檔案序列簡化成一串簡單的字符進行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨自的定義，通過對字符串進行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個條目中所含有的內容，這種檔案科學序列化管理方法主要體現在以下例子中[2]。
將一條檔案中的前12個條目假設為一串數字，即135571409901。如果不對這一串數字進行說明，很難有人能夠準確地理解這一串數字所蘊含的意思。這一串數字實際上指的就是姓名代碼，我國高考中對于通用姓名的代碼收集了很多人名中經常使用的漢字，每4位數字組成一個代碼對其中一個漢字進行表示，然后不同的姓名就能夠通過漢字向數字的轉換，將姓名進行序列化之后形成一個相關的字符串，如果將每一條檔案中的前12個條目設定為相關的姓名，那么每次需要對檔案進行檢索與管理的時候，就只需要對相應的數字串進行檢索就能夠找到檔案。可以通過這一種方式對檔案的內容進行規范，但是要嚴格規定每一條經過序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設定固定的內容，對于一些不同類型的檔案信息也可以對其設置相應的姓名代碼來解決檔案管理，可以通過一串簡單的字符對大量的檔案信息進行管理，這是檔案科學序列化管理中的一種方法[2]。
檔案科學序列化管理中還存在著一些難以解決的問題，主要體現在三個方面：第一個方面，檔案自身就具備難以規范的性質，各個地區不同類型的檔案在序列長度的設置上難以保持相同的狀態，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個方面，檔案序列化的標準還沒有一個統一的規劃，也難以對標準進行合理的確定，檔案工作者很難在全國范圍內，運用同一種方式對檔案進行序列化管理；第三個方面，我國在檔案科學序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導致檔案工作者無法科學地對檔案進行合理的序列化管理。
