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建設工程監理資料是項目監理機構對工程項目實施監理過程中形成的信息，詳細記錄了工程建設從監理進場、工程開工前準備、開工建設到竣工驗收等全過程，以文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄真實全面地反映工程建設過程中質量、安全、技術和管理等情況，是建設工程信息管理的重要組成部分。工程監理資料是項目監理機構、監理人員履職情況的可追溯依據，是工程質量評定、項目結算、竣工驗收、運行管理和維護的直接依據。工程監理資料的管理水映了工程項目監理機構的管理水平、人員素質和項目監理工作質量。
2 做好監理檔案管理采取的措施
2.1 制定檔案管理規章制度
項目監理部應明確檔案管理責任制，分工明確，專職專責。監理機構的總監是監理檔案管理的責任主體。為保證監理檔案管理工作的順利進行，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，總監應對整個監理檔案的管理目標要求提出指導性意見，在實施過程中隨時督促、檢查和指導監理檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案管理責任制落到實處。
2.2 嚴格執行文件收發制度，借閱檔案要按規定辦理登記手續
嚴格按照《水利工程施工監理規范》（SL288-2014）要求制定“監理收（發）文月統計表”，內外部往來文件應清晰地記錄在“監理收（發）文月統計表”中。工作過程中要嚴格履行文件簽收手續，避免發生文件收發錯漏的糾紛。利用計算機、照相機、攝像機等現代化設備，實現檔案管理與利用現代化。建立有效的電子網絡檔案，將各類檔案合理分類，及時錄入，運用計算機技術對檔案進行系統管理，做到檔案分類清楚，存放有序，管理規范，實現檔案管理數據化和網絡化。
任何人借閱監理資料應履行借閱手續，重要資料須經總監或副總監批準才能借閱。并要求借閱人員做到閱后資料及時歸還、放回原位。
2.3 配備專職資料員負責監理檔案管理
監理人員進場時就應安排專職資料員負責本項目監理部的檔案管理。日常工作包括文件收發、傳閱、上報、下發、歸檔、回收處理無效文件等?？偙O或副總監負責監督檢查資料員日常工作完成情況，及時發現存在問題，糾正資料員工作中的失誤，促進高效率、高質量完成監理檔案管理日常工作。
2.4 加強檔案管理人員職業培訓
監理資料員要定期參加專業理論學習，提高業務素質和工作能力。應具有認真嚴謹的工作態度，有良好的職業道德，嚴格遵守《檔案法》、《保密法》及《科學技術檔案管理暫行規定》等有關法律法規，嚴格執行對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面的規定，做到對監理檔案管理工作負責。 如遇工作變動，須先交清原崗位應歸檔的文件材料。
3 監理檔案管理歸檔
3.1 檔案文件預審
監理資料員能夠熟悉監理檔案的類型和傳閱途徑，保證文件在各個參建單位及時上傳下達。資料員在接收文件時，要仔細審閱文件（尤其是施工單位提交的資料）。對發現的表格使用不符合規范、資料份數、文件上報時效性、簽章不規范等細節問題要及時匯報總監，并要求施工單位糾正。
3.2 水利工程建設監理檔案文件分類
資料員要及時對監理工作過程中形成的文件M行核查登記，分類暫存于檔案盒內，做到資料不丟失、不遺漏。
3.2.1 監理管理體系文件
（1）監理單位資質文件：企業法人營業執照，企業資質等級證書復印件。
（2）監理人員資格文件：項目監理部人員配置表、調整表，上崗人員崗位證書、總監理工程師任命書、總監代表授權書及監理員授權書、分工責任書等。
（3）項目部管理制度：組織機構表、監理工作目標、管理制度、工作職責、工作流程、員工培訓記錄。
3.2.2 依據性文件
（1）規范標準文件：技術標準基本配置清單。
（2）監理合同文件：中標通知書、監理委托合同及補充協議。
（3）其他文件：施工總承包合同、借貸合同、分包合同、中標通知書。
（4）施工圖紙及說明文件：施工圖紙及登記目錄清單。
（5）圖紙會審及設計交底文件：圖紙會審及交底會議紀要。
（6）變更設計文件：變更設計，技術核定資料及登記目錄清單。
（7）政府批準文件：規劃許可證，施工許可證、施工圖審批意見書、質安監督書。
（8）監理規劃：監理規劃、內部交底記錄。
（9）監理實施細則：質量監理細則，細則清單，內部交底記錄。
3.2.3 監理工作控制文件
（1）會議紀要：工程例會紀要、專題會議紀要、其他會議紀要、內部會議紀要、及會簽來往函件。
（2）收文、發文匯總記錄：文件清單、公司及業主、政府發文及文件、發文記錄。
（3）工作總結：階段性總作總結（年度、月度、專題等）。
（4）預控性文件：對工程建設行為安全、質量等方面提出的監理預控性意見。
（5）監理計劃：單位工程中分部（子分部）、單元工程項目劃分表、隱蔽工程質量驗收計劃與記錄清單、監理旁站工作計劃、監理平行檢驗工作計劃、質量抽檢記錄計劃、工程結構安全和功能項試驗計劃于記錄清單。
（6）監理報審：開工、停工報審審核表、總分包單位報審表、施工組織設計（方案）報審表。
（7）監理報告：鉆孔樁、承臺、墩臺（質量）安全評估報告、有關監理工作專題報告、質量、安全事故報告與處理。
（8）監理指令：監理通知、回復單、監理工作聯系單、開工（暫停）令。
3.2.4 監理質量控制文件
（1）監理記錄：各類監理旁站記錄表、各類監理平行檢驗記錄。
（2）監理（施工）驗收：單元工程報驗及質量驗收記錄，分部工程報驗及質量驗收記錄，單位工程質量報驗及質量驗收記錄、單位工程質量控制資料檢查記錄、單位工程安全和功能檢驗資料檢查及主要工程抽查記錄、隱蔽工程驗收報驗及其記錄、施工測量報驗及成果記錄。
（3）監理見證：見證取樣送檢臺賬、見證取樣和送檢人員備案表。
（4）其他影像資料：開工前原貌、施工階段、竣工新貌照片、工程建設過程的錄音、錄像文件。
3.2.5 監理安全檢查監督記錄文件
（1）聯系單：監理工作聯系單。
（2）指令及回復：監理工程師通知單、監理工程師通知回復單、工程暫停令，安全報審表。
（3）會議紀要：各類安全會議紀要及會簽，包括監理定期檢查例會紀要。
（4）書面報告：向主要部門，建設單位及上級單位的報告。
（5）安全檢查、考核：安全監理巡視檢查記錄，施工現場安全質量標準化工地考核評分記錄。
（6）承包方安全生產規章制度：備案登記表，后附安全生產責任制、安保體系認證證書等八項管理制度。
（7）安全防護文明施工措施費用使用計劃和簽證：措施費使用計劃報審表、措施費使用支付申請表。
3.2.6 工期管理控制文件
工程開工報審表、工程復工報審表、施工進度計劃報審表、施工進度計劃人機料動態表、工程延期申請表。
3.2.7 投資管理控制文件
工程價款支付申請證書、工程變更費用報審表、費用索賠申請表、審批表、工程量現場簽證單等。
4 監理檔案管理存在問題及應對措施
4.1 資料員能力存在個性差異
由于監理部資料員素質良莠不齊，個別人員對行業規范不熟悉，專業知識不全面，缺少工作責任心，對資料如何進行分類、傳閱、整編、歸檔、保管等環節不清楚，存在資料分類混亂、保管不當等現象，容易造成資料的缺失。
選用專職技術人員負責監理檔案管理，要求能熟知行業規范。加強對監理資料員的業務培訓，提高檔案管理人員的管理意識和專業素質能力，促進檔案管理的科學化、規范化。
4.2 n案資料與工程建設進度不同步
工程開工初期，迫于施工合同工期要求，開工前準備資料不能及時上報，報審資料存在上報不及時、不齊全現象。
相關監理人員要及時督促施工單位補充完善上報資料，做到監理資料閉合。
4.3 做好現場監理資料記錄
駐地監理人員匯總的監理資料是第一手資料，它直接影響工程的計量、結算工作。監理人員由于白天盯工地現場，可能存在資料記錄滯后現象。
要求監理日記、旁站記錄等資料及時匯總、記錄，記錄內容要清晰、準確、符合規范和事實，為日后工程量計量、結算等提供真實可靠依據。
4.4 簽證、評定資料存在滯后現象
施工生產過程中，施工單位不能及時上報簽證、評定資料，往往是先施工后補資料。開盤鑒定單、開倉報審表、單元工程質量評定表等不及時找監理人員簽字蓋章，遲遲拖延。這樣可能會出現為應付報驗程序而湊資料的現象，造成原始數據、填寫日期不真實、不準確。
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一、加大重視力度，為發揮水利工程檔案管理成效奠定基礎
水利檔案管理工作的開展具有較強的專業性和服務性，水利資料與普通的歷史資料不同，其在整個水利工程安全運行和管維工作中有著十分重要的作用。尤其是現代水利工程項目，不僅工期緊、任務重，而且工程投資較大，所以檔案管理工作較為復雜和獨特，因而在水利工程建設中，強化檔案收集與管理工作，就顯得尤為重要。作為企業領導，必須切實意識到強化檔案管理工作的必要性，并在工程建設中強化檔案管理工作的開展，盡可能地提高檔案資料的收集與管理水平，并設置專業的檔案管理小組，對水利工程檔案建設資料進行收集和整理，在確保分工明確和責任明確的基礎上，對檔案管理制度進行完善。在此基礎上，還要引導檔案管理人員強化專業知識的學習，盡可能地促進業務素質水平和責任心的提升，在注重檔案保管的同時還應注重其服務的發揮，盡可能地將檔案的價值彰顯出來，為發揮水利工程檔案管理成效奠定基礎。
二、在水利工程建設中強化檔案管理的幾點措施分析
在加大重視力度的基礎上，為了更好地促進檔案管理工作的開展，我們必須切實注重以下工作的開展，才能更好地促進水利工程檔案管理水平的提升。
（一）檔案資料的收集必須及時、完整和全面。收集檔案資料是整個檔案管理工作的核心工作。為確保檔案資料收集的及時性、完全性和全面性，就需要切實做好以下工作：一是在檔案收集過程中，因為檔案資料需要不斷地積累，因而在工程項目建設過程中，應確保所有的檔案資料得到及時的記錄和收集以及歸檔，否則在工程竣工后就會導致檔案資料的遺漏，而這就會加大資料的收集難度，因而作為檔案管理人員，必須樹立主動的服務意識，緊密結合水利工程的操作流程和每個階段的實踐，明確所要收集檔案資料的內容和數量，確保每個階段的歸檔工作得以順利地實施，從而確保其及時地收集。二是在檔案資料及時收集的同時，還應確保所收集資料的完整性和全面性，這就需要結合工程實際，理清條理，并緊密結合工程的進度強化對其進行分類整理和歸檔工作，確保所有的檔案資料有序地存放、規范地管理，盡可能地將工程的建設全貌全面而又系統地記錄下來。
（二）檔案資料的管理必須規范、科學和全面。在做好檔案收集工作的基礎上，要切實注重檔案資料的管理，這就需要提升檔案管理的規范性、科學性和全面性。在檔案資料收集之后，應及時地進行整理，裝訂成卷，強化檔案跟蹤檢查，對其內容和質量進行重點檢查，不僅要嚴把檔案質量關，而且還應確保其與工程的進度同步，若存在與要求不符的情況，應及時地將其整改，并對整改的過程進行監督和管理，盡可能地確保工程項目檔案的完整性、準確性。尤其是在檔案調取方面，應建立嚴格的問責機制，切實加強檔案登記工作的開展，并切實注重檔案的保管，特別是檔案的防火防盜工作以及保密工作，才能提高檔案資料管理的規范性、科學性和全面性。
（三）檔案資料的管理必須與時俱進、開拓創新。在做好上述工作的基礎上，在檔案資料管理工作中，我們還應緊密結合時展的需要，在水利工程建設中，切實加強檔案管理現代化水平的提升，這就需要切實注重計算機技術和檔案管理軟件的應用，切實強化水利工程檔案管理工作的開展。在水利工程檔案資料整理過程中，我們應及時將其輸入計算機之中，在形成相應的工程電子檔案之后，及時地歸入水利工程檔案電子信息庫之中，這樣就能更好地強化各種信息資源的利用，促進存檔質量提升的同時優化工作效率。對于電子檔案系統的管理和訪問，要設置相應的密鑰和級別，針對不同的管理人員設置不同的管理權限，針對不同的訪問人員設置相應的訪問權限，才能更好地加強對水利檔案資料的保管和訪問，同時也能利用這些資料為其他水利工程的開展提供經驗的借鑒和支持，從而促進我國水利事業的快速發展。
三、結語
綜上所述，在水利工程項目中，檔案管理工作具有較強的專業性和復雜性，因而為了更好地促進這一工作的開展，我們必須切實加大重視力度，才能為水利工程檔案管理的成效奠定堅實的基礎。尤其是檔案資料的收集必須及時、完整和全面，檔案資料的管理必須規范、科學和全面，檔案資料的管理必須與時俱進、開拓創新，才能更好地促進其作用的發揮。
【參考文獻】
篇3
水利工程在其工程準備、建設實施、施工過程及竣工驗收時會產生數量較多的文件資料，該類文件資料即水利工程檔案，其載體形式十分豐富，包括文字、圖片、音像制品、單據、憑證等。由于其是伴隨著工程建設的過程而產生的，其內容記錄了建設活動的各項內容，包括活動、業績、施工經驗、出現的各類問題及原因，能夠直接反映出工程建設的具體過程。因此其的真實性、全面性、及時性對于工程在投產使用后的管理工作、日常維護、工程的擴建或者改造等，均有著較為深遠的影響，因此需要對其進行科學的管理。
1 水利工程建設項目檔案管理中存在的問題
由于水利工程一般規模較大，其信息資料也相對數量較多且十分繁雜，在管理中也出現了許多問題，具體有以下幾點：①檔案資料收集不及時、資料的全面性及真實性不佳工程的參與單位會由于各種原因在建設的過程中未完全收集相關資料或者信息，而是在竣工驗收時才開始進行該項工作，或者僅僅為了應對驗收才進行檔案的管理事宜，資料收集不及時，會直接造成資料的不全面、完整性不佳，真實性無法保障；②人員對檔案工作的意義沒有深刻的認識，許多管理人員僅僅注重工程的施工質量，而認為檔案管理是工程的附屬工作，對其不重視，管理態度也較為隨意，僅僅為了應對檢查而采取突擊整理的方式，給檔案的管理工作造成了較大的阻礙與困難；③管理水平較低，設備落后檔案管理部門的設備較為落后，計算機性能不佳，無法適應現代工程建設的發展，使得許多檔案的分類、管理等存在許多漏洞，管理水平較低；④管理人員的技能素質有限許多單位由于人員配置及人力資源管理的原因，許多單位并沒有配備專業的檔案管理人員，由其他部門的人員進行該項工作，事實上，該類人員并不具備相關的專業知識及技能，或者對于資料并不熟悉，降低了檔案整理的效率及質量[1]。
2 相應管理措施
2.1 完善檔案管理制度
根據工程項目的各種情況及基本管理規律，制定出完整的檔案管理制度，檔案管理的各項均受到該制度的有效約束，貫穿整個檔案管理的過程，包括信息的收集、整理、建立檔案、分類管理、檔案的使用、安全保密等。在一個工程竣工驗收完畢后，即將該項目的各種檔案資料歸檔，并建立專門的項目，使水利工程建設項目的檔案管理工作逐步實現科學化、規范化，提高檔案管理水平，并制定相應的監督機制，如建立專門的監督小組，對檔案管理工作進行檢查，或者不定期核查檔案等，保障制度的落實到位，使之能夠真正發揮出應有的作用[2]。
2.2 明確各個單位職責范圍
水利工程項目需要在各個單位的共同努力與協調配合下才能完成，水利工程建設項目的檔案也是來自于該類參與單位，因此對其的管理也需要各個單位一同參與，做好四納入工作，完善檔案管理工作的責任制度。先根據工程項目的各項信息及所屬關系，將檔案管理工作根據其形成的環節，包括信息收集、資料整理、核查、鑒別、歸檔、分類管理等，將責任細化，分別劃分至行政人員、項目經理、財務人員、質量監督人員、工程技術人員、建設資料專門管理人員等各個部門工作者的工作范圍，并將該責任直接收作項目經濟合同書的條款內容，建立完善的檔案工作責任制度，從責任機制上來提高檔案管理工作的水平，保障工程檔案的質量。
2.3 保持檔案管理工作與工程建設工作的同步性
由于水利工程的形成特點，其是在工程建設的工作過程中產生的，且其各類信息會隨著水利工程建設工作的發展而不斷更新，因此在落實好水利工程檔案管理工作的四納入，保障檔案信息的全面性及真實性的基礎上，使工程的檔案管理工作與工程的建設工作保持一致，有利于保障各類信息的及時性，為了達到上述目標，需要進行一系列的保障措施，具體有以下幾種：①準備階段的管理要求在項目進行籌備時，即應該直接提出各類文檔信息材料的收集要求，并做好思想工作。在項目的設計階段，應將相關設計圖紙、計劃方案等文件妥善保存；在施工監理、招標投標階段需要將各項要求納入合同條款或者協議內容，包括各項資料的產生、保存、積累、建檔的規章制度等；②施工階段的管理要求在施工中一般需要對施工進度、施工質量等進行檢測，可以在該過程中加入各項文件材料產生情況的檢查，不僅能夠保障檔案形成的合理性，兩項工作同步進行也能提高管理工作的效率；③竣工驗收后的措施項目在施工完畢后，竣工驗收時，也需要將工程檔案的核查編入工作范圍。
2.4 引進先進管理技術
社會在不斷進步，各項科學技術也在不斷的更新換代，現代水利工程項目的檔案管理也需要適應新的社會形勢，達到使用者的要求而與時俱進的利用新型的管理技術管理各種檔案資料，更加方便于檔案資料的使用，使之能夠快速的發揮其基本功能。檔案管理部門應引進先進的管理設備，如性能優越的電腦，檔案管理系統等，并開展各項工作，推行電子文件檔案、縮微檔案、磁介質檔案等檔案形式代替傳統的紙質檔案形式，逐步實現檔案管理的電子化、信息化，并能夠更好的開展檔案管理工作的監督工作，規范檔案的產生、收集、整理及分類等工作，并保持上述工作與電子檔案的一致性，提高檔案的全面性及準確性。
2.5 定期組織人員培訓
在引進先進設備的同時，還需要相應的提高人員的技能素質，便于掌握相關設備及系統的操作方法，不斷的提高工作效率及質量。檔案管理部門應定期組織人員進行相關培訓活動，如知識講座、進修、外派學習等活動。學習的內容不僅需要涵蓋檔案管理工作的基本理論、計算機及管理系統的操作技巧、常見問題及注意事項，還需要包括英語學習、檔案管理工作的積極及重要性，不斷將管理人員的知識面擴寬、完善知識結構閉關提高其在、思想覺悟，深刻認識到自身工作的意義及作用。
3 結束語
我國現代社會的發展，國家對于公共建設事業的重視程度逐步加深，建設工程的數量及規模都有了較大的提升。水利工程建設作為其中重要的組成部分，其在建設的各個階段均會產生的各種形式的信息資料，其即為水利工程的檔案。其作為水利工程建設、投產使用、今后的管理、日常維護等活動的重要依據，對于工程質量及后期的安全使用有著重要意義，因此進行科學有效的管理措施是十分有必要的。在實際的管理工作中，管理人員需要全面把握工程的各項要素，如性質、規模、人員結構、管理水平、組織形式等，探索出適合實際工程的檔案管理辦法，提高管理水平，保障建設工程的質量、今后的安全使用及日常管理維護，實現更大的經濟效益及社會效益。
參考文獻
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2005年11月1日水利部關于水利工程建設項目檔案管理規定（水辦【2005】480號）文，同年11月新疆維吾爾自治區新水建管【2005】190號文，要求我區加強水利工程建設項目檔案管理工作，明確檔案管理職責，規范檔案管理行為，充分發揮檔案在水利工程建設管理中的作用，并轉發（水辦【2005】480號）文，要求我區水利工程建設項目檔案管理按此規定執行。
1水利工程檔案管理的重要性
在水利工程整個建設期，將產生大量的工程檔案，其具有個體性、專業性、針對性等特點。水利工程檔案是整個工程建設的記載者，其真實有效的反映了工程建設過程。是水利工程管理工作的依據，為以后水利工程的安全運行、合理使用、生產維護、維修改造提供完整、準確、可靠的基礎資料。因此，做好水利工程檔案管理工作具有十分重要的意義。
實際工作中，要按照《水利工程建設項目檔案管理規定》的要求，對工程建設前期工作文件、工程建設管理文件、施工文件、監理文件、設備材料文件、科研項目文件、生產技術準備文件、財務管理文件、竣工驗收文件等9個方面的材料進行收集、整理、分類歸檔和保管工作，具體的講，就是根據各類水利工程建設內容的不同，本著規范管理，便于操作，有利工程評價的原則進行分類整編歸檔。整體上按是否真實客觀地反映工程建設實際作為衡量標準。
2水利工程檔案管理存在的問題
2.1檔案管理人員專業性不強、能力低下，檔案意識淡薄。
水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。工程項目施工建設期檔案的收集、整編、移交、管理尤為重要。
因水利工程一般地處條件艱苦，其一線檔案管理人員多不具備水利專業知識，且無水利檔案管理工作經驗，對于工程檔案的收集、整理、整編毫無技術而言，只是單純的完成從別人手中接過，放入檔案盒中，未完成整理、整編，導致檔案查閱工作無從入手，這完全違背了檔案管理的工作原則；其二，一線檔案管理人員多身兼數職，檔案管理知識有限，且因工作繁重，常將檔案工作置于角落，只將其看作工程檢查及工程驗收突擊完成的一項任務，檔案管理意識淡薄；其三，參建各方檔案管理人員能力偏低，對于成形檔案的審核及移交工作還不能完全勝任。水利工程檔案管理工作具有政策性、專業性、技術性強的特點,這要求水利檔案人員要有較好的專業素質,才能勝任檔案管理工作。
2.2檔案管理制度不健全
水利工程建設項目參與單位多,工程周期長,檔案資料形成范圍廣。由于人員、資金、辦公條件等影響,有些單位沒有健全或完善檔案管理規章制度;有些單位雖然建立了相關的規章制度,大多卻流于形式。
這種現象使得施工單位在施工中不注重檔案資料收集,監理部門對在監理過程中形成的原始資料,未移交建設單位,散存在個人手中,臨時組建的工程指揮部檔案室缺乏嚴格的管理制度,缺乏科學的行之有效的檢驗工作標準,沒有嚴格合理的考核辦法和健全的規章制度做保障,工作的隨意性很大,導致了部分檔案不能及時存檔,影響了檔案資料的完整性。
2.3參建方管理意識淡薄、忽視檔案在工程中的重要性
當前，許多水利工程建設單位檔案意識淡薄，對工程檔案工作缺乏應有的重視，在工程建設過程中存在“重建設，輕檔案”的思想，沒有認識到所形成的水利工程檔案是工程建設和日后管理的重要依據。未把工程檔案管理列入重要的建管工作中, 在工程施工階段，由于任務重，參建單位往往比較重視工程建設進度、質量等問題，忽視檔案資料的收集、整理工作，導致施工資料歸檔不及時,出現資料缺失以及檔案建設與工程建設不同步等問題。
3今后檔案管理努力的方向
3.1配備專職檔案管理人員、加強檔案人員的培訓
項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。
提高水利工程檔案人員的自身素質既關系到水利工程檔案管理工作的水平，又決定著水利建設項目的成效，必須加強對檔案人員的培訓。可以通過檔案人員交流會、參加地、州、自治區乃至國家檔案人員培訓活動，建立檔案人員考核、考評等制度，不斷促進檔案管理專業隊伍綜合素質的提高。
檔案管理人員要增強服務意識，認清水利工程檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，以適應新時期水利工程檔案管理的新要求，更好地服務于水利工程檔案管理工作。
檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關，整理出完整、準確系統的工程檔案，為水利事業貢獻力量。
3.2健全制度，明確職責
各級水利建設管理部門、單位應建立健全相關水利檔案管理制度，定期組織對國家制定的工程檔案管理制度和法規進行研究學習，并結合自身工程建設與管理實踐，不斷探索建立完善適合本部門、單位的檔案管理規章制度，并認真組織實施。
同時，水利工程的各級建設管理部門、項目業主和勘測、設計、施工、監理單位都需明確職責，落實分工，在開展工程建設過程中對相關檔案資料進行全面、認真、仔細的檢查，切實做好職責范圍內的水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并確保檔案內容完整、詳實，保證文件材料不疏漏、不散失，使水利檔案管理工作實現系統化、規范化、標準化。
3.3理清關系, 建立機制是開展水利工程建設檔案管理的重要保證
水利工程建設檔案管理工作主要牽涉到建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位和主管部門或檔案館等, 各參與單位要依法按要求相互配合,理清關系,共同為水利工程建設檔案管理規范化承擔義務,負起責任。
建設單位是工程建設的組織者, 是工程建設過程中文件材料的匯總口,在一項工程建設過程中,建設單位與勘察設計、施工監理單位以及相關單位之間有明顯的“制約”關系,因此,工程建設文件材料必須由建設單位匯總、審核整理和保管、報送;施工單位是項目實體的建造者,是工程施工中技術變更的實施者,了解施工過程,熟悉隱蔽和變動部位,掌握施工原始記錄等一手文件資料,因此,應負責收集水利工程建設施工、竣工驗收文件材料,并及時移交給建設單位; 勘察設計和監理單位完成所承擔的建設工程的勘察設計和監理工作中形成的勘察設計、監理等文件資料,應負責收集該部分的文件資料,并及時移交給建設單位; 各主要參建單位應收集的文件材料各有側重。建設單位應承擔起集中統一管理的職責,協調好關系,確保水利工程建設檔案收集的準確性、完整性以及整理、歸檔的規范化。
3.4做好水利工程項目檔案驗收
水利工程項目檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，可提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程不得通過檔案專項驗收；未通過檔案專項驗收或檔案專項驗收不合格的工程，不得進行或通過工程的總體竣工驗收。為此，項目法人應認真組織人員做好檔案專項驗收前的各項準備工作，重點是做好驗收前的檔案自檢工作。
4結語
總之，為了保證水利工程建設質量，必須做好工程檔案的管理工作，使工程檔案工作貫穿于工程前期建設、設計、施工、鑒定等各個環節，有效地適應并服務于各項水利工程建設，促進水利工程檔案工作沿著正確軌道健康發展，為水利工程建設事業的發展做好信息資源服務工作。
參考資料
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二、項目建設過程中資料管理工作存在的主要問題
（一）資料管理人員不專職專用。在很多項目的實施中，都配有專職的資料管理人員和檔案管理員，但大都存在不專職專用的情況，有的是出納兼資料管理，有的是物資管理兼資料管理。這樣，專職的資料管理員不能堅守施工現場，檢查時間不能及時到位，使資料的收集整理工作與實際施工過程嚴重脫節，造成資料記載與實際實施情況不符，甚至于未作及時記錄，根本無相關施工資料的記載。所以建設管理部門要高度重視資料管理人員必須專職專用。
（二）資料存在虛構的問題。施工過程中的資料存在嚴重的虛構問題，這是十分普遍的現象。一些施工企業聘用的資料人員不能跟班施工，也不到現場做記錄，做資料的人員為了完成任務不切實際地將資料作后補的現象十分普遍，脫離實際，缺乏指導意義和指導作用。經常硬填施工報表，特別是對工程的質量檢驗、檢查、工序、材料驗收等工作，也不能按時檢查、驗收和記錄，虛構問題極為突出，不僅使資料管理無意義，很有可能形成各種事故隱患，發生安全事故。
（三）資料整理流于形式。無論是建設單位、監理單位、施工單位，一般都制定有嚴格的資料的收集、整理、歸檔制度，這是十分正確的。但是，制度流于紙上形式問題十分普遍，使資料和實際工作不符，資料反映不實，造成施工秩序混亂，工程質量難保，施工進度緩慢，浪費時間、材料、工時、資金現象突出，缺乏對項目實際施工過程中的進度、質量、資金、效率等工作的檢查、驗收，制定的資料管理制度得不到實施，只是形式于紙上。
（四）資料不能及時整理歸檔。工程建設期間，涉及到業主、監理、設計、施工、地質等部門，一份文件有時要經過各部門的領導或經辦人傳閱、簽字后才算完整，在文件傳閱或審核的過程中，有時會因個別領導不在或不能及時決斷，造成文件長時間不能回到資料管理人員手中，這樣就有可能造成文件資料不能及時存檔，使文件遺失。由于資料和檔案管理人員不專業，或責任心不強，對別人交來的文件資料不及時整理并歸檔，也容易造成文件資料遺失。
三、建設各方均要切實加強和提高對文件資料的管理
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引言
隨著社會進步和科技發展，城市規模日趨擴大，城市建設日新月異，尤其是水利工程建設也被提上了城市建設的重要議事日程。在水利工程項目建設過程中，工程的檔案管理也就顯得尤為重要。如何對工程檔案進行規范化管理，采取有效的控制措施，確保工程檔案歸檔完整、準確、系統，這就給檔案工作者提出了新的要求。
1、水利工程建設項目檔案管理的意義
水利工程建設項目所涉及的方面頗多，檔案管理是水利工程建設的基礎性工作，它貫穿于水利工程建設的整個流程中，主要包括記錄兩方面的內容。
1.1、水利工程建設中的資料
例如工程建設的流程、原材料的信息、質量分析、工程質量各階段驗收信息等。
1.2、在水利工程建設完成后試運行的資料
建立完善的檔案，可以在人們需要查詢相關信息時獲得詳細的資料，不僅在發生問題糾紛時有據可查，而且在水利工程的后續使用中遇到的維修和管理，原始檔案也起著非常重要的作用。
2、水利工程建設項目檔案管理存在的問題
我國的水利工程建設項目取得了較快的發展，雖然檔案管理工作也取得了一定的成績，不過仍然存在著許多的問題，下面對這些問題進行詳細分析。
2.1、檔案管理制度不健全
水利工程建設單位往往重視工程的施工建設工作，對文字的記錄工作重視程度不夠，因此在檔案的管理過程中存在許多的問題，從而導致信息資料的內容不夠詳細，缺乏相應的重點項目，往往只是進行膚淺的描述，沒有進行深入的分析，而且資料的整理也不夠及時，最終使檔案的管理在日常工作中表現出一定的滯后性，而這些問題的根本原因是由于管理制度不健全。
2.2、缺乏檔案管理人才
在水利工程檔案管理的人員構成方面，大致可以分為兩類，一類是年齡較大的管理人員，通常是長期在水利工程建設中工作的人員，這部分人員專業知識水平更新較差，不擅長進行專業的檔案管理，另一類是剛進入工作崗位的管理人員，這部分人員缺乏相關的經驗，無法保證檔案的管理質量。因此，由于水利工程建設單位缺乏相關的檔案管理人才，使檔案的管理工作沒有很好地落實。
2.3、檔案信息收集存在問題
水利工程建設項目涉及的方面很多，檔案管理人員往往是利用工程負責人員送交的資料進行檔案整理，沒有親自進行檔案的收集，因此無法對檔案信息的完整性和真實性進行辨別。
另外，檔案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工過程中對檔案信息的收集不夠重視，這種信息收集方式很容易使收集到的信息不夠全面，漏掉相關重要的問題信息。
2.4、檔案管理的方式落后
當前計算機與網絡技術發展迅速，計算機在各領域得到了應用，不過在水利工程的檔案管理工作中，計算機的應用水平仍然不高，許多水利工程建設單位仍然采取傳統的文字資料存檔的方式，而且在一些應用了計算機管理的水利工程建設單位中，也僅僅是將計算機作為一個記錄的工具，沒有形成利用計算機進行檔案管理的模式，這種落后的檔案管理方式無法適應當前快速發展的信息社會。、
3、進一步完善水利工程建設項目檔案管理的對策
3.1、健全管理制度
從水利工程建設單位的管理方面考慮，要進一步健全檔案的管理制度，以完善的制度來約束檔案管理部門的工作，建立一定的約束和激勵制度，將責任落實到各管理人員的崗位上，將檔案管理的工作細致化、科學化，在發現問題時可以對崗位人員進行量化考核，從而使檔案管理人員能夠認真遵守制度，做好檔案管理工作。
3.2、加強培訓，提高水平
提高檔案人員的業務水平是檔案管理的基本保障，發展檔案事業，必須牢固樹立人才是第一資源的觀念，堅持以人為本，不斷提高檔案管理者素質，全面加強隊伍建設，培養出一批熱愛檔案事業、具有專門知識和技能的檔案人才。通過不定期組織檔案人員參加水利行業組織的檔案學習班及學習各種檔案法律、法規，學習水利工程檔案工作所需要的各種新理論、新知識、新技能，從而優化檔案管理人員的知識結構，提高檔案人員的檔案管理業務和管理水平。在工程建設和檔案管理過程中，可通過開辦各類培訓班或舉行座談會等多種形式，加強對檔案源頭單位業務的指導和監督。
3.3、制定切實可行的項目檔案分類方案
全宗是我國檔案管理的基本理論。制定檔案分類方案應樹立全新的全宗理念，應以全宗為對象進行。為了保證一個重點工程項目檔案資料的系統與完整，項目法人應對該項目建設的所有文件材料進行統收統發，實行封閉管理，不得與有關機關的文件材料交叉運行，以確保該項目工程檔案的完整、準確、系統和安全。項目法人在項目劃分完成后，要根據單位工程、分部工程及單元工程劃分的具體情況，制定出整個項目工程文件材料的歸檔范圍、保管期限和檔案分類方案。確定工程項目檔案的分類方案，應按照檔案集中統一管理的要求，結合工程建設實際，按工程建設過程產生文件材料的性質、工程建設項目的專業、類別統一考慮。在確定分類方案時，要視整個項目工程為一個全宗，也就是說，工程項目的分類方案，應能包含這個工程建設項目的全部檔案內容。既包括紙制載體，也包括聲像檔案。既包括工程建設管理方面的文件材料，也應包括工程可研、勘測、設計、施工、監理、竣工驗收等建設過程中及建成后試運行等方面所產生的文件材料。每個工程項目檔案的分類方案都因應其工程項目內容（大?。┑牟煌兴鶇^別。同時還要考慮文件材料之間的從屬關系，確保所有文件材料都能歸入相應的類別中。
3.4、加強對檔案管理的資金投入
在檔案管理部門建立和完善健康檔案的管理過程中，水利工程建設單位要進一步加強資金投入，增加相應的硬件和軟件設施，使檔案管理工作得以順利開展，另外還可以設置專項資金用于獎勵表現突出的人員，從而提高檔案管理部門人員的工作積極性。
3.5、完善信息化管理體系，開發使用新的應用管理
軟件完善信息化管理體系是當前檔案管理的當務之急，實現“有體系可依，有體系必依”。當前檔案管理軟件使用范圍比較廣，但是軟件通用性較差，數據的存儲格式和存儲形式各不相同，使用的數據庫也是各不相同。雖然當前軟件能夠實現登陸、輸入、查詢、刪除等主要功能，但是系統并沒有解決數據交換的問題，難以將不同方面的數據統一到固定的平臺實現數據共享。新型的應用管理軟件應該有獨立功能的數據模塊實現數據之間的交流和互動，模塊設計齊全，讓檔案管理軟件和整個企業的自動化管理系統相互適應，充分利用網絡技術，實現數據在以太網上面的管理。
結語
在水利工程不斷發展的過程中，檔案管理工作的地位將會不斷加強。檔案管理作為一項基礎性的工作，也是水利工程建設單位最重要的工作之一，通過本文的分析可以看出，在解決各項基礎性問題后，建立檔案的信息化管理模式是完善檔案管理的最有效途徑，希望本文的分析能夠對水利工程建設項目檔案管理的進一步完善提供一些參考和借鑒。
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一、水利工程與水利工程檔案
1.水利工程
水利工程是防洪、除澇、灌溉、發電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護等工程（包括新建、擴建、改建、加固、修復）及其配套和附屬工程的統稱。用于控制和調配自然界的地表水和地下水，達到除害興利目的而修建的工程。水是人類生產和生活必不可少的寶貴資源，但其自然存在的狀態并不完全符合人類的需要。只有修建水利工程，才能控制水流，防止洪澇災害，并進行水量的調節和分配，以滿足人民生活和生產對水資源的需要。
水利工程有很強的系統性和綜合性，對環境有舉足輕重的影響。水利工程一般規模大、技術復雜、工期較長、投資較多，從而形成了大量的檔案資料。提高水利工程檔案的管理水平，對促進工程建設、保證工程建成后的運行與管理有著重大意義。
2.水利工程檔案
水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數據等各種歷史資料的記載，也是水利工程開展規劃、勘測、設計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災等不同工作的重要依據。水利工程檔案對于整個水利工程的開展有著舉足輕重的作用。
水利工程檔案管理是水利技術基礎資料，它反映了水利工程建設的全過程，不僅準確地記錄了工程建設情況，而且能為今后工程施工、運行、驗收、維修、提供可靠依據。加強水利工程檔案管理，為其它工程項目提供理論參考價值，更好地服務于水利事業。
3.水利工程檔案的特點
（1）內容上涉及面廣。在修筑堤防、興建水庫、開溝修渠、建設閘壩時，必然牽涉到農業、工業、交通、電力通訊等各個方面，水利專業本身又與建筑、水文、氣象等專業聯系緊密，由此而形成的水利工程檔案也是綜合性很強的信息反映。
（2）歷時周期長。根據不同的工程，水文地質條件不同，所確定的水利建設工程、周期長度亦不同，一般的農田水利工程，通常僅需幾個月完成，而水庫、防洪堤工程建設則需幾年來完成。
（3）文書、科技檔案一體化。水利工程是科研、規劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因而形成業務性文書與科技檔案聯系密切，明顯具有文書、科技檔案一體的趨向。
二、某單位水利工程檔案管理工作現狀及出現的問題
1.工作現狀
該單位成立近60年，設計的水利工程項目大大小小有1000余個，形成的水利工程檔案至今有案卷7萬余冊、圖紙20多萬張。近年更是以每年案卷約2000冊、圖紙3000-4000張的速度增加。
該單位的水利工程檔案工作大部分仍以手工操作為主，計算機運用于檔案收集、檔案整理、檔案編目和檢索、檔案統計這些工作環節。但也多是利用計算機進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
2.存在的問題及原因
（1）思想觀念上因循守舊。
（a）領導不重視，認為檔案工作就是簡單的體力勞動，檔案工作人員就是倉庫保管員，不能帶來經濟效益；
（b）檔案工作人員自身因為待遇低，加上多年工作習慣，缺乏學習，對檔案工作的發展認識不足，認為自己就是辛苦勞碌的勞動力，導致工作手段傳統落后，不愿意改變；
（2）工作方式上，手段原始。
手工操作。從檔案資料的收集、整理、裝訂、入庫上架，到借閱，都是由工作人員手工操作。
檔案載體傳統。檔案的載體絕大部分是紙質，只有近幾年才開始收集檔案的電子版本。
檢索與查詢利用方式單一。目前使用的檢索方式是在電腦上進行檔案目錄檢索，如果設計人員并不完全清楚自己所需檔案的名稱，而是只對某種類型工程某個專業某個部分的信息進行查詢，在這種情況下，現有的檢索方式就難以做到快速準確。這種情況下，設計人員不能準確檢索到自己所需的檔案，勢必會調閱多份工程檔案進行查詢，這樣就增加了檔案工作人員的勞動量，工作效率降低。
開柜查閱，館庫塵封。 都是使用傳統的方式進行工作。
（3）資金方面，投入不足，設備缺乏。
每年用于檔案建設上的資金投入有限，庫房內檔案裝具是多層鐵制檔案柜（底圖柜），與密集架相比容量不足，無法滿足檔案數量日益增加的需求
資金不足，進行檔案信息化的設備也不完備。計算機、大型掃描儀等進行檔案資料數據處理的設備不能滿足需求。
（4）人員方面，素質有待提高。
部分檔案工作人員責任心欠缺，缺少把檔案工作當作一項事業的事業心，不肯用心鉆研業務，每天機械地重復著枯燥繁瑣的簡單勞動，業務水平不高。
三、水利工程檔案工作與檔案信息化建設
1.檔案信息化的背景
現今的社會，是信息飛速發展的社會；如今的時代，是資訊時代，是“大數據時代”。
檔案的信息化是由檔案屬性所決定，檔案信息化是檔案工作的自身要求。
信息技術的迅猛發展和廣泛應用，為檔案事業改革和發展創造了前所未有的契機和條件。水利工程建設的發展更是需要檔案信息化加快步伐。
2.水利工程檔案工作與信息化建設
（1）轉變觀念，變“倉庫保管員”為“寶庫管理者”。
實際上，檔案是一個機關、單位、部門的重要知識財產資源，檔案工作起著管理這些資源的作用。總的來說，檔案是寶貴的財富，檔案部門是財富集中的“寶庫”，而檔案工作人員則是寶庫的“管理者”。
該單位水利工程檔案，是幾輩水利工作者的心血結晶。它們記載了該單位、全省乃至全國水利事業發展的歷史，更承載著無數水利工作者的夢想與努力。所以，檔案館保存的絕非只是一本本報告、一張張圖紙，而是無價之寶。檔案工作人員的職責就是管理好這些寶藏，讓它們發揮應有的作用，實現其自身的價值。而要更好地實現檔案的價值，僅僅靠目前的以手工操作的工作方式是不夠的，還要依靠現代化的設備和技術，實現檔案信息化，才能夠達到其追求的目的，實現檔案的利用價值。
“把目光從紙質記錄轉向電子記錄，從柜架存儲轉向數據倉庫，從資料查閱轉向網絡資訊”，這不僅是檔案工作人員需要做的，也是檔案管理部門上級領導及其他部門人員需要共同做的。
（2）制度先行，建立健全檔案管理制度，用制度來保障檔案信息化工作的順利進行。
以國家和地區的檔案法律、法規為依據，結合水利工程檔案的特點，制定本院的水利工程檔案管理制度、操作規程、獎罰制度等。堅持“以法管理檔案，以制度管理檔案，以制度管人”。做到“有制度就要執行，執行需要監督”。制度―執行―監督，缺一不可。
（3）保障資金投入，配備齊全的設備。
除了轉變觀念、制度先行，還要有資金保證、設備齊全作為檔案信息化工作的有力支持。
從物質條件方面講，資金不足，設施落后，是制約檔案信息化工作的重要原因之一。上述本院水利工程檔案管理工作存在的問題中，多數與資金不足、設備設施不到位有關。不過，這些因素不是一朝一夕就能解決得了的，需要方方面面的共同努力，逐步加以解決。
3.檔案館如何進行水利工程檔案信息化工作。
要從制度、環境、技術、人員、保密這幾個方面，做好檔案管理工作。
（1）制度方面，建立內部管理制度，嚴謹工作作風，明確工作責任，規范工作流程，提高工作效率。
要制訂從檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用8項工作的管理性標準規范、業務性標準規范、技術性標準規范。做到堅持制度先行、以制度管檔、以制度管人。要做到嚴格按制度辦事；有錯必懲，有錯必糾；鼓勵創新，有創新有成效就有獎勵。制度的執行要有監督，不使制度成為一紙空文。
（2）環境方面，從網絡環境建設、硬件基礎設施建設、軟件基礎設施建設幾個方面，為檔案信息化建設提供良好的條件。
網絡環境建設，是基于局域網面向檔案館工作人員和利用者的館內檔案利用服務平臺。
該單位已有的局域網，為檔案信息的利用創造了條件。
該單位的綜合信息化管理系統中的“圖檔管理”模塊，是從檔案的收集、整編、檢索到利用一系列工作環節相聯系的模塊。但目前因為這個系統使用的時間不長，有部分功能沒有啟用，尚不能完全發揮它的作用。而檔案工作人員需要做的事情就是不斷地補充完善這個系統，使其早日發揮應有的功效。這些工作需要添置檔案數據處理設備并進行大量的數據處理工作才能最終完善。
硬件基礎設施建設，包括檔案數字化與輸入設備、網絡設備、存儲設備、輸出設備；軟件基礎設施建設包括系統軟件和應用軟件。這些要依靠資金投入不斷完善。而檔案工作人員要做的就是將現有的設備充分利用起來。
（3）技術方面，有了良好的環境，還要有相應的技術來運用相關設備，做到物盡所用，才能實現檔案信息化建設的目標。
因此，檔案工作人員不能只單一地掌握檔案方面的知識，還要學習計算機及網絡方面的知識。需要知道如何運用設備進行檔案信息化工作。知道如何利用計算機建立多個數據庫；如何使用掃描儀將檔案資料的內容從紙張上的文字、數字、圖表，轉換到電腦上，成為數據；如何采集檔案上的有用信息，建立多種檢索方式，擴大檔案的利用效率。這些都需要有一定的技術作為支撐。
當然，不能要求檔案工作人員成為什么都懂的全才，涉及計算機和網絡方面專業性較強的問題時，仍然需要相關專業人員的協作。因此，檔案信息化工作是個要求多專業人員共同完成的工作。
（4）人員方面，建立健全人才引進與培養機制，建立責任心強、知識結構、學歷層次、年齡層次合理的人員隊伍。
數字化環境下檔案管理人才要求是：信息資源的組織者、管理者、分析者、提供者、信息利用的導航者。要求檔案工作人員要有較高的文化素養；除了有本職工作的基本技術技能之外，還要有與信息相關的技能，如對計算機的運用、對網絡的熟悉等；要有較強的信息意識。
水利工程檔案的科學性、服務性和技術性都很強，其管理工作更是一項復雜、細致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質。從事水利工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂科技檔案，還要懂與水利工程相關的一些專業類別檔案以及不同類別的檔案的分類整理。檔案人員不但要學習檔案理論知識和專業技能，精通檔案業務，同時，要提高思想素質，提倡愛崗敬業，增強服務意識，當好使用者的參謀。培養良好的職業道德和心理素質，提高法律意識，做到依法治檔；塑造復合型人才，既要有較高的檔案管理專業能力，又要知曉計算機應用和網絡信息管理，還應熟悉水利工程知識。使檔案管理人員切實擔負起水利檔案的管理的重任。
檔案工作要做好，必須強調人才隊伍建設。檔案部門是能夠做成事、能夠做大事的地方，但也容易成為“安樂窩”，成為“養人的地方”；強調振奮精神，“有為才有位”；突出拔尖人才、技術型人才培養，突出崗位成才，創造人才成長環境。
（5）保密方面，要成立保密委員會制定保密條例，并嚴格執行。要解決“保密”與“公開”之間的矛盾，各專業人員組成檔案鑒定組，對館藏檔案進行鑒定，在不違反保密條例的條件下，對部分檔案內容進行解密，將檔案資料轉變為資訊，加大檔案的利用效率。
四、結語
篇8
在水利工程建設過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設質量、進度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設之初各參建單位在工程建設各階段對檔案資料管理應承擔的工作職責沒有進行明確，造成了檔案資料管理職責不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設檔案管理工作無明確的辦事規程和行動準則。在實際建設施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設的實施為主，側重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設周期較長、文件材料交接手續不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達到有關規定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業，保管環境不達標
調查中的重點水利工程內容大多涉及多領域多專業。工程中的各個單項工程會被分成多個標段，標段內又會分包。參與施工的單位多而雜，素質參差不齊。這些施工單位一般重視技術工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認為工程質量和按時完工才是主要工作內容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設置專門的檔案管理機構和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經驗不足，又沒有經過專業檔案培訓，且身兼數職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機構解散、人員流動性等不確定性因素，還會發生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設工作的情況，還會出現工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結構為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環境雜亂，檔案保管的“八防”標準無法達到。
3.檔案收集整理不規范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業知識，導致文件資料收集不及時、內容不齊全、整理不規范、分類不準確、卷內文件聯系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規范。如工程建設中，各單位只顧及工程數據資料的收集，往往不會留存施工建設場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細的文字說明有。二是案卷內容不完整。工程建設檔案的形成與收集整理沒有系統的流程，歸檔范圍也沒有嚴格的界定，再加上工程建設檔案資料內容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監理日志做不到一日一記，出現對應不上的情況；工程的監理，往往只有監理員在工程現場，監理總監不到位，需監理簽字的資料會由他人替簽或集中補簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴重脫節，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設實施過程中，這樣就造成水利工程建設過程中文件材料收集和整理工作中出現的問題不能及時被檔案行政管理部門發現，有些因遺漏而未被整理入卷的應歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導致水利工程檔案不可逆轉的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業的不斷發展，作為水利工程建設主體的地方水務部門的水利工程檔案的數量也在不斷增多。從目前調查的情況來看，水務部門及工程參建單位的水利工程建設檔案管理工作仍然保留著傳統的紙質檔案管理模式。計算機的運用主要是進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點水利工程建設檔案規范化管理的建議
篇9
水利工程指的是防洪澇、農田灌溉、水利發電、供水圍墾、生態農田水土保持、水資源保護、移民安置等工程的新建、改建、擴建、修復、加固等相關附屬及配套工程的統稱。水利工程的修建是為了調配和控制地下水和地表水，實現水利興利的目的，只有做好了水利工程才能有效地控制好水流，調配好水量的分配，防止洪澇災害，保證人們的社會生產、生態環境。水利工程技術復雜、投資大、工期長、規模大，因此形成了大量的水利工程的檔案資料。對水利工程的檔案資料的科學化信息化管理，提高資料的管理水平和能力，能促進工程的建設。水利工程檔案就是水利工程在建設過程中形成的圖紙、圖表、文字、數據、聲像等相關的資料文件，這些資料文件是水利工程在開展具體的規劃、科研、設計、勘測、管理施工、維護、運行、抗災等各項具體的工作的重要資料，對水利工程的順利開展作用舉足輕重，是水利工程的基礎的技術資料，反映了水利工程全過程的建設，反映這個水利工程的建設情況，可以為后期水利工程的驗收、運行、維修等提供相關的參考數據，因此做好水利工程的檔案管理，是一項艱巨和長期的工作。
2 水利工程檔案信息化管理的現狀
2.1 檔案管理混亂
相關的工程參建單位對水利工程的檔案管理差異，導致水利工程檔案管理混亂，一般情況下，一項具體的水利工程，都??有很多個參建單位來共同合作，參與完成，因此參建的單位多，相關的管理都會有差異，有些參建的單位由于公司的規模小、管理水平不到位、檔案管理技術落后、沒有用信息化的方式管理檔案，有些參建單位甚至還在使用人工操作的方法來進行檔案的登記管理工作，這些原因都會造成檔案管理工作的管理混亂，這些原因也給水利工程的檔案信息化管理帶來了很多困難。
在很多大型的水利工程的建設中，還會出現一個工程由很多個參建單位進行分段分期實施。因此在水利工程的建設過程中，會因為不同的時段不同的區域參與管理建設的單位不同，這樣在檔案管理工作中也存在著很大的問題，參建單位多而雜，導致了檔案管理工作的管理水平參差不齊，導致檔案工作的混亂，甚至還會出現檔案資料的缺失、檔案信息的不完善、管理責任人不明確、管理職責不清等問題的存在。
2.2 管理方式落后，信息化管理落實不到位
很多參建單位的信息化的檔案管理工作落實不到位，管理缺失，管理方法落后，而且在管理過程中，由于管理責任人不明確，管理工作人員的工作能力低，工作責任心不強，對檔案管理的重要性認識不到位，因此不愿意主動去學習信息化的管理方式，導致了檔案的信息化建設難以落實到位。在具體的檔案管理過程中，還保留著傳統的管理方式和管理思想，很多單位對檔案管理工作的重要性認識不夠，對政府出臺的相關政策，文件上要求進行檔案的信息化管理工作置若罔聞，因此導致很多檔案管理工作得不到應用的重視，信息化管理工作難以落實。
2.3 管理資金投入不足，管理設施缺乏
在管理過程中，由于對管理資金的投入不足，所以導致管理設施的缺乏，管理場所簡陋，存在大量管理安全隱患。由于管理的重視程度不高，所以對檔案管理工作的投入不多，很多單位認為檔案管理不創造經濟價值，所以不予高度重視，導致信息化設備缺乏，電腦、打印機、大型掃描儀器等信息化的辦公設備缺失不能滿足基本的工作需要。檔案室的建設比較簡陋，沒有使用信息化管理，紙質版的檔案一旦遭到水災、火災、腐蝕、蟲噬等災害，就會導致這些資料無法恢復和查閱，因此應加強對檔案管理方面的投入。
3 水利工程檔案信息化管理的優化措施
3.1 建立健全水利工程信息化檔案管理體制
水利工程檔案信息化管理的優化要根據相關的制度規范要求，建立健全水利工程信息化檔案管理體制，要嚴格地按照相關的政策規定來建立和規范信息化的檔案管理工作。在建設某一個水利工程時，可以成立專門的監察和督查部門來對各個參建單位的檔案的信息化管理和科學規范的管理工作進行嚴格的督查，對檔案工作進行科學的規范化管理。
3.2 提高重視程度、培訓專業的檔案管理人員
很多單位的領導的思想觀念落后，認為檔案管理工作是一個簡單的體力活，隨便安排人去做就可以了，甚至是不識幾個大字的都被安排了進行檔案管理，所以導致了檔案管理人員的綜合素質不高，對檔案的管理工作的重要性認識不強。因為要提高重視程度，招聘具有一定的專業技術的工作人員來從事信息化的管理工作，會使用計算機，會運用相關的軟件來進行檔案管理，并且對檔案管理工作具有高度的工作責任心和專業的工作技能的檔案管理人員，并且對檔案管理人員要進行不定期的培訓學習，只有通過不斷提升工作技能和提高思想認識和覺悟，才能把檔案管理工作做好，也才能更快更好地推動水利工程的信息化管理工作。
3.3 增加資金投入，完善管理設施
篇10
一、前言
隨著我市交通水運工程建設的迅速發展，水運工程建設檔案工作在工程建設中起越來越重要的作用。水運項目檔案是水運工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，其既是水運工程建設、維修、管理、改擴建的重要保障，又能為當地經濟建設和水務事業發展提供服務，所以，做好水運項目檔案管理工作對推動當地經濟可持續發展具有十分重要的意義。本文分析了當前水運工程項目建設檔案管理工作發生的變化，并對加強水運工程項目建設檔案資料的搜集、管理等方面的對策進行探討，以供同仁參考。
二、當前水運工程項目建設檔案管理工作發生的變化
（1）水運工程檔案數量將成倍增長，質量要求顯著提高。隨著水運工程項目的增多和高科手段的介入，水運工程建設檔案建設任務和要求將更為繁重和嚴格。
（2）水運工程檔案載體形式將得到進一步的拓展。水運工程檔案除傳統紙張檔案仍需加強之外，還有照片檔案、口述錄音檔案、數字化光盤刻錄檔案等新型載體納入水運工程檔案建設領域。
（3）水運工程檔案對水運工程建設的促進作用將更加突出?？梢赃@樣說，檔案管理工作是整個工程管理重要的基礎工作之一，是工程建設的一個縮影，對工程建設的決策、加強工程的監督和管理、保證工程質量、抑制工程領域腐敗產生起著重要的作用。
（4）檔案工作從被動型向主動型方向轉變。檔案工作已經從事后立檔向與工程建設同步進行的方向轉變，這一轉變在今后將更為顯著。
三、加強水運工程項目建設檔案管理的對策探討
（1）建立水運工程項目檔案管理組織架構。項目檔案管理機構是項目檔案工作的重要保障，沒有相應的檔案管理機構，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設（籌備）處時的同時，就應考慮設立工程檔案管理領導小組，小組必須由單位領導、有關科室負責人和專職、兼職檔案管理員構成，形成層層把關的體系。建設單位在完善檔案管理組織的同時，要求勘測設計、施工和監理等參建單位，必須明確一位主要領導或負責人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，統一管理工程檔案資料。
（2）加強與檔案行政管理部門的聯系，尋求密切的檔案業務指導。要使工程項目檔案工作獲得持續、均衡、快速發展，就必須重視加強與檔案行政部門的聯系，接受檔案業務指導。從工程建設一開始，建設單位就要及時取得當地檔案局的支持，自覺將項目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導和監督之下，確保檔案工作在高起點、高標準的層面上展開，對檢查中發現的問題及時整改，并由監理形成書面意見報當地檔案局和建設單位備案。
（3）項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理。項目建設單位必須在項目的招標和簽訂設計、監理、施工合同或協議時，設立專門條款，明確規定設計單位、監理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等；明確檔案收集、整理、驗收、考核、歸檔的份數、竣工圖的套數、電子文件的格式、檔案質量等等方面的要求。同時，要在合同中明確檔案內容與質量達不到要求的，參建單位應負有的責任，以及相關的處理措施。通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強化各參建單位的責任，同時采用經濟手段實施監控。
（4）項目檔案管理工作與工程項目建設同步。項目檔案管理是建設項目管理的重要組成部分，項目檔案管理工作必須與工程項目建設同步進行，這既是國家相關檔案法律法規的規定，同時也是保證項目檔案完整、準確、系統歸檔的重要監控措施，通過同步進行，做到項目檔案在形成的同時就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理、工程結算、竣工驗收同步進行，對各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料（含電子文件）進行收集、積累、整理，對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、備忘錄、協調文件及領導視察活動等資料，在形成的同時悉數歸檔。如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。按照集中統一領導、分級管理的原則，建設單位對工程檔案工作進行統一領導，對項目檔案實行綜合管理。在項目建設過程中，檔案人員負責工程檔案的監督和指導，對建設工程檔案管理工作實行全程監控。堅持“誰產生，誰立卷”的原則，指導項目前期立項審批、招投標、合同勘察、設計、拆遷、施工、監理、竣工驗收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現場監督指導，督促監理人員對檔案質量把關，提出整改意見，對檔案進行復檢，并把復檢情況進行通報。
（5）深入現場收集檔案資料。水運工程項目檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現場，檔案人員應親臨施工現場，收集資料。如果，建設單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現場指導和強調檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機會。因此，應針對性地列出需收集的資料名目，根據工程進度，與項目經理、施工員甚至領班密切聯系，爭取配合，做到該簽證的就現場簽證，該取樣的就現場取樣，該檢查的就現場檢查，該記錄的就現場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對，發現問題及時解決。檢查復核的主要內容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續是否完備；檢查檢測記錄是否準確符合規范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細、準確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實。檔案人員要積極與駐地監理工程師配合，充分發揮駐地監理工程師的作用。因為駐地監理工程師全天候在工地上監督管理，對工程的進度和施工人員的素質最了解，對使用的原材料也最清楚，同時幾乎所有的進場原材料和施工資料均需經駐地監理的檢驗及簽證才有效。所以充分調動監理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。
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水利工程檔案是水利工程的有機組成部分，也是對水利工程建設施工質量最直觀的反映，水利工程檔案管理對水利工程質量的控制有至關重要的影響。水利工程檔案管理貫穿于水利工程的調研立項、建設審批、勘察設計、運行管理等各個階段。從某種角度上來講，檔案管理是水利工程的伴生物。從法律的層面上來講，水利工程的檔案是國家檔案組成的一部分，對水利工程的檔案進行管理實際是國家檔案管理法律法規所賦予的職能，因而在操作上，水利工程的檔案管理具備較為明顯的強制性，且由于水利工程建設與行政管理部門的職能的不斷融合，其管理管理的強制性也體現出較強的行政色彩。簡而言之，水利工程檔案管理工作是給該工程獲得行政許可的前提和基礎，是水利工程得以施工的必要條件；同時當水利工程進入竣工審查階段時，水利工程的檔案管理也是其竣工審核的一部分。國家水利部門曾出臺有關文件，明確規定各水利工程需建立專門工程檔案驗收項目，不得對工程檔案驗收不合格的水利工程項目進行竣工驗收。另外，就水利工程檔案的驗收事項，包括國家檔案局和國家發改委在內的多個部分也做出了相關的規定。且建設部門和樹立部門在進行行政執法檢查時，水利工程檔案管理也被列為檢查的重點項目。因此，由此來看，水利工程檔案管理是促進優質水利工程實現的重要舉措。
二、提升水利工程檔案管理的對策
1、強化資料收集，把好第一道關口
文件資料收集工作是水利工程檔案管理工作中頗為繁雜的一項工作看似毫無頭緒，但只要在思想上做到高度的重視，并能夠掌握相對科學的收集方法，就必定能夠事半功倍，使工作效率得到切實的提升。且文件資料收集工作同時也是水利工程檔案管理中的基礎工作，可謂水利工程檔案管理的第一道關口，做好該項工作，對水利工程檔案管理工作質量的提升有非常重要的意義。因此，我們無比要加強水利工程檔案管理的資料收集工作，打好水利工程檔案管理的基礎。首先，要進行追蹤收集，由檔案人員或兼職檔案人員主動深入現場詢問和了解工程進度，及時掌握水利工程建設信息，同時對技術部門的信息資料收集工作進行有針對性的指導和督促；在降低文件資料檔案收集成本時，提高檔案收集的效率。其次，水利工程通常都會分幾個階段，尤其是大型或跨年度的水利工程，其檔案管理、文件資料收集不僅繁瑣，也涉及眾多的人力、物力，因此為方便資料的收集、管理，檔案人員可分階段收集，強化催收的力度，盡可能的避免原始檔案材料的缺失，以保證檔案的連續、完整。第三，水利工程的檔案管理是強制性的工作，因此在文件資料收集中也要清楚認識到這一點，明確收集的強制性，強化資料收集的規范性與約束力，保證檔案資料不會因人為因素而流失。
2、強化人員素質，加大管理的投入
隨著時代的發展，社會的進步，對水利工程的質量要求也在不斷提高，因此水利工程檔案管理的難度也隨之提升。在這樣的情況下，提升水利工程檔案管理人員的素質顯得尤為必要。且從某種程度上來講，人的進步，是管理質量提升的基礎。因此為適應當前水利工程檔案管理工作的要求，我們必須培養和打造出一支高素質的檔案管理隊伍。首先，建立定期培訓制度，對專職以及兼職的檔案管理人員進行有針對性的培訓，以專業的檔案管理知識技能培訓為重點，結合在在建水利工程以及工程中可能形成的文件資料或有保存意義的檔案管理辦法做詳細的講解。確保檔案工作人員的業務能力和管理水平。其次，加大對水利工程檔案管理的投入，依托現有的環境、條件，加大對檔案管理各有關方面的投入力度，以提高檔案管理的效率和質量。
3、強化檔案管理，落實崗位責任制
鑒于水利工程檔案管理在水利工程整體運作中的地位和重要性，為保證水利工程檔案管理的質量，促進水利工程整體質量的提升，水利工程建設管理部門的單位的各級領導應對檔案管理予以高度的重視，不斷強化檔案管理，落實崗位責任制，按照統一領導、分級管理的原則，對檔案管理工作進行統一的協調，落實專門的檔案管理人員。樹立全體檔案管理意識，以保證水利工程檔案管理的高效高質，促進檔案管理工作的正常開展。
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Key words： water conservancy project；project files；management status；reflection；countermeasures
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）09-0049-02
0 引言
檔案主要是指對過去歷史真實情況的一種投射，是綜合整理各類原始文件所得的最終成果，相對應的水利工程檔案是指水利工程建設的涉及到的一切活動記載，包括水利工程施工前階段形成的基礎設計文件、可行性研究任務書以及規劃設計文件等文件材料以及施工合同、招投標以及審查等相關管理性文件；施工階段形成的施工過程鑒定書、來往文件、竣工圖、表格等文件材料以及監理來往形成的檢驗表格、文書、聲像以及報告等監理材料；竣工驗收階段形成的驗收報告、評審文件以及總結等文件材料。這些工程檔案記錄了水利工程建設的每一個階段、環節、細節，可以真實、全面的反映水利工程建設中具體的管理以及維護，在發現問題時，可作為追根究底、追責到人的重要依據，對于日后水利工程建設的生產、管理與維護都具有極其重要的意義。因此做好水利工程檔案管理工作顯得尤為重要，為了促進水利工程建設的進一步發展，應盡量做到水利工程檔案的科學化、標準化以及規范化。
1 水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案管理的主要功能時真實的反映水利工程建設以及工程管理的全過程，真實、完整的水利工程檔案不僅可以全面、系統的反映水利工程在運行管理過程中每一個細節的真實情況，同時在水利工程竣工后的工程質量評定、維護以及管理工作中也起著重要作用，因此水利工程檔案管理水平直接體現著水利單位的綜合管理水平。在水利工程建設的整個過程中會有不同的階段，每一個階段會有很多細小的分支，不同專業技術人員會形成不同種類的檔案信息，只有確保檔案的形成環節以及檔案形成后的管理環節都沒有出現偏差，才可以確保整個施工環節的質量以及安全。同時，健全、完善的水利工程檔案資料方便相關工作人員及時掌握工程的動態，及時的做好維護及改造工作，從而確保整個水利工程的安全運行。
2 當前我國水利工程檔案管理現狀及存在的問題
自我國頒發《建設項目檔案驗收辦法》以及《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》等相關檔案管理條例，我國工程建設檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理質量有了很大提高，但由于水利工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態對于水利工程的影響較大，導致水利工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。
2.1 缺乏一定的管理意識。隨著我國社會主義經濟體制的不斷改革與完善，國家政府的職能慢慢轉變，水利工程建設管理體制改革也不斷深入，相關的質量終身制度、建設監理制度、項目法人負責制度以及竣工驗收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時期下的水利工程檔案的載體、形式、內容以及相關制度也發生了很大變化，對于水利工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現象存在，并沒有正確、全面的認識到檔案管理工作的重要性，導致水利工程檔案管理工作一直處于被動狀態，很多水利工程檔案的收集、整理都不及時，水利工程檔案管理沒有充分發揮其作用。
2.2 檔案管理體系不健全。水利工程檔案管理的專業要求較強，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設置專門的獨立檔案管理部門，導致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國家及單位也制定了相關的管理條例，但大部分都是形同虛設，并沒有起到實質性的監督管理作用。因此，在實際的工作中，缺乏相應的操作性較強的管理制度來規范實際的水利工程檔案管理工作，導致水利工程綜合管理部門以及建設部門工作較隨意，各自為營，經常出現人員流動現象，導致檔案的收集、管理工作難以順利開展。
2.3 缺乏專業性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識到水利工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多水利工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業性，都是由工程技術人員來擔任兼職，只懂得水利工程的施工技術，對于檔案管理知識缺乏一定的認識和了解，之前也并未接受過相應的專業業務培訓，并不熟悉了解水利工程檔案管理的基本流程、相關的管理制度以及法律法規，很多水利工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導致水利工程檔案管理質量低下。同時水利檔案管理部門中普遍存在的現象是檔案專業人員較少，新來的工作人員以及工程技術人員較多，工作人員的專業素質水平參差不齊，水利工程檔案管理工作缺乏一定的規范性。
3 加強水利工程檔案管理措施的思考
3.1 加強水利工程檔案管理意識。思想決定行為，想要提高水利工程檔案管理水平，首先必須要求單位管理者應正確認識水利工程檔案管理的意義及其重要性，轉變傳統的管理觀念，應將水利工程檔案管理納入水利工程的整體格局中進行規劃，并將其作為工程管理的重要內容，將水利工程檔案管理貫穿于工程建設全過程，滲透到工程建設的方方面面。同時應加強施工前的設計人員、施工人員、管理人員、技術人員這些重要工作人員的檔案管理意識，積極參與檔案管理工作中，進而確保水利工程檔案收集的完整性、真實性、全面性。
3.2 建立完善的管理制度。科學、完善的水利工程檔案管理制度是確保水利工程檔案管理工作順利實施的重要前提，首先應時刻掌握水利工程建設市場的動態發展變化，根據實際的發展動態及時的調整、修正檔案制度，努力做到與時俱進。首先應制定完善的水利工程檔案日常管理辦法，規范水利工程檔案管理人員的工作行為，加強工程審計、監督、質檢、管理以及施工部門的工作執行力度和強度，實現水利工程檔案管理部門的有效監督職能，進而確保水利工程檔案管理的規范性、有序性。同時應制定科學合理的管理激勵機制，將水利工程檔案管理工作目標盡量細化到每一個部門、崗位及個人，并將檔案管理目標納入單位的年度整體計劃中，納入領導日常工作議事環節中，納入到單位職工的崗位責任制以及經濟責任制中。制定嚴格的考核評分機制，做到獎罰分明，為檔案管理工作創造一個良性的管理運行環境。
3.3 建立專門的水利工程管理機構。單位管理者應指派專人來負責水利工程的檔案管理工作，努力實現“統一領導”、“協調配合”、“專人負責”的管理模式，如果是尚未具備設置專門的檔案管理部門，可以先行安排一名專業的工程檔案管理人員進行管理；若完全有實力創建一個專門獨立的水利工程檔案管理部門的單位，應全部按照專業的專職檔案管理人員。同時應注意與施工部門人員做好協調工作，將水利工程檔案管理工作真正的融入到施工建設的全過程中。
3.4 應加強水利工程檔案管理人員的專業素質。水利工程檔案管理工作是一項專業性、綜合性較強的工作，涉及的范圍比較廣，內容非常的繁雜、瑣碎，同時要求檔案管理應具備技術性、服務性以及科學性，因此對檔案管理工作人員的專業素質有較高的要求。尤其是在當今經濟和科學技術快速發展的時代，檔案管理人員應該不斷提升自身素質，不斷更新自己的知識結構，做到與時俱進，與時代的發展同步。對于水利工程檔案管理人員不僅要求具備扎實的檔案管理專業知識，同時還要求熟練掌握現代先進的數字化技術，不斷的吸收、借鑒先進的管理手段以及管理理念。其次，應注意培養檔案管理部門工作人員的專業培訓，提高他們的業務素質以及愛崗敬業的良好服務意識，進而滿足現代化水利工程管理的實際需求和要求。
總而言之，隨著社會經濟以及水利事業的不斷發展，水利工程檔案管理工作的重要性也日益突出，單位管理者應加強檔案管理的意識，轉變傳統的管理理念，建立完善的檔案管理制度以及專門的管理機構，同時應加強檔案管理隊伍的素質建設，進而全面提高水利工程檔案管理
水平。
參考文獻：
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（二）系統性
檔案管理工作本身與企業的其他管理工作不同，水利工程建設本身就是一項巨大的工程，自然檔案管理就復雜。當前水利工程建設階段性方案研究的檔案保管時間大概為1-2年時間，之后就要交由相關部門的檔案管理室進行管理。為了保證歸檔工作的順利，就需要做好檔案內容、移交時間、參考借閱手續、過期檔案銷毀等的程序處理過程工作，通過這樣一系列的工作，保證檔案管理流程相對更為系統，檔案的參考價值也會提升。
二、水利工程檔案管理工作中存在問題
(一)水利工程檔案管理制度不健全
由于水利工程項目形成周期長、參建單位多和涉及領域廣，需要水利工程建立健全的檔案管理制度。但是，當前有的單位沒有健全或完善檔案管理規章制度，或者是建立了制度卻形同虛設，造成了水利工程檔案管理業務指導缺乏有效監督力度。另一方面，水利工程檔案管理制度的不健全也會引起施工單位施工過程中不注重檔案歸檔，監理單位不及時移交原始資料，阻礙了檔案順利歸檔，甚至造成檔案的流失和遺漏，影響了檔案資料的完整性。
（二）水利工程缺乏檔案管理意識
由于水利工程檔案管理工作的復雜性，對樹立工程建設過程中的方方面面均要及時詳細記錄、完整歸檔，這樣才能保證水利工程檔案內容的完整性。但是，在現代水利工程建設過程中，檔案管理的相關部門缺乏檔案管理意識，存在嚴重的重建設、輕檔案的思想，忽視檔案管理工作的重要性，造成了檔案內容不能及時有效地收集，影響了水利工程檔案管理工作。
三、水利工程檔案管理工作的完善措施
（一）健全水利檔案制度，明確管理職責
為了確保水利工程檔案管理工作的順利進行，各級水利建設管理部門、單位應建立健全相關水利檔案管理制度，并且對于檔案管理制度和法規進行學習，從而不斷完善現有檔案制度。健全水利檔案制度的同時，還要明確水利工程各級建設管理部門、監理單位和項目業主和勘測等的職責，明確管理職責，落實分工，保證水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作的順利進行。進一步保證水利檔案內容的完整、工作的規范。
