引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理與檔案服務范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
一、信息化條件下的檔案管理的意義
當今時代，計算機技術成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術逐漸成熟，已經(jīng)對人們生活的方方面面產(chǎn)生了重要的影響，同時人們也在逐漸步入信息化時代。信息化條件下的檔案管理工作主要通過對互聯(lián)網(wǎng)的信息技術的利用，實現(xiàn)對大量信息資源的快速采集、總結和利用。在檔案管理工作中，專業(yè)的檔案管理部門通過先進的電子化方法，實現(xiàn)信息資源的合理分類和高效處理，同時以計算機網(wǎng)絡技術為輔助，讓用戶所享受的服務質(zhì)量更高[1]。當今時代，信息化條件下的檔案管理工作面臨著更加艱難的挑戰(zhàn)，只有認識到檔案管理工作信息化的重要意義，加強信息化條件下的檔案管理工作，嚴格監(jiān)控檔案管理工作的過程，才可以保證檔案系統(tǒng)具有良好的安全穩(wěn)定性，保障電子檔案數(shù)據(jù)的真實可靠性。在信息化條件下，檔案管理工作應當從根本上認識到檔案信息化管理的重要作用，建立起正確的檔案信息化管理的理念，要認識到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計算機網(wǎng)絡技術，同時還要依靠許多相關部門之間的協(xié)作和交流。信息化條件下管理人員在進行檔案管理工作的過程中，要注意對工作的反思和總結，從而能夠獲得寶貴的經(jīng)驗，幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，使信息化管理工作的機制更加完善，使檔案管理工作人員具備更高的從業(yè)素質(zhì)，確保人們能夠得到優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作服務[2]。
二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案工作方面
由于檔案工作對專業(yè)化和標準化的要求，為了更好地實現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對檔案整體進行分類統(tǒng)計。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進行，同時還有歷史遺留下來的問題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想，對信息系統(tǒng)軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動化管理較難實現(xiàn)統(tǒng)一，一些檔案館和檔案室僅實現(xiàn)半信息化的管理，這對全面實現(xiàn)檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。
（二）檔案管理的信息化特點
信息化技術的發(fā)展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結合檔案管理程序的標準性和信息技術的特點，大量檔案在歸檔時利用磁盤或光盤存儲，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現(xiàn)代化高速發(fā)展的步伐[3]。
（三）檔案信息系統(tǒng)
在信息化條件下，旨在將檔案信息系統(tǒng)建設為能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機讀的目錄檔案系統(tǒng)。當下我國的檔案信息系統(tǒng)有很多層次，但是大多都達不到檔案信息管理系統(tǒng)對規(guī)范性、專業(yè)性和開放性的要求。
三、信息化條件下檔案管理的問題和對策
（一）數(shù)字信息的檔案管理
數(shù)字信息量較大，其中一些數(shù)據(jù)被積累儲存在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，一些被定期銷毀，還有一些被轉移到臨時載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng)，可能會造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中，已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進行檔案管理的管理體系和業(yè)務流程，在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當中的時候，數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當中，因為數(shù)字信息容易在周轉過程中缺失，導致電子文件在檔案管理過程中缺失。因此，為了解決數(shù)字信息的檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲存量較大且能夠快速查找，但是由于電子檔案的特殊記錄形式，導致電子檔案的安全性和穩(wěn)定性存在一定的問題，例如會出現(xiàn)原稿被改動或者格式問題無法識別的情況；而紙質(zhì)檔案因為以紙質(zhì)的方式進行記錄，所以會占據(jù)較大的空間，承載的內(nèi)容也較有限，同時查找起信息來也較麻煩，但是紙質(zhì)檔案記錄的信息真實可靠，能夠保存較久。因此充分考慮到電子檔案和紙質(zhì)檔案均為優(yōu)缺點并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現(xiàn)代信息化條件下檔案管理工作的要求。
（二）電子檔案的管理與存儲
信息化時代的到來，讓電子文件的數(shù)量也大大地增加，對非文本數(shù)據(jù)的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內(nèi)容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統(tǒng)的手動式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動量，同時提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實性、存儲時期和規(guī)范性還需進一步加強。在建設檔案目錄中心和檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，要利用法規(guī)對電子文件的格式進行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時應當對電子文件進行篩選，篩選出關鍵的信息進行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費，收集一些不必要的信息[4]。
四、信息化條件下的服務創(chuàng)新
（一）在網(wǎng)絡上建立起檔案信息查詢網(wǎng)站
目前，為了能夠讓人們更多地了解到企業(yè)和單位的最新發(fā)展情況，許多單位、企業(yè)等都開通了自己的網(wǎng)站；一些高校也利用網(wǎng)絡建立了本校的網(wǎng)站，將本校的師資信息、校園環(huán)境信息等在網(wǎng)站上，方便學生等對高校的了解。與此同時，這些網(wǎng)站不僅信息，還建立了專業(yè)的團隊對網(wǎng)站進行定期維護和更新，確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應該學習這種現(xiàn)代化的手段，積極地開通網(wǎng)站服務，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給客戶提供更加便捷的服務。檔案管理工作可以借助網(wǎng)站實現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。
（二）開展檔案工作在線服務
當今時代下，人們越來越注重時效性，因此，人們在利用檔案信息的過程中，也對時效性提出了要求。傳統(tǒng)的檔案信息的利用方式有許多不足之處，比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過程中，檔案管理工作人員往往需要在檔案室進行查找，再將檔案復印或者拍照，這種傳統(tǒng)的查找方式在時間和空間上有一定的限制，不具備較高的時效性，因此無法滿足人們的需求。此時，檔案管理工作必須改變查找手段，例如通過郵箱、郵件和窗口問答等方式為檔案信息查詢者提供網(wǎng)絡在線服務，提高檔案信息的時效性。
（三）創(chuàng)新服務
人們對檔案信息的需求日益增加，檔案室要根據(jù)時代的發(fā)展需要，對檔案服務機構和網(wǎng)絡服務系統(tǒng)要進行相應地創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。
五、結束語
在信息化條件下，檔案管理工作可以適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，同時結合自身需求，建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學，從而實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享，為人們提供更好的服務。
【參考文獻】
[1]黃躍曼.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及服務模式探討[J].辦公室業(yè)務,2017(24):123-123.
篇2
近年來，隨著我國城市的社會經(jīng)濟發(fā)展、城市的開放、開發(fā)和投資環(huán)境的改善及人民生活水平的提高，人們對地下管網(wǎng)的設施也越來越重視。地下管網(wǎng)是現(xiàn)代城市基礎設施的重要組成部分，是城市賴以長期生存和快速發(fā)展的物質(zhì)基礎，經(jīng)常被稱為城市的“生命線”。因為各種地下管網(wǎng)較地上建構筑物的空間體量要小若干個數(shù)量級，且集中敷設在城市道路許可的地下有限空間區(qū)域內(nèi)，因此，在規(guī)劃、建設和維護搶修時，對城市地下管網(wǎng)敷設情況的把握要有極高的精確性，并準確地測出所建項目的三維位置，進而保證施工作業(yè)的安全性。但是，城市地下管網(wǎng)一般建在城市道路或綠化帶的下面，建成后難以再進行核實，隱蔽性極強，由此為核實所建項目區(qū)域地下管網(wǎng)的敷設帶來了極大的困難。所以，為了確保城市地下管網(wǎng)的質(zhì)量和安全，就要對城市地下管網(wǎng)檔案進行管理科學的管理，通過城市地下管網(wǎng)檔案管理機構提升施工單位對地下管網(wǎng)檔案的意識。本文就城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務的策略進行了研究，旨在能為有關方面提供參考。
2.城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務所面臨的問題
2.1 建設施工單位檔案意識較低
目前國內(nèi)建筑施工項目采取的是分包制，不同工作程序被分包給不同工種的承包單位。與建筑施工、建筑設計和室內(nèi)裝潢不同的是，地下管網(wǎng)的敷設相對工期短，工作內(nèi)容單一，其工作的精細度往往不受施工單位的重視，施工作業(yè)缺少前期的科學與合理的規(guī)劃。而工程監(jiān)理職責所屬的“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”，即控制工程建設的投資、建設工期、工程質(zhì)量；進行安全管理、工程建設合同管理；協(xié)調(diào)有關單位之間的工作關系卻沒有包括對地下管網(wǎng)敷設相關工作的控制與監(jiān)管。由此，出現(xiàn)了施工與監(jiān)管的漏洞。根據(jù)筆者的調(diào)研，大部分從事地下管網(wǎng)敷設的承包機構很少在施工前去城建機構查閱施工地的地下管網(wǎng)敷設情況，一方面他們認為查閱相關地下管網(wǎng)檔案時間長、花費高，為了節(jié)省作業(yè)時間，提高作業(yè)效率，可不用事先勘察施工地的地下管網(wǎng)敷設情況；另一方面他們認為施工工人經(jīng)驗豐富，能夠準確預判管網(wǎng)的敷設情況。而多數(shù)誤挖地下管網(wǎng)事故正是由于這些施工單位過于相信經(jīng)驗，野蠻施工，檔案意識偏低而引發(fā)的。
2.2 城市地下管網(wǎng)檔案管理鮮有相關法律規(guī)范作為保障
地下管網(wǎng)檔案管理機構想要介入建設工程的評價與監(jiān)管行列，困難較大。同時，大部分城市因無地下管網(wǎng)檔案管理專項法規(guī)等管理手段，管理無強制性，地下管網(wǎng)檔案信息難收集、不準確、未更新，進而導致部門出臺的規(guī)范、制度相互矛盾，事故發(fā)生相互推諉責任，造成了不良的社會影響。
3.城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務自身存在的問題
3.1 檔案收集難，監(jiān)管制度存在空白點
其一，城市地下管網(wǎng)基本情況不清。由于市政公用管網(wǎng)與非市政公用管網(wǎng)分屬不同管理機構，各個機構分別管理其所屬的地下管網(wǎng)檔案，因此幾乎沒有一個城市能夠提供一張全面準確的地下管網(wǎng)位置全景圖；沒有一個管網(wǎng)單位能夠全面準確地掌握所屬行業(yè)地下管網(wǎng)信息分布信息及精確位置。因此，城市建設缺乏統(tǒng)一的地下管網(wǎng)檔案綜合信息平臺，其提供的信息服務尚存在空白點，極易導致因為地下管網(wǎng)信息掌握不全而引發(fā)施工事故。
其二，缺乏有效監(jiān)管，城市地下管網(wǎng)檔案入館難。各種地下管網(wǎng)檔案信息分屬于不同部門管理，分散存檔，地下管網(wǎng)檔案信息難以集中，管理交叉重疊性較大，管理空白點較多，風險性較高。據(jù)筆者不完全統(tǒng)計，全國大約有70%的城市地下管網(wǎng)沒有基礎性城建檔案資料，像北京、廣州這樣的國內(nèi)一線城市，地下管網(wǎng)歸檔率不足50%。
其三，城市地下管網(wǎng)檔案信息化進展偏慢，差異明顯。目前能夠提高城市地下管網(wǎng)檔案管理與利用效率的方法就是進行檔案數(shù)字化及數(shù)字化之后的關聯(lián)。但是由于經(jīng)濟基礎和對地下管網(wǎng)認識上的差異，全國各地地下管網(wǎng)普查工作和信息化建設表現(xiàn)出不均衡的發(fā)展態(tài)勢，僅有少數(shù)城市開展過地下管網(wǎng)普查工作，大多數(shù)城市并沒有建立全局性的地下管網(wǎng)管理信息系統(tǒng)。即便開展了地下管網(wǎng)普查工作的城市，也未必能實行動態(tài)更新，不能真實反映城市地下管網(wǎng)的現(xiàn)狀，利用效果較差。
3.2 檔案從業(yè)者專業(yè)素質(zhì)不高，服務質(zhì)量難以滿足用戶需求
其一，檔案利用程序繁瑣，過程較長。利用地下管網(wǎng)檔案的程序較為繁瑣，通常需要施工單位持相關證明與資質(zhì)證明到指定機構利用檔案，從提出利用需求到利用結束，所花費的時間較長，因此部分施工單位為了圖省事，而選擇不查驗檔案，直接貿(mào)然施工。
其二，利用方式單一，成本高。目前地下管網(wǎng)檔案提供利用的方式只能是進館利用，部分檔案管理機構能夠提供相關檔案的復制服務，但是成本相對較高，如利用的檔案數(shù)量、門類較多，將無形中增加了施工單位的作業(yè)成本。
篇3
企業(yè)檔案；管理創(chuàng)新；服務模式
1.檔案創(chuàng)新和服務理論概述
1.1企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究綜合國內(nèi)外關于檔案管理創(chuàng)新的研究，總結出檔案管理創(chuàng)新指的是依據(jù)于社會變化和市場變化趨勢，對人才，業(yè)務和技術進行優(yōu)化調(diào)整，注重以知識創(chuàng)新和技術創(chuàng)新，以滿足企業(yè)檔案管理的發(fā)展需求，并且能夠滿足用戶檔案服務需求，最終實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會服務目標。這個過程，就是檔案管理信息資源創(chuàng)新的過程。①創(chuàng)新首先是檔案管理理念的創(chuàng)新。首先是改革常規(guī)傳統(tǒng)的檔案工作管理理念，要重新樹立新意識和新思想。一是服務大局的理念；二是改革與開放的理念；三是競爭與協(xié)作的理念。②檔案管理機制的創(chuàng)新。檔案管理機制的創(chuàng)新指的是，對于新形勢下的企業(yè)檔案管理工作的特點與規(guī)律要進行積極探索，同時要逐步建立起有利于檔案開發(fā)和利用的創(chuàng)新管理機制，還可對檔案工作者的積極性進行深入挖掘，最終實現(xiàn)檔案管理機制的創(chuàng)新。具體內(nèi)容是：一是建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡；二是建立科學的崗位目標責任制；三是獎懲機制，充分提高檔案管理工作者的積極性與熱情；四是建立健全企業(yè)檔案管理的各項規(guī)章制度。
1.2企業(yè)檔案服務模式現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理模式，應依據(jù)于檔案管理發(fā)展趨勢，在利用者不斷變化需求的基礎上，做到服務理念的及時更新，服務內(nèi)涵的及時深化，服務范圍的及時拓展，同時引進新成果和改善服務手段，這是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理模式的主要內(nèi)容。①檔案服務模式要創(chuàng)新內(nèi)容：一是創(chuàng)新服務職能；二是創(chuàng)新服務方式；三是創(chuàng)新服務主體；四是創(chuàng)新服務手段；五是創(chuàng)新服務環(huán)境；六是創(chuàng)新服務質(zhì)量；七是創(chuàng)新服務條件；八是創(chuàng)新服務群體合作方式。②我國目前檔案模式創(chuàng)新的具體措施：一是對網(wǎng)站功能進行完善，開展網(wǎng)上利用服務；二是普遍建立電子文檔中心；三是在整合資源的基礎上，共享檔案信息資源。
2.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新
2.1創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念企業(yè)檔案管理工作要想保持活力和升級，就要不斷創(chuàng)新，尤其在信息化和現(xiàn)代化的今天，企業(yè)檔案管理工作必須要開拓創(chuàng)新和與時俱進，在進行各項檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，能更好的服務與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。因此，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新首先是思想觀念的創(chuàng)新，具體要求是：（1）要樹立檔案工作服務大局的認識觀。新的經(jīng)濟形勢下，黨和國家的中心任務就是以經(jīng)濟建設為主要目標，這要求企業(yè)檔案管理工作也應該以促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展為工作重點，要以服務大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發(fā)與利用，全面系統(tǒng)的為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和長效發(fā)展做出貢獻。（2）改革傳統(tǒng)的檔案管理思想。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的另一手段是，要加大對檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時建立一個與市場經(jīng)濟相適應，并符合企業(yè)檔案管理自身發(fā)展的運行管理機制，并且在做好安全保密的前提下，可以適當擴大企業(yè)檔案管理工作的開放范圍，使企業(yè)檔案工作能走進企業(yè)內(nèi)部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務化功能可以充分發(fā)揮，還能夠增強檔案管理在企業(yè)管理中的影響力。
2.2創(chuàng)新檔案管理機制（1）首先建立檔案信息資源收集網(wǎng)站。建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡，主要是因為在社會全面發(fā)展和信息化不斷提高的背景下，檔案管理工作由于涉及面廣和信息量大等特點，如果僅僅依靠檔案管理工作部門的日常工作，并不能全面，及時準確的收集到檔案相關資料信息。因此，可以建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡，對社會各個部門和各個單位力量充分利用，形成多種渠道，有效收集檔案信息。（2）企業(yè)檔案的各項規(guī)章制度要建立健全。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，在管理機制上進行時重點，因此可以對當前企業(yè)檔案工作的特點和規(guī)律進行深入研究，在充分調(diào)動檔案管理工作者積極性的基礎上，要建立以工作目標管理為中心的檔案部門考核機制，建立此考核機制不僅是對檔案工作質(zhì)量和完成情況進行考核，其最終目標還是推動企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。另外，還要在建立工作規(guī)章制度管理機制的前提下，對檔案工作的最終目標，還有兼職檔案員在檔案工作中的責任都要做到明確規(guī)定，還要對評價檔案活動效果的方式方法進行綜合考慮，從而制定出科學合理的考核方法，對檔案管理相關人員進行總評。
3.檔案管理功能服務模式創(chuàng)新
3.1我國當前的企業(yè)檔案服務模式創(chuàng)新的具體措施
3.1.1完善網(wǎng)站功能目前各大企業(yè)在檔案服務模式的創(chuàng)新中，普遍開展網(wǎng)上利用服務，并對網(wǎng)站功能進行完善。這是隨著檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)的建立鞏固，企業(yè)檔案部門將充分利用網(wǎng)站，進行自己網(wǎng)頁的制作，并且還對上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息進行積極組織，不僅使檔案管理服務系統(tǒng)與政府網(wǎng)站緊密相聯(lián)，還能實現(xiàn)檔案信息的完善檢索功能。
3.1.2建立電子文檔中心建立電子文檔中心，主要是對各單位的電子文檔進行集中歸檔，然后通過建立的檔案網(wǎng)站，可以對登錄用戶提供有限制性和非保密性文件查詢利用等功能服務，這在發(fā)揮信息中心和信息公開場所作用的同時，還能實現(xiàn)電子文檔的自動上傳收集和整理的功能，最終實現(xiàn)電子文件信息資源共享的目的。它的優(yōu)點在于包括較為廣泛的覆蓋面，內(nèi)容豐富的檔案和利用率較高。而且，建立電子文檔中心的另一優(yōu)勢還在于，能有效減少中小企業(yè)因必須購買網(wǎng)絡版檔案管理軟件，所帶來的經(jīng)濟壓力。
3.2創(chuàng)新檔案服務能力（1）檔案信息服務能力的創(chuàng)新。在企業(yè)檔案服務模式中，檔案信息服務占有重要地位。對檔案信息服務能力進行創(chuàng)新，要求對檔案信息資源進行主動開發(fā)，對于檔案服務項目和專題服務可做到超前策劃。其中在主動提供檔案信息服務時，要清楚檔案的的家底，還要有精準的服務方向，要了解自己企業(yè)員工需要的檔案信息服務屬于什么類型，而檔案部門能提供什么類型的信息服務，此外還要積極研究，加工和開發(fā)檔案信息，可以主動為各企業(yè)單位提供經(jīng)過提煉的，深層次和高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)信息；并根據(jù)自己內(nèi)部員工需求和社會需求，對檔案文化產(chǎn)品進行精心策劃。（2）檔案部門遠程服務能力的創(chuàng)新。為了滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求，檔案信息服務需要有更高的標準。因此，在實現(xiàn)檔案服務模式中，可充分融入信息技術，為檔案信息服務實現(xiàn)方便快捷的目的，提供了堅實的技術保障。與此同時，在加強檔案資源建設的時候，可以充分利用信息技術，還可充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡優(yōu)勢，可以有效提高檔案部門遠程服務能力的重要力量。
3.3深化層次編研企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，還包括檔案資料的編研。其中，檔案資料主要針對的是企業(yè)日常工作和實際的數(shù)據(jù)及運行需要等諸多方面的內(nèi)容，因此，要進行檔案資料的編研，就需要對檔案原始信息進行充分優(yōu)化，以及全面系統(tǒng)的整理原始數(shù)據(jù)，特別是注意有價值信息的匯總處理與分類處理，這不僅確保了檔案資料編研工作的順利進行，還與企業(yè)整體利益相符，有利于企業(yè)良好穩(wěn)定的發(fā)展。基于此，在進行深化檔案資料層次編研工作時，要注意三個方面的內(nèi)容。（1）由于檔案資料具有數(shù)量繁多，內(nèi)容龐雜和種類多樣等特點，深化層次編研時，要以優(yōu)先級的方式進行檔案資料的編研處理。（2）要考慮到企業(yè)檔案資料是與企業(yè)切身利益密切相關的，在深化層次編研時，可聘請經(jīng)驗豐富的檔案專家協(xié)同進行，這對檔案資料編研的合理性與科學性可形成有效保證。（3）在具體編研處理的過程中，對于企業(yè)檔案資料庫中，應定期編研匯總那些來自企業(yè)管理部門和國家行業(yè)協(xié)會的指導性文件。
4.結語
文章對企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務模式進行研究探討，主要是在企業(yè)實施信息化建設的新形勢下，把握住信息管理和知識管理中的主要目標，同時要求企業(yè)檔案管理者，不斷研究新問題和新方法，并及時更新檔案管理工作，建立健全檔案管理的服務模式，最終使檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)，最終實現(xiàn)企業(yè)跨越式發(fā)展的總體戰(zhàn)略目標。
【參考文獻】
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篇4
1.科學合理的體制是管理工作進行的依據(jù)，具有一定的指導作用。在檔案管理的體制制定上，要注意體制內(nèi)容的精簡性，體制效果的高效性，體制范圍的廣泛性。檔案的管理工作要實現(xiàn)兩個目標：一是提高檔案管理工作的實現(xiàn)。首要目標就是順利完成自己的任務。必須制定出科學先進的檔案管理體制，指導管理工作的順利運行，將現(xiàn)代科技的成果與管理工作充分結合，提高管理的質(zhì)量和效率。二是要盡量降低檔案管理的資金投入，合理配置各種資源，包括人力資源和管理設備資源，實現(xiàn)低投入、高收益。
2.促進檔案管理整體工作的規(guī)范化。建立完善的檔案管理體制，必須在整體上進行規(guī)范化管理，檔案的歸檔工作要有明確的條件標準和限制范圍；對檔案的借閱必須有制度上的規(guī)定，借閱人員必須有借閱證件或借閱證明，保證檔案的安全；在檔案的立卷工作上，也必須有合理的標準，保證檔案的質(zhì)量和規(guī)范；對庫房的管理要尤其注意。
3.制定合理的獎懲制度。各部門要形成完善的工作目標責任制度，保證每個工作人員都做好自己的本職工作。實行合理的獎懲制度，對在工作中表現(xiàn)比較好的員工，進行適當?shù)莫剟睿粚υ诠ぷ髦惺д`較多，表現(xiàn)有待提高的員工，進行適當?shù)木嫣嵝眩粚τ趪乐匦姑艿娜藛T，實行必要的懲罰。
（二）檔案管理的手段創(chuàng)新。現(xiàn)代科技不斷發(fā)展，各種科學技術設備的更新?lián)Q代速度越來越快，很多原來的設備在工作效率和質(zhì)量上都嚴重欠缺，傳統(tǒng)的管理手段和管理形式不再適應新時代的要求，阻礙了檔案管理工作的科學發(fā)展，所以，必須在檔案管理的手段上加大創(chuàng)新，將現(xiàn)代科學技術應用于檔案管理的工作中，現(xiàn)代科學技術操作簡單，把復雜的工作程序簡單化，提高了工作效率，其工作質(zhì)量也比人工操作更為精細，在提高工作效率的同時，保證了工作的質(zhì)量。雖然利用現(xiàn)代科技需要一定的資金投入，但是，現(xiàn)代科技在某些工作上代替了人力勞動，也節(jié)省了很多人力資源，減少了勞動力的支出。因此，在檔案的管理工作中，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技和人力勞動的優(yōu)勢，讓機器成為人的輔助工具，對于原來比較復雜麻煩的操作，盡早淘汰，改用精簡的管理手段，檔案管理工作人員要有與時俱進的精神，多學科學知識，適應現(xiàn)代科技環(huán)境，盡量用科學先進的手段，提高工作效率和管理水平。
（三）提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。
1.為了提高工作人員的整體素質(zhì)，首先要改變工作人員的思想觀念。一個人的思想觀念，決定著他做事的方向，因此，要特別注意對檔案管理工作者科學思想觀念的培養(yǎng)，提高他們現(xiàn)代化的管理意識，讓知識和創(chuàng)新更好地為檔案管理工作服務。有了科學先進的思想觀念，工作人員就能在檔案管理的創(chuàng)新工作上大膽前進，大膽嘗試，使整個檔案管理工作中充斥著一種活躍的氣氛，為創(chuàng)新工作的進行，提供優(yōu)良的環(huán)境。
2.在工作人員的錄取和選擇上，加強篩選的力度。為了提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，在應聘的環(huán)節(jié)就應該注意到，在保證應聘者工作態(tài)度的基礎上，要盡量選擇富有創(chuàng)新意識，敢于挑戰(zhàn)的人員，優(yōu)選電子檔案信息管理專業(yè)或其他計算機相關專業(yè)的人員。在現(xiàn)代信息技術環(huán)境下，每個公司和單位都急需具有先進科技含量的專業(yè)人員，檔案管理人事部門行業(yè)努力為自己爭取更多的專業(yè)人員，為以后提高員工整體素質(zhì)做好基礎工作。
3.現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，使檔案管理的工作方式發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的人力操作向電腦操控的方式轉變，這就要求檔案管理工作人員掌握基本的電子檔案管理程序。各企業(yè)和單位應該加強對工作人員的技能培訓，提高他們的科學知識，電子操作能力，并鼓勵工作人員自覺學習新知識、新技能，提高員工的整體素質(zhì)。
二、檔案服務模式
篇5
（二）人事檔案既是真實反映職工個人經(jīng)歷的依據(jù)，也是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，更是單位及有關部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據(jù)。人事檔案工作是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分。
二、現(xiàn)行人事檔案管理工作中存在的主要問題
（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規(guī)范管理
在數(shù)字化、網(wǎng)絡化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應現(xiàn)代化的要求。
1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現(xiàn)象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財務部門管理的。
2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財、物的消耗相對較大，大量檔案卷宗存檔導致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。
（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用
1.現(xiàn)行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對人事檔案的開發(fā)利用。
2.對人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。
三、利用人事信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)對人事檔案的科學管理，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務
（一）數(shù)字化為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎
1.目前人事檔案與其他管理方式中的個人信息存在著較多的交叉或重復，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內(nèi)容，既可以優(yōu)化人事檔案信息，也有利于節(jié)約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。
2.充分發(fā)揮目前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部已運行成熟的醫(yī)院信息化系統(tǒng)（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現(xiàn)有資源，提高服務性能。
（二）利用現(xiàn)代信息化管理手段，實現(xiàn)人員信息資源共享，建立結構完整、操作便捷、系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性能較高的人事檔案管理系統(tǒng)
1.計算機管理檔案具有協(xié)作性、開放性，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時還可利用計算機判別、診斷、篩選的功能進行檔案鑒定工作。
篇6
二、地質(zhì)資料檔案社會化服務的現(xiàn)狀
伴隨信息技術的飛速發(fā)展和在全國各行業(yè)中的應用，“數(shù)字國土”正被逐漸推廣。《圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫》項目改變了地質(zhì)資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關資料進行查閱。國務院《關于加強地質(zhì)工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質(zhì)資料網(wǎng)絡服務體系；成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質(zhì)資料的社會化服務提供了充分的政策依據(jù)、技術標準和規(guī)范。
三、地質(zhì)資料檔案社會化服務存在問題及解決對策
篇7
Keywords： Embeddedness Theory; Archives Management; Archives Service; Management Mode
1 引言
專業(yè)分工的逐漸細化是社會發(fā)展的基本趨勢，但隨著技術進步和應用進程的加快，以及工業(yè)化和信息化融合的深化，產(chǎn)生了分工細化與融合泛化兩極發(fā)展的趨勢。
在網(wǎng)絡信息化時代，專業(yè)分工的逐漸細化與專業(yè)服務的日趨多元化，也帶來了生產(chǎn)者與消費者對專業(yè)工具和手段的依賴化、專業(yè)需求的多元化和生產(chǎn)與消費界限的模糊化趨勢。從競爭的角度看，競爭與合作的對立也不斷向競爭合作的統(tǒng)一，即“競合”方向演化。從社會關系網(wǎng)絡角度看，具有植根性的文化軟實力作用也在不斷強化。這些跡象已經(jīng)表明，社會網(wǎng)絡結構中各要素相互間的“嵌入性”問題已經(jīng)逐漸成為一門顯學。
19世紀末，一些思想家曾經(jīng)提出“鑲嵌”、“植根”等思想，而在理論上明確“嵌入性”（Embeddedness）概念的是匈牙利政治經(jīng)濟學家卡爾?波蘭尼（Karl Polanyi）。該學者在1944年出版了《大轉型：我們時代的政治經(jīng)濟起源》（The Great Transformation-The Political and Economic Origins of Our Times）一書。該書指出，在非市場經(jīng)濟中，經(jīng)濟不是一個獨立領域，而是嵌入在社會和文化結構之中，具有經(jīng)濟活動的社會嵌入性。后來，一些經(jīng)濟學家認為，即使是市場經(jīng)濟，經(jīng)濟仍然嵌入在社會和文化結構之中，各種經(jīng)濟活動仍然受到其所處的社會結構的限制和影響。也就是說，無論是非市場經(jīng)濟還是市場經(jīng)濟，嵌入現(xiàn)象始終存在，只不過社會環(huán)境不同，嵌入的程度也不同。
所以，得出的結論是，經(jīng)濟活動受非經(jīng)濟活動的影響，這種經(jīng)濟活動與非經(jīng)濟活動的交互作用就是經(jīng)濟活動的社會嵌入性[1]。經(jīng)濟活動的社會嵌入性必然帶來活動成本，也會帶來活動資本，需要在經(jīng)濟學分析中加以研究。應當說，嵌入理論通過對經(jīng)濟學的批判，把經(jīng)濟學、社會學、組織理論等有信服力地聯(lián)系在了一起，帶來了社會網(wǎng)絡理論和社會資本理論的研究新潮，并共同構成了新經(jīng)濟社會學。
通過對“嵌入性”理論的粗淺觀察，我們看到，卡爾?波蘭尼發(fā)現(xiàn)了一個原本存在卻被人忽視了的客觀現(xiàn)象，即專業(yè)領域獨立的時代已經(jīng)逐漸成為過去，交叉融合、協(xié)同創(chuàng)新與互動發(fā)展的時代正向我們逼近。從檔案管理的角度看，檔案、檔案管理和信息服務活動同樣受非自身活動的影響，同樣具有社會植根性和依附性，或社會嵌入性。所以，不能僅停留在單一研究檔案管理自身現(xiàn)象的階段，需要與社會結構的演進相結合，將知識嵌入性、認知嵌入性、結構嵌入性、組織嵌入性、業(yè)務嵌入性、政治嵌入性、社會嵌入性、文化嵌入性和網(wǎng)絡嵌入性等原理和應用納入檔案學研究范疇，豐富和完善檔案管理的理論體系和方法體系。
在檔案管理專業(yè)領域，“嵌入性”問題并非現(xiàn)在才有，只不過在理論上還沒有對實踐中的這一客觀事實加以歸納和總結。
例如，在組織性嵌入方面，文書立卷歸檔制度中明確指出檔案管理部門應對文書立卷進行指導、監(jiān)督和檢查，文件的平時歸卷和年終定卷由現(xiàn)行組織的文書工作人員負責。在業(yè)務性嵌入方面，檔案工作采取納入議事日程、納入年度預算、納入年度計劃，參加重要工作、參加項目課題、參加項目驗收、參加設備驗收，與任務下達同步、與進度檢查同步、與成果鑒定同步、與考核獎勵同步等的“三納入、四參加、四同步”制度。在社會性嵌入方面，設立檔案接收征集職能機構，建立檔案移交工作制度，構建檔案接收征集網(wǎng)絡，開展檔案接收征集活動;檔案利用服務工作也要面向和滿足社會發(fā)展、國家建設和人民群眾的需求，開展借閱服務、閱覽服務、復制服務、咨詢服務、宣傳服務、證明服務、目錄服務、文獻服務和開放服務，等等。
檔案管理和檔案信息服務中應用嵌入性理論和方法，應根據(jù)檔案工作的特點和檔案用戶的特點，進行理論和方法的平移和再創(chuàng)新方能得以有效實施。就目前的工作情況來看，先從構建嵌入性檔案社會組織網(wǎng)絡，建立嵌入式檔案信息研究開發(fā)團隊，增強信息網(wǎng)絡技術和手段的應用能力，進行嵌入式檔案信息利用需求調(diào)查研究，開展嵌入式專業(yè)服務和科學決策服務等方面入手，層層展開、逐步深入和加以推進更為合適。
2 嵌入性理論應用的必要性
長期以來，檔案管理與檔案信息服務還存在管理服務機制與模式制約，檔案管理部門與社會各領域還沒有有效地融入，檔案工作者的專業(yè)化素質(zhì)和能力還不夠高，檔案開放式主動服務效果和質(zhì)量不盡如人意等系列問題。信息網(wǎng)絡社會所帶來的信息服務泛在化、信息需求多元化以及社會網(wǎng)絡組織滯后性等現(xiàn)象使這些問題更為突出。
2.1信息服務的泛在化。服務的泛在化主要指服務無所不在。由于信息網(wǎng)絡和智能工具的普及和深入應用，信息環(huán)境發(fā)生了根本性變化，數(shù)字信息的可獲得性迅速增強，信息服務也迅速從專門機構的主導性業(yè)務轉化為一般機構的增值性業(yè)務[2]。信息用戶獲取、利用、生產(chǎn)、、管理、存儲和擁有信息的來源與渠道更加廣泛、成本更加低廉、手段更加靈活、查閱更加便捷、交流更加透明、時空更加可近。形形的搜索引擎、智能應用等，因其具有“在身邊”、“在眼前”、“在指尖”等信息可近性優(yōu)勢，愈來愈多地被用戶接受。圖書情報與檔案部門面臨用戶離自己愈來愈遠的困惑和壓力，這種形式迫使信息管理與服務部門改變自己并跟進時代。就檔案管理部門來講，拓寬檔案管理與服務的視野，以更加開放的姿態(tài)融入社會信息工作與生活之中，發(fā)展共建共享型檔案社會組織信息網(wǎng)絡，才能更有效地實現(xiàn)檔案信息資源的價值、提升檔案工作的社會影響力。
2.2信息需求的多元化。需求的多元化主要體現(xiàn)在三個層面：其一，需求主體的多元化。信息網(wǎng)絡化的高速發(fā)展，人們對各種信息利用意識不斷增強，需求主體隨之呈現(xiàn)多元化景象。從機構組織上看，政府、企業(yè)、高校、研究院所等為科學決策和知識創(chuàng)新，對信息數(shù)量和質(zhì)量的需求強度增加;從角色群體上看，工人、農(nóng)民、知識分子等受個人發(fā)展空間期望值增長的影響，對信息的需求更廣泛。其二，需求客體的多元化。網(wǎng)絡應用的普及使信息生產(chǎn)和信息利用界限模糊化，導致各領域的信息爆炸性增長。政策信息、科技信息、文化信息、教育信息、醫(yī)療衛(wèi)生信息、運營管理信息、法律法規(guī)信息、市場經(jīng)濟信息、農(nóng)業(yè)信息等交織演進構成了需求客體的多元化局面。其三，需求媒介的多元化。信息載體和傳播的媒體已超出傳統(tǒng)實物載體范疇，虛擬載體與新傳播媒體逐漸成為主流，且技術進步將為人們提供更多的、更便捷和更直觀的需求媒介。
總之，面對需求的多元化發(fā)展態(tài)勢，單品種、單渠道的信息服務自然無法適應，客觀上提出了嵌入式信息服務的新要求。將嵌入理論和方法應用于檔案管理與服務，突破自我封閉的局限，建立新型的社會網(wǎng)絡化檔案工作模式，是促進檔案管理與服務方式多元化，滿足網(wǎng)絡時代用戶不斷增長和日趨廣泛的信息需求的必然選擇。
2.3網(wǎng)絡組織的滯后性。高度發(fā)達的信息網(wǎng)絡已經(jīng)深入到社會生活的各個層面，人們在虛擬的社會環(huán)境中工作、學習和生活已經(jīng)成為常態(tài)。但是，現(xiàn)實的社會生活與虛擬的社會生活之間沒能很好地互動發(fā)展，甚至一些情況下，人們更缺乏對現(xiàn)實的社會網(wǎng)絡進行有效的組織和參與，人際關系變?nèi)酰M織間的合作趨于不穩(wěn)定。
就目前的情況看，社會組織信息網(wǎng)絡出現(xiàn)滯后化現(xiàn)象，面對面的信息交流在逐漸減少，虛擬信息網(wǎng)絡的開放性和現(xiàn)實社會網(wǎng)絡的封閉性共存，產(chǎn)生了新的網(wǎng)絡組織性鴻溝與障礙。應當說，虛擬網(wǎng)絡環(huán)境不管多么發(fā)達，仍然是一種工具，現(xiàn)實的社會網(wǎng)絡仍然是工作和生產(chǎn)活動的重要載體，這一點往往容易被人們忽視。社會組織信息網(wǎng)絡的滯后性主要表現(xiàn)在社會網(wǎng)絡結構的失衡性，也就是專業(yè)信息服務機構沒能很好嵌入到各種類型的社會網(wǎng)絡組織之中。
與社會網(wǎng)絡組織結構失衡性并存的還有服務文化觀念的脫域性、社會網(wǎng)絡關系的斷裂性、信息組織與信息服務的漂浮性、社會參與機制的不健全性、民間社會服務組織的松散性、服務體制和機制制度設計的局限性等方面[3]。社會網(wǎng)絡組織的滯后性帶來的主要問題是信息管理與服務方式的僵化，客觀要求檔案部門要強化社會參與意識，用嵌入性思維突破管理體制和主觀意識的制約，強化社會網(wǎng)絡組織的協(xié)同作用，與廣泛的社會資源相互支撐，實現(xiàn)檔案信息資源的社會網(wǎng)絡化配置，提升檔案信息資源的社會價值。
應用嵌入式理論開展檔案管理和檔案信息服務工作，通過網(wǎng)絡交流、需求互動、專業(yè)跟進、協(xié)同互補等制度設計，是改進檔案管理模式，形成集群優(yōu)勢，提升服務能力的重要發(fā)展路徑。
3 嵌入式網(wǎng)絡形成動力分析
社會網(wǎng)絡成員愿意互相嵌入的動因主要是在知識、技術、物質(zhì)、社會等資源上存在供需不均衡性或稱供需位勢差，即擁有資源的能力和獲取資源的需求存在一定的位勢級差。只有存在資源供需位勢差，才可產(chǎn)生互相嵌入和形成系統(tǒng)網(wǎng)絡以實現(xiàn)資源共建共享的動機。
3.1知識資源供需位勢差。知識主體通過消化吸收、傳播應用、更新創(chuàng)造等活動，積聚資源并形成特有優(yōu)勢，形成知識主體勢能。知識勢能是指某一時期或時點，一方知識主體與另一知識主體相對的知識水平或狀態(tài)，能夠反映特定知識主體占有特定知識資源優(yōu)勢的程度[4]。知識位勢是指擁有一定深度和廣度知識的主體所具有的能量態(tài)勢，表征主體積累的知識存量在組織中的位勢或稱勢能[5]。知識勢差表示不同知識主體在某一特定時期同類知識上知識位勢的差距。知識勢差能夠表征不同主體之間知識支配能力的差異，其包含橫向勢差和縱向勢差兩種類型。知識勢差中存在知識數(shù)量與知識質(zhì)量兩重因素。知識的數(shù)量是指知識廣度，即知識多元性;知識的質(zhì)量是指知識深度，即知識主體在某單一知識面所處的位置。
社會網(wǎng)絡中不同主體的生活環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、教育環(huán)境不同，擁有的知識資源也不同，知識資源分布具有不均衡性。同時，不同專業(yè)領域積聚的知識結構存在專業(yè)化趨向，存在知識位勢差。知識存量的廣度和深度直接影響著知識位勢，它們的知識差異引發(fā)各個主體之間的交互，促進其知識轉移、知識擴散等。在知識嵌入活動中，社會網(wǎng)絡中各成員擁有知識的質(zhì)和量是有區(qū)別的，存在相對高位勢的知識成員和相對低位勢的知識成員。成員知識存量越豐富，知識位勢高的成員向外界傳播知識的可能性越大，越有可能成為知識源;知識位勢低的成員吸收知識的可能性很大，成為知識接受方[6]。知識勢差的影響存在一定的閾限。知識勢差過小，知識流量相對不足且轉移動力較弱。知識勢差過大，一定程度上限制主體吸收學習能力。因此，適當?shù)闹R勢差，一方面促進知識流動，加強知識轉移效果，另一方面有利于增強主體對知識的吸納能力。
知識資源供需位勢差是運用嵌入性理論開展檔案管理和檔案信息服務的主要動力之一。就所包含的知識而言，相對于圖書、情報和相關資料，檔案信息資源更具有知識的顯在性、原始性、稀缺性、專業(yè)性、獨具性、連續(xù)性和不可替代性等特點。檔案形成于各專業(yè)領域職能活動之中，由社會工作和生產(chǎn)實踐活動中解決現(xiàn)實問題的指導文件而來，本身就是知識運用于實踐生成的新知識產(chǎn)品。因此，檔案管理機構在基于檔案信息資源的知識化服務中具有獨特優(yōu)勢和地位。但是，應當看到檔案管理部門對檔案知識資源的挖掘與服務的意識還不夠強、專業(yè)還有局限、能力還不夠高，專業(yè)化的知識位勢差別還沒有真正形成，知識服務的動力顯現(xiàn)出自身的不足，這正是我們需要著力研究和解決的現(xiàn)實問題。
3.2技術資源供需位勢差。技術位勢差主要表現(xiàn)為待嵌入的社會網(wǎng)絡各節(jié)點成員單位相互之間所存在的技術差距。技術供需位勢差可以產(chǎn)生相互嵌入的期望，如果技術勢差適中，信息服務機構占有一定的技術高位勢的情況下，嵌入的可能性就會明顯增大。當然，技術勢差過高或過低均會因為嵌入雙方對技術的消化吸收能力過于懸殊反而會影響嵌入的可能性。技術勢差還表現(xiàn)在技術革新的時間差方面，如果嵌入的各方在技術更新速度方面比較一致，則嵌入的可能性也會明顯增加[7]，反之，相互嵌入的可能性會減少。
檔案專業(yè)化技術服務主要依靠檔案中技術資源的系統(tǒng)化組織和強化現(xiàn)代技術應用水平，增強服務的科技含量兩個方面形成一定的位勢，通過嵌入式管理模式的創(chuàng)新，為現(xiàn)實的科研、生產(chǎn)服務。
3.3物質(zhì)資源供需位勢差。物質(zhì)資源供需位勢差主要表現(xiàn)為社會網(wǎng)絡節(jié)點成員單位所擁有的物質(zhì)資源供需的不均衡性和差異性。物質(zhì)資源供需位勢差是組織聯(lián)盟、集群網(wǎng)絡、人際網(wǎng)絡等社會關系網(wǎng)絡形成的動因之一。一些學者認為所擁有的物質(zhì)資源構成的不同環(huán)境具有不同的認知體系和價值觀體系。行動者因其具有獲取對自身有利的資本和物質(zhì)利益期望，會傾向于認同合作對象的認知體系和價值觀體系，從而達成相互嵌入意愿，形成聯(lián)盟式或集群式社會組織信息網(wǎng)絡。當然也有例外，因為人們除物質(zhì)利益以外，還有權力、地位、身份、榮譽、信仰和操守等非經(jīng)濟動機[8]，這些不一定會因物質(zhì)利益的追求而改變。“道不同不相為謀”，認知體系和價值觀體系不同，則難以產(chǎn)生相互嵌入的動機。
物質(zhì)資源供需位勢在應用嵌入式理論開展檔案管理與檔案信息服務中的動力作用雖不明顯，仍可以從普遍認知體系和價值觀體系出發(fā)，構建嵌入式檔案社會組織信息網(wǎng)絡。實際上，各級各類的檔案館與高等院校共建大學生社會實踐基地、與中小學共建愛國主義教育基地和舉辦公益性檔案夏令營活動、與部隊聯(lián)合開展國防愛國主義教育活動等，就是從社會責任感、使命感、核心價值觀、創(chuàng)新精神和實踐能力等普遍的價值取向出發(fā)構建起來的。我們可以在此基礎上，運用嵌入式理論，拓展專業(yè)領域，共建信息網(wǎng)絡，開展更廣泛和更深層次的檔案信息服務。
3.4社會資源供需位勢差。與物質(zhì)資源和人力資源對應的還有社會資源。按嵌入性理論，社會資源是組織和個人所處的社會網(wǎng)絡關系，以及社會網(wǎng)絡關系之上形成的信任、互惠與合作等無形資源。不同的社會組織在擁有社會資源上存在位勢差距。經(jīng)濟學界認為，充足的社會資源可以拓寬資源獲取渠道、降低權益資本成本，但對社會資源的過分投入也可能成為額外的負擔[9]。
檔案管理部門作為社會文化事業(yè)機構，在建立確保檔案安全保密的檔案安全體系、建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系等“三個體系”建設中，要求將包括組織和個人在內(nèi)的社會資源納入到檔案信息資源視野。檔案管理的各個環(huán)節(jié)需要覆蓋社會的各個層面，構建更廣泛的社會共建共享的檔案管理與服務利用有機體系，充分發(fā)揮信任、互惠與合作等無形社會資源優(yōu)勢，提升檔案管理與服務能力。
以上是對嵌入期望和嵌入動力的主要因素所進行的分析。當然，嵌入的可能性還會受其他方面因素的影響。例如情境關系、組織關系、私人關系、地緣關系、血緣關系、社會關系、國際關系、受限領域、競爭關系以及價值取向、政治、政策、制度等方面。
檔案作為反映工作職能活動面貌的最原始的歷史記錄，其所包含的信息和知識具有完整、準確、系統(tǒng)、精練、專業(yè)、真實、可靠等獨特的資源優(yōu)勢，其中的部分資源具有不可再生性，所包含的一些重要的歷史印跡、活動軌跡、憑證信息、重要數(shù)據(jù)等具有不可替代性，這些均是檔案知識資源在供需位勢上的獨占和獨有特點。但是，這些優(yōu)勢還是一種資源稟賦優(yōu)勢，為有效開展嵌入式管理和嵌入式服務工作，仍需深度挖掘檔案知識資源并系統(tǒng)地構建相應的管理與服務技術平臺體系，使檔案信息資源供需位勢差在所要嵌入的各專業(yè)領域均有適當?shù)奶岣撸拍苁惯@種獨特的優(yōu)勢得以在社會網(wǎng)絡中最大限度地發(fā)揮。
4 嵌入性理論應用原則
4.1嵌入條件性分析。任何理論的應用都需要在一定的條件下進行，在檔案管理與服務應用中也非必須無限嵌入。檔案管理與服務工作中應用嵌入式理論的主要根據(jù)是基于檔案具有一定的社會植根性和社會依附性這一判斷，強調(diào)檔案工作在一定程度上應與社會政治、制度、經(jīng)濟和文化進行融合，在發(fā)揮檔案管理社會功能的同時推動檔案事業(yè)的發(fā)展。也就是說，檔案工作的開展不能孤立、封閉地進行，也不能將檔案工作抽象化和理想化。站在社會學與檔案學的學科本位之上，用更寬的視野，在更大的空間中，將社會多環(huán)境變量的影響納入檔案工作理論和實踐研究框架，進行具體化考察，并進行一定的拓展性研究[10]，才能夠更加客觀地分析檔案事業(yè)所處的社會地位，豐富和完善檔案管理與服務理論和方法，提升檔案工作水平和檔案社會服務能力。
上述討論強調(diào)的“一定條件”和“一定程度”意指檔案工作對嵌入性理論的應用不能走極端，強調(diào)的是適度性，也就是要避免嵌入不足和嵌入過度的問題。嵌入性理論應用研究的重點在于明確自身檔案管理工作所處的社會環(huán)境，正確認識社會網(wǎng)絡結構和功能，進行選擇性嵌入設計。
嵌入不足和嵌入過度均源自關系錯位，即沒有把檔案自身工作實際與所處的社會網(wǎng)絡進行有效的融入和結合，沒有把立足本位和把交叉協(xié)同、優(yōu)勢互補作為統(tǒng)一體，對所處的社會網(wǎng)絡的結構與功能調(diào)查分析不足，沒有對嵌入的模式、機制、交互作用和功能發(fā)揮進行具體設計，從而不能充分發(fā)揮應有的效用。嵌入不足主要表現(xiàn)為過度強調(diào)本位，融入層次和深度不足;嵌入過度主要表現(xiàn)為過度脫離本位，融入層次和廣度寬泛。
4.2嵌入性應用原則。為了克服嵌入性理論應用的局限性，需遵循一定的原則，包括鄰近性、認同性、對等性、互補性和規(guī)范性等五個方面。
鄰近性原則。嵌入對象的選擇應以服務對象本地性、職能活動鄰近性、工作網(wǎng)絡一體性、服務需求經(jīng)常性、社會關系和諧性、利益趨向互補性、工作目標確定性、價值鏈條穩(wěn)定性、專業(yè)分工明確性等為首要條件。
認同性原則。嵌入對象的選擇應在思想、行為、能力、目標、規(guī)范、制度、管理和效益等方面取得相互認同、信任、接納、和諧和一致的基礎上進行。
對等性原則。即沒有隸屬關系，地位相等，相對獨立、各具特色、、互為條件、互相配合、相互制約、互補包容、理叉、有限融合。
互補性原則。能夠形成互補、互利、互換、各負其責、資源共享、各取所需、相互協(xié)調(diào)、相互影響和相互學習機制，具有整體共同克服和解決面臨的挑戰(zhàn)和問題能力的戰(zhàn)略聯(lián)盟關系。
規(guī)范性原則。進行必要的制度和規(guī)范設計，形成網(wǎng)絡組織各成員共同認可的行為準則。
5 嵌入式管理機制分析
嵌入性理論探討的是客觀存在的社會植根性現(xiàn)象，有一定的原生性和自發(fā)性，但有意識地構建嵌入式管理機制，將檔案工作融入所處的社會環(huán)境之中，才能充分發(fā)揮檔案部門與社會各領域的交流、協(xié)同、互動功能，合力助推檔案工作的發(fā)展。
嵌入機制可分為社會空間嵌入、技術空間嵌入和業(yè)務空間嵌入等三個方面的機制，還包括認知空間、文化空間、虛擬空間、物理空間等方面的嵌入機制。以下僅對檔案工作的社會、技術和業(yè)務空間的嵌入式管理機制進行討論。
5.1社會空間的嵌入。社會網(wǎng)絡的有效融入是運用嵌入性理論創(chuàng)新檔案管理工作和開展檔案信息服務的重要保障。由于檔案工作的各個環(huán)節(jié)與政府機構、高等院校、科研院所、社團組織、經(jīng)濟實體之間存在著更為密切的關系，各級各類檔案行政管理部門和檔案業(yè)務管理部門在社會網(wǎng)絡環(huán)境中擁有比圖書情報部門更有利的資源和優(yōu)勢。檔案管理部門可以運用嵌入性理論，強化融入社會網(wǎng)絡的意識，積極拓展與社會網(wǎng)絡交流互動的渠道，構建并鞏固和加強與社會組織結構中的個體、群體和網(wǎng)絡在信息資源共建共享中的共生關系，則可以更加密切檔案管理組織與檔案信息用戶之間的協(xié)同關系，建立和增強與檔案用戶之間的交互性、互補性、參與性、共建共享性和相互依存性，逐步形成新型的檔案管理機制和檔案信息服務模式。
社會空間嵌入的有效方式是構建檔案網(wǎng)絡組織信息聯(lián)盟，形成檔案管理集群網(wǎng)絡。一般來講，聯(lián)盟組織之間擁有的信息和資源具有可替代性和不對稱性，聯(lián)盟組織具有熵減性和競爭性，網(wǎng)絡節(jié)點具有斷裂性，聯(lián)盟動機具有觸發(fā)性和交流性等特點。同時，按人與人、組織與組織之間相互交流的強度觀察，組織之間存在弱聯(lián)系和強聯(lián)系。一般說來，組織內(nèi)部和群體內(nèi)部多存在強聯(lián)系，不同群體、不同組織之間多存在弱聯(lián)系;正式或同類組織多存在強聯(lián)系，非正式或跨類組織多存在弱聯(lián)系。
在應用嵌入性理論構建檔案信息組織社會網(wǎng)絡的過程中，從理論和應用層面構建高質(zhì)量的信息橋和完善廣泛的弱聯(lián)系，在此基礎上強化弱聯(lián)系與強聯(lián)系之間的共生關系，充分利用信息網(wǎng)絡，疏通信息交流渠道，及時修補斷裂的節(jié)點，形成良性的網(wǎng)絡組織信息可持續(xù)發(fā)展生態(tài)環(huán)境。
檔案部門應根據(jù)社會空間的有效嵌入要求，充分運用先動和跟進兩種推進方式，先行建立和打破路徑依賴，創(chuàng)建更多的弱聯(lián)系通道，促進檔案社會組織信息聯(lián)盟的成長，使以網(wǎng)絡為主體的網(wǎng)絡組織間信息聯(lián)盟活動得以有效開展，提升檔案社會網(wǎng)絡信息組織的整體優(yōu)勢。
5.2技術空間的嵌入。目前，檔案信息化工作已經(jīng)進入了快速發(fā)展的階段，各種現(xiàn)代信息技術手段在檔案管理工作中不斷地得到運用，在虛擬的信息空間之中開展檔案管理工作與檔案信息服務工作的比重在不斷增加。因此，技術空間的進一步嵌入有利于提高檔案管理的效率和信息服務的績效。
在嵌入性理論的指導下，檔案工作者應當密切追蹤和跟進新技術的應用，將檔案信息網(wǎng)絡的節(jié)點延伸到社會網(wǎng)絡的各個層面，借助各種新媒體技術豐富和完善檔案信息網(wǎng)絡平臺，在檔案信息資源無障礙聚合、協(xié)同化開發(fā)、個性化管理、知識化組織、可視化供給、泛在化推送、全景化宣傳和全程化融入等方面提升至新的高度。
技術空間的嵌入具有雙向嵌入的特點。一方面，檔案信息網(wǎng)絡可以無縫嵌入到政務網(wǎng)絡、物聯(lián)網(wǎng)絡、移動通信網(wǎng)絡、廣播電視網(wǎng)等網(wǎng)絡之中，通過有效的融合開展深層次的檔案管理與檔案信息服務工作;另一方面，將現(xiàn)有的信息技術和相關應用嵌入到檔案管理信息化平臺之中，如利用嵌入式系統(tǒng)、互操作系統(tǒng)和結果融合[11]等技術對網(wǎng)絡信息資源進行有效的集成、對用戶需求偏好進行數(shù)據(jù)挖掘、對用戶信息需求進行自然語言的檢索、對用戶的潛在需求進行感知、對用戶的情境進行判斷并以此將檔案信息定向推送，更好滿足檔案信息用戶的需求。
5.3業(yè)務空間的嵌入。業(yè)務空間的嵌入主要體現(xiàn)為檔案工作全面參與各專業(yè)領域具體業(yè)務工作并進行有效融合，從管理制度、組織體系、創(chuàng)新團隊和信息平臺等方面建立良性業(yè)務雙向互動關系，形成工作制度和管理規(guī)范。業(yè)務空間的嵌入包括業(yè)務部門嵌入、業(yè)務人員嵌入、業(yè)務內(nèi)容和業(yè)務平臺嵌入四個方面，通過全面嵌入，構成檔案部門介入的新型業(yè)務工作組織信息體系。
傳統(tǒng)的被動式或訂單式的檔案信息服務方式，按照客戶提出的需求開展檔案工作，會產(chǎn)生多數(shù)檔案部門所面臨的共同困境，如業(yè)務拓展不順、客戶需求不明、用戶行蹤不定、用戶資源流失的問題。
構建業(yè)務空間嵌入式管理模式，可以變買賣式、訂單式、合同式、外包式的檔案管理模式為伙伴式、融合式、合作式和共生式檔案管理模式。通過嵌入式用戶需求挖掘和延伸用戶需求開展檔案管理與服務活動，深入服務對象系統(tǒng)的專業(yè)和業(yè)務腹地，系統(tǒng)參與其業(yè)務工作流程，在把握用戶顯性需求的同時深度挖掘用戶的潛在需求，延伸客戶需求和創(chuàng)造新的需求，形成新的嵌入式、零距離的服務模式[12]，就可以建立相互間的信任、共生、共贏和依賴關系，變短線為長線，保障相互之間的可持續(xù)和健康穩(wěn)定發(fā)展，也會增加和拓展新的機會，獲得多邊共贏的良好效果。
業(yè)務空間的嵌入，可以使檔案工作者與所涉及專業(yè)領域的業(yè)務工作保持密切聯(lián)系，及時了解和掌握業(yè)務進展以及存在的熱點和難點問題，把握需求、明確分工、規(guī)范流程，對口服務，提高檔案的收集、管理、服務的水平和質(zhì)量。
當然，業(yè)務空間的嵌入應以檔案部門在知識資源、技術資源、物質(zhì)資源和社會資源建設方面取得一定成效為前提進行，否則，這種嵌入可能因一廂情愿而得不到真正實施。
6 嵌入式檔案信息服務
嵌入式檔案信息服務包括嵌入式專業(yè)服務、嵌入式專題服務、嵌入式知識服務等多個方面。
6.1嵌入式專業(yè)服務。嵌入式專業(yè)服務就是建立參與用戶專業(yè)活動的檔案信息服務。從社會網(wǎng)絡結構的考察出發(fā)，把個體、群體和組織網(wǎng)絡的生態(tài)關系作為一種動力，研究用戶專業(yè)活動的信息需求行為，建立新的工作機制，通過互動與合作，開展檔案信息服務。
較早把嵌入性理論引入信息資源服務模式研究范疇的是圖書館學領域。1993年，美國學者托馬斯?達文波特和拉里?普魯薩克（Thomas Davenport & Larry Prusak）在《公司資料庫的產(chǎn)生》（Blow Up the Corporate Library）一文和比利時學者米歇爾?鮑文斯（Michel Bauwens）在《網(wǎng)絡圖書館員宣言》（The Emergence of the “Cybrarian”）一文中分別使用了“嵌入式”概念[13]，提出了圖書館員要走出圖書館進入行業(yè)領域和開展網(wǎng)絡信息服務的理念[14]。
自此以后，國內(nèi)外圖書情報界的學者們圍繞“嵌入式服務”分別提出了“嵌入式館員”、“嵌入式學科館員”、“嵌入式圖書館服務”[15]等理念并展開專題研究，分別提出了諸如物理嵌入、組織嵌入、虛擬嵌入、目標嵌入、功能嵌入、流程嵌入、系統(tǒng)嵌入、時空嵌入、能力嵌入、情感嵌入、協(xié)同嵌入、社會嵌入、數(shù)字嵌入[16]和嵌入式服務的思路并對其實現(xiàn)路徑進行系統(tǒng)化探索。
目前，有關嵌入式檔案信息服務的研究還沒有開展起來，也沒有關于檔案信息嵌入專業(yè)服務方面的探討。檔案信息資源和圖書情報信息資源在開發(fā)、利用和服務方面具有一定的相通性，因此，可以借鑒圖書情報領域在嵌入式服務方面已有的研究成果，以社會網(wǎng)絡組織結構為載體，探索各類空間集合中開展嵌入式信息服務的機制和模式，介入專業(yè)領域進行全過程需求分析、行為判斷、偏好挖掘、信息交互、共建共享并以此為基礎開展個性化和情境化信息服務，以提升檔案信息服務的質(zhì)量和水平。
在有效嵌入社會網(wǎng)絡的基礎上，深度挖掘社會網(wǎng)絡節(jié)點的信息需求，有效利用社會網(wǎng)絡關系的信息通道和社會網(wǎng)絡動態(tài)交互的動力引擎，構建更加廣泛的檔案信息資源管理體系和服務體系，提升檔案信息共享服務能力。同時，拓展檔案的收集和征集工作范圍，豐富檔案館藏，形成新的檔案資源優(yōu)勢和檔案服務能力。
6.2嵌入式專題服務。專題信息服務是檔案服務利用工作的一個重要組成部分。傳統(tǒng)的檔案專題服務一般是圍繞領導、各部門和群眾需要，通過開發(fā)檔案信息資源，規(guī)劃和設計檔案服務項目，對檔案信息進行研究、加工和開發(fā)，以各類編研成果、匯編成果、科研成果等形式開展專題檔案信息服務。檔案專題服務的性質(zhì)是通過考察檔案用戶的當前信息需求，定向研究并提供檔案研究成果的主動式信息服務，相對于被動式服務有很大進步。然而，定向并不代表個性化、專業(yè)化、互動化、雙向性、復用性和共建共享性，其服務的深度、廣度、質(zhì)量、水平和績效存在先天不足。
嵌入式專題檔案服務是以全過程參與用戶專業(yè)領域的管理活動、科學研究和生產(chǎn)實踐為基礎，整合社會網(wǎng)絡中的各類人力、財力、物質(zhì)資源和技術力量，以雙向嵌入方式，優(yōu)勢互補、協(xié)調(diào)互動、相互支撐、共建共享和合作創(chuàng)新，而開展的專題檔案研究與服務。
其實，類似的檔案信息服務在實際的檔案工作當中也不乏其例，只不過因缺乏相應的制度設計而顯現(xiàn)出其臨時性、突擊性或應急性特征。從這個意義上講，嵌入性專題服務具有持續(xù)融入用戶情境需求的定向信息服務特點，這一服務功能的發(fā)揮將帶來檔案信息服務模式的變革。
嵌入式專題檔案信息服務還具有全過程融入用戶情境需求的特點，不同的工作活動因其具有不同的規(guī)律，應具有不同的合作流程、參與流程和檔案專題信息服務流程。例如，面向機械工業(yè)產(chǎn)品設計開發(fā)的檔案信息專題服務，其服務流程按質(zhì)量標準體系要求，一般應跟蹤決策、設計、定型生產(chǎn)、持續(xù)改進等各階段，其中設計階段又分為初步設計、技術設計和工作圖設計等環(huán)節(jié)，融入其情境信息需求，開發(fā)信息資源和開展信息服務。
6.3嵌入式知識服務。把嵌入性看成檔案知識化功能的重要特性之一，將檔案信息的知識組織、加工、處理和服務嵌入社會網(wǎng)絡結構中，可以更全面地認識知識的社會價值，更好地開展知識服務。
開展嵌入式檔案知識服務應突破檔案知識載體認識的局限，在知識的內(nèi)容和形式兩方面進行拓展。即將書本、頭腦、個體、網(wǎng)絡、方案、工具、軟件、硬件、封裝、演進、靜態(tài)、動態(tài)、專業(yè)、泛在、抽象、具象等涉獵的知識納入檔案知識組織體系并嵌入到構建的檔案社會網(wǎng)絡結構之中。同時，充分利用社會網(wǎng)絡的交互、匯聚和融合的特征[17]對知識體系進行重新認識和組織，構成新型的嵌入式檔案知識網(wǎng)絡或檔案人際知識網(wǎng)絡。這種嵌入式知識網(wǎng)絡，以社會網(wǎng)絡節(jié)點為單元，以社會網(wǎng)絡關系為通道，以網(wǎng)絡交互作用為動力，進行增值化組織、傳遞、交流和共享，增強知識服務的專業(yè)性、親和性、可信性、交互性、共建性、分享性、多贏性、后效性和成長性，形成檔案知識生產(chǎn)與服務的自適應良性循環(huán)生態(tài)環(huán)境。
7 結語
關于嵌入性理論的應用問題，圖書情報界借鑒哲學和經(jīng)濟學界的研究成果，較早開展了研究，也形成了較為系統(tǒng)的研究成果，而在檔案工作中的應用研究還沒有開展起來。本文對嵌入性理論產(chǎn)生的背景、在檔案管理中應用的必要性、應用的原則、嵌入式檔案管理機制和嵌入式檔案信息服務等方面的內(nèi)容進行了初步探討。
嵌入性理論在檔案管理與服務中的應用涉及面比較廣，既有檔案業(yè)務管理問題，也有檔案行政管理問題，以及檔案人才隊伍、檔案職業(yè)教育、檔案信息網(wǎng)絡、檔案法律規(guī)范、機制體制建設等方面的問題。從嵌入性理論應用研究的內(nèi)容上看，包括過程嵌入、網(wǎng)絡嵌入、增值嵌入、集成嵌入、組織嵌入、結構嵌入、文化嵌入等，以及嵌入、脫嵌、再嵌入、雙重嵌入、雙向嵌入和疊加嵌入等嵌入性原理在檔案管理中應用問題。這些內(nèi)容和問題研究的空間還很大，有待相關學者進一步開展討論并期待在這些領域或方向上有更加系統(tǒng)和高質(zhì)量的研究成果出現(xiàn)。
篇8
（一）有助于提升養(yǎng)老服務機構的工作成效。養(yǎng)老服務機構檔案主要是記錄老年人在養(yǎng)老機構中的生活細節(jié)，同時也記錄了養(yǎng)老服務機構工作開展的具體內(nèi)容與成效，此類檔案能有效反映我國養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展與改革，能不斷發(fā)現(xiàn)養(yǎng)老服務機構存在的一些問題并及時解決。檔案是養(yǎng)老服務機構客觀掌握該機構發(fā)展規(guī)律的主要依據(jù)之一，這是對老年人各項生活活動的真實記錄，因此，不斷提升養(yǎng)老服務機構檔案管理的工作水平與服務質(zhì)量，不僅能提升工作成效，還能在一定程度上推動我國養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展。
（二）有助于體現(xiàn)養(yǎng)老服務機構的服務水準。從養(yǎng)老服務機構的角度來分析，積極開展檔案管理工作，不僅能體現(xiàn)養(yǎng)老服務機構的服務水準，同時更重要的是體現(xiàn)養(yǎng)老服務機構的綜合特色。真實、客觀、完整、內(nèi)容豐富、特點鮮明的養(yǎng)老服務檔案，以及科學、合理、規(guī)范、高效的工作理念能有效提升養(yǎng)老服務機構的聲譽。另外，養(yǎng)老服務機構的檔案還能為各項相關工作的開展提供重要的參考依據(jù)，一定程度上推動養(yǎng)老服務機構的改革與發(fā)展。
（三）有助于深入了解老年人生活狀況。從老年人的親屬角度來分析，親屬可以通過老年人的個人檔案來了解老年人當前的生活狀況。檔案準確、真實、完整地記錄了養(yǎng)老機構老年人的生活過程，并且檔案的唯一性與原始性，讓廣大家屬能夠及時了解老年人的生活近況，提供了方便快捷的服務。
二、養(yǎng)老服務機構檔案管理規(guī)范化實現(xiàn)措施
（一）養(yǎng)老服務機構檔案管理制度的完善性。根據(jù)我國當前頒布的《檔案法》與《人事檔案工作條例》相關規(guī)定與要求，養(yǎng)老服務機構檔案管理工作人員要善于分析當前機構的現(xiàn)狀，掌握當前養(yǎng)老服務機構存在的一些現(xiàn)實問題，并且還需要考慮到我國養(yǎng)老事業(yè)未來發(fā)展的趨勢，同時結合自身工作經(jīng)驗建立養(yǎng)老服務機構檔案管理制度并不斷進行完善，尤其是在細則實施方面一定切實進行。養(yǎng)老服務機構檔案管理制度的完善要有明確歸檔的范圍，對檔案的生成過程進行細化，最大限度保障檔案的安全性與完整性，逐步提升養(yǎng)老服務機構檔案管理的整體水平。
（二）養(yǎng)老服務機構檔案管理的個性化。養(yǎng)老服務機構要最大限度保障檔案的個性化特征，通過不斷豐富養(yǎng)老檔案的內(nèi)容，能有效實現(xiàn)這一目標。對養(yǎng)老服務機構檔案進行豐富的過程中，首先必須考慮到養(yǎng)老機構的實際情況，另外還需要充分重視養(yǎng)老服務機構的發(fā)展趨勢，要從不同的角度，全方位去探索，建立較為完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的檔案，通過這些資料進一步反映老年人在養(yǎng)老機構當中的實際生活狀況與心理狀態(tài)。注重養(yǎng)老服務機構檔案管理的個性化，為養(yǎng)老服務機構的發(fā)展提供有價值的參考資料。
（三）養(yǎng)老服務機構檔案管理工作機制的健全。養(yǎng)老服務機構必須建立健全的檔案管理工作機制，保障檔案管理各個工作部門能夠有效協(xié)調(diào)地合作，進一步提升檔案管理工作的成效。首先，養(yǎng)老服務機構需要建立檔案管理工作的協(xié)調(diào)機制。基于養(yǎng)老服務機構各個部門的實際情況，有針對性地分配專業(yè)人才做好收集整理工作，并根據(jù)相關規(guī)定，及時將檔案資料上傳到檔案管理部門，同時辦好交接手續(xù)。其次，考核評價機制的完善。要定期對養(yǎng)老服務機構檔案管理部門的工作人員實施工作考核，將考核結構與部門的利益相互結合，讓考核的依據(jù)公正客觀，并且成為職員升職的主要依據(jù)之一。最后，加強檔案管理工作的監(jiān)督力度，最大限度避免檔案資料出現(xiàn)遺漏等問題。
（四）養(yǎng)老服務機構管理隊伍素質(zhì)的培養(yǎng)。要做好養(yǎng)老服務機構檔案管理的規(guī)范工作，需要一支素質(zhì)高能力強的管理隊伍。因此，養(yǎng)老服務機構檔案管理部門需要加強工作人員檔案知識與技能培訓，加強團隊的素質(zhì)，讓每一個崗位都有專業(yè)的人才進行操作。首先，養(yǎng)老服務機構檔案管理部門需要對檔案分管進行明確，并且同時部署檔案與業(yè)務，并將之納入新一輪的檔案工作計劃與考核范圍中，最大限度保障檔案管理工作能夠有序有效地開展。其次，崗位職能培訓。有針對性地進行崗位培訓工作與繼續(xù)教育，不斷激發(fā)工作人員的管理思維，進一步掌握檔案管理的相關技能。最后，養(yǎng)老服務機構管理人員自身要加強專業(yè)水平的提升，通過各方面渠道加強檔案管理方面的學習，提升自我工作能力，為養(yǎng)老服務機構檔案管理的發(fā)展貢獻力量。
三、結語
綜上所述，養(yǎng)老服務機構檔案是老年人在養(yǎng)老服務機構中的原始憑證，能有效反映老年人的實際生活狀況與身體狀態(tài)，同時能為養(yǎng)老服務機構積極開展各方面的工作提供有效資料與歷史依據(jù)。因此，養(yǎng)老服務機構檔案管理工作必須得到我們的重視，加快檔案管理規(guī)范化建設，促進養(yǎng)老服務機構穩(wěn)定發(fā)展。
【參考文獻】
篇9
1.1紙質(zhì)檔案的標準與裝訂規(guī)范問題
傳統(tǒng)的公文規(guī)范標準是利用紙為媒介，也可以使用印刷紙或者復印紙，一般常用紙張的型號為A4紙；但也有B5紙在公文中出現(xiàn)。在裝訂時，從規(guī)范上來說是從紙的左側裝訂，在裝訂時不要出現(xiàn)漏頁、壞釘或者脫落的現(xiàn)象。對于紙張質(zhì)量一般沒有明確的規(guī)定，因此，有些公文容易出現(xiàn)質(zhì)量差、耐折度低的特點，這樣的質(zhì)量容易使公文保存時間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。
1.2公文版設計與附件要求規(guī)范問題
公文版的設計規(guī)范，有利于促進“公共服務中心文檔一體化”的實現(xiàn)，也有利于公共服務中心實現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是，在公共服務中心的日常工作中，秘書往往沒有足夠的重視。不去關心公文中存在著的文字內(nèi)容的錯誤，也沒有秘書去關心公文的抄送內(nèi)容和抄發(fā)單位；這些問題的出現(xiàn)，容易給文件的歸檔管理帶來很大的麻煩，也加大了公共服務中心對公文檔案操作的難度。雖然，在我國對于公文的附件也做出了相應的規(guī)定，但是，在公文制發(fā)過程中，在公共服務中心還需要正確處理。
1.3檔案的規(guī)范程序與文種利用問題
我國的相關規(guī)范，已經(jīng)具體的規(guī)定對公文檔案的管理要求，但在實際工作中，秘書人員還是常常出現(xiàn)將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”這樣相近的詞混淆。其中，在公共服務中心的公文中，混淆率最高的是“請示”與“報告”，在許多場合中，本應該使用“請示”，卻使用了“報告”；在應該使用“報告”的情況下，卻使用了“請示”，出現(xiàn)最嚴重的是，還出現(xiàn)將這兩個文種互相結合的現(xiàn)象，但是在日常工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的狀況，就可能留下隱患。
1.4公文原稿與規(guī)范編號問題
在公共服務中心，對公文進行處理的過程中，要進行原稿的收集和整理工作。在公文辦理的過程中，還存著公文的辦理過程的規(guī)范，例如在進行歸檔時，只有公文的定稿，并沒有保留原稿或者修改稿。這從某種程度上來說，應該說修改稿并不完善，特別是那些經(jīng)過領導批示的公文，這些公文對歷史，具有很高的存檔價值。另外，對于需要歸檔的材料，要及時進行復印，這樣會保證在公文檔案管理工作中，避免出現(xiàn)失誤。
2.加強對檔案管理的處理措施
針對公共服務中心秘書工作的檔案管理工作的問題，進行分析，需要積極采取積極地的措施進行解決。
2.1秘書對檔案管理要樹立質(zhì)量管理意識
在公共服務中心中，為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要提高對檔案管理工作的管理意識。只有提高了管理意識，才能在對待公文檔案工作的環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員，都要求他們要樹立穩(wěn)定的檔案管理模式上，檔案的管理質(zhì)量必須是第一觀念，同時，嚴格要求自己，做好自身的檔案管理工作，對秘書崗位的責任和義務都要明確。
2.2秘書與檔案管理的規(guī)范標準
在秘書工作中，對檔案管理，要熟悉我國的相關法律和規(guī)范，例如，對公共服務中心的《檔案法》等的管理規(guī)范，在公共服務中心的機關公文進行處理時，常常需要遵循相關規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。這就要求秘書要認真的學習，并熟練掌握，才能保證檔案管理工作的規(guī)范標準。
2.3公文檔案管理要建立組織機構
在公共服務中心中，要實現(xiàn)公文的全過程管理，就需要通過理順公共服務中心的管理體制，健全組織機構以及建設優(yōu)秀的隊伍等方式來加強管理。秘書工作和檔案管理要求秘書必須具備專業(yè)性和技術性，使他們成為優(yōu)秀的秘書人員。
2.4公文檔案管理與公文辦理程序
篇10
1.目前檔案工作公共服務能力建設存在的問題
1.1思想觀念意識淡薄
①檔案工作公共服務意識淡薄。長期以來,由于受封閉思想的影響,許多檔案館一直把為黨政職能服務作為自身服務的主要方向,服務的對象主要是政府機關及各種學術研究機構,傳統(tǒng)的“機關衙門”作風和“機要重地”的思想意識尚未根本消除。這一定位使檔案館整體活動難以產(chǎn)生相應的旨在服務廣大群眾的內(nèi)在驅(qū)動力，這是目前許多檔案館存在的通病。
②公共服務能力欠缺，服務效果不佳。檔案部門長期以來公共服務意識淡薄,檔案館在為社會提供利用的手段、途徑上還存在著很大的欠缺,被動服務還是許多檔案館的主要服務方式。由于服務意識不強、服務內(nèi)容不充實和服務水平不高等原因,導致我國檔案館的利用率普遍比較低。利用率低下、利用效果不滿意,這反映了檔案館服務效果不理想的現(xiàn)實狀況。
1.2檔案工作隊伍建設和管理等軟件建設有待改進
由于受體制、編制等因素影響，檔案館急需的科技、專業(yè)人才無法進入，造成專業(yè)人才緊缺，年齡結構老化，不能適應檔案工作現(xiàn)代化、信息化建設的需要，直接影響檔案業(yè)務工作的深入開展。此外，同級財政預算只能保證檔案館日常工作的開展，而檔案館的基礎建設費、功能建設費、檔案保護費等卻不能給予保證，造成檔案館舍與設備陳舊，館藏檔案檢索利用方式老化，館房面積不足。
1.3檔案場地資源、檔案結構等硬件建設滯后
①館藏結構單一，檔案資源地方特色不突出。目前許多綜合性檔案館普遍地存在著館藏結構單一、含金量低的現(xiàn)象,館庫內(nèi)大量充塞的是反映公務性活動的文書檔案,缺少民眾日常生活密切相關的專門檔案、私人檔案。
②檔案接收進度不能與時俱進。許多檔案館近幾年雖然加快了檔案接收進度,但是,在館藏檔案總量不斷增長的同時,檔案的信息量、含金量卻沒有隨之同步增長。
2.加強檔案館公共服務能力建設的對策
2.1轉變觀念,強化公共服務意識
服務意識的轉變與創(chuàng)新是檔案館增強公共服務能力的前提和基礎。必須加強社會服務意識,充分認識檔案館是公共文化事業(yè)機構,公共服務是檔案館的基本職能,檔案館的建設要充分體現(xiàn)公共服務機構的特征。同時要加強全社會對檔案館公共服務的認知度,利用多種途徑加強宣傳,并開展有效的公共關系活動,將現(xiàn)代檔案館的理念、檔案館提供的服務以及檔案館正在發(fā)生的巨大變化告訴社會、告訴公眾,積極實踐,讓社會了解檔案,讓檔案走進社會,使社會公眾改變對檔案館的傳統(tǒng)認識,樹立起良好的、新型的檔案館形象,把檔案館建設成為廣大民眾求知、尋史、休閑的必去場所。
2.2堅持以人為本，充實館藏資源，優(yōu)化館藏結構
為了有效地改善目前綜合檔案館的館藏結構，必須將“以人為本”作為行動的導向。豐富的館藏資源和優(yōu)質(zhì)的館藏結構是檔案館提供優(yōu)質(zhì)服務的資本。要改變館藏檔案內(nèi)容不豐富、結構不合理的現(xiàn)象,就必須加強檔案接收和征集工作,充實館藏資源,優(yōu)化館藏結構。為此,檔案館應結合本地區(qū)的歷史、自然風貌、物產(chǎn)、著名的事件和人物、民俗、、名勝古跡、民間藝術、名特優(yōu)新產(chǎn)品等方面的情況,積極收集相關的檔案與資料。
2.3創(chuàng)新服務方式，拓寬服務渠道，加大檔案資金投入
①利用多元化手段提供服務。積極主動地從利用者角度來開展多元化的公共服務是提高檔案館公共服務能力的最好體現(xiàn)。充分發(fā)揮窗口作用。主要是充分發(fā)揮“調(diào)閱利用窗口”和“現(xiàn)行文件服務窗口”這兩大服務窗口的示范作用,進一步提高窗口的服務質(zhì)量。這兩大窗口是檔案館的形象窗口,提高它們的公共服務能力是提高整個檔案館公共服務能力的關鍵。
②簡化查閱手續(xù),降低社會公眾邁進檔案館大門的“門檻”。與一般的圖書資料不同,檔案具有保密性,不同密級的檔案,其利用范圍是不同的。用戶如果想查閱利用某一檔案,需要出具合法的證明和辦理相關的手續(xù)后方可進行。
③建設檔案便民查閱中心，為提升服務能力提供高效平臺。創(chuàng)新檔案公共服務模式是提升檔案公共服務能力的根本。將原先分散在各部門的專業(yè)檔案在檔案中心進行資源整合、歸類和優(yōu)化，建立檔案查閱超市，實行便民服務式的窗口服務，并通過檔案信息網(wǎng)絡、傳真等形式提供各部門未進館檔案的代查服務，真正實現(xiàn)“進一家門查找”、“蓋一個章證明”、“上一個網(wǎng)瀏覽”的規(guī)范化、科學化、制度化和社會化的一體化服務。
參考文獻:
[1]倪紅.以人為本,增強檔案公共服務能力.上海檔案,2007(1).
篇11
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡系統(tǒng)的一種全新的動態(tài)網(wǎng)絡體系，它將信息和通訊技術領域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯(lián)。[1]該技術的發(fā)展與應用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國的關注，有關“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學領域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設計等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構建基礎層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術對檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術構建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現(xiàn)智慧化服務和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設實踐的角度出發(fā)，認為智慧檔案館是應用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對設施設備的自動監(jiān)控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機地結合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]
雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關注檔案信息資源的智慧管理，還是關注提供全面的泛在服務，智慧檔案館都離不開新的信息技術，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，它是實現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯(lián)網(wǎng)的相關技術已經(jīng)成功應用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應用，為檔案管理領域應用物聯(lián)網(wǎng)技術提供了大量可借鑒的經(jīng)驗。部分省市檔案館已經(jīng)進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術，實時聯(lián)動檔案實體和數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)了檔案實體的區(qū)域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創(chuàng)新構建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎上，利用新興的智慧技術，實現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯(lián)的深層智慧化服務。
二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理
依托物聯(lián)網(wǎng)技術構建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案、館舍、設備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現(xiàn)對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統(tǒng)計等管理活動并對檔案實體保管環(huán)境進行維護，物聯(lián)網(wǎng)技術的應用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統(tǒng)檔案實體管理
20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現(xiàn)了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術的應用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發(fā)送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。
同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。
另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會配備防火設備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨立運行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實體管理
引入物聯(lián)網(wǎng)技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個聯(lián)網(wǎng)節(jié)點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點的方式可以實現(xiàn)對每一份檔案的實時感知和監(jiān)測。同時，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實現(xiàn)檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區(qū)域定位、圖形化導航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進行比對更新，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實體的錯位放置，讀寫設備就會報警提示，并通過精確的位置引導信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點去圖形化導航索取對應檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關的要求。基于物聯(lián)網(wǎng)技術構建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護系統(tǒng)集成一體，形成一個統(tǒng)一的安全管理平臺。隨著技術的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點上增加更為復雜的深入感知能力，實現(xiàn)對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預先設定的程序?qū)旆繙貪穸取⒐饩€等環(huán)境情況進行不需人工干預的智能化調(diào)節(jié)。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環(huán)境時，傳感器節(jié)點能夠自動向?qū)墓芾砉?jié)點發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導致檔案實體發(fā)生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節(jié)點和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對檔案實體實施監(jiān)控，如果檔案實體未經(jīng)授權出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預設的管理人員發(fā)送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節(jié)點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個被動的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構建未來智慧檔案館的關鍵基礎。
三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務模式
如果說傳統(tǒng)檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側重于服務。隨著互聯(lián)網(wǎng)應用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務范圍、服務方式和服務質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術的應用催生了智慧服務的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術構建的智慧檔案館，其應用架構將發(fā)生根本性的轉變，它提供的服務模式也會隨之發(fā)生改變。
（一）由靜態(tài)被動服務轉變?yōu)橹腔壑鲃臃?/p>
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務過程中，檔案實體更多時候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。
而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡設備、傳輸網(wǎng)絡和應用控制網(wǎng)絡系統(tǒng)構成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實體的相關信息時，檔案實體中的傳感器節(jié)點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。
（二）由水平單向服務過程轉變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務過程
現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務關系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進行中轉。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體都是具有計算能力的智慧節(jié)點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應，從而加強了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進行順暢的信息交換，還可以通過手持設備和檔案上的傳感節(jié)點建立聯(lián)系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠?qū)崟r感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點引導用戶快速高效地找到目標檔案實體。
（三）由孤立的淺層檔案服務轉變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關信息，因此，目前的檔案服務往往局限于淺層的資料服務。
然而基于物聯(lián)網(wǎng)構建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節(jié)點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節(jié)點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務。
四、結語
隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯(lián)網(wǎng)技術構建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現(xiàn)有機結合，從而實現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實際建設也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅信，物聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展和復合型人才的培養(yǎng)與儲備終將促進智慧檔案館的健康發(fā)展。
注釋及參考文獻：
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篇12
一、基于知識服務的檔案管理模式的本質(zhì)與意義分析
現(xiàn)如今的我國，已然逐步走向了知識經(jīng)濟，在企業(yè)的每一條生產(chǎn)鏈上，包括最初的生產(chǎn)加工，到最終階段的銷售，都充斥著相關的知識人員，而且在企業(yè)的發(fā)展當中，生產(chǎn)人員所具備的工作經(jīng)驗越來越多，對于企業(yè)效益地提高有著最為實質(zhì)的作用。檔案管理在企業(yè)的知識生產(chǎn)中，屬于一個十分重要的服務性內(nèi)容，而檔案則是企業(yè)知識生產(chǎn)的一部分內(nèi)容。與政府的檔案管理模式不同，企業(yè)無論在管理性質(zhì)還是在管理意義上，都是為了提高自身的整體效益，進而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟水平。政府的檔案管理，則是為了更好地提供服務。但是，在知識經(jīng)濟的時代中，兩者卻有著一定的聯(lián)系。首先，兩者都是為了改進自身的工作效率，使得檔案管理工作更加協(xié)調(diào)而完善。其次，兩者都需要以知識服務為基礎，對管理模式進行各方面內(nèi)容上的改進，包括制度、管理方法、管理人員的素質(zhì)。最后，兩者雖然工作性質(zhì)不同，但都在不同的層次上推動著我國的經(jīng)濟建設步伐。
（一）內(nèi)涵
在新時期的檔案管理當中，事業(yè)單位首先需要依照知識服務的具體內(nèi)容，建立健全相關的管理制度，并以計算機信息技術為基礎，使得檔案管理系統(tǒng)朝著編碼化的方向發(fā)展，進而形成科學的檔案管理流程，切實滿足檔案的主體用戶需求。基于知識服務的檔案管理模式，其內(nèi)涵是以服務為核心，在單位的服務鏈上，加強單位與用戶之間的聯(lián)系，并根據(jù)對用戶檔案的有效管理，為他們形成更加有效的服務。因而，為了保持這種檔案管理模式的活力，事業(yè)單位需要經(jīng)常地對檔案管理制度和系統(tǒng)進行創(chuàng)新和優(yōu)化，以緊隨用戶的變化，產(chǎn)生更加切實的服務效益。基于知識服務下的檔案管理模式，無論在內(nèi)容上，還是操作方法上，都與傳統(tǒng)的檔案管理模式有著很大的區(qū)別，它所進行的檔案管理，需要面對事業(yè)單位內(nèi)全部的檔案信息數(shù)據(jù)，包括了各個項目所產(chǎn)生的文字記錄、圖像、資料以及其他信息，因而基于知識服務下的檔案管理，又是一個對知識信息的整合過程。并且，基于知識服務下的檔案管理，需要切實考慮到對這些信息數(shù)據(jù)整合以后帶來的經(jīng)濟效益，以服務為基本的出發(fā)點，形成與用戶交流溝通的系統(tǒng)。事業(yè)單位通過對它的創(chuàng)新和完善，能夠確保自身的工作效益得到全面地優(yōu)化。而傳統(tǒng)的檔案管理則缺乏一定的目的性，主要是為了對檔案進行管理而管理，所能產(chǎn)生的效益并不高。
（二）意義
基于知識服務的檔案管理模式的提出和應用，對國內(nèi)各項事業(yè)單位來說，都是一個創(chuàng)新而有效的發(fā)展過程。事業(yè)單位對它的利用過程，都是以計算機信息技術的運用為基礎，對單位內(nèi)全部的信息數(shù)據(jù)進行編碼加工，并根據(jù)單位與用戶之間的利益需求，建立起完善的管理體系。這種檔案管理模式的特點十分明顯，能夠?qū)鹘y(tǒng)的信息檔案積累工作完全地轉向為用戶提供完善的知識服務，其是在傳統(tǒng)的檔案服務上所進行的拓展和完善，并且也在一定程度上健全了檔案管理的服務職能。但是，它也存在一定的缺點，即需要大量的人力資源，并且在操作過程中，也會對事業(yè)單位內(nèi)的其他資源的，形成較大的消耗量。因而，基于知識服務下的檔案管理模式，能夠為事業(yè)單位形成用戶檔案信息的管理系統(tǒng)，并通過這一系統(tǒng)加強與用戶之間的聯(lián)系，進而使得服務體系更加完善和合理，同時也能夠為單位的項目管理和決策提供方向依據(jù)。
二、基于知識服務下的檔案管理模式構建
（一）事I單位需要對檔案管理模式進行整體上的規(guī)劃和布局
在信息化時代，我國的事業(yè)單位，對基于知識服務的檔案管理模式的構建，需要從管理基礎和管理目標兩方面共同著手。在管理基礎的布局上，事業(yè)單位首先需要對現(xiàn)有的管理體制進行優(yōu)化和完善，一個良好的檔案管理過程，必然離不開管理體制的科學有效。為此，事業(yè)單位可以對本單位的檔案管理部門進行組織結構上的優(yōu)化，對其進行分層，將檔案管理的部分內(nèi)容分別形成不同的工作板塊，進而使得整個檔案管理體系能夠科學高效地運行。其次，事業(yè)單位需要以知識服務為檔案管理工作的基本出發(fā)點，設立明確而有效的管理制度。由于基于知識服務的檔案管理機制，與傳統(tǒng)的檔案管理方法有著最為本質(zhì)的區(qū)別，它的工作內(nèi)容更多，且服務體系更為廣泛。因此，事業(yè)單位需要對檔案管理部門內(nèi)的各個工作板塊，制定針對性的管理制度，確保每一個工作內(nèi)容，都有一定的工作人員負責。最后，由于檔案管理模式的管理目標和方向發(fā)生了改變，因而事業(yè)單位也需要對管理流程進行創(chuàng)新，以促使其跟上事業(yè)單位整體工作的發(fā)展和變化。檔案管理的流程，需要包括檔案信息搜集、檔案整理、檔案分析以及檔案的檢索，在知識服務的基礎下，事業(yè)單位還需要為檔案的檢索設置相應的搜索引擎，以提高檔案的檢索效率。在對檔案管理的基礎進行有效地構建以后，事業(yè)單位就需要明確自身的管理目標，并以該目標為導向，進一步優(yōu)化管理模式。對于管理目標的設置，事業(yè)單位要根據(jù)部門內(nèi)工作人員的實際狀況，以及單位當前的事業(yè)開展需求，制定最為切實且能夠達到的管理目標，否則會嚴重降低工作效益。
（二）對檔案管理原則進行構建
1、管理目標原則。檔案管理的最基本功能在于提高事業(yè)單位的工作效率，為它的決策及管理形成依據(jù)。因而在企業(yè)構建檔案數(shù)據(jù)庫的時候，需要以自身的工作效率優(yōu)化為目標。雖然檔案管理的工作內(nèi)容，并不能為事業(yè)單位的工作產(chǎn)生直接的效益，但是，它可以從側面為事業(yè)單位制定具有一定價值的目標，并在達到這一目標的過程中，幫助單位事業(yè)工作得到迅速地完成。在基于知識服務下的檔案管理模式中，檔案管理的目標要隨著外界的變化而不斷進行優(yōu)化和改進，只有這樣才能保障檔案管理目標長期具有較高的適用性，促使事業(yè)單位的工作進程更加合理有效。總之，事業(yè)單位的檔案管理部門，應當在時代的發(fā)展中，將先進科學的目標管理意識最為切實地貫穿到檔案管理的流程中，以充分調(diào)動部門工作人員的工作積極性，提高檔案管理的整體效率。
2、協(xié)調(diào)系統(tǒng)原則。基于知識服務下的檔案管理過程，本身是通過計算機信息技術實現(xiàn)對事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息的管理過程。為了提高檔案管理的有效性，管理部門應當對管理制度、體制、組織結構進行合理地協(xié)調(diào)，確保它們的工作處于科學有序的狀態(tài)，進而形成明確的知識管理系統(tǒng)。為此，管理部門應當堅持協(xié)調(diào)系統(tǒng)的原則。首先，事業(yè)單位的檔案管理，應當與當前工作的方向和內(nèi)容結合起來，為了更好地完成當前的工作任務，事業(yè)單位必須重視檔案管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)的重要性，并將檔案管理工作與事業(yè)單位的整體工作流程完全地結合起來，進而使得檔案管理內(nèi)容能夠符合其他部門的工作需求和進展，凸顯出更好的經(jīng)濟效益與價值。其次，檔案管理部門應當重視管理制度的規(guī)范作用，與部門內(nèi)部的組織結構相協(xié)調(diào)，兩者相互促進，使得檔案工作的工作體系趨于完善。最后，在協(xié)調(diào)系統(tǒng)的原則中，事業(yè)單位應當考慮監(jiān)督體系的完善。雖然事業(yè)單位往往設有監(jiān)督部門，但其的權利范圍過于分散，而且監(jiān)督的重心也不在檔案管理上。為此，在檔案管理部門設置全新的組織結構時，應當形成一定的監(jiān)督體系，并賦予這一體系監(jiān)督檔案管理流程的權利，進而使得檔案的封存和數(shù)據(jù)搜集管理得到有效地監(jiān)督，變得更加完善。同時，很多檔案管理部門的工作人員，在進行工作的時候，經(jīng)常會由于自己的馬虎大意，而搞混一部分檔案，容易導致檔案的缺失。在這樣的狀況下，通過設置合理的監(jiān)督體系，檔案管理部門能夠及時地發(fā)現(xiàn)這一問題，并進行迅速地更正，提高了檔案管理服務的高效性。
3、優(yōu)化資源配置原則。基于知識服務下的檔案管理模式，主要通過計算機信息技術的運用而開展，因此，它需要事業(yè)單位對檔案管理部門配置一定的物力和人力資源，而且在知識服務的引導下，檔案管理工作已然得到很大程度上地拓展，僅僅保持原先的人力是不夠的，還需要增加一定的管理人員，以實現(xiàn)高效率的檔案管理工作流程。同時，事業(yè)單位還需要對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)檔案資源進行分類和整合。之所以要進行分類，主要是由于新時期的事業(yè)單位工作項目和事務，所形成的信息記錄是相當繁瑣地，管理檢索起來十分地不易，要想實現(xiàn)以知識服務為導向的工作性能，檔案管理部門必須對這些檔案資源進行分類，以分別為不同的工作和決策提供有效的信息依據(jù)。而對檔案資源的整合，主要是由于事業(yè)單位的整體戰(zhàn)略規(guī)劃，需要實現(xiàn)對全部檔案資源的有效管理。而在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，這些檔案資源的管理是十分分散的，存在相當多的問題。為此，必然需要進行合理地整合。在具體的整合過程中，事業(yè)單位的檔案管理部門應當對檔案資源從生成對歸檔的整個流程進行整合，同時也需要其他部門給予一定的支持和配合，進而形成檔案資源的科學轉化流程，提高事業(yè)單位的整體工作效率。
三、基于知識服務下的檔案管理模式創(chuàng)新方法
隨著時代的變遷，我國的事業(yè)單位紛紛加大了對檔案管理模式的創(chuàng)新，并且也采用了一系列的科學方法。基于知識服務下的檔案管理模式創(chuàng)新，主要是以知識服務為核心，所展開的檔案管理方法創(chuàng)新。為了提高檔案管理的效率，管理部門應當在知識服務理念的指導下，采取針對性的管理辦法，以優(yōu)化檔案管理，提高部門的工作效率，并為檔案信息的用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。
（一）改變傳統(tǒng)的檔案管理理念
傳統(tǒng)的檔案管理工作，僅僅是為了管理檔案而進行管理，并沒有完善的工作方向和目標，而且缺乏一定的實效性。隨著以知識服務為基礎的檔案管理模式的建立，事業(yè)單位應當改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，并將知識服務作為整體檔案管理工作的導向，以對事業(yè)單位的檔案管理體制和內(nèi)容進行創(chuàng)新和完善。同時，基于知識服務下的檔案管理模式，應當充分尊重檔案信息用戶的主體性，以為他們的服務為宗旨，積極進行各方面內(nèi)容的完善。因此，為了滿足用戶的不同需求，管理部門應當對這些檔案內(nèi)容，以知識服務為選擇，進行科學的整理總結，進而使得檔案管理具有較高的靈活度，能夠適應外界的變化，為客戶生成更好的信息服務。此外，新時期的事業(yè)單位檔案管理，其工作的有效性會對事業(yè)單位的主體工作形成直接的影響，因而事業(yè)單位應當加大對其的重視度，合理完善其的工作內(nèi)容，加強其與其他部門之間的聯(lián)系。
（二）對檔案管理工作進行業(yè)務和制度上的創(chuàng)新
新時期的檔案工作，所面對的檔案信息數(shù)據(jù)是相當多地，而傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務和制度，都已經(jīng)不再適合這一工作的需要。為此，事業(yè)單位應當對n案管理工作進行業(yè)務和制度上的創(chuàng)新，具體的措施可以分為以下幾方面的內(nèi)容進行：首先，適當拓展信息數(shù)據(jù)的搜集范圍。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，管理部門所要搜集的內(nèi)容并不多，主要為當前工作的各項數(shù)據(jù)。而在新時期的檔案管理工作中，需要將事業(yè)單位相聯(lián)系的信息、非正式文件資源、事業(yè)單位的工作規(guī)劃以及客戶信息，進行完善地搜集，因而它的搜集范圍是相當廣泛的。其次，檔案管理部門應當對檔案的分類方法設置創(chuàng)新的方案。基于知識服務下的檔案管理模式，需要對檔案管理的不同板塊工作內(nèi)容進行分類，分類依據(jù)主要為信息數(shù)據(jù)的類型和使用主體。這種全新的檔案分類方法，相比以往的檔案管理分類工作，更加科學高效，能夠改善傳統(tǒng)檔案分類不合理的狀況。最后，事業(yè)單位應當對檔案的管理分析制度進行創(chuàng)新。在搜集完一份數(shù)據(jù)信息以后，并不能直接將其進行存檔，而應當優(yōu)先審核其的價值，因而需要運用到一定的鑒定制度。而傳統(tǒng)的檔案鑒定制度過于籠統(tǒng)，所能產(chǎn)生的適用性十分低。在對其進行創(chuàng)新的過程中，需要設定明確的價值標準，以確保檔案的價值得到正確地評定。
（三）以知識服務為核心，引進先進的技術人員及設備
基于知識服務下的檔案管理模式開展，需要以一定的計算機設備為基礎，而且需要檔案管理人員具有相當高的專業(yè)素質(zhì)。因此，事業(yè)單位要以知識服務為核心，引進一些以計算機為主的先進檔案管理，同時，為了較好地運用這些設備，事業(yè)單位需要對檔案管理工作人員進行適當?shù)嘏嘤枺绻嘤柕男什⒉桓撸聵I(yè)單位也可以考慮從外部引進一些先進的技術人員，以確保新時期檔案管理工作的有效性。同時，事業(yè)單位也可以科學地利用這些設備和技術人員，廣泛地搜集數(shù)據(jù)信息資料，積極做好數(shù)據(jù)信息的導入工作，并在數(shù)據(jù)信息形成切實的檔案資料后，合理鑒定檔案資料的價值，進而直接有效地提高檔案管理工作效率。
結束語
總而言之，基于知識服務下的檔案管理模式，為新時期檔案管理工作的改革和創(chuàng)新提供了全新的思路，事業(yè)單位應當加大對其地關注，以知識服務為基礎，積極采取針對性的方案和措施，進而最為有效地改善檔案管理工作，提升整體的工作效率。
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篇13
一、學校檔案管理存在的主要問題
由于檔案工作效益的滯后性，使檔案的查考利用價值表現(xiàn)得還不那么明顯，檔案工作往往被人們所忽視。在實際工作中，一些學校對檔案工作缺乏長遠的發(fā)展規(guī)劃，檔案工作的機構設置、人員編制、業(yè)務培訓，設備添置、經(jīng)費開支等基礎性工作擺不上學校發(fā)展規(guī)劃。學校抓檔案工作也只是開開會，發(fā)發(fā)文件，領導原則地講上幾句重要性。多數(shù)學校還把檔案工作視為軟任務，認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)和任務，更不了解按照一定的原則、方法管理和研究檔案，充分開發(fā)和利用檔案資源。且檔案管理人員大多數(shù)是兼職，立卷歸檔不按時，拖拉現(xiàn)象較為普遍，檔案工作長期處于難推動、難管理的被動局面。
二、檔案管理的途徑和措施
（一）做好檔案收集。檔案的收集是檔案管理工作的前提和基礎。要對日常的教育教學活動中形成的資料進行搜集、整理、分類、歸檔，在合理把握檔案材料歸檔的范圍的基礎上制定相應的檔案管理計劃，力爭做到對檔案的搜集有計劃性和實效性，使檔案材料反映出學校工作的全過程。在歸檔的過程中，應按活動的各個階段來搜集材料，使得相關材料準確有序、合理連貫、清晰全面。
（二）健全工作機制。要加強對檔案工作的領導，從組織上保證檔案工作的順利開展，形成各職能部門齊抓共管的局面。研究解決檔案管理工作中所涉及的人財物問題，改善檔案管理條件和工作環(huán)境，使檔案工作與學校其他各項管理工作同步發(fā)展。規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。定期開展檔案知識培訓，增強學校員工的檔案意識，加強檔案人員自身業(yè)務建設。
（三）完善標準規(guī)范。檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準就要建立健全和真正實施，兩者相輔相成、互相促進。要建設統(tǒng)一的檔案管理平臺和檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲到開發(fā)利用全過程的科學管理，以檔案信息資料的共享來方便使用者。
（四）提升人員素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，要注重檔案工作人員的學習培訓，提升專業(yè)知識和相關學科知識，著力提高獲取、鑒定、評估、加工、提煉、交流、傳播、調(diào)查和營銷檔案信息的能力。
三、提升檔案工作的服務職能
檔案信息來源于學校的各項工作，又服務于學校的各項工作。服務是檔案工作的生命，離開了服務，檔案工作將失去存在的意義和發(fā)展的后勁。
（一）樹立服務意識。要樹立“工作就是服務”的觀念，從檔案工作實際出發(fā)，更新服務觀念，圍繞學校的中心工作和實際需求，主動、及時地提供有效服務，做到學校各項工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務到哪里。要牢固樹立建檔為學校教育教學服務的宗旨，自覺把檔案看成學校管理的重要組成部分，通過學校檔案的建立、規(guī)范和應用，更好地促進學校工作的發(fā)展。
（二）提升服務質(zhì)量。建立健全職責明確、過程控制、預防為主、持續(xù)改進的檔案管理模式，綜合考慮檔案管理業(yè)務密切相關的組織結構、程序、過程和資源等各方面的因素，明確檔案管理過程的控制要求，建立預防和處理不符合要求的檔案管理業(yè)務的工作機制，一定程度上解決傳統(tǒng)的檔案管理中可能存在的管理不嚴、管理隨意性較大等問題。
（三）創(chuàng)新服務手段。信息載體的有效利用是信息時代背景下檔案服務的必要手段和步驟，要把信息化建設作為檔案管理工作的發(fā)展方向。一是提高查詢使用的科學化，對電子檔案進行歸檔、整理，構建管理信息庫和目錄查詢系統(tǒng)，方便檔案查詢。二是對重要紙質(zhì)檔案，通過掃描、錄入等方式，轉化為數(shù)字化檔案信息，逐步實現(xiàn)檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、電子歸檔，提高檔案的利用率。
（四）拓展服務領域。對檔案資料進行重新開發(fā)、組合、整理，如利用檔案資料編寫校史和建立校史陳列室，組織新生參觀，向新生展示校風、校貌及學校教育事業(yè)發(fā)展的軌跡，讓師生了解，激發(fā)其愛國愛校熱情；不定期圍繞學校德育工作的內(nèi)容和要求，組合選題，開拓德育教育新途徑，豐富校園文化內(nèi)容；還可以將教工中的各類先進人物和事跡的材料，以櫥窗、校史室、報刊以及不同形式的報告會、研討會等進行宣傳、表揚，形成積極向上的良好氛圍。
檔案記錄歷史，影響未來，而連接二者邏輯關系的必要條件是檔案得到有效利用。學校檔案工作要始終圍繞學校中心工作，轉變觀念，拓寬視野，從規(guī)范管理入手，不斷提高服務能力，才能激發(fā)更大的生機和活力。
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