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篇1
引言
在城市建設和發展的過程中，城建檔案是非常重要的依據和參考，它記錄城市建設活動中的重要信息和事件，在社會進入了信息化時代之后，城建檔案管理工作也開始向著全面落實數字化的趨勢轉變，實現檔案管理的數字化，能夠克服檔案檔案管理中存在的諸多問題，同時也能夠緩解當前檔案管理的諸多壓力，促進城建檔案工作的可持續發展。
1.城建檔案管理數字化建設中存在的問題
任何事物的發展都不是一帆風順的，在構建城建檔案管理信息化的過程中，也會遭遇很多問題，管理人員必須要客觀看待這些問題，并積極去解決這些問題，才能夠更快、更好的實現檔案數字化，下面針對城建檔案管理數字化建設中存在的問題進行幾點分析：
1.1我國在檔案管理過程中，長期存在技術落后、管理制度不完善的問題，在實現數字化管理也是如此，計算機軟件與硬件建設方面也非常薄弱，不能做到及時更新。信息時代檔案資源更新換代非常快速，如果基礎性建設不完善，那么數字檔案信息也很難及時更新，同時也不利于信息儲存的安全性與規范性。
1.2從城建檔案管理的特點來看，其具有一定的法律價值，在以往的管理中，紙質檔案是主要的記錄載體，檔案信息在被記錄之后，改變比較困難，因此在保密性和安全性方面與數字化檔案相比，存在明顯優勢。但是實行了數字化管理之后，網絡技術本身存在很多安全隱患，加之我國在網絡管理以及數字化檔案管理方面的法律比較欠缺，數字檔案信息的安全性得不到有力保障。
1.3數字化檔案信息具有一定的共享性，也可以說信息共享是數字化管理的一個突出特征，實現了信息共享，就可以全面提升管理的效率和質量，可以節約大量溝通交流的時間，對于檔案管理工作的意義非凡。但是實現共享的前提是數字檔案形式的規范和統一，必須要統一所有的數字檔案形式，才能夠實現共享。但是目前我國并不具備統一的數字檔案格式和規范，同時在數字化建設方面也比較欠缺，這樣必然會影響日后的資源共享。
1.4傳統檔案雖然管理任務重，但是在保存上相對安全，并且也具有良好的穩定性，保存時間很長，因此傳統的紙質檔案與電子檔案相比具有一定的優勢。而數字化檔案雖然實現了管理空間以及時間上的優化，為管理人員提供了極大的便利，但是缺乏對管理環境依賴性較大，必須要借助完善的信息化系統以及設備來實現，一旦系統環境出現了問題，信息數據就非常容易丟失，電子檔案的穩定性與保存期限都不及傳統檔案，這也成為了我國城建檔案數字化建設中的一大難題。
2.對做好城建檔案數字化建設的基點思考
基于以上對城建數字化建設中存在問題的研究，可以看到制定更加完善的數字化策略已經非常迫切，在信息化的背景下，數字化建設在城建檔案管理中的落實和普及已經成為了一個不可逆轉的趨勢，因此有計劃、有目的的制定建設措施是非常必要的。
2.1前期的全面規劃。全面、科學的規劃是進行城建檔案數字化建設的前提，科學的規劃能夠提成數字化建設的速度，也能夠保障數字化管理的順利進行。首先，要將有價值的紙質檔案進行數字化文檔的轉化，這個轉化工作的工作量非常大，因此管理人員必須要對整體館藏有全面、具體的了解，做好調查分析，在這個前提下，對數字化檔案的轉化工作進行全面規劃，轉化需要依據一定的規范和程序進行，要掌握重點，主次分明，因此做好調查，合理規劃是不可缺少的環節。
2.2加強標準規范建設。由于我國缺乏數字化檔案管理的規范和依據，因此在建設方面遭遇了很多問題。所以在進行數字化建設的同時，必須要強化數字化建設的標準。針對文檔資源共享的需求，建立相關的標準以及規范體系。具體來說包括信息化標準規范、數字檔案的規范等等。
2.3加強信息系統建設。城建檔案的數字化管理主要是依靠計算機網絡，創建出一個檔案信息系統不僅需要一定的設備，還要有相應的軟件，建立一個獨立的網絡平臺紀合檔案的管理和共享在這里要注意信息系統的安全性使用者或者管理者在訪問網站時要進行安全認證和身份認證，以免發生信息被盜或者毀壞等情況的發生保障信息系統和檔案信息的安全。
2.4完善資源渾的建設。城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設這里包括目錄數據、目錄中心、全文數據庫以及多媒體數據庫等的建設為了提高數字檔案的專業性河以將工作的重點放在特色資源庫的建設上將各個專業和類型的檔案信息資料建立專門的數據庫使數據庫變得更加條理清晰一目了然提高數字檔案的實用性肩利于檔案管理工作的順利進行。
2.5提高檔案的使用效益。城建檔案作為相關城市資料的提供者除了憑證需要還有應起到其應有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值城建檔案數字化應滿足建設部門以及社會對于相關檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務，以實現檔案的最佳使用效益。
結束語
城市建設的過程中城建檔案的數字化建設是不可忽視的重要方面，并且發揮著不缺取代的作用。為了能夠促進城市建設發展，必須要積極完善城建檔案數字化建設的制度和規范，客觀看待存在于建設過程中的問題，有目的、有針對性的制定建設措施，這樣才能夠以最快的速度實現城建檔案的數字化建設，為城市的建設規范提供更加完善的數據支持。
作者：楊桂榕 單位：黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉建設局城建處
篇2
Keywords: members of the file, digital, role
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
計算機技術、網絡通信技術、高密度存儲技術、多媒體技術的高速發展，使城建檔案的載體從紙張到磁盤、光盤、U盤、移動硬盤等出現了大量的電子文件。為適應信息化發展的需求，傳統的檔案管理模式必須向現代化的管理模式轉變。我們城建檔案事業要善于運用現代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發揮其應有的重要作用。
一、城建檔案信息化建設的歷史背景
城建檔案信息化的發展基本上是跟著計算機技術的發展走過來的。不管采用了什么新技術，但是本質上，實現的功能就是一個：用計算機這種現代化手段來實現城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過是隨著計算機技術的發展，同一個功能用了不同的、更高的技術來實現而已。
1、20世紀八九十年代是我國檔案館的重要發展階段。從總體上看， 20世紀90年代以前的檔案館以收藏紙質檔案為主，通過卡片式或書本式目錄或指南反映館藏，這時檔案館業務工作的開展基本上以手工為主。
2、20世紀90年代以后，計算機開始進入檔案館，出現了機讀式檢索工具與一定數量的機讀檔案，計算機在檔案館中的應用為檔案館進入自動化階段揭開了序幕。這時檔案館對于計算機的運用還主要以單機形式為主，通過功能簡單的檔案管理系統完成檔案的著錄與檢索利用工作，大量的工作還是以手工為主。
3、21世紀初到現在，以計算機技術、數據存儲技術、網絡通信技術為核心的信息技術全面滲透到檔案館領域，將檔案館推向自動化發展階段。這時相當一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業檔案館建起了館內局域網，用戶可以通過局域網訪問檔案館的機讀目錄、光盤數據庫和檢索系統。一小部分檔案館實現了與互聯網的連接，大量的檔案目錄數據庫在該時期建立起來，為檔案館館藏檔案的網絡化服務奠定了基礎。
4、《全國城建檔案信息化建設規劃實施綱要》指出目前還未建立計算機管理系統的館要建立城建檔案計算機管理系統，實現城建檔案計算機輔助作業和輔助管理；正在進行館藏檔案目錄數據庫建設的館應完成數據庫的建設，全面實現館藏檔案檢索計算機化；已建成城建檔案計算機管理局域網絡系統的館，應實現與政府部門政務網的銜接和專題數據庫建設；正在開展城建檔案數字化轉換和信息資源建設的館，要完成數字城建檔案館和網絡信息服務系統的構架。
總之，城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會提供利用服務，這就是數字城建檔案館產生的歷史背景，也是時代賦予城建檔案館的任務。
二 、信息化是城建檔案事業發展的必然要求
我們城建檔案現在的主要現狀是在工程環節中形成大量的電子文件未能得到有效收集，造成資源流失、重復加工。傳統的城建檔案管理已不適應信息化的發展趨勢，使城建檔案館的寶貴資源沒有得到很好的開發利用。所以我們應該積極利用現代信息技術，全面采集、提煉和開發城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構筑物信息進行數字化處理，實現檔案管理的科學化、規范化、動態化和信息化。
第一個方面，全球信息化的大趨勢決定城建檔案工作必須適應新形勢。目前的社會是一個以信息為主導的時代，人們獲取信息的手段和方式也步入信息數字化時代。各行各業以互聯網為依托，進行著數字化生存和發展。城建檔案信息是城市建設、規劃及其管理過程中形成的寶貴的信息資源，在這種時代背景下必定要融入數字時代，信息化建設是必由之路。
第二個方面，未來的數字化信息社會對城建檔案服務功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統的實體利用形式已經難以滿足社會對城建檔案信息的需要。未來的數字化信息時代，必將促使城建檔案館的社會服務功能發生變化。各部門的信息化建設、電子政務建設尤其是建設系統信息化的建設等等方面，建設單位、施工單位、監理單位、設計單位等單位基本上都已應用計算機制作檔案，這樣就產生了大量的建設電子文件， ――這些在建設工程管理環節中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數字化管理。
第三個方面，城建檔案的信息形態、結構的變化，決定了城建檔案工作必須步入數字時代。建設工程在勘察、設計、施工、監理各工程環節中計算機輔助施工、計算機出圖等等形成大量的建設電子文件；勘察設計行業CAD技術得到普遍應用；甲乙級設計單位計算機出圖率達到100％；計算機輔助施工技術（CAC）也在建筑施工領域得到應用；建設工程管理中已普遍實現了計算機輔助管理。城建檔案作為城市建設的資源庫，將不容置疑的步入信息化時代，向數字化發展邁進。
第四個方面，城建檔案信息產業化的發展趨勢決定了城建檔案工作必須步入數字時代。 在我們建設領域產生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用；如何保證在信息時代城鄉建設活動中的真實歷史記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。以提供信息、服務社會為主導的城建檔案事業必將融入信息產業化的潮流之中。這種需求、這種信息產業化的發展趨勢，決定了城建檔案工作必將步入數字時代。
四、城建檔案信息化建設的近期主要任務
數字城建檔案館――是城建檔案管理技術與計算機技術、網絡技術和多媒體技術等結合的產物，代表著城建檔案事業的發展方向，也是城建檔案信息化的表現形式。那什么是數字城建檔案館呢？數字城建檔案的定義是，一個依靠信息技術接收、管理城建檔案并通過網絡為城市規劃、建設、管理提供支撐、保障、服務的應用系統。對城市的發展而言，數字城建檔案館的建設是一項極具有戰略意義的工程，是城市的基礎平臺建設工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服務能力的建設工程，建設好這樣一個工程，意義重大，影響深遠，非常必要。
從城建檔案工作實際出發，推動城建檔案信息化的進程。 以需求為導向，以應用促發展，把發展作為主題，把信息化作為主線和動力，把卓有成效地為城市建設和社會發展服務作為根本出發點的職能要求。積極開展、探索電子檔案接收與管理，加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監督與指導。 加強電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。創建城建檔案特色數據庫，基礎地理信息數據庫， 地下綜合管線數據庫，規劃審批成果數據庫，重要竣工項目數據庫城市規劃方案數據庫，聲像資料數據庫。
數字城建檔案館可以進一步強化傳統城建檔案館的檔案信息服務功能，提供新的管理和服務機制。數字城建檔案館構建了虛擬的城建檔案信息環境，用戶所需的城建檔案信息可以通過網絡動態的進行組織，而不管其是否是本館的館藏，城建檔案服務也可以突破館界的限制，有效地利用城建檔案信息。我們應建成全方位、多層次、技術先進的城建檔案信息化管理、服務體系，實現資源共享。深層次開發城建檔案的內在價值，為城市的規劃、建設和管理提供全方位的信息，提高城市建設的科學化管理水平。建成門類比較齊全的城建檔案基本信息數據庫和專業信息數據庫，信息服務達到及時、準確和權威；信息資源的開發和利用達到較高水平，并取得較好的社會效益和經濟效益，使城建檔案信息化成為城市建設事業不可缺少的有力保證。
篇3
二、數字化在城建檔案管理中存在的問題
就目前來看，數字化在城建檔案管理中仍然存在一定的問題，其中最為嚴峻的問題便是檔案的長期存取。傳統紙質檔案資料的存儲載體及保存期限較佳，具有較高的可靠性。相比之下，數字化城建檔案信息存儲時間受物質載體性能的影響，其性能的優劣會對存儲時間產生直接的影響，因而要對存儲載體的使用性能以及穩定性能進行合理確定，避免出現數字檔案無法正常使用的情況。其次，數字化城建檔案信息完整性及安全性偏低，這是因為傳統的檔案管理借助紙質材料實現，紙張作為城建檔案信息的重要載體，其信息完整性、安全性較高，因而具有較強的法律效益。相對而言，數字化信息管理的安全性和完整性較差，原始檔案信息的保存風險較大，易受多種因素影響，因而其法律價值需要一段時間才會體現。數字化的檔案管理需要實現資源的共享，因而需要制定統一的規范、標準對資源共享問題進行約束和規范，提高檔案信息的安全性。但就目前來看，我國的數字化城建檔案信息管理的相關約束規范還不健全，這在一定程度上對信息資源的交換和共享造成了一定的阻礙。另外，由于城建檔案具有成套性的特點，決定了每套工程檔案中有部分資料的利用率極低，可以說是只有工程不出現大的質量問題，在長長的保管期限內基本上處于休眠狀態，這部分檔案資料從數字化的成本和社會效益來看明顯不匹配，因此從事城建檔案數字化還應該從成本和社會效益兩方面進行考慮。
三、提高數字化在城建檔案管理中作用的舉措
(一)落實檔案前期準備工作
要想強化數字化城建檔案管理的作用，首先應重視檔案的前期規劃準備工作，即將以往使用的紙質材料全部轉化為數字材料，因而工作量較大，且存在一定的信息改變風險。因此，在使用數字化管理城建檔案時，應先了解檔案館的館藏，通過調查分析，實現對檔案的歸檔及數字化的規劃。在進行城建檔案規劃工作時，應嚴格按照相關的規范流程，捋順工作重心，落實檔案前期準備工作，奠定數字化的應用基礎，強化其在城建檔案管理中的重要作用。其次，還應根據數字文檔資源共享的特點制定相關的規范標準，完善規范體系，一般包含：數字化檔案規范管理體系、信息化標準規范體系等等。通過系列標準體系的建立實現對檔案信息的采集、提取、整理以及安全維護，確保其安全完整性。最后，根據各工程項目的實際出發，對查找、利用率高的檔案如：項目前期準備階段及竣工驗收文件、竣工圖紙應及時進行數字化加工，對利用率極低、基本處于休眠狀態的檔案應考慮小部分或完全不進行數字化，以此來控制城建檔案數字化成本。
(二)有效建立數字檔案館
城建數字檔案館對于推動數字化檔案管理進程具有重要意義。檔案信息存在的地方便是檔案館，有效建立檔案館能夠推動數字化在檔案管理中的應用。在城建檔案管理過程中，數字化的應用能夠從一定程度上轉換檔案管理模式，使其由以往的被動管理模式逐漸轉化為主動的信息管理模式。為實現檔案信息合理利用以及資源的共享，城建檔案館的建立具有極其重要的意義。以我國信息化建設要求來看，城建檔案管理部門是較為重要的社會資源外在反映部分，因而應充分利用檔案館的信息共享平臺，為信息資源提供展示場地，全面推動數字化城建檔案管理工作的正常有序開展。
(三)提升相關檔案管理人員素質
受以往檔案管理模式的影響，部分檔案管理人員對數字化檔案管理模式的應用還存在認識上的不足，急需培養新型的檔案管理專業人才。實際人才培養過程中，不僅要注重對檔案管理人員業務素質的培養，還應注重現代化技術應用人才的培養，優化管理隊伍結構，并及時更新領導階層的管理知識，改變其知識結構，從而領導員工做好數字化檔案管理工作。結合信息開發，實現數字化在城建檔案管理中的重要作用。
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城建檔案管理；數字化建設；問題；對策
前言
計算機信息化的發展帶動了數字化的發展，在現如今大數據時代的社會發展過程中，城市檔案建設管理工作也應跟隨時展的潮流向數字化管理方向轉變，近些年來，國家政府部門都在高調提倡檔案管理的重視程度，提倡運用科學的信息化手段來推進我國的城建檔案管理，面對新形勢，城建檔案管理也面臨著自己的機遇和挑戰。
1.我國城建檔案管理數字化建設存在的問題
1.1城建檔案管理數字化建設資金投入不足
檔案數字化建設不僅需要電腦、專業圖紙掃描儀以及其他輔助設備等硬件，而且還需要檔案管理平臺、應用等軟件，但城建檔案數字化建設其資金來源主要來源財政撥款，撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的問題。就現狀而言，國家一二線城市撥款較多，城建檔案數字化建設起步早；三四線城市撥款較少，其城建檔案數字化建設就受到制約。資金不足是影響城建檔案數字化建設的主要因素。
1.2城建檔案管理缺乏專業人才
城建檔案數字化建設需要的是在檔案管理和計算機信息化建設方面有所專長的復合型人才。但是在實際工作中不難發現，現從事城建檔案管理人員專業大部分不是對口，即便有檔案管理工作多年的檔案管理專業人才，往往在信息化方面有有些不足。大部分從業人員是半路出家對城建檔案工作不熟悉，也沒有系統學習城建檔案管理知識，甚至部分地方還存在著兼職現象。
1.3城建檔案數字化建設安全性不高
城建檔案數字化安全性主要體現在兩個方面，一方面是城建檔案數字化過程，因為這一過程中，檔案會在不同人之間進行交接，接觸到檔案的人員較多也十分復雜，對于檔案的安全性、檔案的保密性以及完整性都存在一定的風險；另一方面電子檔案依賴于對網絡、計算機設備，但由于計算機病毒、黑客攻擊等技術原因可能造成系統問題或者重要數據就會丟失，這給電子檔案的安全保管帶來一定的威脅。
2.城建檔案館數字化建設的建議
2.1推進城建檔案信息化的建設與其他平臺接軌形成聯動
目前建設系統內各平臺建設百花齊放，就威海市，目前有市建委的建設工程項目一體化平臺和招投標平臺，市審批中心的聯審聯批平臺，市發改委的企業征信平臺，市規劃綜合管理平臺、市檔案館的智慧城建檔案管理平臺等。城建檔案信息化建設若能將將建設項目從立項到竣工驗收備案過程中所有審批環節所需要的材料，進行整理，去除重復的資料，在城建檔案數字化平臺上，形成一個大的數據庫，各部門審批的證件、證明等都通過各自平臺上傳到這個大數據中，各個部門、科室根據自己實際業務需要，從數據庫中提取數據。這樣不僅可以打破地域和部門間分割，實現了數據資源在不同部門間的共享，保證電子檔案的真實準確；而且還減少企業重復工作，簡化手續事項，方便企業，推動了城建檔案工作取得成效，為機關、企業提供了更好更有效的服務。與此同時，還通過電子政務平臺的發展，推進檔案信息化的發展進程。
2.2做好城建檔案數字化可行方案
城建檔案數字化工作需將大量的檔案轉化成數字文檔，不能一蹴而就。城建檔案數字化建設是一個循序漸進、不懈探索的過程，我們應根據實際情況制，科學設計、合理規劃，不可刻意追求最高、最新的技術，這樣要投入大量的人力、物力、財力，容易造成浪費，城建檔案的信息化的不僅僅是檔案信息的數字化，更重要的是信息化地“管”與信息化地“用”，應選擇成熟、可靠、穩定的技術，充分發揮資金利用效率。
2.3加強城建檔案數字化相關標準的制定
城建檔案信息化工作是一項系統工程，但是相關的法規、標準、政策都相對滯后，有的甚至是空白，嚴重制約著數字化工作的推進。目前，我們應加強標準化建設方面的工作，要對檔案整理著錄標準、掃描數據標準、系統管理標準、數據存儲標準、紙質檔案數字化標準等方面的研究，制定相應的規范、標準。同時要注重同規劃、國土、市政、工程質量監督部門等緊密合作，確保數字檔案在不同部門，但采取高度統一的格式，規范數據標準，實現在不同部門、地區之間進行資源的共享，共同推進城建城建檔案數字化標準的建設。
3結束語
綜上所述，城建檔案數字化建設是一個動態的、系統化的工程，而非一朝一夕就能夠建設全面和完善的，在數字化建設過程中需要加大投入力度，建立專業性的檔案人員隊伍，從標準和要求上嚴格把控自身，同時應強化城建檔案管理部門的規章制度，只有這樣才能夠為建設規范的城建檔案管理數字化建設提供有力支撐。
參考文獻：
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篇5
1 城建檔案管理數字化建設的意義
在對城建檔案進行管理的過程中，普遍采用了數字化的管理方式，但是在此之前，我國基本上采用的都是人工的方式進行管理，相比較兩種管理方式就會很明顯莪對看出，采用數字化的管理方式更有助于檔案的建設，無論是在整理還是在進一步查閱的過程中都顯示出了明顯的優越性。并且隨著社會的進步，人工查找的方式顯然已經不能滿足管理的要求了。必須要對檔案管理的方式進行改革，才能實現現代化的管理。所以數字化管理建設是目前檔案事業的必然之舉。并且在過去的檔案保管中主要是紙質檔案，這種檔案如果經常調閱就會損壞，并且也不能實現資源共享的效果，在這種情況下就需要運用數字化的存儲空間，保證城建檔案無論是在廣度上還是在深度上都不會受到局限，讓信息資料可以得到更加便捷的交換，因此，數字化檔案的建設大大節省了時間，促進工作效率的提高，促進了社會的發展建設，讓城建檔案的價值在這一過程中得到了充分的發揮。但是在數字化建設的過程中，城建檔案是存在一定問題的，這些問題在不同程度上制約了我國檔案事業的發展，筆者對此進行了總結。
2 城建檔案管理數字化建設中存在的問題
從我國現階段的發展建設來看，伴隨著我國科學技術的進一步發展，計算機已經成為工作中必不可少的工具之一，沒有計算機的幫助，就無法高效的進行工作，就城建檔案的管理而言，如果缺少了計算機的支持，那么對今后的長期存取也會造成一定的影響，所以城建檔案的數字化建設的實現是要建立在物質載體的基礎上的，物質載體的性能越好，那么就能得到更長時間的存儲，相反，如果物質載體不能保證長時間的存儲，這樣也就會對相關資料的保存帶來一定的影響。由此可見，物質載體對于信息的存儲具有決定性的作用，要想保證長時間的應用，就要充分考慮物質載體的穩定性，并且保證其使用壽命，這樣才能更加長遠的使用計算機相關設備開展數字化管理的相關工作。
實際上，城建檔案是具有一定特殊性的，這就要求城建檔案必須要具備適當的法律價值，從傳統的管理角度來看，進行檔案管理的信息存儲載體的性質是非信息化的，紙張是一種不容易隨便改變的載體，只要能夠將其保存完好就具備一定的價值，在法律上也擁有相應的效力，但是數字化的檔案就有所不同了，因為數字化檔案并不能保證是原始檔案，即便是原始檔案也是需要一段較長的時間進行驗證的，這就要求對數字檔案進行統一的標準評定，讓其更加具有統一性的特點，在我國現階段的發展過程中，這方面是比較缺乏的，也是今后的工作重點。傳統紙質檔案在存儲的穩定性以及保存時間上都比較理想，并且也具有可靠性的特點，在數字化檔案中則需要更加安全的環境才能實現穩定性的要求，如果技術設備或者存儲載體出現問題數字檔案就無法使用。
3 對做好城建檔案數字化建設的幾點思考
3.1 前期的全面規劃
對于城建檔案數字化建設來說，前期的規劃是一個至關重要的環節，需要將大量的紙質檔案全部轉化成數字文檔，工作量非常巨大。在進行數字化工作時，應對本檔案館的館藏有一定的了解，通過對館藏的徹底調查，根據檔案的類型對檔案進行數字化規劃。在規劃的過程中，工作人員應認真謹慎按照一定的程序突出工作的重點，嚴格按照相關規定做好規劃，為城建檔案數字化建設奠定良好的基礎。
3.2 加強標準規范建設
數字文檔的資源共享，需要根據相關標準和規范進行文檔信息的數字化，所以建設檔城建檔案管理的數字化，需要制定一個完整的規范制度體系。主要包括信息化標準規范體系和數字化檔案管理規范。信息化標準規范體系是指對信息采集和整理，檔案信息的安全保障，數字檔案的格式標準以及網站建立和管理等的指導說明。數字化檔案管理的規范主要是由接收標準和管理細則這兩方面構成。加強標準規范建設為城建檔案數字化建設工作的操作提供合理有效的依據。
3.3 加強信息系統建設
城建檔案的數字化管理主要是依靠計算機網絡，創建出一個檔案信息系統，不僅需要一定的設備，還要有相應的軟件，建立一個獨立的網絡平臺，配合檔案的管理和共享。在這里要注意信息系統的安全性，使用者或者管理者在訪問網站時要進行安全認證和身份認證，以免發生信息被盜或者毀壞等情況的發生，保障信息系統和檔案信息的安全。
3.4 完善資源庫的建設
城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設，這里包括目錄數據，目錄中心，全文數據庫以及多媒體數據庫等的建設。為了提高數字檔案的專業性，可以將工作的重點放在特色資源庫的建設上，將各個專業和類型的檔案信息資料建立專門的數據庫，使數據庫變得更加條理清晰，一目了然，提高數字檔案的實用性，有利于檔案管理工作的順利進行。
3.5 提高檔案的使用效益
城建檔案作為相關城市資料的提供者，除了憑證需要，還有應起到其應有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值，城建檔案數字化應滿足建設部門以及社會對于相關檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務，以實現檔案的最佳使用效益。
4 結束語
城建檔案數字化建設對于城市建設來說有著不可忽視的作用，檔案工作人T應予以高度的重視。在進行檔案數字化管理的過程中，重視檔案信息的安全問題以及其系統的穩定性，完善數據庫的建設，提高數字檔案的使用效益，捉進檔案管理工作的發展，為社會提供更好的信息服務。
參考文獻
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1 城建檔案信息化管理方案
1.1 加快和加強城建檔案管理的數字化建設
數字城建檔案管是城建檔案管理技術、網絡技術、計算機技術以及多媒體技術等多種現代化技術相互結合的產物，同時也是城建檔案管理信息化的一種表現形式，在一定程度上象征著城建檔案事業未來的發展方向。2001年，數字城建檔案管這一概念正式被提出，先后一些列的標準規范也相繼出臺。因而，各個地方理應該加強和加快積累數字城建檔案信息的工作，同時不斷促進數字化檔案信息利用程度的有效提升。而加快和加強城建檔案管理的數字化建設可以從以下兩個方面著手：
第一，城建檔案館應該實事求是，堅持從實際的經濟能力和需要出發，結合全部管藏檔案信息管理信息數字化、珍貴檔案現代數字化、重點選擇某類檔案信息數字化以及高頻率使用檔案數字化等等途徑，將現在擁有的實體檔案資源轉變為數字信息化的形式，實事求是、積極主動地不斷推進城建檔案管館藏檔案的數字化工作。具體要做到兩點：首先要充分而且要積極開展和利用電子檔案接受、利用以及保管的技術方案，制定出規范、合理的電子城建檔案信息管理的方案；其次就是要不斷加強和加快電子文件的歸類、歸檔整理，也就是要加大對電子城建檔案信息的接收、利用管理力度，爭取從源頭上促進城建檔案信息數字化管理問題的解決，借助于電子城建檔案信息管理的絕對優勢將城建檔案轉化為信息，完善利用服務。
第二，城建檔案信息資源數據庫的建立和建設應該借助GIS電腦軟件，建立數據庫，從而將城市地上建筑、地下管線和設施等等相關的各種信息的空間分布特征真實、完整、全面的反映出來，這是源于對城建檔案自身特征的特殊性和差異性的考慮。再就是，根據GIS軟件所建立的數據庫還方便于信息數據的管理、檢索、查詢、進一步提取數據以及數據的進一步加工和輸出。信息資源數據庫的信息主體同時還得包括城建資料的內容信息、城建檔案以及二次信息，而且和建設項目空間位置可以連接組成一個不斷的空間數據庫。背景數據庫作為城市基本比例尺地形圖，有利于在一定程度上確保其和城市以及其它系統用一樣的地理位置定位系統。數據的種類十分廣泛和負責，包括城市建筑、城市規劃、地下綜合管線、市政公用設施、環保、城市園林綠化以及地名等等。
1.2 進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規劃和領導工作
換句話說就是城建檔案信息管理工作還需要工作主管部門的不懈努力，進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規劃和領導，對有關城建檔案基本工作標準、規范貫徹執行，加以落實的信息化予以一定的監督，從而在一定程度上確保城建檔案信息化工作建立于扎實、統一的基礎平臺的上面。此外，工作主管部分還應該不斷建立和健全工作體制的信息化，確定專職的部門來負責和管理信息化建設的協調和組織工作，向組織城建檔案信息化建設的總體目標進軍，完善城建檔案信息的生成、傳播以及利用等等服務工作。
1.3 加快和加強城建檔案信息的網絡化建設
伴隨著《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》的頒布，各地城建檔案網站也進入了不斷建設和完善的狀態，為社會各界提供了越來越多的城建檔案信息資料，因而幫助他們解決了不少實際難題，而城建檔案資源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和開闊。現階段，為了進一步加強和促進城建檔案信息的網絡化建設，還應該將其逐步納入政府電子政務建設的整體框架體系中，力求和電子政務建設同步，加快公文、城建檔案管理的一體化和標準規范化。再就是要充分發揮電子政務平臺的作用，促進城建檔案信息網上查詢服務的積極開展以及城建檔案利用服務質量和利用效率的全面提高，從而做大限度地滿足社會各界對其的利用需求。具體做法有以下三點：第一，要積極爭取相關方面來加大對其經費上的投入，促進城建檔案館信息化基礎設施的建設能夠和政府政務網同步，實現一體化，進一步推動其信息管理化建設的跨越式前進、發展；第二，不斷建設和完善城建檔案信息網，熟悉社會需求、分析新趨勢、研究新課題、開放新動態，迅速將經過整合后的信息在網上予以，實現資源的共享，從而促進城建檔案信息網絡化建設的穩定化前進；第三就是要主動學習和借鑒其它的有關檔案館信息化管理的經驗，將城建檔案信息化建設事項提到議事日程中來，尤其是重視城建檔案信息化管理的建設和政府電子政務建設的統一、同步協調向前發展，從而促進自身的進步。
2 總結
總的來說，為了促進信息管理服務功能的早日實現，響應城市建設發展的現實需求，應該而且必須要進一步加強和加快城建檔案信息化管理建設的速度，以確保城建檔案現代化、信息化、科學化、規范化目標的進一步實現。
參考文獻
[1]鄧紅.城建檔案信息化給力幸福檔案——談規劃管理檔案信息化在城市規劃管理工作中的作用[J].廣東檔案.2011(03)
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一、城建檔案的必典性
城建檔案作為城市規劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等的各個專業部門。開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段.作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數字化時代的飛速發展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中.通過管理內容數字化，新的管理模式采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現城建檔案資源的合理配里、最大開發利用，實現對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環節，也大大方便了網上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。
二、城建檔案信息化的環節
檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作，逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題:
1.是電子檔案的法律憑證問題
電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。
2.是數字化檔案信息資源的長期存取問題
數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
3.是統一數字化標準格式問題
檔案信息共享的前提是標準化與規范化，它包括檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數字化的進程。
三、數字化檔案具備的功能
數字檔案館與傳統愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化:館藏檔案數字化、檔案管理現代化、資源利用共享化、信息傳遞網絡化和數據結構連接化。
1.館藏檔案數字化:通過運用計算機技術與多媒體技術將各類傳統介質的檔案資料進行處理并轉化為數字信息，使所有館藏信息都以數字化的形式儲存，這是檔案館數字化建設的核心.
2.檔案管理現代化:數字化檔案館不僅包含了傳統檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現代化、建立檔案數據庫等，這是實現檔案館數字化建設的基礎.
3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網絡，用戶可以方便地利用信息資源，實現檔案利用的信息資源共享。
4.信息傳遞網絡化:數字檔案館的服務通過以網絡為主的信息基礎設施，實現標準規范的信息傳遞.
5.數據結構連接化:通過統一規劃的，標準的，規范化的數據結構，各部門之間可以方便地進行數據交換和數據轉換。
四、.數字城建檔案的安全閱.
如何保障數字城建檔案館信息安全決定著能否全面實施檔案的網絡服務，可采用包括操作系統及數據庫安全技術、網絡安全技術、信息加密與身份認證技術、防病毒技術等在內的多種安全技術。1.采用高安全性能的操作系統和數據庫系統，采用高安全性能的操作系統和數據庫系統。(2)綜合使用多種網絡安全技術與產品，實現對網絡的安全保護。(3)采用信息加密技術與身份認證技術。(4)采用最新的防病毒產品，建立病毒檢測制度.（5)加強各應用系統的安全管理，統一管理、分工負責、及時維護，確保系統穩定、安全運行及高效服務。加強對用戶的管理包括加強對用戶權限的管理即加強對用戶的監督、審計、跟蹤，同時控制上網信息范圍。(6)加強計算機網絡設備、設施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環境事故。
五、結論
建設數字化檔案館是檔案信息化發展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發展的方向，數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作并有待于在實踐中不斷發展和完善，在開發和應用過程中應該堅持統籌規劃，量力而行、循序漸進、使用有效、安全保密的原則，用信息化建設思想統攬全局，實現檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。
參考文獻:
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檔案數字化，就是把紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數字信息，以實現不同載體形式檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。檔案數字化工程目前主要是紙質檔案數字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數字信息，從而實現利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內容。
1.1檔案目錄的數字化
（1）檔案的目錄統一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內容。
（2）卷內目錄填寫規范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內時間取文件最后形成時間。
1.2實體檔案的圖文信息數字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數字化采集，從而實現圖文信息的計算機存儲、調閱、分析。
1.3日常檔案管理業務的數字化
將檔案的業務指導內容，審核意見，審核結果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數字化。
2實施過程是紙質檔案數字化工程的核心（圖1）
（1）設立專用的檔案儲藏室，定做專業的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數字化存檔。紙質檔案數字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數據掛接數據驗收數據備份。在整個流程中要注意幾個關鍵點。
以作者所在項目為例，相關建設合同簽訂了123份，每份合同都根據紙質版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數字化工程籌備階段就對紙質檔案數字化工程各步驟的具體細節多次進行預演推敲；就各操作環節中容易出現問題的節點建立了工作流程、管理制度、技術標準；在實際工作中嚴格按工作流程規則操作，按技術標準驗收。認真填寫紙質檔案數字化轉換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關。
（2）掃描、編輯處理及存儲。數字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應參數，掃描過程中及時調整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質量最關鍵的技術部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。
3數據的存儲與安全是實現數字化的最終保障
當今任何一種計算機的存儲技術都還不能實現100%的可靠性，在檔案數字化應用中可能會遇到突發性的災害，因人為過失、計算機故障、存儲介質損壞等各種原因，基礎數據都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎數據要采取多介質、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數據備份制度，定期對基礎數據進行及時地備份。對備份數據同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎數據的高度安全性。
4王村新城檔案數字化管理取得的成效
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（二）城市建設檔案管理現代化。
城市建設檔案的數字化管理不僅涵蓋了一切傳統檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲以及計算機輔助管理檔案業務工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實現辦公自動化、檔案自動化標引、安全保護技術現代化、檔案數據庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設檔案工作有效利用數字化管理的另一個基本點。
（三）檔案資源的利用共享化。
當下，城市建設的步伐越來越快，各種城市建設檔案資料依然以紙質文字的形式存在于城市建設檔案的信息空間當中。為改變這一傳統的方式，以實現資源共享，數字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設檔案館充分利用信息網絡，直接將資料信息傳遞給每一個用戶，從而實現城市建設檔案資源的利用共享化，完成城市建設檔案為社會服務的根本目的。
二、實現城市建設檔案數字化管理的組織保障
（一）建立集中的城市建設檔案管理模式。
我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設檔案管理也一樣。城市建設檔案的分散管理模式具體是指檔案館內各個不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設檔案館對檔案實行集中管理，具體體現在兩個方面：一方面，對館內的所有城市建設檔案進行集中管理或相對集中管理。另一方面，統一建立城市建設檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設檔案集中管理模式的優勢在于：對檔案管理進行整體規劃，避免在對新型檔案或跨類別檔案的管理上出現交叉、空白，能促進統一檔案發展規劃的形成，同時對城市建設檔案的利用和安全也更有利。城市建設檔案數字化管理不僅涵蓋了館內所有的檔案類別，還需要數字信息技術的支持，更離不開其他專業部門的配合——它不是一個專業、一個部門就能獨立完成的。在集中管理模式下，城市建設檔案數字化管理能得到更有效、更全面的組織和實施，且能構建統一的檔案信息資源利用平臺，以順利開展城市建設檔案服務工作。
（二）檔案館領導要給予足夠的重視，并提供支持。
城市建設檔案數字化管理的實現涉及到各方面的工作，不管是部門協調、人員組織，還是業務推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數字化管理，得到領導足夠的重視和支持是最重要的前提。從實踐結果來看，我國大多數檔案館的數字化管理進程較慢的主要原因是得不到必要的技術支持、資金支持等。因此，檔案館領導應積極將城市建設檔案數字化管理提上工作日程，如針對檔案工作時間節點緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數量的短期外協工，專門協助檔案館工作人員完成數字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設檔案數字化管理按期順利實現。
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(二)基礎條件限制,對城建檔案數字化水平和質量產生根本的影響
城建檔案數字化工作是一項復雜的系統工程,需要一定的基礎條件作為保證,如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位幵展城建檔案數字化工作基礎條件的限制,城建檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數字化標準和規范有待細化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業的法律法規及標準規范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關檔案數字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質檔案數字化技術規范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數字化技術規范》是直接針對檔案數字化工作的。這兩個標準都屬于行業標準,對檔案數字化工作提出了原則性規定,具有一定的指導意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規范。比如有關城建檔案數字化工作實施的細則、有關城建檔案數字化的流程及工作要點和質量管理辦法等。以便強化數字化工作中的技術要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數字化工作質量的控制。
(四)城建檔案數字化人員素質有待提高
在城建檔案數字化建設中需要各類專業人員的參與,人員素質的高低直接影響著城建檔案數字化的質量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數字化加工人員的素質對城建檔案數字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數字化的質量城建檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網絡安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數字化加工過程中,很多環節都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統中和網絡環境下進行,這就涉及到計算機及網絡安全問題。包括:系統的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。
二、城建檔案數字化質量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數字化的基礎條件城建檔案數字化離不幵相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障,城建檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據國家制定的相關法律法規,積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領導部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關城建檔案工作的法律法規。例如《重大建設項目城建檔案驗收辦法》中規定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業標準科學技術研究課題城建檔案管理規范》規定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務。城建檔案部門負責對建檔工作進行監督、指導”。這些要求使得各級領導對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數字化建設前期調研與組織規劃
1.開展館藏城建檔案情況調研
館藏城建檔案信息調查是開展城建檔案數字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調研。進行城建檔案數字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的城建檔案信息服務。
2.正確選擇數字化軟件選擇
城建檔案數字化管理軟件是城建檔案數字化工作的一項重要環節。也是城建檔案數字化建設之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務的基礎。因此,應當根據單位或部門對城建檔案數字化所需要達到的目標,結合各個城建檔案管理軟件開發部門開發的城建檔案管理軟件的技術特性正確選擇。一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數字化管理的最新技術。適合于今后對城建檔案數據資源的遷移和通過網絡進行交換。另外,還應考慮到城建檔案管理部門的規模。在選擇城建檔案管理系統時就應當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數字化加工范圍
城建檔案數字化建設工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數字化加工的范圍。《中華人民共和國行業標準紙質城建檔案數字化技術規范》對城建檔案數字化對象的確定原則是“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質城建檔案文獻才能進行數字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數字化加工的范圍制定合理的城建檔案數字化加工方案城建檔案數字化加工工作開展之前應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求;以及達到要求應采取的措施。加工流程的制定應當根據前期調研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數字化加工的方式、設備和人員等情況制定。
4.依據國家制定的標準
結合實際設定相應加工標準和參數依據國家制定的標準,結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數,建立規章制度是城建檔案數字化質量控制的又一關鍵。目前,國家制定的檔案數字化標準有《紙質檔案數字化技術規范》和《縮微膠片檔案數字化技術規范》。在實際工作中應以國家標準為依據,制定符合本單位實際的城建檔案數字化具體標準和規范以及相應參數。標準和參數的設定應充分考慮到本單位工作情況、數字化管理軟件的功能等。但是,現在的計算機技術已經有了巨大發展,計算機存儲容量發展到T時代;用戶對數字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數的設置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應當根據城建檔案部門城建檔案數字化基礎條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數做適當調整。以滿足管理和利用需求為基礎。
5.加強城建檔案從業人員的培訓
提高業務素質城建檔案數字化工作中人員素質的高低直接影響數字化建設的質量。為保證數字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業人員進行一定的培訓。參與城建檔案數字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎的城建檔案管理人員的培訓,主要是加強應用新技術設備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業道德和責任心的教育。城建檔案數字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數據庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關城建檔案管理的基本知識,以及數字化加工過程中相關參數和要求控制方法等。使他們能夠依據制定好的數字化加工標準和參數開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強城建檔案數字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數字化加工過程中應重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數字化加工工作的重要環節。應從管理和技術兩方面采取措施。首先,加強規章制度的建設。其次,采取措施從技術手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數字化系統服務器和客戶端計算機與外網實現物理隔絕。防止網絡入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數據庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數字化加工人員。要求參與城建檔案數字化工作的人員具有責任心和較強業務素質。對數字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。
(三)做好城建檔案數字化轉換的前期整理工作
城建檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復和城建檔案規范化。城建檔案鑒定主要是依據以確定的城建檔案數字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數字化加工的對象。
(四)加強城建檔案數字化各環節的登記制度
城建檔案數字化工作環節較多,每一環節的質量都對下一環節和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環節工作質量。在加丁.的各環節都應該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結束后填寫《紙質城建檔案數字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。在城建檔案掃描工作結束后應填寫《紙質城建檔案數字化轉換過程交接登記表》,登記掃描的頁數,使實際掃描頁數與城建檔案整理時填寫的文件頁數一致。
(五)加強各個環節檢查、監督、驗收及評估
城建檔案數字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環節進行檢查、監督、驗收及評估。這是城建檔案數字化質量控制的重要環節,也是保證城建檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監督可以保證城建檔案數字化工作的各個環節能夠按照預先設定的技術要求正常進行,對出現的問題能夠及時發現并通過調整各項參數等方式加以解決。驗收包括各環節的驗收和總體驗收。各環節的驗收保證了交往下一環節的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數字化過程中,城建檔案的掃描質量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統載體轉化為數字載體的過程中,應注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數字化工作簡單化、形式化。城建檔案數字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數字化中如果僅是將這些信息轉化到數據庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現出數字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優勢。城建檔案數字化應充分體現計算機數字庫管理系統對信息管理所帶來的優勢。城建檔案數據庫管理系統通過元數據對城建檔案信息進行描述。可以表現城建檔案文件的來源機構的層次關系,也可以通過主題標引實現城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數字化加工中應該加強對城建檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
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Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
“十二五”期間，檔案數字化建設已經被提到了議事日程，如何最大化實現城建檔案的價值，快速提供城建檔案信息，是我們思考的問題。
城建檔案數字化發展的重要性
城建檔案數字化發展是時展的需要，隨著城市的不斷擴張 ，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統的檔案保存方式，而必須創新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質檔案居多。隨著城市建設發展，各地城建檔案館每年歸檔的數量與日俱增，使很多城建檔案庫房陷入了緊缺的困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。紙質檔案在查閱時易損壞，特別是年代久遠的紙質檔案，紙張易發黃變碎，若發生火災或水災等，檔案將會遭到滅頂之災。城建檔案系統開發的不完整，在深度和廣度上有一定的局限，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內部進行，不能實現遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。
城建檔案數字化建設，能有效地使紙質檔案轉化為數字檔案信息，存儲于服務器上，可使檔案資料在發生天災人禍時不致于遭到毀滅性的破壞；其次，能改善檔案的利用方式，可實現異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件，是傳統檔案管理走向數字化管理的必由之路。
城建檔案數字化建設中存在的矛盾和問題
（一）面對當前的形勢，城建檔案管理任務重，人員少，工作標準要求高。
檔案管理人員年齡結構老化，具有建筑和計算機數字化的專業人員又不愿意到城建檔案館工作，現有職工老齡化程度高。在接受新事物上，頭腦反應慢，知識不易掌握。其中最重要的薄弱環節就是從事城建檔案工作的人員，因沒有系統地學習過城建檔案工作管理知識，或半路出家，對城建檔案工作不熟悉，隨著科學技術發展，計算機數字化網絡管理進入了城建檔案管理領域，原來從事檔案工作多年的專業人才已不適應新的環境和要求了，這些情況嚴重影響了城建檔案事業的發展。
（二）城建檔案數字化發展趨勢認識不明確。
建設領域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數字化發展趨勢了解認識不到位，對城建檔案數字化不重視，在城建檔案數字化設備配置上，資金投入不足，存在著重建設，輕檔案的思想還比較嚴重，只注重工程施工技術，施工工期和工程質量等方面的問題。卻對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視程度不夠，沒有建立一套規范的管理機制，來保障建設檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套，不完整，對檔案數字化轉換，在一定程度上受到了影響和制約。
三、城建檔案數字化發展
（一）城建檔案數字化建設需政府支持，領導重視，把好城建檔案接收關。
城建檔案的科學歸檔是實現城建檔案數字化發展的基礎，開展城建檔案的接收和征集工作，豐富和優化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結構，進一步加大對重點工程，城市基礎設施，城市地下管線等工程檔案的收集力度。加大硬件投入，積極爭取與城建檔案事業發展需要的計算機、掃描儀、數碼設備、保溫、除濕、防火、防盜等現代設備配置，為城建檔案數字化發展打下堅實基礎。
篇12
一、概述城建檔案數字化工作
對于我國傳統上的城建檔案數字化工作來說，無論是從體制上，還是從管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，傳統的城建檔案數字化工作無法在較短的時間內收集檔案所需的大量資料，因而造成城建檔案數字化效率的落后。其二，傳統的城建檔案數字化工作沒有適應當今形勢變化的管理方式，并且，傳統的城建檔案數字化工作的服務方式僅僅立足于工作的表面，這對于城建檔案數字化工作的效率來說，無疑是起到很大的影響。在另一個方面，傳統的城建檔案數字化工作的服務范圍也是極其狹窄的，原因就在于它僅僅從工作的本身出發，而某些城建檔案數字化工作還要求在城建檔案數字化工作中加入當地的經濟以及社會發展的因素。并且，隨著計算機以及網絡技術的發展，逐漸出現了采用多媒體文件來進行城建檔案數字化的模式，多媒體文件主要指得是一種電子文件，這種電子文件通過將聲音、圖片、文字等資源進行有效的整合，能夠對于檔案實現長期的保存。有效的多媒體文件還能夠對于當時歷史活動發生的場景進行詳細的記錄，甚至再現聲音以及圖像效果，因此，也就在某種程度上成為一種有效的歷史記錄的模式。城建檔案數字化工作只有在這樣的工作模式之下，才能夠最大限度地適應社會的發展，加強新形勢對于城建檔案數字化工作的需要。傳統上的城建檔案管理往往具有這樣的特點，那就是檔案的建設一旦完成，城建檔案管理人員便不再對于檔案的維護負責，只有在檔案出現嚴重的安全隱患或者是質量問題時，才會由城建檔案管理人員重新對于檔案進行改造。然而用于城建檔案管理的檔案與城建工作的實際進行是分不開的，由于這個特點，就很有可能造成城建檔案管理人員在進行檔案的建設時，不注意對于施工標準的實施，或者是隨意制定施工的規范，甚至于出現編造檔案的情況。由于此類的原因，就造成檔案難以收集。并且即使是檔案人員找到了與建筑物的關系有著緊密聯系的檔案，對于檔案的歸檔也是一個難題，因為檔案歸檔所需要的環節相當復雜，一個城建檔案的項目即使能夠在最短的時間內歸檔，也需要至少半年的時間。至于檔案的建設上來說，其經歷的周期便更長。我國許多城建檔案的建設項目從施工的準備直至檔案的竣工，往往需要一年甚至是更長的時間。城建的立項不能依靠建設單位自己來完成，而是需要建設項目所在地的政府來提供保證，只有得到當地政府的批準之后，被列入投資的計劃，之后還需要當地的政府下發相應的證件即投資許可證之后，才能夠在政府的支持下投入檔案的建設，不僅如此，只有建設單位的建設項目與當地的消防標準相符合，才能夠開始檔案的建設。一個高效的城建檔案數字化工作的模式不僅僅能夠形成一種良好的工作環境以及工作的氛圍，還能夠在一定程度上提升單位對于人員的管理工作，進一步提升城建檔案數字化工作對于社會的價值，從而使城建檔案數字化工作獲得應有的發展，并且使其服務于社會，服務于人民。
二、城建檔案數字化過程中質量控制的重要性
城建檔案數字化只有實現一定的科學規范性，才能夠為社會以及經濟的發展作出貢獻。從形勢的需要上來說，城建檔案數字化工作的重要性主要體現在以下幾個方面：
(一)有助于提升管理人員的工作熱情。
做好城建檔案數字化工作不僅僅是形勢的需要，同時也是城建工作的需要，通過完善城建檔案數字化工作的體系，能夠加強城建檔案數字化工作的水平，并且改善傳統城建檔案數字化工作存在的問題，開創城建工作對于城建檔案數字化的新局面。并且，最為重要的是，提升城建檔案數字化工作的水平，能夠在極大程度上提升城建檔案數字化工作的層次，培養工作人員對于城建檔案數字化工作的熱情，促進城建檔案數字化工作向著科學化、規范化的方向發展，進而使城建檔案數字化工作實現長期的科學持續地發展。
（二）有助于衡量單位的業績以及管理水平。
城建檔案數字化工作的有效性直接決定城建檔案數字化工作的發展水平，并且還反映了這個城建工作的管理水平的高低。一個單位的檔案不僅僅記錄著這個單位的有效成果，而且還在一定程度上反映了這個城建工作在歷史上的重大的決策。有助于管理人員對于城建工作的經營戰略進行系統性的分析，有助于協助城建工作制定科學的發展戰略。并且，科學的城建檔案數字化的方法還可以培養城建工作人員進行科學分析的水平，使分析人員看到城建工作的發展中存在的不足以及優勢。從而進行針對性的分析。對于我國的城建工作來說，要想做好城建檔案數字化工作，需要城建工作的管理人員從根本上改變傳統城建檔案數字化的觀念，從新時代的特點出發，大膽地對新的城建檔案數字化方案進行探索。只有這樣，才能夠對于城建工作的整體的發展方向以及城建工作的經營戰略進行精確的分析，幫助城建工作在一定的時間范圍內，實現城建工作內資源的有效合理的配置。這對于城建工作的未來的發展上來說，是尤為重要的。通過制定新的城建檔案數字化的方案，可以在更深的范圍內實現對于城建工作的管理效率，提升城建工作的發展空間。
（三）有利于經濟社會又好又快發展。
城建檔案數字化實際上就是對于歷史活動的一種記錄，通過對于這種記錄進行分析，可以對于檔案中的資料進行合理有效地分析，這種分析方法實際上就是一種對于檔案的基礎性的工作。通常在這種歷史資料的記錄，經常會體現對于經濟活動的規律，甚至是體現社會的發展方向。因此，從這個意義上來說，檔案是在經濟社會活動中一項不可多得的資源。加強城建檔案數字化工作在當前的時代中有很強的時代意義。加強城建檔案數字化工作有助于在全社會形成一種信息資源的貢獻氛圍。檔案工作人員不僅可以通過對于檔案的收集以及保管，還可以利用一定的檢索工具對于檔案進行檢索，并且實現對于參考資料的有效的利用以及整理。因此有助于經濟以及社會的發展。
（四）有助于完善城建檔案管理的管理制度。
首先，建設單位需要從城建檔案管理的資料上入手，從城市建設的立項以及施工，直至最后竣工的整個過程入手，確立城市建設城建檔案管理資料的收集范圍，以保證城建檔案資料具有一定的準確性。
（五）有助于制定清晰的歸檔方案。
在城市建設的項目完成之后，需要施工單位根據施工的標準來制定城市建設的竣工文件，在制定完竣工文件之后，還需要城市建設的審核部門對于文件進行審核，審核的主要內容為城市建設的測量文件，以及城市建設的施工標準，城市建設的質量認定等等。另外，還需要審核人員對于城市建設中出現的質量問題進行把關，保證竣工文件的準確性以及清晰性。
三、結束語
綜上所述，通過對于城建檔案數字化工作的現狀以及城建檔案數字化重要性進行深入的探討，不僅可以提升城建檔案數字化人員的工作熱情，促進城建檔案數字化工作發展，還可以在一定的范圍內實現城建檔案數字化工作水平的提高。提升城建檔案數字化工作的效率，不僅能夠衡量單位的發展水平，還可以利用合理的檔案對于城市的發展方向進行預測。
【參考文獻】
[1]韓玉梅.中外進館前的文件、檔案管理比較研究[J].檔案學通訊,2014（05）.
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1城建檔案數字化的必要性及意義
1.1檔案數字化是發展的必然趨勢
傳統的檔案管理方式為紙質化的管理，無論是賬目、目錄等管理都需要建立一定的紙質化檔案，在信息的傳播、利用效率上都較為低下。信息技術的發展為檔案的管理方式帶來了革新，從而突破了紙質化的限制[1]。數字化的管理方式使得計算機技術、信息技術、存儲技術等都能夠有效的應用到檔案管理的過程中，將海量的信息通過數字化的方式存儲在計算機中，通過網絡平臺的建立來實現信息資源的共享。利用計算機技術還能夠建立一個完善的信息數據庫，實現信息的實時調用。
1.2城建檔案數字化是社會經濟發展及城市規劃建設管理工作的需要
城建檔案是在城市建設的過程中產生的，其中包含著大量的城建信息資源，能夠為今后的建設提供良好的依據和參考數據。在城市建設規模不斷擴大的今天，城建信息的容量也不斷的增大，因此實現城建檔案的數字化管理是一項亟待解決的任務。城建檔案的數字化可以實現對城建信息的整合利用，充分發揮城建檔案的作用與功能，使其真正服務于城市建設和社會發展。
1.3城建檔案數字化是提高城建檔案工作效率的有效途徑
城建檔案的數字化管理有效的解決了城建檔案紙質化管理中存在的一些問題和缺陷，從而有效的提高了城建檔案管理的效率和質量。數字化的管理方式能夠極大的減少對紙質原件的調閱頻率，能夠較好的保護檔案原件，同時也使得檔案調閱的效率得到了顯著的提升。城建檔案的數字化管理實現了文件的實時瀏覽和管理，并使得檔案的調閱突破了空間上的限制，使得檔案的使用更加的方便，更好的發揮了城建檔案的作用。
2城建檔案數字化工作策略和質量控制
城建檔案的數字化是一項復雜且難度較大的工作，在這一過程中涉及到了檔案的收集、數字化技術的應用、管理標準的制定、質量控制、信息分類整合等環節。因此，在數字化管理的過程中，工作人員必須根據檔案管理的要求，做好數字化技術的學習，確保檔案的安全和數字化的質量得到保障。
2.1城建檔案數字化工作將安全放首位
城建檔案的規模十分龐大，因此其數字化的過程也是漫長而艱巨的。在這一過程中，檔案會經歷頻繁的調動，接觸到檔案的人員也十分復雜。在這些過程中，必須將檔案的安全性作為首要考慮的因素，相關工作人員加強安全意識，制定嚴格的檔案保密制度，合理應用數字化的手段，確保檔案的安全性、完整性。
2.2城建檔案數字化內容的選擇
城建檔案中包含著城市建設各個方面的內容，信息含量龐大，每一種檔案的管理都有其自身的特點。城建檔案的數字化應當遵循循序漸進的原則，不應一蹴而就，而應當按照程序有計劃的進行。首先應當數字化標準的制定和完善，確定進行數字化管理的內容，將信息含量較大，管理難度較高的檔案首先進行數字化的管理。城市規劃建設檔案是城建檔案中的核心內容，是城市規劃建設的重要參考，對人們生活的各個方面有著極大的影響作用，因此在城建檔案的數字化過程中應當優先進行。
2.3檔案的現代化標準化管理是保證檔案數字化質量的前提
城建檔案的數字化過程中，掃描技術是核心的技術之一，但城建檔案的數字化并不等同于將紙質檔案進行掃描。城建檔案的數字化是一個系統化的管理過程。要實現良好的管理效果，管理部門應當建立一個完善、科學的檔案管理體系，對檔案進行標準化和規范化的管理、整理。城建檔案的數字化是建立在對檔案的合理分類基礎上的，這也是整個數字化的過程中工作量最大的環節[2]。只有對檔案進行規范合理的整理才能提高數字化的效率和質量。
2.4檔案數字化加工方式的選擇
城建檔案數字化的根本目的是更好的實現對檔案的使用，因此檔案信息資源的加工和整合是數字化過程中的關鍵環節。在這一過程中涉及到了海量信息的輸入和掃描，工作量十分的龐大。一些檔案館會采用內包的方式來提高對檔案加工的效率，另一些檔案館則采用了購買服務的方式，將檔案加工的任務進行外包。這兩種都有各自的優點和缺陷。例如，內包的形式能夠較好的保障檔案的安全性和保密性，而且由于內部管理人員對檔案和管理流程較為熟悉，在數字化的過程中可控性較高。其缺點是檔案館內部的管理人員有限，采用內包的方式需要投入大量的人力物力，管理成本較高。外包的方式在管理效率上較高，但由于外部管理人員素質參差不齊，檔案的管理過程可控性較差。為了確保管理過程中檔案的安全性，在實行外包的管理方式時，應當加強對管理人員的監管，從各個方面實現質量的控制。在招標投標的過程中，首先要選擇信譽較高的外包商。其次，在工作過程中應當制定嚴格的管理標準，并嚴格按照標準來執行[3]。加強對檔案加工過程的規范和檢查，及時發現工作過程中存在的問題，并及時解決。為了提高監管質量，還可以采用第三方監理的管理模式，從整體上確保檔案管理的質量。
3結束語
總而言之，隨著科技的發展和時代的進步，城建檔案的管理質量將得到進一步的提升，而在這一過程中，城建檔案的數字化是不可或缺的關鍵步驟，同時也是發展的必然趨勢和要求。
參考文獻：
[1]黃亞銘.城建檔案數字化外包的實踐與思考[J].浙江檔案,2013,(12):24－25.
