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篇1
一、中職學校特色檔案的內涵與實質
表面的理解，“特色”就是指事物具有獨特的色彩、風格、內容及其特征、特性、內涵等。就檔案工作而言，主要是指與本單位工作有關的、具有一定的內容特征的檔案集合。對不同的單位，其特色檔案的內容與形式會有許多不同的情況，每個單位都會有各自的工作特色。
檔案工作及檔案材料要有特色，可用“人無我有、人有我優、人優我特”的形式來表現。以武漢航道學校特色檔案建設為例，學校的建設與發展、創建湖北省重點學校、申辦全國航道職工教育培訓中心、全國職工教育培訓優秀示范點，申辦航海教育培訓資質，走職工培訓教育為主，學歷教育為輔，航道職工培訓與海船船員培訓相結合的發展之路，為學校的特色檔案管理提供了重要源泉和活力。為適應學校各項工作的需要，檔案部門在檔案的收集內容、管理方式、信息的開發、利用服務、文件匯編等方面都反映出與其它航道單位的不同。檔案工作圍繞學校教學、培訓等工作，開展了特色檔案的建設和管理。以學校的建設發展為核心，按照“整理—開發—利用”三個層面，在做好學校檔案工作日常管理的基礎上，提煉、完善亮點材料，整合檔案特色資源，為學校各項工作的順利開展服務，力爭特色檔案建設與學校建設協調一致，促進學校可持續發展。
二、中職學校特色檔案工作的建設、利用和管理
中職學校的特色檔案建設，可結合本單位的情況，圍繞學校重點工作，檔案部門根據自已的人、財、物等條件有選擇性地從以下幾點進行。
2.1 特色檔案材料的收集整理
針對反映學校亮點材料開展收集整理工作，彰顯檔案特色。特色檔案的內容可結合學校的教學、科研及管理工作，凡是在歸檔材料中能反映學校亮點和成果的，其它航道系統內單位不具備的，學校獨自特有的內容，都可以作為特色檔案來進行收集整理。航道學校現將以下內容檔案材料納入特色檔案收集范圍：
1.反映學生各種職業技能和水平考試的文件材料，如各工種職業鑒定考審批材料，海船船員培訓證書申報材料及成績等各種職業技能考試達到一定水平的材料。
2.反映歷屆學生錄取、學籍、畢業及就業信息的文件材料
3.學校重要資產證書材料（如房產證、土地證、車輛使用相關證照等）。
4.教師公開出版的專著、教材，以及為適應教學需要組織編寫的內部培訓資料。
5.反映學校師資力量的各類教師資格證書復印件。
6.反映學校辦學資質的文件材料。
7.學校及教師在教學、科研、管理工作中獲省部級以上獎勵證書、獎牌實物檔案等。
8.學校教學科研活動中產生的影音資料。
9.學校完成的科研課題。
以上文件材料反映了一個學校的管理水平、師資隊伍建設、教學科研水平、教學質量、學生的素質培養，教師的專業技能等各方面。
如：歷屆學生學籍信息。在2009年學校申報湖北省檔案目標管理AA級時，有一位評審組的專家上世紀80年代曾在校進行過為期三個月的短期培訓，在對學籍檔案進行抽查的時候，看到自己當年的學籍卡，整個專家組對學校檔案的完整性有了高度的評價，對學校檔案管理工作通過AA級評審起到了很好的推動作用。檔案部門在歷屆學生錄取、學籍、畢業及就業信息的基礎上編制了《航校學子名冊》，還收集了大量畢業后在各領域從事各種職業的成功畢業生信息，在學校二十年、三十校慶活動中，將歷屆學生畢業照與畢業多年后的工作照制成展板，成為校慶活動中的一大亮點。
2.2 特色檔案材料的編研開發
檔案管理的根本就是利用，檔案人員不能只重管理，而是應該管理與利用并重，沒有利用價值的檔案，就沒有任何意義。而檔案人員最重要的工作就是從庫存檔案的大海中，提煉出發光的珍珠，讓廣大利用者都能得到想要的，甚至是出乎他們意料之外的珍貴寶藏，而不是讓利用者們親自在一堆堆的檔案中去尋找。這個提煉的過程就是檔案的編研開發。
多年來檔案部門的編研成果，通常以紅頭文件匯編的數量來衡量，編研的內容形式單一，大多是各類文件的匯集。現在隨著計算機技術的普及，只要采用了檔案計算機管理系統管理檔案，查找一份紅頭文件已是非常容易的事，利用檔案計算機管理軟件的查找功能，編輯各種專題文件目錄匯編，只要不嫌紙張浪費，要多少就可打印多少。各種紅頭文件不論是本單位的發文，還是上級機關的來文，在“OA”辦公系統都可找到，紅頭文件匯編已不是難事。而開展學校亮點材料的匯編和編輯，匯編文件的內容具有學校工作的特點、特色，對學校具有特定的參考價值和使用價值，這才是學校特色檔案內容的一部份。
檔案部門要在做好日常檔案工作的基礎上，從各部門移交的歸檔材料中，發現和挖掘一些能反映學校亮點工作和特色工作的文件。對收集可用的材料，確定主題，分類編目、分層提煉、適當增加簡單文字說明、配有相應的原始檔案素材。
特色材料文件匯編不是單純的文件匯集，它是一種成果的提煉和加工，匯編內容要有層次性、有條理性的，即有文字說明、又有數據匯總表，同時還有一定檔案原始資料支撐，它是檔案編纂內容的一部份。
2011年，長江航道局開展《當代長江航道發展史》編纂工作，到學校進行調研，學校檔案部門提供了以文字、圖表、聲像為主的大量反映學校辦學歷程的史料，調研專家組對學校二十年、三十年校慶專題集表現出了濃厚的興趣，這兩本專題集正是在廣泛收集相關檔案史料的基礎上對學校建設的曲折經歷，學校發展的堅苦歷程，學校辦學的豐碩成果等方面進行了全面而詳實的闡述，相信在不久的將來，能在《當代長江航道發展史》（正在編寫）相關章節中尋找到學校特色檔案發揮的作用。
2.3 特色檔案材料的利用服務
檔案的生命是利用，如何提供利用，服務學校中心工作，是一個值得探討的課題，首先是要改變觀念，變被動服務為主動服務，尤其是特色檔案的利用服務。
傳統的紙質檔案利用模式在這個辦公高度現代化的時代已經逐漸被弱化，人們會更多地借助網絡、現代化辦公平臺等途徑獲取信息，普通公文自助式查詢隨著辦公數字化程度的提高越來越成為可能。檔案人員已經從以前的紙質目錄中抬起了頭，從一排排檔案箱柜中直起了腰，從簡單的手工作業中解脫出來了，檔案人員有更充裕的時間，更精良的設備，更先進的技術，提高檔案利用服務的廣度和深度。特色檔案利用服務，正是檔案人員可以施展才華的大好天地。因為特色檔案是特別的、不具備共性特征的檔案，其利用潛能不可估量。檔案人員在管理好、開發好特色檔案的同時，也要有主動宣傳主動服務的工作理念。
古語云：“酒香不怕巷子深”，其實不然，檔案部門將特色檔案整理得再規范，編研開發得再深入，如果缺乏宣傳和服務意識，可以說整理和編研都是做的無用功。不能等著利用者自己找上門來，而是要主動展示檔案工作成果和特色，主動服務于學校的各項工作，從而體現檔案工作的價值。
以學校特色檔案為干部人事檔案工作服務為例。檔案部門收集的檔案材料涵蓋學校工作的各個方面，包括干部人事任免，教職工獲得各種省部級以上榮譽等。在收集檔案的同時，檔案部門對組織機構圖進行實時更新與完善，對榮耀室展出實物檔案定期替換，針對學校及個人所獲榮譽，每年編制優秀人物集。這些針對特色檔案所開展的工作在近年來黨群部門、人事部門開展的干部人事檔案規范化管理工作中起到了良好的輔助作用。
如：學校檔案部門選派專職檔案管理人員，協助干部人事檔案管理部門進行規范化整理工作，主動提供干部檔案中的任職時間、任免文件，職工個人獲得榮譽及獎項，職工個人“三齡一歷”確認依據等，有些缺失的項目在檔案部門的特色檔案中找到了原始依據。
2.4特色檔案材料的規范化管理
近年來，隨著學校領導對檔案管理工作關注度的不斷增強，對檔案工作的投入力度逐漸加大，2009年學校通過了湖北省檔案規范管理AA級審核，學校檔案工作更進一步趨向規范化管理。近幾年通過多次的檔案業務培訓和指導，學校檔案工作已取得一定成效，現各部門領導都非常重視檔案工作，按照學校檔案工作規定，進行“四同步”管理，在每一項工作結束后，都主動按時將各種文件材料整理歸檔。在此基礎上，檔案部門主動配合教務處、學工處、職工培訓處、船員培訓中心、招生就業指導中心等特色檔案產生的重點部門開展工作，不斷改進特色文件資料的規范化管理，把檔案工作融入學校的教學管理、質量監控、學生管理、人事管理等各個工作環節中。
如：對教學部門的歸檔材料如試卷、教案、教師工作手冊、學生實訓手冊，進行統一規范標題、名稱、編號模式。即方便了部門歸檔，又規范了部門文件材料的管理和檔案管理的統一標準。對招生畢業部門及培訓部門提供的歸檔材料根據實際情況新增了中職及繼續教育學員畢業證書號碼，對學生獲得的海船船員各類證書號碼也進行了存檔，在證書號碼可以代替證書原件進行網絡查詢的當今社會，檔案部門所留存的完整的證書號碼信息，可以為不慎遺失證書的學員在補辦證書時提供最有力的依據。
特色就是創新，特色檔案的建設、利用與管理，是新時期對檔案工作提出的新的要求，每個行業都有自己的特色和亮點，檔案人員要有一雙慧眼，尋找和挖掘出蘊藏在檔案材料中的寶藏；檔案人員要有一種沉靜的心態，開發和提煉出高質量的編研成果。只有這樣，才能做好特色檔案的建設、利用和管理工作。檔案工作必需做出自己的特色，才能從學校的后臺末梢工作轉移到參與學校的前沿管理工作；才能從單純檔案收集、整理、保管、利用轉化為主動為學校的重點工作服務；才能使檔案人員的工作能力和水平得到充分發揮和展示，檔案工作從無“為”、 無“位”，到有“為”，有“為”才會有“地位”。
參考文獻：
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2012年，河上鎮有效依托各類豐富多彩、特色明顯、成效顯著的文化體育活動，有的放矢的不斷積極開展群文藝檔建設工作。1、從3月籌備風雅頌活動開始，就把道具制作、彩排、表演比賽一一納入藝檔范疇，精心進行準備，并落實專人負責日常藝檔的歸檔整理工作，做到每天的檔案每天整理，每天有檔案以電子版和紙質版進行記錄。2、以2012首屆中國杭州（河上）民俗文化節為例，我們對組成的九大重點活動分門別類進行藝檔歸類，并在藝檔建立中重點突出對活動的完整記錄，如開幕式、文化藝術展演、特色游藝周、攝影大賽、農產品展銷會等都一一作了精彩的記錄和歸檔，廚藝大賽、排舞大賽、包粽子大賽、打年糕大賽等特色活動也被作為重點和亮點比較完整地放進藝檔。3、認真總結2012河上特色文化活動，在做好群文藝檔的基礎上，我們出版了《2012河上文化特刊》，把河上古已有之的板龍、馬燈、背馬、高蹺等民俗活動的照片充實進去，成為藝檔精彩紛呈的主要亮點之一。
三、結合非遺挖掘進一步做好藝檔工作。
篇3
單調枯燥的工作方式、傳統落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望。往往，他們日常檔案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷多少人次，而對于需求者需要哪方面的檔案材料，最前沿學科發展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和醫療保健發展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、按需服務。檔案管理者應是先行者和創造者，應該形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新型檔案管理工作理念。檔案工作只有以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得需求者的滿意，才能充分體現檔案管理的價值。
1.2 創新管理模式
檔案管理模式的創新是指立卷制度更新、工作方式改進、盡量簡化檔案管理科室長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題積極鉆研一些小發明、小創造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案管理科室都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要善于觀察，就不難發現在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
2 牢固樹立檔案管理工作的創新特色
2.1 創新式的服務特色
日常的醫院檔案服務往往只局限在做好為本醫院查閱利用本醫院產生的檔案方面，或者為患者提供病歷資料，而對本單位檔案如何主動為社會服務考慮得比較少。醫院檔案要體現服務特色，利用現代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案管理科室還應拓展服務方式和服務領域，充分開發所管理的檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優質“產品”。
2.2 創新式的管理特色
檔案工作管理手段的更新是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各相關科室大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到一線科室，實行分級保管，檔案管理科室只需在網上保留一線檔案信息。這樣既方便一線科室利用檔案的需要，又可避免醫院檔案室因館藏數量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案管理人員有時間開發館藏信息資源、更好地做好服務工作。
2.3 創新式的宣傳特色
宣傳工作是各項工作的先導。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過上網、制作成PPT課件等，把館藏開放的檔案以動態的圖表形式展現給需求者，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉醫院檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。
3 充分發揮檔案管理人員的創新主體作用
3.1 觀念革新的必要性
檔案管理工作的清苦是眾人皆知的，不怕清苦是檔案管理工作者的優良傳統。然而在當今社會，檔案管理工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。故檔案管理人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案管理工作枯燥乏陳局面的關鍵所在。要一改倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，主動開拓探索檔案管理工作新領域、新觀念，讓檔案管理創造出更豐厚的社會效益和醫療保健效益。
3.2 業務技能提升的基礎性
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
篇4
1、成立了學校發展水平督導整改領導小組。
組長：
同時在政教處設辦公室，由####同志擔任辦公室主任，負責協調督辦各項整改措施的落實。
2、將《陜西省學校發展水平督導評估361督導評估得分表》中失分指標內容整理印發各處室，進一步看準問題，吃透標準，議清措施，促進落實。
二、對照落實逐一整改
對照自查后，學校決定對反饋整改建議中，近期能及時整改落實的務必于12月31日前落實到位，對整改條件不成熟或有一定困難的，等條件成熟后及時予以落實。
1、關于“檔案管理”工作。一是學校依照今年新督導體系，對原有檔案偏目分類進行適當調整，使檔案與新體系保持一致。二是明確各處室、部室、教研組的檔案管理制度，落實“誰主管、誰負責”的責任追究制。三是聘請檔案管理專業人員對學校檔案管理員、各處室負責人進行檔案收集、分類、歸檔、裝訂、檢索等知識培訓。
2、關于“部室建設及使用”工作。一是學校將在縣局現代化學校建設的總體規劃下，千方百計籌措資金，逐步完善理化實驗室、音樂室等部室內設，提高利用率，充分發揮部室教育教學的作用。二是加強部室人員專業培訓，鼓勵和支持部室管理人員外出學習培訓，并把部室管理員培訓列入本校培訓的重中之重，以提高部室管理人員的專業素質，促進學生綜合素質的提高。
3、關于“學科平衡問題”。一是學科方面，著力加強教師崗位聘任制落實，尤其是在數學、英語等學科上，加強專業教師配備，注意薄弱學科的教研和學科常規工作的細化落實，竭力改進課堂無效或低效的教學行為，倡導“探究性”學習機制的運行，從“教”與“學”兩方面下工夫解決學科短腿現象。二是專業水平方面，充分發揮市、縣級教師、名師，學科帶頭人、新秀的典型引路示教作用，強化校本研訓，落實“人人都是培訓者”的研訓策略，不斷提高教師的專業水準。三是繼續抓好省、校兩級實驗課題的研究，充分發揮教學科研的引領作用，鞏固和推廣好已形成的學科教育特色與模式，力爭在研究中有所創新，在解決薄弱學科問題上有大的突破。超級秘書網
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1科技檔案的含義
科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在科學研究、生產技術、基礎建設等活動中形成的具有保存和追溯價值的科技文件資料。科技檔案對國家、社會、單位和個人都具有技術指導作用，是科研過程的歷史記錄，是科研技術活動的重要依據。科技檔案因其具有專業技術性強的特點，不同于一般檔案的管理。例如科技檔案的收集、整理、分類需根據不同的專業進行區分；科技檔案的保管也需設置獨立的科技檔案館；科技檔案的借閱和應用主要是圍繞科技活動開展等。
科研單位相較于企業的科技檔案管理，在科技檔案內容收集上更側重于科研項目、工藝技術、基礎研發、產品設計定型、專利成果等活動資料的記錄和歸檔。科研單位在科技檔案的管理特點方面除了強調專業性特點外，更重視科技檔案管理的安全保密性。
2科技檔案管理的現狀及主要問題
1支持力度和重視程度不足
目前我國的企業普遍存在對科技檔案管理工作認識程度不深、支持力度不足的現象。往往將精力集中在新項目研究和技術開發的過程上，卻忽視在科研過程中形成的科技檔案信息數據的運用和管理。日常工作中不能發揮科技檔案的支撐和輔助作用，無法為科技檔案管理工作提供良好的環境，降低了科技檔案數據應有的信息價值。隨著我國政治、經濟、科技文化活動的日益增多和不斷發展，科技檔案管理工作的重要支撐作用日益凸顯。科技檔案管理工作也面臨著重要的轉型，需要加強管理人員的使命感和責任感，探索新的管理模式，迎接新的挑戰。
2安全保密系數低
首先，隨著現代化科技水平的不斷進步，傳統的科技檔案管理模式存在一定的漏洞，嚴重威脅著科技檔案管理工作的安全性和保密性。科技檔案涵蓋了科研單位眾多工作人員的科研成果和心血。而我國的科技檔案管理過程中，只是簡單的執行國家檔案管理的相關制度和規定，并未有效地結合單位自身特點建立科技檔案保護制度和流程標準，對于科研單位自身科技檔案保密認定的范圍不明確、職責不清晰。其次，雖然現階段已有眾多的科研單位已經開始利用信息系統管理科技檔案資料，但卻對管理系統的安全保密性要求不高。國際國內發生的利用互聯網技術或信息系統病毒竊取國家或企業核心數據的事件也是屢見不鮮。檔案保管人員缺乏安全意識、保密意識和憂患意識，無法有效地避免或杜絕科技檔案數據的缺失，直接或間接地造成的科技檔案資料發生泄密情況。
3工作缺乏亮點
由于傳統工作模式缺乏創新，科技檔案管理工作長期以來一直處于延續傳統工作模式的狀態之中，如簡單的數據收集、歸納、整理、錄入、你查我借、你問我答等，并沒有形成一種具有特色的科技檔案信息資源。科技檔案管理工作缺乏主動性、動態性和便捷性。科技檔案管理工作的最終目的是為了服務于科研工作，而傳統科技檔案管理工作的模式不能夠完全服務于科研工作并提升科研價值。因此科技檔案管理工作不能只是將科研成果保存起來，保證科技檔案數據不泄露、不損壞就可以了，更重要的是要發掘出科技檔案的真正價值。然而我國的科研單位在科技檔案管理工作中，卻未能認識到這一點。對科技檔案管理的工作還停留在原來的工作模式中，滿足于現狀，止步不前，不能做到結合工作實際創新管理模式，嚴重阻礙了科研單位科技檔案管理工作的創新發展，也影響了科技檔案發揮其應有的價值作用。
3科研單位科技檔案管理的特性和應用策略
1支撐性
科研人員、專家學者、技能技術人員是科研單位的主要人員構成，其在科研過程中需要引用、推理、驗證大量的科技數據或信息，尤其是在原有項目、型號、產品或技術研發成果基礎之上的創新和推廣，原有的科技檔案資料是新開展的科研活動關鍵支撐。因此科研單位應在日常的科技檔案管理工作中加強對科技檔案管理的重視，最大限度地圍繞科研項目、課題研究、重點工作系統全面的開展科技檔案收集、歸檔、調研、制度建設和支撐服務工作。務必保證科技檔案管理工作形成具有參考價值、指導意義、決策引導和成果裂變的管理體系。同時需根據社會發展趨勢和單位工作的實際情況，不斷在科研單位內部宣傳科技檔案管理工作的重要意義，增強科研人員的重視程度，為科研、生產提供優質數據支撐，為單位的現實工作服務，為科研單位科技檔案的制度化、體系化、標準化和規范化提供管理基礎。
2安全保密性
安全保密性是科研單位開展科技檔案工作的第一要務。科研單位的科技檔案資料的安全保密不僅關系
到眾多科研人員和科研單位的利益，甚至會嚴重威脅國家安全。因此這就要求科技檔案管理人員應具備高度的保密安全意識和責任感，嚴格遵守國家保密管理規定，并不斷建立健全科研單位的科技檔案管理制度、流程和標準。除了嚴格貫徹和執行科技檔案管理的國家安全、保密制度規定，保持高度的警惕性和保密意識，在科技檔案保管、借閱、利用過程中層層把關審批、記錄清晰、做到不失密不泄密外，還應加強科研單位科技檔案管理的體系的創新性建設。首先，可建立多層次的科技檔案審核機制，不定期地開展不同層級、不同專業、不同類型人員的抽檢、校對工作。其次，在科研單位引進信息系統或設備監控審批軟件，無論是查閱、打印、輸入、輸出或是銷戶科技檔案資料，均可在電腦中查詢到詳細的操作記錄，科技檔案管理人員可以實時便捷的管理與科技檔案相關的工作痕跡，及時處理異常或違規操作現象。有力地保障了科研單位科技檔案工作的安全保密性，同時更好地為科研工作提供技術服務。
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教學質量是學校的生命，幼兒園也毫不例外，隨著教學改革步子的加大和教學研究工作的深入，檔案工作在其中的重要作用不容忽視。如目前我園將所有教師的課題材料、教學筆記、特色教案、主題包等這些材料均實行統一管理，并逐步實現制度化、規范化、電子化，以便更好地為教學服務，使檔案工作密切配合幼兒工作，服務于幼兒園。同時，利用教學檔案總結教學經驗，結合科學方法和知識，努力鉆研業務，不斷提高教學水平和教學質量。
2.開發利用幼兒園檔案，是各類教育評估上檔次的重要基礎工作。
教育評估是根據一定的教育目標對教學、教育活動成績做出的評價和估量，教育評估工作必須以大量的原始檔案資料為基礎，從檔案資料就可以看出一所幼兒園的辦園水平。譬如，幼兒園要準備一個關于“家長工作評估”的相關資料，如果日常檔案工作扎實，只要一個負責的老師對照標準收集即可，一點不用“勞師動眾”。由此可見，檔案資料越完整、齊全，評估的效益和質量就越高，各類評估工作離不開檔案。
3.開發利用幼兒園檔案，能拓展辦園思路，進一步提高知名度。
利用教師業務檔案中記載的學歷、考核成績、業務水平的評價及其獲獎情況等內容，為教師職務晉升、職稱評定提供可靠依據。利用幼兒園現有的照片檔案，如開展的特色課程、區域活動、體育趣味運動會、文藝會演、教研等活動中的照片，展示在幼兒園網站、宣傳櫥窗里，向家長、社會宣傳一提高幼兒園知名度。同時，村級園、聯盟園、結對園還可以到資料室查找檔案，獲取大量信息，將教育教學中的規范化管理的好經驗、好方法，推廣到社會中去，大大提高了檔案的利用率，更好地為薄弱幼兒園及社會服務，也使檔案信息資源日臻完善。
二、目前一些幼兒園檔案管理存在的問題
1.檔案的收集缺乏完整性
幼兒園檔案應該為學校的發展留下運行軌跡，全面客觀地記錄下學校方方面面的工作，而以往由于缺乏對檔案工作的正確理解，一些間接性的活動沒有記載，重要變遷依據不詳，日常工作不大注意資料的收集，甚至大型的活動檔案資料也不大完整，教師的個人檔案因收集比較繁瑣仍有相當部分未完善，缺這少那，缺乏完整性。
2.檔案的管理缺乏規范性
檔案資料的管理是一門科學，應該有嚴格的管理要求，科學整理，而有的幼兒園把檔案資料的形成視為材料的堆積，內容不全，類別不分，時限不看，一概裝訂，看起來訂了一本又一本，琳瑯滿目，其實根本不符合檔案整理的規范要求，沒有頭緒，查找困難。
3.檔案內容缺乏詳實性
有的幼兒園部分檔案資料只有條條框框，一句話反映一個重大變遷，一張紙反映一個重大活動等，缺乏反映具體工作過程的說明材料，沒有全貌，難以給人真實之感。還有及少數的幼兒園，對重要的人事任免，隨意一張紙寫寫，顯得極不嚴肅。所以說檔案資料言之無物，只有形式、沒有內容，空洞乏力，缺乏說服力。
三、加強幼兒園檔案管理的對策
1.強化檔案管理意識，建構檔案收集網絡。
檔案資料是工作的見證，是幼兒園的一項基礎管理工作，不能可有可無。因此，幼兒園應把檔案管理作為管理的一項重要工作來抓，提出明確要求，強化管理的措施，定期不定期地進行檢查。首先，確保檔案設施設備的配備和完善，將檔案管理的要求和目標列入幼兒園的工作計劃中，根據年度目標對全園教職工開展檔案工作培訓，強化條線人員職責，明確階段性工作要求。其次，依據幼兒園發展規劃與重點工作，對歸檔類目進行補充和調整，并廣泛聽取檔案網絡組成員的意見和建議，確保過程性資料的完整和規范。再次，充分發動園內檔案網絡組成員的作用，齊心協力做好檔案資料的收集和積累工作，并注重紙質與電子檔案同步收集，在實踐節點和材料的完整性方面把好關，力求保質保量。
2.配備高素質人員，為檔案工作的規范化護航。
幼兒園的檔案管理崗位，是一個非常重要的崗位，出色的管理人員會把資料收集過程中的缺陷及時地反饋給園領導與相關人員，使各部門在日常工作中及時地進行調整，少走一些“彎路”。檔案管理人員的工作作風必須是嚴謹的，要做好資料收集的“過濾”工作，嚴格把關，對不符合要求的資料實行拒收，要求立即重做，這樣就會使幼兒園的資料積累日趨完善。檔案管理人員還要是一名“籮里挑花”的能手，會把幼兒園發展過程中、教育教學中的亮點及時地記錄下來，又能在必要的時候呈現出來，激活這些“塵封的記憶”。
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充分發揮市級愛國主義教育基地作用。配合重大節日和寒暑假開展迎新年、“解讀上海”等形式多樣的主題活動。與本市11家中、小學簽訂“館校共建協議”，建立館校合作的長效機制。
努力打造“東方講壇”檔案文化品牌。策劃東方講壇“城市記憶?上海的故事”系列講座，請知名專家學者用講故事的形式全面“追尋”上海城市發展軌跡，滿足市民文化需求。
支持福建、廣西、江西、陜西等省區檔案局在滬舉辦檔案業務骨干培訓班；與莫斯科市檔案總局簽定合作議定書；配合 “上海―孟買手拉手”活動承辦“上海風情圖片展”。
（鄒偉農）
重慶2007年工作亮點
三峽工程重慶庫區移民檔案工作取得階段性成果。重慶市檔案局會同移民等相關部門，先后向重慶市政府報送了《關于三峽重慶庫區檔案工作情況報告》，形成了《三峽工程重慶庫區移民檔案建設與管理項目的可行性研究報告》，該報告被國務院三建委采納，下達重慶庫區移民檔案工作經費4600萬元；協助市政府辦公廳先后印發了《關于切實做好三峽工程二期淹沒資料留取和移民檔案管理的通知》和《關于進一步做好三峽工程三期、四期移民檔案工作的通知》；出臺了一系列實施配套文件，就移民檔案的收集、整理、立卷、移交、保管和利用作出了明確規定；加強督促檢查，修訂了《三峽工程重慶庫區移民檔案檢查實施細則》，不定期開展移民檔案專項檢查，在每次國家終驗前，市檔案局均先行組織市級初驗。全市已經形成的二期和三期移民檔案71萬多卷全部達到合格標準。
一套軟件在線動態監管全縣黨政文檔。榮昌縣檔案局建立起了依托縣黨政電子信息網的全縣一體化文檔電子管理網絡系統，實現各單位每一件文檔的運行（包括文檔標準、文檔數量、處理程序、運行狀況、歸檔范圍的確定、保管期限的劃分等）均達到全程動態管理；輕松統一規范了全縣文檔管理格式和標準；真正實現在線目錄級或全文級檢索館藏數字化檔案和已公開現行文件資料查詢的統一平臺；及時檢查和指導各單位、各鎮檔案整理和檔案目錄錄入，有效地推進全縣檔案工作的規范化和標準化。（劉學國）
四川2007年工作亮點
修訂后的《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》正式施行；經省政府同意正式印發了《四川省檔案事業發展第十一個五年規劃》；省委辦公廳、省政府辦公廳先后印發了《關于省級各部門（單位）向省檔案館送交已公開現行文件資料的通知》、《四川省重大活動檔案管理辦法（試行）》等文件。
檔案工作服務經濟社會取得新成效。檔案部門積極開展直接面向人民群眾的檔案利用，全年共接待利用者40多萬人次，提供利用檔案100萬余卷次，舉辦《和諧成都》、《記憶鹽都史，傳承愛國魂》等專題展覽100余次，編輯出版了檔案文獻史料60余種。
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1994年，我國啟動了普通高校教學工作評估試點工作，2003年正式確立周期性教學工作評估制度。它是我國高等教育的一項重大改革，是用來衡量一所高校本科教育質量的重要依據，其目的是全面考察高校貫徹執行黨的教育方針，促進學校積極落實“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”的方針，改善辦學條件，加強教學基本建設，深化教學改革，提高管理水平，建立和完善自我發展、自我約束的機制。
教學檔案，是學校教學經驗、教學活動的記錄，是學校檔案的主體、核心和重點。系級教學檔案是教師、學生從事教學管理實踐活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是系級檔案管理工作的核心。這些系級評估材料是各系辦學歷史、辦學經驗、辦學亮點和特色積淀的反映，是各系教育實踐從感性向理性的飛躍，也是評估專家在走訪過程中對各系形成理性認識的載體。通過查閱完整的檔案資料，可以打開思路，開闊眼界，發揮檔案的查考和憑證作用，也是系級各項管理和決策的重要依據。
可見，對于獨立學院而言，加強和改善系級教學檔案的建設和管理工作，實現有效管理，在本科教學評估中具有舉足輕重的作用。
二、科藝學院系級教學檔案管理的現狀分析
科藝學院搬至西城辦學已達7年，學院各方面的工作都在逐步向科學化、規范化邁進，教學檔案的建設和管理工作也受到了一定的重視，學院層面成立了專門的檔案室，各系也均配備了兼職檔案管理員。筆者作為外國語系的兼職教學檔案管理員，從具體的工作實踐來看，發現當前的系級教學檔案管理仍然存在諸多問題。具體如下：
1.系級教學檔案管理人員專業素質整體不高。
由于機構設置和人員編制的原因，科藝學院所有系的教學檔案管理員均由教學秘書兼任，而這些教學檔案管理員均不是檔案管理專業科班出身，對檔案管理的理論知識和業務技能掌握能力有限，亦沒有系統地接受檔案管理專業知識的教育培訓，可見目前的系級教學檔案管理人員專業素質不高，理論素養匱乏，實踐經驗欠缺。
2.系級教學檔案管理意識薄弱。
由于管理體制等諸多原因，加上長期以來形成的習慣，很多教職工檔案管理意識薄弱，對教學檔案的重要性沒有充分的認識，特別是對于一些應歸檔的文件材料，比如點名冊、試卷、學生論文等，不夠重視，沒有從源頭做好科學的分類和及時的整理，致使很多教學檔案殘缺不全。
3.系級教學檔案收集不系統、不完整。
系里的每一項活動都有其發生、運作、結束等一系列過程，反映在文件材料上必然有策劃、計劃、執行過程的來往文件、會議記錄、總結、表彰、處分、照片等，若依據這些材料就有可能再現該活動的全過程。遺憾的是，有些檔案收集常常是有計劃，無總結；有上學期的材料，無下學期的對應資料；有決議無會議記錄等，缺乏系統性和完整性，這大大降低了教學檔案日后的利用價值。另外，鑒于科藝學院師資構成的特殊性，相當一部分老師來自于下沙本部，還有一些外聘和外教，因為多方面的原因使得學院目前對這部分教師的約束條件較少，致使管理難度加大，教學檔案收集不完整的現象普遍存在。
4.系級教學檔案管理手段落后。
雖然辦公自動化設備普遍運用在科藝學院的日常辦公中，但是系級教學檔案工作仍然局限于手工管理和被動服務模式，加上教學秘書本身的工作就比較繁雜，對于教學資料的歸檔只能是疲于應付，工作效率顯然難以提高。
5.系級教學檔案管理不規范。
盡管學院頒布了檔案管理的相關規章制度，但并沒有真正落到實處，系級教學檔案的管理較為混亂，基本沒有專門的教學檔案室，零亂堆放，沒有頭緒，沒有進行科學的分類和立卷，日后查找難度較大。
三、科藝學院系級教學檔案有效管理的舉措
1.加大宣傳力度，增強全員檔案意識。
加強對學院檔案管理制度的宣傳，宣傳教學檔案歸檔的重要性和緊迫性，使教職工認識到教學檔案是具有潛在和現實作用的寶貴財富，主動配合教學檔案管理人員做好教學檔案材料的歸檔工作，確保教學檔案管理工作高效高質完成，尤其對于非定崗科藝學院的教職工和一些外聘教師，更應加大宣傳力度，同時從制度上予以保證。
2.更新觀念，進一步提高教學檔案管理人員的整體素質。
組織教學檔案管理人員參加專業培訓，使他們盡快掌握檔案管理專業技能與方法，提高他們對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保全過程的創新能力。
3.建立健全系級教學檔案管理規章制度。
切實貫徹執行學院檔案管理制度，并可以根據各系實際情況，制定本部門教學檔案管理的規章制度，包括教學檔案管理工作實施細則、教學檔案編目分類要點、檔案保管借閱制度等。這些制度的建立，使教學檔案管理做到有章可循。
4.推進系級教學檔案管理現代化，提高利用率。
嘗試引進檔案管理的自動化軟件，采用現代化管理方式，用電子化管理取代傳統的紙質管理，從而實現教學檔案管理的科學化、現代化、網絡化。
5.加強系級教學檔案材料的規范管理。
（1）配備系級專職教學檔案管理人員
建立系級專門的教學檔案室，配備一名專職的檔案管理人員負責對系級教學檔案實行集中管理。這樣有利于提高檔案管理的業務水平，保質保量地整理好檔案資料，進而發揮檔案室的最高效率，更好地迎接教學質量評估工作。
（2）建立教研室檔案室
可以建立教研室檔案室，教研室是系部的組成單位，由每個教研室負責本教研室資料的收集、整理、歸檔、審查和移交等工作，這樣有助于教學資料的合理分類和完整保存。
（3）規范教學檔案管理的歸檔格式
對各種原始材料在提交和收集時，應制定相關的規范化格式，并要求所有教師按時、按量、保質，規范地上交各種材料由檔案管理人員整理歸檔。同時，相關管理人員也應及時對有關材料進行關鍵內容的提取和總結。
（4）實行定期檢查制度和獎懲制度
實行定期檢查制度和獎懲制度，將教學檔案材料工作同教師的考核、職稱評聘、獎勵等掛鉤，增強教師的歸檔責任感和積極性。
總之，做好系級教學檔案的管理、開發和利用，使系級教學檔案在教學改革、科研、評估工作、教師職稱評定及學生評獎等方面發揮其應有的作用。只有這樣，才能改變教學檔案收集工作難的被動局面，從而形成系級教學檔案管理的良性循環，使系級教學檔案高效地服務于教學，在本科教學評估中成為一道亮麗的風景線，充分彰顯各系辦學特色。
參考文獻：
[1]李美中.高校教學評估與院系教學檔案管理創新[J].科技情報開發與經濟，2007（31）.
[2]溫艷萍.檔案管理規范化與高校評估之我見[J].檔案學研究，2007（5）.
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三、細化了“職工之家”建設考核。峰峰集團工會高度重視“職工之家”建設工作,集團公司黨委副書記、工會主席郭志武提出了建設“特色工會、有為工會、滿意工會、品牌工會”的工作目標。為使建家工作常建常新,小屯礦工會建立了“日常工作與重點工作相并重、月度考核與年終評先相結合”的考核機制。
四、試行了職工“安全日志”。為增強職工的安全意識,提高職工在安全上的自律性,小屯礦工會在住宿舍的井下職工中試行了記“安全日志”的方法。發放了專門制作的“安全日志本”,明確了記錄的內容,讓職工下班后用簡練的語言,對自己的班次、當班是否安全、有無“三違”及輕傷事故等事項進行記錄。
五、強力推進手指口述安全確認法。“手指口述安全確認法”是峰峰集團小屯礦率先實行的一個亮點工作。編輯制作了專題片《安康之路》,從理論和實踐上全面講解了“手指口述安全確認法”,為推進這項工作奠定了基礎。編輯了《員工正規操作與錯誤操作圖解》(一、二冊),對各個崗位確認的關鍵點用繪畫進行生動描繪,讓職工非常直觀的學會確認。
六、建立了“金秋助學”無息貸款基金。近年來,小屯礦工會堅持在解決困難職工子女就學問題上下工夫,礦工會和礦行政籌集資金,建立了“金秋助學貸款基金”,制定了《小屯礦職工子女上大學無息貸款的暫行規定》,每一名考上大學的困難職工子女,專科可以領取3000元、本科可以領取4000元無息貸款,大學畢業后再還貸款。截至目前,我們共對156戶困難職工家庭的159名子女辦理了無息貸款和一次性救助33萬余元。保證了每一名困難職工子女圓了大學夢。
七、實行了“三色”困難職工檔案管理辦法。為了做好困難職工的救助工作,實現困難職工檔案的動態管理,從2007年開始,小屯礦工會實行了“三色”困難檔案管理辦法。按照職工家庭困難程度,分紅、橙、黃三色建立了困難職工檔案,紅色檔案每年進行一次調整,橙色檔案半年進行一次調整,黃色檔案每季度進行一次調整,及時掌握困難職工家庭的困難情況,及時給予困難救助。
八、創辦了《工友》刊物。為了提升工會文化,發展職工文化,促進企業文化,滿足職工日益增長的精神文化需求,更好的反映基層工會工作,今年5月,小屯礦工會創辦了《工友》刊物。《工友》堅持服務企業的宗旨、面向職工的原則和雅俗共賞的風格。力求主題鮮明,格調清新,內容豐富,語言樸實,反映職工的心聲,反映工會的特色。
九、寓教于樂,緊密融合,打造職工文化特色。安全文化是小屯礦的一個亮點,推進安全文化是礦工會的一個重點,把安全文化與安全宣教緊密融合是工會多年形成的一個特點。近年來,不斷探索以文體活動促進安全生產的有效形式。舉辦了“安全杯”職工籃球升級賽、“奮進杯”職工乒乓球比賽、“和諧杯”女職工拔河賽等。
十、夫妻承諾、家屬協管、共保安全。小屯礦工會堅持全方位多角度抓好安全宣教活動,形成齊抓共管的生動局面。礦工會每年組織近千對夫妻簽訂“安全承諾書”,明確責任和義務。每年組織一次夫妻安全承諾評比活動,獎勵實現安全“六零”的夫妻。為了讓家屬了解煤礦,我們每年舉辦家屬培訓班,請離礦15公里的家屬分批參加,觀看煤礦井下作業專題片,講安全事故案例,并組織座談會,家屬們都表示要協助做好親人的思想工作,不讓親人帶著情緒上班。堅持每周至少組織一次女工、家屬到井口“安全囑咐”,演出安全文藝節目、送“安全茶”、為職工縫補工作服、送安全鞋墊等,筑牢安全第二道防線。
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1.創新是檔案事業發展的必然。檔案工作要創新,首先要有創新意識,有強烈的創新欲望,也只有如此才能有創新的動力,開拓創新是檔案工作發展前進的方向,根據時代和實踐的要求,勇于和善于不斷創新,才能使我們對檔案事業創新的認識不斷深化。在我國進入全面建設小康社會的新時期,檔案工作作為黨和國家的一項重要事業,也必須根據時代和實踐的發展要求持續發展。要實現檔案事業的可持續發展就必須在檔案管理工作中不斷創新,這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。
2.創新是檔案部門發展的原動力。近年來,隨著我國經濟社會的快速發展,檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善,檔案基礎業務和檔案信息資源建設得到加強;檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求,社會服務功能不斷拓寬,社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題,要解決這些新問題,真正使檔案工作與時俱進、持續發展,只有通過創新才能開創檔案工作的新局面。
3.創新是檔案事業可持續發展的保障。檔案事業的可持續發展,意味著其社會功能的改善和提高,與經濟社會協調同步發展的同時,重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及方向,著力于提高檔案館(室)的工作效率和檔案信息資源的開發利用率,最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。要實現檔案事業的可持續發展,必須在目前的基礎上不斷創新,不斷提高檔案工作的社會服務功能。
二、檔案工作應在創新特色上下工夫
l.體現檔案工作服務特色。日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面,而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務,怎樣利用外單位檔案為本單位服務做得就很不夠,考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現狀,變被動等待服務為積極主動上門服務,利用現代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢,與其他檔案機構聯網,共享檔案信息資源,使服務范圍由“窄”變“寬”,服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域,充分開發所看管的檔案財寶,通過加工、處理,使其變成社會需要的優質“產品”。也可以根據老百姓休閑日增多,追求精神享受的特點,建立一些“檔吧”,使老百姓在優雅的環境中,一邊從檔案中吸取知識、了解歷史,一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利,拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源,出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學書籍等,多方開辟檔案服務的渠道。
2.體現檔案工作管理特色。檔案工作管理手段的更新是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率,確保檔案服務工作質量的重要條件,是檔案工作創新的硬件基礎。因此,在檔案工作管理的手段上,要努力實現檔案裝備技術現代化,解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題,積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段,來提高檔案工作技術含量和水平,使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上,為避免各檔案館大而全,小而全,可以把價值小、保管期限短的檔案放到基層,實行分級保管,總館只需在網上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要,又可避免檔案館因館藏數量龐大,造成庫房緊張,同時還可保證檔案館人員有時間開發館藏信息資源、更好地做好服務工作。
3.體現檔案工作的宣傳特色。宣傳工作是各項工作的先導。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度,直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。長期以來,檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上,多強調重要意義、工作要求,這些說教式的宣傳,既不直觀形象,也缺少“藝術”性,很難引起人們的重視,也達不到預期的宣傳效果。因此我們在進行檔案的宣傳工作時,要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點,使檔案的宣傳由“死”變“活”,具有個性化。
三、實現檔案管理工作創新的途徑
1.思想觀念的創新。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想,觀念創新就是使管理創新得到成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識,特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化,把知識和創新作為檔案工作的管理目標,逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種種意識。一是要有積極的信息轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫,但一般情況下各種信息是比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的,只有根據需要,把相關信息系統地、規范地整理出來,才能更好地發揮檔案的信息作用,體現檔案的信息價值。因此,把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息,是檔案部門義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。我們應當意識到,收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。怎樣更加有效地利用檔案,使檔案在利用和管理過程中的效率更高,是我們必須高度重視的一個問題。所以,必須改變過去檔案工作無所作為的思想,強化檔案管理的效率意識,從而充分發揮檔案的價值。
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實物檔案是高等農業院校檔案建設與管理的重要組成部分，在建設一個與高校發展相適應，符合檔案本身發展規律的門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效的高校檔案體系過程中，不能忽視實物檔案的建設。實物作為一種特殊載體檔案，具有真實性、原始性、直觀性和生動形象等特點，它們真實地記載了學校各項活動，反映了學校的發展歷史，是對文字、聲像檔案的有益補充，是學校檔案不可分割的重要組成部分，應建立科學高效的實物檔案管理和開發利用體系。
一、實物檔案支撐高等農業院校發展的重要作用
1.真實記載和反映高校發展歷史。真實性、原始性、直觀性和生動性是高校實物檔案獨特的本質特征。高校產生和接受的實物是學校在自身的職能活動中形成的，就其內容來說，它們原始地記錄了學校有關教學、科研、管理及社會活動的客觀過程；就其形式看，它們是形成者即時、即事使用的原始物品直接轉化物，原樣地保留著本來的面貌，可以成為后人查考歷史事實確鑿可靠的原始憑證。實物檔案承載著豐富的時代氣息和知識內涵，真實記錄了一定歷史時期該高校的辦學水平和社會聲譽，生動直觀地反映了學校的發展和變遷。我校前身是1906年創辦于濟南的山東高等農業學堂。后幾經變遷，1952年經全國院系調整，成立山東農學院。1958年由濟南遷至泰安，1983年更名為山東農業大學。1999年7月，經山東省人民政府批準，將山東農業大學、山東水利專科學校合并，同時將山東省林業學校并入，組建新的山東農業大學。目前，學校已經發展成為一所以農業科學為優勢，生命科學為特色，融農、理、工、管、經、文、法、醫、教育學等于一體的多科性大學。學校教學、科研、管理、對外服務及社會交往等活動中形成了大量的實物檔案。正是這些實物檔案有序地承載了學校百年發展歷程，沉淀了學校“登高必自”的校訓，為廣大教職員工和莘莘學子提供了豐富的精神食糧。
2.有效服務教學、科研和管理，提高高校辦學水平。改革開放以來，山東農業大學獲得包括國家技術發明一等獎在內的國家級科技成果獎20項，省部級以上科技成果獎勵347項。“九五”以來，獲得國家級教學成果獎7項，其中國家級教學成果特等獎1項、一等獎2項，省級以上教學成果獎勵60多項。這些獎勵的獎狀、證書都是學校辦學水平有利的證明和補充，也是以后學校申報國家級、省級重點學科，重點實驗室，工程技術中心，申報獎勵、課題等等所需支撐材料重要組成部分。
3.豐富校園文化內涵，提高學校知名度和競爭力。高校作為知識密集、人才密集的地方，許多人類最先進的文化、思想、科技成果和最優秀的人才集中在學校，高校的校風、學風以及校園文化是在長期的辦學過程中逐步形成的，打上了時代與歷史變遷的烙印，也是中國文化的重要組成部分。由于實物具有形狀、顏色、質感等性狀，給人以空間視覺的感覺，能表達出文字中難以充分表現的細微之處，容易被人感受和理解，從而激起人們的豐富情感和廣泛的聯想。在實物檔案展覽的過程中，使全校師生更加了解一所高校的文化底蘊，能激發愛校敬業的熱情，能更加干事創業，盡心盡力地為學校的發展獻言進策、拼搏工作。
二、高校實物檔案的收集與歸類
高校要重點收集對本校發展有重大意義，有利于校園文化建設，有利于提高學校社會地位，具有查考價值的實物。應該合理的進行實物檔案的收集，并進行科學的歸類。
1.獎勵類實物。包括學校從事教學、科研、管理和對外服務各項活動中獲得的獎狀、獎勵證書、獎牌、獎章、獎杯、獎旗（省部級以上）。我校檔案館已收集獎勵469件。
2.作廢公章類實物。包括學校及各下屬部門、院系已經停止使用的公章，重要領導行使某種職權并已經停止使用的個人公章。我校檔案館已收集作廢公章616枚。
3.字畫類實物。包括中央、省、市各級領導及社會名人、中外校友為學校的題詞和贈送的字畫。我校檔案館已收集題詞、字畫310幅。
4.禮品類實物。中外校友贈給母校的各種有保存利用價值，便于保管的特定物品（包括校慶接受的各種符合條件的紀念品等）。我校檔案館已收集105件。
5.展品類實物。學校在不同的歷史時期教學、科研活動中使用過的儀器、設備等，包括老式照相機、顯微鏡等。我校檔案館已收集65件。
三、高校實物檔案的整理與利用
1.實物檔案的整理。2010年上半年我們對所有實物館藏按以上五類及形成時間和進館先后順序進行了重新編號整理，新進40個展櫥、設實物庫房170平方米重新擺放上架，重新編寫了檢索工具并實現了數字化。2010年6月份全省檔案評估中，我校實物檔案作為一個亮點，受到省檔案局領導及評估組專家的好評。我校檔案管理工作得到了98.5分的好成績，晉升為特級省檔案館。字畫、獎狀、獎旗、證書不裝訂，采取平放或卷放，每張粘貼口取紙，在口取紙上編號。獎杯、獎牌、獎章，禮品類、展品類，每件粘貼口取紙，在口取紙上編號，按分類及編號順序擺放上架，避免疊壓擠碰。作廢公章，每枚在頂部粘貼口取紙，在口取紙上按作廢時間編號，按編號擺放到預先做好的格子紙上。參照《普通高等學校檔案實體分類法》的模式，實物檔案的檔號可以用“年度號+分類號+件號”來表示，獎勵分類號為SW11、作廢公章分類號為SW12、字畫分類號為SW13、禮品分類號為SW14、展品分類號為SW15。如2009年接受的第一件獎狀的檔號為：2009-SW11-1。
2.實物檔案的利用。無論是檔案還是實物，收集整理的目的是為了利用。開發利用館藏實物，才能更好地發揮實物的作用。尤其是獎勵類利用率非常高，重點學科、重點實驗室、國家級省級工程中心、創新團隊、獎勵、課題等申報驗收，都需要借閱利用。僅2009年就借閱利用35件次。作廢公章類利用率也比較高，固定資產注銷、公務員政審等都需要加蓋作廢公章。在計算機、網絡時代，我們不僅要做好實物的基礎管理，還要借助先進的技術管理并開發實物信息，建立一個方便、高效的實物管理與查詢、利用體系。我校檔案館的案卷級檢索已實現數字化。以后要進一步利用攝影、攝像技術將實物檔案轉化為圖片、音像的形式，通過計算機、網絡技術，實現資源共享，從而提高實物的利用率。
我們要有計劃、有目的、有選擇地收集一些歷史代表性強的實物，并在收藏品的種類和形式上做些拓展和研究，使實物檔案真正達到記載過去、服務現在、啟示未來的目的。
參考文獻：
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1 增強計劃生育檔案工作整體創新意識
科技要創新，體制要創新，計劃生育檔案工作也要創新。
1.1思路的創新
日常計劃生育檔案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷、人、次，而對于市場需要哪方面的計劃生育檔案材料，最前沿學科發展情況如何，計劃生育檔案工作是否適應當前形勢和社會發展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上計劃生育檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會。而服務的落伍，必將使計劃生育檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變計劃生育檔案工作既無動力，又無目標的狀況，應努力使計劃生育檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成計劃生育檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的計劃生育檔案管理工作理念。
1.2模式的創新
我國計劃生育檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的計劃生育檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新。目前許多計劃生育檔案部門都將計算機應用于計劃生育檔案管理，但多數僅限于各類計劃生育檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在計劃生育檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發現在我們日常計劃生育檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還計劃生育檔案的速度。
1.3機制的創新
引進競爭激勵機制，改變在計劃生育檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使計劃生育檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，計劃生育檔案部門也無“皇糧”可吃，也會有下崗、失業，再也不能靠“鐵板碗”混日子了，每個人都有隨時被淘汰的危機感，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使計劃生育檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。
2計劃生育檔案管理工作的創新特色
2.1服務特色
日常的計劃生育檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的計劃生育檔案方面，而對本單位計劃生育檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位計劃生育檔案為本單位服務做得就很不夠，考慮得也很少。計劃生育檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它計劃生育檔案機構聯網，共享計劃生育檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。計劃生育檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發所看管的計劃生育檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優質“產品”。
2.2管理特色
在計劃生育檔案工作管理的形式上，為避免各計劃生育檔案館大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的計劃生育檔案放到基層，實行分級保管，總館只需在網上保留基層計劃生育檔案信息。這樣既方便基層部門利用計劃生育檔案的需要，又可避免計劃生育檔案館因館藏數量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證計劃生育檔案館人員有時間開發館藏信息資源、更好地做好服務工作。
2.3工作特色
計劃生育宣傳是計劃生育工作的先導。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。長期以來，計劃生育檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。我們在進行計劃生育檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位計劃生育檔案工作的新亮點、新特點，使計劃生育檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。
3發揮專職計劃生育檔案人員的創新主體作用
3.1重視觀念更新
專職計劃生育檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變計劃生育檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，計劃生育檔案工作將面臨更大的壓力。計劃生育檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是計劃生育檔案工作者的優良傳統。然而在當今社會，計劃生育檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方面也要通過計劃生育檔案工作者的開拓與創新，使計劃生育檔案工作產生一定的經濟效益，提高計劃生育檔案工作的自身價值，發展計劃生育檔案事業。
3.2練就過硬本領
計劃生育檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事計劃生育檔案工作的專職計劃生育檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的計劃生育檔案和全新的管理手段方式，給專職計劃生育檔案人T提出了更高的要求。專職計劃生育檔案人員不僅要熟悉計劃生育檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類計劃生育檔案、各種載體計劃生育檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職計劃生育檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的計劃生育檔案工作人才。
