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[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02
1 檔案數字化及其發展現狀
檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。
近年來，隨著我國基層檔案工作規范化的推進和社會信息化整體進程的加快，數字檔案室已成為城鎮、社區和機關單位檔案信息化建設的重要目標。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機關單位電子文件歸檔管理的試點工作[1]。在此基礎上，2011年初制定的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》要求“在試點基礎上推動機關電子文件管理工作，加強對在辦公區域相對集中機關事業單位建立‘文件（檔案）管理中心’的指導”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機關數字檔案室試點工作的開展，在標準制定、數字檔案管理系統推廣、制度規范等方面取得了一定成績，為機關數字檔案室建設積累了寶貴經驗。
要實現機關數字檔案室的順利運行，對傳統檔案進行數字化并對數字化檔案進行高效管理，最重要的解決方案即是構建數字化檔案管理系統。這種系統將開發先進的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強化檔案行政管理職能，可以更加規范、高效地管理檔案工作。數字化檔案管理系統能夠實現檔案收集、管理、提供利用、上報移交、年檢、業務指導及監督指導等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監督和指導的需求，使檔案管理現代化邁上新的臺階。
2 軍隊裝備機關業務檔案數字化管理的內涵
軍隊裝備機關業務檔案數字化管理，就是在部隊主管裝備工作的各級機關，改變以紙質資料形式存儲保管業務檔案資料的傳統方式，采用先進的信息技術，借鑒和運用檔案數字化管理理論及先進方法，開發建設裝備機關數字化業務檔案管理信息系統，將部隊各級裝備機關日常業務工作及各專項活動中形成和積累的各種計劃、方案、批示、報告、規章制度、法規標準、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進行采集、歸類、整理、維護，實現裝備機關各種業務檔案資料數字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務。通過數字化業務檔案管理系統，可解決裝備保障業務工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。
3 裝備機關業務資料管理現狀及問題
軍隊各級裝備機關負責本級部隊軍事裝備建設與發展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復雜、數量龐大的工作資料。從內容上講，包括年度業務工作文件、專項活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發展，是裝備保障業務工作的成果積累，對裝備保障的建設發展具有重要作用，應給予安全存儲和有效利用。
目前，裝備機關文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統的以實物形式保存，手工立卷加紙質目錄的檔案管理方式在裝備保障系統普遍存在。實物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業務信息系統中分別生成和保存。部分業務信息系統生成的電子化文檔分散存儲于不同業務信息系統中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運用。
應用數據庫技術，實現數字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。
4 裝備機關數字化業務檔案管理系統建設目標
裝備機關數字化業務檔案管理系統的建設目標，是采用先進的計算機技術建設基于數據庫的數字化檔案管理系統，將裝備保障系統工作檔案資料進行集中管理，實現電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統應具有高可靠性和安全性，適應海量存儲需求，易于管理和維護，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務，以利于其他業務系統的調用，與相關業務系統緊密耦合，使得業務數據能自動歸檔到系統中，提高工作效率。
5 裝備機關數字化業務檔案管理系統功能規劃
裝備機關數字化業務檔案管理系統包含兩大部分：檔案資料數據庫和檔案資料檢索維護系統。
5.1 檔案資料數據庫
裝備保障檔案資料數據庫是以特定方式組織起來的文檔資料數據集合。裝備保障檔案資料數據庫由目錄數據庫、業務資料數據庫、文檔資料數據庫、多媒體資料數據庫組成。
（1） 目錄數據庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存形成的數據集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內容，錄入計算機，形成機檢目錄，以備查詢利用。
（2） 業務資料數據庫：是裝備保障業務數字資源的數據集合。具體地講就是借助數字設備及第三方軟件將以紙質等載體形式存在的、需要存檔的重要業務文件轉化為可用計算機等數字設備閱讀、處理的電子文件信息的數據集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應文檔資料、訓練工作文檔資料、科研學術項目情況及文檔資料、經費管理文檔資料、專項重大活動文檔資料等。
（3） 文檔資料數據庫：具體包括已經頒布實施的裝備保障系統相關行政法規、規章制度、標準規范等的數字化文檔。
（4） 多媒體資料數據庫：業務工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數據集合。
5.2 裝備保障檔案資料檢索維護系統
（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進行裝備保障檔案資料數字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。
（2） 數字檔案錄入功能。系統能對文檔、圖片、音頻和視頻等內容進行錄入、上傳。在錄入時可設立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。
（3） 數字檔案檢索功能。可以基于資料文件名、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄和關鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準確定位所需文檔。支持聯網遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協同查看，工作人員需要訪問調閱某些文件時，只需登錄系統即可查看，再也不用重復傳輸及復印，節約了成本。
（4） 統計功能。主要根據發文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統計。
（5） 用戶級權限管理功能。系統應能夠創建用戶，并根據用戶的不同等級，實現對訪問各類檔案數據的授權和管理，并確保用戶不能越權訪問數據。
（6） 系統管理功能。主要功能包括：系統數據的備份、查詢用戶登錄系統情況等。系統管理功能的使用者是系統管理人員。
（7） 系統幫助功能。一是系統操作使用的電子教程，二是系統版本說明。
6 系統建設中的難點與關鍵問題
6.1 檔案文件的系統分類
工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業務資料，也有首長重要批示和講話、上級機關下發的各類文件及法規標準、行政規范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料。總體數量龐大，種類復雜，需要按照檔案電子化需求重新進行梳理分類，構建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎。
6.2 檔案存儲與檢索技術
一是要科學設計各類檔案資料的存儲方式和存儲結構，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進行存儲時，是將其轉換成圖片進行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進制文件，為了進行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內容進行描述，比如采用關鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進行描述，如何根據用戶輸入的查詢關鍵字進行文檔匹配，保證查全率和查準率，對查詢結果進行排序，保證系統的檢索速度等都是建設系統時需要研究的內容。
6.3 檔案資料數字化過程控制
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1、與項目承擔單位簽訂保密協議，并要求項目承擔單位與項目組的每個成員簽訂保密協議。
2、配備項目所需要的計算機，簽封計算機USB接口，在項目工作間安裝監控鏡頭。
3、不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識培訓。
二、結合檔案的實際情況，制定實施細則，實現項目質量管理標準化
1、檔案整理方面：以國家檔案局中央檔案館印發的《關于移交進館檔案質量檢查辦法》為標準，并多次邀請中央檔案館保管部的專家進行現場檢查和指導，根據檔案的實際情況，確定了檔案整理的實施細則。
2、檔案數字化方面：以國家檔案局的《紙質檔案數字化技術規范》為標準，確定檔案數字化以“保真”為原則，盡可能使數字化文本版式、字體、標點接近原文式樣。檔案數字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數據按照“年度――組織機構代碼――案卷號――卷內順序號――頁號”的路徑進行掛接。
三、在項目管理方面實現流程管理全程化和人員管理規范化
1、引入項目管理的理念，明確工作流程和崗位職責，設計了《中國科學院文書檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數字化流程單》，對項目17個環節嚴格把關，實現了項目流程的全程介入管理和全面細節管理。在項目完成后將各環節的記錄按照年度匯總成冊，便于日后出現問題能夠進行回溯性檢查。
2、采取“三審制”對項目成果質量進行把關。一審：項目承擔單位對項目進行自查，合格率達到100％后，再提交文檔處進行檢查；二審：文檔處對檔案實體逐卷逐件檢查，對數據進行抽查，比例為70％以上；三審：中央檔案館業務指導處不定期地對項目進行抽查。
通過層層審核，確保項目質量，使檔案實體整理符合進館標準，檔案數字化數據清晰準確。
3、為切實貫徹項目的相關標準，保證項目質量，文檔處和中央檔案館的專家多次對項目工作人員進行業務培訓。
4、通過《工作間管理制度》，對衛生值日、水杯放置、人員進出等方面提出明確規定，創造良好的工作環境。
5、文檔處與項目承擔單位不定期地召開會議，對項目管理、標準執行、質量等方面出現的問題及時進行溝通，提出解決方案，每次會議均形成會議紀要。
四、項目成果
在院、廳領導的支持，中央檔案館的具體指導和項目組成員的共同努力下，完成了中國科學院機關1949～1966年5071卷檔案的整理與數字化工作。
1、在檔案整理方面：形成了90699條卷內目錄，比原有44453條卷內目錄增加了46246條，對每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問題進行了統計，形成《中國科學院文書檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內文件目錄。
在檔案整理過程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無標題或原有標題不規范、檔案著錄項缺失(如文號、形成時間、責任者不詳等)、未翻譯的外文檔案題名等問題，做好檔案數字化前期的基礎業務工作。
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黨政機關；基建檔案；數字化管理
多年來，黨政機關基本建設項目形成的紙質檔案資料，不僅量大而且保管費用高且不易保存。隨著計算機技術的不斷發展，辦公自動化技術的廣泛使用，無紙化辦公越來越普遍，檔案數字化管理越來越顯示出其方便、快捷的優越性。尤其是黨政機關基建檔案應該適應形勢發展，及時開展電子文件歸檔和各類紙質檔案的數字化處理工作。否則就會影響各基建檔案信息的開發利用，使檔案難以迅速、準確地為機關事務各項工作服務。
一、基建檔案數字化的意義
基建檔案數字化就是實現傳統紙質檔案數字化、電子文件檔案化、檔案工作信息化，使檔案的管理內容從實際向數字轉變，使檔案的管理方式從傳統的手工操作向現代化的計算機管理轉變。
1、能有效保護原始檔案。基建檔案數字化后可提供原始檔案的電子副本，同樣滿足借閱、查詢等需求，同時避免與原始檔案的接觸，達到保護檔案原件的目的。
2、能有效地進行檔案管理。利用計算機進行數字化管理，針對不同的借閱對象采用不同的保密方式進行管理，并根據查檔者的權限，提供相應的檔案，能有效做好檔案的保密工作。
3、提高檔案的查詢和利用效率。傳統紙質檔案管理在提供查檔服務時表現明顯的效率低下的問題，數字檔案利用計算機進行系統化管理，提供方便、快捷、準確的查詢功能，同時實現網上信息共享，通過網絡把檔案提供給眾多用戶，最大限度提高檔案信息的利用率。
4、利用多媒體技術實現檔案信息立體化。利用現在多媒體技術使數字化的檔案信息做到圖、文、并、茂，加強檔案信息之間的關聯性，增強檔案信息的記錄功能和顯示功能，有利于檔案信息的利用。
二、如何做好基建檔案數字化管理工作
紙質基建檔案數字化就是機關事務部門的基建或房產管理科室，在每一項基建項目驗收合格后，將現有檔案室保存的基建檔案采用掃描儀或數碼相機等數碼設備進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。
1)檔案整理：在掃描之前，根據檔案管理情況，對檔案進行適當整理，確保檔案數字化質量。通過目錄數據準備、拆除裝訂、區分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等六個步驟，完成檔案整理。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列不變，做到安全、準確、無遺漏。
2)檔案掃描：根據掃描檔案的實際情況，選擇適宜的掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率等對檔案進行掃描，并進行掃描登記，即認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單。登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。
3)圖像處理：通過圖像數據質量檢查、糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理等五個步驟，對圖像進行全面處理，達到最佳效果。
4)圖像存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。進行圖像文件命名，紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。
5)目錄建庫。首先是目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。第二是檔案著錄，按照《檔案著錄規則》的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。第三是采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。
6)數據掛接。通過匯總掛接、數據關聯、交換登記等，做好數據的掛接，確保前后一致。
7)數據驗收。通過數據抽檢、驗收指標、驗收審核、驗收登記，認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。
8)數據備份。經驗收合格的完整數據應及時進行備份。備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。還要填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。
9)數字化成果管理。應加強對紙質檔案數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。
三、基建檔案數字化管理后應注意的問題
為了做好檔案室數字化建設，在建設過程中應注意以下幾個問題。
1）堅持紙質文件和電子文件并存。在目前，由于電子文件的特殊性和檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據的認定存在著質疑。因而必須實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，同時進行整理歸檔。實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，并非是使紙質管理系統和電子管理系統獨立地、沒有任何聯系地保管，而應把紙質檔案和電子檔案作有機的對應，相互建立準確可靠的標識關系。
2）堅持電子檔案的安全保護和隨辦隨歸檔。要在機關內部尤其是基建科室針對利用者職責，設置使用權限密碼，防止越權閱文，切實做好安全保護。同時，為防止文件丟失，基建工作人員需對每一份基建檔案進行人工進行鑒定和歸檔；有電子文件的需要向檔案系統歸檔并輸入文件目錄，無電子文件的紙質文件需要進行數字化，這就需要做到隨辦隨歸檔，主要是為了出現以下問題：一是工作量大，年底歸檔工作量多，影響立卷進度；二是容易因為機關進行微機整理造成電子信息的丟失。
3）堅持建章立制與人員培訓。基建檔案數字化管理因時間較短，數字檔案室管理制度在建設之初并不會非常完善，需要檔案人員在執行過程中，及時發現漏洞及需要改進的地方，不斷修改和完善。同時，因基建工作人員并非專業的檔案管理人員，所以黨政機關在檔案管理工作中，除要對基建人員員進行定期的檔案知識培訓外，還要在數字檔案管理系統軟件更新后，安排相應的培訓，使他們能準備充分、快捷的使用更新后的管理軟件，避免發生因更新造成誤操作，而導致無法預料的事故。
作者：姜海峰 單位：山東省乳山市機關事務管理局
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1 數字化檔案館建設的必要性和緊迫性
1.1 建設數字化檔案館是時展的需要
我們的時代已經進人了信息時代。計算機、因特網已進入社會生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會發展之外。從20世紀80年代開始，計算機就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計算機還只處于部分檔案的檢索、統計等方面，并沒有發揮其應有的作用和價值，更談不上建設數字化檔案。
1.2 建設數字化檔案館是參與建設國家信息高速公路的具體體現
建設數字化檔案館是社會信息化建設的基礎建設。檔案資源屬于國家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數字化和傳遞的網絡化，使得數字化檔案館可以通過計算機網絡實現檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯網上中文信息缺乏的局面。對于弘揚中華文化，搶占因特網上的中文信息基地具有重要的意義。
1.3 建設數字化檔案館為社會主義物質文明和精神文明建設服務
數字化檔案館以其對信息的加工整理和有序組織，優化館藏結構，最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個文明建設，最終會成為科教興國的源泉和動力。同時，檔案信息可以說是前人實踐經驗和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對于國民素質的提高將會產生巨大的推動作用。
2 數字化檔案館建設的主要內容
數字化檔案館系統應包括以下內容：電子文件管理系統（流轉和歸檔）；虛擬電子檔案室業務流程管理系統；檔案館藏業務管理系統；檔案局辦公自動化系統；檔案門戶（包括現行文件中心查閱等）；檔案數字化影像加工系統；全文檢索系統。
根據對數字化檔案館的認識。可以認為數字化檔案館建設的重點應放在采取必要的計算機軟硬件技術以及其它相關技術能夠對即將移交進館的數字檔案實施有效管理。這就要求檔案工作人員對本地區目前已經形成的數字檔案和可能形成的數字檔案的種類、管理方式等有一個全面、系統的調查和了解，為相關技術人員研制數字檔案管理系統、購置硬件設備等提供科學依據。對現有館藏檔案如紙質檔案、照片檔案、縮微檔案等進行數字化工作，也是數字檔案館建設的一項重要內容。
數字化檔案館的標準應該是：1、館藏資源數字化。數字化檔案館的館藏是以數字化信息為主，能直接被計算機識別和處理，分為機讀型和網絡型。機訪型是由單合計算機處理的信息；網絡型是通過因特網進行遠程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數字化檔案館是一個開放的檔案館，通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，資源共享，每個數字化檔案館都是全球網絡檔案館的一個節點，從一定意義上說數字化檔案館的館藏可以無限擴大。3、信息傳遞網絡化。通過因特網傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過計算機進行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。
3 如何才能建設高效、有序的數字化檔案館
數字化檔案館的建設既要考慮信息時代的要求，又要考慮充分利用現有檔案館的信息基礎和物質基礎，要從實際出發，采取傳統檔案館的數字化和文書處理部門、檔案館（室）同時開展數字化工作兩條腳走路的方針來構建我國的數字化檔案館，是切實可行的。
首先，各檔案館對館藏檔案進行數據化，即通過計算機、掃描儀等現代電子技術產品將現有的檔案信息轉化實現數字化，同時為非數據化的信息編制機讀目錄和索引等二次信息，并實現數字化，使傳統檔案館對實體檔案進行管理的同時也管理數字化的檔案信息。在數字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質檔案，原有的無需實現數字化或來不及進行數字化處理的檔案；二是視聽型的錄音錄像檔案；三是數字型的電子檔案，對原有的印刷型、視聽型檔案數字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數字型檔案。
第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對所處理的文書信息進行數字化的規定，逐步實現辦公自動化和數據化；各行業主管部門制定本行業業務工作信息數字化的規定，逐步使業務工作信息也數字化，從而使國家管理的信息都實現數字化。這些數據化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進行管理。
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二、學籍檔案數字化管理的有效措施
建立學籍檔案校園網信息管理系統，無疑為龐大的學籍檔案管理工作帶來極大益處。那么，怎樣才能做好學籍檔案的數字化管理，保證電子學籍管理工作的準確無誤，我校采取了一系列有效措施，努力實現優質、高效的電子學籍檔案管理工作水平。1.學校領導高度重視，嚴格執行學籍管理規章制度。高中學籍檔案直接關系到高校錄取甚至就業與前途。我校領導高度重視學籍檔案，切實加強對電子學籍檔案的建立和管理的督導工作，在人、財、物配備上給予支持，安排有責任心的專職人員擔任學籍檔案管理工作，改善辦公、管理環境，為我校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力保證。建立和健全各項規章制度，依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高中學籍檔案形成的規律，制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度，規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。制定“學籍管理規定”、“學籍收集整理制度”、“學籍管理人員崗位職責”等，使學籍檔案管理做到有章可循，有據可依，照章辦事。2.學校各部門各司其職，準確錄入學生信息。學籍檔案網絡信息化是一項可由多部門協作、多臺計算機同時操作的系統工程。這些信息由學校各部門各司其職，共同配合完成輸入。高中學籍檔案貫穿了每個高中生三年學習的全部記錄，平時的學生學籍檔案分別由各部門獨立錄入并單獨保管，如學籍卡、成績卡、會考成績等教務處負責，思想品德考核表德育處負責，健康卡醫務室負責，黨團關系由校黨委、團委負責，所有資料信息隨時錄入并保存，隨時按實際情況調整學生班級或年級裝訂成冊，移交校檔案室。如此管理形成了各部門的合力，避免了重復勞動，為資源共享創造了必要的條件。3.建立校園網絡數字化管理平臺，達到資源共享。網絡數字化管理是學籍檔案進入現代化的標志，實行網絡化管理，可及時、準確、全面地掌握學校、班級和學生動態。有權查閱檔案的人員可超越時空和機構，在任一地點、任一時間用任一聯網的電腦，自如地進入檔案管理系統，查閱自己需要的檔案信息。網絡數字化管理，可以輕松完成學生成績統計。包括歷次期中、期末、競賽和會考、補考成績。我校原來的成績統計是通過Excel進行簡單操作的，過程繁雜，耗時長久，而且很容易出現差錯。如今通過校園網管理平臺，由任課老師將考試成績輸入成績管理模塊后，教務員匯總，計算機便自動生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯誤率，又節省了時間，極大地提高了工作效率。網絡化數字化管理，教師能通過計算機快速查詢到學生的各種信息，以便及時了解學生的成長過程。各種及時、準確的數據和圖表，十分有利于教師們對自己的學科教學情況進行綜合分析，以便對癥下藥，因材施教。尤其是班主任，他們能隨時檢索調閱學生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話等，準確掌握學生的第一手資料，使自己能夠游刃有余地開展工作。4.學籍檔案數字化安全管理，權責分明，保護學生隱私。在實行學籍檔案網絡數字化管理的過程中，安全管理非常重要，必須要權限分明。高中學生學籍信息的保密程度雖然不如政府機關、及一些重要部門，但學籍信息在相對范圍和一定程度上同樣存在著保護學生隱私的問題。學籍信息的完整性、準確性，更不允許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。我校在學籍檔案安全管理方面，實行權限分級管理，德育處負責設置各級權限，對各用戶進行分組，授予校級領導、中層以上領導、各職能部門、班主任、任課教師以不同級別的權限，內容主要包括對各種不同類別的學生信息進行查詢、新增、修改、刪除等等。權限設置后，既能遏制某些人惡意涂改數據，破壞信息，又可防止用戶誤用，從而有效地保證學生學籍檔案信息的完整、真實和安全。
三、學籍檔案管理人員也要“素質”化、現代化
檔案管理人員素質質量，是電子學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵。我校重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，使這些人熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，努力學習專業知識和技能，不斷提高管理水平和業務素質。學校每年定期選派專職、兼職人員到市檔案局參加學習培訓，與時俱進，優化知識結構，使檔案管理人員具備應有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德、過硬的信息處理能力，較好地適應當前我市學籍檔案網絡數字化建設與正常運行的需求。
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前言
隨著現代信息技術的飛速發展，信息化建設的不斷推進，辦公自動化在各行政機關成普及之勢。辦公自動化，以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各信息，提高辦公效率。辦公自動化改變了傳統的辦公手段與方式，原來以紙質格式承載的各類文件及其他文字、數據資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代，從而產生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進行流轉、歸檔、存儲、進館、利用等環節進行有效管理和有機結合，已成為檔案部門迫切需要重點解決的問題。把檔案工作帶入了自動化與網絡化的新階段，加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現狀和對策作一些研究。
一、文書檔案電子工業化管理的現狀
目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，完全實現電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現在以下方面：
1.1 辦公自動化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化，而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當單位的在內部實行辦公自動化，但畢竟還未完全普及。而在機關單位辦公自動化則要求一體化，行政機關事業單位的業務往往與上下級密切聯系，對上履行職責任務，匯報上級下達任務的完成情況，答復上級機關或管理部門的業務范圍的問題；對下達任務和傳達上級指示精神；同級兄弟部門之間的業務聯系也相當密切。因此，這就需要實行全社會最起碼本級市的各機關單位各部門都實行辦公自動化，但目前還未能做到這一步，而且業務信息在很大程度上還需依賴紙質文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。
1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的紙質文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費，也造成了檔案電子化管理進程緩慢。
1.3電子文件具有對設備的依賴性。離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別。也就是說特定的電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件存在的。
1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。
1.5標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
二、關于做好文書檔案電子化管理的對策
檔案電子化管理必須是在辦公自動化條件下，以公文管理實行全文電子信息處理為前提，而目前在傳統的辦公方式正向自動化過渡階段，將如何應對日益增多的電子文件進行更科學、更準確及時地歸檔呢？我認為必須把握好幾個環節：
2.1 建立電子檔案管理制度。建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度：歸檔制度、文件保密制度、檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障電子化檔案建設安全、有序地開展。統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。
2.2 電子文件和紙質文件共存，實現文檔一體化工作制度。鑒于目前紙質文件和電子文件正在過渡階段，檔案電子化管理在實際應用中存在難以克服的各種問題，所以在目前電子文件完全取代紙質文件并不現實。解決的方法只能是電子文件和紙質文件同步歸檔，實行兩條腿走路。要在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共存工作的發展以及電子檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的。
2.3 嚴格執行電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼，保密期過后才能解密。密碼文件的管理，應該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機人員的相互制約。特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面，應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要妥善保管，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。
2.4 文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，比照手工作業的方法，起草、修改、審核、簽發、打印、封發各類公文，在這些過程中要按照行文的要求，選好文種、擬好標題、標明密級和時限、發送范圍等到所謂的電子文件背景材料。如果能夠在附件上記錄下文稿的歷次修改標記，領導簽發的記錄，那就更加完美了；第二部分是電子文件的歸檔處理。應該堅持以下原則：按時歸檔的原則。要求已經形成的正式的電子文件要及時向虛擬的電子檔案室進行移交。可以以郵件、硬拷貝等形式、送交到由檔案室已設置好的一個個文件夾，進行及時的分類管理。正式紙質文稿要在規定的時間內向檔案室移交，以便對有關的電子文件進行核對，防止電子文件的錯亂現象或被人為的刪改。歸檔的電子文件核對鑒定原則，應由有關人員組成核對鑒定小組，定期對各部門已形成的電子文件進行真實性、完整性和時效性鑒定，同時劃分出不同的保管期限。同時編制文件索引，供查詢調閱使用。
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1.1檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。
以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展;90年代以來，我國先后筑起中國互聯網(Chinanet)、中國教育科研網(caep.cetinnet)、中國科技網(CSTnet)和中國金橋網(ChinaGBnet)，并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。 轉貼于
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
2.2.3數據庫建設滯后;
經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。
2.2.4經費保障率低
目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館網絡化建設的經費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網絡，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
3高校檔案管理現代化的初步構想
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一、檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。
以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。
二、高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
三、數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。
四、高校檔案館網絡化建設中存在的問題
1、缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2、標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
3、數據庫建設滯后
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1.1檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
3高校檔案管理現代化的初步構想
3.1采用客戶機/服務器（Client/Server）體系結構模式；客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器（包括工作站、一個或多個服務器）分別執行，共同實現整體應用。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。
3.2檔案信息的管理離不開數據庫系統。現在高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase， FoxBASE， FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動程序）、數據庫―――Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。
淺議高校檔案管理數字化及檔案管理創新
張洪光
（內蒙古建筑職業技術學院 內蒙古 010070）
摘要：隨著信息數字化急速成熟，高校檔案管理創新應當向數字化發展，高校檔案管理現代化與數字化是密不可分的。
關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化
創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。
1.1檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
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1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平
隨著時代的發展，網絡化辦公已經成為符合時展的辦公方式，“紙上辦公”時代已經逐漸被取代，網絡辦公能夠保存大量的電子文檔，節約資源。圖書館正在利用很多種網絡方法、掃描方法、OCR方法、數據處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數字化設備進行各類檔案的信息，只要輸入關鍵字，就可以很快地找出文檔，節省了大量的時間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。
1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性
通過數字化的檢索，可以用很短時間發現并核對缺失的檔案及缺失的內容，利用網上信息查找方式對缺失點進行補充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計算機對陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進行修補，利用的也是數字化的原理；此外，兩個相隔很遠的人需要進行文件傳輸，就可以利用計算機進行網上辦公，與傳統辦公相比，網上辦公具有隨時性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。
2 當下圖書館檔案管理數字化建設存在的不足
2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數字化建設有待改進
目前，我國圖書館的檔案管理工作在數字化建設方面有許多需要亟待改進的地方，其一，我國缺乏一個完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統，不同的單位之間無法有效的進行信息查詢對接；其二，在當前的時展的大環境下，我國很多圖書館的計算機設備都仍然是“大頭電腦”，上網速度很慢，信息儲存能力很低，無法有效及時地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對他人的電子文檔進行篡改，導致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。
2.2 未能正確處理紙質檔案與電子檔案的關系
紙質信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對圖書館檔案進行數字化建設并不是遺棄傳統的紙質檔案，而是將檔案儲存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質檔案和電子檔案的關系，側重偏向電子檔案的建設，忘卻了紙質檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質檔案，也能夠隨時發送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質檔案，所以我們的側重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質檔案的印證關系。
3 采取有效措施，優化圖書館檔案管理數字化建設工作
3.1 兼顧數字化建設與原文資料的發展
原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進行信息的收集。原文資料具有很高的準確性和考量性，因此，在進行圖書館檔案管理數字化建設時，創造數字化管理環境時還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環境做到最好優化。
3.2 落實圖書館檔案資源的共享工作
檔案電子化建設是一個系統工程，包括整體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描輸入、系統管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統。由于大型企業機關在日常的工作中幾乎每天都會產生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此數字化系統就應使用雙服務器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應設置適當的檔案查詢系統，上傳觸摸屏查詢及文檔網絡，實現資源共享的目的。
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隨著國家電網公司集團化、標準化和信息化的快速推進，各單位的辦公、財務、生產及工程項目等業務的信息管理系統已逐步建立和應用，其中形成的電子文件、電子歸檔的數量也迅速增長。瑯琊山電站工程項目為安徽省“十五”期間重點能源項目，電站樞紐主要有上水庫、輸水系統、地下廠房、下水庫和地面開關站五部分組成。電站裝設四臺15萬千瓦的單級可逆式抽水蓄能機組，總裝機容量60萬千瓦。2002年12月2日正式開工，2007年9月25日四臺機組全部并網發電，2009年通過國家檔案局檔案驗收，2012年獲國家優質工程銀質獎。該工程從2002年開工以來，業主就對檔案信息進行數字化，且信息量每年以“驚人”的速度遞增，目前實現了電子檔案查詢利用功能。
檔案信息資源是國家或企業寶貴財富和重要戰略資源，只有建立在安全的基礎上，才能使其價值得以真正實現，否則將會影響檔案信息作用的全面、有效的發揮。強化信息安全管理是檔案信息數字化順利進行的根本保證。下面，我從安全職責、管理措施、技術措施等方面，談談數字化檔案信息安全管理的體會。
二、建立職責明確的責任體系
加強內部管理，建立職責明確的責任體系，是確保檔案信息安全的一個重要方面。據統計，我國公安部門破獲的網絡入侵案件中，90%以上都可以通過加強管理來避免。據美國FBI調查，75%的公司報告財務損失是由計算機系統安全問題造成的，超過50%的安全來自于公司內部。信息安全管理應按照“誰主管誰負責，誰運營誰負責”原則，實行統一領導、分級管理。單位主要負責人是本單位信息安全第一責任人。信息安全實行專業化管理、歸口監督。信息工作辦公室是信息安全的管理和保障部門，安全監察部是信息安全監督部門。各部門職責明確，分工到位，形成了完善的信息安全責任體系。
建立信息安全責任體系，強化員工責任意識和安全意識，可以提高制度的執行力，確保檔案信息數字化的順利進行。在瑯琊山電站建設期，業主與監理、施工、設計等參建單位組建了辦公自動化網絡，在合同條款中對監理、施工、設計等參建單位在檔案資料收集、整理、檔案信息錄入、信息安全等方面進行了約束。同時在電站建設和生產不同時期，成立了檔案管理領導小組和信息安全領導小組，建立了由各參建單位和各部門人員參加的檔案工作網，全員簽訂了《安全生產責任書》、《信息安全承諾書》和《員工保密承諾書》，并定期開展網絡信息和保密教育培訓，形成了“保障檔案信息安全，人人有責”的氛圍。同時，檔案管理部門不斷地對檔案信息安全現狀進行認真地分析，把檔案信息安全作為檔案信息部門、檔案工作者各項考核的首要指標；對現有制度進行認真清理，完善數字檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的制度，并對制度的執行情況加強督促和檢查，定期進行考核，確保各項制度能夠有效、正確執行；對當前電子文件和電子檔案，制定電子文件和電子檔案保管、保密和利用制度，加強電子文件的保管和檢修鑒定；在檔案信息提供利用中，認真執行國家信息安全和信息保密等規定，嚴格把握檔案利用審查關，加強對檔案信息利用的監督和管理工作。
三、采取嚴格有效的管理措施
數字檔案信息安全包括網絡系統、檔案信息系統、數據、環境及人員管理的安全。要保證數字檔案信息安全，必須采取嚴格有效的管理措施。一是要不斷建立和完善檔案信息安全管理制度，定期或不定期對信息安全管理制度進行檢查和審定，對存在不足或需要改進的安全管理制度及時進行修訂，只有這樣，才能做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究，才能更好地維護檔案信息安全。目前，我國已建立了《計算機信息系統安全保護條例》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《計算機網絡國際聯網管理暫行規定》等一系列信息安全方面的法規標準，這些法規為維護網絡安全提供了法律依據，有力地保障了信息安全工作的順利進行。二是要明確安全管理機構，設立系統管理員、網絡管理員、安全管理員等崗位，并明確各崗位職責。應加強信息安全管理人員之間、信息只能部門和業務部門之間的合作與溝通，共同協作處理信息安全問題。三是要加強人員安全管理，關鍵崗位應簽訂保密協議，及時終止離崗員工的所有訪問權限，嚴格外部人員訪問程序。四是在運維管理方面，要嚴格執行信息機房管理有關規定，確保機房運行環境符合要求，嚴格機房出入管理。對終端計算機、系統和網絡等設備實行標準化作業。強化存儲介質存放、使用、維護和銷毀等各項措施。對檔案信息服務器系統，要詳細記錄日常操作、運行維護記錄和修改等內容，嚴禁任何未經授權的操作；要及時進行軟件升級更新，定期進行漏洞掃描，及時安裝補丁程序。要及時升級防病毒軟件和惡意代碼庫。五是要建立備份與恢復管理相關安全管理制度，嚴格控制數據備份和恢復過程，妥善保存備份記錄，執行定期恢復程序。六是建立與完善應急預案，加強培訓和演練，確保人力、設備、技術和財務等應急保障資源可用。七是要切實加強員工信息安全培訓，提高全員信息安全意識。
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（2）真實性
對于房地產檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產檔案管理數字化中也應該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。
（3）便捷性
通過計算機網絡系統所實現的數字化檔案管理取代了傳統手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數字化技術為房地產檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進行相關信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進行檔案信息的查詢瀏覽，并且不會相互干擾。
（4）可讀性
數字化技術在房地產檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進而保證了檔案的實際價值。
二、房地產檔案管理中數字化的應用策略
1.加強創新型數字化技術人才的培養
首先進行檔案管理工作人員知識結構的調整，培養一支具有先進檔案管理意識和理念的高水平專業的創新型數字化技術人才隊伍，以便對各種專業設施的維護、維修和升級，促進專業設備的順利安全運行。同時通過相關數字化技術知識的培訓，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數字化檔案管理過程中的相關知識。技能和流程，進而提升管理人員的業務能力，促進數字化技術的運用和建設。
2.加強檔案資源的規范以及標準體系的建立
只要保證了規范和完整的房地產檔案信息，那么數字化技術的運用才能得到更好的利用，進而實現數字化管理的真正價值和意義。同時還要統一房地產檔案管理的標準和規范，進而充分發揮出數字化檔案管理的價值，否則一些不標準和規范的檔案管理將會對房地產數字化檔案管理建設、發展產生極大的阻礙。
3.建立健全的數據系統
檔案數據庫的建立是數字化技術應用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統的資料功能齊全，進而才能為管理人員提供更快捷的管理服務。首先系統的開發人員將各種房地產檔案導入到數據庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據實際檔案變動和增加及時更新和擴展數據庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關部門制定決策的時候，該數據系統也能為其提供一些真實、全面的有利依據，進而促進相關政府部門更好的提供優質服務。此外，還需要在該數據系統中建立檔案目錄數據庫，也就是進行檔案的編目，以分層級的方式繼續擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數據化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉化為數據化信息的同時也需要運用傳統紙質檔案的形式加以存儲，因為在信號轉換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術限制，可能會出現丟失、損壞等現象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進行檔案管理。
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1.1 主要特征
首先，管理內容數字化和網絡化。在網絡信息化時代中，實施檔案數字化和網絡化管理，能夠將打破傳統紙質管理方式的局限性，借助先進計算機技術和高端設備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務全面化和社會化。計算機設備既能實現文本存儲，還能實現圖像存儲，借助網絡平臺能夠實現信息全面、準確搜集，有利于構建全方面的檔案服務模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應用，以便提升工作質量和速度，從中能夠體現服務社會化特點。
1.2 主要方式
房產檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應用，雖然該設備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設備兼具快速和優質兩種效果；第三種是數據分析，即對房產檔案數據詳細、合理分析，借此方式實現信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實性原則。房產檔案從原始信息過渡到數字化信息，務必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產檔案信息安全，即保證權利人合法權益的基本表現，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應用數字化技術于房產檔案管理，能夠實現檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。
2 房產檔案管理數字化中出現的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產檔案資料缺乏完整性，影響相關政策、法規的健全性，具體表現為實際房屋和資料記載存在結構、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網上服務研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設備被片面應用于房產檔案人工管理，然而房產檔案尚未實現信息數字化處理，這在一定程度上影響信息查詢全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產檔案數字化體系
只有健全房產檔案的數字化體系，才能確保房產檔案實現信息規范化，在此基礎上發揮信息價值，提高房產檔案的利用率。如果房產檔案未能標準化實施數字信息管理，那么房產檔案需要經歷較長時間實現管理工作質量優化，促進管理工作有序發展。
2.2.2完善房產檔案數字化系統
雖然網絡數字化時代提高了信息技術的應用率，但是目前大多數房產檔案仍利用紙質化形式，僅在特定條件下才會通過人工應用計算機設備，檔案只是實現了輸入形式的數字化，未能實現全面數字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產檔案數字化系統，即原文件借助掃描儀的形式實現信息數字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準確率。
2.2.3大力培養檔案專業化人才
提升房產檔案人員的綜合素質和專業能力，有利于促進房產檔案管理工作穩健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統性培訓，在培訓的過程中，傳播豐富的專業知識、提高工作人員對數字化技術的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創新型思想的引導下，規范房產檔案的工作行為，積極配合房產檔案管理。
2.2.4構建檔案信息輸送平臺
