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篇1
水利工程檔案是指水利工程在前期工作、實施階段、竣工驗收等各建設階段中形成的材料，它包括從工程項目的提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理及竣工驗收、試運行等全過程中形成的具有保存價值的文字圖表、聲像圖紙等不同形式與載體的各種歷史記錄，歷史地、真實地反映和記錄了人們在水利工程建設的智力創造和勞動的全過程，對工程建成投產后的運行、管理、養護、維修、改建、擴建等技術工作的決策、設計起著非常重要的憑證和依據作用，對搞好其它水利工程也起著借鑒與參考的作用。
2.領導重視、科學管理，確保每項工程檔案資料的完整性
2.1增強工程項目人員檔案意識
水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）中，明確項目法人應對檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并加強對各參建單位歸檔工作的監督指導。因此要確定項目工程檔案工作人員，增強水利工程建設項目全員檔案意識，依法管理項目檔案，加大檔案人材的培養力度，提高工程建設項目檔案工作人員的素質。
2.2制定制度，確保檔案有序管理
重視做好檔案管理工作，只有完整、準確、系統的檔案，才能滿足工程建設、工程管理工作對檔案利用的要求，而做好檔案管理工作是提供利用的基礎和保證。
2.2.1領導重視檔案工作是管好用好檔案工作的關鍵
水利工程檔案屬于科技檔案，而科技檔案管理是單位科技、生產管理的重要組成部分，領導應加以重視和關注，使其在制度上、裝備上、人員配備上得到支持和保證，使檔案工作能真正發揮其職能的作用。
2.2.2在進行工程建設的同時，必須注重注重工程資料和工程檔案的管理工作
水利工程檔案資料來源于工程建設全過程，是工程實體形成的真實記載和反映。它不僅在建設過程中的質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收及其它日常管理工作中具有重要作用，而且在工程建設后的運行、管理工作中也是不可缺少的依據和條件。因此，我們必須注重工程資料和工程檔案的管理工作。
2.2.3制定檔案管理規章制度，規范檔案資料的管理
應根據國家《檔案法》、《保密法》、及水利部《科學技術檔案管理暫行規定》、《水利工程建設項目檔案管理規定》等有關法規，制定《檔案員崗位責任制》、《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等規章制度，對檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和提供利用及保密等方面作嚴格規定。將水利工程的檔案的形成、積累、整理工作形成制度，項目法人應切實做好項目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。檔案人員要時時督促和指導檔案的收集、整理工作。
2.2.4制定切實可行的分類方案，精心歸檔，確保檔案的完整性
全宗是我國檔案管理的基本理論。制定檔案分類方案應樹立全新的全宗理念，應以全宗為對象進行。項目法人在項目劃分完成后，要根據單位工程、分部工程及單元工程劃分的具體情況，制定出整個項目工程文件材料的歸檔范圍、保管期限和檔案分類方案。確定工程項目檔案的分類方案，結合工程建設實際，按工程建設過程產生文件材料的性質、工程建設項目的專業、類別統一考慮。在確定分類方案時，要視整個項目工程為一個全宗，也就是說，工程項目的分類方案，應能包含這個工程建設項目的全部檔案內容。
3.強化檔案人員的業務培訓、提高檔案管理水平
水利工程檔案具有“一次性”和不可回復性的特點。客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關的一些專業類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此，為達到水利工程檔案整理規范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行了大量培訓、講解水利工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料。使大家對檔案內容提前了解，在工作中更好的發揮，注意積累資料。這種培訓將檔案管理工作和工程同步進行。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障。
4.通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。每當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。
參考文獻：
篇2
前言
水利工程檔案管理是水利工程建設與管理的重要組成部分，是在水利工程前期準備，工程實施，竣工驗收等各個階段過程中形成的，具有保存價值的文字，圖表、聲像等。不同形式的文件材料，是整個工程建設的縮影。水利工程檔案是衡量水利工程質量的重要依據，水利工程檔案管理工作對水利工程建成后的維護與管理將會起到積極地指導作用，同時有利于提高水利工程的設計，施工及管理水平，促進水利工程建設又好又快的發展。
一、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的。它直接且真實的反映著水利工程建設的全過程，也是檢測水利質量的重要依據。水利工程檔案在水利工程建設和經濟建設中起著非常重要的作用。主要表現在以下幾個方面：①在實際應用中，在擬定計劃、水行政執法、工作總結、水利工程設計等方面檔案可以作為考察憑證；②檔案在防訊搶險時起著很重要的作用，它可以對過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解，使得決策者作出更好的決策；③可以借助檔案進行水利方面的學術研究，通過前人的真實的記載資料，得出更好的研究成果；④水利工程會隨著實際的需要而變化，因此在對水利工程進行維護和擴建時，檔案可以作為合理設計和施工的依據，既節省的時間。有節約了開支，總之有利于創造更多的經濟價值；第五。檔案也可以作為工程質量鑒定、事故原因的查明、事故責任的追究的有效依據。
在水利工程建設中，水利工程檔案管理是重要的工作環節之一，也是保持工程質量長期穩定的重要環節之一，同時也是經濟建設發展的重要催化劑。為了滿足水利工程項目建設管理工作的需要以及國家和水利部的共同要求，必須對水利工程檔案管理工作進行建設和強化。國家水利部在檔案管理方面有明確的規定，只有在檔案管理合格的情況下，才能進行竣工驗收，否則，不可進行竣工驗收。水利工程檔案只有在管理的情況下才能發揮其應有的作用，如果沒有建立相應的水利工程檔案管理工作，那么就無人管理水利工程檔案，對水利工程建設和維護以及工程檔案的日常工作的發展起著阻礙作用，同時對水利工程的驗收工作也產生了很大的影響。因此，建立水利工程檔案管理工作是非常重要的。它為后人提供有效的、真實可靠的資料，促進水利工程順利的發展。
二﹑水利工程檔案管理存在的問題
我國重點建設項目的檔案工作起步于20世紀50年代，在20世紀80年代得到發展。國家檔案局1992年頒發了《建設項目(工程)檔案驗收辦法》，1997年又與國家計委聯合了《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》。這些規定和辦法為重點項目檔案工作的健康發展提供了保證。近年來，隨著水利工程質量管理工作的不斷規范、管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但足，一些水利工程檔案仍然存在著整理速度慢，內容不齊全，編寫不規范，質量不高等問題。
（一）檔案管理工作的前期投入和管理不足
一般情況下，在工程項目建設的后期，工作人員才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作。致使檔案資料復印件多、原件少，特種載體檔案嚴重缺失。
（二）缺乏高素質的檔案管理專業人才
工程項目資料管理人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，且身兼數職，致使檔案管理水平普遍較差，在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。
（三）檔案管理體制和制度不健全
隨著我國市場經濟體制的建立，在工程建設領域，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。
三﹑加強水利工程檔案管理的對策和建議
2006年，水利部出臺的《關于印發水利工程建設項目檔案管理規定的通知》要求：①加強對工程檔案管理工作的領導；②認真落實崗位責任制；③加強檢查指導與監督；④提高工程檔案現代化管理水平；⑤認真做好水利丁程建設項目檔案登記工作。這些都為我國的水利工程檔案管理工作提出了明確的要求。根據這些要求，針對目前存在的問題，建議采取以下對策。
（一）健全制度、強化管理。落實崗位責任制
加強對檔案工作的集中統一管理是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。為此，應采取以下措施。
①成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。由主管檔案工作的領導全面負責，對檔案室配備專職檔案人員，在各業務部門，指定專人擔任兼職或專職檔案員。
②把學習、宣傳有關檔案法規與增強工程技術人員的法制觀念結合起來，把宣傳正反面典型與提高檔案人員的自覺性結合起來，形成人人理解和支持檔案工作的良好風尚。
③企業應建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工單位、質檢及監督、審計等部門的實施力度，并制訂相應的措施，使檔案部門可以進行有效的監督和制約。同時，建立內部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收的全過程。
④對項目檔案的驗收做到規范、嚴格把關。這是保證項目檔案質量的重要環節。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。
⑤設計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數字檔案信息進行分類排列和編目，實現檔案數字化、信息組織與管理的有序化。
⑥建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。
⑦建立科學的歸檔制度，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，在內容方面，檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都應從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。
（二）提高檔案管理人員的業務素質和工作能力
針對工程檔案管理人員業務水平不高的實際情況，必須加大檔案人才的培養力度，努力提高重點建設項目檔案工作人員的素質。①工程檔案管理人員應定期參加專業理論學習，并取得相應的管理資質，做到“持證上崗”。②培養檔案管理人員的全員檔案意識，認真抓好檔案的收集、保管、利用3個關鍵環節。
長期以來，由于我們對于各級各類檔案的管理工作缺乏科學的管理意識，未能將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務部門和檔案管理部門各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案資料的整理歸檔帶來了困難。為了使水利工程的檔案管理更加規范化、標準化，必須提高認識，轉變觀念，制訂一系列措施，對水利工程檔案進行科學管理，并根據水利工程復雜性的特點，拓寬檔案收集渠道。從實際情況看，水利工程建設是比較復雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及的部門和人員多、經歷的時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設周期短，形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加上施工人員組成復雜，往往是工程任務一完成，臨時機構就解散，檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集的齊全、完整，應當要求檔案管理人員首先了解水利工程建設工作的具體操作程序、工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上，可采取以下收集方法：①追蹤收集。即檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質量也比較高，但花費的人力、物力較大，適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。②分階段收集。即檔案人員始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失。該方法適用于建設周期長的工程。③強制性收集。即采用收取檔案資料押金的做法。當一項水利工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，將完整的檔案資料移交給檔案部門后，才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的施工單位具有一定的約束力，適用于對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位。
（三）通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作
水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結晶，做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了更好地利用和開發利用檔案信息。
（四）加大投入，實現檔案管理手段現代化
檔案管理手段的現代化是實現檔案管理現代化的基本標志，它包括以下幾方面：保管條件的現代化，載體材料的現代化，翻拍、復印、裝訂手段的現代化，檔案工作手段現代化，咨詢業務智能化等。實現檔案資料的數據化管理和網絡化報送、傳遞，可滿足水利工程建設者多方位、多區域利用檔案資料的需求，為水利工程建設和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務。
（五）加強對建設管理體制改革的研究
應定期對國家制定的適應建設管理體制改革的檔案管理制度和法規進行學習、研究，及時制訂一批既符合工程檔案自身發展規律、又適應社會主義市場經濟要求，既符合我國國情、又吸收國外先進管理經驗的檔案法規、規章。鑒于計算機技術給檔案工作帶來的深刻影響，應大力加強對重點水務工程檔案工作信息化、網絡化建設的研究。
（六）資料分類科學化、檔案工作標準化
篇3
關鍵詞 水利工程；檔案管理；核心內容；管理措施
WATER records management requirements and measures basic analysis
Gao Li-hui
(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)
【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.
【Key words】WATER;File management;The core;Management measures
1. 水利工程檔案資料管理的基本要求
水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責和任務，是維護國家利益，保護自已合法權益，提高管理水平和應急能力的需要。水利工程檔案是工程建設審計工作的依據、是工程驗收的依據、是質量評定的依據、是工程建設質量查、改的依據和憑證。
1.1檔案管理的依據和竣工驗收
水利檔案管理的依據有：《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦［2005］480號）；《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》》（水辦〔2008〕336號）；《水利工程建設項目驗收管理規定》（水利部30號令）；《水利水電建設工程驗收規程》（SL223- 2008）；《水利基本建設項目竣工決算審計暫行辦法》（水監［2003］370號）；《建設工程質量管理條例》（2000年1月30日，國務院令第279號）。竣工驗收主要是資料的驗收：法人驗收，政府驗收，工程檔案資料的驗收﹙要求作專項驗收﹚。工程檔案要求真實、完整、準確、系統。真實是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項，即所有應歸檔材料的類項必須齊全；準確是指檔案資料所反映的內容要準確，其中包括文字、數字、圖形都要準確，特別是竣工圖要能準確反映工程建設的實際狀況；系統是指所有應歸檔的文件材料，應保持其相互之間的有機聯系，相關的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設項目建設過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內容，應做好這部分材料的收集、整理工作，關鍵是要及時整理，要將不同種類（照片或錄像）的聲像或電子材料分別立卷。
1.2水利工程檔案的歸檔范圍與要求
水利工程建設項目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執行，工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久為50年以上，長期為15～50年、短期為15年以下，長期保存的檔案實際保管期限不得超于工程項目的實際壽命。水利工程建設項目檔案必須完整、準確、系統，應歸文件材料應字跡清楚、圖面整潔、簽字手續完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應有科學的分類方案，案卷質量符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。
1.3檔案資料驗收與移交
水利工程建設項目檔案驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分，各級水行政管理部門在組織水利工程驗收時，須通知相應的檔案管理部門作為驗收委員會成員負責工程檔案的驗收工作，工程竣工驗收前，項目法人應組織參建單位對所承擔的工程檔案資料收集、整理、歸檔進行認真檢查，確認已達到規范要求后，寫出自檢報告，在申請工程驗收時，一并報上。實行總承包的，應由總承包單位負責向建設與管理單位移交；實行分包的，應由各承包單位向建設單位移交，或由建設單位委托一個承包單位匯總后，再向建設與管理單位移交；實行監理制度的，應由監理部門負責審查合格后，再由各有關單位向建設與管理單位移交；審查與移交均應履行簽字手續。移交與接收工程檔案資料的時間，應視工程建設的實際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應完成有關工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。
2. 水利工程檔案管理的核心內容和管理措施
建設工程資料是工程建設從項目的提出、籌備、勘測、設計、施工到竣工投產等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。主要包括工程準備階段資料、施工資料、監理資料和竣工驗收資料等。建設工程資料，是建設工程合法身份與合格質量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據。參建各方都負有收集、整理、簽署、核查工程資料的責任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性。因此，我們應當規范工程資料的管理，將工程資料視為工程質量驗收的重要依據，甚至是工程質量的組成部分。
2.1水利工程檔案的核心內容。
（1）工程準備階段資料：是指工程在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、開工審批及工程概預算等工程準備階段形成的資料，由建設單位提供。
（2）施工資料：是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應由施工單位負責形成。主要包括單位工程整體管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄、施工質量驗收記錄等。工程竣工后，施工單位應按規定將施工資料移交給建設單位。
（3）監理資料：是指監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的資料，主要包括監理管理資料、監理工作記錄、竣工驗收資料和其它資料等。監理資料由監理單位負責完成，工程竣工后，監理單位應按規定將監理資料移交給建設單位。
（4）竣工驗收資料：是指在工程項目竣工驗收活動中形成的資料。包括工程驗收總結、竣工驗收記錄、財務文件和聲像、縮微、電子檔案等。
2.2工程資料的管理職責。
（1）工程資料的形成應符合國家相關的法律、法規、技術規范、質量驗收標準、工程合同和設計文件等規定。
（2）參建單位應將工程資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和全過程。
（3）工程資料應隨工程進度同步收集、整理并按規定進行移交。資料組卷與資料份數應符合規定。
（4）工程資料應實行分級管理，由建設、監理、施工單位主管（技術）負責人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應有專人負責，并按規定取得相應的崗位資格。
（5）工程各參建單位應確保各自所形成的資料的真實、有效、完整和齊全。對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現象，應按有關規定對相關責任人予以處罰，情節嚴重的，應依法追究法律責任。
2.3水保檔案管理的必要性和對策。
（1）沒有統一的水土保持檔案分類標準和編碼體系，檔案資料調閱、調集或查詢困難，檔案信息利用率低，或大部分既有資料未歸檔、建檔。
（2）檔案管理制度不健全、管理不規范、多頭管理現象普遍存在，檔案資料分布散亂。
（3）檔案管理人員匱乏。
（4）未實行專業化管理，檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差，檔案資料破損現象嚴重。
（5）法制意識不強，檔案管理工作未引起各地的重視，也無專項經費投入，制約了檔案管理的規范化建設。
2.4規范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設、水土保持決策科學化、水土保持法制化和規范化建設以及提高水土保持行業管理能力和工作水平的需要。規范水土保持檔案管理的對策應建立水土保持檔案資料庫，進行統一檔案編碼和密級標準，建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識，建立并完善水土保持檔案管理制度，培養并造就一支高素質的水土保持檔案管理隊伍。挖掘檔案資料潛力，為水土保持及社會公眾提供服務。
3. 總結
水利工程資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應參與生產過程，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理監控。工程資料的收集必須與實際施工進度同步。對所提供的資料不符合規定要求的不予結算工程款。按質量驗收記錄、工程質量控制資料核查記錄、施工技術管理資料、工程安全功能檢驗資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產生時間的先后排列。根據實際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規定移交、歸檔。按時移交給公司、建設單位和城建檔案部門。
參考文獻
［1］梁靜.水利工程檔案管理與發展J.湖南水利水電，2008，（4）：78～79.
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、科學化、超標準化管理軌道，確保了質量監督站各項工作的順利達標。我站監督檔案的的整理工作經歷了由過去的手工記錄到現在的計算機錄入的發展過程，為新疆水利水電建設、管理做出了應有的貢獻。領導重視、健全機構，檔案管理水平穩步提高。水利工程質量監督檔案管理是整個工程質量監督工作的重要組成部分。在水利工程監督工作實踐中我們深深體會到，做好監督業務資料的收集，強化對監督檔案的管理，不僅能保證質量監督工作按照正常程序進行，使每一個監督環節都能有較全面、詳細的記載，起到檢查質監人員工作業績、預控質量、防止事故發生的作用，而且通過檢查監督檔案內容是否齊全、用語是否準確等，還可全面了解質量監督人員抽查工程質量的頻次，工作的廣度、深度，尤其是掌握國家有關法律法規以及強制性標準處理問題的能力。同時，對工程中出現的問題可以及時反饋，以便分析查找問題癥結，為保證工程質量安全提供監督依據。另外，監督檔案的內容既能反映科室和質量監督人員在監督活動中產生文字記錄、圖片以及簽字認可的過程，也能夠客觀地反映出監督工作的內容、方法、效果。因此，做好監督檔案管理工作具有十分重要的意義。監督資料是工作監督過程的真實記錄，也是監督人員工作質量的綜合反映。為了適應質量監督事業發展的需要，確保檔案管理工作不斷邁上新臺階，我站配備了檔案管理人員，直接負責檔案的管理工作。
2檔案監督管理
2.1三原則
根據《建設工程質量管理條例》、《水利工程質量管理規定》及《水利工程建設項目檔案管理規定》，我站結合本站工作，提出了“三原則”（即質量監督內容規范與監督行為規范化的一般性原則，監督機構遵守法律法規要求的原則，政府監督原則），把檔案管理與質量監督工作緊緊融為一體，作為閉合管理的一部分來要求，檔案管理與實際工作之間形成既有緊密聯系又有相互監督的工作關系，從而使業務資料的檢查實現了專業化、經常化、具體化，有效地堵塞了管理工作中的漏洞。為了確保監督檔案的質量，促進監督管理水平的提高，我站根據項目的實際情況和項目管理特點，制定了質量監督機構質量監督檔案管理要求、項目質量監督組負責整理歸檔的文件資料主要內容等，以此指導檔案的各項管理工作，使檔案管理制度化貫穿整個檔案管理過程，包括質量監督項目組的建立、質量監督計劃、資質及資格復查、質量體系檢查、工程項目劃分、質量監督檢查、質量問題、施工質量評定、工程驗收、質量監督報告等。工程驗收與檔案驗收同步進行，除此之外，還應針對各階段、各環節的檔案整理工作對照制度檢查執行、落實情況，對重點檔案進行必要的核查，使水利工程建設項目的檔案管理工作規范化、科學化。
2.2質量監督檔案
工程質量監督檔案是在水利工程的建設過程中產生的，由于水利工程具有周期長、時間跨度大等特點，且其地質、水文等條件具有的不確定性，大量的工程建設信息隨著水利工程的施工不斷變化。因此，水利工程質量監督檔案的及時性、真實性顯得尤為重要。為了及時全面收集工程信息，需要嚴格執行相關程序及措施，主要有以下幾方面：一是在辦理質量監督手續時，明確質量監督檔案管理責任，將工程質量監督檔案管理納入項目管理進度計劃之中，將工程質量監督檔案的整理工作，包括資料的產生、建檔、保存等要求寫入工程質量監督計劃中;二是在施工階段對監督資料形成過程進行定期檢查，按照施工進度對相應的施工數據、需要形成監督檔案的技術資料及時進行專項檢查，保障檔案形成的及時性、合理性;三是在竣工及投入使用階段，采取相應措施對工程檔案進行核查，落實好水利工程質量監督檔案管理歸納工作，將資料按不同保存要求進行歸類、整理，保障各類信息的完整性和真實性。由主管領導負責對監督人員所報的檔案資料進行量化考核，并將考核結果進行匯總，作為監督人員年底評先評優的條件之一。這樣將監督檔案資料管理融入獎懲機制，將會引起質量監督人員的高度重視，明顯提高質量監督檔案資料的質量。
2.3檔案管理范疇新內容
為了改變工作作風，提高辦事效率，根據監督管理工作需要，我們將把有關責任單位報審的工程情況，各參建單位的資質及人員資格證件、合同文件等資料的審核工作納入檔案管理范疇，這些資料往往一個工程有幾個標段，甚至十幾個標段，資料繁多。為此，檔案員的工作中增加了接收、初審、轉發、退還建設、施工單位報送的建設工程資料，并辦理有關登記簽字手續；監督員自接到送審資料之日起3日內，必須將審核后的資料返還檔案室，否則視為積壓資料。這樣檔案工作將會有以下成效：一是提高辦事效率，理順工程報審資料的相互交接程序，避免因資料積壓而影響辦事時效；二是方便建設、施工單位，避免報送資料時因監督人員在進行外業工作而導致資料無人接收的現象發生；三是統一對報送資料進行初審，發現重要資料缺項及時一次性告知有關單位，同時為辦事人員解答相關業務咨詢，減少監督人員的工作量，優化質量監督服務；四是對質量監督檔案的完整性、時效性、準確性起到了一定的控制和監督作用。
2.4網上辦公自動化
為了提高工作效率，按照辦公自動化的要求，我站實現了在站局域網上的信息傳輸，編制水利工程的竣工工程檔案目錄和工程傳遞單，質量監督人員之間通過網絡進行傳遞，不僅提高了工作效率，而且減少了手工操作易出現的紕漏，從而保證了工作質量，同時也便于站領導和質量監督人員在計算機上隨時查找有關資料，掌握質量監督動態。目前，我們正在積極籌備，以進一步推動檔案管理向電子化管理方向發展。
2.5提高管理人員的管理技能
掌握先進的信息技術和管理方法，不斷提高檔案管理質量和管理效率，是每位管理人員必須具備的管理技能。檔案管理部門應當針對不同的檔案管理系統定期對管理人員進行技術培訓。培訓內容應涵蓋工程管理的基本理論、計算機信息系統的操作技巧、檔案管理系統的升級維護等相關知識，擴寬管理人員的知識面并完善知識結構，不斷提高其技術能力。
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Key words: water conservancy project; file management; problem; solution; comprehensive utilization
中圖分類號：TV文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
水利是國民經濟的基礎產業，是工農業生產的命脈。水利工程檔案是人類改造、利用自然資源、抗御自然災害的成果,是國家和人民的寶貴財富, 是水利工作者辛勤勞動的智慧結晶。水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據和憑證，是全面反映工程建設情況的真實記錄，是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，對工程質量起著監督和驗證作用，其質量對工程質量和工程使用有著直接和深遠的影響。水利工程檔案產生于整個基本建設的全過程，包括從工程項目建議、立項、可研、設計、招（投）標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行（使用）、后評價等全過程。對工程建成投產后的管理、運行、維護、改擴建等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用,對其他工程也起著借鑒與參考的作用。
近年來，隨著水利工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍存在著與工程建設不同步、內容不全、不規范、質量不高等問題。《水利基本建設項目工程檔案資料管理規定》明確規定“進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程階段和竣工驗收時，要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質量，并在驗收后，及時整理歸檔”。科學地進行檔案管理，大力開發水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供便利，是實現水利工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。
1 水利工程檔案管理存在的問題
1.1 前期工作準備不足
水利工程建設工期緊、任務重，受季節性影響較大，負責工程項目的領導及工程管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位。平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作。導致檔案管理工作的前期投入和管理不足，往往在工程項目建設的后期，才突擊整理資料，開始著手進行檔案資料的收集、歸檔工作，從而造成檔案資料的復印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴重缺失，不能客觀反映工程實施情況。
1.2 檔案管理人員經驗不足，缺乏高素質的檔案管理專業人才
水利工程是系統工程，這一因素決定了建設工程檔案的復雜性、科學性和系統性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。在工程項目建設中，資料管理人員大都是臨時抽調，沒有經過專業培訓且大多數身兼數職，精力有限，對檔案管理相關法律法規和制度不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，嚴重影響著歸檔質量。
檔案人員缺乏整理、管理資料的實踐經驗，致使資料整理、收集不夠全面，只是被動地從工程項目資料人員接收移交過來，往往是有多少接多少，存在著內容缺項、漏項、簽章手續不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規范等現象。沒有把工程項目建設與工程技術資料的歸檔有機的結合起來，直接影響了檔案的齊全完整。
1.3 檔案管理體制和制度不健全
目前，大多數中小型水利工程建設項目沒有制訂具有針對性的檔案管理規章制度，檔案行政管理部門對工程檔案管理法規宣傳、貫徹不夠，對工程檔案管理的業務指導缺乏應有力度，對工程檔案專項執法檢查工作也沒有抓起來。檔案資料流向制度不健全，使得工程建設中技術、施工人員調動、變更，出現人走檔案走、人走檔案沒人管的現象。
1.4 工程建設項目檔案管理工作缺乏系統研究
近年來，隨著我國市場經濟體制的完善，在工程建設領域，項目法人負責制、招標投標制、建設監理制、質量終身制等制度正在逐步規范。為適應政府管理職能的轉變、行政審批制度的改革，工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地作出相應的調整與修改，工程建設項目檔案工作還沒有納入到新的管理機制中去。
2加強水利工程檔案管理的對策
2.1 健全制度，強化管理，落實崗位責任制
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水利工程施工建設檔案是保證水利工程質量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區，施工復雜度高，地質條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監督。
檔案管理制度是檔案規范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節點目標。檔案管理經費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經費預算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質量、份數、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質量控制同步；（3）單元工程質量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據水利工程施工建設的內容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質量控制黨刊、施工管理檔案、生產控制檔案等。
要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據施工需要調取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據工程節點設置考核辦法，保證完成各節點的檔案整編目標。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內容，根據檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統一間距，檔案數量要與目錄數量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時要根據目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規范，做到能夠合理開發和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數據庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數據中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2 檔案管理評價
2.1 評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規定》等文件為依據，根據水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數，并采用層次分析的方法M行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j=1，2，…，n），指標內容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統性、歸檔與移交、節點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。
2.2 指標系數
指標系數依據檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數標準。評價指標與分值如表1所示：
檔案管理的評價方法與指標系數對某工程渠道的檔案管理工作進行權重分析，得到檔案管理綜合評價指數G=0.92，評價為優良；準則層中檔案管理組織結構G1=0.89，評價為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價為優良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價為優良。
3 結語
水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養的重要參考依據。所以作為水利施工企業在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。
參考文獻
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引言
近年來，隨著我國社會主義市場經濟的持續發展，水利工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，檔案管理工作也應逐步走向科學化和規范化，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但部分水利工程檔案仍存一些問題需要我們改進。
一、水利工程檔案管理的重要性
水利工程科技檔案是項目建設過程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產、科研及其建設過程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個歷史過程和真實原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設過程中的重點，也是難點。水利工程的建設主要經過前期規劃、設計、招(投)標、施工、竣工驗收等一系列復雜的階段，內容繁多，周期較長。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類儲存及規范化管理的工作。科技檔案的形成自工程立項開始，與工程建設進度同步，并貫穿其各個階段。科技檔案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項目質量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項目提供可靠的參考。另一方面，檔案管理對于企業發展也起到了重要的作用。每一個工程項目的檔案資料，是企業文化的積淀。也為積累工程經驗、吸取教訓、不斷提高企業工作質量和工作效率提供了參考。因此，做好水利工程科技檔案的有效管理工作十分重要。
二、水利工程檔案管理中存在的問題
1、檔案管理體制和制度不健全
隨著我國市場經濟體制的建立，在工程建設領域，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。目前，水利企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理制度不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。
2、缺乏高素質的檔案管理專業人才
工程項目資料管理人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，且身兼數職，致使檔案管理水平普遍較差，在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。
3、檔案管理工作的前期投入和管理不足
檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項目建設的后期，才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴重缺失。這是因為：第一，負責工程項目的領導及工程管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上說一下，并不落實在具體工作中，平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作。第二，施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作不是按照施工過程中每一個環節來產生資料，往往是工程施工快結束了，才突擊搞竣工資料。
4、檔案檢索效率不高
檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前在水利行業，傳統的手工檢索占有很大比重。雖然部分檔案管理部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但也出現了求“多”不求“精”的現象，既造成了資源利用不充分，也導致檔案檢索效率不高。
5、對水利科技檔案的保密性缺乏足夠的重視
一般而言，水利工程科技檔案均屬于秘密文件，查詢或利用均需通過相關手續。但從本人的工作實踐看來，大部分水利單位在科技檔案保密性方面缺乏足夠的重視，制度不健全，責任落實不到位，在當今信息飛速發展的時代，水利科技信息安全面臨嚴峻的挑戰。
三、加強水利工程檔案管理的對策
1、提高工程檔案的歸檔意識，建立完善的檔案管理制度
檔案行政管理部門和工程建設管理部門要采取多種形式加大宣傳力度，組織參建單位領導、職工認真學習《檔案法》、《水利工程建設項目檔案管理規定》等相關的法律、法規，提高大家對水利工程檔案工作的認識。把檔案工作納入水利工程建設的總體格局之中，明確具體責任，實行統一領導，專人負責。在工程建設初期就制定本工程檔案的收集、整理、保管等一系列制度，并嚴格執行；在建設過程中建立健全涉及建設、設計、施工、監理等部門的檔案網絡管理機制，做到檔案工作各個環節都有章可循、有法可依。
2、構建科學適用的檔案管理體制
做好檔案工作要把檔案工作納入水利工程總體格局之中，實行統一領導，專人負責，部門分級配合、協調的原則。建設單位在工程建設初期根據檔案管理的有關法規、規定和技術要求，制定本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構及其職責，材料歸檔要求、檔案的案卷質量、檔案的利用與管理等做出具體規定，使整個檔案工作從工程建設一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環節有章可循，有法可依。在工程準備與建設階段，檔案業務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，并且經常與工程資料員保持聯系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高水利工程檔案報送的質量，以及成套性和完整性。在工程建設后階段，加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全、完整和準確。
3、提高水利工程檔案管理人員的綜合素質
水利檔案管理者不但要學習檔案業務知識，也要學習水利工程管理的專業知識。建設單位應定期組織相關人員參加檔案業務培訓班，幫助他們熟悉檔案理論知識和具體操作方法，使他們懂業務、懂相關規章制度。工作中提倡愛崗敬業，增強服務意識和能力。同時要學習現代化管理知識，不斷提高自身的專業技術能力，切實擔負起水利工程檔案管理的職責。
4、明確水利工程技術資料的歸檔范圍
《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定，劃定一定的范圍，可以規范各級管理人員收集、分類、整理、立卷、編目、鑒定等歸檔行為。以大中型水庫除險加固工程為例，大體包括以下范圍：工程建設前期文件材料：項目立項、勘測設計、可研報告、初設報批及審批文件等。工程建設管理文件：開工報告、建設征地及其申批文件；重要合同、會議紀要等。施工文件材料：組織設計；設計變更文件；各種監測、隱蔽工程記錄；施工總結等。監理文件材料。設備開箱檢驗記錄、圖紙等。工程概算、預決算、審計等文件；工程竣工驗收文件：各類工程竣工總結及報告；全部竣工圖。有關工程的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。工程所獲得的榮譽資料。其它需要收集、整理的資料。
5、推進水利工程檔案管理現代化
隨著水利事業及科學技術的發展，水利工程各階段同時也產生了大量電子文件，在工程建檔時，紙質檔案與同版電子文件同時收集整理，使其互為補充，相互印證。根據新的檔案管理標準，以簡化整理、深化檢索為宗旨，實現科學化，規范化的管理。利用計算機和網絡技術，加大信息資源的存儲及加工量，實現檔案資源的數據化管理和網絡化傳遞，滿足工程建設多方面整理利用檔案的需求，不斷提高水利工程檔案管理水平。
結束語
總之，為了保證水利工程建設竣工的質量，必須做好工程檔案的管理工作，使工程檔案工作貫穿于工程建設、設計、施工、鑒定等各個環節，有效地適應并服務于各項水利工程建設，促進水利工程檔案工作沿著正確軌道健康發展，為水利建設事業的發展做好信息資源服務工作。
參考文獻
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1水利工程檔案管理存在的問題
1.1工作人員缺乏驗收資料的實踐經驗，致使驗收資料整理不夠全面水利工程是系統工程，這一因素決定了建設工程檔案的復雜性、科學性和系統性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。檔案人員對工程檔案缺少管理經驗，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動地從工程項目負責人員那接收移交過來，往往是有多少接多少，往往存在著內容缺項、漏項、簽章手續不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規范等現象。沒有把工程項目同工程技術資料的歸檔有機的結合起來，直接影響了檔案的齊全完整。
1.2缺乏高素質的檔案管理專業人才，檔案管理水平普遍較差。工程項目資料管理人員大都是臨時抽調，沒有經過專業培訓，文化層次低，業務能力較差且大多數身兼數職，精力有限。在工程建設項目中，檔案管理人員一般是新參加工作的同志多，這些人員缺乏檔 案專業知識，對工程檔案比較陌生，對檔案管理相關法律法規和制度不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，嚴重影響著歸檔質量。
1.3檔案管理工作的前期投入和管理不足。檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項目建設的后期，才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴重缺失。這是因為：①負責工程項目的領導及工程管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上說一下，并不落實在具體工作中，平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作。②施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作不是按照施工過程中每一個環節來產生資料，往往是工程施工快束了，才突擊搞竣工資料。
1.4檔案管理體制和制度不健全。①目前，部分重點工程建設單工作服務。位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些建設單位雖然制訂有，但也不健全。②檔案行政管理部門忙于各項業務工作，對工程檔案管理法規宣傳、貫徹不夠，對工程檔案管理的業務指導缺乏應有力度，對工程檔案專項執法檢查工作也沒有沒抓起來。③檔案資料流向制度不健全，使得工程建設中技術、施工人員調動、變更，出現人走檔案走、人走檔案沒人管的現象。
1.5工程建設項目檔案管理工作缺乏系統研究。近年來，隨著我國市場經濟體制的建立，在工程建設領域，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應政府管理職能的轉變、行政審批制度的改革，工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地作出相應的調整與修改，工程建設項目檔案工作還沒有納入到新的管理機制中去。如何盡快建立完善工程項目檔案法規制度，目前還缺乏系統的研究。
2加強工程檔案管理的對策
2.1提高檔案管理人員的業務素質和工作能力。針對工程檔案管理人員業務水平不高的實際，必須以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗;對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。
2.2加大投入，實現檔案管理手段現代化。檔案管理手段的現代化是實現檔案管理現代化的基本標志，它包括以下幾方面:保管條件的現代化，載體材料的現代化，翻拍、復印、裝訂手段的現代化，檔案工作手段現代化，咨詢業務智能化等方面。要實現檔案資料的數據化管理和網絡化的報送、傳遞，滿足水利工程建設者多方位、多區域利用檔案資料的需求，為水利工程建設和管理者提供了方便、快捷、高效的檔案服務。
2.3健全制度，強化管理，落實崗位責任制。企業應建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工單位、質檢及監督、審計等部門的實施力度，并制定相應的措施，使檔案部門可以進行有效地監督和制約。同時，建立內部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領導的目標責任制，更要具體落實到有關人員的職責中，年終要有總結，嚴格考核獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。
2.4資料分類科學化，實行檔案工作標準化。標準化是對檔案工作進行科學管理的一種手段，也是實現檔案管理現代化的前提，檔案工作標準化是檔案工作科學管理的重要內容，也是提高檔案工作管理水平的必由之路。所以我們要遵循水利工程文件材料自然形式的規律和相互間的有機聯系，按照《檔案法》、《水利基本建設項目工程檔案資料管理規定》、《水利水電建設工程驗收規范》等水利工程檔案法律和規章，結合單位的實際情況，制定一個統一的分類標準，完善標準化管理規章制度，按照統一標準實現檔案編制、收集、整理、編目、保管及提拱利用的系統性、完整性、實用性。
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2建章立制確保檔案資料的系統性、完整性
水利工程建設項目的各參建單位必須建立、健全項目檔案各項管理制度,在工程建設開始,就應根據國家《檔案法》及水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》,結合本項目管理的特點,編制本項目詳盡的檔案收集、整理、分類編號、竣工圖編制辦法。制定檔案的利用、保管、保密等制度。只有通過制定項目檔案管理制度,統一標準與要求并加以落實,及時指導各施工監理單位,才能使檔案收集歸檔有序開展,分類整理有章可循,才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范,保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備,原材料質量有保證,資料真實可靠,竣工圖與實物相符。
3從源頭確保水利工程檔案管理的規范化
水利工程一般建設規模大、時間長、要求嚴,在施工中還會創造許多新工藝、新技術,如不及時記錄、收集、歸檔,對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。所以,對水利工程按性質和項目進行分類,在工程開始即由項目負責人到檔案室領取工程檔案號,使之在設計過程中就反映在設計文件和每一張設計圖紙上。這樣,不管這些文件和圖紙是單一的還是散亂的,都能很快地歸納到它應在位置,不僅為文件資料的收集、整理,以及檔案的完整性、系統性提供了保證,同時也為歸檔工作打下了很好的基礎,無須再作另外的處理,只要按檔案號進行清點后(一個檔案號也就是一個案卷),填寫卷內目錄,著錄、登記完畢即可按號上架,進入提供利用工作。此外,需要統計的數據大多數都反映在檔案號和明細帳上了,不必專門進行。所有這些,既節省時間,又節省人力。當以上工作完成之后,科技人員利用檢索工具查找到所需檔案,只要把檔案號告訴檔案員,數分鐘之內既可準確無誤地提供給對方。另外,詳細、全面地記載施工過程,并及時收集歸檔,還要有領導的高度重視,施工一線技術人員的認真負責,檔案人員的勤奮敬業,否則是不可能做到的。
4改善保管條件,保證檔案安全
加強檔案室建設,配備檔案密集架等一系列設備,保證檔案管理達到防盜、防鼠、防蟲等“八防”要求。同時,還應配備錄像機、照相機等現代化管理設備,基本實現檔案管理與利用的現代化,使各類檔案資料條目清楚,存放有序,管理規范,防止檔案資料的丟失、損壞、泄密等現象。
5加強學習,提高檔案人員管理水平
對于水利工程的建設,在基層工作的同志一般都很少參與全面的工作,對其中的檔案管理也比較陌生。因此,基層的水利工程檔案管理人員要不斷加強業務學習,注重提高業務素質和工作能力,增強責任心和榮譽感,在工作中注意遵循檔案材料形成規律,保持材料之間的有機聯系,使水利工程建設的檔案管理達到高標準的管理水平。
6實行利益驅動,建立歸檔責任制
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水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案是水利管理部門的重要組成部分，直接影響防洪安全、供水安全、生態安全。隨著水利工程質量管理和實施工作的不斷規范，工程檔案管理工作質量有了很大的提高。但是水利工程檔案歸檔還存在諸多問題，本文就工程檔案中的問題進行研究，提出解決措施，現結果如下。
1 水利工程檔案的涵義
水利工程檔案貫穿于水利工程建設程序的各個階段。包括對水利工程建設前期文獻資料，簽單合同的檔案，對水利工程進度與施工質量，項目成果評審鑒定，水利工程重要階段驗收與竣工驗收等工作程序中數據的收集管理。水利工程檔案是在進行水利施工建設全過程中形成相關建設載體的全部文件材料。
水利工程檔案集中反映了當前水利工程建設中的整體狀況，對建設中的細節問題進行整理和總結，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，系統效果的提高，都具有重要的利
用價值。水利工程檔案可以保證工程檔案資料的準確性和系統性，提高水利工程的施工管理效率，是提高檔案工程效率的重要基礎。
2 水利工程檔案管理問題
2.1 管理制度存在缺陷
當前水利工程檔案管理沒有專門人員進行負責，對工程項目細節進行資料收集、分析。檔案人員對管理的整體意識較弱。水利工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數據記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理質量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業務和工程項目的重要依據，也是水庫運行管理體系中的一個很重要的方面。但是在當前的管理中，水利企業沒有貫徹落實我國的水利管理法規，制定嚴格的管理制度，導致在工作中相關人員無章可循，無度可依，管理工作效益低下。
2.2 管理人員責任意識淡薄
在當前的檔案管理中，相關的領導和工程管理人員，在思想上普遍對水利檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠，在操作中，個別施工單位在移交竣工資料時都存在一種僥幸心理，認為竣工檔案資料到竣工驗收時再突擊收集，或收集不全，或存在臨時將就，對付行為較嚴重，甚至一盤散沙拿來參加驗收會，這是極不負責的行為；管理人員對水利工程檔案的收集、整理工作責任意識淡薄，對工作的細枝末節不加注重，導致水利人員對水利工程檔案內容和工作范圍狹窄。管理人員沒有一種超前管理的意識，不能將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務部門和檔案管理部門長期以來各自為政，給檔案的整理歸檔帶來了困難。
2.3 工程檔案貯存存在缺陷
水利工程檔案移交到綜合檔案室之前，一般就存放在管理辦公室。或跟其他設備儀器堆放一起。有的水利工程資料存放凌亂，有的容易潮濕、破損，本部門管理人員隨意查閱。還有的水利部門因辦公條件有限，存放水利工程檔案的地方其他人員也可以隨意進出，與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠，缺乏檔案資料存放的安全性。難以保證水利工程檔案的真實性和完整性。
3 提水利工程檔案高歸檔率措施
3.1 制定工程資料編制規范
對水利工程中的整體建設細節檔案進行資料編制規范，確定操作人員對工程檔案進行高效編制，提高編制效果。嚴格圍繞當前的《水利檔案歸檔范圍和案卷組成標準》建立水利工程資料分類編制規范，對審批、招標、勘察、設計、施工、監理及竣工過程中的實物檔案進行分類，確保管理人員對資料進行合理劃分，加強水利工程資料的整體管理效果，提高管理歸檔率。工程資料編制規范要對相關資料進行合理分類，按地區、時間、方法、材料等進行歸檔編制，方便對后續工程的研究和建設，加快水利工程的發展。
3.2 拓寬檔案收集渠道
拓寬的檔案收集渠道可以幫助檔案人員加強對水利工程的監督和研究，提高對水利工程的整體監控，加強水利工程檔案在操作中的實際效益。水利工程建較為復雜，建設環節較為繁重，各個工程階段資料差別較大，工程涉及文件、資料等紛繁復雜，因此，為確保提高工程檔案的歸檔率必須要對工程檔案的涉及面進行拓寬，確保收集資料和水利工程實際狀況相符。了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員要加大水利工程檔案的收集渠道，實現對水利施工管理體操作程序和工作流程的分階段安排。對各個階段工作中形成的水利工程檔案進行合理管理分類，檔案進行歸檔，掌握整體水利工程檔案規整量。
3.3 完善管理制度條例
完善管理制度條例可以有效改變當前水利工程現狀，提高水利工程檔案管理的效率。建立完善的管理制度條例主要是對檔案細節進行改進，制定管理規范，強化工程管理部門及施工單位、質檢及監督、審計等部門監督實施力度。對管理工作進行制定相應的措施，形成檔案部門之間的監督和制約。建立管理制度，對產生的檔案材料進行統一管理歸檔，建立檔案在形成、積累、整理的操作歸檔制度，提高檔案資料歸檔質量。
3.4 加強領導管理意識
在水利管理檔案過程中，一般由上級領導下發與本單位職能有關并要求貫徹執行的具有一定保管價值的檔案資料，對水利工程檔案管理進行細化和監督，確保檔案管理的合理歸檔。因此，在進行檔案管理中要加強領導的管理意識，對管理工作嚴格要求，從管理層對管理人員進行嚴格監督，提高檔案歸檔率。除此之外，領導要加強對檔案管理工作的認識，對其進行全面支持，加強對水利工程檔案歸檔技術和操作的經濟投入，提高管理效率。
3.5 加強管理隊伍建設
加強對管理隊伍的建設，對水利工程檔案歸檔率的提高有非常積極的意義。加強管理隊伍的建設不僅可以幫助水利工程資料管理人員提高自身素質和能力，加大工作效益，還可以幫助部門加強對檔案歸檔工作的監督和管理，減少工作時間。對管理隊伍進行建設主要包括：第一，加強對工程檔案管理人員和有關工程技術人員的學習、培訓。第二，招收、培養技術復合型人材。第三，建立專業知識和技能培訓隊伍，對部位人員進行定期培訓。第四，對員工進行考核，檔案管理工作能力達標后方可上崗。確保建立高素質、高能力的水利工程檔案整理隊伍，加大檔案人才的培養力度，從人才建設中提高建設項目檔案的效率。
3.6 加強對工程檔案監督
加強對工程檔案監督工作表現在水利工程建設的各個時期，如提交的單元工程質量評定資料是否齊全。
隱蔽工程中間驗收是否齊全，各種期間形成的重要文件材料是否完整，有重大修改的是否出具修改通知等，從管理層到領導層，層層監督，實現對工程檔案管理過程的全方位監控，加強歸檔率。項目法人對水利工程檔案工作負總責，勘察設計、監理、施工等單位對工程負歸檔責任。監理單位負責人應對檔案資料的完整性和準確性負責，因此，在水利項目建設的過程中，施工單位在施工初期要根據國家檔案管理規定，設專門人員對施工管理進行監督，嚴格對工程建設全程資料收集、工程條例合同收集、工程驗收檔案資料收集進行監控，增強檔案管理的歸檔率。對工程建設中進行全面檢查、審核，加強對工程資料、工程檔案移交監，以滿足檔案的完整，規范性。建設單位檔案部門應對組卷是否合理，案卷質量是否達到要求，案卷題名是否正確，案卷是否具有系統性等工作有指導義務。
4 總結
篇11
一、水利工程檔案的具體的特點
1、滲透性：水利工程建設過程中需要運用到各個方面的知識內容，其不僅僅是本專業知識理論的記錄，也對其他運用到的學科知識進行描述。水利工程檔案的滲透性表現在多項知識的融合，如：科研、規劃、設計、施工、管理等，這就使得業務性文書與科技檔案之間存在較大的聯系，大部分文書除了作為檔案的前期活動記錄外，也是各項科技研究成果的集合。
2、局限性：這種特點主要是針對水利工程檔案內容的時效性而言，由于工程項目實施所處的階段不同，某一階段記錄的檔案資料到一定程度后就會失去時效性。此外，水利工程改造的同時也是人們在改變自然的過程，有的項目實施會受到自然環境的制約，給檔案信息的記錄帶來阻礙。尤其是對防治洪澇災害而搶做緊急工程的信息等，常會受到時間、季節等方面的限制。
3、差異性：由于各個水利工程項目大小不一樣，給后期的檔案記錄工作帶來變化，這些都會使得項目檔案的周期差異變大。另外，在其他方面因素的影響下也會造成檔案信息資料出現差異性。
二、水利工程檔案管理優化措施
1、建立項目檔案管理組織架構
項目檔案管理機構是項目檔案工作的重要保障，沒有相應的檔案管理機構，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設（籌備）處時的同時，就應考慮設立工程檔案管理領導小組，小組必須由單位領導、有關科室負責人和專職、兼職檔案管理員構成，形成層層把關的體系。一般情況下，由單位領導任組長，科室負責人任成員，專、兼職檔案管理員具體負責工程項目資料的整理歸檔工作。建設單位在完善檔案管理組織的同時，要求勘測設計、施工和監理等參建單位，必須明確一位主要領導或負責人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，統一管理工程檔案資料。水利工程一般都是省、市重點建設工程，其建設規模較大、時間較長、要求嚴，在施工中還會創造許多新工藝、新技術，如果沒有領導的高度重視，沒有統一機構抓總，沒有相關部門和施工一線技術人員的認真負責，沒有檔案管理人員的勤奮敬業，是不可能高質量完成這些工作要求的。
2、加強與檔案行政管理部門的聯系，尋求密切的檔案業務指導
要使工程項目檔案工作獲得持續、均衡、快速發展，就必須重視加強與檔案行政部門的聯系，接受檔案業務指導。從工程建設一開始，建設單位就要及時取得當地檔案局的支持，自覺將項目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導和監督之下，確保檔案工作在高起點、高標準的層面上展開，對檢查中發現的問題及時整改，并由監理形成書面意見報當地檔案局和建設單位備案。當然，業務指導是雙重性的，作為工程建設單位，對上，要接受上級主管部門和檔案部門的指導與監督，如省水利廳、省、市檔案局等；對下，則負有對各參建單位檔案工作進行監督與指導之責。可以通過到各參建單位調研、實地指導、辦培訓班和召開業務工作會議等措施、途徑，了解各參建單位的檔案工作情況，促進各單位業務工作的交流，從而提高檔案工作水平，在此基礎上，制定適合本項目的檔案工作規劃。
3、項目檔案管理工作與工程項目建設同步
項目檔案管理是建設項目管理的重要組成部分，項目檔案管理工作必須與工程項目建設同步進行，這既是國家相關檔案法律法規的規定，同時也是保證項目檔案完整、準確、系統歸檔的重要監控措施，通過同步進行，做到項目檔案在形成的同時就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理、工程結算、竣工驗收同步進行，對各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料（含電子文件）進行收集、積累、整理，對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、備忘錄、協調文件及領導視察活動等資料，在形成的同時悉數歸檔。如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。按照集中統一領導、分級管理的原則，建設單位對工程檔案工作進行統一領導，對項目檔案實行綜合管理。在項目建設過程中，檔案人員負責工程檔案的監督和指導，對建設工程檔案管理工作實行全程監控。堅持“誰產生，誰立卷”的原則，指導項目前期立項審批、招投標、合同勘察、設計、拆遷、施工、監理、竣工驗收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現場監督指導，督促監理人員對檔案質量把關，提出整改意見，對檔案進行復檢，并把復檢情況進行通報。
4、項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理
項目建設單位必須在項目的招標和簽訂設計、監理、施工合同或協議時，設立專門條款，明確規定設計單位、監理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等；明確檔案收集、整理、驗收、考核、歸檔的份數、竣工圖的套數、電子文件的格式、檔案質量等等方面的要求。同時，要在合同中明確檔案內容與質量達不到要求的，參建單位應負有的責任，以及相關的處理措施。珠海市的水利工程在項目檔案同方面，主要規定了施工單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續）前，暫不返還其工程質量保證金；工程竣工檔案沒有通過檔案行政主管部門及建設單位檔案室的預驗收，不能進行工程結算，并暫不支付施工單位的工程尾款；設計單位、監理單位在未完成歸檔工作前，都暫不支付設計費尾款。通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強化各參建單位的責任，同時采用經濟手段實施監控。
5、深入現場收集檔案資料
水利工程項目檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現場，檔案人員應親臨施工現場，收集資料。如果，建設單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現場指導和強調檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機會。因此，應針對性地列出需收集的資料名目，根據工程進度，與項目經理、施工員甚至領班密切聯系，爭取配合，做到該簽證的就現場簽證，該取樣的就現場取樣，該檢查的就現場檢查，該記錄的就現場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對，發現問題及時解決。檢查復核的主要內容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續是否完備；檢查檢測記錄是否準確符合規范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細、準確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實。
檔案人員要積極與駐地監理工程師配合，充分發揮駐地監理工程師的作用。因為駐地監理工程師全天候在工地上監督管理，對工程的進度和施工人員的素質最了解，對使用的原材料也最清楚，同時幾乎所有的進場原材料和施工資料均需經駐地監理的檢驗及簽證才有效。所以充分調動監理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。
6、強化審查，嚴格驗收項目檔案
根據《國家檔案局 國家發展和改革委員會關于印發的通知》，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。對項目檔案的驗收做到規范、嚴格把關是保證項目檔案質量的重要環節。檔案驗收要堅持每個分部工程驗收時，同時進行檔案驗收。每個分部工程驗收前，檔案人員、工程一線技術人員以及監理、設計、運行管理單位人員一起檢查有關施工檔案資料是否按竣工驗收的標準制備。檔案人員作為單位工程驗收工作組成員，并在“單位工程完工驗收鑒定書”上簽字確認，無檔案室人員簽字，驗收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對按規定應該歸檔的資料進行歸檔移交前的審核，并邀請當地檔案局有關人員對全部擬接收的檔案資料進行檢查，對檢查中發現的問題，各單位核查后整改。在檔案專項驗收前，成立由建設單位分管檔案工作領導、辦公室負責人和監理單位總監組成的工程檔案驗收小組，通過對檔案資料進行抽查、聽取檔案管理工作的報告、質疑答辯，形成自評意見和自評得分。
結語：
綜上所言，工程項目檔案有著重要的作用，積累了大量的數據信息資料，對今后工程單位參加施工作業有著指導意義。對水利工程檔案文件我們必須采取多項措施進行管理，以更好地為水利事業服務。
參考文獻：
篇12
水利項目檔案是水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，其既是水利工程建設、維修、管理、改擴建的重要保障，又能為當地經濟建設和水務事業發展提供服務，所以，做好水利項目檔案工作對推動當地經濟可持續發展具有十分重要的意義。由于水利項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案數量大、載體多樣、保存價值高。當前，隨著國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面政策的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。筆者結合工作實際，對如何開展水利工程檔案工作提出一些看法，以期對水利工程項目檔案工作有所裨益。筆者認為做好水利項目檔案可以按照以下要求來開展：
一、建立項目檔案管理組織架構
項目檔案管理機構是項目檔案工作的重要保障，沒有相應的檔案管理機構，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設（籌備）處時的同時，就應考慮設立工程檔案管理領導小組，小組必須由單位領導、有關科室負責人和專職、兼職檔案管理員構成，形成層層把關的體系。一般情況下，由單位領導任組長，科室負責人任成員，專、兼職檔案管理員具體負責工程項目資料的整理歸檔工作。建設單位在完善檔案管理組織的同時，要求勘測設計、施工和監理等參建單位，必須明確一位主要領導或負責人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，統一管理工程檔案資料。水利工程一般都是省、市重點建設工程，其建設規模較大、時間較長、要求嚴，在施工中還會創造許多新工藝、新技術，如果沒有領導的高度重視，沒有統一機構抓總，沒有相關部門和施工一線技術人員的認真負責，沒有檔案管理人員的勤奮敬業，是不可能高質量完成這些工作要求的。
二、加強與檔案行政管理部門的聯系，尋求密切的檔案業務指導
要使工程項目檔案工作獲得持續、均衡、快速發展，就必須重視加強與檔案行政部門的聯系，接受檔案業務指導。從工程建設一開始，建設單位就要及時取得當地檔案局的支持，自覺將項目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導和監督之下，確保檔案工作在高起點、高標準的層面上展開，對檢查中發現的問題及時整改，并由監理形成書面意見報當地檔案局和建設單位備案。當然，業務指導是雙重性的，作為工程建設單位，對上，要接受上級主管部門和檔案部門的指導與監督，如省水利廳、省、市檔案局等；對下，則負有對各參建單位檔案工作進行監督與指導之責。可以通過到各參建單位調研、實地指導、辦培訓班和召開業務工作會議等措施、途徑，了解各參建單位的檔案工作情況，促進各單位業務工作的交流，從而提高檔案工作水平，在此基礎上，制定適合本項目的檔案工作規劃。
三、項目檔案管理工作與工程項目建設同步
項目檔案管理是建設項目管理的重要組成部分，項目檔案管理工作必須與工程項目建設同步進行，這既是國家相關檔案法律法規的規定，同時也是保證項目檔案完整、準確、系統歸檔的重要監控措施，通過同步進行，做到項目檔案在形成的同時就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理、工程結算、竣工驗收同步進行，對各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料（含電子文件）進行收集、積累、整理，對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、備忘錄、協調文件及領導視察活動等資料，在形成的同時悉數歸檔。如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。按照集中統一領導、分級管理的原則，建設單位對工程檔案工作進行統一領導，對項目檔案實行綜合管理。在項目建設過程中，檔案人員負責工程檔案的監督和指導，對建設工程檔案管理工作實行全程監控。堅持“誰產生，誰立卷”的原則，指導項目前期立項審批、招投標、合同勘察、設計、拆遷、施工、監理、竣工驗收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現場監督指導，督促監理人員對檔案質量把關，提出整改意見，對檔案進行復檢，并把復檢情況進行通報。
四、項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理
項目建設單位必須在項目的招標和簽訂設計、監理、施工合同或協議時，設立專門條款，明確規定設計單位、監理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等；明確檔案收集、整理、驗收、考核、歸檔的份數、竣工圖的套數、電子文件的格式、檔案質量等等方面的要求。同時，要在合同中明確檔案內容與質量達不到要求的，參建單位應負有的責任，以及相關的處理措施。珠海市的水利工程在項目檔案同方面，主要規定了施工單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續）前，暫不返還其工程質量保證金；工程竣工檔案沒有通過檔案行政主管部門及建設單位檔案室的預驗收，不能進行工程結算，并暫不支付施工單位的工程尾款；設計單位、監理單位在未完成歸檔工作前，都暫不支付設計費尾款。通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強化各參建單位的責任，同時采用經濟手段實施監控。
五、深入現場收集檔案資料
水利工程項目檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現場，檔案人員應親臨施工現場，收集資料。如果，建設單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現場指導和強調檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機會。因此，應針對性地列出需收集的資料名目，根據工程進度，與項目經理、施工員甚至領班密切聯系，爭取配合，做到該簽證的就現場簽證，該取樣的就現場取樣，該檢查的就現場檢查，該記錄的就現場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對，發現問題及時解決。檢查復核的主要內容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續是否完備；檢查檢測記錄是否準確符合規范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細、準確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實。
檔案人員要積極與駐地監理工程師配合，充分發揮駐地監理工程師的作用。因為駐地監理工程師全天候在工地上監督管理，對工程的進度和施工人員的素質最了解，對使用的原材料也最清楚，同時幾乎所有的進場原材料和施工資料均需經駐地監理的檢驗及簽證才有效。所以充分調動監理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。
六、強化審查，嚴格驗收項目檔案
根據《國家檔案局 國家發展和改革委員會關于印發的通知》，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。對項目檔案的驗收做到規范、嚴格把關是保證項目檔案質量的重要環節。檔案驗收要堅持每個分部工程驗收時，同時進行檔案驗收。每個分部工程驗收前，檔案人員、工程一線技術人員以及監理、設計、運行管理單位人員一起檢查有關施工檔案資料是否按竣工驗收的標準制備。檔案人員作為單位工程驗收工作組成員，并在“單位工程完工驗收鑒定書”上簽字確認，無檔案室人員簽字，驗收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對按規定應該歸檔的資料進行歸檔移交前的審核，并邀請當地檔案局有關人員對全部擬接收的檔案資料進行檢查，對檢查中發現的問題，各單位核查后整改。在檔案專項驗收前，成立由建設單位分管檔案工作領導、辦公室負責人和監理單位總監組成的工程檔案驗收小組，通過對檔案資料進行抽查、聽取檔案管理工作的報告、質疑答辯，形成自評意見和自評得分。
總之，重點水利工程項目檔案管理工作是一個不斷學習的過程，只有經過不斷地實踐與探索，才能更加牢固熟練地掌握它、運用它。同時，也只有經過不斷地實踐，才能促使檔案管理工作不斷完善和發展。
篇13
第三條水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案工作的正常開展。
第四條本規定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執行。
第二章檔案管理
第五條水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。
第六條各級建設管理部門應積極配合檔案業務主管部門,認真履行監督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。
第七條項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監督、檢查和指導職責。
第八條勘察設計、監理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。
第九條工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應歸檔的文件材料。
第十條水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監督檢查關，凡參建單位未按規定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。
第十一條大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。
第十二條項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數字化工作，建立工程檔案數據庫，大力開發檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。
第十三條項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章歸檔與移交要求
第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。
第十五條《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。
第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責；監理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續，監理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。
第十七條水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內容與形式均應滿足檔案整理規范要求。即內容應完整、準確、系統；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續完備，歸檔圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統一折疊。
第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統、修改規范、簽字手續完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業為單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：
（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；
（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據，加蓋并簽署竣工圖章；
（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監理單位應在圖標上方加蓋并簽署"竣工圖確認章"（見附件4-2）。
第十九條水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。
第二十一條項目法人可根據實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數，但應滿足以下要求：
（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；
（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；
（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件；
（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料（具體內容參見附件3）。
第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。
第二十三條工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。
第四章檔案驗收
第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。
第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。
第二十六條大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業務主管部門負責。
第二十七條水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。
檔案自檢報告應包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統、安全性的自我評價等內容。
第二十八條檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。
第二十九條檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：
（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；
（二）聽取監理單位對項目檔案整理情況的審核報告；
（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；
（四）查看現場（了解工程建設實際情況）；
（五）根據水利工程建設規模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；
（六）驗收組成員進行綜合評議；
（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；
（八）驗收主持單位以文件形式正式印發檔案專項驗收意見。
第三十條檔案專項驗收意見應包括以下內容：
（一）工程概況。
（二）工程檔案管理情況：
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數量
3、竣工圖的編制質量與整編情況
4、工程檔案的完整、準確、系統性評價
（三）存在問題及整改要求。
（四）驗收結論。
（五）驗收組成員簽字表。
