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目前衛生院檔案管理工作人員大部分不是專業的管理人才，領導對檔案管理工作也沒有足夠的重視，所以部分檔案管理工作人員的工作熱情降低，對管理工作的態度也以應付居多，沒有足夠的耐心和責任心，很多人認為檔案管理就是抄抄寫寫，保管等事物性的工作，不能給單位創造經濟效益，只要檔案不丟失，不泄密，能應付檢查就行了，檔案管理沒有什么重要的事情要做。至今仍有不少同志，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在衛生院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
（二）檔案管理體制不夠健全，致使檔案管理工作不夠規范
目前絕大多數衛生院都制定了較為健全的院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的檔案管理模式。由于管理制度不完善造成檔案制度不健全，在的各項管理中，衛生院制定了醫療、藥品、預防保健、行政后勤等各種管理制度，而涉及到檔案管理的卻很少，在各級的目標管理中，一般也未將檔案管理納入考核中。對檔案缺少科學的分類管理，管理模式和手段比較落后，部分檔案資料缺失現象嚴重，應該形成的重要檔案沒有形成，為今后的提供利用留下缺憾。檔案收集效率不高：在衛生院管理中，各級衛生院制定了適用于本院的、較為健全的醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
（三）缺少專業的高素質檔案管理人員
由于較多的衛生院對檔案管理工作不重視，因此，在很多的院中沒有設立專職的檔案管理人員，主要是通過招聘兼職人員進行簡單的管理。兼職人員流動性較強，不僅給工作交接帶來麻煩，也不利于檔案管理水平的提升。出于各種原因，衛生院通常會為醫療技術人員提供大量的機會來提高自身的素質和進行繼續教育，卻很少組織檔案管理人員進行培訓、學習，這就使得檔案管理人員缺少專業的、系統的檔案管理知識，他們的思想觀念、管理水平都停滯不前，無法更上社會和衛生院的前進步伐，自然無法滿足衛生院發展的需求。
二、提高檔案管理水平的措施
（一）思想上重視檔案管理
檔案管理工作是衛生院工作不可分割的一部分。隨著社會的發展，在新時期下，傳統的檔案管理工作已不能滿足人們的需求，這就需要我們緊跟時代的腳步，改進和完善檔案管理工作中存在的問題，進一步推進檔案管理工作的水平，為衛生院的發展添磚加瓦，使檔案工作更上一層樓。因此，衛生院應該定期組織人員進行對檔案管理重要性學習，在平時也要注意對檔案管理重要性的宣傳，提高整體的檔案管理意識。另外，院領導要把檔案管理納入衛生院發展和管理的重要內容來抓，與業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳衛生院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與衛生院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
（二）健全檔案管理體系
檔案是衛生院發展的見證，它從各方面客觀、全面地反映衛生院了在不同時期、不同背景下發生的重大事件以及重要工作，同時檔案對于衛生院的發展起著保駕護航的作用，如在衛生院的改革、建設文明行業，提高醫療質量方面都扮演著不可替代的角色。因此，我們要制定合理的檔案管理制度。衛生院首先要制定相對可靠和完善的檔案管理制度，并要求相關的管理人員對制度的內容做到熟記在心，以此來改變檔案人員隨意、懶散的工作作風；有關領導要認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作給予支持。另外，還要將檔案管理納入衛生院發展規劃。檔案信息化管理應緊密聯系衛生院的發展戰略，領導要充分認識到，只有領導足夠重視和支持，把檔案管理納入發展規劃，才能把衛生院綜合檔案管信息化落到實處。
（三）提高檔案管理人員素質
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2、職業衛生管理制度和操作規程檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業衛生管理制度和操作規程一覽表、職業衛生管理制度文本、崗位職業衛生操作規程文本、職業病防治法律、法規、規范、標準、文件一覽表、職業衛生法律、法規等。
3、職業病危害因素種類清單、崗位分布及作業人員接觸情況檔案：建立的內容一般有）本檔案目錄、生產工藝流程圖、職業病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動表、接觸職業病危害人員勞動合同、產生職業病危害的設備、材料及警示標識一覽表、產生職業病危害的設備、材料等。
4、職業病防護設施、應急救援設施檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病防護設施、應急救援設施配置表、職業病防護設施及定期檢定證書、職業病防護設施、應急救援設施檢修、維護、更換匯總表等。
5、工作場所職業病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病危害因素濃度（強度）日常監測記錄、職業病危害因素檢測整改一覽表、職業病危害檢測、評價委托書、機構資質、職業病危害因素檢測報告與評價報告、職業病危害現狀評價（檢測）報告回執表等。
1.衛生計生局檔案室管理的模式
檔案管理的模式又單位的性質不同、管理的方式等，有很多種模式，就現有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：
（1）衛生計生局內部設立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負責機關檔案工作的行政管理和檔案保管。
（2）衛生計生局只設立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負責檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機關檔案庫房模式。
（3）負有某一行業檔案監管職能的專業管理機關設置的組織形式，即設有檔案保管機構，負責衛生計生局的檔案管理工作，履行行業檔案行政管理工作職能，指導和監督行業內檔案工作，稱為專業檔案室模式。
2.衛生計生局檔案管理工作存在的問題
檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復雜，因而在管理起來也會存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應該及時發展，及時更改，具體歸納工作中存在的問題如下：
（1）制度建設和執行力度不足現階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設缺位等現象，甚至沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統、科學的管理。
（2）管理模式相對落后，檔案管理的信息化、數字化水平較低。
（3）檔案管理平臺以人工管理為主，導致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺的工作效率大受制約。
（4）專業人才培養和輸出相對較少，人才資源緊缺。
3.衛生計生委檔案管理模式面臨的改革環境
隨著社會的發展，時代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時代的步伐，才能服務于社會，取得經濟效益。因此，衛生計生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。
（1）社會經濟的變化，檔案管理的重要性日顯突出。
隨著我國經濟的快速發展，人員的構成發展跟大的變化。不同時期，衛生計生委需要通過檔案的管理，提供精確的數據，以便社會發展的管理。尤其是中國在轉型的時期，社會成員各個層次的比例，包括年齡、性別、學歷等等，都會影響到社會經濟的發展，社會政策的制定等等。
（2）政府信息公開推動衛生計生委檔案利用意識的提高
由于檔案的發展歷程不是很快，檔案的社會利用意識一直不高。政府在職能轉變的過程中，提出構建民主、透明政府的要求，這就要求衛生計生委的檔案也要透明化，具有提高社會對政府的監督意識和查閱市民信息意識，以及推動衛生計生委檔案利用意識提高。
（3）檔案信息化發展，給檔案集約管理提供可能。
隨著信息時代的到來，通信技術和計算機技術的發展，計算機的普及，使衛生計生委檔案管理工作也隨之發生了相應的變化。檔案載體從紙質，發展到了紙質、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時代。信息化的發展以及檔案管理信息化技術的成就，給衛生計生委檔案管理改進，帶來了新的契機，并為檔案集約化管理提供可能。
4.改進衛生計生委檔案管理工作的措施
針對衛生計生委檔案管理工作中存在的問題，現將整改措施如下：
（1）完善制度建設，強化執行實效
在新的環境下，衛生計生委檔案管理工作要實現質的突破，要實現科學的可持續發展，這就要求必須堅持用制度管人管事，建立健全的機制和管理制度，使衛生計生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執行效率。
（2）創新管理模式，提高衛生計生委的檔案信息化水平。要積極運用現代科技水平，創新檔案數字化管理的手段，提高衛生計生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務質量和效率。衛生計生委的檔案管理信息化目的，是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質量和效率。
（3）拓展管理平臺，構建衛生計生委檔案數據庫系統。衛生計生委的檔案數據庫平臺建設是利用數字信息技術，實現檔案資料數字化，達到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動檔案管理向現代化、信息化轉型的一個重要舉措。
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2、事業單位對人事檔案管理工作投入的資金不足
隨著科學技術的不斷發展，事業單位也因此進入一個信息化時代。以前傳統的人事檔案管理辦法已然滿足不了當代社會的步伐，人事檔案管理工作必然會朝向信息化的趨勢發展。然而，事業單位對于人事檔案管理缺乏重視，在對其資金投入上也十分有限，導致人事檔案管理工作得不到雄厚的資金支持，因此，促使事業單位的人事檔案管理工作嚴重缺乏專業性，很大程度上限制了人事管理工作的正常運行。
3、事業單位人事檔案的現代化管理水平不高
隨著社會的不斷進步，對事業單位的人事檔案管理工作的技術要求也不斷提高。但是，事業單位雖然在其他許多方面都已經實現了信息化，逐漸步入現代化的階段，但是大部分事業單位企業在人事檔案管理上仍然是手工操作完成的。手工操作不僅花費大量的操作時間，浪費了人力、精力，而且顯著增加了人事檔案管理的難度，實際工作效率較低，嚴重降低了事業單位管理工作的質量和效率，遠遠落后于現代化管理工作的需求。
二、提升事業單位人事檔案管理的策略
1、提高人事檔案管理意識
要想從根本上提升事業單位對人事檔案的管理，首先要從意識方面著手，改變管理人員對人事檔案管理的意識，加強他們對人事檔案管理的了解，認識到提升人事檔案管理的重要性。同時，事業單位的領導應該增強對干部人事檔案管理工作的重視，做好基礎性工作實踐。從雙方面同時著手，才能引導檔案管理人員樹立正確的檔案管理工作意識，在實際工作中，將人事檔案管理工作具體認真落實到位。
2、提高檔案管理水平，實現人事檔案管理方法的創新
為了適應社會發展的需要，事業單位在意識和觀念上發生了很大的改變。尤其是在人事檔案管理方面發生了翻天覆地的變化，從以往單位分散式的管理逐漸向社會化集中統一管理過渡。在新型的管理模式下，能夠有效對人事檔案管理機構進行合理的整合，從而實現對人事檔案和相關信息資源進行集中保管、開發和統一的管理。另外，相關部門要不斷完善相關的條例，對管理工作進行指導和監督，進一步推動事業單位的人事檔案管理工作的順利開展，顯著提高了檔案管理的水平。
3、加強人事檔案管理人員自身建設，加大培訓力度，提高人員素質
事業單位的人事檔案具有較強的保密性和業務性，因此，進行人事檔案管理工作也是一項重要的工作，對在職的檔案管理人員在技能和素質方面提出了更高的要求。因此，事業單位在選拔檔案管理人員時，盡可能選擇工作勤勤懇懇、認真負責、責任心較強的人員，這樣的員工才能全心全意投入到工作中，認真將，每項工作具體落實到位。由此可見，建立一支高素質、高管理水平的檔案管理人才隊伍是多么的重要。另外，事業單位要定期對企業內部的管理人員進行相關培訓，不斷加強對人事檔案管理人員的自身建設，引導他們樹立正確的價值觀，傳授新的檔案管理方法，才能真正實現對事業單位檔案管理工作的提升。
4、加強人事檔案管理的信息化建設
隨著科學技術的不斷發展，所有事業單位都逐漸走上了信息化的道路，在單位內部的各項工作也都趨向信息化，人事檔案管理也不例如。加強人事檔案管理的信息化建設，打破了傳統的手工操作管理方法，不再需要浪費大量的時間，促使人事檔案信息能夠高效快速的傳輸，顯著提高了工作的效率。同時，事業單位要充分利用先進的信息化設備，通過這些設備進行輔助管理，改善了以往管理的方式，顯著降低了對檔案原件的損壞，大大延長了人事檔案保管的年限。在先進的檔案管理軟件的運行下，能夠快速正確搜索到想要查詢的檔案內容，極大提高了工作的效率，減少了不必要的浪費。利用先進的管理軟件，能夠實現人事檔案更大的價值。
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一、事業單位人力資源檔案特征分析
（一）多樣性特征首先，事業單位人力資源檔案資料集結了各部門員工的基本資料和各種資歷認證材料等；其次，事業單位人力資源檔案集結了整體員工隊伍的具體工作信息、崗位晉升信息以及獎懲記錄等；第三，事業單位人力資源檔案包括整體員工隊伍的薪金待遇、福利待遇、社保資料等信息；最后，事業單位人力資源檔案的載體形式十分多元化，如：紙質載體、影音錄像、磁盤、照片圖像等。（二）階段性特征事業單位人力資源檔案的形成并非一朝一夕，具體可以分三個關鍵階段，因此，其階段性特征十分明顯。首先，檔案形成階段。即單位所有員工基本檔案信息的形成，主要包括員工的個人信息、基本資料和入職資料等；其次，檔案發展階段。即單位員工在日常工作中所積累形成的檔案信息，如：職位調動、職位發展、各項考核業績等資料信息；最后，離職退休階段檔案。即單位所有離職和退休職工的資料信息。
二、事業單位人力資源檔案管理的意義
（一）有利于促進單位的更好發展做好事業單位人力資源檔案管理工作，可以在一定程度上為單位的更好發展提供可靠保障。因為通過人力資源檔案管理，領導層才能對每位員工的具體情況進行全面了解和掌握，進而在此基礎上開展相應的的培訓計劃和工作調動計劃等。另外，由于人力資源檔案信息中詳細記錄員工的日常工作業績和工作情況，所以這在某種程度上還能為單位人力資源的優化配置提供可靠的參考依據，進而做到人盡其才，不斷提高單位的核心競爭力，使其整體工作效率、工作質量達到最大化。
（二）有利于更好的調動單位員工的工作熱情一般情況下，事業單位在進行人員崗位調動時，都會充分考慮員工的業務水平和專業素質與能力等因素。而人力資源檔案中，既包含員工的個人信息，也對其以往的工作表現及各項業績考核等有著詳細的記錄。因此，從某種意義上看，提高事業單位人力資源檔案管理水平，能夠更好的調動員工的工作熱情和積極性，從而使其在事業單位發展過程中發揮出最大的力量。
三、目前事業單位人力資源檔案管理中存在的具體問題
（一）人力資源管理理念有待更新在當前快節奏的時展中，隨著各行各業的不斷變革創新，一些事業單位對于人力資源檔案管理工作時常處于忽視的重視的狀態中，在實際管理時，依然按照傳統的管理理念和模式來執行，這在一定程度上不僅降低了人力資源檔案管理人員的工作熱情，從而使得檔案管理效果和管理水平大打折扣。而且對于單位的持久發展以及員工的可持續發展等都造成了很大的影響。
（二）人力資源檔案管理制度有待完善現如今，一些事業單位雖然整體發展水平取得了較大的成效，但是在人力資源管理方面依然處于待提升、待完善的狀態中，不僅所制定的檔案管理制度存在很多漏洞，而且對于人力資源檔案管理工作內容的規劃設計也是存在很多不合理的地方，這樣就會嚴重影響檔案管理人員的工作積極性，使其在日常工作中常常抱著隨意的態度來進行，很難在工作中發揮出自身應盡的義務和責任，從而使得單位人力資源檔案管理水平大大日漸降低。
（三）人力資源檔案管理人員素質有待提升由于事業單位人力資源檔案管理工作具有一定的專業性和綜合性，所以對于檔案管理人員的專業素質和業務水平也有著極為嚴格的要求。但實際上很多事業單位人力資源檔案管理人員的綜合水平都很難達到相應的標準要求，所以使得單位人力資源檔案管理工作的效率和質量大打折扣，并且在一定程度上還會給事業單位的創新發展造成很大的阻礙和影響。
四、提升事業單位人力資源檔案管理水平的相關管理策略
（一）強化人力資源檔案管理的認知為了最大化提升事業單位的核心競爭力，使其人力資源檔案管理水平能夠達到相應的標準要求，關鍵任務就是要不斷強化事業單位領導層對該項檔案管理工作的重視度，不僅要將人力資源檔案管理納入到單位可持續發展決策中，而且還要對該項管理工作給予正確的認知，并在此基礎上組建一支高素質、高水平的人力資源檔案管理隊伍。這樣才能進一步提高人力資源檔案管理工作效率和質量，更好的為事業單位發展提供可靠的參考依據。
（二）合理規劃設計人力資源檔案管理內容目前，各級事業單位在開展人員招聘工作時，都會通過筆試、面試等環節來進行層層考核。一旦錄用還要對員工開展崗前培訓以及綜合能力等項目的培養。而這些環節中所形成的資料信息都可作為人力資源檔案資料來進行收集和整理歸檔。另外，員工入職后的業績考核、工作表現等相關信息也要作為人力資源檔案信息進行整理歸檔，這樣才能確保檔案的完整性和真實性，進而為事業單位人力資源管理工作的順利開展提供有效的數據支撐。
（三）建立科學有效的人力資源檔案管理制度首先，要立足于事業單位的發展實際，在現有的人力資源檔案管理制度進行全面的補充與完善，使其能夠達到一定的科學化與合理化；其次，要保證人力資源檔案管理制度的簡潔性和雙向性，使之在單位領導層與基層員工等管理方面能夠發揮出真正的實效作用，這樣才能突顯出事業單位人力資源檔案管理工作的公平性，為單位的持久穩定發展奠定扎實基礎；再次，要保證制度的嚴肅性和權威性，這樣才能在人力資源檔案管理工作中發揮出一定的約束作用，從而更好的規范檔案管理人員，使之能夠全身心的投入到日常檔案管理中，全面確保人力資源檔案管理水平；最后，要根據人力資源檔案實際管理情況，構建相應的升級達標考核機制，以便可以定期對相關檔案管理人員的工作情況進行監督與考核，進而及時針對所存在的問題給予正確的指導，這樣才能更好的規范人力資源檔案管理工作，使其整體管理水平達到最大化。
（四）加大人力資源檔案資料收集力度檔案資料的收集是開展事業單位人力資源檔案管理工作的關鍵條件，在實際執行過程中，相關管理人員必須具備一定的專業知識和專業技術，能夠采用先進的管理技術對相應的人力資源檔案資料進行有效的識別和及時歸納整理，堅決抵制不符合要求的人力資源檔案材料進入到歸檔工作中，這樣才能保證檔案資料的完整性與準確性，從而為單位人力資源的優化配置與管理提供可靠的信息數據，更好的促進單位實現可持續發展目標。
（五）加強人力資源檔案管理信息化建設在經濟新常態下，事業單位人力資源檔案管理工作也要做到與時俱進，不斷加強信息化建設，以便可以最大化提升自身的人力資源檔案管理水平，更好的適應社會發展需求。在實際管理過程中，事業單位不僅要對該項管理工作給予正確的認識，而且還要加大資金扶持力度，引進先進的管理技術、管理系統等，以便可以及時準確的對人力資源檔案信息進行有效的鑒別、整理、歸檔存儲，進而最大化保障信息的時效性和安全性，為單位人力資源管理工作提供可靠的參考依據。另外，要充分發揮現代信息技術的輔作用，將紙質的人力資源檔案管理資料轉變成豐富立體的文字資料、圖片、聲像等數據，并將其納入到信息管理系統的數據庫中，這樣才能便于管理人員的查閱和調用，提高單位人力資源檔案管理工作效率。
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2.檔案管理模式：相對人信用檔案實行一戶一檔的管理模式。一戶一檔是指一個行政許可單位為一戶，該戶所產生的行政許可、經常性監督（含行政處罰內容）、投訴等資料歸到一個或若干個案卷中并形成案卷目錄。
（1）歸檔范圍：食品、公共場所的行政許可檔案（包括新辦許可、延續、變更、主動注銷及補辦時所形成的檔案）、食品、公共場所的經常性衛生監督檔案（包括現場檢查筆錄、衛生監督意見書、責令改正通知書、監督量化評分表、現場監督監測采樣等）、食品、公共場所的投訴檔案（包括因投訴產生的現場檢查筆錄、調查筆錄、衛生監督意見書、案件終結報告、回復通知書等）以及食品、公共場所行政處罰資料。
（2）歸檔時間及要求：采取分步進行的方式，首先將新辦許可檔案按月歸檔，延續、變更、補證等許可檔案按月歸入原許可檔案中。第二年三月底前將日常監督、投訴、處罰檔案歸入含有原許可信息檔案的盒中，統一歸為一個檔案，編制一個編碼，即為“一戶一檔”，這樣分步驟進行，按照《餐飲服務許可證》的有效期規定，預計三年時間將完成全部檔案的歸檔。
二、檔案管理模式的實現
1.端正態度，加強制度建設，切實落實檔案管理工作有關規定。要充分認識做好檔案工作的重要性，把檔案工作與行政許可執法工作放在一條連接線上，建立健全檔案管理及保密工作有關制度，抓好各項制度的落實，做到檔案工作有計劃、有部署、有檢查、有總結，以一貫之落實好檔案管理工作責任制。
2.查漏補缺，加強學習培訓，確保檔案管理工作順利開展。衛生監督的檔案工作，涉及到許可、執法、安全等敏感問題，必須有專人負責，在業務上主動與檔案主管部門、衛生系統進行溝通，學習檔案相關知識，尤其是信用檔案整理目前無相關細則規定，這就要求我們在整理工作中不斷聽取上級部門的意見，同時在工作中對發現的問題及時向領導反饋，及時提出意見建議，在工作中不斷修改、完善，努力達到檔案管理的要求。在推行新的檔案管理模式過程中，對檔案員要多培訓、多指導，對涉及的有關科室統一要求，為進一步完善檔案管理工作打下良好的基礎。
3.改善條件，加大資金投入，強化衛生監督檔案管理的功能建設。衛生監督管理信用檔案不但具有原始性、真實性，又具備一般信息具有的壓縮性、及時性特點，因此要嚴把案卷質量關，做到檔案資料齊全、完整、安全，使檔案工作得到很好的延續和發展。要做到這一些，就要積極主動爭取各方面支持，加大資金投入，不斷解決用房、用人及相應的安全配套設備、設施。通過不斷的改進，更好地適應政府檔案工作需要，積極營造濃厚的檔案文化氛圍，以全新理念打造衛生監督檔案管理新形象。
三、管理模式實用性探討
1.建立信用檔案對于發展社會主義市場經濟具有重要意義①。第一，建立
企業信用檔案是促進經濟發展，改善經濟秩序的需要；第二，是維護企業聲譽，增強企業市場競爭力的需要；第三，是建立和完善社會信用體系的需要，是社會信用體系的重要內容和重要基礎；第四，是檔案行政管理部門拓展服務領域的需要。2.促使管理相對人信用檔案系統化。新的系統的檔案管理模式改變了多年來日常監督情況、許可、處罰分別存放，管理相對人整體材料零亂，容易丟失，查找難，導致監督工作不順暢的現狀，使監督人員未到達現場就掌握了管理相對人的基本信息和年內以往監管情況，使衛生監督工作思路更加清晰。
3.管理相對人信用檔案的啟用,有利于監管部門更加關注管理相對人經營行為。實施信用檔案管理，將把管理的餐飲單位、公共場所的守法執業情況或不良行為（行政處罰等）記錄記入信用檔案。對管理相對人的信用狀況適時公布，將會最大限度發揮管理相對人道德監管的力度，從而促使管理的餐飲企業及公共場所衛生更加自律，從而促進社會公平。而信用檔案利用率的提高，必將促使衛生監督管理更上一個新臺階。
4.有效促進衛生監督檔案利用。開發利用好系統衛生監督信用檔案，將能有效降低突發公共衛生事件的發生②。
（1）風險預報。衛生監督工作涵蓋了食品安全、公共場所安全等多個專業，通過對歷年的食物中毒檔案進行綜合分析，結合季節、地理等特點，提前進入預防狀態，可以預知高風險食品，提前進行防范；通過對歷年的突發公共衛生安全事故進行分析，可以找到容易發生安全事故的地區、場所和單位，重點對這些領域加強防控，可起到事半功倍的預防效果。
（2） 提高文書質量。對不同時期的高質量檔案進行整理，開展觀摩和學習，將有效提高文書質量。
（3） 促進體系建設。衛生監督檔案可以成為一面鏡子，反映衛生監督執法工作的方方面面，例如從日常監督中發現監管空白區及頻次不達標等問題，則提示人力資源和儀器設備不足等；或檔案內容不完善，則提示內部管理、監督員履職等存在問題。這樣可以有效地完善衛生監督職能，更好地為群眾健康權益服務。
注釋：
①朱霞惠，何敏.科學挖掘衛生監督業務檔案的利用價值[j].中國醫藥導報，20__，2（7）146.
②齊永紅，毛成銀.檔案行政管理部門在企業信用檔案建設中的重要性[j].蘭臺內外,20__(6).
作者單位：張曉蔚,呂梅英,豐臺區衛生局衛生監督所;羅曉梅, 軍事醫學科學院醫學圖書館
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二、衛生專業技術人員檔案信息化的途徑
（一）建立專門的信息管理系統。該系統應至少包含檔案檢索管理系統、查詢系統、信息綜合開發系統。其中信息綜合開發系統要結合各醫院工作實際需求設置，具有統計功能、分析功能、預測功能，同時做到：基礎性信息突出準確性，嚴格信息的審查制度；動態性信息突出時效性，錄入、變更及時；經驗性信息突出指導性，盡量具有探索性和超前性，強化檔案編研能力；政策性信息突出針對性，保證信息為決策和執行服務。
（二）建立個人電子檔案系統。利用計算機、掃描儀、照相機等現代設備和現代技術，將衛生專業技術人員的基本信息，常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或JPG格式的圖片文件，形成電子檔案，使檔案信息數據化、信息化，以便于查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作。
（三）多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，對信息進行深度開發和加工。例如對專業技術人員職業能力、職業信譽等項目進行綜合統計、量化分析，并將所得信息資源及時編寫匯總，提供給領導及職能部門，作為相關人事工作的參考依據；還可以將檔案信息數據庫進行分類，根據工作實際需要，制成不同的表格，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。
（四）發揮檔案信息在醫、教、研工作中的輔助作用。以科研為例，如在課題申報結束后，檔案人員了解課題項目情況后，通過檔案信息數據庫，將本院相關的科技成果匯集起來，經過綜合分析、整理，提供給課題組，使研究者及時獲取相關資料，避免重復勞動。
（五）建立規范的管理體系。采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份、恢復機制，以及訪問安全管理制度，防止出現非法訪問以及對檔案作非法添加、修改等，處理好檔案信息的保密與開發利用間的關系，解決好使用權和管理權問題。
三、衛生專業技術人員檔案信息化需注意的事項
（一）加強對電子文件原始性、真實性的認定和管理。對于紙質文件來說，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性，但電子文件的內容與形式是相對獨立的，沒有相對固定的形式，要對采集的電子文件進行全面、認真的檢查可通過電子信息加密技術、簽署技術、身份驗證和防改寫等技術措施，提高電子文件的可靠性。
（二）防止工作中的盲目性和隨意性。要結合工作實際，不斷完善信息化建設的體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，職責明確，以保證數據準確、真實、規范、統一。
（三）加強檔案信息動態化管理，提升使用價值。不斷完善充實有價值的檔案材料和信息，添加反映人的個性特點、專業能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉的速度相協調。
（四）嚴肅檔案信息化管理的工作紀律。嚴格執行有關網絡信息安全保密方面的各項規定，嚴格限定上網信息的內容和范圍，嚴禁處理專業技術人員檔案信息的計算機與網絡連接，確保信息安全。切實抓好網絡信息安全保密教育，增強人事檔案管理人員網絡信息安全防護意識，提高安全防護的技術水平，防止失密、泄密現象的發生。
四、衛生專業技術人員檔案信息化的優勢
（一）檔案信息化屬于一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，會造成人力、物力、財力和時間上的極大浪費；檔案信息電子化、低成本，滿足了人事檔案需求的多樣性，拓寬了服務范圍。
（二）可以大大減輕人事檔案工作者的勞動強度。由于人事檔案是動態性的，需要人對發生變動的人事信息進行及時記載，實現檔案信息電子化管理以后，檔案管理人員可以快速及時地進行人事檔案的處理調整，保持人事檔案的動態性與連續性。
（三）檔案信息具有備忘提醒功能，可及時提醒人事管理部門對職稱晉升、工資調整、退休等人員辦理手續，防止因工作繁忙造成疏忽或耽誤。
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（1）應用計算機管理人事檔案，可提高人事工作質量和效率。計算機管理人事檔案，既可以避免手工抄寫出現的失誤，還可以使檔案管理人員改變過去“紙面操作”和人工歸檔的落后勞動方式，節省時間，提高工作效率。例如，要提供一份干部任免呈報表，過去先要用手工制畫表格，然后要從檔案室找出個人檔案，從個人材料中找出所需要的信息，填完報表后再重新裝回檔案袋中存入檔案室。如果利用計算機管理，可根據需要將貯存的干部個人基本情況，用查找、瀏覽、篩選命令顯示出所需信息，然后利用管理軟件所自帶的報表生成功能，自動生成報表即可，打印出的任免表既美觀整潔又能保證信息的正確性，從而節省大量手工操作填表時間。
（2）應用計算機管理人事檔案，可提高人事檔案的利用率。應用計算機查閱檔案替代現有手工查閱檔案，為查找檔案提供方便，能夠快捷地完成檔案的接收、轉遞、借查閱、自動生成各種人事檔案業務目錄表等業務工作。如根據利用者的需要，進行檔案的查詢，可以按姓名、部門或任意條件查詢相關人員的檔案；人員基本情況的統計和查詢，如職業類別、性別、職稱晉升時間、職稱結構、年齡結構、學歷結構、離退休時間等。檔案輸出，可以輸出個人檔案、全體檔案、人事卡片、各類人員名冊、黨團員名冊等。省去了調卷、閱卷、摘抄材料等工序，為檔案管理人員和利用者節省了大量時間。
（3）應用計算機管理人事檔案，可以延長人事檔案材料的壽命。人事檔案材料實現計算機管理后，原則上以計算機查詢為主，從而使原始檔案材料的利用率大大降低，減少了因重復調檔、閱檔、摘抄等工作所造成檔案的磨損，有效地延長了人事檔案的壽命。
2.人事檔案數據庫的搭建和維護
衛生系統人事檔案管理數據庫的搭建和維護是一項長期的任務，隨著人事制度改革的推進和辦公自動化水平的不斷提高，科學決策、人才預測、宏觀調控、微觀管理等工作將更多地依賴于人事檔案管理數據庫的建設。因此，人事檔案信息數據庫的建立對強化人事管理，提高工作效率，改進服務質量，有著十分重要的意義。
（1）應用計算機建立人事檔案基本信息數據庫。包括醫院職工姓名、性別、出生年月、學歷、入黨團時間、參加工作時間、職務、職稱、工資、職業類別、年度考核、離退休時間、終身碼等各項信息。
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建立檔案工作網絡機制，即在站一級設立由主管站長牽頭，各科室主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決衛生防疫業務檔案管理中的各種困難。檔案工作管理委員會直接分管各站綜合檔案室，各站綜合檔案室則依據檔案管理委員會對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度。這樣的檔案工作網絡使業務檔案管理由無序變為有序。
推進檔案管理信息化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，衛生防疫檔案信息化的現狀是檔案標準化、規范化滯后，應用軟件太亂，沒有建立統一平臺，甚至只是簡單運用了一些計算機文檔處理工具，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前，衛生防疫系統的主要矛盾并不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有得到充分發揮。
檔案信息化內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施，然后才是基礎數據的錄入和校對。實際上，基礎數據的錄入和校對工作并不復雜，只要找幾個專業打字員就可以了。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案信息化建設必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
對業務檔案進行信息加工，推進衛生防疫檔案信息化進程
業務檔案包括：一是年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病分析、疫情流行趨勢預測等；二是年度或跨年度的衛生監督、監測的總結分析；三是重大事故、疫情暴發、中素調查處理的有關材料，包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政處罰材料或年度綜合性分析總結等；四是各項業務工作的統計月報、年報；五是省市級以上刊物上發表的業務論文。
所謂信息加工，首先就是嚴格按照檔案分類，對檔案信息進行整理，然后根據系統要求錄入到計算機。以上這些，信息化得到普及推廣，監督執法人員如果在進行執法過程中就可以有的放矢，達到事半功倍的效果。特別是疾病控制方面，疾病流行及防治規律來自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累，這些常規性監督、監測材料不僅對當年的疫情分析有用，在若干年以后也能從中發現和分析出疫情流行規律，并且，通過標準檔案的規范化管理，可借助信息技術進行圖表、線條分析，使結果更形象具體。
有重點地做好數據庫建設
目前檔案信息化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。
數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用，建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高，由單個到群體的循序漸進過程。建立數據庫必須做到：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”，突出重點，由單一庫向系統庫發展等，切忌“各自為政”，將來形成“信息孤島”反而事倍功半。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率提高一大步。
加強專業人才培訓
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在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業性，人事部門應重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現的問題。在衛生事業單位中，因為人員調動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛生事業單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續配備不齊全、手續不完備等問題。
某些醫院注重藥物管理工作，注重對醫生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫院負責人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現疏漏，直接導致了醫生升職時評判的片面性，導致某些優秀醫生對醫院不滿而出現跳槽等現象，幸好醫院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫院的各方人事調動以及醫生升職等提供重要依據，醫院也因此而更上一層樓。
三、衛生事業單位人事檔案管理現狀
（一）人員不足現問題突出
在我國多數地區的衛生事業單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛生事業單位內部醫生、護士以及其他部門人員來講人數可忽略不計。在一些較小的衛生事業單位中，多數人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠專注。多數人事部門的檔案材料無人整理、無人監督，甚至出現人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業務技能水平普遍偏低
嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業性較強的工作，其對閱卷的規范、閱卷質量等要求較高。多數衛生事業單位因對人事管理方面的不重視，導致人事部門人員變動較為頻繁，導致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術水平不足，后期亦未受到專業化的培訓，造成管理檔案的人事技術水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數據的準確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在逐漸進行改革創新發展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發展卻仍顯欠缺。據調查，目前我國多數衛生事業單位的人事檔案管理仍然是較為傳統的紙質管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發達城市的大型衛生事業單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經進入信息化管理時代，電子化、科學化、規范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛生事業單位以及各企業的當務之急。
四、衛生事業單位人事檔案管理電子化應用分析
（一）在衛生事業單位建立電子檔案的必要性
在衛生事業單位之中，單位的衛生系統是一項較為復雜的系統，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛生事業單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質檔案轉化為電子化數據，方便管理人員管理的同時節省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數據庫存放檔案外，也應對衛生事業單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應用
在人事檔案管理中，相關檔案管理者可以利用計算機網絡將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫生也可根據心腦科、骨科等從事職位進行分類，節省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網內部進行資源數據的共享，當領導或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網查找，增加檔案透明度的同時，對數據庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應用中的風險
在電子化廣泛應用于人事管理檔案后，為企業部門帶來便利的同時也帶來了一定的風險。其一，網絡的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學以來的成長歷程、學習經歷、工作經歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網絡而存在，雖然壓縮了紙質檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網絡也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網絡的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風險控制在一定范圍內，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛生事業單位人事檔案管理的發展提供保障。
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對于衛生與計劃生育局的工作管理來說，檔案資料是對之前開展工作的一個記錄和相關的憑證，伴隨著我國衛生計生的規范化改革進程，衛生計生檔案管理現代化已成為歷史必然。此時就需要有一批現代化檔案管理人員來推進檔案管理，對衛生和計劃生育工作檔案資料的保存、歸檔以及利用進行現代化科學的管理，進一步提升檔案管理質量，促進我國的和諧社會進程。
一、衛生和計生局檔案管理的必要性探析
（一）滿足我國社會主義現代化建設進程
科學技術的進步推進社會經濟的不斷發展，同時也促進檔案管理的現代化建設歷程，使得檔案的作用最大程度的發揮應有的效用，為我國的現代化建設打上一劑強心針。
（二）滿足我國的信息化建設發展
信息化發展建設中，在推進整個國民經濟的發展中已是勢不可擋。檔案作為國家的文獻資料，是有一定的史料價值和研究意義，現代化檔案管理加之于信息化建設手段，可以發揮意想不到的作用。例如，傳統的紙質檔案僅僅借助于紙質媒介，用文字和圖形進行記錄，而信息化手段可以更加豐富的佐之于音頻、視頻等形式，立體的還原當時的情景，使得記錄的內容信息含量更大，記載更加直觀性。
（三）滿足自身內在提升的發展
現代化的檔案管理手段為檔案管理提供了一個發展契機，可以通過現代化的管理模式更好的對自身的檔案資源優化配置，擴展檔案資源的服務范疇，并且由于現代化的管理手段，在檔案信息的檢索中更為便捷，提升了檔案的工作效率。
二、衛生和計劃生育檔案在管理中的局限性
衛生和計劃生育檔案是我國獨有的一個特色，在管理中必然摸索屬于自身發展的一套管理控制制度。雖然經過一段時間的發展進步，但是仍舊會有一定程度的不足之處。主要表現在以下幾個方面：第一，衛生計生檔案資料管理存在一定的漏檔現象。漏檔問題主要是由于一些歷史客觀因素造成的，這一問題成為計生檔案管理較為嚴重的一個問題。例如，我國改革開放的發展，促使我國流動人口的盲目增加，因此在對育齡婦女進行管理過程中出現了很大程度的困難，在之中很多破產的企業增加，導致檔案資料混亂，出現了檔案漏管等問題。第二，衛生和計劃生育管理模式比較落后。在我國，衛生計生檔案管理模式仍舊是沿用的傳統的方式，從調查的實際情況來看，無論是單位以及個人，對計生檔案的管理工作重視程度較低，對檔案管理欠缺科學性，在檔案管理上出現很多重復工作，導致檔案管理任務無形之中就增加，這樣在檔案的查詢和利用上就會有更新不及時的現象，從而導致計生檔案的真實性大打折扣。第三，在計生檔案管理中，人員素質堪憂。很多檔案管理人員都是一些其他部門的管理者兼任職位，對于檔案管理缺乏專業性，對于兼任人員在進行檔案管理中如果交接不及時就會導致檔案資料不完整，從而嚴重影響檔案工作效率的提升。
三、衛生和計劃生育局檔案管理現代化措施路徑
（一）檔案管理現代化需要先進的物質基礎做保證
檔案管理設備的及時跟進以及相關基礎設施的更新，是保證檔案管理工作的物質基礎，衛生和計劃生育檔案管理中，對于檔案物質基礎的保障中，一般需要在以下兩個方面來進行：第一，檔案室和辦公室分離。檔案室應當是專門進行檔案管理工作，建立綜合的專業的檔案管理工作室，可以更好的保證檔案管理工作中的安全。第二，要嚴厲執行檔案管理的規章制度，執行高標準的檔案管理規范，將當前衛生計生部門檔案管理的混亂局面進行有效的改善。
（二）提升檔案管理的數字化進程
數字化檔案管理已成為當前較為普遍的管理方式，檔案管理利用數字化技術，可以更好得節省人力物力，在檔案的歸檔、搜索以及鑒定等工作上，提升其準確性。例如聲音、影像資源在記錄檔案中生動形象的特征，在檔案資源的占比中不斷增加，數字化管理將這些聲音和影像進行復制和共享，構建一個巨大的數字檔案管理網，以便于更多的人迅速的查閱。
（三）充實衛生計生檔案服務項目，更好的對檔案資源進行優化配置
檔案資源已經從最初的查詢和記錄功能中逐漸的擴展成為一個更為完善的服務體系，尤其是對于衛生和人口檔案來說，關乎整個國家和人民的切身利益，將計生和衛生檔案在更大范圍內進行服務項目的擴展，更好的服務于國家，才能更好的發揮其利用價值。
四、結語
綜上所述，衛生和計生檔案管理局對于檔案的管理是我國經濟發展中不可或缺的組成部分，對其進行現代化管理，提升檔案管理的利用率，完善計生檔案的服務功能，更好的促進我國社會主義和諧社會的發展，以現代化的管理手段推動現代化的檔案管理，完成檔案管理在新時期應當擔負的使命。
參考文獻：
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1儀器設備管理工作
1.1儀器設備的來源及類別 基層衛生檢驗實驗室的儀器設備來源主要為：項目配備（包括國際項目、政府貸款項目和科研課題項目等）、上級衛生行政部門統一配發、因工作需要單位自行招標采購。
常用的儀器設備主要有：理化檢驗、生物實驗（微生物、病毒、免疫、分子生物學）、臨床檢驗、現場監測、通用輔助設備等類別[1]。
1.2儀器設備管理機構的設置，職責劃分目前，國內各級衛生檢驗實驗室儀器設備管理機構的設置沒有統一，就大部分基層實驗室而言，儀器設備管理工作歸屬于業務辦公室或質量管理辦公室，管理一般采用二級管理模式，儀器設備管理部門為一級管理機構，主要負責儀器設備的招標采購、開箱驗收、建檔、維修、檢定和使用過程中的定期核查等工作。儀器設備使用科室為二級管理機構，主要負責制定儀器設備購置計劃和大型儀器設備購置的可行性報告，儀器設備使用中的動態管理，對科室的儀器設備使用情況進行檢測和監督。
1.3儀器設備驗收及基本情況登記新購置、配發的儀器設備到位后，盡快組織科室負責人、使用人員、質量管理人員、固定資產管理人員一起開箱驗收，要對照裝箱單清點配件和資料，要根據儀器的技術指標進行調試驗收，儀器設備使用科室填寫驗收記錄表、儀器設備基本情況登記表，同時編制儀器一覽表，其主要內容要包括能代表該儀器設備的主要信息還有對儀器設備狀態（檢定/校準、停用、維修、報廢等）的描述。大型儀器設備生產廠家必須派技術人員進行現場安裝、調試、培訓。儀器一覽表的編制與更新不僅能詳細了解儀器設備資源狀況、便于單位固定資產管理，而且能根據工作需求靈活調整使用，使儀器設備最大程度得到有效利用。所有登記表格信息填寫完整后應及時歸檔保存。
1.4儀器設備的檔案管理
1.4.1前期資料收集儀器設備使用科室負責收集儀器設備購置申請表，技術調研論證報告，標書，合同，驗收記錄，裝箱單，儀器設備使用說明書，操作手冊，檢定/校準證書原件，供應商資質等相關資料。年底前交本單位檔案室統一管理，同時留好移交清單并索要儀器設備檔案號
1.4.2 使用資料的收集 主要收集儀器設備運行過程中的操作作業指導書，使用記錄，當年儀器設備檢定/校準證書原件，維護及期間核查記錄等。以上資料科室收集好后，待新一年度使用新的記錄表格時，交本單位檔案室統一管理。
1.4.3 檔案信息資源的共享完整的儀器設備檔案信息資料，在保證儀器準確高效使用的同時，還可方便各種信息的統計、查詢、匯總，滿足資產賬務管理的需要，有條件的單位可以建立“儀器設備計算機數據庫”，實行數據化管理。暫時無條件的單位要列出 “儀器設備一覽表”，儀器信息要齊全，方便查詢。
2儀器設備檔案管理現狀
2.1 管理體制不順、管理制度不嚴因儀器設備管理中存在職能交叉、重疊管理的現象，出現“誰都管而誰都管不好”的現象。有些單位的儀器、檔案管理人員不太熟悉檢驗業務，對儀器的使用范圍、精密度、維護保養、注意事項等無法理解；使用人員檔案管理意識較為淡漠，缺乏足夠的重視，使儀器設備檔案的管理上存在很多漏洞。如：少數單位的儀器管理人員工作粗糙，責任心差，經他手的一些儀器購置資料丟失，造成檔案資料不全現象；儀器設備一覽表由科室儀器保管員填好后，只做簡單的匯總，不再檢查驗證，不同科室的同型號儀器設備填寫內容出入較大或無法區分儀器歸屬科室現象時有發生；對于所管理的整個單位的儀器設備底數不清，使用年限、 運行、報廢情況，均為一本糊涂賬，導致整個單位的儀器設備固定資產資料亂七八糟。部分操作人員在工作中不填寫儀器設備使用、維護保養、維修等記錄，有的雖然有記錄但不規范。有的部門在儀器設備的購置、驗收、培訓、使用、維護等工作中未按有關規定執行。
2.2 儀器設備管理人員責任心不強儀器設備管理人員的職責沒有明確，責任心不強，管理不到位。一般來說，儀器設備購置申請、技術調研論證報告等在儀器使用科室，而采購、招標在采購部門，儀器到位后，采購部門人員常常不能到場驗收或集中歸口檔案材料，導致檔案殘缺。另外對儀器設備檔案收集管理工作也沒有做到應有的重視，如對需檢定的儀器設備未按周期檢定，需期間核查的未進行相關試驗，造成使用資料的收集缺失，直接影響單位的實驗室認可工作的順利進行。
2.3 儀器設備檔案管理不到位儀器設備檔案既能反映儀器設備在以往的使用過程中其量值是否準確可靠，性能是否完好，又能客觀反映直接由儀器設備出具的檢驗結果是否正確，計量器具是否按時送計量部門檢定等。有的單位儀器檔案管理機制不健全，對儀器設備沒有建檔，或雖建檔，但資料殘缺不全。
2.4 分散保管現在部分基層衛生檢驗實驗室，沒有一整套的設備管理系統，儀器設備檔案呈現分散保管狀態。這與相關規定也是背道而馳的，儀器使用科室希望這樣，是為了日常使用時查詢方便；檔案管理部門因為可以減少部分工作量，樂意如此。但這樣做不能全面反映一個單位儀器設備的整體情況，也不利于后期的管理利用。
2.5 歸檔一些不是原件的文件材料 一些衛生檢驗實驗室在進行儀器設備檔案檢查時出現檔案是復印件的情形，包括儀器設備購置合同以及技術協議。這種做法不僅不符合歸檔要求，也不具有法律的效應，同時也就失去了歸檔的意義。有以下幾點原因會造成這種狀況：購置儀器設備時簽訂的合同，協議份數不足，用復印品代替；購置儀器設備的流程不規范，有時使用傳真方式就簽訂了合同；使用進口設備，由公司的。
3儀器設備檔案管理工作建議與決策
3.1 構建完善的儀器設備、檔案管理制度根據ISO/IEC17025：2005要求[2]，制定完善的儀器設備管理制度是發揮儀器設備社會、經濟效益、確保儀器設備使用壽命的重要前提，也是儀器設備管理工作的必然要求。儀器設備檔案是各種儀器設備正常使用、維護以及進行技術性能開發的不可缺少的材料，是衛生檢驗實驗室的重要技術儲備。儀器設備檔案同科技、人事、財務等諸類檔案一樣至關重要，同時也是儀器設備管理工作的重要一環[3]。適應衛生檢驗實驗室的儀器、檔案管理一般采取單位及科室兩級管理網絡的特點，建立并不斷完善相互制約的管理機制及使用責任人制度，相互配合，各司其責，努力提高儀器設備的使用率。
3.2 加強儀器設備管理和使用人員的素質教育、業務培訓人是管理工作中的決定因素，有計劃的對全體檢測人員及管理人員進行業務培訓和科研思維能力訓練，引導他們重視儀器設備的使用、維護保養、功能開發、文件記錄及檔案收集，不斷提高全體技術人員的業務素質，確保大型精密儀器設備的正確操作，并始終處于良好的技術狀態。
3.3 建立儀器設備、檔案管理的程序，明確職責，規范管理儀器設備、檔案管理的好壞可以直接評價一個檢測實驗室管理水平高低的重要指標，所以必須從儀器的購置、驗收、使用、維護、維修、報廢、建檔等每個環節實施有效的程序化管理。不同的環節，不同人員分工不相同，責任也不同，應明確各自的管轄范圍及應承擔的責任。購置立項時，資產部門應負責收集本階段的文檔，如購買請示等；招標采購時，采購部門應負責收集整理儀器設備的招投標書，簽訂的合同協議，特別注意要求合同必須都是原件，而且份數必須充足；開箱時，科室兼職檔案管理人員必須參加驗收并收集此階段生成的檔案；使用過程中，資產管理部門應協調相關的科室人員，及時整理歸檔培訓、使用、養護、維修生成的文件材料；單位檔案室管理人員要以積極、主動、周到的服務做到有求必應，忠于職守，做到檔案資料即客觀完整，又方便查閱和利用，充分發揮檔案的功能。
總之，衛生檢驗實驗室儀器設備、檔案管理工作是一項復雜的系統工程，涉及到諸多方面，必須認真負責，嚴格把關，相互配合。為了維持儀器設備的計量特征，保證在分析工作中正常運行，應按照CNAS-CL01:2006認可準則和實驗室資質認定準則的要求，規范儀器設備、檔案管理，使各項管理活動有章可循，有據可查。結合自身特點建立起一套科學的建檔方法與理論，保證本單位所有儀器設備的有效性和可靠性，保證其檢驗結果的準確性，為客戶和社會提供可信的數據和滿意的服務。
參考文獻：
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（一）檔案材料的質量不高。管理人事檔案的目的就是全面掌握單位人員的信息，是發現人才的重要途徑。但是，從實際情況來看，事業單位中人事檔案的材料比較單一，對于個人經歷、經驗以及能力的描述幾乎沒什么差別，無法準確反映出個人能力，很多描述不清晰，管理人員無法通過這些材料對員工的實際情況做出準確判斷，使檔案管理失去意義。還有一部分人員為了提高自己的“身價”，刻意對檔案內容進行偽造，事業單位在接受個人檔案的時候沒有仔細甄別這些信息的真假，檔案中存在一定水分。
（二） “人檔分離”的現象較為嚴重。當前社會上人才流動的速度很快，一份工作干一輩子的時代已經過去，人才流動過程中對于人事檔案的處理不妥當，導致出現以下兩種情形：當事者已經離職，但是單位還保留有此人檔案;或同為一個單位的職工，但是人事檔案卻分別由人才交流中心、主管局、本單位三方管理。出現這些情況的原因有很多，一方面，事業單位檔案管理機制還不夠完善，檔案調動速度遠遠滯后于人才流動速度。另一方面，員工本身對自己的檔案也不夠重視，入職或者離職的時候沒有及時聯系到檔案管理人員詢問自己檔案的走向[2]。
（三）信息化管理水平不高。網絡科技的發展已經為檔案信息化管理提供了良好的技術支持，但是由于管理思維的落后、管理人員水平不高等多方面原因，導致當前事業單位對于人事檔案的管理大多數還停留在人工或者半人工階段，信息化水平不高。一些事業單位只將檔案的目錄部分存入到電腦中，一旦需要詳細信息，還需要進行手工查找，這種傳統的管理方式效率較低，且浪費了不必要的人力。
二、提升事業單位人事檔案管理水平的建議
（一）提高檔案材料的質量。這里所說的提高檔案材料的質量，一方面是要保證材料的真實性，事業單位在接受人事檔案之后，一定要通過相關途徑來核實入職人員的檔案是否真實;另一方面是要保證材料的完整性，材料中不僅要反應學歷、從業經歷等基本信息，還要通過其他附加材料反應個人的個性與特長，通過查看人事檔案就能夠大致判斷出個人能力。單位的領導一定要重視對人事檔案的管理工作，制定嚴格的規章制度，要求檔案管理的工作人員對檔案進行精細分類，及時對檔案內容進行補充，提高工作效率。
（二）建立健全管理制度，避免出現人檔分離的現象。事業單位要建立健全相關管理制度，使檔案管理能夠有效服務于人才流動。員工入職以后，要提醒其將人事檔案轉到本單位來，同時，要幫助離職人員及時辦理好相關手續，避免人檔分離現象的發生。事業單位要加強對檔案管理人員的管理，增強其責任感，準確掌握調動人員的信息，根據實際情況對檔案做出妥善處理。接收和轉出檔案一定要進行嚴格審核，避免出現失誤，并做好相應的記錄工作。對于已經產生的“無頭檔案”，要對其進行細化分類，根據檔案的內容以及單位的實際需要來判斷是否繼續保留此檔案，如果檔案被保留下來，一定要進行妥善保管，并積極聯系當事人，盡快將檔案轉交出去，如果無法聯系到當事人，要與當事人的原籍部門進行聯系并協商對該檔案的處理辦法。
（三）提高人事檔案的信息化管理水平。事業單位要加強網絡基礎設施的建設，提高人事檔案的信息化管理水平。單位領導應該擺脫陳舊思想的束縛，利用網絡技術來管理人事檔案，加強對人事檔案管理人員的培訓，使他們掌握信息化管理技能，提升工作效率。這種方式不僅能夠節省大量人力，同時還能夠延長檔案的使用壽命，不必擔心損壞問題。如果需要查詢企業內部人員的相關信息，只需要在電腦上進行檢索，就能夠迅速獲取這名職工的全部信息，既及時又準確。
（四）加強人事檔案管理團隊的建設。人事檔案管理團隊的建設情況對事業單位的檔案管理水平產生直接影響，因此，事業單位要不斷更新管理理念，加強對人事檔案管理團隊的建設。人事檔案管理工作的保密性較強，其中也涉及了很多專業知識，對工作人員綜合素質要求較高，事業單位在挑選人事檔案管理工作人員的過程中，除了要考察其基本技能，還要考察其職業素養，保證其“德才兼備”。同時要加大對工作人員的培訓力度，提高其管理意識，不斷提升管理技能，進而提升整個人事檔案管理團隊的水平。
總結：針對目前事業單位人事檔案管理中存在的問題，管
理者應該提高管理意識，提升檔案材料質量，發揮人事檔案的價值，建立健全檔案管理機制，避免出現人檔分離現象，同時要提高人事檔案的信息化水平，加強人事檔案團隊的建設，不斷提升人事檔案的管理水平。
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2、加快檔案管理的信息化
在科技進步和時展的進程中，先進的管理技術逐步和事業單位的檔案管理工作結合起來，推動著檔案管理的信息化發展，也為按管理效率的提高提供了有力途徑。因此事業單位必須要實現檔案管理的信息化，運用高質量的信息化管理來解決傳統檔案管理工作當中效率低和工作難度大的問題，最大化的發揮檔案價值。在檔案的信息化管理實施當中，要加大對互聯網的應用和整合，這樣才能夠充分發揮二者的整合優勢，在效率和質量提升當中發揮更大作用。實現檔案的信息化管理，除了在提升效率的同時，還能夠避免資源的浪費，減少檔案管理的成本。為了保障信息管理的實現，事業單位要注重配備相應的信息化管理設備，并善于引進網絡和數字技術，加大技術設備的靈活應用。事業單位也可以專門設置檔案信息化管理部門和工作人員，做好信息化管理工作的調試，并在實踐當中進行經驗的總結，不斷完善檔案管理的科學設備，更好的提供檔案服務。
3、注重完善檔案管理制度
就當前而言，事業單位的管理模式和管理技術具備較強的局限性，管理辦法和技術手段較為落后，出現明顯的創新不足問題，而且當管理的規范化問題得到重視，這直接影響到了管理質量和效率。因此，事業單位要重視完善檔案管理制度，而且在制度的構建和完善的進程中，要結合當前檔案管理工作中遇到的實際問題和需要改進的方面，推動檔案管理的規范化進程，提升檔案管理能力。首先，檔案管理手段的優化必須要適應時展和科技進步的要求，采用多元化的檔案管理方式來提升整體管理效率和質量。其次，將數字技術、信息技術、科技智能手段進行有機整合，構建完善的檔案管理技術體系，強化檔案管理的能力和效率。最后，必須將檔案管理方法、技術等相關內容納入到事業單位檔案管理制度建設當中，從而為各項工作的開展提供制度上的支持與保障，也讓各項工作的開展有法可依，那么檔案管理的規范化和科學化也能得到強化，切實達到檔案管理效率提升的目標。
4、創新檔案管理人員培訓
從事業單位當簡單管理的實際出發，檔案管理人員素質能夠滿足當前工作的需要，尤其是不能夠有效掌握先進的檔案管理技術，和時展和檔案管理需求不相符，弱化了檔案管理工作的效用，也為事業單位的長遠發展帶來了阻礙。因此，要想進一步的探究檔案管理效率提升的方法和路徑，需要從檔案管理人員素質的培養和提升方面著手，強化對檔案管理人員的教育培訓工作，通過提升人員管理效率和質量的方式來保障檔案管理的成效。事業單位要根據自身實際情況來建立健全教育培訓制度，按照崗位需求和職責分配等標準進行針對性和合理性的教育培訓，從整體上提高檔案管理人員的綜合素質。一方面要針對檔案管理的專業業務能力進行培訓，提升工作人員的業務素質，同時針對其專業技術落后等問題，來引導工作人員認真學習先進的檔案管理技術，靈活的掌握信息技術、數字化技術等來高效的處理檔案管理工作。在培訓當中可以運用多元化的方式，例如講座、多媒體培訓等方式。另一方面，要對檔案管理人員進行思想道德培訓，幫助其樹立正確的工作觀念和態度。
